INTERN STYRNING OCH KONTROLL. - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

(1)

(2)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016

INTERN STYRNING OCH KONTROLL

VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN

-

Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

Kund

(3)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Vård- och omsorgsnämnden Lidköping

Innehåll

1. Inledning ... 2

1.1. Bakgrund ... 2

1.2. Syfte ... 3

1.3. Kontrollmål ... 3

1.4. Avgränsning och metod ... 3

1.5. Resultat ... 4

1.6. Bedömning ... 5

Bilaga 1 och 2 – Enkätresultat och lämnade kommentarer

(4)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande gransk- ning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna

Målsättning med interna kontrollen

Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja



att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intres- senters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige



att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt



att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering

Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroen- dekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett nega- tivt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter.

Konsekvenser

Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verk- samhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drab- bas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar.

Viktiga förutsättningar

Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande ”styr- och kontroll- miljö”. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar.

Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen.

En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktivite- ter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exem- pel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga.

För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk upp- följning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser).

Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka

förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?).

Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer.

(5)

1.2. Syfte

Granskningen syftar till att:

Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge un- derlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete.

1.3. Kontrollmål

Kontrollområden.

Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö?

Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet?

Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)?

Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning?

För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport.

1.4. Avgränsning och metod

Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll).

Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsal- ternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort.

I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen.

Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi till-

sammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation

redovisat resultatet för vård och omsorgsnämnden.

(6)

2. Resultat

Resultatet av webbenkäten för vård- och omsorgsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 16 förtroendevalda i nämnden och 38 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i vård- och omsorgsnämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer.

För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svag- aste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer

Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat.

bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd

stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering

Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker

Kontrollaktiviteter ekonomi

Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner

Värdegrunder och etiska värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och

ansvar

Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Områden som omfattats

Vård- och omsorgsnämnd

(7)

3. Bedömning

Vård- och omsorgsnämndens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort behov av ytterligare analys och åtgärder. Ligger an- svaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att vård- och omsorgsnämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och sina egna kunder påverkas av noterade brister.

Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken

som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad

handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för Vård- och om-

sorgsnämnden.

(8)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

BILAGA 1

Vård- och omsorgsnämnd

NÄMND Vård- och omsorgsnämnd

Mål och övergripande styr -

och kontrollmiljö Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av

risker

Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner Värdegrunder och etiska

värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Vård- och omsorgsnämnd

Områden som omfattats

(9)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Vård- och omsorgsnämnd

Kommunicerade krav och mål

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så

att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet.

Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt.

TjänstemänFörtroendevald

(10)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Kunskap om lagar och regler

Värdegrunder och etiska värderingar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den

verksamhet jag arbetar inom:

Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden

(11)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Kompetensförsörjning

Vård- och omsorgsnämnd

Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska

vara delaktig:

Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas

av tjänstemännen

(12)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Rapportering och uppföljning

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till

oss i nämnden

De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett

tillfredställande sätt ?

Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och

uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

(13)

Risk och kvalitetsarbete

Analyser och hantering av risker

Aanalys av IT -relaterade risker

Analyser av IT-relaterade risker

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd

Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende

nämndens/styrelsens interna kontrollplan

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika

risker och hur de ska hanteras

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss.

Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till…

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

(14)

Risk och kvalitetsarbete

Kvalitetsarbete och förbättringsarbete

Risker i omvärlden

Risker för oegentligheter

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika

intressenters krav

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt

TjänstemänTjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör

(15)

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter ekonomi

Förebygga o upptäcka

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter

att utbetalningar gjorts.

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

(16)

Kommunikation och information

Kommunikation

Extern och intern information

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året.

Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i…

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i

tillräcklig omfattning

Tjänstemän

(17)

Uppföljning och utvärdering

Utvärderingar och avvikelser

Jämförelser med andra

Uppföljning av kvalitetsarbetet

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till

motsvarande verksamheter i andra kommuner

Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i

andra kommuner

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete

(18)

Åtta av de starkaste visas

Frågor med starkare resultat

Förtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden

Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra

sätt till oss i nämnden

Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras

De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga

(19)

Frågor med starkare resultat

Åtta av de starkaste visas

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller…

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet…

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på…

Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/

genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur…

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och…

(20)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Förtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda

Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett

aktivt och bra sätt.

Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

(21)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna

till och förstå)

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan

påverka den verksamhet jag arbetar inom

Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till

motsvarande verksamheter i andra kommuner

(22)

Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar

1 1,5 2 2,5 3 3,5 4

Analyser och hantering av risker

IT-relaterade risker

Kommunicerade krav,mål Kommunikation

Kunskap om lagar och regler

Kvalitetsarbetet

Tydlighet i roller och ansvar

Utvärderingar och avvikelser Uppföljning av rutiner

Uppföljning av kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Värdegrunder och etiska värderingar Extern och intern information

Kontrollaktiviteter ekonomi Förebygga o upptäcka

Risker i omvärlden Rapportering och uppföljning

Risker för oegentligheter

Kompetensförsörjning

Vård- och omsorgsnämnd

Alla i kommunen Vård- och omsorgsnämnd

(23)

(24)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

Bilaga 2

Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde)

2016-06-14

____________Vård- och omsorgsnämnd

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 ^T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

Arbetar med ett ngt justerat uppdrag där nivån på uppdraget och nivån på tillgängliga resurser inte ännu har samfasats.

Arbetar med äldreomsorg och med den stigande åldersutvecklingen behöver verksamheten utvidgas de kommande åren, och i takt med det även resurserna för verksamheten.

Budgeten överskrids. Väldigt låg bemanning, behöver ses över.

har ej samma personal täthet vardag som helg.

(25)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

Vår verksamhet får inte täckning i ram för känd volymutveckling och dessutom effektiviseringskrav. Vet redan vid årets ingång att 2016 kommer bli mycket kärvt.

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra

Det finns policies som varit med mycket länge och som kanske skulle behöva revideras.

Policies och riktlinjer som finns publicerade på intranätet kan ibland

"gamla" datum. Borde ha mer

regelbunden revidering eller åtminstone framgå av dokumenten hur ofta

dokumentet gås igenom.

Det är för många av ovanstående.

Ibland svåra att hitta. Det är många att hålla reda på.

(26)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra

Jag tycker att det finns tillräckligt med dokument av detta slag, problemet är efterlevnaden av dokumenten.

Om frågan även inkluderar de rutiner som finns, så finns det många och de finns på många olika ställen beroende på vem som skrivit rutinen. Svårt att hålla reda på alla.

Otydliga, finns på flera ställen på intranät.

Vi ska vara en arbetsgivare men stora skillnader finns. Ofta är våra dokument dåligt uppdaterade

Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade.

(Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå)

Den stora mängden gör detta komplicerat.

Då vi har många olika riktlinjer och policys inom flera områden är det svårt att hinna med att hålla sig uppdaterad och vidare informera om dem.

Här handlar det väl alltid om att få medarbetare intresserade och hinna ha dialog kring dessa övergripande men viktiga frågor.

(27)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade.

(Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå)

Jag upplever att det är många dokument som produceras som det är alldeles för dålig kännedom om av de som faktiskt ser till kommunens verksamheter flyter på och levererar god samhällsservice. För stort glapp mellan verksam heter i skarpt läge och ledning. Det finns också en övertro på riktlinjer och policies från oss som arbetar administrativt. Dokumenten är ofta för Kommunicering är svårt - mycket

information, många mail, behöver hitta en annan strategi i detta och det försöker vi utveckla

Ofta kommer nyheter ut på intranätet.

Tyvärr missar många att läsa. Dokument finns på flera ställen på nätet. Ex vad gäller gåvor

Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet.

Det finns verksamhetsplaner,

handlingsplaner, uppfölningsuppdrag, uppföljningsdialog.

Versamhetsplan fattas men tanken är att detta ska tas fram under 2016

(28)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Har en resultatstyrd budget

Som relativt ny har jag inte exakt koll på strukturen - i vilken ordning pratar man med vem.

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument

Finns vana att leta på intranät! :)

Inte alla, en del gamla som fortfarande gäller är svåra att få tag i.

Kan ibland vara svårt att hitta på Intranätet

(29)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument

Svåra att hitta vilket tar tid.

Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad

Den skulle med fördel vara längre än ettårig. Idag är den förvisso 3 årig, men egentligen handlar det bara om

kommande år.

Är relativt nyanställd men upplevt tydlighet från kommunens huvudsakliga företrädare

Förtroendevald Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Hänvisar till mitt föregående svar. Frågor och problem m.m. Diskuteras men mitt intryck är att AU har diskuterat problemen först och har ett förslag som oftast tas av nämnden

Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda

Svält bland vårdtagarna redovisas inte.

Läkemedelshanteringen får allvarliga anmärkningar. Farmaceutisk kompetens bör finnas i vårdteamet.

Utöver statens och

kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt.

Som regel är de flesta frågor behandlade i AU och ett förslag till beslut från A U blir för det mesta nämndens beslut. Det är få tillfällen då AU förslag till beslut ändras.

(30)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kunskapomlagarochregler Tjänstemän

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Jag kan vid de tillfälle jag är osäker alltid få info vad som gäller, oftast av min närmsta chef. Jag ser inte detta som något problem.

Är ny som ec och har inte allt klart för mig

Tydlighetirollerochansvar Tjänstem än

Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig:

Finns många som har synpunkter på enhetens uppdrag och uppfyllelsegrad.

Ofta fattas beslut utan information. Du får i efterhand ta konsekvensen med din personal

Behovet av administrativt stöd till chefer ser mycket olika ut. Jag för min del lägger mycket tid på administrativa

arbetsuppgifter för att verksamheten ska fungera, den tiden skulle jag hellre vilja använda till att coacha min personal så vi når verksamhetsmålen än bättre.

(31)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Tydlighetirollerochansvar Tjänstemän Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Ibland vågar inte den chef som har mandatet att ta det pga förvaltningschef

Kan ibland tycka att det behöver bli ett ännu tydligare kund/brukarfokus så diskussionen om vilken organisation som ska vara ansvarig inte ens ska behöva komma upp till diskussion

Nya befattningar är svårare då

arbetsrollen inte tydligt satta sig ännu - det kommer efter ett par månader

Vi har längre till beslut, Allt fler beslut flyttas till förvaltningsnivå

(32)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Värdegrunderochetiskavärderingar Tjänstemän Värdegrunder (etiska värderingar,

"uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom:

Detta är vi i det stora hela duktiga på, alla vet sedan har kanske inte alla förmågan att klara ett bra bemötande.

Något varje enhet kontinuerligt måste arbeta med.

återigen svarar jag att det viktigaste måste vara att efterlevnaden av våra dokument sker på alla nivåer i kommunen. Ett gott bemötande måste gälla alla, helt enkelt

"vett och etikett".

Rapporteringochuppföljning Tjänstemän Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

skulle kunna utvecklas.

Tiden begränsar.

(33)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Rapporteringochuppföljning Tjänstemän Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Uppföljning är ju alltid lite svårt och ibland eftersatt men i det stora hela fungerar det bra.

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra

Det går att göra mer men den är tillräcklig.

Som sagt relativt ny. Uppföljningen kan för min del bli tydligare.

Kompetensförsörjning Tjänstemän I vår verksamhet klarar vi den dagliga

"kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Blir allt svårare.

Det förekommer medarbetare som är tillfälliga och som inte har erforderlig utbildning. De får

internutbildning/introduktion givetvis. Men dessa har inte "full" kompetens givetvis.

(34)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kompetensförsörjning Tjänstemän I vår verksamhet klarar vi den dagliga

"kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Inom vissa yrken är det tidvis brist på rätt kompetens.

Tyvärr så har vi ont om vikerier. I det nya heltidsprojektet tror man att alla kan arbeta överallt vilket är en omöjlighet.

Olika arbetsplatser kräver olika

kompetens. När man inte får möjlighet att lära sig nya arbeten utan slängs in tappar man kompetens och krav. Detta påverkar ordinarie personal samt inte minst vårdtagare

Vi har kompetent personal men inte tillräckligt med personal.

VoO - behöver utbildad personal och det finns inte i den omfattningen som behövs alla gånger

Riskerochförbättringsarbete Analyserochhanteringavrisker Tjänstemän Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska

reduceras/hanteras

Finns en hel del lagar som styr arbetet HSL, SoL, LSS, LAS, ATL mm. rutiner och verksamhetssystem är stöd för att bevaka detta

(35)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Riskerochförbättringsarbete Analyserochhanteringavrisker Tjänstemän Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska

reduceras/hanteras

I samband med avvikelser i verksamheten görs risk- och händelseanalyser för att förhindra att händelsen upprepas.

Kan alltid bli bättre

Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan

Delaktigheten finns längre upp i organisationen

Ingen del som jag vet att jag deltagit i eller hört om.

IT-relateraderisker Tjänstemän Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

Det är nog vanligt att man förväntar sig att IT-delen bara ska fungera och hänga med. Detta bör vi nog tänka på samtidigt som en del uppgraderingar av våra IT- program förändrar och påverkar vår vardag där ibland information kan saknas ut till användarna.

Kvalitetsarbetet temän

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav

Ofta vill man lösa förvaltningens problem.

(36)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Riskerochförbättringsarbete Kvalitetsarbetet Tjänstemän

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters

förbättringsförslag/synpunkter/klagomål /etc på ett bra sätt

Det är vi duktiga på

Vi får in för få synpunkter vilket beror på brister hos medarbetare att fånga upp synpunkter samt att IT-stödet där inrapportering ska ske upplevs omständligt.

Riskeriomvärlden Tjänstemän

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

Tror vi kan bli bättre här bara med tanke på höstens händelser med flyktingström som påverkar samtliga delar i kommuns arbete.

Vi gör det för sällan och på ett ytligt plan

Kontroll aktiviteter Kontrollaktivit eterekonomi Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts.

Brist på tid och stort ansvarsområde gör att det kan brista i att allt görs på rätt sätt.

(37)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteterekonomi Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts.

Vet vart jag kan vända mig om jag skulle vara osäker.

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Har tidigare arbetat som EC så detta har jag koll på även om jag inte arbetar med det nu

Något man fått lära sig mycket själv.

(38)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Tjänstemän Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Som sagt relativt ny och lär mig allteftersom vad som gäller i denna organisation.

Förebyggaoupptäcka Tjänstemän

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

Finns en hel del rutiner inom vår

verksamhet, ingenting kan vara helt felfritt när människor är iblandade.

Kan alltid bli bättre

Informationochkommunikation Kommunikation Tjänstemän

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året.

Beror även på hur chefen tar till sig info, synpunkter osv

Externochintern information Tjänstemän De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa

system är lättförståeliga, korrekta och aktuella

Inom vissa system är administrationen av grunduppgifterna inom systemet inte tillräckligt ordnad. Detta leder till att det inte är överensstämmelse mellan olika system, trots att de borde vara det. Man kan således se en sak i ett system och något annat i system nr 2. Detta

undergräver i viss mån trovärdigheten och systemens förmåga. Grunden är dock Snabba förändringar sker utan att vi fått information el utb. För många system man ständigt ska lära sig samt förändringar.

(39)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Informationochkommunikation Externochintern information Tjänstemän De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa

system är lättförståeliga, korrekta och aktuella

Svårt ibland att hitta dokument på intranät, sökfunktionen hittar inte alltid så rätt.

Saker ändras och upplevs ju otydligt till en början. men rutiner saknas inte!!

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den

verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål

Framkommer givetvis på arbetsplatsträffar.

Jag kan ibland uppleva att förändringar o direktiv som kommer uppifrån tas för givet att vi får till. Tänker specifikt på tex dokumentation/genomförandeplansföränd ringar som jag upplevt att jag inte fått tydligt till mig vad som gäller. Arbetet med detta upplever jag har skett på ett otydligt sätt. Har ofta fått till mig förändringar sporadiskt/i förbifarten genom kollegor.

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt

Gäller att kunna alla system för att klara av det. Risk för fel pga detta.

Har ingen egen ekonomi - ingen egen budget

Tillgång finns, tid att lära sig finns det mindre av tyvärr. Har i stort grepp om utvecklingen.

(40)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Informationochkommunikation Externochintern information Tjänstemän Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

En del "kunder" upplever en viss

otillgänglighet. Finns ibland en förväntan som vi inte kan uppnå och behöver kunna kommunicera och förklara att det är så.

Information är alltid svårt och man når aldrig alla.

Vi försöker, men det är en svår uppgift, om möjlig.

Uppföljning Uppföljningavrutiner Tjänstemän Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt

Tiden begränsar och ibland kunskap om vad som ska följas. För mycket av allt detta.

är relativt ny på arbetsplatsen

Uppföljningav kvalitetsarbetet Förtroendevald Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete

Området Funktionshinderområdet kan förbättras i detta avseende

(41)

Vård- och omsorgsnämnd

Kommentarer

Uppföljning Jämförelsermedandra Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner

Får viss information via närverksträffar

Skulle kunna utveckla omvärldsbevakningen.

Tex är statistik inte alltid rätt att jämföra när det inte är helt tydliga riktlinjer hur man ska mäta, eller räkna. Då ger inte

statistiken en sann bild av det man mäter när alla gör olika i datainsamlingen.

Tyvärr finns det få möjligheter att gå utanför sin egen sektor. Vi ser sällan utanför vår egen organisation

Övrigt Övrigakom Tjänstemän Övriga synpunkter och förslag Det går fort att förändra men det tar lång tid att återställa

Lidköping är en mycket trevlig kommun att arbeta i! :)