Beslutande: Chefläkare Elda Sparrelid, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Ansvarig: Chefläkare Elda Sparrelid, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Handläggare: Annika Dyrén, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Regionala riktlinjer e-tjänsten Journalen
Versionshantering
Datum Summering av förändringar i förhållande till
föregående version Signatur
2017-04-01 Upprättande av dokument BC
2019-05-21 Tillägg om borttagande av direktåtkomst vid endast en angiven
vårdnadshavare IZ
2020-01-07 Revidering.
Överflyttat text hit med generell regional information om e- tjänsten Journalen från dokumentet ”Tillämpningar och kompletteringar i e-tjänsten Journalen TakeCare”
Ändrat formulering i stycket Försegling.
Tillägg om undantagna sökord
Ändring gällande låsning av konto 1177 jourtid
Tillägg om när vårdnadshavarens direktåtkomst kan tas bort
AD
2021-08-16 Osignerade journalanteckningar visas direkt. AD
Innehåll
Målgrupp för dokumentet ... 3
Riktlinjer - syfte och omfattning ... 3
Roller/ansvarsfördelning ... 3
Undantag till direktåtkomst i e-tjänsten Journalen ... 3
Försegling på patientens initiativ ... 4
Försegling på vårdens initiativ ... 4
Upplåsning av försegling ... 4
Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare - blockering ... 4
Blockering eller försegling ... 4
Barn med skyddade personuppgifter ... 5
Låsa kontot på 1177 Vårdguidens e-tjänster ... 5
Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare till barn från 13 till 16 år ... 5
Direktåtkomst för barn yngre än 16 år ... 5
Ombud ... 5
Kvällar, nätter och helger – icke kontorstid ... 6
Undantagna sökord ... 6
Osignerad information ... 6
Blanketthantering ... 6
Moment vid behov av ändrad direktåtkomst på patientens eller vårdens initiativ ... 6
Lista blanketter ... 7
Målgrupp för dokumentet
Verksamhetschef, vårdpersonal och lokal förvaltning/verksamhetsstöd.
Riktlinjer - syfte och omfattning
Regionala riktlinjer ger anvisningar för att följa det nationella ramverket för e-tjänsten Journalen och anger därmed det handlingsutrymme och de undantag som finns för den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter från anslutna journalsystem. Riktlinjerna är framtagna i samverkan inom Region Stockholm (tidigare Stockholms läns landsting). De är fasta över tid och revideras en gång om året följt av chefsläkares beslut.
”Tillämpningar och kompletteringar i TakeCare för e-tjänsten Journalen” är ett dokument med aktuella instruktioner, avgränsningar och undantag i förhållande till journalsystemet TakeCare. Dokumentet förändras över tid och revideras vid behov.
Lokala rutiner som tydliggör hantering utifrån riktlinjerna utformas och hanteras hos respektive vårdgivares lokala förvaltning/verksamhetsstöd.
Patienten kan som tidigare beställa samtliga journalanteckningar som journalkopior.
Roller/ansvarsfördelning
Verksamhetschef eller motsvarande (hädanefter benämnd verksamhetschef) ansvarar för att de regionala riktlinjerna följs och för att det finns kända, dokumenterade lokala rutiner på vårdenheten gällande den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter.
Verksamhetschefen ansvarar för att hälso- och sjukvårdspersonalen kan informera patienten om vilken information som finns i e-tjänsten Journalen, vilka undantag till direktåtkomsten som finns och vart patienten ska vända sig vid frågor om e-tjänsten Journalen eller innehåll.
Lokal verksamhetsnära förvaltning/verksamhetsstöd ansvarar för att administrativt genomföra begärda åtgärder gällande undantagen till direktåtkomst för e-tjänsten Journalen. Funktionaliteter och åtgärder beskrivs i detta dokument. Det finns centralt framtagna blanketter för ansökan om samtliga åtgärder, läs mer om dessa i stycket Blanketthantering.
1177 support för Vårdguidens e-tjänster ansvarar för första linjens support gällande frågor om e-tjänsten Journalen.
Undantag till direktåtkomst i e-tjänsten Journalen
Utgångspunkten är att patienter från 16 år och vårdnadshavare till barn under 13 år har direktåtkomst till journalinformation via e-tjänsten Journalen.
I följande avsnitt finns undantag beskrivna. En dialog ska föras mellan patient och vårdverksamhet och en individuell bedömning ska göra för att säkerställa att åtgärden blir rätt och bäst för patienten.
Försegling på patientens initiativ
För att förhindra ofrivillig inloggning t.ex. i en hotfull situation finns det möjlighet för patienten att försegla direktåtkomsten. Med försegling menas att ingen information skickas från anslutna journalsystem till e-tjänsten Journalen. Försegling kan utföras direkt i e-tjänsten Journalen av patienten själv, då gäller förseglingen hela e-tjänsten Journalen och ingenting visas från någon vårdgivare i Sverige. Det framgår då i tjänsten att ingen information finns att visa. Sker försegling via vårdgivaren finns förutom möjligheten att försegla hela e-tjänsten Journalen möjligheten att försegla information från utvalda enheter och specifika tidsperioder. Åtgärden ska utföras skyndsamt och enligt lokal rutin.
Försegling på vårdens initiativ
Då vårdgivaren bedömer att direktåtkomst kan vara till men för patienten eller för tredje person så kan i undantagsfall försegling av direktåtkomst ske på initiativ av vården.
Försegling utförs efter beslut av verksamhetschef och motivering av beslutet ska anges på blanketten. Vårdgivaren har möjlighet att försegla hela e-tjänsten Journalen så att ingenting visas från någon vårdgivare i Sverige alternativt försegla utvalda enheter eller specifika tidsperioder från utvalda enheter. Detta utförs enligt lokal rutin.
Upplåsning av försegling
Patienten kan begära upplåsning av försegling via en vårdgivare. Det är viktigt, i den mån det går, säkerställa att det inte sker under hot. Detta utförs enligt lokal rutin.
Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare - blockering
Vårdnadshavare har direktåtkomst till barnets journalinformation i e-tjänsten Journalen tills barnet fyller 13 år.
I undantagsfall kan vårdnadshavarens direktåtkomst tas bort:
• om det kan antas att barnet eller annan person lider men om uppgifter röjs för vårdnadshavaren.
• när barnet är föremål för utredning som kan störas av att vårdnadshavaren har direktåtkomst.
• vid skyddat boende där det finns risk att vistelseorten röjs för vårdnadshavare.
Borttagning av vårdnadshavares direktåtkomst utförs efter beslut av verksamhetschef och motivering av beslutet ska anges på blanketten.
Blockering eller försegling
När en vårdnadshavares direktåtkomst tas bort kallas det blockering och det gäller hela e-tjänsten Journalen fram till dess att blockeringen hävs eller då barnet fyller 16 år och själv har åtkomst. Om vården bedömer att direktåtkomst endast ska tas bort från en specifik enhet så kan istället försegling på enhetsnivå övervägas.
Om barnet endast har en angiven vårdnadshavare ska det beaktas att ytterligare vårdnadshavare kan tillkomma senare. För att säkerställa barnets skydd i detta läge så
ska försegling av hela e-tjänsten Journalen övervägas istället för blockering av vårdnadshavare.
I de fall då försegling av e-tjänsten utförs istället för blockering av vårdnadshavare så rekommenderas det att ha ett till och med datum för förseglingen lagt till den dagen då barnet fyller 13 år så att barnet själv får åtkomst då hen fyller 16 år.
Barn med skyddade personuppgifter
För barn under 16 år med skyddade personuppgifter registrerade hos Skatteverket visas ingenting i e-tjänsten Journalen. Man bör vara observant på att det tar tid innan en sådan registrering utförs på Skatteverket. Är man osäker så ska direktåtkomst för vårdnadshavare tas bort alternativt så förseglas hela e-tjänsten Journalen för barnet (då med till och med-datum till den dagen då barnet fyller 13 år).
Låsa kontot på 1177 Vårdguidens e-tjänster
När direktåtkomst tas bort för vårdnadshavare ska även barnets konto på 1177.se låsas.
Rutin ska finnas för omprövning och när det bedöms att vårdnadshavare åter ska ha direktåtkomst åtgärdas detta. Åtgärderna ska utföras skyndsamt och enligt lokal rutin.
Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare till barn från 13 till 16 år
Behandlande vårdpersonal kan tillsammans med barnet och vårdnadshavare besluta om förlängning av vårdnadshavares direktåtkomst även efter 13 års ålder fram till dess att barnet fyller 16 år. Verksamhetschefen fattar det formella beslutet för den
vårdverksamhet som hen ansvarar för. Förlängd direktåtkomst kan vara aktuell när vårdnadshavaren långvarigt medverkar i vården av barnet, vid till exempel kronisk sjukdom, funktionshinder eller andra särskilda omständigheter. Vid beslutet ska barnets vilja respekteras. I de fall barnet inte kan uttrycka sin vilja ska verksamhetschefen säkerställa att barnet inte lider men av att vårdnadshavare har direktåtkomst till information från den aktuella vårdverksamheten. Den förlängda direktåtkomsten kan enbart förlängas fram till barnet fyller 16 år, efter det krävs det att man är legal ställföreträdare (läs mer i stycket Ombud).
Direktåtkomst för barn yngre än 16 år
Det finns möjlighet att ge barn yngre än 16 år direktåtkomst. För detta krävs samtycke mellan verksamhetschef, barnet och vårdnadshavare. Beslut tas av verksamhetschef och åtgärd utförs enligt lokal rutin.
Ombud
Legal ställföreträdare kan ges direktåtkomst som ombud för individer över 16 år. För detta krävs att tingsrättförordnande uppvisas. Detta då Högsta förvaltningsdomstolen anser att patientdatalagen endast medger direktåtkomst från vårdgivare till patienten – inte till någon annan. Beslut tas av verksamhetschef och åtgärden utförs enligt lokal rutin.
Kvällar, nätter och helger – icke kontorstid
Under icke kontorstid (vardagar kl. 16.00 - 08.00 och helger) utförs åtgärderna av SF IT Servicedesk som kontaktas via telefon. Då förseglas hela e-tjänsten Journalen och kontot på 1177 Vårdguidens e-tjänster låses. Åtgärden ska utföras oberoende av om aktuell vårdverksamhet har avtal med SF IT eller inte. För telefonnummer och instruktion, se lokala rutiner.
Den lokala verksamhetsnära förvaltningen justerar vid behov åtgärden på kontorstid i samråd med verksamhetschef.
Undantagna sökord
Om journalförande personal – i syfte att skydda patienten, närstående eller tredje man från att lida skada – inte vill att uppgifter ska visas i e-tjänsten Journalen kan
anteckningar göras under undantagna sökord. Dessa sökord samt all text som dokumenteras under dem filtreras bort och visas inte för patienten i e-tjänsten Journalen. Ansvariga ska säkerställa att undantagna sökord endast används i
undantagsfall och att det finns tillämpningsanvisningar lokalt. I Region Stockholm är alla sökord som har termen hot eller våld undantagna samt sökordet ”Uppgifter som kräver särskild menprövning”.
Observera att undantagna sökord finns med på utskrifter/journalkopior och ska menprövas vid utlämnade av journalkopior.
Osignerad information
Region Stockholm följer Ineras nationella ramverk för e-tjänsten Journalen där det framgår att journalinformation ska göras tillgänglig direkt i e-tjänsten Journalen när den är införd i patientjournalen. I e-tjänsten Journalen kan patienten välja att inte se
information som är nyare än 14 dagar och de uppgifter som är osignerade är tydligt markerade i gränssnittet.
Blanketthantering
Blanketterna är till för att begära åtgärder för funktioner i e-tjänsten Journalen.
Moment vid behov av ändrad direktåtkomst på patientens eller vårdens initiativ
• Beslut om åtgärd för undantag till direktåtkomst fattas.
• Blankett för åtgärd finns på vardgivarguiden.se/jvn eller länkad från lokalt intranät.
• Blanketten fylls i och tillhandahålls den lokala förvaltningen/verksamhetsstödet.
• Åtgärden utförs av den lokala förvaltningen/verksamhetsstödet.
• Efter utförd åtgärd skickas blanketten tillbaka till aktuell vårdverksamhet som diarieför den.
• Verksamhetschef är ansvarig för att bevaka åtgärdens giltighet/tidsintervall.
Lista över blanketter
• Försegling och upplåsning av försegling på patientens initiativ
• Försegling och upplåsning av försegling på vårdens initiativ
• Förlängning direktåtkomst och borttagning direktåtkomst för vårdnadshavare barn 13–16 år
• Förlängning direktåtkomst och borttagning direktåtkomst för barn 13–16 år
• Borttagning och hävning av borttagning direktåtkomst för vårdnadshavare
• Direktåtkomst och borttagning direktåtkomst för legal ställföreträdare
• Låsa/låsa upp invånares konto på 1177.se
