December 2019
IT-strul kostar
välfärden miljarder
Rapport om välfärdens digitala arbetsmiljö
Förord
Sju av tio av Visions medlemmar arbetar minst 80 procent av dagen med hjälp av digitala verktyg för att administrera, leda och utveckla välfärden. Våra medlemmar befinner sig mitt i ett arbetsliv som just nu ställer om inför framtiden. Det handlar om yrkesroller som förändras, arbetsuppgifter som automatiseras och arbetssätt som utvecklas. Behovet av kompetensutveckling för att hänga med i den digitala utvecklingen har nog aldrig varit större. Men också kraven på arbetsmiljön – för att minska stress och skapa goda förutsättningar i arbetet.
I denna rapport undersöker vi hur Visions medlemmar ser på sin digitala arbetsmiljö. Vi kan konstatera att de allra flesta generellt sett är nöjda med IT-systemens
användarvänlighet. Det är glädjande!
Samtidigt finns det varningsklockor. Till exempel har tidsförlusten på grund av IT-strul ökat med åtta minuter om dagen, jämfört med 2014. Medarbetarna upplever också att deras möjligheter till inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system har minskat.
Vi har satt en prislapp på den tidsförlust som orsakas av IT-strulet. Den totala kostnaden, omräknat för samtliga anställda i kommuner och regioner, uppgick förra året till
svindlande 29,7 miljarder kronor! Det är pengar som istället skulle kunna användas till mycket bra verksamhet.
För att minska it-strulet och förbättra den digitala arbetsmiljön behöver chefer och medarbetare involveras mer i utvecklingsarbetet. Arbetsgivare behöver också uppmuntra kompetensutveckling och omställning som ger medarbetarna nya färdigheter som gör det möjligt att anpassa sig till förändringar på arbetsplatsen och i yrket. Kompetensutveckling som ger trygghet när tjänstemannarollen förändras genom automatisering och
teknikutveckling.
Men digitaliseringsarbetet riskerar att gå trögt om varje enskild kommun och region ska investera i den digitala infrastrukturen. Här måste staten ta ett ansvar och investera i en digital infrastruktur liksom ta ansvar för den nationella samordningen av IT-utvecklingen i kommuner och regioner.
Välfärdens digitalisering bygger på samverkan och dialog mellan olika samhällsaktörer.
Framför allt är det viktigt att lyssna på användarna av de digitala verktygen, och jag hoppas att politiker och lokala arbetsgivare tar till sig budskapen från Visions medlemmar.
Veronica Magnusson, Förbundsordförande, Vision
Sammanfattning
Den genomsnittliga dagliga tidsförlusten av IT-strul för Visions medlemmar är 34 minuter.
Den totala kostnaden för samtliga anställa i kommuner och regioner för arbetstid som lades på IT-strul är 29,7 miljarder kronor.
En majoritet av medlemmarna är nöjda med IT-systemens användarvänlighet. 8 av 10 anser att IT-systemen uppfyller ens förväntningar och att man får den hjälp man behöver från IT-supporten.
För att kunna bli än mer digital i arbetet anger 56 procent att de behöver
kompetensutveckling och 50 procent att de är i behov av bättre digitala verktyg.
Över en tredjedel anger att de inte får den utbildning de behöver för att använda IT- systemen på ett effektivt sätt.
De medlemmar som upplever inflytande vid utveckling eller inköp av IT-systemen uppger i väsentligt högre grad att kvaliteten i arbetet blir bättre, att resurser används mer effektivt och att stress och strul i arbetet minskar.
Andelen som upplever att de har inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system har minskat med nästan 10 procent och uppgår nu till endast 22 procent av Visions medlemmar. Enbart 23 procent av välfärdens chefer anger att de har möjlighet att kunna involvera medarbetare så att de har inflytande vid utveckling eller inköp av de IT-system som används i verksamheten.
Chefer som är män uppger i högre utsträckning än chefer som är kvinnor att man har inflytandemöjligheter och att man även kan involvera medarbetarna vid utveckling eller inköp av IT-system.
Andelen medlemmar som anger att de upplever inflytande och deltagande vid planering av nya IT-system är över dubbelt så hög inom det tekniska
verksamhetsområdet (36 procent) jämfört med de som arbetar inom det sociala området.
Visions förslag till åtgärder
Involvera cheferna och medarbetarna
Cheferna och medarbetarna ska ha ett reellt inflytande över utveckling och inköp av digitala system som påverkar det egna arbetet – från början till slut. Förutsättningarna för inflytande ska vara oberoende av kön och även vara likvärdiga i mans- och
kvinnodominerade verksamhetsområden.
Möjliggör regelbunden kompetensutveckling
För att Visions medlemmar ska kunna bli än mer digitala på jobbet behövs ökade satsningar på kompetensutveckling. Behoven av kompetensutveckling bör regelbundet ses över och arbetsgivaren måste avsätta tillräckligt med tid och pengar där behoven finns.
Forma och upprätthåll en god digital arbetsmiljö genom att använda Digi-ronden Digi-ronden är ett verktyg som tagits fram av Suntarbetsliv1 för att hjälpa organisationer att systematiskt arbeta med sin digitala arbetsmiljö. Med hjälp av verktyget kan
medarbetare, chefer och skyddsombud tillsammans skapa en bättre och mänskligare digital arbetsmiljö.
Nationell samordning av välfärdens digitala utveckling
Vision ser ett behov av en långsiktig finansiering av digital infrastruktur. Det krävs en nationell samordning och stöd för att kommuner och regioner ska kunna dra nytta av digitaliseringen. Staten måste i större utsträckning hitta sätt som stöttar kommuner och regioner i deras digitaliseringsprocess eftersom förmågan att digitalisera idag är ojämlik.
Vision ser att en nationell strategi för välfärdens digitalisering behöver utvecklas i nära samverkan mellan välfärdens olika aktörer.
Om undersökningen
Undersökningen genomfördes under perioden 27 september till och med 4 november 2019. Enkätsvaren bestod av en sexgradig skala, där ”instämmer inte alls” är 1 och
”instämmer helt” är 6. Alternativet ”vet ej” fanns också med. I resultatsammanställningen samlas påstående 1-3 i en grupp (de som inte instämmer med påståendet) samt 4- 6 i en grupp (de som instämmer med påståendet). Flertalet frågor i enkäten är liktydiga med de frågor som Vision ställde i rapporten IT i välfärdens tjänst från 2014.
Resultatsammanställningen har även gjorts på liknande sätt som 2014 i syfte att möjliggöra jämförelser mellan 2014 års rapport och denna rapport.
Medlemmarna uppmanades att svara utifrån sin helhetsbild av IT-systemen de hanterar i sitt arbete. Undersökningen genomfördes via webbaserade enkäter och 1058 personer svarade. Urvalet är representativt gällande Visions medlemmars köns- och
åldersfördelning, utifrån geografi och yrkesgrupper. Avsteg gällande representativiteten finns i ett par frågor rörande chefer och anges då i resultatredovisningen. Visions organisationsområde är kvinnodominerat, vilket medför att merparten, 76 procent, av de som svarat är kvinnor.
1 Suntarbetsliv är en icke vinstdrivande förening som drivs av de fackliga organisationerna inklusive Vision i samverkan med Sveriges Kommuner och Regioner samt Sobona.
Resultatredovisning
Visions medlemmar arbetar i stor utsträckning i digitala miljöer. En typisk arbetsdag arbetar 71 procent av de svarande minst 80 procent av dagen med hjälp av digitala verktyg, det vill säga framför en dator, med en mobiltelefon eller något annat digitalt hjälpmedel. Andelen som arbetar minst 80 procent i en digital miljö har inte ökat
nämnvärt sedan 2014 men den omfattande användningen av digitala verktyg visar att den digitala arbetsmiljön är ett angeläget arbetsmiljöområde för Visions medlemmar.
Hur användarvänliga är IT-systemen?
69%
71%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Andel som arbetar minst 80 procent av dagen med hjälp av digitala verktyg
2019 2014
77%
73%
74%
84%
80%
76%
71%
68%
85%
83%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
IT-systemen är lätta att lära sig IT-systemen är lätta att hitta i IT-systemen har lättanvända funktioner för att
ångra eller ändra feltryckningar IT-systemen har de funktioner jag behöver
IT-systemen svarar snabbt på tangent- och knapptryckningar
Andel som håller med påståenden om användarvänlighet
2019 2014
Utifrån såväl ett verksamhets- som arbetsmiljöperspektiv är det viktigt att IT-systemen är lätta och behagliga att använda, utan att det uppstår onödiga problem. Ett användarvänligt system är logiskt, effektivt, konsekvent och intuitivt i sin uppbyggnad. 83 procent av medlemmarna anser att IT-systemen uppfyller ens förväntningar och andelen som håller med påståenden om användarvänlighet har inte nämnvärt förändrats de senaste fem åren.
28 procent av medlemmarna instämmer inte med påståendena att IT-systemen är lätta att hitta i eller att det finns lättanvända funktioner för att ångra eller ändra feltryck. Även om en majoritet av de svarande upplever IT-systemen som användarvänliga kan det utifrån ovanstående siffror konstateras att det finns en relativt stor förbättringspotential vad avser IT-systemens användarvänlighet.
Utbildning och support
Det är glädjande att IT-supporten även i 2019 års undersökning uppfattas av de flesta som en positiv resurs. 83 procent anser att de får den hjälp de behöver från IT-supporten.
Vad avser utbildningsbehovet för IT-system är det oroväckande att fler än en tredjedel av medlemmarna inte anser att det fått den utbildning som behövs för att använda IT- systemen på ett effektivt sätt. Här finns således behov av kompetensutvecklingsinsatser vad gäller såväl befintliga IT-system som vid införandet av nya system.
62%
84%
63%
83%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Jag har fått den utbildning jag behöver för att använda IT-systemen på ett effektivt
sätt
Jag får den hjälp jag behöver från IT- supporten
Andel som håller med påståenden om utbildning och support
2019 2014
Vilka är de främsta behoven vid den tilltagande digitaliseringen?
*Flera svar är möjliga att ange
Digitaliseringen av arbetslivet är ett faktum och en ökad användning av digitala
arbetsverktyg är en trolig utveckling inom välfärdens yrken. Så många som 56 procent av de svarande anger att kompetensutveckling behövs för att man ska kunna bli mer digital på arbetet och hälften av medlemmarna ser behov av förbättrade digitala verktyg.
Inflytande och påverkansmöjligheter
6%
18%
20%
24%
27%
50%
56%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Annat Ett visionärt ledarskap Mer support Mer inflytande Mer tid Bättre digitala verktyg Kompetensutveckling
Andel som anger specifika behov* för att kunna bli mer digitala på jobbet
22% 23%
31% 31%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
Vi användare har inflytande vid utveckling
eller inköp av IT-system Vi användare deltar aktivt vid planeringen av införandet av nya IT-system
Andel som håller med påståenden om inflytande
2019 2014
Andelen svarande som upplever att de har inflytande vid utveckling eller inköp av IT- system har under de gångna fem åren sjunkit från 31 procent till 22 procent. Likaså ser vi en nedgång i andelen medlemmar som anger att de deltar aktivt vid planeringen av införandet av nya IT-system från 31 procent 2014 till 23 procent 2019.
Ovanstående diagram visar på en oroväckande trend. Minskningen av redan tidigare begränsade möjligheter till medarbetarinflytande och påverkan gällande IT-system är ytterst alarmerande. Insatser för att öka inflytandemöjligheterna vad avser IT-systemen måste prioriteras inom välfärdssektorn.
Visions medlemmars möjlighet till inflytande varierar beroende på vilket verksamhetsområde de arbetar inom. Stora skillnader mellan det tekniska
verksamhetsområdet och det sociala området kan konstateras. Andelen medlemmar som anger att de upplever inflytande och deltagande vid planering av nya IT-system är över dubbelt så hög inom det tekniska verksamhetsområdet (36 procent) jämfört med de som arbetar inom det sociala området.
36%
15%
36%
16%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Tekniskt område Socialt område
Skillnaden i inflytande beroende på om man arbetar i tekniskt veksamhetsområde eller sociala
verksamhetsområdet 2019
Vi användare har inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system Vi användare deltar aktivt vid planeringen av införandet av nya IT-system
*Ett tilläggsurval har använts för chefer vilket gör att det finns en viss överrepresentation i urvalet för de största arbetsgivarna inom kommun- och regionsektorn
Även välfärdens chefer har begränsade möjligheter till eget inflytande vid utveckling eller inköp av IT-systemen. Så många som tre av fyra av cheferna instämmer inte med
påståendet att de som chefer har inflytande vid utveckling eller inköp av de IT-system man är beroende av.
Chefernas möjligheter att kunna involvera medarbetarna är också ytterst begränsade.
Endast 23 procent anger att de som chefer har möjlighet att kunna involvera medarbetare så att de har inflytande vid utveckling eller inköp av de IT-system som används i
verksamheten.
Här krävs krafttag för att ge välfärdens chefer både reella möjligheter till eget inflytande men även organisatoriska förutsättningar att involvera medarbetarna i utvecklingen av IT- systemen.
*Ett tilläggsurval har använts för chefer vilket gör att det finns en viss överrepresentation i urvalet för de största arbetsgivarna inom kommun- och regionsektorn
20%
19%
21%
23%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Jag som chef har inflytande vid utveckling eller inköp av de IT-system som jag är
beroende av
Jag som chef har möjlighet att kunna involvera medarbetare så att de har inflytande vid utveckling eller inköp av de
IT-system som används i verksamheten
Andel chefer* som håller med påståenden om inflytande
2019 2014
17%
19%
27%
33%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%
Jag som chef har inflytande vid utveckling eller inköp av de IT-system som jag är
beroende av
Jag som chef har möjlighet att kunna involvera medarbetare så att de har inflytande vid utveckling eller inköp av de
IT-system som används i verksamheten
Andel chefer* som håller med påståenden om inflytande uppdelat på kön 2019
man kvinna
Visions chefmedlemmars möjlighet till inflytande ser olika ut beroende på kön. Män uppger i betydligt högre utsträckning att man har inflytandemöjligheter och att man även kan involvera medarbetarna vid utveckling eller inköp av IT-system. Då urvalet är begränsat för denna fråga bör dock de exakta procentsiffrorna tolkas med viss försiktighet.
Redan i Visions undersökning från 2014 konstaterades ett tydligt samband mellan graden av inflytande vid utveckling eller inköp av IT-systemen och arbetets kvalitet,
resursanvändningen och upplevd stress och strul i arbetet. Dessa betydelsefulla samband bekräftas i denna undersökning.
En jämförelse mellan de medlemmar som anger att de har inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system med de som inte har inflytande ger vid handen vissa signifikanta skillnader.
Av de som angett att de har inflytande upplevde
23 procent fler att IT-systemen gör att kvaliteten i deras arbete blir hög.
19 procent fler att IT-systemen gör att de använder resurser mer effektivt.
20 procent fler att IT-systemen har minskat stress och strul i deras arbete.
55%
67%
68%
76%
75%
86%
87%
89%
55%
70%
78%
79%
78%
87%
92%
94%
0 0,2 0,4 0,6 0,8 1
IT-systemen har minskat stress och strul i mitt arbete
IT-systemen bidrar till att jag känner mig säkrare på att arbetet blir rätt utfört IT-systemen gör att jag använder resurser mera
effektivt
IT-systemen gör att kvaliteten i mitt arbete blir hög
Andel som håller med påståenden om IT-systems inverkan på arbetet brutet på om de har, eller inte har, haft inflytande vid
utveckling eller inköp av IT-system
Inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system Inget inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system
2019 2014
2014
2014
2014 2019
2019 2019
Här finns stor potential för nödvändiga arbetsmiljö- och verksamhetsvinster. Välfärden har, enkelt uttryckt, inte råd att förvägra sina medarbetare och chefer inflytande över den digitala utvecklingen och den digitala arbetsmiljön. Att säkerställa en hög grad av inflytande bör således vara en nyckelfråga för välfärdens arbetsgivare.
Tidsförlust och kostnader för IT-strul
När Visions medlemmar får uppskatta sin genomsnittliga dagliga tidsförlust på grund av IT-strul uppgår den genomsnittliga tidsförlusten för samtliga svarande till 34 minuter per dag. Detta är en ökning med hela åtta minuter från den förra mätningen 2014.
Att skapa en bra IT-miljö i välfärdssektorn skulle vara en stor besparing. Astronomiska mängder arbetstid och resurser går årligen förlorade på grund av IT-strul. Nedan presenteras en beräkning baserad på samtliga anställda i kommuner och regioner.
Uppgifterna gällande lön, arbetsgivaravgifter och antal anställda hämtades från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och uppgifter gällande antal arbetsdagar hämtades från SCB. Uppgifterna avser statistik för år 2018.
*Vid beräkning av antal arbetsdagar per år har vi utgått från en schablon om 30 semesterdagar 34 min
26 min
0 5 10 15 20 25 30 35 40
2019 2014
Uppskattad daglig tidsförlust på grund av IT-strul
Kostnader och tidsförlust för IT-strul 2018
Genomsnittligt antal timmar per dag av IT-strul enligt undersökningen 0,57 Genomsnittlig månadslön för anställda i kommuner, nov 2018 30 500 kr Arbetsgivaravgifter och avtalsförsäkringar, genomsnittlig procent 2018 43 procent
Arbetstid per månad (timmar), 2018 174
Antal anställda (faktiska årsarbetare) i kommuner och regioner, nov 2018 945 964
Antal arbetsdagar* per år, 2018 220
Sammanlagd tid per år som anställda i kommuner och regioner
lägger på IT-strul 118 623 886 timmar
Genomsnittlig kostnad per år för arbetstid per heltidsanställd i
kommuner och regioner för IT-strul 31 433,60 kr
Kostnad per år för arbetstid som anställda i kommuner och regioner
lägger på IT-strul 29,7 miljarder kr
Utifrån antagandet att den dagliga tidsförlusten på grund av IT-strul bland samtliga anställda i kommun och regionsektorn uppgår till 34 minuter motsvarar det en arbetstidskostnad på hela 29,7 miljarder kronor. 118,6 miljoner arbetstimmar inom kommun- och regionsektorn går förlorade på grund av IT-strul och den genomsnittliga årskostnaden för IT-strul per heltidsanställd i sektorn uppgår till över 31 400 kr.
Då ovanstående beräkning endast avser arbetstidskostnaden för IT-strul är den verkliga besparingspotentialen med största sannolikhet större än 30 miljarder. Att halvera IT- strulet i kommun- och regionsektorn skulle alltså sannolikt frigöra resurser motsvarande åtminstone 15 miljarder årligen.
Välfärdens IT-system måste omgående prioriteras – en bra digital arbetsmiljö tjänar nämligen alla på!
Visions medlemmar leder, utvecklar och administrerar välfärden och jobbar i
kommuner, regioner, privata företag eller kyrkan. Många är också studenter med siktet inställt på arbete inom välfärden. Våra medlemmar finns inom tusentals olika yrken och
Kontakt vid frågor
om rapporten Björn Cárdenas Arbetsmiljöstrateg
bjorn.cardenas@vision.se 08 789 63 17
För ytterligare kommentarer, kontakta:
Veronica Magnusson Förbundsordförande
veronica.magnusson@vision.se 08 789 63 19
Maria Martinsson Pressekreterare
maria.martinsson@vision.se 070 655 50 48