Protokoll nr 14 Upsala Golfklubb
Styrelsemöte 2009-12-07 Sidan 1 av 4
Närvarande: Erik Winell, EW, Arne Lindquist, AL, Anders Gustafsson, AG Lars Carlsson, LC, Roger Ohlsson, RO, Lars Sundberg, LS Ove Hedberg, OH, Bengt Simonsson, BS
Adjungerade: Christer Schenholm CS, Acke Grünewald och, Robert Olsson §5, Kerstin Stocksén, KS §6
Agenda
§ 1 Mötets öppnande
Ordförande öppnade mötet och hälsade alla välkomna
§ 2 Val av sekreterare
RO utsågs att föra protokoll för mötet
§ 3 Val av justeringsman
Ove Hedberg utsågs att jämte ordförande justera protokollet
§ 4 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes
§ 5 Information om Masterplan Acke och Robert Olsson
AG visade att förhandlingarna med entreprenören var inne i ett slutskede. Förhoppningen är vara klar innan jul. Acke och Robert har en handlingsplan som de följer.
§ 6 Ekonomisk månadsrapport
KS, redogjorde för det ekonomiska läget. Av den totala extra avgiften på 1,3 milj kr fattas det
200 000kr. En påminnelse skickas u t i dagarna. Totalt UGK och Håmö AB så är resultatet positivt. En förenklad uppföljning och vad som ska följas upp ligger högt på prioriteringslistan.
§ 7 Information klubbchefen CS och ordf.
CS informerade om sponsorverksamheten. På frågan om vi ska öronmärka vissa pengar till junior och elit beslutade styrelsen att bordlägga frågan till nästa möte.
Ordförande informerade om att, Marianne Stålberg har en uppsägningstid på 6 månader och att Anns slutlön ännu ej är utbetald. EW kontaktar arbetsgivarorganisationen om förfarandet.
Avtalen med entreprenörerna är så gott som klara CS kommer att ansvara för receptionen
Golfturistkampanj från golfförbundet om att kunna boka både golf och boende i GIT.
§ 8 Anmälan övriga frågor
OH, ett möte med idrottskommittén efterlystes CS, greenfeavgifter 2010
CS, julklappar till personalen
§ 9 Föregående protokoll
Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 10 Arvoden för 2010 och organisation
Styrelsen beslutade att anta AL förslag om arvoden med tillägg att även Bankommittén och Regel- &
Hcp-kommittén ska har samma arvoden som övriga kommittéer. Bilaga 1.
Styrelsen beslutade att UGK:s personal har rätt till golfspel på UGK:s banor enligt bilaga 2
UGK är ägare till anläggningen och köper tjänster av Håmö AB. 2010 kommer att bli ett referensår.
Det gäller att skynda långsamt. VD har personalansvaret. Beslutades att alla avtal ska ligga i AB. Ett styrelsemöte i början på januari bara för att diskutera och besluta om organisationen.
§ 11 Ekonomi
BS, kassaflödet som gjordes i början på sommaren stämmer bra än så länge.
§ 12 Budget kommittéerna
Samtliga kommittéer har lämnat budget och verksamhetsberättelser. Ordförandena ska kallas till ett möte i januari.
§ 13 Medlemsstrategi, LS
LS redogjorde för hur vår framtida medlemsstrategi kan komma att se ut.
Styrelsen beslutade att anta LS förslag till medlemsstrategi med några få ändringar. Bilaga 3. Det är viktigt att påpeka att detta måste beslutas på årsmötet, men för att inte tappa mark behöver vi ha en strategi klar redan nu.
Styrelsen beslutade bordlägga frågan om stadgeändring § 13:7, återbetalning av kapitalinsats
§ 14 Inkomna skrivelser
Skrivelse från A Grünewald om ersättning för nerlagt arbete på masterplan.
AG tog över projektet den 1juli mot löfte om ”skälig ersättning”. Något beslut har inte tagits. AG föreslår att han ska få en ersättning beroende på hur mycket han kan tjäna in till klubben under förhandlingarna med golfbaneentreprenören. Detta mot lagd budget.
Styrelsen beslutade att AC får en ersättning motsvarande 10 % på besparat belopp. Det innebär att om AG ”spar” 2 miljoner kr så blir hans ersättning 200 000 kr.
§ 15 Övriga frågor
OH, ett möte med idrottskommittén efterlystes. Förslag att ta det vid mötet den 25 januari CS, greenfeavgifter 2010. CS behöver uppgiften till Svensk Golf
Protokoll nr 14 Upsala Golfklubb
Styrelsemöte 2009-12-07 Sidan 3 av 4
Styrelsen beslutade att uppge greenfeeavgiften till 400 kr vardagar och 500 kr helger. En mer detaljerad greenfee beslutas av årsmötet
CS, julklappar till personalen.
Beslutades att inte dela ut några julklappar till personalen i år.
§ 16 Nästa möte
Ordinarie styrelsemöte hålls den 18 januari kl 18:00 och den 25 januari, samma tid
§ 17 Mötets avslutande
Vid midnatt tackade ordförande samtliga och avslutade mötet
Vid protokollet Justeras Justeras
Roger Ohlsson Erik Winell Ove Hedberg
Beslut
Bilaga1 till styrelseprotokoll 2009-12-07 Upsala Golfklubb
2009-12-07
Ersättningar till UGK:s och Håmö Golf AB:s styrelseledamöter och andra valda funktionärer.
Följande funktionärer omfattas av förslaget
1Ledamöter och suppleanter i UGK:s och Håmö AB:s styrelse, ordförande för
damkommittén, idrottskommittén, seniorkommittén, tävlingskommittén, vardagsgolfen, Bankommittén och Regel-&Hcpkommittén, samtliga nedan benämnda ”förtroendevald”.
Grundläggande princip
Upsala GK är en ideell förening. Ekonomisk ersättning eller arvode utgår inte till den som påtar sig förtroendeuppdrag i klubben eller i dess aktiebolag.
Ersättning för utlägg
Förtroendevald har rätt att av klubben få ersättning för faktiska utlägg och kostnader, dvs utgifter orsakade av uppdraget. Exempel på sådana är: bilersättning för resor i ”tjänsten”
(=skattefri del av statlig reseersättning), utlägg för kostnader för arbetsmaterial, m.m.
Ersättning utbetalas mot inlämnad reseräkning och/eller faktura.
Spel på Upsala GK:s banor
Förtroendevald som betalar stadgeenliga avgifter till Svenska Golfförbundet och är
registrerade i GIT har rätt till spel på Upsala GK:s samtliga golfbanor. Förtroendevald påtar sig därmed ett särskilt ansvar att följa skötsel och utveckling av banorna, komma med förbättringsförslag och på annat sätt bidra till en positiv utveckling klubbens verksamhet.
Annan ersättning
När ekonomisk ersättning av annat slag ska utgå fattas särskilt beslut av styrelsen.
1 Undantag har gjorts för marknadskommittén och för informationskommittén som båda leds av Christer Schenholm. Dessa kommittéer organiserar inte medlemsaktiviteter utan är ”sakinriktade”. Förslagsvis bör de på hemsidan inte redovisas tillsammans med medlemskommittéerna. Kanske ska hemsidan ges en ny ”flik” som benämns ”Styrelse och ledning”. Under denna skulle följande enheter finnas: Styrelse, Kansli,
Marknadskommitté, Informationskommitté, Revisorer. Årsmötes- och styrelseprotokoll skulle kunna få egen flik – Protokoll - under den skulle även styrelsens informationsbrev kunna samlas.
Beslut
Bilaga 2 styrelseprotokoll 2009-12-07 Upsala Golfklubb
2009-10-18
Rätt till golfspel för UGK:s personal.
Följande omfattas av förslaget
Anställda av Upsala GK eller Håmö Golf AB som har en fast eller säsongsbunden
anställning omfattande minst halvtid. Personal med en anställning på minst halvtid i företag med verksamhet förlagd till klubben och som på uppdrag av Upsala GK eller Håmö Golf AB ansvarar för administration, sponsorverksamhet, golfshop, golf-range, golfträning och annan utbildning. Nedan benämns dessa anställda: ”personal”. Om oenighet råder om en anställd ska räknas in i gruppen ”personal” fattas beslut av styrelsen.
Rätt till spel på Upsala GK:s banor
Både personal som betalar stadgeenliga avgifter till Svenska Golfförbundet och är registrerade i GIT och personal som inte är medlem i Svenska Golfförbundet, men som har ”grönt kort” eller på annat sätt dokumenterad golfkompetens, ges rätt till spel på Upsala GK:s samtliga golfbanor.
Personal har därmed ett särskilt ansvar att följa skötsel och utveckling av banorna, komma med förbättringsförslag och på annat sätt bidra till en positiv utveckling klubbens
verksamhet.
Bilaga 3 till styrelseprotokoll 2009‐12‐07
Följebrev till förskottsfakturering
Bifogad finner du den faktura på förskott för medlemsavgiften för 2010 som klubben beslutade om vid sitt extra årsmöte den 1 oktober. Vi redovisar dessutom här styrelsens förslag till medlemsstrategi för 2010 och medlemsavgifter som slutligen skall fastställas vid ordinarie årsmöte i mars.
Medlemsstrategi 2010
Upsala GK lider som många andra golfklubbar i landet av ett vikande medlemsantal och en åldrande medlemskader. Vi har sedan i fjol tappat ca 300 medlemmar men håller oss trots allt, inklusive passiva, just under 2000‐strecket. Vi har också ca 400 medlemmar under 25 år vilket är positivt.
Vi saknar dock medlemmar i åldersgruppen 25 – 40 år och kvinnor i alla åldrar. Detta innebär att vi vill ha fler aktiva medlemmar i den åldern då de flesta har bildat familj och kanske har barn.
Vår strategi under 2010 är att lägga grunden för att avhjälpa dessa brister. Vi vill lägga fundamentet på en stark elit/ungdomsverksamhet, en framgångsrik Business Club, en god ekonomi och på alla er som under 2009 lojalt har medverkat till att vi kunnat ta oss ur krisen. Sedan kanske det viktigaste – en toppanläggning som vi får ta i bruk under 2010.
Marknaden
Ifrån att ha varit en mer ideell verksamhet har golfen blivit en mix av affärsdrivande och ideella klubbar.
Vi jämför oss med de superbanor vi finner i södra Europa och vi förväntar oss att få god service när vi besöker vår klubb. Ideella insatser är mer ovanliga. UGK är i detta sammanhang lite som Friskis och Svettis – vi vill erbjuda våra medlemmar hög kvalitet men samtidigt behålla vår ideella profil.
Vår lokala marknad präglas av hotade golfklubbar och hög konkurrens om spelare. I många klubbar med säljbara spelrätter erbjuds de gratis. Det ryktas också om att banor skall läggas ned.
I detta läge kan vi i Uppsala med omnejd erbjuda en av Mellansveriges bästa anläggningar i en klubb med ekonomin i balans. Vi bygger alltså vidare när klubben står stark.
Erbjudande och avgifter 2010
Enligt information på det extra årsmötet kommer styrelsen att förslå årsmötet en oförändrad avgift för medlemmar under 2010. Förskottsfakturering sker nu i december med betalning senast i januari för att
Bilaga 3 till styrelseprotokoll 2009‐12‐07
klara återbetalning av kapitalinsatsen till de utträdande medlemmarna. Slutfakturering sker efter årsmötet i mars.
Styrelsen har dessutom beslutat om att erbjuda de golfare, som vill spela hos oss men inte vill erlägga kapitalinsats, årliga spelrätter. Vi kommer enligt förslaget att ha maximalt 1900 (idag ca 1850)
Medlemmar som betalt kapitalinsats och maximalt 500 Årsgäster som har betalt en förhöjd årsavgift men ingen kapitalinsats. Medlemmar behåller naturligtvis sin spelrätt från år till år medan årsgästerna betalar avgift och erhåller spelrätt i mån av plats. Kö, som vi räknar med senast från 2011, gäller enbart medlemmar. Den årsgäst som vill garanteras spelrätt det kommande året måste antingen betala sin årsavgift i tid eller bli medlem. Om kön till medlemskap blir stor har vi möjlighet att öka antalet spelrätter för medlemmar och minska antalet årliga spelrätter.
Vi kommer också att ha ett alternativ med medlemskap utan spelrätt som successivt skall ersätta vårt Passiva medlemskap och som ger medlemskap i SGF. Vi hoppas att de passiva medlemmar i UGK som samtidigt är s.k. Greenfeemedlemmar i annan klubb skall finna detta intressant. Det är naturligtvis också öppet för alla andra golfare i Sverige.
I linje med vår strategi att locka fler spelare i familjeåldern kommer vi, i första hand under 2010, att rikta ett erbjudande om ”Prova‐på” för enskilda och familjer. De är mycket förmånliga och gäller, som
namnet säger, under ett första ”prova‐på” år.
Vår avgiftsstruktur kommer att se ut enligt följande:
Avgifter 2010 Medlem Årsgäst
Årsavgift Kapitalinsats Årsavgift
Senior 36 hål 7 dagar 4660 25000 5450
Senior 36 hål 5 dagar 3340 25000 finns ej
Greenfee inkl spelrätt 9 hål. 1690 Inget nyintag finns ej
Senior 9 + 9 hål 2290 12500 2690
Ej spelrätt/medlem SGF 699 699
Juniorrabatt alla kategorier 80% rabatt 0 ‐ 12 år, 60% rabatt 13 ‐ 16 år, 40% rabatt 17 ‐ 20 år Ingen kapitalinsats för medlemmar under 25 år
Prova‐på 36 hål senior 3990
Prova‐på 36 hål familj 5450
Ovanstående förutsätter att Upsala GK:s årsmöte bifaller styrelsens förslag om medlemskap och årsavgifter
Vi kommer också att vända oss till er medlemmar med en önskan om assistans. Det gäller både
”fadderskap” för t.ex. nya familjer, ren rekryteringshjälp och annat.
Beslutsprocessen
Enligt våra stadgar skall budget och därmed medlemsavgifter beslutas av årsmötet. De oförändrade medlemsavgifterna enligt ovan har styrelsen informerat om på det extra årsmötet och vi förutsätter att det ordinarie årsmötet beslutar i enlighet med dessa. Avgifterna till våra Årsgäster ligger i den dagliga affärsverksamheten, varför de beslutats inom ramen för styrelsen arbete. Detta gör att vi redan nu kan erbjuda Uppsala med omnejd mycket intressanta spelalternativ.
Bilaga 3 till styrelseprotokoll 2009‐12‐07
Strategin enligt ovan införs på prov under 2010 och kommer att föreläggas årsmötet i höst för slutligt avgörande. Vi kommer också att föreslå årsmötet i mars att ändra stadgarna och förlägga beslut om budget och årsavgifter till ett ordinarie höstårsmöte.
Styrelsen önskar alla UGK golfare en God Jul och ett Gott Nytt År
