Revisorer Distribution Anna Lundin
Anders Rainer Gudrun Berker Lina Eriksson Matilda Larsson
E, Bo Friberg *) HR, Niclas Lamberg *) F, Anders Werner *) TS, Viktor Finn *) GD, Lena Erixon ÖD, Bo Netz Riksrevisionen
*) Ansvarig för observationer
Revisionsrapport
Granskning av utbetalningar
Internrevisionen 2017-12-19 TRV 2017/12321
Innehåll
1 Introduktion ... 4
1.1 Sammanfattning ... 4
1.2 Bakgrund ... 5
1.3 Omfattning ... 5
1.4 Generella kommentarer... 6
1.5 Ledningens respons ... 7
2 Observationer och rekommendationer ... 8
2.1 Leverantörsfakturor ... 8
2.1.1 Beslutsattest ... 8
2.1.2 Konferensbokningar ... 11
2.1.3 Dokumentation av representation, konferenser och möten ... 13
2.2 Fria måltider ...14
2.3 Reseräkningar ... 15
2.3.1 Reseutlägg ... 15
2.3.2 Attest av reseräkning ... 17
Skapat av: Anna Lundin Dokumenttyp: Rapport
1 Introduktion
1.1 Sammanfattning
Revisionens ändamål har varit att granska Trafikverkets regelefterlevnad i hanteringen av utbetalningar, kompletterad med en bedömning ut ett etiskt och moraliskt perspektiv.
Revisionen omfattar utbetalningar från Trafikverkets fakturahanteringssystem (CDI) samt reseräkningssystem (Heroma).
Fokus i granskningen har varit följande områden:
Efterlevnad av krav på redovisning för utlägg
Efterlevnad av interna regler gällande beslutsattestering av egna kostnader
Efterlevnad av interna regler gällande konferensbokningar
Efterlevnad av krav på redovisning av kostförmån och måltidsavdrag
Särskild vikt har lagts vid att göra jämförelser av resultatet med resultatet från föregående år.
Inom 50 av 104 granskade kostnadsställen (199 av 3531 granskade rader, 6 %) förekommer det att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet hen själv deltagit i. Motsvarande siffror vid 2016 års granskning var 44 av 104 kostnadsställen (259 av 790 rader, 33 %). På 14 kostnadsställen (2016: 17 kostnadsställen) förekommer bristen vid 5 tillfällen eller fler, 8 av dessa (2016: 12 kostnadsställen) tillhör Investering. IR har 2012 till 2017 årligen noterat denna brist och ser en god förbättring även om nivån i sig inte är tillfredsställande.
IR har gjort en stickprovskontroll av de fakturor som konterats på kostnader för fria måltider till anställda. Vid stickprovet granskades 29 fakturor (2016: 9 fakturor) vilka bland annat avsåg ledningsgruppsmöte, workshop, företagsmöte samt lunchmöte. Granskningen visar att 212 av 224 deltagare, d.v.s. 95 % (2016: 103 av 103 deltagande, 100 %), inte har redovisat kostförmån. (Notera dock att man har 12 månader på sig att registrera kostförmån, varför några sena registreringar kan tillkomma efter vår granskning.) IR anser inte att förbättringen är tillfredsställande.
IR har granskat 853 konferensbokningar (2016: 3 565 bokningar). De enligt riktlinjen godkända bokningarna via Svenska Möten och på Dala Storsund utgör 629 st., d.v.s. 74 % (2016: 1 247 bokningar, 35 %). Med bakgrund av att urvalsperioden är från juli 2016 och åtgärder med anledning av revisionen 2016 genomförts senare, är förbättringen god.
Av 2574 rader i granskningen (2016: 790 rader) som är konterade på konferens, extern representation samt intern representation har 299 noteringar, d.v.s. 12 % (2016: 303
noteringar, 38 %), gällande dokumentation noterats. Förbättringen är mycket god men nivån ännu inte tillfredsställande.
Ett detaljerat resultatet av granskningen kommer att delges respektive VO/CF/RE för uppföljning.
Med utgångspunkt från den genomförda granskningen bedömer IR att den interna
Observationer med hög eller mycket hög risk
# Observation Rekommendation Ansvar
1 Det förekommer i för hög omfattning att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet där personen själv deltagit. VO Investering och VO Planering samt Färja utmärker sig i andel fel.
[Risk = Hög]
Säkerställ förbättringar i regelefterlevnaden gällande attest av egna kostnader av personlig karaktär.
E
8 Trafikverksanställda redovisar nästan aldrig kostförmån för måltid Trafikverket har bekostat i samband med det löpande arbetet.
[Risk = Hög]
Tillse att fria måltider redovisas tillfredsställande enligt krav.
HR
12 Det förekommer att
reseräkningar attesteras trots bristfälliga underlag.
[Risk = Hög]
Tillse att attest görs på tillfredsställande underlag.
HR
13 Det förekommer att samma kvittodokument nyttjas mer än en gång.
[Risk = Hög]
Inför kontroll för att få en underrättelse om identiskt kvittodokument på utlägg som återkommer på flera
reseräkningar och utred förekommande fall.
HR
1.2 Bakgrund
Revisionsprojektet ingår i Internrevisionens, av styrelsen beslutade, revisionsplan 2017 och omfattar granskning av utbetalningar via ekonomisystemet (CDI) samt via
reseräkningssystemet (Heroma). Granskningen sker dels ur ett etiskt/moraliskt perspektiv, dels med avseende på regelefterlevnad.
1.3 Omfattning
Den granskade perioden omfattar 201607 till och med 201705. Reseräkningarna omfattar perioden 201606 till 201705.
Ett urval om 3513 leverantörsfakturor (5218 granskade rader) samt ett urval om 6575 reseräkningar (11764 granskade rader) ingår i granskningen.
De konton som ingår i granskningen är konferenser (6591, 6593), extern representation (6071, 6072), intern representation (7631, 7632), fria måltider (7382) samt övriga personalkostnader (7699).
De utvalda kostnadsställena återfinns i Trafikverket, myndighetsdelen (Företag 11), Förarprov (Företag 14) och Färjerederiet (Företag 32). Årets granskning har utökats med några kostnadsställen jämfört med tidigare år.
Utöver detta har en ytterligare granskning gjorts gällande attest av kostnad av personlig karaktär. Särskild vikt i den granskningen har lagts på attestering av överordnads kostnader samt korsattestering mellan chefer. I den granskningen ingår 40 421 leverantörsfakturor från företag 11, 14, 32 och 60.
Årets granskning har även lagt ett ytterligare fokus på attest av kostnader av personlig karaktär. I den granskningen ingår 37 456 leverantörsfakturor från myndighetsdelen, 1707 stycken från Förarprov samt 1258 stycken från Färjerederiet. De konton som ingår i den granskningen är Biljetter flyg Sverige (5811), Biljetter tåg Sverige (5813), Hyrbilskostnader Sverige (5821), Taxi (5823), Hotell- och logikostnader i Sverige (5831) samt Konferens anordnad av TRV riktad mot externa (6593). Bokföringsperiod är 201701 – 201705/06.
IR arbetar i överensstämmelse med internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision.
Revisionen har genomförts enligt den revisionssed och metodik som beskrivs i
Internrevisionshandboken. Rapporten är skriven i avvikelseform, vilket innebär att det i första hand är de områden där IR har synpunkter eller har förslag till förbättringar som kommenteras.
1.4 Generella kommentarer
Vår bedömning är att Trafikverket följer reglerna kring alkohol enligt riktlinje ”Representation inkl. gåvor i Trafikverket” (TDOK 2010:80).
Det förekommer även i år vid enstaka tillfällen att kostnaden för kringarrangemang
överskrider beloppsgränsen på två gånger det skattemässigt avdragsgilla beloppet exklusive moms per person och tillfälle, det vill säga 360 kr exkl. moms per person.
Det förekommer i årets granskning gåvor som strider mot riktlinjen TDOK 2010:80.
Bristerna är att kostnaden överstiger tillåtet belopp, att syftet med gåvan inte är noterat samt att anställningstid och/eller namn för mottagare av minnesgåva saknas.
Det förekommer utlägg för drivmedel där det inte angetts vilken bil som tankats.
Vid en jämförelse mellan antalet noteringar andra halvåret 2016 respektive första halvåret 2017 så ser vi ingen markant skillnad. Jämförelsen är gjord i avsikt att se om vidtagna åtgärder efter förra årets granskning har fått genomslag i verksamheten. Vi ser ännu ingen direkt effekt av dessa åtgärder (”Granskning av utbetalningar” TRV 2016/78232).
1.5 Ledningens respons
Ansvariga chefer i Trafikverket är överens med IR om revisionsrapportens observationer och rekommendationer.
Borlänge den 19 december 2017
Anna Lundin Peter Funck
Revisionsledare Internrevisionschef
2 Observationer och rekommendationer
2.1 Leverantörsfakturor
Ett urval om 3513 fakturor (5218 granskade rader) ingår i granskningen. Andelen granskade rader utan notering uppgår till 64 %. Resterande fakturor har en eller flera noteringar. Störst andel avvikelser har noterats när det gäller konferenser följt av fakturor som bedömts vara felkonterade och avvikelser kopplade mot extern representation. En tiondel av avvikelserna gäller felaktigheter i beslutsattest.
Trafikverket, myndighetsdelen (Företag 11)
Resultatet av granskningen visar att företag 11 speglar helhetsresultatet. Företag 11 står också för störst andel av de granskade raderna, 4825 rader av 5218.
Förarprov (Företag 14)
77 % av de 186 granskade raderna inom företag 14 saknar notering. Förarprov har därmed ett bättre utfall än det totala utfallet. Några få noteringar kring intern representation och
konferenser finns, men inget av utmärkande karaktär.
Färjerederiet (Företag 32)
37 % av de 207 granskade raderna inom företag 32 saknar notering, vilket är betydligt lägre än det totala utfallet. De tre största avvikelserna avser bokningar och dokumentation av konferenser, beslutsattest av egna kostnader, samt fakturor som är felkonterade. De flesta felkonteringarna avser kontering för fika där konto 7699 borde ha använts.
2.1.1 Beslutsattest
Beslutsattest av kostnader av personlig karaktär
Kostnader av personlig karaktär beskrivs enligt riktlinjen ”Attestordning” (TDOK 2010:293) som kostnader där den anställde skulle kunna ha ett personligt intresse av att köpet
genomförs. Det kan exempelvis vara representation, resor samt inköp av elektroniska produkter. Kostnader för enklare förtäring (frukt, kaffe samt fikabröd) ingår inte i granskningen.
Enligt rutinbeskrivningen ”Kontering av representation, konferenser och förmånsbeskattad måltid” (TDOK 2013:0459) är det inte tillåtet att en person attesterar en kostnad för
representation, konferens, utbildning eller förmånsbeskattad måltid där personen deltagit.
Vidare fastslår riktlinjen ”Attestordning” (TDOK 2010:293) att kostnader av personlig karaktär ska attesteras av överordnad chef.
Diagrammet visar fördelningen av det totala antalet avvikelser kring beslutsattest per organisationsenhet.
VO Investering står för den största andelen avvikelser även detta år. Det är också noterbart att Färjerederiet står för en stor andel (16 %) av de totala avvikelserna kring beslutsattest med hänsyn till det relativt låga antalet granskade fakturor som rör Färjerederiet. KPMG har framfört liknande synpunkter efter sin revision av Färjerederiet 2016.
Inom 50 av 104 granskade kostnadsställen (199 av 3531 granskade rader, 6 %) förekommer det att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet hen själv deltagit i. Motsvarande siffror vid 2016 års granskning var 44 av 104 kostnadsställen (259 av 790 rader, 33 %). På 14 kostnadsställen (2016: 17 kostnadsställen) förekommer bristen vid 5 tillfällen eller fler, 8 av dessa (2016: 12 kostnadsställen) tillhör Investering. Det är viktigt att notera att totala antalet granskade rader är betydligt större 2017 än 2016. Andelen kostnadsställen där brister förekommer förefaller dock relativt konstant oavsett stickprovets omfattning. IR har 2012 till 2017 årligen noterat denna brist och ser en god förbättring även om nivån i sig inte är tillfredsställande.
Ett sätt att stärka kunskapen skulle kunna vara att ställa krav på obligatorisk utbildning för blivande attestanter.
IR har granskat i vilken utsträckning konsulter har kontrollattesterat fakturor från företaget som konsulten själv är anställd i. I granskningen 2016 förekom ett fåtal fall men i år har IR inte noterat något fall, vilket är positivt.
IV 48%
F 16%
PL 12%
PR 6%
TL 5%
HR 4%
UH 3%
FP 3%
Övriga 3%
FÖRDELNING AV FELAKTIGA BESLUTSATTESTER PER
ORGANISATIONSENHET 2017
Beslutsattest av annan än överordnad
Granskningen av attest av personlig kostnad gjordes inom både Trafikverkets myndighetsdel (Företag 11) och resultatenheterna Förarprov (Företag 14), Färjerederiet (Företag 32) och Trafikverksskolan (Företag 60). Kostnads- och attestinformation hämtades från Agresso- databaserna för respektive bokföringsföretag och från Trafikverkets CDI-databas.
De konton som ingår i denna granskning är Biljetter flyg Sverige (5811), Biljetter tåg Sverige (5813), Hyrbilskostnader Sverige (5821), Taxi (5823), Hotell- och logikostnader i Sverige (5831) samt Konferens anordnad av TRV riktad mot externa (6593).
Samtliga transaktioner på ovanstående konton har analyserats maskinellt och avser perioden 201701 – 201705/06.
Inom myndighetsdelen (Företag 11) har totalt 37 456 leverantörsfakturor bokförts på de granskade kontona. Antalet felaktiga beslutsattester är 71 st. och samtliga omfattade kostnader av personlig karaktär. Andelen felaktigheter av detta slag är liten. Dock finns det några kostnadsställen där resultatet tyder på att attestanterna inte är tillräckligt medvetna om regelverket för attest av kostnader av personlig karaktär.
Inom Förarprov (Företag 14) har totalt 3 fakturor noterats på FPe där attesterna framstår som felaktiga. Under denna period har totalt 1 707 leverantörsfakturor bokförts på de aktuella kontona, så andelen felaktigheter är liten även här.
Inom Färjerederiet (Företag 32) har 114 fakturor av 1258 stycken inte attesterats av
överordnad chef. För Färjerederiets del beror resultatet på att det förekommer korsattester, dvs. att chefer från olika delar av organisationen attesterar andra chefers kostnader. KPMG har framfört liknande synpunkter efter sin revision av Färjerederiet 2016.
I Trafikverksskolan (Företag 60) har vi funnit 45 fakturor, av 279 st. totalt, där attesterna inte gjorts av överordnad chef. Även för Trafikverksskolans del beror resultatet på förekomsten av korsattester.
# Observation Rekommendation Ansvar
1 Det förekommer i för hög omfattning att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet där personen själv deltagit. VO Investering och VO Planering samt Färja utmärker sig i andel fel.
[Risk = Hög]
Säkerställ förbättringar i regelefterlevnaden gällande attest av egna kostnader av personlig karaktär.
E
2.1.2 Konferensbokningar
Enligt riktlinjen ”Tjänsteresor” (TDOK 2010:222) ska egna lokaler på aktuell ort alltid nyttjas i första hand vid konferensbokning. I andra hand ska konferensbokningar ske genom
Svenska Möten, Trafikverkets leverantör av konferenstjänster, vilken avropar det statliga ramavtalet.
Om det inte finns några lokaler vare sig internt eller via statliga ramavtal, så kan Svenska Möten göra en prisförfrågan och boka lokal utanför de statliga ramavtalen.
IR har granskat 853 konferensbokningar (konto 6591, 6593) (2016: 3 565 bokningar). De enligt riktlinjen godkända bokningarna via Svenska Möten och på Dala Storsund utgör 629 st., d.v.s. 74 % (2016: 1 247 bokningar, 35 %). Med bakgrund av att urvalsperioden är från juli 2016 och åtgärder med anledning av revisionen 2016 genomförts senare, är förbättringen god.
2 Det förekommer att kostnad av personlig karaktär
beslutsattesteras av annan än överordnad inom RE
Färjerederiet.
[Risk = Måttlig]
Säkerställ att kostnad av personlig karaktär i högre grad beslutattesteras av överordnad.
F
3 Det förekommer att kostnad av personlig karaktär
beslutsattesteras av annan än överordnad inom RE
Trafikverksskolan.
[Risk = Måttlig]
Säkerställ att kostnad av personlig karaktär i högre grad beslutattesteras av överordnad.
TS
Fördelningen av de 224 avvikelserna, per organisationsenhet, följer av diagrammet ovan.
Årets granskning har visat att kunskapen om, och tolkningen av, konteringsinstruktioner för de granskade kontona varierar. Det förekommer att kostnad för konferens delas upp på kostnad för logi (5831) och konferens (6591/6593). Det förekommer även att kostnad för konferens delas upp i hyra av lokal (5011) och extern representation (6071/6072). Det
förekommer vidare att kontering för konferens med externa deltagare delas upp i kostnad för interna deltagare (6591) och kostnad för externa deltagare (6593).
Ur de 224 konferensbokningarna som inte bokats enligt riktlinjen har ett stickprov gjorts om 51 bokningar för att se vilken ranking anläggningarna har enligt det statliga ramavtalet. 2016 gjordes ett större urval om 168 bokningar. Andelen bokningar utan statligt ramavtal har minskat från föregående år.
De granskade bokningarna som inte följt riktlinjen har fördelats enligt nedan. Vi har dock inte granskat om posten ”Statligt ramavtal saknas” eventuellt har bokats via egen
upphandling.
2017 2016
Rangordning 1 31 % 31 %
Rangordning 2 16 % 11 %
Rangordning 3 4 % 8 %
Rangordning 4-10 25 % 10 %
Statligt ramavtal saknas 20 % 40 % Förnyad konkurrensutsättning 4 % -
IV 32%
PL 21%
TL 16%
F 8%
PR 4%
UH 4%
HR 4%
FP 3%
IT 3%
US 3%
Övriga 2%
KONFERENSBOKNING SOM AVVIKER FRÅN RIKTLINJE
# Observation Rekommendation Ansvar 4 Det förekommer att
konferensbokningar sker utanför riktlinjen.
[Risk = Måttlig]
Fortsatt genomförande av enskilda stickprov under året av mötesbokningar som
inte går via Svenska Möten generellt, och specifikt inte skett på ramavtalsanläggning.
HR
5 Det finns otydligheter i den förkortade kontoplanen avseende konferenser.
[Risk = Måttlig]
Förtydliga förklaringarna i kontoplanen, gärna med
exempel, så att konteringen blir enhetlig.
E
2.1.3 Dokumentation av representation, konferenser och möten
I riktlinjen ” Representation inklusive gåvor i Trafikverket” (TDOK 2010:80) ställs kravet att den som utövar representation ska kunna styrka kostnaden med en leverantörsfaktura eller ett kvitto. Underlaget ska innehålla datum, måltidens benämning, syftet med
representationen, namn på alla deltagande personer samt namn på organisation som gäst företräder.
I rutinbeskrivningen ”Kontering av representation, konferenser och förmånsbeskattad måltid” (TDOK 2013:0459) ställs krav på dokumentation av konferens. Dokumentation ska innehålla datum, namn på deltagare och enhet samt konferensprogram som visar
schemalagd tid. IR anser att rutinbeskrivningen bör omformuleras för att bättre
överensstämma med riktlinjen, som endast anger krav på dokumentation av organisation som gäst företräder. IR har i granskningen därför utgått från riktlinjens krav.
Av 2574 rader i granskningen (2016: 790 rader) som är konterade på konferens (6591, 6593), extern representation (6071, 6072) samt intern representation (7631, 7632) har 299
noteringar, d.v.s. 12 % (2016: 303 noteringar, 38 %), gällande dokumentation noterats.
Förbättringen är mycket god men nivån ännu inte tillfredsställande. Tabellen nedan visar andelen noterade fel i dokumentation fördelat på de 299 avvikelserna som noterats. Notera att samma faktura kan innehålla flera avvikelser. Årets förbättring ligger främst i att Syfte och Agenda har färre avvikelser.
Deltagarförteckning saknas 39 %
Syfte saknas 24 %
Agenda saknas 20 %
Agenda saknar tidsangivelse 15 %
Agenda, deltagare och syfte saknas 2 %
SUMMA 100 %
# Observation Rekommendation Ansvar 6 Riktlinjen (TDOK 2010:80)
anger endast krav på dokumentation av organisation som gäst företräder.
Rutinbeskrivningen (TDOK 2013:0459) ställer högre krav på dokumentation.
[Risk = Måttlig]
Omformulera
rutinbeskrivningen så att den bättre överensstämmer med riktlinjen.
E
7 Det förekommer att dokumentation av
representation, konferens och möten inte uppfyller kraven i regelverken (TDOK 2010:18 och TDOK
2013:0459).
[Risk = Måttlig]
Tillse att kraven på
dokumentation uppfylls i högre utsträckning.
E
2.2 Fria måltider
Enligt riktlinjen ”Representation inklusive gåvor i Trafikverket” (TDOK 2010:80) ska måltid som betalats av Trafikverket vid möten för planering av det löpande arbetet, ledningsgrupps-, projekt- eller arbetsgruppsmöten inte betraktas som intern representation, utan ska
redovisas som kostförmån.
IR har gjort en stickprovskontroll av de fakturor som konterats på kostnader för fria måltider (konto 7382) till anställda. Vid stickprovet granskades 29 fakturor (2016: 9 fakturor) vilka bland annat avsåg ledningsgruppsmöte, workshop, företagsmöte samt lunchmöte.
Granskningen visar att 212 av 224 deltagare, d.v.s. 95 % (2016: 103 av 103 deltagande, 100
%), inte har redovisat kostförmån. (Notera dock att man har 12 månader på sig att registrera kostförmån, varför några sena registreringar kan tillkomma efter vår granskning.) IR anser inte att förbättringen är tillfredsställande.
# Observation Rekommendation Ansvar
8 Trafikverksanställda redovisar nästan aldrig kostförmån för måltid Trafikverket har bekostat i samband med det löpande arbetet.
Tillse att fria måltider redovisas tillfredsställande enligt krav.
HR
2.3 Reseräkningar
Granskad period är 2016-06 till 2017-05. I årets granskning har 6575 reseräkningar granskats. Varje reseräkning kan ha flera utlägg och varje registrerat utlägg motsvarar en unik rad. Granskningen omfattar därmed 11 764 utlägg/rader. Andelen utlägg som redovisats på rätt sätt är 81 %, alltså har 19 % av utläggen en notering. De största avvikelserna återfinns i utlägg som avser påfyllning av reskassa, utlägg som saknar godtagbart kvitto och utlägg där kostförmån inte har redovisats.
Skillnaden i urval och antal granskade rader mellan årets och föregående års granskning är stor, varför en jämförelse mellan åren är svår att göra. Årets granskning omfattar samtliga utlägg på de utvalda kostnadsställena. I 2016 års granskning prioriterades utlägg där kostnaden översteg 4999 kronor. Utöver dessa rader gjordes ett stickprov.
Trafikverket (Företag 11)
Företag 11 står för störst andel granskade rader, 11258 av 11764 rader. Det är i företag 11 som flest noteringar gällande reskassa och utlägg för tåg återfinns. Kvitton som saknas samt kostförmån som inte redovisats ligger också högt med avseende på antalet noteringar.
Förarprov (Företag 14)
454 av de granskade raderna avser utlägg gjorda inom enheten Förarprov. 76 % har redovisats på rätt sätt. Förarprov utmärker sig genom att stå för nästan en tredjedel av de totala noteringarna rörande ”Inköp av material”. Där kan inköp till mindre kontor vara en bidragande orsak.
Färjerederiet (Företag 32)
Endast 52 rader tillhörande företag 32 har granskats. 83 % har redovisats på rätt sätt och granskningen visar inte på några större problemområden inom Färjerederiet.
2.3.1 Reseutlägg
Av de 11 764 granskade reseutläggen följer 81 % Trafikverkets regler och etiska
förhållningssätt. De övriga 2279 (19 %) reseutläggen har en notering. De största avvikelserna fördelas enligt nedan.
Reskassa 22 %
Godtagbart kvitto saknas 21 % Fri måltid inte redovisad 16 % Utlägg för tåg (bokning utanför Trafikverkets avtal)
6 %
Inköp av material 3 %
Kvitto är inte läsbart 3 % Ofullständig information 3 %
I likhet med vad som gäller som krav på leverantörsfakturor enligt ”Attestordning” (TDOK 2010:293) har granskningen förutsatt att underlagen som bifogas reseräkningarna ska innehålla den information som bedöms som nödvändig för att förstå vad utlägget avser.
Exempel på tillfällen då avvikelsen ”Godtagbart kvitto saknas” har noterats är när endast bokningsbekräftelse bifogats, när biljetter där datum, belopp och moms inte framgår bifogats, när egenhändigt handskrivna lappar bifogats eller när kvitto helt saknas. Det förekommer också att endast kontoutdrag från kreditkort och fakturor utan
betalningsbekräftelse används som kvittounderlag.
Granskningen har uppmärksammat risker i hanteringen av kollektiva resor där betalning sker med så kallad reskassa. En reskassa kan beskrivas som ett i förväg inbetalt belopp som används till betalning av buss- och tågbiljetter. Ett kort laddat med reskassa är ofta
opersonligt och kan därmed användas av flera personer. Då utlägg för reskassa tas upp i reseräkning utan att specificera för vilka resor kostnaden avser försvåras kontrollen av utläggets riktighet och rimlighet. Tydliga riktlinjer saknas för den här typen av utlägg.
I granskningen av reseräkningar i Heroma framkom det att trafikverksanställda vid 354 tillfällen till synes inte har redovisat fria måltider korrekt (se 2.2 Fria måltider, för en
beskrivning av vad detta avser). IR:s bedömning är att detta oftast avser fri frukost som ingår i logi och det kan inte uteslutas att otydligheter i Heroma delvis är orsak till detta.
# Observation Rekommendation Ansvar
9 Det förekommer att reseutlägg saknar godtagbart kvitto eller att endast del av kvitto och/eller att suddiga kvitton bifogas.
[Risk = Måttlig]
Tillse tillfredsställande kvalitet på verifikat som bifogas reseräkning.
HR
10 Definition av vad som utgör ett kvitto bör förtydligas. Därvid bör specificeras vilka uppgifter som ska finnas och vara läsbara på kvittot.
[Risk = Måttlig]
Komplettera instruktioner och riktlinjer med
kvalitetskrav på kvitton.
HR
11 Granskningen har uppmärksammat risker i hanteringen av kollektiva resor där betalning sker med så kallad reskassa. Då utlägg för reskassa tas upp i reseräkning utan att specificera för vilka resor kostnaden avser försvåras kontrollen av utläggets riktighet och rimlighet. Tydliga riktlinjer saknas för den här typen av utlägg.
Förtydliga riktlinjerna för hantering av reskassa.
HR
2.3.2 Attest av reseräkning Underlag
Enligt riktlinjen ”Tjänsteresor” (TDOK 2010:222) ska reseräkningar registreras i Heroma Rese och underlaget ska granskas och godkännas av attestbehörig chef.
Årets granskning av utbetalningar visar på brister i granskningen i samband med attest. Av de 11 764 granskade raderna har 722 rader (6 %) attesterats och utbetalningar har gjorts trots att underlagen är bristfälliga. De 722 noteringarna fördelas enligt nedan:
Godtagbart kvitto saknas 479 Verifikat styrker inte utlägg 56 Datum på kvitto stämmer inte
överens med reseräkning
55 Kvitto nyttjat flera gånger 54 Utbetalt belopp stämmer inte
överens med belopp enligt kvitto
47 Kostnader av personlig karaktär,
utlägg för personliga kostnader
31
Kvittodokument
IR har genomfört en separat granskning i Heroma i syfte att se om samma kvittodokument har nyttjats mer än en gång av samma medarbetare, utan att detta uppmärksammats av beslutsattestanten. Att samma kvittodokument har nyttjats flera gånger kan vara tecken på en oegentlighet eller ett misstag, men kan också ha en godtagbar förklaring, t.ex. ett
kvittodokument innehållande flera kvitton som redovisas på olika reseräkningar. Av 429 granskade rader innehåller 166 rader en notering:
Kvittodokument nyttjat flera gånger
106
Godtagbart kvitto saknas 28 Datum på kvitto stämmer inte
överens med reseräkning
23
Övrigt 9
# Observation Rekommendation Ansvar 12 Det förekommer att
reseräkningar attesteras trots bristfälliga underlag.
[Risk = Hög]
Tillse att attest görs på tillfredsställande underlag.
HR
13 Det förekommer att samma kvittodokument nyttjas mer än en gång.
[Risk = Hög]
Inför kontroll för att få en underrättelse om identiskt kvittodokument på utlägg som återkommer på flera
reseräkningar och utred förekommande fall.
HR
Riskvärdering och sammanfattande bedömning
Internrevisionen tillämpar Trafikverkets kriteriemodell för riskvärdering av respektive observation (TDOK 2010:163):
Internrevisionen tillämpar följande kriterier i den sammanfattande bedömningen av intern styrning och kontroll i relation till revisionens omfattning:
Bedömning Kriterier
Tillfredsställande med mindre
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller observationer värderade med måttlig risk
Till stor del tillfredställande med
vissa förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller minst en observation värderad med hög risk Till viss del otillfredsställande med
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller ett betydande antal observationer värderade med hög risk
Till viss del otillfredsställande med
stor(a) förbättringsmöjlighet(er) Rapporten innehåller minst en observation värderad med mycket hög risk
Otillfredsställande med flera stora
förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller flera
observationer värderade med mycket hög risk
