Projektmetodik
Andreas Lenshof
Institutionen för Biomedicinsk Teknik Lunds Universitet
Agenda
• Teamet
• Projektstrukturen
• Projektplanen
• Projektorganisationen
Teamet
Vad stärker teamet? Vad försvagar det?
Teamet
Vad stärker teamet? Vad försvagar det?
• Oberoende
• Lär varandra
• Engagemang
• Självorganisering
• Förtroende
• Samarbete
• Samma mål
• Misstro
• Egen agenda
• Oengagemang
• Styrande
• Olika mål
Teamet
• Kommunicera
• Lösa problem
• Hantera konflikter
• Ge och ta feedback
• Lyssna
• Leva sig in i andras situation
• Uppfatta betydelsen av värderingar och normer
Vad kännetecknar ett framgångsrikt team?
Projektstrukturen
Ref. Lööw, Att leda och arbeta i projekt, Liber, 2003
Projektplanen
1. Bakgrund/syfte/mål 2. Avgränsningar
3. Åtgärds- /resursplanering 4. Tidsplanering
5. Projektorganisation
6. Information / förankring
Projektplanen
Bakgrund / syfte / mål
Bakgrund
• Behov
• Problem
• Tidigare utredningar
• Resultat av eventuell förstudie
• Intressent analys
• Riskanalys
• Varför idén till projektet väcktes
Syfte
• Vilken avsikt/ändamål har projketet
• Varför det skall genomföras
Projektplanen
Bakgrund / syfte / mål
Milstolpar
• Förstudie
• Informationsinsamling
• Projektplan
• Bearbetning / analys
• Förslag / åtgärder
• Start och genomförande
• Presentation av resultat
• Information och förankring
• Uppföljning / utvärdering
Avgränsningar
• Avgränsa milstolparna och projektet så att det inte ”flyter ut” och bli ohanterligt
• Fallgrop: Nya spännande mål som tillkommer vilket kan sluta i ett
”evighetsprojekt”
Åtgärds- / resursplanering
• Budget
• Hur har ni koll på hur mycket pengar ni bränt?
• Hela gruppen? Projektledaren?
• Resurser
• Vem ansvarar för vad?
Tidsplanering
• aktiviteterna många gånger är beroende av varandra
• de förenklar samplanering med andra aktiviteter
• de skall följas upp
• det gör det lättare att fördela resurser
• de är pådrivande
• de ger överskådlig information
• en genomtänkt tidsplanering gör det lättare att sälja in idéer Tidsplaner använd för att:
Tidsplanering
Förberedelse inför att göra en tidsplan
1. Börja med att bestämma starttid, sluttid och uppföljning för projektet.
2. Bedöm vilka tidsmått som krävs (veckor, månader etc.) 3. Skriv ned vilka aktiviteter som skall göras.
4. Gör klart för er vilka aktiviteter som är beroende av varandra (gärna innan ni skriver ned dem), för att få dem i rätt ordningsföljd.
5. Skriv ned de fasta tidpunkter som ni redan känner till. Oftast lättast att börja med den tidpunkt projektet skall vara färdigt och jobba sig bakåt.
6. Markera tider som kommer räknas bort vad gäller arbetstimmar, t. ex. jul, påsk, tentor etc.
Tidsplanering
Tidsestimering
Estimera genom att jämföra
• Jämför projektet med andra projekt
– ”Detta delmomentet är som det där momentet, så estimatet bör vara samma.”
• Om du inte kan estimera en uppgift är den för stor
Tidsplanering
Tidsestimering
Estimat ger oss en bild av
• Hur mycket arbete hinner vi utföra på en viss tid?
• Hur mycket har vi utfört?
• Hur mycket har vi framför oss?
• Olika sätt att estimera är poäng, tid och t-shirtstorlek.
Tidsplanering
Tidsestimering
• Uppgifter behöver vara nedbrutna i detalj
• Krävs att man gjort någonting liknande för att kunna ge ett estimat
• Påverkas av
– Hur svår den är
– Hur omfattande den är
• I timmar eller dagar
Tidsplanering
Tidsestimering
Nedbrytning
• Nedbrytning av ett moment till mindre delmoment eller uppgifter
• Ibland mycket användbart
• Alltför omfattande nedbrytning kan skapa problem
Tidsplanering
Tidsestimering
T-shirtstorlek
• Uppgiftens ”storlek” är S, M eller L (eller XXXL)
• Påverkas av
– Hur svår den är
– Hur omfattande den är
• Snabbt sätt att jämföra uppgifter
• Se till att en enskild gruppmedlem inte får en orimligt hög arbetsbörda (jmf med andra)
Tidsplanering
Arbetsfördelning
Gruppmedlem Runda 1 Runda 2
Anders 3 5
Viveka 8 5
Lars 2 5
Ylva 5 8
Tidsplanering
Gantt-schema
Projektorganisationen
• Styrgrupp
• Projektledare
• Projektdeltagare
• Referensgrupp
Styrgrupp
Projektledare
Projektgrupp
Referensgrupp
Arbets- grupp
Arbets- grupp
Arbets- grupp
Projektorganisationen
Styrgrupp/Ledningsgrupp
• Definierar målsättningen
• Anger ramar och förutsättningar
• Godkänner tidsplaner och resursfördelning
• Godkänner ändringar av dessa
Projektorganisationen
Projektledare
• Leder och fördelar arbetet
• Gör aktivitets- /tids- /resursplan
• Avrapporterar till styrgrupp
• Informerar
• Driver på
Projektorganisationen
Projektdeltagare
• Sköter det löpande arbetet
• Sköter detaljbesluten
• Svarar för att uppgjorda planer hålls
• Förankrar och stämmer av arbetet i linjeorganisationen
• Kan tillsätta arbetsgrupper
Projektorganisationen
Referensgrupp
• Ska få kontinuerlig information
• Fungerar som rådgivare
Sammanfattning
