Känslighetsanalys och begränsad rationalitet: Hur använder företag känslighetsanalyser i beslutsprocessen vid investeringar?

KÄNSLIGHETSANALYS OCH BEGRÄNSAD RATIONALITET

Hur använder företag

känslighetsanalyser i beslutsprocessen vid investeringar?

SENSITIVITY ANALYSIS AND BOUNDED RATIONALITY

How do companies use sensitivity

analysis in the decision-making process when investing?

Examensarbete inom huvudområdet Företagsekonomi

Grundnivå 15 Högskolepoäng Vårtermin 2020

Viktor Gustafson Peter Hedén

Handledare: Fredrik Lundell Examinator: Henrik Linderoth

Känslighetsanalys och begränsad rationalitet

Examensrapport inlämnad av Viktor Gustafson och Peter Hedén till Högskolan i Skövde, för Kandidatexamen (BSc) vid Institutionen för handel och företagande.

2020-09-07

Härmed intygas att allt material i denna rapport, vilket inte är vårt eget, har blivit tydligt iden- tifierat och att inget material är inkluderat som tidigare använts för erhållande av annan exa- men.

Signerat:

Först och främst vill vi tacka alla från Mio som deltog i denna studie. Vi är så tacksamma att ni tog er tid för oss och det var fantastiskt spännande att få lyssna på er. Vi vill också tacka alla våra nära och kära som har stått ut med våra entusiastiska diskussioner om arbetet och all

den tid som har lagts ned på detta. Slutligen vill vi tacka vår handledare Fredrik Lundell för hans stöd under arbetets gång.

Alla företag har – från tid till annan – någon form av investeringar i sin verksamhet. För att utvärdera olika investeringsalternativ används investeringskalkyleringar, men de bakomlig- gande antaganden som görs vid dessa kalkyler är präglade av osäkerhet då ingen kan sia om framtidens utfall. Ett verktyg som kan användas för att hantera denna osäkerhet är känslighets- analys.

Det finns många studier gjorda om känslighetsanalyser, men nästan alla följer en rationell an- sats och tar sällan hänsyn till den begränsade rationella människan som står bakom analyserna.

Syftet med denna studie är att analysera hur företag använder sig av känslighetsanalys i sam- band med investeringsbeslut, oavsett om de förhåller sig till den rationella ansatsen eller inte.

Studien har därför genomförts med intervjuer för att kunna uppnå detta syfte.

Studien visar på att det finns viktiga faktorer som gör att känslighetsanalysens roll och använ- dande inför investeringsbeslut skiljer sig åt i de intervjuer vi gjort. Faktorerna som denna studie har tagit hänsyn till är hur ägarstrukturen ser ut, vilka typer av investeringar som görs och organisationens tolkningsprocess av omgivningen. Genom vår analysmodell hoppas vi kunna visa på varför behovet och utförandet av känslighetsanalysen ser ut som det gör, men även ge en förståelse för varför den skiljer sig åt mellan olika företag.

Nyckelord: Känslighetsanalys, Riskhantering, Investeringsbeslut, Beslutsteorier, Menings- skapande, Begränsad rationalitet.

All companies have some form of investment in their business. To evaluate different invest- ment options, they will use some form of capital budgeting techniques. However, the underly- ing assumptions made in these calculations are characterized by uncertainty, as no one can predict the outcome of the future. One tool that can be used to deal with this uncertainty is sensitivity analysis.

There have been many studies done on the subject of sensitivity analysis. But almost all of them follow a rational approach and rarely consider the limited rational person behind these analyses. The purpose of this study is to analyse how companies use sensitivity analysis for investment decisions, regardless of whether they relate to the rational approach or not. This study was therefore conducted with interviews to be able to achieve this purpose.

This study shows that there are important factors that change the sensitivity analysis purpose and how it is used for investments decisions in the interviews that we have done. The factors this study will take into account are company structures, types of investments and how organ- izations manage their interpretation process of their environment. Through our analysis model we hope to show why the need and implementation of sensitivity analysis looks the way it does and provide an understanding of why it differs between companies.

Keywords: Sensitivity analysis, Risk management, Investment decision, Decision theories, Sense-making, Bounded rationality

Förord... 1

Sammanfattning ... 2

Abstract ... 3

Innehållsförteckning ... 4

1. INLEDNING ... 8

1.1 Problembakgrund ... 8

1.2 Problemdiskussion ... 10

1.3 Problemformulering ... 11

1.4 Syfte ... 11

2. METOD ... 12

2.1 Metodval ... 12

2.2 Litteraturundersökning ... 13

2.3 Datainsamling ... 13

2.4 Urval Intervjupersoner ... 13

2.5 Intervjuns uppbyggnad ... 14

2.6 Etiska Reflektioner ... 15

2.7 Tillförlitlighet och trovärdighetsaspekter ... 16

2.7.1 Autenticitet ... 16

2.7.2 Pålitlighet ... 16

2.7.3 Träffsäkerhet ... 16

2.7.4 Överförbarhet ... 17

3. TEORETISK REFERENSRAM ... 18

3.1 Utgångspunkter vid investering ... 18

3.1.1 Ekonomistyrning och ansvarsfördelning ... 18

3.1.2 Resursanskaffning ... 19

3.1.3 Investeringssyfte ... 19

3.2 Ägande och Ledning ... 20

3.3 Den rationella ansatsen till investeringsbeslut ... 21

3.3.1 Precisera problem och målsättning ... 21

3.3.2 Alternativ och kartläggning av konsekvenser ... 21

3.3.3 Investeringskalkylering ... 21

3.3.4 Känslighetsanalys ... 22

3.3.5 Slutsats och beslut ... 25

3.5.1 Antaganden om den externa omgivningen ... 28

3.5.2 Organisationens intrång i omgivningen ... 28

3.5.3 Insamling av data ... 29

3.5.4 Tolkningsprocessen ... 29

3.5.5 Strategi ... 29

3.5.6 Organisationer och beslutsprocesser ... 31

3.5.7 Oriktade ... 32

3.5.8 Lanserande ... 32

3.5.9 Betingade ... 32

3.5.10 Upptäckare ... 33

3.6 Analysmodell ... 33

4. EMPIRI ... 35

4.1 Intervju med CAO ... 35

4.1.1 Processen vid investeringsbeslut ... 35

4.1.2 Känslighetsanalys ... 36

4.1.3 Identifiera variablernas ekonomiska påverkan ... 37

4.1.4 Skapa en känslighetsmodell ... 37

4.1.5 Identifiera känslighetsvariabler ... 37

4.1.6 Alternativgranskning ... 38

4.1.7 Utveckling av känslighetsanalysmodellen... 41

4.2 Intervju med Mindre handlare ... 41

4.2.1 Processen vid investeringsbeslut ... 41

4.2.2 Känslighetsanalys ... 41

4.3 Intervju med Större Mio handlare ... 42

4.3.1 Processen vid investeringsbeslut ... 42

4.3.2 Känslighetsanalys ... 43

5. ANALYS ... 44

5.1 Den rationella ansatsen ... 44

5.2 Känslighetsanalysens roll vid investeringsbeslut ... 44

5.3 Hur känslighetsanalys genomförs i samband med investeringsbeslut ... 46

5.4 Sammanfattning ... 48

6. SLUTSATS OCH DISKUSSION ... 50

6.1 Slutsats ... 50

6.2 Studiens implikationer för forskning och praktik ... 51

7. REFERENSER ... 53

8. BILAGOR ... 56

8.1 Intervjuguide ... 56

8.2 Pessimistiskt Scenario ... 57

8.3 Troligt Scenario ... 60

8.4 Optimistiskt Scenario ... 63

8.5 Individuella reflektioner ... 66

Viktor Gustafson ... 66

Peter Hedén ... 67

1. INLEDNING

___________________________________________________________________________

Detta kapitel kommer att introducera studiens ämne. Kapitlet börjar med en problembakgrund om investeringar generellt och följs av en problemdiskussion som smalnar av ämnet mot käns- lighetsanalys. Slutligen presenteras studiens frågeställning och syfte.

___________________________________________________________________________

1.1 Problembakgrund

Begreppet investering är något som är bekant för de flesta. En allmän definition av begreppet kan beskrivas som ett uppskjutande av konsumtion idag till förmån för konsumtion i framtiden.

För en privatperson kan detta exempelvis innebära att köpa aktier idag för att sedan sälja dessa och åka på en utlandsresa i framtiden (Grubbström & Lundquist, 1996). Inom företagsvärlden definieras investeringar som att uppoffra kapital idag för att få fördelar i framtiden, oftast i form av framtida intäkter (Hargitay & Yu, 2003). Investeringars syfte är då att sätta undan kapital idag för att få mer kapital i framtiden, men det finns ytterligare ett syfte, då investeringar är nödvändiga för ett företags framtida överlevnad. Förr eller senare blir exempelvis maskin- parker utslitna och måste bytas ut (Grubbström & Lundquist, 1996).

Till sin hjälp använder företag tekniker som kallas investeringskalkylering för att utvärdera investeringsprojekt som är värda att fullfölja (Siziba & Hall, 2019). Investeringskalkylering är metoder och tekniker som används för att utvärdera och välja investeringsprojekt. Investerings- kalkylering används av ledningen för att välja ut vilken investering som bedöms ge bäst av- kastning vid en acceptabel risk (Verbeeten, 2006). De sex mest populära investeringskalkyle- ringarna som används är net present value (NPV), internal rate of return (IRR), payback period (PBP), accounting rate of return (ARR), return on investment (ROI) och real option valuation (ROV) (Siziba & Hall, 2019). Investeringskalkyler underlättar investeringsbeslutet för led- ningen genom att exempelvis se de olika alternativens konsekvenser, erhålla ett systematiserat diskussionsunderlag för beslut, ge beslutsprocessen ett lugnare förlopp och skapa kontrollmöj- ligheter (Löfsten, 2002).

Investeringar är alltså en grund för företagstillväxt och expansion (Borgonovo, Gatti & Peccati, 2010). Definitionen för investering i första stycket pekar dock på ett par viktiga egenskaper

hos en investering. Det finns ett tidsavstånd mellan resursuppoffringen och överskottet. Inve- steringen görs i nutid, medan skörden och belöningen av denna görs först i framtiden (Yard, 2001). Det blir då nödvändigt att allokera resurser utan att exakt veta konsekvenserna. Eftersom företagsledningar inte kan se in i framtiden uppstår osäkerhet inför investeringsbeslutet (Bier- man & Smidt, 2012). Osäkerhet innebär att det finns ett gap mellan tillgänglig information och information som krävs för att kunna ta ett beslut. Osäkerhet existerar vid investeringskalkyle- ring eftersom investeringsbeslut är involverade i okända utfall, som på lång sikt är viktiga för företagets överlevnad (Verbeeten, 2006).

På grund av att konsekvenserna sträcker sig långt in i framtiden är investeringsbeslut ofta för- knippade med stor osäkerhet. Stora satsningar kan exempelvis baseras på en förhoppning om fortsatt ökad marknadstillväxt som, om den inte slår in, kan få katastrofala följder. För att kunna tillämpa kalkylmetoder måste antaganden göras som möjliggör beräkningar av exempelvis framtida försäljningsintäkter, produktionskostnader, reparationskostnader och driftkostnader.

Självfallet finns ingen teknik som eliminerar denna osäkerhet och inga garantier kan utfärdas för att konsekvenserna ska bli som antagits vid beslutstillfället (Ljung & Högberg, 1988). Att se på en investering som en enklare uträkning, som diskontering eller en jämförelse mellan omedelbar utbetalning och framtida intäkter, kan grovt förenkla en mycket mer komplex verk- lighet. Detta eftersom det är en chansning för framtiden i form av långsiktiga investeringar som bara kommer kunna återvinnas om prognoserna för lönsamheten realiseras (Sauner‐Leroy, 2004).

Denna brist att kunna förutse framtida händelser och parametrar till en korrekt utvärdering av praktiska värden som behövs för en förberedelse av ett beslut av investeringsprojekt, minskar de realistiska valmöjligheterna inför ett investeringsbeslut. Det är därför nödvändigt att defini- era och lokalisera investeringsbeslutsproblemet i dess verkliga förutsättningar (Jovanović, 1999). Investeringar är dessutom stora strategiska beslut och betydande ekonomiska, mänsk- liga och organisatoriska resurser binder företagets val av investering på medellång till lång sikt (Sauner‐Leroy, 2004). Därför är valet och implementeringen av tekniker för att fatta ett beslut vid stora finansiella åtaganden viktigt (Palliam, 2005).

Vad som kan och bör göras är att analysera osäkerhet i gjorda antaganden och visa hur denna osäkerhet påverkar utfallet av olika alternativ. Om detta ej görs kan presenterade investerings- kalkyler ge intryck av att vara mycket exakta, när de i själva verket kanske är baserade på lösa antaganden och grova uppskattningar. Det är viktigt att inte bli lurad av siffrornas exakthet i

ekonomiska kalkyler och att ifrågasätta de antaganden som döljer sig bakom siffrorna. Ett till- vägagångsätt som beaktar denna osäkerhet som präglar kalkylerna är känslighetsanalys (Ljung

& Högberg, 1988).

1.2 Problemdiskussion

Grovt utryckt är känslighetsanalys en undersökning av hur potentiella förändringar och osäker- heter i variabler inom en modell påverkar ett utfall (Pannell, 1997). Genom att undersöka in- vesteringsutfallet vid förändringar av olika variabler, kan ledningen få insikt i investeringens beteende under olika omständigheter (Hargitay & Yu, 2003). Processen för utforskning av för- ändringen av det beräknade resultatet vid förändring av en eller flera variabler kan underlätta för ledningen att få en uppfattning om hur känslig avkastningen på investeringen är vid föränd- ringar som exempelvis förseningar, ökade utbetalningar eller minskade inbetalningar (Berg- gård, 2018). Visar det sig att investeringen är robust (okänslig för förändringar i variablerna) ger det en säkerhet i att implementera eller rekommendera den. Är den inte robust (känslig för förändringar i variablerna) så kan känslighetsanalysen användas för att indikera hur viktigt det är att göra förändringar (Pannell, 1997).

Känslighetsanalyser svarar alltså på frågor som “hur påverkas utfallet om x sker?” (Hargitay

& Yu, 2003). Även om endast en subjektiv bedömning görs kan denna tankegång vara tillräck- lig för vissa, men en mer strukturerad och sannolikhetsbaserad metod för implementeringen av känslighetsanalys ger beslutsfattaren möjligheten att förbättra dennes uppskattning av investe- ringsbeslutets potentiella påverkan på verksamheten (Ferson & Tucker, 2006).

Det finns omfattande och mångfaldig litteratur om känslighetsanalys, men enligt Pannel (1997) är den befintliga litteraturen begränsad i att den har skrivits med en mycket snäv syn om vad känslighetsanalys är och vad den är användbar för. Detta har också uppmärksammats av för- fattarna till denna studie. Trots att metoderna som används för känslighetsanalyser ofta är unikt utvecklade specialiteter hos organisationer (Ferson & Tucker, 2006), finner vi författare att en stor andel av litteraturen är högst matematisk och teoretisk i sin natur. De verk som har foku- serat på tillämpad metodik har tenderat att följa en mycket komplicerad och rationell ansats, men det har nästan inte varit någon diskussion angående de procedurer och metodfrågor för känslighetsanalys som faktiskt används av organisationer inför ett investeringsbeslut.

1.3 Problemformulering

Vilken roll spelar känslighetsanalys i samband med investeringsbeslut och hur genomförs känslighetsanalyser i praktiken?

1.4 Syfte

Syftet med denna studie är att analysera hur företag använder sig av känslighetsanalys i sam- band med investeringsbeslut. Till skillnad från många tidigare studier inom området är vi in- tresserade av att analysera hur känslighetsanalys faktiskt används, oavsett hur detta förhåller sig till den rationella ansatsen.

2. METOD

___________________________________________________________________________

I detta kapitel presenteras hur studien har genomförts och motivering av metodval. Kapitlet tar upp metodval, litteraturundersökning, datainsamling, urval, intervjuernas uppbyggnad, etiska reflektioner, och slutligen tillförlitlighet och trovärdighetsaspekter.

___________________________________________________________________________

2.1 Metodval

Denna studie kommer att genomföras med en fallstudie, vilket enligt Alvehus (2019) innebär att det studerade fallet är ett avgränsat system med en egen identitet som skiljer sig från om- givningen. Detta är passande för att kunna belysa unika drag hos ett specifikt fall. En fallstudie kan innefatta ett detaljerat studium av exempelvis en organisation, en plats, en person eller specifik händelse (Bryman & Bell, 2017). Anledningen till att vi författare valde att göra en fallstudie var för att vi ville få en inblick i hur känslighetsanalys faktiskt används av företag i praktiken. Enligt Alvehus (2019) utgör fallstudier en möjlighet att skapa realistiska beskriv- ningar av organisatoriska skeenden. Då vi författare är intresserade av hur företag utför käns- lighetsanalyser, oavsett hur detta förhåller sig till den rationella ansatsen, fann vi att en fallstu- die med intervjuer var lämplig.

För att kunna genomföra denna fallstudie och uppnå vårt syfte behövde vi studera företag som använder sig av känslighetsanalyser vid investeringar. Eftersom vi författare kände till att Mio AB använder sig av känslighetsanalyser valdes Mio-kedjan för denna studie. En av författarna har en släktrelation med Mio AB:s Chief administrative officer (hädanefter benämnd CAO), vilket gav god access till intervjupersoner inom Mio-kedjan.

Mio är en detaljhandelskedja för möbler och heminredning. Deras affärsmodell bygger på fran- chisekoncept. Kedjan har i dagsläget 72 butiker varav 14 ägs av Mio AB koncernen, övriga butiker ägs av franchisetagarna och bildar tillsammans Mio-kedjan. Mio AB ägs i sin tur av flertalet franchisetagare. Verksamhetsåret 2018/19 omsatte kedjan 5 109 miljoner kronor.

2.2 Litteraturundersökning

Litteraturen i detta arbete består främst av vetenskapliga artiklar men även av böcker inom riskhantering, investering och beslutsteori. De vetenskapliga artiklarna har sökts från databa- serna ScienceDirekt, Wiley Online Library, Academy of Management och Taylor Francis On- line. Sökmotorn Google Scholar har även använts. För att hitta artiklar som behandlar vårt syfte har dessa sökord använts: Sensitivity analysis, Capital budgeting, Investment, Risk manage- ment, Decision theory, Decision making, Company structure, Agency problems och Sense- making.

2.3 Datainsamling

Datainsamlingen kommer att hämtas från semistrukturerade intervjuer, vilket innebär att endast ett fåtal frågor kommer att planeras i förväg, vars mål är att få intervjupersonen in på ämnet.

Semistrukturerade intervjuer ger respondenten större möjlighet att påverka intervjuns innehåll med sina svar (Alvehus, 2019). Denna intervjustruktur har valts då vi författare ville låta inter- vjupersonerna berätta hur de faktiskt gör och minska risken att leda intervjupersonen mot spe- cifika svar. En enkel intervjuguide användes som fokuserar först på processen vid investerings- beslut generellt och som slutligen går in på känslighetsanalysens del vid investeringsbeslut.

2.4 Urval Intervjupersoner

För att kunna ge en större bild av känslighetsanalysens roll och genomförande har personer med olika befattningar och roller inom kedjan valts ut för denna fallstudie. Detta för att se hur olika beslutsfattare som har olika förutsättningar använder känslighetsanalys.

Strategin för urvalet av intervjupersoner är ett strategiskt urval. Strategiskt urval bygger på principen att välja intervjupersoner baserat på deras relevans för forskningsprojektet och kun- skap eller erfarenhet inom området (Alvehus, 2019). Då CAO arbetar med att utveckla och implementera känslighetsanalysmodeller valdes han som vår första intervjuperson, där två in- tervjuer genomfördes. Den första intervjuns syfte var att få en insikt om Mio-organisationens uppbyggnad och känslighetsanalysens del i den. Den andra intervjuns syfte var att förstå hur de genomför känslighetsanalyser. En risk som kan uppkomma med detta urval kan vara att släktrelationen ger en indirekt påverkan av resultatet. Denna risk tros vara dock låg i detta ämne. För att minska risken leddes intervjun av författaren som inte har denna släktrelation.

Den andra intervjupersonen representerar ett mindre handlarbolag inom Mio-kedjan. Personen valdes för att få inblick av känslighetsanalysens del och genomförande för små företag. Små företag definieras som ett företag med fler än 10 anställda, högst 49 anställda och en årsom- sättning på högst 10 miljoner Euro eller 10 miljoner Euro i balansräkningen (Europeiska kom- missionen. 2003).

Den tredje intervjupersonen representerar ett större handlarbolag inom Mio-kedjan, som dess- utom är ett familjeföretag. Familjeföretag är ett företag som styrs av en familj med avsikt att driva verksamheten mot deras vision, som håller genom flera generationer (Chua, Chrisman &

Sharma, 1999). Detta valdes för att få inblick av känslighetsanalysens del och genomförande för större familjeföretag.

Då urvalet består av företag inom samma bransch kan detta begränsa bilden av användandet av känslighetsanalys i en bredare kontext. Eftersom Mio AB verkar inom detaljhandel för möbler och heminredning kan detta påverka hur de använder känslighetsanalyser jämfört mot andra branscher, då de exempelvis inte har investeringar i maskiner för produktion utan hanterar mer investeringar i fastigheter i form av affärslokaler och lagerlokaler.

2.5 Intervjuns uppbyggnad

Sammanlagt har fyra intervjuer genomförts. De två första intervjuerna var med CAO på Mio AB. Intervjupersonen fick frågan om denne ville se intervjumallen innan intervjun och valde att inte göra detta vid den första intervjun men ville se mallen vid den andra intervjun. Inter- vjuerna gjordes den 31 mars och den 1 april 2020 på Mio AB:s huvudkontor i Tibro. För att säkerställa ackurat material spelades intervjun in i ljudformat för transkribering.

Den tredje intervjun genomfördes med representanten för det mindre handlarbolaget den 23 april 2020. Intervjun var tänkt att ske på plats men fick genomföras via videosamtal då vid denna tid genomlids pandemin Covid-19. Vid intervjun användes intervjuguiden för att få in intervjupersonen i ämnet. Intervjupersonen fick frågan om denne ville se intervjumallen innan intervjun men valde att inte göra detta. För att säkerställa ackurat material spelades intervjun in i videoformat för transkribering.

Den fjärde och sista intervjun genomfördes med representanten för det större handlarbolaget den 24 april 2020. Denna skulle ske via videosamtal men fick övergå till telefonsamtal på grund

av tekniska problem. Intervjupersonen fick frågan om denne ville se intervjumallen innan in- tervjun och valde att göra detta. För att säkerställa ackurat material spelades intervjun in i ljud- format för transkribering.

2.6 Etiska Reflektioner

Denna studie har tagit hänsyn till de forskningsetiska principerna som enligt Lind (2019) grun- dar sig i att vetenskapens och samhällets kunskapsintressen aldrig får påverka de individer som medverkar i en undersökning negativt. Särskild vikt läggs på frivillighet, integritet, konfiden- tialitet och anonymitet.

Frivillighet innebär i detta sammanhang att de som deltar i studien ska veta att deras deltagande är frivilligt och att de har rätt att avbryta om de så önskar (Bryman & Bell, 2017). Alla inter- vjupersoner i denna studie har deltagit frivilligt och blev informerade om att intervjun sker på deras villkor.

För att värna om intervjupersonernas integritet är konfidentialitet viktigt, vilket innebär att per- sonuppgifter hanteras på ett respektfullt sätt och ska förvaras så att obehöriga inte får del av det (Lind, 2019). Allt material som spelats in har därför endast hanterats av oss författare och inget material har delats mellan författarna via internet för att minska risken att obehöriga får tillgång till det.

Anonymitet innebär att intervjupersonernas identitet förblir okända. Då denna fallstudie endast fokuserar på Mio-kedjan är det inte möjligt att utlova fullständig anonymitet, vilket vi författare förklarade för intervjupersonerna innan intervjun. De två fristående handlarna har dock bett om att vara relativt anonyma till den grad som går. Därför har vi författare valt att benämna dem endast som större och mindre handlare och tar inte upp information som exempelvis kön, ålder eller geografiskt läge på butiker. CAO hade ingen önskan om att få vara anonym.

2.7 Tillförlitlighet och trovärdighetsaspekter

Ett problem med fallstudier är att de är svåra att replikera. För att denna studie ska bli så pålitlig som möjligt kommer hänsyn tas till autenticitet, pålitlighet, träffsäkerhet och överförbarhet.

Enligt Lind (2019) innebär autenticitet att information återges på ett korrekt sätt, pålitlighet att utomstående kan bedöma de procedurer som använts och träffsäkerhet innebär att underlaget ger relevant kunskap om de fenomen som forskaren studerar. Enligt Bryman och Bell (2013) innebär överförbarhet i vilken utsträckning resultaten kan generaliseras till andra sociala mil- jöer och situationer.

2.7.1 Autenticitet

Efter intervjuerna gjordes transkribering av de inspelade intervjuerna. För att få en så korrekt återgivning som möjligt gick transkriberingen igenom tre steg. En författare transkriberade hela intervjun själv, för att sedan lyssna igenom och korrigera materialet. Efter detta fick den andra författaren kontrollera och korrigera intervjun. Detta gjordes för att få en så korrekt återgivning som möjligt. När empirikapitlet sedan skrevs satt båda författarna tillsammans och kontrolle- rade att allting återgetts så korrekt som möjligt.

2.7.2 Pålitlighet

Pålitlighet säkerställs enligt Bryman och Bell (2013) genom en fullständig och tillgänglig re- dogörelse av alla faser av forskningsprocessen. För att uppnå pålitlighet har vi som författare beskrivit vår arbetsgång så korrekt som möjligt under metodkapitlet. Vi har även bifogat inter- vjuguiden som användes under intervjuerna. Genom att redogöra för dessa moment anser vi oss beskrivit vår arbetsgång på ett så tydligt och strukturerat sätt som möjligt. För att stärka pålitligheten av arbetet har vår handledare gett oss input och kritik på arbetet, dessutom har tre ekonomstudenter utfört en opponering på denna studie.

2.7.3 Träffsäkerhet

För att se till att underlaget ger relevant kunskap har författarna försökt anpassa frågeställ- ningen utifrån den data som samlats in. Analysen och slutsatsen har även förankrats endast i vår frågeställning, teoretiska referensram och den empiri som presenteras i denna studie.

2.7.4 Överförbarhet

Då fallstudier ofta innefattar ett intensivt studerande av en mindre grupp individer som har vissa gemensamma egenskaper, fokuseras resultaten på det unika som studeras i den aktuella kontexten. Detta kan påverka resultatet och forskarnas uppfattning av olika situationer (Bry- man & Bell, 2013). Då resultatet i vår studie baseras på ett mindre antal personer i en viss kontext vid en viss tidpunkt, kan detta medföra svårigheter av överförbarhet till en annan kon- text. Studien är inte en generell utsaga för hur känslighetsanalys används av alla företag, utan kan användas för att få en förståelse för dess roll och hur den används i praktiken i just denna typ av fall. Vi anser att resultaten av vår studie är överförbara till viss del, men likt vad Bryman och Bell (2013) säger har vi gjort avgränsningar och analyserat hur just Mio-kedjan använder sig av känslighetsanalys, vilket bör beaktas vid bedömning av denna fallstudie.

3. TEORETISK REFERENSRAM

___________________________________________________________________________

I detta kapitel presenteras den teoretiska referensramen som kommer användas för att analy- sera empirin som presenteras i nästkommande kapitel. Kapitlet består av: utgångspunkter vid investering, ägande och ledning, den rationella ansatsen till investeringsbeslut, begränsad rat- ionalitet och beslut, sense-making theory och slutligen en analysmodell.

Kapitlet beskriver först utgångspunkter för investeringar och relationen mellan ägare och led- ning, som är en förutsättning för att kunna förstå beslutsfattares hantering av olika typer av investeringssituationer. Därefter gås den rationella ansatsen till investeringsbeslut igenom, där fokus ligger på att sätta in känslighetsanalysen i den process som föregår ett investerings- beslut. Eftersom vårt syfte är att beskriva användandet av känslighetsanalys, oavsett hur detta förehåller sig till den rationella ansatsen, går vi sedan igenom begränsad rationalitet vid in- vesteringsbeslut och sense-making theory. Begränsad rationalitet blir naturligt att ta upp då de antaganden som förutsätts i den rationella ansatsen sällan uppfylls i praktiken. Sense-ma- king theory kommer att användas för att analysera känslighetsanalysens roll och genomfö- rande, då den visar att tidigare erfarenheter och tillgång till information spelar en stor roll för hur beslutsfattaren skapar mening i ett visst investeringsbeslut. I slutet av kapitlet presenterar vi en analysmodell, som dels visar hur det som presenterats i kapitlet förhåller sig till varandra dels hur vi ska använda detta för att analysera vår empiri.

___________________________________________________________________________

3.1 Utgångspunkter vid investering

Investeringar kan klassificeras med utgångspunkt från ekonomistyrning och ansvarsfördelning, resursanskaffning och investeringssyfte.

3.1.1 Ekonomistyrning och ansvarsfördelning

Detta innebär att vem som fattar investeringsbeslutet och vem som ansvarar för dess genomfö- rande och uppföljning påverkar investeringens klassificering. Investeringar kan vara av strate- gisk, taktiskt eller operativ karaktär (Berggård, 2018).

Strategiska investeringar görs för att garantera affärsidéns långsiktiga genomförande. Som ex- empelvis byte eller modernisering av huvudanläggningar och produktutvecklingsprojekt (Berggård, 2018). När beloppen är stora ligger beslutsfattandet oftast på ledningsnivå och sats- ningarna är ofta knutna till företagsövergripande övervägningar (Ax, Johansson & Kullven, 2009).

Taktiska investeringar görs för att skapa konkurrensfördelar och förbättra företagets position gentemot kunder och konkurrenter. Exempelvis effekthöjande investeringar och investeringar i IT, forskning och utveckling och miljö (Berggård, 2018).

Operativa investeringar görs för att kunna genomföra den dagliga verksamheten. Som exem- pelvis investeringar i lastbilar, datorer och kontorsinventarier (Berggård, 2018). För dessa in- vesteringar är den strategiska inriktningen ofta given och beslut tas på en lägre organisatorisk nivå i företaget (Ax, et al 2009).

3.1.2 Resursanskaffning

Klassificering utifrån de fysiska resurserna som har anskaffas kan påverka vilka investerings- kalkyler som används. Olika typer av fysiska resurser kan vara byggnader, maskiner och in- ventarier, mark och markanläggningar, rörelsekapital som råvarulager och färdigvarulager (Berggård, 2018).

3.1.3 Investeringssyfte

Syfte med en investering påverkar vilken kalkylmetod som bör användas. Investeringssyfte kan delas upp i expansionsinvesteringar, kapacitetsbevarande/effektivitetshöjande investe- ringar och övriga investeringar (Berggård, 2018). Expansionsinvesteringars syfte består av ny- investeringar och kapacitetsinvesteringar för att öka företagets verksamhet eller ge möjlighet att producera nya produkter eller tjänster. Dessa är ofta mer osäkra då de har fler variabler som ledningen måste ta hänsyn till (Hamberg, 2001).

Kapacitetbevarande/effektivitetshöjande investeringars syfte är att minska kostnader genom rationaliseringsinvesteringar, kvalitetsinvesteringar och reinvesteringar i form av ersättnings- eller återinvesteringar (Berggård, 2018). Rationaliseringsinvesteringar är ofta många och rela- tivt små med syfte att sänka kostnader genom exempelvis automation eller investering i kring- utrustning. Dessa investeringar har oftast relativt låg osäkerhet och är enkla att beräkna. Kva-

litetsinvesteringars syfte är att höja kvalitén på produkter och vinna konkurrensfördelar (Pers- son & Nilsson, 1999). Reinvesteringar är ofta i linje med organisationens strategi och därmed relativt säkra, vilket gör att de sällan kräver noggranna utvärderingar (Hamberg, 2001).

Övriga investeringar innefattar investeringar inom exempelvis personal, marknad, miljö, orga- nisationsförändringar, process och produktionsutveckling, IT, forskning och utveckling, för- sörjnings och serviceinvesteringar (Berggård, 2018).

3.2 Ägande och Ledning

De företag som drivs av en ledning, där ägare inte ingår, litar i större utsträckning på använd- ningen av interna kontrollsystem för att övervaka företagets verksamhet med fokus på företa- gets tillväxt. Ägarlösa ledningar brukar inte ha samma beteende som ägarna, då de inte har samma intressen i företaget (Daily, & Dollinger, 1993). Enligt Principal-agentteorin uppstår två problem när ägarna av ett bolag ger operativ kontroll till en ledning. För det första kan ledningen ha andra mål än ägarna, det andra problemet är att ägarna förlorar insyn till aktivite- ter inom bolaget eftersom ledningen får behörighet att ta beslut och har bättre koll på den dag- liga verksamheten. Denna informationsasymmetri och målskillnader kan leda till att ledningen tar beslut för sin egen vinning som går emot ägarnas vilja, detta kallas för agentkostnader.

Ägaren kan minska dessa agentkostnader genom att övervaka ledningens prestation och genom att binda ledningen till ägarnas mål (Hamberg, 2001).

När ägande och ledning är koncentrerat inom företaget försvinner ovannämnda problem. Skill- naden mellan företag som drivs av ägaren och de som drivs av en ägar-lös ledning är i vilken utsträckning beslutsfattandet är centraliserat. I ägarstyrda företag finns det ofta en mer centra- liserad beslutsprocess då de inte behöver ta hänsyn till en extern ägare. På grund av detta brukar interna kontrollsystem substitueras mot mer enkla system (Daily & Dollinger, 1993).

Familjestyrda företag brukar också förlita sig i mindre grad på formella interna kontrollsystem.

Detta kan bero på en önskan hos familjen att behålla personlig kontroll då det är mer troligt att dessa företag styrs av en stark individ som är ovillig att överlåta kontroll till andra kompetenta personer, såsom anställda inom företaget eller andra externa parter (Daily & Dollinger, 1993).

3.3 Den rationella ansatsen till investeringsbeslut

Att ta beslut om vart företaget ska allokera resurser mellan olika investeringsalternativ är ett av de viktigaste besluten som en ledning tar (Verbeeten, 2006). Genom investeringsbeslutet avstår företag från att idag utnyttja befintliga resurser för att använda dem i syfte att förverkliga mål och visioner om framtiden (Bergknut, Elmgren-Warberg & Hentzel, 1993). Ofta binder en investering stora resurser vilket gör att beslut tas av ledningen (Bergknut, et al. 1993) då detta förutsätter en viss överblick över företagets verksamhet. En viktig fråga som företagsledningen konfronteras med i investeringsprocessen är vilken information som krävs för att kunna jäm- föra olika investeringsalternativ (Löfsten, 2002). Ett tillvägagångsätt för att bedöma investe- ringar är att först precisera problemet och den målsättning som ska uppnås, ta fram alternativ och kartlägga konsekvenser, göra en investeringskalkyl och genomföra känslighetsanalys för att sedan slutligen dra slutsatser och ge en rekommendation (Ljung & Högberg, 1988).

3.3.1 Precisera problem och målsättning

Investeringsförslag framkommer ofta genom att ett missförhållande eller en idé för förbättring uppmärksammas. Vid analys av tänkta investeringar ska hänsyn tas till att precisera problemen som investeringen ska lösa och vilka mål som ska uppnås. Ofta används olika nyckeltal för att mäta dessa målsättningar (Ljung & Högberg, 1988).

3.3.2 Alternativ och kartläggning av konsekvenser

Företaget identifierar de konsekvenser som de olika investeringsalternativen kommer att ge.

Därefter kvantifieras de olika identifierade konsekvenserna för att sedan värdera dessa i mone- tära termer. För konsekvenser som icke kan värderas i monetära termer utvärderas deras för- delar mot nackdelar (Ljung & Högberg, 1988).

3.3.3 Investeringskalkylering

Investeringskalkyleringens syfte är att skapa ekonomiska underlag för beslut om handlingar med långsiktiga betalningskonsekvenser (Bergknut, et al. 1993), vilket innebär att bestämma lönsamheten av en investering och att den minst ger tillbaka det satsade kapitalet med ränta (Persson & Nilsson, 1999). Vid investeringskalkylering fokuserar företag på hur optimala be- slut kan tas och inriktar sig mer mot beslutet än själva processen (Yard, 2001). Ett företags

storlek har en påverkan på hur de använder sig av investeringskalkylering. Större företag har tendens att tillämpa mer omfattande och innovativa beslutsmodeller (Verbeeten, 2006).

Det gemensamma för alla investeringar är framförallt att det krävs kapital för att genomföra dem och att de ger konsekvenser som sträcker sig över flera år (Ljung & Högberg, 1988).

Investeringskalkylering grundar sig på en beskrivning av investeringsalternativen i termer av betalningsströmmar över tiden (Bergknut, et al. 1993). När betalningar är spridda över flera år finns ett behov av att göra belopp som utfaller vid olika tidpunkter jämförbara med varandra (Hargitay & Yu, 2003). I investeringskalkylen uppnås nuvärde av framtida in-och utbetalningar genom att en kalkylränta används. Kalkylränta är ett krav på att investeringens avkastning ska vara minst lika stor som för den bästa alternativa användningen av kapitalet. Eftersom detta är omfattande arbete att genomföra för varje investering, sätts ofta ett genomsnittligt förräntnings- krav för olika klasser av investeringar som företaget gör (Persson & Nilsson, 1999).

Exempel på olika investeringskalkyler som används är nuvärdesmetoden, annuitetsmetoden och internräntemetoden. Till skillnad från nuvärdesmetoden och annuitetsmetoden som anger investeringens lönsamhet i absoluta tal, visar internräntemetoden lönsamheten i procenten- heter. Om internräntan är större än kalkylräntan så ses investeringen som lönsam för företaget (Ax, et al. 2009).

Att investeringsbedömning bara handlar om att exempelvis räkna ut vissa nyckeltal för att se- dan kontrollera om dessa når upp till ställda minimumkrav givet en viss kalkylränta, är att ge en förenklad bild. I verkligheten görs många kvalitativa bedömningar och dessutom studeras robustheten i slutsatserna i förhållande till de förändringar som görs i parametervärden. Dessa grundmodeller till investeringskalkyler används vid beslut under säkerhet. När detta inte gäller måste kalkylerna kompletteras (Yard, 2001).

3.3.4 Känslighetsanalys

Känslighetsanalys genomförs för att studera hur känsligt kalkylresultatet, som exempelvis in- vesteringsprojektets nuvärde, är för förändring i olika komponenter. Investeringens lönsamhet kan analyseras ur flera perspektiv genom att använda olika typer av kalkyleringsprogram, ex- empelvis Excel (Löfsten, 2002).

Känslighetsanalys kan förklaras som en studie av hur förändringar i ingångsvariabler till en modell påverkar modellens resultat och utfall (Ferson & Tucker, 2006). Den kan användas för att fastställa känsligheten för förändringar i olika variabler som används i en analys (Rappaport,

1967) och då små förändringar i en ingångsparameter resulterar i relativt stora förändringar i modellens utgång, sägs modellen vara känslig för parametern (Ferson & Tucker, 2006). Den används också som en viktig kommunikativ del i planering där den kommunicerar skillnaden mellan olika alternativ och visar viktiga beslutsvariabler som har en stor påverkan på utfallet (Alexander, 1989). I princip är en känslighetsanalys en enkel idé; gör ändringar i en analys och observera förändringarna (Pannell, 1997).

Innan en känslighetsanalys utförs väljs undersökningsvariablerna. Den som använder analysen börjar med att identifiera vilka variabler som kan vara relevanta för projektet och dessa under- söks. Därefter väljs de variabler ut som uppfattas ha störst behov av känslighetsanalys. Dessa kan exempelvis väljas för att de har kriterier som är väldigt osäkra och/eller har stor påverkan på utfallet (Walker & Fox-Rushby, 2001).

Personer som använder känslighetsanalys är mer eller mindre osäkra angående variablers verk- liga värde och ännu mer osäkra angående deras framtida värde (Pannell, 1997). Denna osäker- het uppkommer exempelvis när den ekonomiska påverkan är okänd eller icke observerbar, det finns inget givet svar på vilket värde de ska ha, det finns osäkerhet om processen bakom vari- ablerna och även om hur värdet relaterar till andra omkringliggande omständigheter (Walker

& Fox-Rushby, 2001). När det kommer till känslighetsanalysen måste användaren bestämma om denne ska variera variablerna en i taget och lämna de andra oförändrade, eller om kombi- nationer av förändringar ska bedömas. Om två värden är korrelerade och har ett samband måste detta beaktas, eftersom en förändring i den ena variabeln då kan påverka den andra (Pannell, 1997). De variabler och scenarier som bedöms ha relativt ringa påverkan på investeringspro- jektet utesluts från ytterligare analys, eftersom dessa inte kommer ändra utfallet i någon nämn- värd utsträckning vid en förändring av omständigheterna (Alexander, 1989).

Processen för att hitta den mest optimala investeringen kan utföras genom att starta med ett grundfall som tar upp de mest sannolika värdena på variablerna. Detta gäller allt från exempel- vis förändringar på priser, kostnader, produktivitet och teknologi (Pannell, 1997). Värdena för dessa variabler sätts i ett intervall som anses rimligt och är baserade på personens egna före- ställningar (Pannell, 1997), input från experter och variationen i grunddata. Intervallet kan be- stå av uppskattade höga och låga värden, eller genom att räkna ut standardavvikelser och skapa ett 95% konfidensintervall för variabelns värde (Walker & Fox-Rushby, 2001). Det är nödvän- digt att beslutstagaren har en förståelse om hur variablerna förändras. Det är inte en fullständigt objektiv mätning som ger definitiva svar, utan huvudsyftet är att ge beslutstagaren en struktur

som möjliggör ett systematiskt tänk angående de monetära konsekvenserna av deras beslut, under påverkan av tid och osäker framtid (Hamberg, 2001). Ju större osäkerhet som råder inför ett beslut, desto viktigare är det att utföra en känslighetsanalys (Rapport, 1967).

Genom att använda sig av känslighetsanalys är det möjligt att hitta de maximala eller minimala värdena som en variabel kan ha för att investeringen fortfarande ska vara acceptabel att ge- nomföra (Jovanović, 1999).

När variablerna som påverkar investeringens utfall har valts ut, kan de användas för att kalky- lera hur utfallet blir vid förändring av exempelvis intäkter, kostnader, värdet på investeringen och kalkylräntan. Sedan utvärderas investeringsprojekt mot en uppsättning av olika kriterier som måste vara uppfyllda. Kriterierna kan exempelvis vara nuvärde, internräntan och återbe- talningsperioden. Genom tillämpning av denna analys kan minsta och största möjliga värdet av utfallet för investeringen hittas, vilket kan vara grund för att rättfärdiga om ett investeringspro- jekt är lämpligt eller ej (Jovanović, 1999).

I figur 1 visas ett exempel där tre olika investeringar analyseras vid förändring av kalkylräntan (benämnt p i bilden nedan) och investeringsvärdet och hur dessa påverkar kriteriet nuvärde (NPV = Net present value). Genom att göra förändringar i olika variabler, i detta fall investe- ringsvärdet k, kan en analys göras på hur den påverkar investeringens acceptabla NPV mot en viss given kalkylränta. I tabellen kan vi se att vid kalkylränta p2 är NPV-värdet endast accep- tabelt vid ett investeringsvärde på k0. Variablerna kostnader d och intäkter m förblir oföränd- rade.

Figur 1: Exempel på känslighetsanalys. (Jovanović, 1999).

Genom denna känslighetsanalys är det möjligt att undersöka hur stor effekt olika variabler har på ett investeringsutfall, vilket ger mer underlag inför ett investeringsbeslut (Jovanović, 1999).

Det grundläggande syftet med känslighetsanalys är inte bara att få en inblick av effekterna vid förändring av olika variabler, utan att även förstå effekten av sådana förändringar på den totala utvärderingen och giltigheten för ett investeringsprojekt (Jovanović, 1999). Känslighetsana- lysen kan testa hur stabil och motståndskraftig en modell är för variationer i en optimal lösning (Alexander, 1989) och identifiera handlingar som bör vidtas för att undvika oönskade ändringar av vissa inputvärden i ett investeringsprojekt (Jovanović, 1999). Avgörande värden kan iden- tifieras där den optimala strategin förändras och mindre optimala lösningar undersöks. Ana- lysen kan även ligga till grund för att utvärdera risken för en viss strategi eller scenario (Pannell, 1997).

Då känslighetsanalyser kan bli väldigt omfattande, komplexa och innefatta många variabler, så används känslighetsanalysmodeller för att underlätta användandet. I teorin och de studier vi fått fram ges exempel på olika sorters känslighetsmodeller och beräkningar. Två matematiska formler för känslighetsanalys visas här nedan. Jovanović (1999) visar på följande exempel:

NI = d • P – m • T – k • I

Där NI = nettointäkter, P = projektets intäkter, T = projektets kostnader och I = värdet av inve- steringen. Dessa kan förändras genom variablerna d (intäkts korrigeringsfaktorer), m (kostnads korrigeringsfaktorer) och k (investeringsvärdes korrigeringsfaktorer).

Rappaport (1967) visar på en liknande beräkning och modell: V = f(X, Y), där V står för värdet på investeringen, X står för variabler som beslutsfattaren har kontroll över, Y står för de faktorer som påverkar utfallet men som inte är under beslutsfattarens kontroll och f = funktionen mellan dessa.

3.3.5 Slutsats och beslut

Baserat på resultaten så identifieras en preliminär bästa investering, men även alternativa inve- steringar och lösningar kan tas fram. Investering X kan vara optimal i ett scenario, medan in- vestering Y kan vara optimal i ett annat scenario. Om företaget kan förutsäga eller identifiera vilket scenario som är mest troligt, är det viktigt att utföra rätt strategi för det scenariot (Pannell, 1997). Sådana strategiska investeringsbeslut centraliseras ofta till styrelsenivå då det förutsätter en viss överblick över företagets verksamhet (Löfsten, 2002). Då en stor mängd information

kan utvinnas ur en känslighetsanalys finns det också en risk att mängden data kan dölja viktiga frågor, därför är det mycket viktigt att användaren processar och sammanfattar information så att beslutsfattaren kan identifiera nyckelfrågorna (Pannell, 1997). Analysen kan användas för att ge rekommendationer inför ett beslut och underlätta kommunikation av rekommendationens trovärdighet, genom att göra dess utfall och variablernas samverkan mer förståeligt (Ferson &

Tucker, 2006).

3.4 Begränsad rationalitet och beslut

Beslutsprocesser är en del av den dagliga aktiviteten i alla organisationer där beslut fattas hela tiden. En del beslut som tas har en stor betydelse för ett företags framtid, som till exempel investeringar i ny produktionsutrustning, en ny strategi eller uppköp av en konkurrent. Hur organisationer verkställer sina beslut förklarar varför en organisation ser ut som den gör och dess mål, strategi, struktur, kultur och maktförhållanden är något som i hög grad formar utfallet av beslutsprocessen.

Själva beslutet kan då ses som slutresultatet av en process. Beslutsprocessen innehåller fyra steg: identifiering av ett problem/möjlighet, insamling och bedömning av information, val mel- lan alternativ och verkställande av handlingsalternativ (Jacobsen, Thorsvik & Sandin, 2014). I verkligheten är det dock flera omständigheter som gör det svårt för människor att handla fullt rationellt. Till skillnad från rationella beslutsteorin där personer antas ha tillgång till all inform- ation och alltid förväntas välja det bästa möjliga alternativet (Edwards, 1954), har ingen person i praktiken tillgång till full information om alla tänkbara alternativa lösningar och dess konse- kvenser. Detta eftersom information måste gå genom våra sinnen, men kapaciteten för att mot- taga informationen är begränsad (Hamberg, 2001). Människor kan då inte välja det alternativ som med säkerhet ger maximal nytta (Jacobsen, et al. 2014).

Den begränsade rationalitetsteorin tar i beaktning beslutfattarens begränsningar vad gäller till- gång till information, kunskap och beräkningskapacitet (Simon, 1997). Teorin förklarar hur beslut tas när de olika alternativen är ofullständigt kända, bland annat på grund av den begrän- sade beräkningskapaciteten, osäkerhet i omvärlden och att beslutet inte har en konsekvent nyt- tofunktion för att jämföra olika alternativ (Minkes & Foxall, 2003).

Personer gör sina val med en förenklad bild av situationen som enbart tar hänsyn till några av de faktorer som de anser vara mest relevanta och avgörande, för att uppnå ett tillfredsställande resultat (Simon, 1997) och utan att säkert veta om det är det bästa beslutet (Jacobsen, et al.

2014). Med detta kan en process skapas för att generera alternativ, istället för att välja bland en uppsättning givna alternativ (Simon, 1997). Då detta kan vara svårt kan en känslighetsanalys användas för att få fram olika scenarion. Beslutstagaren kan i detta fall föreställa sig några olika typer av situationer, oftast “värsta tänkbara scenario”, ett “högst troligt scenario” och ett “gynn- samt scenario” (Hamberg, 2001). En förenklad bild av verkligt utfall kan då underlättas med hjälp av en känslighetsanalysmodell. Genom detta kan beslut fattas med tumregler som inte ställer omöjliga krav på tankekapacitet (Simon & March, 1976).

Antagandet om begränsad rationalitet kan då beskriva investeringsbeslutsprocessen med dessa fyra steg:

• Analysera situationen och bestämma mål

• Söka information om olika alternativ

• Bedöma alternativ och konsekvenser sekventiellt med hjälp av en känslighetsanalys

• Välja första alternativ som ger tillfredsställande resultat i förhållande till målen

3.5 Sense-making theory

Tidigare studier av känslighetsanalyser baseras ofta utifrån ett rationellt perspektiv. Samtidigt som de bakomliggande antagandena som görs inte endast baseras på objektiva data, utan även genom subjektiva bedömningar. Data från känslighetsanalysen måste också tolkas av organi- sationen, men eftersom organisationer agerar under begränsad rationalitet kan de inte hantera alla händelser och information som de kommer i kontakt med. De måste därför ge dessa hän- delser en mening och tolkning för att skapa en förståelse. Hur en organisation tolkar händelser har då ett stort inflytande på hur de tar ett beslut. En teori som beskriver denna tolkningsprocess är sense-making.

Processen för sense-making, hädanefter benämnt meningsskapande, handlar om hur individer drar nytta från sina tidigare erfarenheter och tillgång till information. Från detta försöker man strukturera och ge mening till det okända, genom att bilda individuella kognitiva ramverk som sedan kan guida individens beteende (Mattsson, Corsaro & Ramos, 2015). När dessa ramverk blir normer kommer de guida individers beteende inom och mellan organisationer vilket kom- mer påverka närvarande och framtida beslut och utfall (Mattsson et al, 2015).

Dessa aktiviteter representerar ett sätt att tolka information. Människor försöker tolka vad de har gjort, definiera vad de har lärt sig och lösa problem gällande vad de ska göra härnäst. Att

tolka sin omgivning är ett grundläggande krav för individer såväl som för organisationer. Led- ningen måste vada i ett hav av händelser omkring organisationen och försöka skapa en mening för att tolka alla dessa händelser. Denna tolkningsprocess inom organisationer kan förklaras som att först samlas data in genom att analysera organisationens omgivning. Sedan tolkas den insamlade datan utifrån ledningens uppfattningar och kognitiva kartor för att ge den en mening.

Därefter utförs en handling utifrån tolkningen (Daft & Weick, 1984). Denna tolkning beskrivs av Daft och Wieck (1984) i en modell (se figur 2) som påverkas av:

• Ledningens antaganden om hur analyserbar den externa omgivningen är

• I vilken utsträckning organisationen försöker tränga sig in i omgivningen för att förstå den

• Hur insamling av data för ledningen sker

• Tolkningsprocessen inom organisationen

• Strategi

3.5.1 Antaganden om den externa omgivningen

När en organisation antar att omgivningen är analyserbar och upplever händelser som konkreta och mätbara kommer den att försöka hitta den “sanna” tolkningen genom att använda sig av informationsinsamling, analyser och noggrann mätning för att förstå data och hitta lösningar.

När organisationen istället antar att omgivningen är icke analyserbar försöker de konstruera eller anta en rimlig tolkning av omgivningen som gör tidigare handlingar meningsfulla och hjälper dem att förstå vad som ska göras härnäst. Tolkningen blir då mer personlig och impro- viserad än för andra organisationer (Daft & Weick, 1984).

3.5.2 Organisationens intrång i omgivningen

Organisationer som gör intrång i omgivningen allokerar resurser för att aktivt söka information om omgivningen. Organisationer som däremot är mer passiva söker inte aktivt efter informat- ion och accepterar istället den information som de får passivt från omgivningen. Ju starkare konkurrens och ju större brist på resurser, desto mer kraft lägger organisationer på tolknings- relaterade funktioner (Daft & Weick, 1984).

3.5.3 Insamling av data

Hur data insamlas för ledningen kan ske på olika sätt. Information om omgivningen kan komma från externa eller interna källor och från personliga eller opersonliga källor. Källor är externa när ledningen har direkt kontakt med informationen utanför organisationen. Interna källor in- nebär data som har samlats in från personer inom organisationen, som sedan når ledningen från interna kanaler. Personliga källor innebär direkt kontakt med andra individer, medan operson- liga källor är dokument som nyhetstidningar och rapporter från organisationens interna inform- ationssystem. Ju mindre analyserbar omgivningen uppfattas att vara desto mer förlitar sig led- ningen på externa källor för information. När omgivningen däremot uppfattas som analyserbar kommer en större del av informationen hämtas från interna källor (Daft & Weick, 1984).

3.5.4 Tolkningsprocessen

Denna process påverkas av hur ledningen hanterar tvetydighet och vilka regler som används för att bearbeta data. Tvetydiga data innebär data som är oklar och kan tolkas på flera olika sätt. Data från externa och personliga källor brukar oftast bestå av tvetydiga data. Ledningen kommer då diskutera mellan sig för att nå en gemensam förståelse för att minska tvetydigheten tills en gemensam förståelse har nåtts och en handling kan tas. Ju större tvetydighet, desto fler cykler kommer informationen att diskuteras inom ledningen. Vilka regler som används inom organisationen för att bearbeta data och hur strikt dessa implementeras, påverkas av hur tvety- dig informationen är. Färre regler används för att bearbeta tvetydig information då det råder osäkerhet om vad informationen exakt innebär. Är informationen mer tydlig finns det mer sä- kerhet för hur informationen ska hanteras, vilket gör att fler regler kan användas för att hantera dessa för att skapa en tolkning (Daft & Weick, 1984).

3.5.5 Strategi

Alla dessa variabler påverkar hur organisationer skapar mening angående sin omgivning, vilket kommer få en inverkan på hur de utformar sina strategier. Utifrån dessa olika tolkningar och organisationsprocesser kan vi enligt Daft och Weick (1984) kategorisera fyra olika typer av organisationsstrategier. Daft och Weick (1984) refererar till Miles, Snow, Meyer & Coleman (1978) fyra definitioner som är: prospektering, analysering, försvarare och reagerande. Vilken strategi som används bestäms av ledningen och kan därför relateras till omgivningens tillstånd och hur den tolkas. För att lösa företagande, tekniska och administrativa problem så visar Mi-

les, et al. (1978) på i huvudsak tre strategier för att lösa dessa problem: försvarande, analyse- rande och prospekterande. Varje typ har sin egen unika strategi för att relatera till sina valda marknader. Även en fjärde strategi finns, det är den så kallade reagerandestrategin och ses som ett strategiskt misslyckande där det finns inkonsekvens mellan dess strategi, teknik, struktur och process.

Försvararen upprätthåller en miljö där en stabil organisationsform är lämplig. De strävar efter att producera och distribuera produkter och/eller tjänster så effektivt som möjligt, medan de håller ute konkurrenter från dess marknad genom konkurrenskraftiga priser eller högkvalitativa produkter. De har strikt kontroll över organisationen med fokus på effektivitet och kostnads- kontroll med liten eller ingen skanning av den externa omgivningen. Över tid kan en försva- rande strategi underhålla en liten nisch inom branschen som kan vara svår för konkurrenter att penetrera. De är mer fokuserade på intern effektivitet än på externa relationer (Miles, et al.

1978).

Till skillnad från försvararen är prospekterarens främsta egenskap att hitta och utnyttja nya produkt- och marknadsmöjligheter. Förändring är ett viktigt verktyg för att skaffa sig fördel mot konkurrenter och den externa omgivningen antas vara föränderlig och osäker. I motsats till försvararen är ledordet här flexibilitet för att lösa administrativa, entreprenörs- och tekniska problem. För att uppnå detta används en mer organisk och decentraliserad struktur (Miles, et al. 1978).

Analyseraren kan ses som en kombination av försvararen och prospektören. En analyserande organisation försöker minimera risk och maximera möjligheterna till vinst i ett försök att kom- binera styrkorna hos de två andra strategierna. De håller en stabil kärna med deras traditionella produkter och kunder samtidigt som de försöker positionera sig till nya marknader och produk- ter, men endast om dess genomförbarhet är relativt säker (Miles, et al. 1978).

Den fjärde strategin benämns som den reagerande strategin. Denna strategi används/uppstår när en av de tre andra strategierna följs felaktigt (Miles, et al. 1978). Data från omgivningen kommer från planlösa och personliga kontakter istället för specialiserade informationssystem (Daft & Weick, 1984) och saknar system för konsekventa justeringar till förändringar i omgiv- ningen.

3.5.6 Organisationer och beslutsprocesser

Hur en organisation tar beslut beror på hur de hanterar information och hur den informationen tolkas. Utifrån tidigare antaganden kan vi nu använda Daft & Weick:s (1984) modell för att beskriva organisationer.

Figur 2: Relationen mellan tolkningsprocessen och organisationer. (Daft & Weick, 1984)

3.5.7 Oriktade

Oriktade organisationer i figur 2 är mer passiva och förlitar sig inte på hård och objektiva data, eftersom de anser att omgivningen är icke analyserbar. Ledningen använder sig inte så mycket av formella system utan är mer öppna för olika tips och råd om omgivningen från många olika källor som ofta är personliga. Ledningens tolkning påverkas av olika personliga tankar/åsikter och mycket tid spenderas för omfattande koalitionsbyggande diskussioner för att uppnå en ge- mensam tolkning. När enighet har skapats om vad som har skett och en gemensam tolkning har uppnåtts tas ett beslut (Daft & Weick, 1984).

3.5.8 Lanserande

Utifrån figur 2 är lanserande organisationer mer aktiva och har en inträngande strategi, med antagandet att omgivningen är icke analyserbar. De införskaffar information genom att testa nya idéer, ser vad som händer och ignorerar traditionella förväntningar. Lanserande organisat- ioner skapar sin egen omgivning genom att stimulera och experimentera.

Dessa organisationer har en mer påstridig beslutsprocess. Inför ett beslut skapas en anpassad lösning som sedan prövas och återvinns om det inte funkar. De tar sig stegvis framåt och samlar information om omgivningen för framtida beslut genom att testa olika tillvägagångsätt (Daft

& Weick, 1984).

3.5.9 Betingade

Betingade organisationer i figur 2 antar att omgivningen är analyserbar och de tränger sig sällan in i omgivningen. Ofta förlitar de sig på redan etablerade informationsprocedurer och tolkning- arna utförs med traditionell återhållsamhet. Omgivningen ses som benägen och icke hotfull så få steg tas för att lära sig mer om den vilket leder till att de använder sig av rutinbaserade dokument och rapporter som har utvecklats med åren. Vid en kris svarar ledningen med en problematisk sökning. Detta innebär att organisationen kommer leta i sin nuvarande minnes- bank för att hitta en lösning. Endast när de traditionella lösningarna är uttömda kommer de gå mot en ny lösning. Beslutsprocessen ses som programmerad och vid förändringar av omgiv- ningen baseras beslutet på tidigare erfarenheter (Daft & Weick, 1984).

3.5.10 Upptäckare

En Upptäckare organisation från figur 2 tränger sig in i omgivningen och har ett fokus på att hitta en optimal lösning i sin omgivning. Omgivningen antas vara analyserbar och mätinstru- ment som exempelvis marknadsundersökningar, trendanalyser och prognostisering används flitigt för att införskaffa information om omgivningen. Formell data har stor påverkan på orga- nisationens tolkningar av dess omgivnings egenskaper och förväntningar. De har ofta avdel- ningar vars jobb är att aktivt införskaffa data inför beslut och förlitar sig därför mindre på rutinbaserade datainsamlingar. Analyser är viktiga beslutsverktyg, ledningen utför flera beräk- ningar på data och väger varje alternativ innan beslut tas (Daft & Weick, 1984).

3.6 Analysmodell

Figur 3: Författarnas analysmodell.

Utifrån den teoretiska referensramen har vi skapat en analysmodell som denna uppsats kommer att använda vid analysen av empirin. Analysmodellen kommer att användas enligt följande:

Känslighetsanalysens del i den rationella ansatsen inför ett investeringsbeslut kommer att ana- lyseras med utgångspunkten att företag agerar under begränsad rationalitet. Genom detta vill vi påvisa att användandet av känslighetsanalys påverkas av företagets meningsskapandepro- cess, deras utgångspunkter vid investering och företagets ägande och ledning.

Meningsskapandeprocessen kommer att användas i analysen för att skapa en förståelse om hur företagens tidigare erfarenheter, tillgång till information, antaganden av den externa omgiv- ningen och organisationens intrång i omgivningen påverkar känslighetsanalysen. Utgångs- punkter vid investeringar som dess omfattning, syfte och vem som fattar investeringsbeslutet kommer att analyseras för att förklara känslighetsanalysens roll vid investering och hur den används. Ledning och ägarstrukturs påverkan av känslighetsanalysens användande och roll kommer att analyseras utifrån företagets centralisering i beslutsfattandet, informationsasym- metri mellan ledning och ägare och företagets kontrollsystem.

Syftet med studien är att beskriva hur känslighetsanalys faktiskt används av företag i samband med investeringsbeslut. Med analysmodellen kommer vi analysera och förklara hur företagen genomför känslighetsanalys och vilken roll den har i samband med investeringsbeslut.

4. EMPIRI

__________________________________________________________________________________

I detta kapitel presenteras resultaten från de tre intervjupersonerna. Alla är verksamma inom Mio kedjan. Två respondenter ville var anonyma och därför presenteras de som mindre Mio handlare respektive större Mio handlare.

___________________________________________________________________________

4.1 Intervju med CAO

Intervjupersonen är CAO hos centralorganisationen Mio AB. Två intervjuer gjordes i Tibro den 31 mars 2020 respektive 1 april 2020.

4.1.1 Processen vid investeringsbeslut

Inför beslut om investeringar inom Mio AB koncernen så använder moderbolaget en formali- serad metod för investeringsbeslut. En idé om ett projekt som innebär en investering måste först gå igenom en förstudie, innan ett beslut tas om att projektet/investeringen ska genomföras.

Processen börjar med att en eller flera anställda får en idé om ett – enligt deras egen bedömning – angeläget projekt som ofta innebär en investering. En ansökan görs för att få göra en förstudie på denna idé. Idén presenteras för bolagets projektkontor med underlag om vilka resurser som krävs för att genomföra förstudien. Projektkontoret består av projektledare och personer från koncernledningen (inklusive VD:n), vilka beslutar om en förstudie ska göras eller inte. Denna process är till för att säkerställa att bolagets resurser användas till de mest angelägna projekten.

Under förstudien ska relevant beslutsunderlag tas fram, som består huvudsakligen av:

• Detaljerad projektbeskrivning projektmål

• Kritiska framgångsfaktorer

• Effektmål

• Effektmålsutvärdering

• Avgränsningar

• Intressentanalys

• Investeringar i interna och externa resurser

• Ekonomisk alternativgranskning med riskbedömning och känslighetsanalys

• årliga driftkostnader

• Avtalsvillkor med beskrivning av bolagets viktiga skyddsområden i relation till leve- rantörerna

• Projektbeställarens rekommendation av prioritet för projektet.

När förstudien är klar presenteras denna för projektkontoret och, – vid större operativa inve- steringar – även för hela koncernledningen. Vid större strategiska investeringar föredras dessa vanligtvis för styrelsen, som fattar beslut om investeringen ska genomföras eller inte. Mer om- fattande och komplexa projekt/investeringar kräver som regel en hel del resurser och kan ta lång tid att genomföra. Förstudien är viktig för att få bra beslutsunderlag innan beslut fattas.

”Ju större investering desto viktigare blir arbetet med förstudien.”

För att ta ett exempel, när affärssystemet som Mio idag använder sig av införskaffades, tog det två och ett halvt år att göra förstudie och upphandling. Anledningen till detta omfattande arbete var för att det var viktigt att systemet skulle möta verksamhetens nuvarande och framtida krav samt användas under lång tid.

Alla operativa investeringar ska ha förväntad årlig avkastning på minst 20% internränta. Un- dantag från detta krav görs när det handlar om mer strategiska investeringar som exempelvis etableringar, större investeringar i IT-system, förvärv av fast egendom eller fastighetsinventa- rier. För dessa fastställs det förväntade årliga avkastningskravet av styrelsen i varje enskilt fall.

4.1.2 Känslighetsanalys

Känslighetsanalysen är en viktig del av förstudien, speciellt för större strategiska projekt. Pro- cessen för att göra en känslighetsanalys är:

• Identifiera variablernas ekonomiska påverkan

• Skapa en känslighetsanalysmodell

• Identifiera känslighetsvariabler

• Alternativgranskning

• Utveckling av känslighetsanalysmodellen