• No results found

Standarder källa till kunskap

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Standarder källa till kunskap"

Copied!
29
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

The Capital of Scandinavia The Capital of Scandinavia

Standarder – källa till kunskap och utveckling

Arkivarien i den digitala kommunikationen

(2)

The Capital of Scandinavia 2014-06-04 Sid 2

Öppna data Öppna data

Big Data Big Data

Internet Internet Molnet

Molnet Samarbetsytor Samarbetsytor

Sociala media Sociala media

e-post e-post Filmer

Filmer LjudinspelningarLjudinspelningar G-kataloger

G-kataloger

e-arkiv e-arkiv

Verksamhetssystem Verksamhetssystem

Ärendehanteringssystem Ärendehanteringssystem

(3)

The Capital of Scandinavia

• Informationens användning och användbarhet

• Att identifiera, samla in och värdera digital information

• Att avgränsa mängden information

• Att styra och hantera digital information

• Att välja kanaler för informationsspridning

• Säkerställa organisationens minne och hålla informationen tillgänglig över tid

Arkivariens uppgift?

2014-06-04 Sid 3

(4)

The Capital of Scandinavia

• Informationsutbyte

• Kvalitet

• Tillgänglighet

• System, apparater och kanaler

• Format och databärare

• Användning och användbarhet

• Förvaltning och utveckling

• Ledning och styrning

• Dokumenthantering

• Migrering och konvertering

• Digitalisering

• Metadata

• Arbetsprocesser

• E-arkivering

Standarder källa till kunskap

Kunskap källa till utveckling

(5)

The Capital of Scandinavia

• Politisk vilja vad gäller insyn, öppna data och tillgång till information

• Organisationens syn på information och var strategiska funktioner är placerade i

organisationen

• Arkivfunktionens roll och ansvar

• Andra aktörers roller och ansvar

Lokala förutsättningar

2014-06-04 Sid 5

(6)

The Capital of Scandinavia 2014-06-04 Sid 6

Ledning Organisation

Uppdrag

&

Affärsidé Medarbetare

Lagar

Konkurrenter Sociala strukturer

Kunder

Intresse-

organisationer

Händelser

Ännu inte kunder

Miljökrav Politik

(Mass)media FoU

Partners

Verksam

hetsinform ation Leverantörer

Språk EU

Människor Teknik

Medborgare

Kommunikation Ledning och styrning

Arkivarie

(7)

The Capital of Scandinavia

Integrera

hantering av information i verksamheternas

arbetsprocesser

2014-06-04 Sid 7

Bygg in stöd i systemen

(8)

The Capital of Scandinavia

Informationsanalys

2014-06-04 Sid 8

Information Information

Verksamhets- information Verksamhets- information Dokumentation

DataData

Metadata Metadata

Allmän handling Allmän handling Handling

Handling

Vad som helst som på något sätt kommuniceras,

uppfattas eller förstås

Tillhör eller är av betydelse för organisationen

Händelse, planering, rapport eller uppgift som har betydelse kan ha framtida användning eller behöva visas/bevisas

Arkivhandling Arkivhandling

Dokumenterad händelse

Dokumenterat om en händelse

Arkivinformation Arkivinformation Dokument Dokument

Dataset Dataset

(9)

The Capital of Scandinavia The Capital of Scandinavia

Metadata

Dokumentation DataData

Metadata Metadata

Händelse, planering, rapport eller uppgift som har betydelse kan ha framtida användning eller behöva visas/bevisas

Dokumenterad händelse

Dokumenterat om en händelse Dokumenterat

sammanhang År

Månad Dag Timme Minut sekund Union Land Kommun Förvaltning Enhet Person/er Roll/er Process Aktivitet Transaktion Dokumenterat sammanhang År

Månad Dag Timme Minut sekund Union Land Kommun Förvaltning Enhet Person/er Roll/er Process Aktivitet Transaktion

Dokumenterat om handlingen Gällande regler Format

Databärare Apparattyp etc

Dokumenterat om verksamhets- information över tid:

Behörigheter Händelselogg Ny databärare Nytt format Ny lagringsplats etc

(10)

The Capital of Scandinavia

LVI ledningssystem för

verksamhetsinformation

(11)

The Capital of Scandinavia

• Förmåga att förbättra resultat och samtidigt tillgodose intressenters behov

• Förmåga att skapa och hantera verksamhetsinformation

• Förmåga att se värdet i

informationstillgångar och kunskapstillgångar

• Förmåga att bevara det kollektiva minnet

Förväntat resultat

(12)

The Capital of Scandinavia

• Metod för att styra och kontrollera hantering av verksamhetsinformation

– fastställa policy och mål för verksamhetsinformation

– ha definierade och kommunicerade roller och ansvarsområden

– ha systematiska processer – mäta och utvärdera

– granska och förbättra

• Resultatet är tillförlitlig verksamhetsinformation och tillförlitliga system för informationshantering

LVI – en serie standarder för ledning och styrning av

information

2014-06-04 Sid 12

(13)

The Capital of Scandinavia 2014-06-04 Sid 13

Krav och förväntningar

Informations- hantering

Kunder och

intressenter

Organisationens sammanhang Kunder och intressenter

Väl

underbeyggda beslut I linje med policyer och affärskrav

Ledarskap

Planera

Stödja

Genomföra

Utvärdera

Förbättra Intryck

Effekt

Tillförlitliga dokument

(14)

The Capital of Scandinavia

Exemplet Stockholm

”Att förverkliga

offentlighetsprincipen i det digitala sammanhanget”

”Att ta fram en digital

arkivstrategi för Stockholm”

(15)

The Capital of Scandinavia

• stadens information används och är

tillgänglig för vidareutnyttjande på olika sätt och för olika syften

• informationsvärdering är integrerad i

verksamheternas arbetsprocesser och ges stöd i verksamhetssystem

• processen för informationsvärdering är anpassad till de digitala

kommunikationskanaler som används

• processer för styrning och kontroll över informationens kvalitet och tillgänglighet i nuet och över tid finns på olika nivåer

• stadens minne säkerställs vid källan och upprätthålls över tid.

Övergripande mål

2014-06-04 Sid 15

(16)

The Capital of Scandinavia

• samsyn hos ansvariga och ledande intressenter

• metodstöd för informationsvärdering

• verksamhetsstöd finns för att påvisa informationskvalitet

• stadens standarder för informationsstruktur, metadata och begrepp förvaltas gemensamt och styrs av dess intressenter

• stadens informationsförsörjning styrs och följs upp med stöd av stadens integrerade ledningssystem ILS

Näraliggande mål

2014-06-04 Sid 16

(17)

The Capital of Scandinavia

System som hanterar information

2014-06-04 Sid 17

Medarbetare och arbetssätt-

Verksamhetsprocesser och

informationshantering

Informationens möjligheter, förvaltning - och utveckling

teknikens möjligheter, förvaltning och drift

(18)

Så vad är ett ledningssystem?

2014-06-04 18

ISO-standard

ISO-standard Befintligt ledningssystem Befintligt ledningssystem

(19)

Och hur få det att fungera i praktiken?

2014-06-04 19

(20)

Samarbete

(Integration med befintliga ledningssystem)

 Starta samarbeten och hitta interna partners

 Ta för er i organisationen, men respektera andras kunskapsområden

 Definiera begrepp tillsammans

 Ta fram gemensamma mål, arbetssätt och styrdokument

2014-06-04 20

(21)

Argument:

 Lyft fram risker och möjligheter

 Exemplifiera med kostnader

 Presentera effektiva arbetssätt

2014-06-04 21

Ledningens engagemang är avgörande – sälj in!

Jobba från flera håll!

Ta hänsyn till organisationskultur och

”standardmognad”

Kom ihåg: Ledning är intresserad av pengar och kärnverksamhet!

Jobba från flera håll!

Ta hänsyn till organisationskultur och

”standardmognad”

Kom ihåg: Ledning är intresserad av pengar och kärnverksamhet!

(22)

Detta behövs för att implementera och genomföra ett systematiskt arbetssätt (LVI)

 Förankrad policy (mål satta efter analys av risker och möjligheter)

 Ansvarsfördelning (se över roller)

 Riktlinjer och instruktioner

 Instrument och indikatorer för uppföljning

 Uppföljning och utvärdering/revidering

2014-06-04 22

(23)

2014-06-04 23

Ett systematiskt arbetssätt med verksamhetsinformation är kvalitetssäkring av informationshanteringsprocesser

Nytta Krav

.. och integrering av informationshantering i verksamhetsprocesser

(24)

För det krävs att verksamheten tar ansvar för sin information.

2014-06-04 24

LVI hjälper till med detta!

Vad?

Hur?/Vem?

När?

Dokumentera Hantera

(25)

Exempel

Utbildningsförvaltningen Stockholms stad

Processkartläggning av Stockholms skolor inför processorienterad informationsredovisning

ISO 26122 - checklista för att få med allt i analysen

Kompletteras med:

•Metoder för att genomföra kartläggning (workshops – intervjuer)

•Metoder och verktyg för att dokumentera

•Metoder och stöd för kommunikation

2014-06-04 25

Metod för funktionsanalys och sekvensanalys

Anpassa till projekt

Konkreta frågor som ska besvaras

Metod för funktionsanalys och sekvensanalys

Anpassa till projekt

Konkreta frågor som ska besvaras

(26)

Exempel

Utbildningsförvaltningen Stockholms stad

Vägledning i informationshantering för Stockholms Skolor

Taktik & Praktik

2014-06-04 26

Målgrupp Skolledning Administrativ personal

Innehåll ISO 30301 anpassad till skolan.

Riskanalys

Policy

Integrering av

informationshantering i verksamhetens

processer

Ansvar och roller

Koppling till verksamhetsplan

Lagar och krav

Posthantering Registrering

Ordna & förteckna

Processorienterad redovisning

Utlämnande

Ställa av arkiv

(27)

Standarder som förvaltas av TK 546

Ledningssystem för verksamhetsinformation

Analys av

verksamhetsprocesser för hantering av

verksamhetsinformation

Records management

Metadata för dokumentation

Oberoende

arkivinformationssystem (OAIS) referensmodell

Arbetssätt för konvertering och migrering av digital

verksamhetsinformation

Principles and functional requirements for records in electronic office environments

Information stored electronically – recommendations for

trustworthiness and reliability

Implementation guidelines for digitization of records

Digital miljö Digital miljö

Process och information Process och information

Styrning – integration andra ledningssystem (kvalitet, info.säk, och miljö)

Styrning – integration andra ledningssystem (kvalitet, info.säk, och miljö)

(28)

• Läs mer www.sis.se/tk546

• Begreppsrapport – Termer och begrepp, definitioner och hierarkier

• Vägledning till LVI

TK 546 – Välkommen att delta

2014-06-04 Sid 28

(29)

2014-06-04 Sid 29

Tack!

elisabeth.klett@stockholm.se karl.sjodin@slu.se

References

Related documents

För att ställa om och uppnå målen i Parisavtalet 79  kommer 

– Hettan handlar om att sätta klimatet högst på agendan och för JHG:s elever blir det här också en övning i retorik och entreprenörskap och inspiration till

utbildning i den aktuella metoden ökar förmågan att använda den visas i både Alexanderssons (2006, s. 33) studie finns det ett samband mellan hög utbildning och stöd för EBP

Skyfallet i Kramfors både aktualiserar och exemplifierar problemformuleringen och intresserade författaren att undersöka hur kunskap från tidigare händelser

Metoden Define Measure Analyze Design Verify (DMADV) används för att ta fram produkter som inte finns i organisationen eller om produkten inte överensstämmer med

För att minska risken för att det förväntade värdet i varje cell inte ska understiga fem, slog jag ihop antalet teman till fem (vetenskap/ny forskning, lösningar,

Många samlare frågar oss varför vi nästan helt slutat upp med presentation av va rianter o. Intresset har svalnat betydligt det senaste året och vi finner det

Informanterna i undersökningen nämner också att det nästan inte finns någon av deras lärare som känner till begreppet (eller använder sig av det i sin egen undervisning)..