Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-02-25
Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 3
Kommunjurist +46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0104 KS-1 Diariekod: 022
Kommunstyrelsen
Reviderad arbetsordning för fullmäktige samt tillägg i nämndernas reglementen avseende dels elektronisk hantering av kallelser och sammanträdeshandlingar och dels publicering på kommunens webbplats
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
1. Fullmäktige antar ny arbetsordning för fullmäktige i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-02-25.
2. I nämndernas reglementen tas in två bestämmelser enligt nedan:
- Kallelser och sammanträdeshandlingar till nämndens ledamöter och ersättare tillhandahålls elektroniskt via handdator (surfplatta).
Nämnden får dock, om det finns särskilda skäl, besluta att kallelse och handlingar ska tillhandahållas på annat sätt.
- Kallelser och sammanträdeshandlingar till nämnden samt nämndens protokoll ska, utöver vad som anges i kommunallagen, publiceras på kommunens webbplats när hinder inte föreligger på grund av regler i offentlighets- och sekretesslagen, personuppgiftslagen eller annan lag eller författning.
Sammanfattning
I kommunallagen finns de regler som styr fullmäktiges ledamöter,
befogenheter och arbetsformer. Fullmäktige ska i en arbetsordning meddela de ytterligare föreskrifter som behövs för fullmäktiges sammanträden och handläggning av ärenden.
Den nu gällande arbetsordningen utgår från ett s.k. ”normalförslag” från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). SKL har i cirkulär 14:57 lämnat underlag till tillägg och ändringar i arbetsordningen.
Kommunledningskontorets beredning
Fullmäktiges arbetsordning
I 5 kap. kommunallagen finns de regler som styr fullmäktiges ledamöter, befogenheter och arbetsformer.
Enligt 63 § ska fullmäktige i en arbetsordning meddela de ytterligare föreskrifter som behövs för fullmäktiges sammanträden och handläggning av ärenden.
Godkänt dokument, 2015-03-15, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-02-25
Dnr 2015/0104 KS-1 Sidan 2 av 3
Föreslagna förändringar i arbetsordningen
Den nu gällande arbetsordningen utgår från ett s.k. ”normalförslag” från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL).
SKL har i cirkulär 14:57 lämnat underlag till tillägg och ändringar i arbetsordningen.
Kommunledningskontoret lämnar i bilaga 1 förslag till ny arbetsordning, vilken i huvudsak följer SKL:s nya normalförslag.
Elektroniska handlingar
Kommunen införde under 2012/2013 elektronisk hantering av kallelser och sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen och dess utskott. Under 2014 utökades detta till att omfatta även fullmäktige samt i princip samtliga nämnder i kommunen.
Kommunledningskontoret föreslår att det av fullmäktiges arbetsordning, för tydlighetens skull, tas in en skrivning enligt följande:
• Kallelser och sammanträdeshandlingar till fullmäktiges ledamöter och ersättare tillhandahålls elektroniskt via handdator (surfplatta).
Fullmäktiges presidium får, om det finns särskilda skäl, besluta att kallelse och handlingar ska tillhandahållas på annat sätt.
Det ovanstående innebär att kallelser och sammanträdeshandlingar inte skrivs ut på papper och distribueras till de förtroendevalda i form av en sammanträdesbunt. Kommunledningskontoret bedömer att hanteringen är laglig, under förutsättning av att samtliga ledamöter och ersättare har tillgång till surfplatta1 samt ges möjlighet till erforderlig utbildning och support2.
Fullmäktiges presidium föreslås få besluta att kallelse och handlingar, i undantagsfall, ska tillhandahållas på annat sätt. Det kan vara aktuellt för handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess eller om det föreligger tekniska problem för enstaka tillfällen.
Upprop
I punkt 7 i förslaget till ny arbetsordning – Upprop- föreslås ett tillägg med innebörden att upprop även ska ske vid ny sammanträdesdag, vid fortsatt sammanträde och i övrigt när ordföranden anser att det behövs. Det senare kan till exempel bli aktuellt om det är oklart om antalet närvarande
ledamöter är tillräckligt för att fullmäktige ska vara beslutför.
1 Enligt Wikipedia är en surfplatta en tunn handdator med pekskärm. En läsplatta är en tunn handdator med enda funktion att visa e-böcker. De handdatorer som tillhandahållits kommunens förtroendevalda är således surfplattor då de utöver läsfunktion även har t.ex. e- post- och Internetfunktion.
2 Med support avses här support i användningen av surfplattan som verktyg i det politiska uppdraget
Godkänt dokument, 2015-03-15, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-02-25
Dnr 2015/0104 KS-1 Sidan 3 av 3
Inkallande av ordföranden i kommunens bolagsstyrelser samt gemensamma nämnder
Punkt 11.5, andra stycket, i arbetsordningen anger att fullmäktiges ordförande får kalla vissa uppräknade förtroendevalda och anställda till fullmäktiges sammanträde för att lämna upplysningar.
Punkten föreslås kompletteras med ordföranden och vice ordföranden i de kommunala bolagsstyrelserna samt ordföranden och vice ordföranden i de gemensamma nämnder som kommunen ingår i.
Publicering på kommunens webbsida
Sedan ett antal år publiceras kommunstyrelsen och fullmäktiges kallelser inklusive handlingar samt protokoll på kommunens webbplats.
För tydlighetens skull föreslår kommunledningskontoret att detta regleras i arbetsordningen.
Samtliga handlingar kan dock inte publiceras på webbplatsen.
Sekretessyddade handlingar och sådana handlingar som innehåller personuppgifter publiceras inte.
Kompletteringar i nämndernas reglementen
Ovan föreslås komplettering av fullmäktiges arbetsordning vad gäller elektroniska handlingar och publicering av kallelser och protokoll på kommunens webbplats.
För att motsvarande ska gälla för kommunens nämnder (inklusive kommunstyrelsen) föreslår kommunledningskontoret att motsvarande skrivningar tas in i samtliga reglementen.
Vissa handlingar är mindre lämpliga att tillhandahålla på handdator. Det gäller till exempel handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess eller där det av annan anledning är olämpligt att de läggs ut elektroniskt. Därför föreslås att respektive nämnd får besluta att handlingar ska tillhandahållas på annat sätt.
Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind
Kommundirektör
Bilagor:
Förslag till reviderad arbetsordning för fullmäktige
Godkänt dokument, 2015-03-15, Katarina Kämpe
