Bilaga 1 - Verksamhetsplan 2018, trafik- och fastighetsnämnden

14  Download (0)

Full text

(1)

Verksamhetsplan 2018

Trafik- och fastighetsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Nämndens uppdrag ... 3

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission ... 3

2 Omvärldsanalys ... 4

3 Nuläge ... 5

4 Ekonomi ... 7

4.1 Budget på nämndens verksamhetsnivåer ... 7

4.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsnivå ... 7

4.3 Hantering av förändringslista i Budget 2018 ... 7

4.4 Investeringsram ... 8

5 Styrdokument för särskild uppföljning ... 9

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 9

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 10

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 10

6 Mål ... 11

6.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 11

6.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 11

6.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 12

7 Risker och åtgärder - internkontroll ... 13

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF) ... 13

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura ... 13

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal ... 13

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt. ... 13

8 Systematiskt kvalitetsarbete ... 14

(3)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för skötseln av kommunens gator, vägar och övriga allmänna platser. Nämnden svarar även för kommunens parkeringsövervakning och är tillika trafiknämnd. Nämnden förvaltar kommunens mark, inklusive naturreservat, och fastigheter samt svarar för skötsel och ny-, till- och ombyggnad av kommunens lokaler och anläggningar

inkluderande tecknande av hyresavtal. Nämnden ansvarar även för kommunens uppgifter enligt ordningslagen samt bevakar siktskymmande växtlighet som utgör trafikfara.

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission

Beskrivning

Professionalitet, öppenhet och ett trevligt bemötande ska vara bestående intryck av ett möte med oss på trafik- och fastighetskontoret. Trafik- och fastighetskontoret ska därmed också bidra till att det talas väl och uppskattande om Sollentuna kommun.

(4)

2 Omvärldsanalys

Trafik- och fastighetsnämnden står primärt inför följande utmaningar under kommande 2-5 år:

Ökad inflyttning

Sollentuna kommun har en ökad inflyttning med ca 1000 invånare per år. Detta innebär fler uppdrag avseende byggprojekt och att det blir fler fastigheter att förvalta på sikt. Bristen på mark att bygga på medför att de ytor som finns behöver utnyttjas maximalt och flexibelt. Nya krav i plan- och bygglagen har påverkat byggkostnader. Byggboomen i Storstockholm har påverkat priserna på byggmarknaden. Byggkostnaderna har ökat från förra året med cirka 7-10 procent, och bedöms fortsätta öka de närmaste åren med nuvarande byggtakt i Storstockholm.

Den ökande inflyttningen kommer i framtiden även att påverka trafik och infrastruktur med kraftig utbyggnad av transportsystemen och därmed höga krav på förbättrad drift och underhåll av vägnätet. Bedömingen är att samhället går mot en framtid där gående, cyklister och

kollektivtrafik får högre prioritet än idag. Sollentunas tillväxt av människor och trafik kommer att ställa mer krav på parkeringsövervakning för att säkerställa att allmänna parkeringar används av dem de i första hand är avsedda för.

Med en ökad inflyttning och förtätning blir också närliggande parker och naturområden särskilt värdefulla, till exempel för rekreation och friluftsliv, men också för barns lek och utveckling.

Inflyttningen kommer att bidra till ett högre tryck på de naturområden som finns, varpå det kan krävas ökad skötsel av områden för att hålla samma kvalitet. En viktig utmaning är att värna om djur- och växtlivet och den biologiska mångfalden i ett läge där efterfrågan på mer urbana och anpassade gröna miljöer ökar.

Ökat trygghetsfokus

Prioriterade kategorier för trygghetsarbetet i kommunen är bland annat brottsförebyggande åtgärder och trygga utemiljöer. Detta kommer att sätta ett större fokus på arbetet med att utveckla kommunens parker och naturområden samt att förbättra belysning, vägar och

renhållning på allmän plats. Tillfälliga bosättningar, t.ex.EU-migranter, är en fortsatt utmaning för Sollentuna som för många andra kommuner. Det ställer krav på samverkan inom

kommunen, och som ansvarig nämnd för renhållning av allmänna platser blir kontoret en viktig part i detta arbete.

Ökade miljökrav

Krav finns på att klimatpåverkan från kommunens fastigheter ska minska. Detta innebär krav på miljömässigt byggande och energieffektiviseringar av kommunens egna fastigheter. Även när det gäller utvecklingen av infrastruktur och trafik ställs krav på att Sollentuna ska växa utan att det belastar miljön eller klimatet negativt. Det innebär bland annat behov av en successiv överflyttning av resor från bil till hållbara transportmedel (gång-, cykel- eller kollektivtrafik).

Ökad förväntning på inflytande av medborgare

I dagens informationssamhälle vill medborgare på ett helt annat sätt delta i dialoger,

beslutsprocesser och debatter. Det ställer högre krav på e-tjänster, utökad medborgardialog i olika delar av beslutsprocessen, förmåga att kunna hantera en ökad mängd synpunkter och förväntan på snabb återkoppling på dessa samt korta svarstider på beslut.

Upphandlingar – överprövningar

Klimatet för upphandlingar har blivit tuffare. Konkurrensen har hårdnat mellan de företag som lämnar anbud vilket leder till fler överprövningar. Det ställer i sin tur stora krav på hög juridisk kompetens i kommunen vid större upphandlingar.

Kompetensförsörjning

Inom de flesta av nämndens ansvarsområden är det en utmaning att hitta kandidater med den kompetens som efterfrågas.

(5)

3 Nuläge

Det implementerade fastighetssystemet ger transparens och en möjlighet för hyresgästerna att följa sina ärenden. Hyresgästerna har upplevt införandet av det nya fastighetssystemet som positivt. Hyresavisering i egen regi via fastighetssystemet samt nytt sätt att arbeta med ekonomisk uppföljning har inneburit en stor förbättring i kvalité och säkerhet.

I ett pilotprojekt på Helenelundsskolan och två andra skolor har ett samarbete mellan förvaltningen och skolornas elevråd genomförts kring åtgärder som planeras för skolans utemiljö. Samarbetet har gett mycket goda resultat. Eftersom eleverna är delaktiga i beslut om sin dagliga miljö får det bra effekter såsom att utemiljöerna används flitigt och att sabotage minskar.

Projektet för säkra skolvägar har löpt enligt plan under första halvåret 2017, men de aktiviteterna som har planerats under andra halvåret kommer att utföras under 2018.

Som ett led i arbetet med cykelplanen har en Cykelskola för vuxna anordnats i samarbete med Cykelfrämjandet. Cykelskolan är för vuxna som ännu inte lärt sig att cykla.

Arbetet med att kartlägga de interna arbetsprocesserna har fortsatt under året.

Personalomsättningen ökade något inom vissa delar av organisationen under andra halvan av 2017. Det är fortsatt svårt att rekrytera till vissa tjänster.

Arbetsbelastningen är fortsatt hög på avdelningarna. Den förklaras av personalomsättning och obesatta tjänster, förvaltningens inblandning i bildandet av Sollentuna Kommunfastigheter AB, Sollentunas snabba tillväxt som medför ökat förvaltningsövergripande samarbete i

planeringsärenden samt ökad volym att drifta och förvalta, och verksamhetsutveckling som pågått samtidigt som den löpande verksamheten.

Arbetet med cykelplanen har resulterat i att kommunen fick pris för årets cykelprestation 2016 av Länsstyrelsen. Av 26 kommuner i Stockholms län utmärkte sig Sollentuna som bäst vad det gäller utbyggnad av regionala cykelvägar, cykelparkeringar, drift och underhåll.

I rankingen för bästa cykelkommun i Cykelfrämjandets kommunvelometer har kommunen gått från plats 7 2016 till 13 2017. Poängen i mätningen har ökat från 45 2016 till 47,5 2017. Fler kommuner deltar i rankingen, vilket är en förklaring till att Sollentuna har sjunkit i ranking samtidigt som poängvärdet har ökat.

Medborgarna är mer nöjda med det arbete som trafik- och fastighetskontoret utför, ett kvitto på det är att kommunen har klättrat från plats 79 år 2015 till plats 39 under 2016 i Håll Sverige Rent-indexet. Den positiva trenden med nöjdheten med utfört arbete inom gator och vägar samt gång och cykelvägar i medborgarundersökningen från SCB pekar på det. Kommunen ligger över snittet för de 136 kommuner som deltog i undersökningen.

NKI för markupplåtelser ökade från 63 år 2015 till 72 för 2016, vilket är högt. Delas resultatet upp på olika målgrupper får Företag NKI 67 (godkänt) och Övriga får NKI 79 (högt).

NKI för fastighet ligger oförändrat på 50 2017. NKI för kommunala verksamheter var högre (55) än de för de privata verksamheterna (38). En förklaring till det lägre resultatet för privata verksamheter kan vara att undersökningen genomfördes samtidigt som de privata

verksamheterna informerades om kommunens avsikt att sälja dessa fastigheter.

Nämndarbetet har fortsatt utvecklas i riktning mot bra framförhållning, att förtroendevalda tillhandahålls stringenta och beskrivande handlingar, tydliga protokoll och omfattande information i aktuella frågor.

Sammanfattningsvis så är förvaltningens utvecklingskurva uppåtgående, med kompetenta medarbetare, fler fungerande arbetsprocesser, relevant systemstöd, förbättrad kommunikation med allmänheten, gemensamt mål- och resultatfokus, samt bra samarbete med andra

förvaltningar och kommunala bolag. Utmaningarna består framförallt i att rekrytera fler kompetenta medarbetare som ska bidra till att kommunens alla ambitiösa byggprojekt

förverkligas i rätt tid och till rätt pris, samt att förbättra processen för byggprojekten avseende information och dialog med medborgare samt den inom den kommunala organisationen.

(6)

I verksamhetsplanen har nämnden inte beaktat effekterna som bildandet av Sollentuna Kommunfastigheter AB kan komma att medföra.

(7)

4 Ekonomi

4.1 Budget på nämndens verksamhetsnivåer

Verksamhetsnivå Budget 2017

Rev.

detaljbudge t

Detaljbudge t 2017

Generella tillägg/avdr ag 2018

Budget 2018

Nämnd 1 050 0 1 050 40 1 090

Kontor 9 283 0 9 283 -487 8 796

Gata drift och myndighet 73 786 0 73 786 -2 402 71 384

Parker 15 630 0 15 630 1 226 16 856

Naturvård 7 429 0 7 429 726 8 155

Trafik och

infrastrukturplanering 5 980 0 5 980 567 6 547

Fastighetsförvaltning -60 117 0 -60 117 3 673 -56 444

Fastighet projekt drift 2 690 0 2 690 1 060 3 750

TFN summa 55 731 0 55 731 4 403 60 134

Beslutad ram 55 731 0 55 731 4 403 60 134

Kvar att fördela 0 0 0 0 0

Verksamhetsnivå Intäkter 2018

Kostnader 2018

Budget netto 2018

Nämnd 0 1 090 1 090

Kontor 0 8 796 8 796

Gata drift och myndighet -23 900 95 284 71 384

Parker -2 350 19 206 16 856

Naturvård -450 8 605 8 155

Trafik och

infrastrukturplanering -2 340 8 887 6 547 Fastighetsförvaltning -320 670 264 226 -56 444 Fastighet projekt drift -2 400 6 150 3 750

TFN summa -352 110 412 244 60 134

4.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsnivå

Trafik- och fastighetsnämndens budgetram tillförs 3,7 miljoner kronor netto. Ingen förändring sker i uppdelning av rapporteringsområden jämförelsevis med år 2017.

Utgångsläget för beräkning av nämndens budgetram för 2018 utgörs av en uppräkning av 2017 års budgetram med 0,5 miljoner kronor och av lönekompensation med 0,6 miljoner kronor.

Effektiviserings inköpshanteringen om 1,4 miljoner kronor har nämnden fördelat jämnt på verksamheterna som berörs.

4.3 Hantering av förändringslista i Budget 2018

Trafik- och fastighetsnämndens förändringar som ligger till grund för nämndens budget är till

(8)

större del kopplade till investeringssatsningar inom fastighet, park, infrastruktur och exploatering i form av ökade kapitalkostnader om 11,4 miljoner kronor.

Övergången till komponentavskrivningar inom infrastruktur påverkar budgetramen med 10 miljoner kronor genom att medel flyttas från driften till investeringar.

Nämndens ram utökas även med 3,9 miljoner kronor kopplade till skötsel av Sollentunas parker och naturområden, delövertagande av områden inom Väsjön samt till rekrytering av personal.

4.4 Investeringsram

2018

Nämndens investeringsbudget 847 000

Budget 2018

Investeringar i verksamhetsfastigheter 480 000

Investeringar i anläggningar 122 000

Fastighetsägarinitierade investeringar 146 000

Investeringar gata/park/trafik 99 000

Trafik och fastighetsnämndens totala investeringsramen är 847 miljoner kronor. 610 miljoner kronor avser investeringar kopplade till andra nämnders behov. 146 miljoner kronor avser fastighetsägarinitierade investeringar så som reinvesteringar, miljömässigt byggande och investeringar kopplade till myndighetskrav vilket nämnden ser behov av. 99 miljoner kronor avser investeringar i bla. gång och cykelvägar samt parker vilket nämnden arbetar med enligt plan.

(9)

5 Styrdokument för särskild uppföljning

I Budget 2018 har kommunfullmäktige prioriterat fyra styrdokument som nämnderna ska lägga extra fokus på att följa upp under 2018. Dessa styrdokument, med tillhörande indikatorer, redovisas i detta avsnitt av verksamhetsplanen.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

Styrdokument:

5.1.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin Beskrivning

Trygghets- och säkerhetsstrategi för Sollentuna kommun för mandatperioden 2014-2018 fastställdes av fullmäktige 2015-09-17.

Följande områden prioriteras under mandatperioden 2014-2018:

1. Brottsförebyggande verksamhet 2. Social hållbarhet

3. Trygga utemiljöer

Planering för arbetet med de prioriterade områdena sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete med trygghet och säkerhet i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Styrdokument:

5.1.2 Integrationspolicy/integrationsplan Beskrivning

Integrationsplan för Sollentuna kommun fastställdes av kommunstyrelsen 2017-05-08.

Prioriterade områden för 2018 är 1. Sysselsättning

2. Bostäder

3. Nyanlända barns och ungas skolgång

Planering för arbetet med de prioriterade områdena sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete med integration i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall

Helår 2017

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0 0 0

Motivering målvärde

Kommunens ledningsgrupp har beslutat om en målsättning på 25 instegsjobb i kommunens verksamhet under 2018. Trafik- och fastighetsnämnden bidrar inte direkt i detta arbetet.

(10)

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Styrdokument:

5.2.1 Näringslivsstrategi Beskrivning

Den reviderade näringslivsstrategin fastställdes av kommunfullmäktige 2016-12-15.

För 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet inom ramen för strategin kommunens information gentemot företagen. Arbetet samordnas av kommunledningskontoret.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete inom näringslivsstrategin i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation

Styrdokument:

5.3.1 Personalpolicy Beskrivning

Personalpolicyn fastställdes av kommunfullmäktige den 16 juni 2014.

Prioriterade områden 2018 är följande:

* Medarbetarenkäten – åtgärder utifrån resultatet i senaste medarbetarenkäten

* Diskrimineringslagen:

- systematiskt arbete inom fem områden:

1. arbetsförhållanden,

2. bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor, 3. rekrytering och befordran,

4. utbildning och övrig kompetensutveckling samt 5. möjligheter att förena arbete och föräldraskap - jämn könsfördelning

* Strategisk kompetensförsörjning

* Personalomsättning

* Sjukfrånvaro

Planering för arbetet sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp, analyserar och sammanfattar sitt arbete med de prioriterade områdena i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall

Helår 2017 Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,32 % 3,01 % 3 %

Personalomsättning, extern (%) 11,6 % 28,6 % 16,5 %

HME (hållbart medarbetarengagemang) 71,3 - -

Motivering målvärde

Inget målvärde 2018, men ett HME på 75 som mål 2019.

(11)

6 Mål

Inför 2018 har Sollentuna kommun fastställt en ny målstyrningsmodell där nämndens mål syftar till att bidra till övergripande mål och till att uttrycka nämndens behov av utveckling i

verksamheterna. Nämndmålen ska vara få och möjliggöra nedbrytning i verksamheterna. I detta avsnitt av verksamhetsplanen redovisas nämndens mål för 2018 med tillhörande indikatorer, enligt den nya styrmodellen.

Övergripande mål:

6.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

6.1.1 Skapa trygghet genom satsningar inom gatumiljö, skola/förskola samt park och natur

Beskrivning

Målets syfte är att genomföra aktiviteter/satsningar för att skapa trygghet för medborgare och kunder inom nämndens ansvarsområden.

Förväntat resultat

En gatumiljö, skola/förskola samt park och natur som upplevs som trygga av medborgarna.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde

2018

Nöjd kund index 62,5 65

Motivering målvärde

Målet är att det sammanvägda NKI:n ökar. Det är ett flerårigt mål.

Nöjd kund index är en indikator som samlar indikatorerna som finns på olika avdelningar och omfattar:

•NKI fastighet

•NKI för markupplåtelser

•Nöjd medborarindex gator och vägar

•Nöjd medborgarindex gång- och cykelvägar

Varje NKI är 25% av totalen. Skulle ingen mätning göras ett år så används det senaste värdet.

Utfall för 2017

•NKI fastighet 50

•NKI markupplåtelser 72

•Nöjd medborgarindex gator och vägar 64

•Nöjd medborgarindex gång- och cykelvägar 64 Ger ett sammanvägt index för 2017 på 62,5

Övergripande mål:

6.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

6.2.1 Arbeta för en klimatsmart kommun Beskrivning

Genom att arbeta med klimatfrågor inom nämndens alla ansvarsområden bidrar nämnden till att Sollentuna blir en klimatsmart kommun.

Förväntat resultat

Att kommunen blir mer klimatsmart

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde

2018

(12)

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde 2018 Placering i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 27 7 13 10

Motivering målvärde Ett flerårigt mål.

Poängen i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 45 47,5 48

Motivering målvärde

Målet är flerårigt och visar på kommunens poängutveckling i mätningen över tid.

Övergripande mål:

6.3 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

6.3.1 Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv.

Beskrivning

Medarbetare får möjlighet till utbildningar kontinuerligt. Översyn av arbetssätt, ansvar och roller. Tydliga regler och förväntningar.

Förväntat resultat

En organisation som upplevs som effektiv och attraktiv.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde

2018

Nöjd medarbetarindex 71,3

Motivering målvärde Målet är flerårigt.

Motsvaras av Hållbart medarbetarengagemang (HME) i Attraktiv och effektiv organisation i Styrdokument för särskild uppföljning.

Medarbetarundersökningen genomförs vartannat år. Undersökningen genomförs hösten 2017 och ingen undersökning genomförs under 2018 och därmed finns det inget målvärde för 2018. HME målet för 2019 är 75.

(13)

7 Risker och åtgärder - internkontroll

Nämnden ska årligen fastställa risker och åtgärder inom ramen för internkontroll. Från och med 2018 redovisas riskhanteringen integrerat i nämndens verksamhetsplan.

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)

Orsak

Kontroller har påvisat att det finns ogiltiga lokala trafikföreskrifter.

Åtgärder Hur? Ansvar

(funktion)?

Kontrollera att endast lokala trafikföreskrifter förekommer.

Att löpande under året gå igenom lokala trafikföreskrifter.

Avdelningen för trafik och natur

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura

Orsak

Stickprover har påvisat att skriftliga beställning saknas till leverantörsfaktura

Åtgärder Hur? Ansvar

(funktion)?

Kontrollera att skriftliga

beställningar finns som underlag till leverantörsfaktura.

Genom att ta stickprover i maj och september

och december. Administrativa

enheten

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

Orsak

Stickprover har påvisat att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal.

Åtgärder Hur? Ansvar

(funktion)?

Kontrollera att beställning/inköp

görs enligt gällande ramavtal Genom stickprovskontroller i maj, september

och december Inköpssamordnar

e/administrativa enheten

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

Orsak

Att nämnden saknar löpande information om vad som löpande har beslutats kring investeringsprojekt.

Åtgärder Hur? Ansvar

(funktion)?

Kontrollera och säkerställa att nämnden får korrekt information

Genom noggrann genomgång av ärenden med investeringar på tjänstemannaberedningen.

Administrativa enheten

(14)

8 Systematiskt kvalitetsarbete

Uppföljning av medarbetarenkäten genom systematiskt arbete med gemensamt framtagna områden via en handlingsplan.

Systematiska och månatliga avstämningar med verksamheterna kopplat till ekonomi och verksamhetsmål kommer att leda till bättre kvalitet i förhållande till de krav, mål och riktlinjer som ställs på verksamheten.

Figure

Updating...

References

Related subjects :