2006-07-21/2006-08-16/Birgitta Kempe
Rekryteringssatsningen 2006 - halvårsrapport
Under fyra månader hösten 2005 hade vi åtta projektanställda rekryterare knutna till kansliet för att tillsammans med lokala facket arbeta med medlemsrekrytering. I rekryterarnas
operativa arbete på arbetsplatserna utvecklades och förfinades arbetssätt och metoder.
Verksamheten drevs i projektform med stora inslag av lärande. Erfarenheterna från höstens verksamhet finns sammanfattad i en slutrapport till presidiet och förbundsstyrelsen. I slutrapporten finns också förslag till åtgärder för att fortsätta ett framgångsrikt rekryteringsarbete.
Eftersom rekrytering är en av våra kärnverksamheter och en prioriterad verksamhet i förbundets Mål och utvecklingsplan och en verksamhet som sedan 2002 utvecklats i flera olika projekt beslöt förbundsstyrelsen att satsningen skulle fortsätta men från och med 1 januari 2006 inordnas i linjeverksamheten. En särskild handlingsplan för arbetet under 2006 ingår i årets Åtgärds- och resursplan (ÅRP).
Sammanfattat i punktform fick rekryteringssatsningen 2006 följande innehåll:
• Fortsatt anställning av särskilda rekryterare under perioden 1 januari – 30 juni 2006
• Analys och urval av prioriterade avdelningar
• De operativa ombudsmännen ska ägna 5-dagar per månad under 10 månader åt aktiviteter för synlighet på medlemmarnas arbetsplatser
• Kunskapsöverföring ska ske från rekryterare till ombudsmän
• Riktad utbildning för rekryteringsansvariga förtroendevalda i prioriterade avdelningar
• En 4-stegsmodellen ska användas av ombudsmännen vid kontakt med lokala facket
• Särskilda kampanjer ska genomföras på omlokaliseringsorterna Följande kvantitativa mål fastställdes för uppgiften:
• En utbildningsdag per region/VE för berörda ombudsmän
• Varje sektion inom de prioriterade avdelningarna ska ha kontaktats under 2006
• 160 utbildade medlemsrekryteringsansvariga inom prioriterade avdelningar
• Minst 5 handlingsplaner per ombudsman = 135 handlingsplaner under 2006
• 1 350 aktiviteter varav 162 tillsammans med rekryterarna (6 tillfällen per ombudsman)
• 448 aktiviteter av rekryterarna
• 2 500 nya medlemmar under 2006 (inklusive åtgärder för att minska utträden)
• Fler chefsmedlemmar under 2006
• Förbättrad vertikalitet och högre organisationsgrad
Rekrytering in i linjeorganisationen
För att inte tappa fart i rekrytringsarbetet och för att säkerställa överföring av kunskap och arbetsmetoder från rekryterare till ombudsmän förlängdes projektanställningarna till och med juni 2006. Till följd av uppdraget till ombudsmännen att ägna tid åt medlemmarnas
arbetsplatser och rekrytering beslutades att de operativa ombudsmännen under 5 dagar per månad i 10 månader ska vara synliga för medlemmar och andra anställda på arbetsplatserna.
Tillsammans med förtroendevalda ska de initiera, planera, genomföra och medverka i aktiviteter på arbetsplatserna. Den så kallade 4-stegsmodellen infördes som arbetssätt för ombudsmännen att använda sig av för att få till stånd såväl rekryteringsaktiviteter på arbetsplatserna som en planerad rekryteringsverksamhet.
Rekrytering är en kärnverksamhet för förbundet. Både förtroendevalda och anställda ska bidra till att rekryteringsmålen nås. Därför var det logiskt när ombudsmännen gavs ett tydligt rekryteringsuppdrag att även lägga arbetsledningsansvaret för rekryterarna på regionchefer och VE-chef.. Chefernas uppdrag var att planera, leda och följa upp det operativa
rekryteringsarbete på arbetsplatserna samt att säkra genomförandet av 5-dagarsuppdraget och nå de kvantitativa målen. Samtidigt bibehölls rekryterarnas nätverk för erfarenhetsutbyte och samverkan. Den samordningen ansvarade rekryteringslaget på VE för.
Inledningsvis räknade vi med att 27 ombudsmän skulle medverka i rekryteringssatsningen.
Av olika skäl har det antalet minskats och det operativa rekryteringsarbetet har berört 22 ombudsmän. Däremot har 5-dagars uppdraget omfattat samtliga operativa ombudsmän.
Orsaken till att andelen ombudsmän i operativt rekryteringsarbete minskades var dels att det inte gick att omprioritera verksamhet och frigöra tid för alla ombudsmän, dels att en del ombudsmän inte fungerade i rekryteringsarbete.
Överföring av kunskap från rekryterare till ombudsmän var ett viktigt inslag för att inte förlora tempo och kvalitet i rekryteringsarbetet. Rekryterarna har medverkat vid respektive regions utbildningsdag för de operativa ombudsmännen och vid planeringsmöten i regionerna samt vid en ombudsmannadag om rekrytering.
Ett sätt att åstadkomma denna kunskapsöverföring var att ombudsmännen deltog i aktiviteter på arbetsplatserna tillsammans med rekryterarna. På grund av tidsbrist har det dock varit svårt att nå målet att varje ombudsman ska ha deltagit i sex aktiviteter tillsammans med rekryterarna. Särskilt svårt har det varit i Stockholm där flera ombudsmän är uppbundna av nationella uppdrag. Det blev därför svårt att samplanera aktivteter som passade alla berörda – rekryterare, ombudsmän och lokala fack. I Stockholm blev det rekryterarna som tog i stort sett alla kontakter med lokala facket för ett första möte. Det innebar att de inte hade lika mycket tid som övriga rekryterare att genomföra aktiviteter på arbetsplatserna de inledande
månaderna. Däremot fick de en heltäckande och god bild av förhållandena på arbetsplatserna.
Rekryterarna avslutade sin projektanställning vid halvårsskiftet. * I juni lämnade rekryterarna en slutrapportering av arbetet, kontakter och bedömning av fortsatta insatser under hösten.
* Efter beslut av kanslichefen förlängdes projektanställningen av rekryteraren i Östersund året ut.
Det finns en oro från både rekryterare och regionchefer att ombudsmännen inte kommer att kunna ta över stafettpinnen från rekryterarna på ett sätt så att de hittills goda
rekryteringsresultatet står sig. Det beror delvis på att ombudsmännen inte har hunnit med att växa in i det arbetssätt rekryterarna använt sig av. Men också på att ombudsmännen, även om de är tre gånger så många som rekryterarna och ägnar 5 dagar i månaden åt rekrytering, inte når en tid motsvarande sju heltider att ägna åt rekrytering.
Arbetet inför Avtal 2007 har getts en inriktning som ska bidra till synlighet och rekrytering som förhoppningsvis ska medföra att förbundet får nya medlemmar. Även uppföljningar av de förtroendevaldas arbete med synlighet och rekrytering visar på ökad aktivitet på
arbetsplatserna och fler nya medlemmar.
Analys och urval av prioriterade avdelningar
En erfarenhet från hösten rekryteringsprojekt var att vi måste bättre analysera var vi har rekryteringspotentialer och hårdare prioritera våra insatser för att nå resultat. Utifrån en bedömning av rekryteringspotentialer, rekryteringsarbetet lokalt och förbundsaktiviteter gjorde därför rekryteringslaget ett urval av avdelningar som grund för rekryteringssatsningen 2006. Vid valet av avdelningar togs hänsyn till omlokaliseringar och omstruktureringar som innebär nyanställningar, avdelningar som berörs av statens satsningar på nya jobb och
ersättningsrekryteringar på grund av pensioneringar. Sammantaget handlade det inledningsvis om 26 avdelningar, både rikstäckande och lokala.
Det första steget i den arbetsmodell som har använts var att kontakta samtliga prioriterade avdelningar och sektioner och boka in ett möte för att diskutera rekryteringsarbetet inom avdelningen/sektionen. Som framgår av tabellen nedan har de flesta styrelser redan nåtts för en första kontakt. Av tabellen framgår också att situationen i Stockholm skiljer sig från övriga regioner. I Stockholm saknas styrelser, det finns fler som är ointresserade av rekrytering, fler som ber att få återkomma.
Uppföljning av arbetet enligt modellen
Åtgärd Stockholm-
Gotland
Väst Syd Nord
Ej nådda 5/ 5/ 10/ 0/
Styrelse saknas 10 1 0 1
Ointresserade av rekrytering 11 4 1
Återkomma senare (efter årsmöten, löneförhandling med mera)
13 1 4 3
Inbokade möten med styrelser 65 5 1 1
Genomföra första möten med styrelser 54 20 3 21
Inbokade aktiviteter på arbetsplatser 54 39 4 38
Genomförda aktiviteter på arbetsplatser 49 87 91 119
Genomförda möten med styrelser för att ta fram handlingsplaner
5 22 9
Uppföljning efter sex månader
Utbildningar för rekryteringsansvariga förtroendevalda
Målet för 2006 är att 160 personer inom prioriterade avdelningar ska genomgå den två-dagars utbildning för rekryteringsansvariga som utvecklades under 2005. Uppföljningen visar att två rekryteringsutbildningar har genomförts i norra regionen och att en utbildning i Stockholm fick ställas in på grund av ointresse. Till hösten finns konferenser planerade i region Syd och Väst.
Utbildningen i Umeå riktade sig till rekryteringsansvariga, men inte enbart inom prioriterade avdelningar. Utbildningen i Östersund vände sig till AMV i Jämtland. Kortare
rekryteringsutbildningar har genomförts av rekryterarna med lokala fack.
Rekryteringsutbildningarna har således inte kunnat genomföras som planerat. Det kan hänga samman med att vi inte har hunnit med att träffa alla styrelser och i det sammanhanget erbjuda utbildning för styrelsens rekryteringsansvariga. En annan förklaring kan vara att det fortfarande saknas rekryteringsansvariga och/eller att lokala facket inte ännu arbetar aktivt med rekrytering.
Nya medlemmar januari – juni 2006
Målet är att rekryteringssatsningen inklusive åtgärder för att minska påverkbara utträden ska ge 2 500 nya medlemmar. Antalet nya medlemmar under det första halvåret är drygt 1 500 fler än under samma period föregående år. Som nämnts tidigare har rekryterarnas insatser haft betydelse för detta resultat. Uppföljningar av avdelningarnas uppdrag visar dessutom att insikten om rekrytering får mer och mer genomslag i organisationen. Uppföljningar av verksamhets på arbetsplatserna visar också på ett aktivt och mer synligt fack.
I den uppföljning av fackligt engagemang som TCO gör regelbundet framstår ST dessutom som undantaget med en ökande andel medlemmar som är aktiva i det fackliga arbetet. Det finns flera tecken som pekar på större aktivitet och högre engagemang på arbetsplatserna under senare år.
Nya medlemmar per månad och region (2005 inom parantes)
Period Stockholm/
Gotland
Väst Syd Nord
Totalt 200601 106 136 105 138 485 (287) 200602 94 103 87 99 383 (238) 200603 107 141 132 150 530 (265) 200604 108 124 109 123 464 (260) 200605 207 129 91 89 519 (269) 200606 114 115 115 133 477 (273) Totalt 736 748 639 732 2 855 (1 589)
ST har fått fler än 50 nya medlemmar under perioden januari – juni 2006 inom
Försäkringskassan i Jämtland och Västra Götaland och Länsarbetsnämnden i Norrbotten, Mellan 21 och 49 nya medlemmar: Skatteverket i Östersundsregionen, SJ AB,
Länsarbetsnämnden i Jämtland, Värmland, Västra Götaland och Stockholms län,
Försäkringskassan i Skåne, Västra Götaland, Gotland, Stockholm och på huvudkontoret, Kronofogden i Stockholm, Rikspolisstyrelsen, Kriminaltekniska laboratoriet,
Kriminalvården i Eskilstuna, Karlstad, Kumla, Västerås och Stockholm Söder och Migrationsverket region Väst/Syd.
Mellan 10 och 20 nya medlemmar återfinns hos Banverket region Nord, Bolagsverket, Domstolsväsendet, FOI/Forskningsstöd, Arbetsmarknadsstyrelsen, Länsarbetsnämnden i Norrbotten, Västerbotten, Dalarna, Gävleborg, Västmanland, Västra Götaland, Östergötland, Jönköping, Kalmar, Blekinge och Skåne, Försäkringskassan i Blekinge, Dalarna, Värmland, Örebro och Uppsala, Green Cargo, Skånetrafiken, SJ AB, Umeå Universitet, Uppsala Universitet, Karolinska institutet, Stockholms Universitet, Göteborgs Universitet, Kalmar Högskola, Linköpings Universitet, Lunds Universitet, Polisen Stockholm;
Förvaltningen, City och Nord, Dalarna, Malmö, Göteborg och Västmanlands län, Gränspolisen i Stockholms län, Kriminalvården Karlstad, Skatteverket i Gävleborg/Dalarna, Västra regionen, Skåne, Kronofogdemyndigheten i
Härnösand/Jämtlands län, Umeå/Norrbottens län, Skogsstyrelsen Västra Götaland, Luftfartsverket Arlanda/Bromma, Regeringskansliets förvaltningsavdelning och Utrikesdepartementet samt Vägverket huvudkontoret.
Över 150 nya medlemmar har ST fått inom Posten AB stora rekryteringar de inledande månaderna därefter en handfull per månad. Många nya medlemmar gick över till ST som en följd av Tågia-övergången i maj.
Utan närmare analys kan det konstateras att det finns ett starkt samband mellan rekryterarnas och övriga kansliets aktiviteter på arbetsplatserna och nyrekryteringen till ST. Samarbetet mellan kansliresurser och förtroendevalda på arbetsplatserna har varit framgångsrikt. Fler rikstäckande avdelningar visar bra resultat i övervägande delar av landet. Det gäller särskilt för ST inom Arbetsmarknadsverket (länsarbetsnämnderna) och Försäkringskassan, men även inom Polisen och Högskoleområdet. På gång är ST inom Vägverket och Kriminalvården.
Rekryterarnas aktiviteter januari – juni 2006
Rekryterarnas huvuduppdrag har varit att i samverkan med lokala facket initiera, planera och genomföra rekryteringsaktiviteter på arbetsplatserna. De har också haft i uppgift att överföra och lära ut rekryterings- och samtalsmetoder till de operativa ombudsmännen samt att delta i kansliintern planering kring rekryteringsfrågor.
Vid beräkning av antalet aktiviteter under anställningsperioden, januari – juni, räknade vi schablonmässigt (inget avdrag för semester eller påsk och andra helgdagar) med en aktivitet per dag fyra dagar varje vecka. Det skulle innebära knappt 450 arbetsplatsaktiviteter.
Av tabellen nedan framgår antalet genomförda aktiviteter och det stämmer väl med den uppskattning som gjordes i början av året.
Rekryterarnas aktivteter för medlemmar och förtroendevalda per månad
Januari Februari Mars April Maj Juni Totalt
Medlemmar 18 57 47 60 80 29 291
Förtroendevalda 8 37 40 19 16 8 128
Totalt 26 94 87 79 96 37 419
Rekryterarnas arbete har dock varierat något detta halvår. På VE arbetade rekryterarna inledningsvis i stor utsträckning med att boka möten med förtroendevalda för att få till stånd en första planering. I Östersund har arbetet varit inriktat på verksamhet på arbetsplatserna för att direktrekrytera nya medlemmar bland dem som har fått anställning på de omlokaliserade myndigheterna. Tillsammans med lokala facket har rekryterarna medverkat vid
välkomstmöten, introduktionsträffar, tagit kontakt med nyanställda med mera. I Syd och Väst har öppna löneseminarier använts flitigt för att väcka intresse för ST och goda förutsättningar för rekrytering.
Rekryterarna har arbetat med förtroendevalda inom de prioriterade avdelningarna, men även med förtroendevalda i andra avdelningar där de haft upparbetade kontakter sedan i höstas.
Rekryterarna från Syd och Väst deltog också i ST-veckan i Östersund.
ST-veckan i Östersund
Inom ramen för rekryteringssatsningen ingår särskilda kampanjveckor på omlokaliserings- orterna, det vill säga Östersund, Karlstad/Kristinehamn och Visby/Gotland.
Konceptet bygger på en idé om delat ansvar mellan lokala förtroendevalda och kansliet.
Synlighet för ST ska nås genom att aktiviteter genomförs på arbetsplatserna och att
gemensamma aktiviteter för medlemmar äger rum under veckan. ST-veckan marknadsförs så att största möjliga synlighet uppnås. Aktiviteter på arbetsplatserna planeras av det lokala fackliga nätverket och av regionala enheten. Aktiviteterna på arbetsplatserna svarar lokala facket för med stöd av kansliet. Marknadsplanering, produktion av marknadsföringsmaterial samt planering och administration av gemensamma aktiviteter görs av informationsenheten.
Andra enheter, än berörd regional enhet och informationsenheten, medverkar beroende på det konkreta upplägget av ST-veckan.
Vecka 20 genomfördes den första ST-veckan i Östersund. Under en vecka genomfördes 32 aktiviteter på 21 arbetsplatser. 2 000 ”frukost”påsar delades ut i samband med välkommen till jobbet-aktiviteter och fackfika. Seminarier om lön och lönesamtal, försäkringsinformation och information för nyanställa ägde rum runt om på de olika arbetsplatserna i Östersund. Ett chefsseminarium, en medlemskväll, en bowlingkväll, ett möte med riksdagsledamöter, en pressträff med Annette Carnhede och chefer för myndigheter i Östersund genomfördes också.
Annette Carnhede träffade det lokala nätverket och var värd för medlemskvällen som lockade över 500 personer och som snabbt hade blivit fulltecknat.
Erfarenheterna från Östersunds-veckan är mycket positiva. ST var synligt. Aktiviteterna var välbesökta och uppskattade av medlemmarna. Förbundet fick nya medlemmar. Lokala nätverket planerar nu tillsammans med regionala enheten fortsatt samarbete och aktivteter kring Avtal 2007.
Finansieringen av aktiviteterna delades mellan lokala facket, regionala enheten och informationsenheten. Inom ramen för Rekryteringssatsningen avsattes särskilda medel för gemensamma aktiviteter och marknadsföring av ST-veckor. Regionala enheten kunde finansiera medlemsaktiviteter via regionala medel. Vissa sektioner hade dock problem med finansiering av rekryteringsaktiviteter på arbetsplatserna.
Budgetuppföljning
Budget 2006 Utfall 060630*
Löner och omkostnader rekryterare 1 500 000 1 536 183 Region Nord omkostnader 200 000 150 768 Region Väst omkostnader 100 000 53 021 Verksamhetsenheten omkostnader 100 000 118 884 Region Syd omkostnader 100 000 142 477 ST-veckor aktiviteter, marknadsförning 700 000 460 417 Rekryteringsutbildning 500 000
Reserv (EA/PA) 300 000
3 500 000
* uppgifterna är tagna direkt ur ekonomisystemet och inte analyserade.
Slutsatser och rekommendationer
Erfarenheterna från det arbete som hittills har bedrivits ska tillsammans med den inriktning av det fortsatta arbetet som förbundsstyrelsen fattat beslut om tas om hand av kansliet. Förutom rena rekryteringsaktiviteter och åtgärder för att förbättra rekryteringen av nya medlemmar behövs generella åtgärder som underlättar rekryteringen.
Underlätta rekrytering
Nätverk för yngre medlemmar
Mottagande av nyanställda (servicemål, Tria !!) Visa upp satsningar för akademiker
Strategiskt mediearbete
Vidgad kravprofil på nya ombudsmän
Ekonomiska resurser för rekryterande aktiviteter i budget Styrelseutveckling
Visa på valberedningarnas strategiska roll
Stimulera satsningar på medlemsvård (synlighet, nöjda medlemmar → nya medlemmar) Förbättra rekrytering
Ombudsmännen måste ta över stafettpinnen från rekryterarna God planering – samarbete ombudsmän – lokala facket
Kontaktombudsmännen måste vara ett stöd och en kunskapskälla för förtroendevalda Arbeta strukturerat och metodiskt – en avdelning i taget, säkra att arbetet fungerar Bilda nätverk av förtroendevalda som har rekryteringsansvar
