IdrottOnline är idrottens administrativa system som Riksidrottsförbundet (RF) tillhandahåller kostnadsfritt för samtliga idrottsföreningar (som tillhör RF). Det innebär enklare hantering av bland annat medlemsregistrering där du med några enkla handgrepp får ut den information du önskar på papper eller på din skärm. Lika enkelt skapar ni en hemsida till föreningen via webb- verktyget.
Systemet är uppbyggt i olika moduler som är sammankopplade med varandra där medlemsregistret är det centrala. Förutom medlemsregistret finns även utbildningsmodulen, idrottslyftsmodulen samt LOK-stöds- redovisning och en hemsida. Effektivisera och modernisera det tidskrävande arbetet med fakturering- och bokföringsprogrammet Fortnox som är kostnadsfritt.
Förutom att IdrottOnline är ett gratisprogram, finns det ytterligare en väsentlig fördel - ni har allt på samma plats.
IdrottOnline
– vad ingår?
Bildförklaring: ”Grunden” i IdrottOnline är utbildning, idrottsmedel och LOK-stödsredovisning, alla föreningar behöver IdrottOnline. Har man andra system blir det många olika system att jobba i.
IdrottOnline – allt i ett!
Innan IdrottOnline
Med IdrottOnline
REKLAMFRITT
UTBILDNING
IDROTTSMEDEL LOKSTÖDS- REDOVISNING
Bild 1: (Utspridda bitar)
Det kan bli många olika system att jobba i men tar man och kör fullt ut i IdrottOnline så har man allt under ett tak och slipper göra saker dubbelt.
Alla föreningar med utbildning behöver IdrottOnline.
LOK-stödet söks alltid i IdrottOnline.
Idrottslyftet sköter föreningar i IdrottOnline
HEMSIDA ADMINISTRATION UTBILDNING
AKTIVITETS-
RAPPORTERING IDROTTSMEDEL LOKSTÖDS- REDOVISNING
APP FORTNOX AVGIFTER
IDROTTONLINE
KOSTNADSFRITT
ADMINISTRATION
Förutom att ni lägger in era medlemmar här kan ni:
• Tilldela medlemmar olika roller i föreningen för att se vilka som tillhör styrelse, är ledare eller funktionär.
• Tilldela behörigheter till ledare i föreningen.
• Skapa grupper, lag och familjer som ni med fördel kan använda i övriga moduler.
• Ha ett eget register med kontakter som ligger utanför det övriga medlemsregistret för exempelvis sponsorer, media och personer i kommunen.
• Göra utskick via e-post, SMS eller brev.
• Automatiskt uppdatera folkbokföringsadresser via SPAR för personer med fullständigt personnummer.
• Hantera föreningens licenser (om ert SF tillåter)
• Skapa föreningsrapporter till SF.
• Hantera avgifter, där man enkelt kan ha koll på avgifterna i föreningen och de som betalat dem.
HEMSIDA
Här kan ni bygga upp en informativ sida som kan fungera som föreningens ”ansikte” utåt på nätet.
Ni kan:
• Vara mer än en person som kan jobba med hemsidan samtidigt och hålla den uppdaterad.
• Tilldela personer olika behörigheter beroende på vad de ska sköta på hemsidan.
• Skapa en nyhetssida där ni visar de senaste nyheterna.
• Skapa arbetsrum som bara vissa delar av föreningen kan komma åt.
• Skapa flera kalendrar för olika verksamheter.
• Skapa ett bildarkiv.
Det är här ni gör er ansökan av det statliga lokala aktivitetsstödet. Ni kan göra ansökan på två sätt. En fullständig närvarorapportering och en sammanställning. Det bästa är att lägga upp alla bidragsberättigade aktiviteter i föreningen och använda den digitala närvarorapporteringen.
Ni kan:
• Ge varje ledare en egen inloggning och behörighet att gå in och lägga upp ”sina”
aktiviteter för att sedan notera närvaron för de grupper/lag han/hon är ledare för.
• Närvarorapportera från mobilappen eller föreningens IdrottOnline-sida.
• Följa upp närvaron på aktiviteterna och gör LOK-stöds ansökan.
• Skapa en ”kommunfil” som ger kommunen möjligheten att läsa in den i sitt digitala bidragssystem. Det gör att föreningen inte behöver utföra ansökan mer än på ett ställe. Kolla hur det är i er kommun!
UTBILDNING
LOK-STÖD/AKTIVITET
Här hanterar föreningen sina lärgrupper digitalt. Det blir mindre papper och bättre uppföljning.
Ni kan:
• Anmäla lärgrupper.
• Lägga in tillfällen och notera närvaro för era lärgrupper.
• Se sammanställning på samtliga lärgrupper i föreningen.
• Lägga upp nya arrangemang genom att enkelt kopiera ett befintligt.
• Slutrapportera lärgrupper
IDROTTSMEDEL
Stöd ur Idrottslyftet för att utveckla barn- och ungdomsidrotten administreras via fliken Idrottsmedel i IdrottOnline. Antingen kan föreningen skicka in sin ansökan eller så sker beviljningen efter dialog med föreningens idrottskonsulent beroende på hur respektive specialidrottsförbund (SF) och distrikt har lagt upp det.
Idrottslyftet administreras via IdrottOnline:
• Det ger föreningen en överblick över ansökta och beviljade projekt inom olika områden under de olika projektperioderna (Idrottslyft under tidigare perioder finns under fliken Äldre Idrottslyft).
• Ansökan och återrapport görs via IdrottOnline enligt respektive bidragsgivande organisations direktiv.
• Alla ledare i föreningen kan skapa en ansökan och fylla i en återrapport, men det är bara ordförande, kassör eller Idrottsmedel firmatecknare som kan skicka in ansökan och återrapport.
• En flersektionsförening kan ha flera idrottsmedelsansvariga som kan hantera ansökningar och återrapporter till respektive specialidrottsförbund
FOTO : B I L D BY R Å N
Avgifter och Fortnox
Fortnox är ett webbaserat program för bokföring och fakturering. Genom den kostnads- fria kopplingen mellan IdrottOnline och Fortnox kan föreningen skapa sina medlems- avgifter i IdrottOnline och samtidigt skapa fakturaunderlag automatiskt i Fortnox.
Information, manualer och support finns på:
www.fortnox.se/forening/idrottonline-fortnox
App
I appen IdrottOnline kan man:
- registrera närvaron på aktiviteter - administrera grupper och medlemmar - kommunicera via mobilen
FOTO : B I L D BY R Å N
GDPR – dataskyddsförordningen
Den nya dataskyddsförordningen – GDPR – är en EU-förordning som innebär ett stärkt skydd för enskildas personliga integritet och ställer hårdare krav på hur personuppgifter får behandlas.
GDPR är en förkortning av ”General Data Protection Regulation” och den svenska översättningen är alltså Dataskyddsförordningen. Den reglerar en mängd rättigheter för enskilda individer och skyldigheter för företag, organisationer och föreningar som behandlar personuppgifter. Den nya förordningen börjar tillämpas den 25 maj 2018 i samtliga EU:s medlemsstater, till dess gäller personuppgiftslagen, PUL.
Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk levande person.
Vad behöver en förening tänka på för att uppfylla kraven som GDPR ställer? Riksidrotts- förbundet har tagit fram en rad olika mallar, stöd och andra verktyg som beskriver de scenarion som är specifika för idrotten, läs mer:
www.rf.se/Personuppgifter/utbildningstodochmallar
För Riksidrottsförbundet har arbetet att tillhandahålla en hög säkerhet inom
IdrottOnline varit en självklarhet redan innan införandet av GDPR och det arbetet fort- sätter kontinuerligt för att bibehålla samma höga nivå. Läs mer om säkerhet i IdrottOnline här:
https://idrottonline.se/OmIdrottOnline/PersonuppgifterochIdrottOnline/sakerhetidrottonline/
Vid frågor: Kontakta Johan Erlandsson, RF-SISU Småland, tel. 036-34 54 71, johan.erlandsson@rfsisu.se
För mer information om IdrottOnline och support:
www.idrottonline.se
www.idrottonline.se/servicecenter www.rfsisu.se/smaland
KONTAKT OCH FRÅGOR
RF-SISU SMÅLAND, JANUARI 2020
FOTO : B I L D BY R Å N
