Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2019/0545 KS-1
Diariekod: Diariekod: 255
Regler för tillträde The Factory, Norra Malmvägen 143 Innehållsförteckning
Inledning ... 2
1. Tillgång till passerkort ... 3
1.1. Kommunens förtroendevalda samt ledamöter i kommunens helägda bolag ... 3
1.1.2. Kriterier ... 3
1.1.3. Tillgång till våningsplan i The Factory ... 3
1.2. Kommunens tjänstemän inklusive politiska sekreterare ... 4
1.2.2. Kriterier ... 4
1.2.3. Generell tillgång ... 5
1.3. Konsulter/uppdragstagare ... 5
1.4. Entreprenörer/konsulter ... 5
1.5. Hantering av passerkortet, låsbricka och koder ... 5
2. Administration och behörighetskontroll ... 6
2.1. Vem som sköter administrationen ... 6
2.2. Ansökan ... 6
Med anledning av ombyggnationen av Turebergshuset har Sollentuna kommun beslutat att flytta större delen av verksamheten till fastigheten The Factory, Norra Malmvägen 143.1
Kommunens tjänstemän och förtroendevalda, liksom andra i kommunen har olika behov av tillträde till de delar av The Factory som kommer att nyttjas av kommunens nämnder och förvaltningar under evakueringstiden. Detta
reflekteras i dessa regler.
Tillträdet behöver vara begränsat för att skydda tjänstemän, förtroendevalda, kommunens informationstillgångar och övriga tillgångar mot bland annat sabotage, stöld, hot och våld och otrygghet. Kommunen har i samråd med fastighetsägaren försett, de för kommunen aktuella våningsplan, med säkerhetssystem i form av bland annat tillträdessystem, inbrottslarm och brandlarm.
Huvudentrén till fastigheten The Factory kommer vara öppen dagtid med anledning av att den delas med annan privat verksamhet i fastigheten.
Kommunens egen reception i fastigheten är öppen under så kallad verksamhetstid för allmänhetens besök.
För tillträde till kommunens delar i The Factory kommer det krävas att man har en personlig tilldelad låsbricka med tillhörande kod samt passerkort.
Passerkortet ska bäras synligt i The Factory. Med passerkort avses det kort som tidigare använts för inpassering i Turebergshuset.
The Factory kommer vara öppet för inpassering måndag-fredag kl 0500-2200, lördag-söndag kl 0800-1800.
Under evakueringstiden gäller nedan tillträdesregler för The Factory.
1 Inpasseringsregler för övriga ersättningslokaler för medarbetare på överförmyndarnämnden, KC och SOK hanteras separat.
1. Tillgång till passerkort
1.1. Kommunens förtroendevalda samt ledamöter i kommunens helägda bolag
1.1.2. Kriterier
För att tilldelas passerkort till The Factory ska minst ett av följande kriterier vara uppfyllt:
1.Förtroendevald har en tilldelad arbetsplats i the Factory.
2. Förtroendevald är ledamot eller ersättare i något av följande organ:
- nämnd, utskott och beredning som sammanträder i The Factory
3. Förtroendevald ingår i kommunrevisionen.
4. Ledamöter och suppleanter i Sollentuna Stadshus AB och Sollentuna Kommunfastigheter AB.
5. Förtroendevald som är ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande i kommunal nämnd.
6. Förtroendevald som ingår i kommunfullmäktiges presidium.
1.1.3. Tillgång till våningsplan i The Factory
De förtroendevalda som tilldelats passerkort ges tillgång till våningsplan och utrymme i The Factory där den förtroendevaldes nämnds förvaltning har sina kontor.
Förtroendevald som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid tilldelas behörighet till våningsplanen som är likställd med tjänstemännens behörighet, se punkt 1.2.3
1.2. Kommunens tjänstemän inklusive politiska sekreterare
1.2.2. Kriterier
För att få ett passerkort ska tjänstemannen inklusive politiska sekreterare ha en tillsvidare- eller visstidsanställning i kommunen samt ha en tilldelad arbetsplats i The Factory.
1.2.3. Generell tillgång
De tjänstemän som uppfyller kriterierna för passerkort har tillgång till de delar i The Factory som nyttjas av kommunen.
Generell tillgång till the Factory gäller även för följande befattningar:
- Verkställande direktör (VD) eller vice VD för kommunens helägda bolag Sollentuna kommunfastigheter AB, AB Solom, Sollentunahem AB och SEOM.
- Rektorer samt biträdande rektorer i Sollentuna kommun - Förvaltningschefer, avdelningschefer samt enhetschefer inom
Sollentuna kommun som inte har sin arbetsplats i The Factory
1.3. Konsulter/uppdragstagare
Konsulter eller Uppdragstagare som har verksamhetsuppdrag åt kommunen har möjlighet att få ut ett för uppdraget tidsbegränsat passerkort till det våningsplan i the Factory där den uppdragsgivande förvaltningen har sina kontor. Uppdragsgivande förvaltning ansöker om behörighet för konsulten/
uppdragstagaren.
1.4. Entreprenörer/konsulter
Entreprenörer/konsulter, som till exempel målare, elektriker, installatörer och liknande med fysiska eller tekniska uppdrag i kommunens lokaler i The Factory kan efter medgivande av beställande förvaltningschef ansöka om ett tillfälligt passerkort till aktuellt våningsplan. Ett sådant medgivande skall endast gälla under en begränsad tid, dock längst upp till ett år. Därefter behöver en ansökan förnyas. Detta sker i samarbete med fastighetsägaren och efter medgivande av Säkerhetschef eller säkerhetsskyddschef.
1.5. Hantering av passerkortet, låsbricka och koder
Den som har tillträdesrätt till The Factory tilldelas låsbricka samt tillhörande kod. Passerkortet som har använts för inpassering i Turebergshuset ska bäras synligt vid vistelse i The Factory. På begäran av bevakningsbolag ska detta kort kunna uppvisas tillsammans med giltig legitimation.
Låsbricka med tillhörande kod ska hanteras så att obehöriga inte kan komma åt dem.
Om kortet förstörs eller förkommer ska detta omedelbart anmälas till kortadministrationen.
2. Administration och behörighetskontroll
2.1. Vem som sköter administrationen
Kansli- och Säkerhetsenheten ansvarar för förvaltning av inpasseringssystemet.
Serviceenheten ansvarar för administration av kort och låsbrickor.
Kansli- och Säkerhetsenheten ansvarar för regelbunden inventering av tilldelade behörigheter.
2.2. Ansökan
För tjänstemän, politiska sekreterare och uppdragstagare ska en ansökningsblankett lämnas till internservice av behörig chef.
Ansvarig chef ansvarar även för att utan fördröjning meddela
kortadministrationen sådana personalförändringar som innebär förändringar av kortbehörigheterna.
