Hur kan ett processorienterat arbetssätt effektivisera arbetet
med dokumentplanering och arkivering?
Bertil Axelsson
Region- och stadsarkivet Göteborg
Vi behöver börja med att klara ut tre saker
•Processorienterat arbetssätt
•Effektivisera
•Dokumentplanering
Vad menas???
Fokus på värdeskapandet
Nöjd kund Kundbehov
värdeskapande process
värdeskapande process
Beskriva organisationen eller processerna?
den 11 april 2006
Processerna för dokumentplanering och arkivering
Upprätta dokument- hanteringsplan
Gör materialet
sökbart Gallra och
bevara enligt plan
Ställ av hamdlingar Utgallrade
handlingar Dokumenthanteringsplan
Handlingar för arkivering
"Levande"
handlingar
"Levande"
handlingar
Arkivlagen
Arkiverade handlingar
Sökbar förteckning Sök i arkiv-
förteckning Förfrågan
Sökuppdrag
Sök- resultat Sekretess- bestäm- melser PUL
Vilka yrkesroller får stöd av processerna?
Processkarta - organisationsschema
• Kunden finns inte i organisationsschemat
• Ingen har översikt över det ”horisontella”
värdeskapandet
• Kunden har ett fragmenterat gränssnitt mot verksamheten
• Fokus på chefen - inte på kunden
värdeskapande process
Ett processorienterat arbetssätt
Arbeta processinriktat med
dokumentplanering och arkivering
Göra en processinriktad presentation av dokumentplanen/arkivförteckningen
Dokumentplanering - en
grundläggande begreppsmodell
Dokument- hantering
Dokument- (hanterings-)
plan Dokument-
hanterings- system
Dokument- planerings-
system
Dokument- planering
Skapar Planerar
Stöder
Gallrings- plan Innehåller
Stöder
Handlingar Handlings-
slag
Hanterar Består av
Reglerar
Två aspekter på effektivitet
Inre effektivitet
•Att upprätta dokumenthanteringsplanen och arkivförteckningen på ett effektivt sätt
Yttre effektivitet
•Att göra dokumentplan och arkivförteckning
så bra att de blir till största nytta för mottagarna
Kan ett processinriktat arbetssätt öka den inre effektiviteten?
Ja, obetingat!
Kan en processinriktad presentation göra det lättare och meningsfullare att
läsa dokumentplaner och arkivförteckningar?
Ja, kanske
• om den beskrivna organisationen
1. har ett begränsat antal urskiljbara processer 2. arbetar någorlunda processinriktat
• om mottagarna tänker processinriktat
