Yttrande Kommunstyrelsen
2019-03-15 1 (3)
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Dnr. 2019/0153KS.150 Kommunrevisionen
Yttrande över revisionsrapport angående granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten ”Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet”.
Kommunstyrelsens yttrande Den övergripande revisionsfrågan är:
Har kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp och är den interna kontrollen tillräcklig?
Revisorernas bedömning är att kommunen till stor del har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp. Den interna kontrollen bedöms till stor del vara tillräcklig. Revisorerna har dock noterat att det finns rutiner och kontroller som behöver stärkas inom några områden.
Den revisionella bedömningen är gjord efter bedömning av nedanstående kontrollmål:
1. Upphandling har skett i enlighet med lagstiftning och kommunens regler
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Det finns brister i dokumentationsplikten när det gäller granskade direktupphandlingar. Rutiner och mallar för hur
direktupphandlingar ska genomföras finns men kan förtydligas.
Inköpsenheten genomför minst fyra gånger per år utbildning i hur man genomför direktupphandling och vilka regler som gäller för
direktupphandling. Anmälan till utbildning för behöriga beställare kan göras via intranätet. Inköpsenheten informerar även om denna utbildning och regler vid direktupphandling vid förvaltningschefsträffarna som sker två gånger per år. Inköpsenheten kommer förtydliga både den skriftliga och muntliga informationen kring dokumentationsplikten vid direktupphandling.
Yttrande
2019-03-15 2 (3)
Dnr. 2019/0153KS.150
2. Ansvarig nämnd säkerställer vid upphandling att eventuella underleverantörer kontrolleras och godkänns av kommunen
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kontrollmålet är uppfyllt. Revisorerna konstaterar att kommunen har rutiner för kontroll vilka också följs i de stickprov som kontrollerats.
3. Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas Revisorerna anser att konrollmålet är uppfyllt. De konstaterar att det finns rutiner för uppföljning av avtal vilka också följts i kontrollerade stickprov.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning. Inköpsenheten har tagit fram tillämpningsanvisningar och detaljerade rutiner för
avtalsuppföljning och arbetar aktivt för att utveckla dessa frågor.
4. Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster
Revisorerna anser att kontrollmålet är uppfyllt. Kommunen har ramavtal som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.
Revisorerna konstaterar att det är särskilt positivt att finns rutiner för hur kommunen hanterar och följer upp köp utanför ramavtal.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning. Inköpsenheten träffar samtliga förvaltningar två gånger per år då köp utanför ramavtal redovisas och följs upp. Inköpsenheten har för detta ändamål tagit fram styrkort där inköpsmönster och inköpstrender diskuteras vid dessa möten.
Varje förvaltning ansvarar sedan för att göra fördjupade analyser av dessa rapporter. Inköpscontrollern på inköpsenheten stöttar förvaltningarna i detta arbete. Under hösten 2018 och våren 2019 har kommunen uppgraderat dessa rapporter till ett nytt system, Power BI, vilket kommer innebära att
kommunen kommer kunna utveckla dessa rapporter efter förvaltningarnas specifika behov på ett bättre sätt.
Sammanfattningsvis betonar revisorerna att upphandlings- och inköpsverksamheten i kommunen håller en hög nivå beträffande de kontrollmål som formulerats. Revisorerna rekommenderar
kommunstyrelsen att fortsätta arbeta med följande:
Dokumentation av direktupphandlingar
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och
förvaltningarna att utbilda och informera om den dokumentationsplikt som råder enligt gällande lagstiftning.
Yttrande
2019-03-15 3 (3)
Dnr. 2019/0153KS.150
Kommunstyrelsen instämmer och hänvisar till det som står under punkt 1 ovan.
Analys av leverantörer med liten omsättning
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och
förvaltningarna att analysera vilken typ samt kategori av inköp det är som görs i området 0-100 000 kr per år. Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60 % av samtliga leverantörer rent numerärt men för en mycket liten del av den totala inköpssumman.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas rekommendation att analyser av köp i området 0-100 000 kr per år ska genomföras. Inköpsenheten har under 2019 påbörjat det arbetet. Inköpsenheten anser att det är ett arbete som måste göras i nära samarbete mellan inköpsenheten och förvaltningarna.
Kommunen kommer också under 2019 att införa elektronisk handel, vilket bland annat syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas bedömning att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet håller en hög nivå. Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas rekommendationer att dokumentationsplikten vid direktupphandlingar över 100 000 kr behöver förbättras och att kommunen behöver arbeta mer med inköpsanalyser av köp i området 1-100 000 kr.
Inköpsenheten kommer förtydliga både den skriftliga och muntliga
informationen kring dokumentationsplikten vid direktupphandling. Vidare kommer inköpsenheten tillsammans med förvaltningarna fortsätta arbetet med att analysera köp i området 0-100 000 kr.
Kommunen kommer också under 2019 att införa elektronisk handel, vilket bland annat syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer
