EXAMENSARBETE
2005:29 HIP
MAGNUS EKLUND THERESA PALO
Kvalitetssäkring av byggnadsprocessen i de tidiga skedena
HÖGSKOLEINGENJÖRSPROGRAMMET Projektingenjör
Luleå tekniska universitet Institutionen för samhällsbyggnad Avdelningen för produktionsledning
FÖRORD
Det här examensarbetet har utförts under våren 2005 vid institutionen för Samhällsbyggnad, avdelning för produktion vid Luleå Tekniska Universitet. Arbete har genomförts på uppdrag av Luleå Kommun, Tekniska förvaltningen och omfattar ett underlag till ett Web – baserat program samt att kvalitetssäkra byggnadsprocessen i de tidiga skedena. Detta för att förbereda och effektivisera det fortsatta arbetet med byggnadsprocessen och att även få arbetet i organisationen att ske på ett enhetligt sätt.
Vi skulle vilja rikta ett speciellt tack till vår examinator Jan Jonsson och vår handledare Anders Wennström, Luleå tekniska Universitet för goda råd och allt stöd vi fått då vi bäst behövt det.
Ett stort tack vill vi också tillägna vår handledare Mikael Wänstedt på Tekniska förvaltningen, Luleå kommun för all den hjälp vi fått genom givande diskussioner.
Vi vill även rikta ett tack till följande personer som bidragit med sina erfarenheter och kunskaper genom de intervjuer som har gett oss fakta till att genomföra detta examensarbete.
Aili Bengt Arkitekt Tirsén - Aili Andersson Gunnar Chef, Fastighetsenheten Boden FortV
Askebrand, Roland Byggnadsingenjör Riksbyggen Callne Hans Civilingenjör Carl Bro AB
Gabrielsson Anna Byggnadsingenjör Lulebo AB
Nordström Göran Fastighetssekreterare Luleå kommun, Tekniska förvaltning Strand Håkan Byggnadsingenjör Carl Bro AB
Taavo Bo Byggnadsingenjör Luleå kommun, Tekniska förvaltning Tano Håkan Objektsledare Fastighetskontor Norr Försvarsmakten
Sandberg Fredrik Byggnadsingenjör Tirsén – Aili
Ström Daniel Systemvetare Luleå Tekniska Universitet Wiklund Berth Projektledare FortV
Wredendahl Lars Byggnadsingenjör Tirsén - Aili
Till sist vill vi ge ett stort tack till alla på Tekniska förvaltning för all den hjälp vi fått.
Luleå, 2005-06-08
Theresa Palo & Magnus Eklund
SAMMANFATTNING
Initiativet till detta projekt togs av Tekniska förvaltningen eftersom de kände att det fanns oklarheter med gränsdragningarna och anvisningarna i de tidiga skedena av byggnadsprocessen. På grund av detta har man upplevt svårigheter att säkerställa kvaliteten i byggnadsprocessen.
Rapporten belyser tre viktiga punkter för att uppnå rätt kvalitet, nämligen:
• Påbörja på rätt sätt
• Skapa bättre förutsättningar
• Kontrollera resultatet mot kraven
Huvudsyftet med rapporten är att beskriva hur Tekniska förvaltningen, genom ett utförligt förstudiearbete och ett välgenomarbetat programskede kan säkerställa kvaliteten i hela byggnadsprocessen. Dessutom belyser rapporten var man ska göra sin kvalitetssäkring och varför man ska göra det i detta skede.
Målet med examensarbetet är att identifiera de problem som organisationen har i det nuvarande arbete samt att undersöka hur andra aktörer arbetar i byggnadsprocessen. Projektet resulterade i ett underlag till ett Web-baserat anvisningsprogram och ett underlag för dokumentet ”Kvalitetssäkring i byggnadsprocessens tidiga skeden” som ska produceras åt kommunen, främst tekniska förvaltningens kunder.
I examensarbetet presenteras byggnadsprocessen i fem skeden; Förstudiearbetet, Programskedet, Projekteringsskedet, Produktionsskedet, Erfarenhetsskedet och till slut Förvaltningsskedet. Alltså har tankesättet som föreligger den cykliska byggnadsprocessen anammats. Avgränsningen gjordes till att beröra förstudiearbetet och programskedet.
Resultatet i rapporten var ungefär det TF själva hade förutsett, det fanns ingen tydlig ansvarsfördelning om vem som har ansvaret för förstudiearbetet och var gränsen mellan förstudiearbetet och programarbetet gick. Dessutom hade man inga klara direktiv om vad som skulle produceras eller tas fram. I jämförelsen mellan olika aktörer fann vi att det var stora skillnader mellan offentliga aktörer och privata. I de privata företagen var man tvungen att arbeta mer med förstudien, då följderna av ett misslyckande har betydligt större konsekvenser.
Vi fann även att tjänstemännen i de offentliga verksamheterna försökte arbeta mer långsiktigt, kunde man inte säkerställa projekten mer än till vart fjärde år. Däremot ansåg vi att försvarsmakten, tillsammans med fortifikationsverket hade kommit längst med sitt arbete i de tidiga skedena.
Slutsatsen av våra studier är att vi anser att kommunen, för att lyckas kvalitetssäkra byggnadsprocessen, skall tillsätta lokalutredare som är väl insatta i byggnadsprocessen. Detta för att få en klarare dialog mellan Tekniska förvaltningen och deras kunder. Lokalutredaren ska vara insatt i byggnadsprocessen, men även i brukarens organisation och på så sätt kunna påvisa möjligheter för brukarna med projektet. Dessutom har vi tagit fram förslag på övriga förbättringar som kan göras och kommit med förslag på hur dessa förbättringar kan utföras.
ABSTRACT
The Technical office took the initiative to this project, because they couldn’t guarantee the quality in the building process. Since they didn’t cope to deal up the drawing for the instructions too the early stages in the building process. The main reason of this lacks of quality achievement where to identify the problems in the early stages.
This report will illustrate tree important tasks to get the right quality.
• Begin in the right way
• Create better conditions
• Control the result against the demands
The main purpose of this report is to describe how the Technical office by a thorough preliminary study and program study can secure the quality trout the building process. The report has also illustrated where you should do your quality assurance/control and why you should do it in this stage.
The main goal of this master thesis is to identify problems which the organisation had in their present work, and also to investigate how other company work in the building process. The project resulted in a foundation to a computer software instruction program and also a foundation to a document “quality achievement in the early stage of the building process” it would work as a guideline in the quality process for the technical office customers.
In this master thesis the building process is presented in five stages. The preliminary study, program study, project planning/study, production study, experience study and finally the management study. There fore has the exchange of thoughts that involved cyclic building process been just. Delimitation has done to only cons urn the preliminary study and program study.
The result in the report where approximated what TF presumed, it where no clear assignment of responsibilities in the preliminary study, and it was also an indistinct line between preliminary study and the program study. Also had they no clear directions what they had to produce. In the comparison between different corporations we found that it where big difference between the public sector and the private sector. The private must work much more with the preliminary study, because the risk for a failure is much higher for them.
We also found, even if the public servants tried to work more they couldn’t guarantee the project further than every forth year. On the other hand we thought the military defence (FK N) together with Fort V had come far in their work in the early stages, they where more structured in their way of working.
The conclusion of our study is that we think that the municipals must employ a building investigator, so they could have a better dialog between TF and their customers. The building investigator would be initiated in the building process, but also in the customer’s organisation.
Furthermore we have a proposal on further improvements, and we also have suggestions about the performable improvement.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. INLEDNING 1
1.1PROBLEMBESKRIVNING 2
1.2SYFTE 2
1.3MÅL 2
1.4AVGRÄNSNINGAR 3
1.5METOD 3
1.5.1DET EMPIRISKA MATERIALET 3
1.5.2DE OLIKA ANGREPPSSÄTTEN 4
1.5.3TILLFÖRLITLIGHETEN (RELIABILITET OCH VALIDITET) 5
1.5.4FELKÄLLOR 5
2. TEORI 6
2.1BYGGNADSPROCESSEN 6
2.1.1TRADITIONELL BYGGNADSPROCESS 6
2.1.2CYKLISKA BYGGNADSPROCESSEN 6
2.2KOSTNADSSTYRNING AV BYGGNADSPROCESSEN 8
2.3ATT LYCKAS MED BYGGNADSPROGRAM 8
2.4FÖRSTUDIEARBETE 9
2.4.1BRUKARENS ROLL I FÖRSTUDIEARBETET 10
2.4.2BEHOVSUTREDNING 11
2.5PROGRAMSKEDE 13
2.5.1ARBETSFÖRFARANDET I PROGRAMSKEDET 13
2.5.2KOSTNADSUPPSKATTNING 14
2.5.3UTREDNINGSARBETE 14
2.5.4PROGRAMARBETET 14
2.6KVALITETSSÄKRA BYGGNADSPROCESSEN 14
2.6.1KVALITETSSÄKRINGENS TVÅ GRUNDFÖRUTSÄTTNINGAR 15
2.6.2VAR BÖR MAN PÅVERKA KVALITÉN OCH GÖRA SIN EKONOMISTYRNING 15
2.6.3OLIKA SÄTT ATT SÄKERSTÄLLA KVALITÉN 16
3. RESULTAT 18
3.1FASTIGHETSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHET 18
3.2ARBETSFÖRFARANDET I BYGGNADSPROCESSEN 19
3.3ALLMÄNT OM TF:S ANVISNINGAR OCH KRAV 20
3.4PROJEKTERINGSANVISNINGAR 20
3.5PARALLELLT ARBETE 21
3.6STUDIEBESÖK HOS OLIKA AKTÖRER I BYGGNADSPROCESSEN 21
3.6.1FÖRSVARSMAKTENS FASTIGHETSKONTOR (FKN) 21
3.6.2FORTIFIKATIONSVERKET (FORTV) 22
3.6.3CARLBRO 22
3.6.4RIKSBYGGEN 22
3.6.5TIRSÉN -AILI 23
3.6.6LULEBO AB 23
4. ANALYS 25 4.1ARBETSFÖRFARANDET, ATT TILLHANDAHÅLLA LOKALER 25
4.2FÖRSTUDIEARBETET 26
4.2.1ANVÄNDNING AV BRIEFING 26
4.2.2VIKTEN AV CHECKLISTOR OCH DOKUMENTSMALLAR 26
4.2.3GRÄNSDRAGNINGSLISTOR 27
4.2.4LOKALUTREDARE 27
4.3ANVÄNDNING AV ETT WEBBASERAT KVALITETSSÄKRINGSPROGRAM 27
5. SLUTSATS OCH DISKUSSION 29
5.1FÖRSLAG PÅ FÖRBÄTTRING 29
5.1.1ANSVARSFÖRDELNING 29
5.1.2FÖRSLAG PÅ ARBETSBESKRIVNING 30
5.1.3TILLSÄTT EN LOKALUTREDARE 30
5.2UNDERLAG FÖR DET WEBBASERADE PROGRAMMET 31
6. FORTSATT ARBETE 38
7. REFERENSER 40
BILAGOR 1
BILAGA 1: Uppbyggnad av byggnadsprocessen BILAGA 2: Kvalitetsplan
BILAGA 3: Processbeskrivnings mall BILAGA 4: Exempel på processbeskrivning BILAGA 5: Webbaserade programmets ruta
BEGREPPSFÖRKLARING
Nedanstående begreppsförklaring syftar till att ge läsaren en bättre grund inför läsningen av rapporten. Definitionen av begreppen är vad vi menar när vi använder oss av dem.
Behovsutredning - en utredning över inneboende krav.
Behovsunderlag – i behovsunderlaget bör det ingå en analys över verksamheten, en utredning över lokalen och ett lokalprogram.
Brukare – fysisk eller juridisk person som använder sig av objektet. I begreppet brukare innefattas ofta även besökande till den som stadigvarande använder en byggnad eller en anläggning det kan t ex vara en arbetare i en lokal eller en person som genom avtal avvänder sig av objektet för ett visst ändamål.
Byggherre- den som för egen räkning utför eller låter utföra byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Byggherren kan vara antigen fysisk eller juridisk person. Det är byggherren som har det fulla ansvaret för att samhällets krav på byggnadsverket uppfylls. Ex Tekniska Förvaltningen
Byggnadsprocessen - process för att åstadkomma byggnadsverk
Byggnadsprogram - program som redovisar förutsättningar och krav på ett byggnadsverk och som utgör underlag för projektering. Ex. Gränsdragning mellan fastighetsägare och hyresgäst samt skisser
FK N-försvarsmaktens fastighetskontor Norr
FortV -förkortning av Fortifikationsverket som även kan benämnas Fortverket och är förvaltare åt försvarsmaktens lokaler.
Funktionskrav - syftar till att redogöra för de mätbara egenskaper som lösningen ska tillfredsställa. Ett funktionskrav är mera specifikt än ett mål, eftersom det relaterar till en funktion, inte en kvalitet. Samtidigt är funktionskraven generella i den mån att olika alternativa fysiska lösningar kan tillfredsställa funktionen. Funktionskraven ska svara på hur delmålen ska uppnås.
Förstudie- studie i ett tidigt skede som ska belysa förutsättningarna för ett projekt och möjligheterna att genomföra det.
Förvaltare- den som har ansvaret över drift och underhåll av fastigheten.
Gränsdragningslista – en lista över ansvarfördelningen inom projektet.
Kravspecifikation - del av förfrågningsunderlaget som anger krav på egenskaper, funktion och prestation för den vara eller tjänst som beställaren efterfrågar.
Kund – TF:s projekt beställare.
Kvalitet - Alla sammantagna egenskaper hos en produkt eller tjänst som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade eller underförstådda behov.
Kvalitetsledning - kvalitetsledning omfattar alla ledningsaktiviteter inom kvalitetsområdet såsom att: - Fastställa policy och mål
- Planera kvalitetsarbetet - Tilldela resurser
- Fördela ansvar och befogenheter - Genomföra kvalitetssäkring - Genomföra kvalitetsstyrning - Genomföra kvalitetsförbättring
Kvalitetsstyrning - avser de operativa medel som tillämpas för att uppfylla kvalitetskrav och ledningens förmåga att påverka och stödja sin personal så att den känner sitt ansvar för kvalitetssäkringen. Detta kan t.ex. ske genom att ledningen ökar medvetenheten om kvalitetssäkringen hos personalen genom egenkontroll och verifiera det egna arbetet.
Kvalitetssäkring – syftar till att skapa tilltro till att kvalitetsstyrningen kommer att fungera.
Ett exempel är att organisationen har rutiner, hjälpmedel och utbildad personal.
Kvalitetssystem- är en organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning av verksamheten med avseende på kvalitet.
Lokalprogram- Redovisar en lösningsneutral beskrivning av de krav och egenskaper hos de invändiga och utvändiga utrymmen som tillsammans bildar den lokal som kan användas i en specifik verksamhet. Den ska baseras på verksamhetsbeskrivningen och utförs normalt av brukaren.
Mål - det överordnade målet med ett projekt ska svar på frågor som till exempel;
Varför behövs detta projekt? Vilken nytta tillför detta projekt? Målet ska klargöra varför projektet överhuvudtaget kommit till och det är mot det mål slutprodukten utvärderas. Alla underordnade mål stödjer det överordnade målet.
De underordnade delmålen har till uppgift att klargöra det färdiga projektmålets kvalitetsmål och får inte ligga i konflikt med det. Målen ska vara klara och tydliga så att man kan följa upp dessa under processens gång.
Objekt- vår definition på lokal eller anläggning PBL - Plan och bygglagen
Process- uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och som leder till ett färdigt resultat.
Processbild- en illustration av processförfarandet i bild
Projektering - Verksamhet för att omsätta byggnadsprogrammets olika krav till tekniska lösningar. Redovisning av projekteringen resulterar i beskrivningar och ritningar.
Projektledare - avser person hos beställaren som är ansvarig för projektet gentemot konsulter, entreprenörer och andra upphandlade tjänster.
ProjLok - projekthandbok för lokaler för FortV:s personal
Projektprocessen - avser uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och projektet.
Rumsbeskrivning - redovisar rum för rum föreslagna utformningar av golv, väggar, tak och utrustning när det gäller det synliga resultat.
Rumsfunktionsprogram - dokumentation som sammanfattar krav på de utrymmen som ingår i ett projekt.
Specifikation - avser de dokument som föreskriver de krav med vilka en produkt ska överensstämma.
Tillförlitlighet - avser förmåga hos en enhet att vara funktionsduglig under givna förhållanden och under en given tidsperiod.
Utredningsskedet - grundlig, klarläggande undersökning, anskaffning och sammanställning av uppgifter.
Verksamhet - målinriktat arbete som utförs fortlöpande.
Verksamhetsbeskrivning - dokument som beskriver den verksamhet som ska bedrivas i aktuella utrymmen. Ska även utgöra grunden i ett lokalprogram.
Verksamhetskrav - bör-krav på att verksamheten kan utföras i den specifika lokalen, det vill säga krav inte förslag på lösningar.
1. INLEDNING
Tekniska förvaltningen, Luleå kommun, avdelningen för Fastigheter initierade detta projekt då man ansåg att man inte hade några tydliga verktyg för att kvalitetssäkra byggnadsprocessens tidiga skeden. I början var uppgiften att gå igenom deras befintliga projekteringsanvisningar och gränsdragningslistor. Efterhand som projektet fortskred avgränsades den och inriktningen ändrades något till att innefatta de tidigare skedena i byggnadsprocessen, alltså förstudie- och programskedet.
Tekniska förvaltningen är indelad i 9 underavdelningar;
Gatu- och trafik
Park och natur
Projektutveckling
Teknisk service
Avfall
Ledning och administration
Omsorg-, kultur- och fritidslokaler
Förvaltnings- och utbildningslokaler
VA
Tanken är att alla avdelningar ska ha ett enhetligt arbetsförfarande i byggnadsprocessen.
Deras kunder kan antingen vara avdelningarna inom Tekniska förvaltningen eller de övriga förvaltningarna eller kontoren i kommunen.
För att försäkra sig om rätt kvalitet är förarbetet mycket viktigt. Det är då förutsättningarna för projektet tas fram och blir styrande för det fortsatta projektarbetet. Projektet utformas i sina huvuddrag och kvalitets- och kostnadsnivån avgörs. Examensarbetet ska visa när och var man i byggnadsprocessen ska göra sin projektstyrning. De tre grundläggande stegen för att rätt kvalitetsmål ska uppnås är [1]:
• Tänk före, påbörja på rätt sätt. (Förstudie)
• Gör rätt från början, skapa bättre förutsättningar (Programskedet)
• Kontrollera resultatet mot kraven – så att kunden blir nöjd, bättre slutresultat (Erfarenhetsåterföring)
Inom kommunala förvaltningar har man arbetat med att upprätta handböcker som hjälpmedel vid åstadkommande av byggnadsprogram. Syftet har varit att motverka att projektering sätts igång utan föregående programarbete och försök till att förhindra allt för ofta förekommande ofullständiga och outvecklade byggnadsprogram. [2] Arvidsson och Elmberg lyfter i sin rapport ”Att förbereda och starta byggnadsprojekt; byggnadsprogram för om- och nybyggnad” fram byggnadsprogrammets betydelse som beslutsunderlag i anslagsärenden och som hjälpmedel för byggherrens planering och styrning, men också som underlag för upphandling av projekteringsinsatser. Deras förhoppning var att rapporten skulle nyttjas som handbok och på det viset hindra överskridna budgetar i kommunala byggprojekt. [2]
Tekniska förvaltningen har insett att ett välunderbyggt byggnadsprogram kan vara till stor hjälp i kvalitetsarbetet. De har arbetat mycket med sina projekteringsanvisningar och
programskede. Detta har berott på att gränsdragningen om vem som har ansvaret i dessa skeden inte har varit tydliga. Därför initierades detta projekt, att utreda vem som bär ansvaret och hur man ska arbeta på ett enhetligt sätt i hela organisationen.
1.1 Problembeskrivning
Det finns ett problem med arbetsförfarandet i de tidiga skedena av byggnadsprocessen i kommunen, detta har lett till vissa brister i behovsunderlagen. Man har inga klara gränsdragningar avseende på vem som har ansvaret för de olika skedena och det är inte klart vad som ska produceras. Det kan medföra att arbetet i processen inte sker på ett enhetligt sätt i organisationen, byggherre/brukare, och på så sätt kan kvalitetsbrister uppstå genom att viktiga stycken faller bort.
Problemen i byggnadsprocessen är ganska likartade i många kommuner. Enligt [29] har många kommuner dragit ner på resurser för kontroll av byggnadsarbeten och det har medfört att kvalitén på byggnaderna har försämrats. Boverkat har i en rapport, initierad av generaldirektören Inez Uusmann, kommit med flera förslag på förbättringar [3]. Planeringen genom hela byggnadsprocessen måste bli bättre och samarbetet utökas enligt rapporten. Leif Blomkvist, VD för Liljewall Arkitekter [3], anser att ett stort problem är bristen på planering och att man kommer fel från början.
1.2 Syfte
Huvudsyftet med rapporten är att beskriva hur Tekniska förvaltningen, genom ett utförligt förstudiearbete och ett välgenomarbetat programskede kan säkerställa kvaliteten i hela byggnadsprocessen. Syftet ska uppnås genom att:
Identifiera problemen i det nuvarande arbetet i byggprocessen och på så sätt kunna komma med förslag på förbättringar.
Tydiggöra definitionen av byggnadsprocessen
Förklara vikten av att använda sig av enhetliga anvisningar och anvisningsprogram
Tydliggöra gränsdragningen mellan kunden och TF
Undersöka hur andra aktörer arbetar med de tidiga skedena och hur kvalitetsarbetet utförs och därefter kunna dra slutsatser om hur man kan förbättra arbetet hos kommunen.
Rapporten ska vara ett underlag för ett fortsatt arbete, initierat av TF, i syfte att ta fram ett dokument till förvaltningens kunder och på så sätt tydliggöra deras roll i byggnadsprocessen.
1.3 Mål
Målet med projektet är att ta fram ett underlag till arbetet med att säkerställa kvaliteten i byggnadsprocessens arbetsförfarande. Dessutom ska ett underlag till ett Web – baserat processanvisningsprogram utvecklas. Detta för att förbereda och förenkla det fortsatta arbetet med processens tidiga skeden.
1.4 Avgränsningar
Projektet avgränsas till att endast utreda förstudiearbetet och programarbetet i byggnadsprocessen. Med detta menas från det att ett behov har uppstått till dess att ett byggnadsprogram har tagits fram och projekteringsskedet kan påbörja. Dessutom avgränsas projektet från de tekniska utredningarna i byggnadsprogrammet. Vi vill förtydliga att med att
”säkerställa kvaliteten i byggnadsprocessen”, menar vi inte att säkerställa kvaliteten på själva objektet, utan på själva arbetsförfarandet.
1.5 Metod
Metodiken är det sätt man använder för att uppnå de mål och förväntningar man har med sitt arbete det vill säga att man ska lösa problemet och komma fram till ett svar. Att välja ”rätt”
tillvägagångssätt för att utföra undersökningar är viktigt. Det finns två olika sätt att arbeta med data utifrån och det är kvantitativa och kvalitativa metoder [4]. Inom forskningen betyder kvantitativ analys att man föredrar att arbeta på ett mer logiskt sätt med mätbara fakta som går att generalisera och att dra slutsatser om helheten genom att studera vissa delar. Man använder sig av statistisk bearbetning och analysmetoder och sambandet mellan olika företeelser. Den kvantitativa metoden har av många ansetts ”bättre” än den kvalitativa. Men på senare tid så har åsikterna vänt om beroende på vilka problemen är, kan det visa sig att det är bättre att använda sig av den kvalitativa metoden [5].
I den kvalitativa studien försöker man åstadkomma en djupare förståelse av det ämne som studien riktar in sig på. Målet med den kvalititativa metoden och analysen är att identifiera något okänt. Metoderna är exempelvis: observationer, intervjuer, kvalitativa intervjuer, text- och bildanalyser. Man har en tendens att skilja på kvantitativa och kvalitativa metoder. Denna vanliga uppdelning kan vara missvisande, eftersom de överlappar varandra, finns ingen tydlig gräns. Det är även vanligt att man använder sig av bägge metoderna i en och samma undersökning [6]. Vårt val av metod blev någonstans mellan dessa två metoder för att få en mer komplett undersökning.
1.5.1 Det empiriska materialet
Datainsamlingen kan grovt delas in i tre olika faser. Dessa bygger på varandra och har utförts i följande ordning:
• Litteraturstudier
• Studiebesök
• Analys och sammanställning av inhämtad litteratur och information av studiebesöken.
Fas 1: Teori
I teori delen inhämtades fakta från litteraturstudier, informationssökning på nätet, diskussioner med handledare samt intervjuer med sakkunniga och intressenter. Även studiebesök på företag som var av intresse gjordes. Fick vi ta del av hur de arbetade, och fick klargjort vad som var bra och vad som var mindre bra med deras metoder. Detta sammanställdes sedan och analyserades. Aktörer som intervjuades hade olika befattningar, alltifrån byggherre som har sitt ansvarområde att utföra projektet, till slutligen förvaltaren som ska förvalta objektet.
Fas 2: Undersökning, nulägesbeskrivning
I fasen ”Undersökning och nulägesbeskrivning”, det vill säga fas två gjordes en fakta insamling över kommuns arbetes sätt. Problemen i deras nuvarande arbetsförfarande identifierades och frågor som ställdes i detta skede var hur det såg ut just då och var det fanns
Fas 3: Ta fram ett förslag
I denna fas tog vi fram förslag genom att resultaten sammanställdes och analyserades för att få fram den optimala lösningen för kommunens organisation. Arbetet med dokumentet till kommunen påbörjades. Vad som kunde förbättras var en viktig del i denna del av projektet.
Teorin kopplades till lägesbeskrivningen.
1.5.2 De olika angreppssätten
Det finns ett antal olika sätt att nå lärdom och få fram en lösning på ett problem. Valet av angreppssätt är betydelsefullt för hur ett resultat kommer ut ur en rapport. Ett mer ”korrekt”
val kan spara tid och ökar sannolikheten att man får ett bra resultat. Problemet påverkar angreppssättet som samtidigt påverkar problemet [5].
Det finns ett antal olika angreppssätt, det induktiva, deduktiva och det abduktiva. Det deduktiva arbetssättet innebär att man utgår i sitt arbete från ett antal antaganden och förutsättningar. Dessa undersöks och kontrolleras så att de antingen kan bekräftas eller avfärdas.
Induktion är motsatsen där man studerar ett faktiskt fenomen i verkligheten för att utifrån detta se vilka mönster som kan urskiljas och beskrivas. Det induktiva sättet är vanligt inom humanvetenskapen.
Enligt [7] finns det dessutom ytterligare ett angreppssätt, förutom de tidigare nämnda det abduktiva som generar ett förmodat antagande. Denna process kan beskrivas som ett mellanting mellan det induktiva och det deduktiva. Begreppet infördes av en amerikansk filosof vid namn Peirce och han menade att abduktion är en process, som minskar verklighetens komplexitet och gör den begriplig. Med hjälp av abduktion kan man genom tidigare erfarenheter, och materialinsamling, söka efter det okända och därigenom så uppkommer teorin.
Det mest använda sättet att pröva olika teorier är det deduktiva. Det innebär att man ur insamlade teorier förklarar och utvecklar nya hypoteser. Dessa hypoteser ska testas, därefter genom empiriska undersökningar som på detta sätt stärker eller minskar teorins tillit.
I vårt examensarbete har vi använt oss av det abduktiva arbetssättet. Detta för att vi vill göra byggnadsprocessens olika skeden mer begriplig för TF:s kunder.
Empirin till vårt examensarbete kommer att studeras på ett deduktivt sätt. Först inhämtas information genom litteraturstudier och studiebesök. Därefter kommer analyser av denna information att utföras för att sedan i sin tur leda till slutsatser.
Figur 1 Bilden är en omarbetad bild från [5]
1.5.3 Tillförlitligheten (Reliabilitet och validitet)
När det gäller tillförlitligheten i forskningen så uppstår ofta frågan om rätt information har samlats in och hur tillförlitlig är den. Den här problematiken har sina rötter i mätningen, det vill säga att mäta rätt företeelser och granska det man har avsett att granska. Reliabilitet är en slarvig försvenskning av det engelska ordet för pålitlighet. God reliabilitet innebär att metoden kan användas om och om igen utan att den visar betydande skillnad, att det erhållna resultatet kan upprepas vid ett annat tillfälle. I fall en undersökning har låg reliabilitet innebär det att något är fel på mätmetoden, men undersökning kan dock ha en hög validitet eftersom man mäter det man vill mäta. [4]
Validitet är en försvenskning av det engelska ordet för giltighet. Validitetens betydelse är om metoden verkligen ger den information som den avser att mäta. Validitet används främst i forskningssammanhang, när man analyserar olika rapporters och avhandlingars tillförlitlighet, exempelvis när en rapport med låg validitet inte undersökt eller mätt det den är avsedd att mäta [6]. Det finns två sätt att säkerställa validiteten. Det första är att man gör en logisk undersökning av verktyget det vill säga ett man ska ge till uppgift åt en utomstående person som är insatt i problemet att utföra en analys av det. Det andra sättet att pröva verktyget på är någon annan grupp som liknar den egna gruppen [4].
Pålitligheten av i detta examensarbete ska säkerställas genom att föra dialoger och möten med personer som är insatta i problemet och på så sätt få våra iakttagelser bekräftade. I examensarbetet har personer med olika befattningar och kunskap intervjuas för att få en så stor och bred kunskapsbas som möjligt.
1.5.4 Felkällor
Studiebesöken för detta examensarbete har varit mycket innehållsrika och givande. Det analyserade materialet har givetvis påverkats av hur frågorna har ställts samt även på vilket sätt svaren har uppfattas. Informationen som hämtades på Internet granskas kritiskt eftersom all information på Internet inte är seriös.
Vi vill poängtera att resultatet av studiebesöken bygger på företagens goda vilja av att dela med sig av deras material och förtydliga deras arbetssätt. Om man verkligen lever upp till detta är inte undersökt.
T e o r i
O b s e r v a t i o n e r
G e n e r a l i s e r i n g H y p o t e s e r
V e r k l i g h e t O b s e r v a t i o n e r
I n d u k t i v a n s a t s D e d u k t i v a n s a t s
2. TEORI
Under teoridelen behandlas olika synsätt av byggnadsprocessen, och en fördjupad studie om vad förstudiearbetet och programskedet ska innehålla. En beskrivning av byggprogrammet och dess betydelse tas upp. Dessutom förklaras var och varför man gör en kvalitetssäkring.
2.1 Byggnadsprocessen
Byggnadsprocessen täcker alla delprocesser som leder till om – eller nybyggnad. [8]. I detta projekt presenteras två sätt att se på byggnadsprocessen, den så kallade traditionella byggnadsprocessen [9] och den cykliska byggnadsprocessen [10]. Varje projekt och beställare är unik och har sina egna skedesindelningar och skedesinnehåll, men innebörden i hela byggnadsprocessen ska inte skiljas sig nämnvärt. För en mer utförlig beskrivning om vad de olika skedena innehåller och hur den är uppbyggd, se bilaga 1.
2.1.1 Traditionell byggnadsprocess
Den traditionella byggnadsprocessen är den mest tillämpade av processerna och kan se ut på följande sätt:
Figur 1 Den traditionella byggnadsprocessen [19]
Bilden visar hur en organisation planerar sina byggnadsprojekt då behovet uppstått.
Processbilden följer en kronologisk ordningsföljd och påbörjas med programskedet och avslutas med en färdig produkt, med mer eller mindre utförliga anvisningar. Kontakten mellan byggherre och kund varierar men är som störst i programskedet, det vill säga om kunden är känd i det skedet. Att detta arbetsförfarande enbart skulle finnas hos företag som arbetar med produktion eller tillverkning är inte riktigt. Trots att många fastighetsförvaltare även ska bruka och driva objekten efter slutfört projekt, arbetar många med denna processbild som mall över hur arbetsförfarande ser ut.
2.1.2 Cykliska byggnadsprocessen
Det finns en ökad insikt om att varje byggnad eller anläggning är en helhet, från idé till förverkligande, ändringar och avslutningsvis rivning. Detta synsätt kallas för den cykliska byggnadsprocessen.(figur 2)
Program – skede
System handlings skede
Huvud- handlings skedet
Produktions skedet
Färdig Byggnad/
Anläggning
Figur 2 Cyklisk byggnadsprocess [10]
Denna process innehåller alla skeden från den traditionella processbilden, men med tre viktiga tillägg: förstudie, erfarenhetsåterföring och förvaltningsskedet. Tanken är att man redan i förstudien förstår att det är en lång process man har framför sig. Helhetssynen ställer krav på byggherren i dennes uppgift att redan i tidiga skeden skapa förutsättningar för övriga intressenter att medverka under såväl byggnadsprocessen som den långsiktiga förvaltningen, alltså både byggnads- och förvaltningsprocessen. [10]
Den stora skillnaden mellan de olika processbilderna är att man i den cykliska processen tillvaratar kundens egna förslag och idéer i ett tidigt skede och arbetar med dem genom hela processen. En viktig del är att få hela organisationen involverad. Brukaren står för önskemål angående egenskaper, konsulterna står för sakkunskapen och erbjuder olika möjligheter för att uppnå dessa egenskaper och fastighetsförvaltaren tar ställning till vilka egenskaper som kan förverkligas och vilka som är olönsamma. Till fastighetsförvaltarens uppgifter hör att även koordinera samarbetet mellan de olika grupperna, bygga upp en laganda, se till att nödvändig information samlas in och distribueras till berörda parter och att ta ett helhetsansvar för att processen genomförs på bästa möjliga sätt. [10]
Förstudie
Program -
skedet Projekterings
skedet
Byggnads skedet
Erfarenhets- återföring Förvaltnings -
skedet
Byggnadsprocessen
Alternativ;
rivning
När objektet står färdigt är det angeläget att tillsammans med brukaren göra en utvärdering och använda denna i en erfarenhetsåterföring, detta för att kunna ta lärdom av projektet.
Meningen med erfarenhetsåterföringen är att förbättra planeringen för framtida byggnadsprojekt. Det är viktigt att involvera brukarna därför att de väl känner till hur fastigheten fungerar.
Man bör tänka på att tillämpningen av den cykliska processmodellen stimulerar byggherren eller förvaltaren att inte bara lära brukarna byggprocessens förfarande utan inspirerar även byggherren att lära sig av brukarna och deras organisation. På så sätt har de båda parterna en betydande roll i hela processen.
2.2 Kostnadsstyrning av byggnadsprocessen
De som använder sig av den cykliska processbilden i organisationen ser byggnadsprocessen i dess helhet, alltså med förvaltningsprocessen medräknad. Hur viktigt det är att i förstudien och utredningsskedet vara medveten om detta tydliggörs med en enkel bild av resursfördelningen i hela processen (figur 3).
Figur 3 Kostnader i bygg- och förvaltningsprocessen [28] (Bilden är inte proportionerlig)
Bilden visar hur förhållandet skiljer sig mellan olika skeden. Den minsta cirkeln visar förstudie, utrednings- och projekteringsskedena och byggnadsskedet. Den mellersta visar själva drifts och underhållskostnaderna. Den sista visar kostnaderna för brukandet. Som bilden visar kan man inte utföra så stora besparingar i de tidiga skedena, då dessa endast utgör en liten del av kostnaderna.
2.3 Att lyckas med byggnadsprogram
För att lyckas med programarbetet är det viktigt att avsätta tid för ett utförligt och grundligt förarbete. De involverade måste få en chans att sätta sig in i problemen och få en möjlighet att arbeta kreativt och innovativt. Det är angeläget att i ett tidigt skede lyfta fram målen med projektet och att detta är väl förankrat i hela projektgruppen. Om koncentrationen läggs på
1 5
250
mer kortsiktig och lösningsinriktad informationsinhämtning kan detta medföra att projektets övergripande mål kommer i skymundan.
Det finns vissa steg i arbetet med byggnadsprogrammet som måste avklaras för att man ska kunna säga att man gjort ett välgenomarbetat programarbete.
Uppdragets omfattning måste klarläggas
Övergripande mål måste identifieras
Verksamhetsbeskrivning måste genomarbetas
Preliminära kravformuleringar som har sitt stöd i verksamheten, både i organisationens - och byggherrens verksamhet.
Utvärdering av programmets genomförbarhet
Godkännande av programmet
Många av stegen ska utföras i förstudiearbetet och sedan integreras med materialet från utredningsarbetet till ett byggprogram. Kunden och byggherren ska sedan efter förstudien tillsammans arbeta fram kravformuleringarna. Då kan båda parter föra fram sina krav och önskemål och på så sätt blir resultatet mer tillfredsställande. Efter det gör man tillsammans en utvärdering av byggprogrammet och beslutar sig för om projektet är genomförbart. Svarar programmet mot verksamhetsmålen är det bara att gå vidare med projektet och projekteringen [2].
2.4 Förstudiearbete
I inledningen av ett projekt ska alla parter enas om en vision som sedan kan utvecklas vartefter projektet framskrider. Parterna måste komma överens om ungefärliga ramar angående budget, yta och flexibilitet, arbetsmetoder, göra upp en realistisk tidplan och opponera på varandra. Det kan vara lockande att försöka påskynda planeringen och det är projektledarens uppgift att reservera tillräckligt med tid för att utveckla idéer. Det kan till exempel hända att kunden bestämmer sig för att ändra på arbetsförfarandet i organisationen och därmed uppstår nya krav på fastigheten.
Definitionen av förstudiearbetet och dess innehåll varierar stort mellan litteratur och aktörer.
Många definierar förstudiearbetet till ett arbete före själva byggnadsprocessen, medan andra hävdar att detta är den inledande fasen i programskedet. Dessutom varierar uppgifterna om vem som bär ansvaret till att förstudiearbetet blir utfört, från att ”det ligger i byggherrens intresse att involvera brukaren” till ”att det ligger i brukarens intresse att göra en utförlig behovsutredning”. Här följer några definitioner av förstudiearbetet:
”Det är i ett tidigt skede, före det egentliga projektarbetet, som möjligheten att påverka och styra projekt är som störst. Ett förstudiearbete ska alltid förekomma ett projekt och här ska idéer utvärderas och utvecklas. Genom att avsätta tid och resurser för detta skaffar byggherren sig de underlag som behövs för att med rimlig säkerhet ta beslut om projektets framtid och för att bestämma projektets förutsättningar, målsättning och resursåtgång. Det är här, genom professionell analys av utgångspunkter, möjligheter och risker, som grunden för projektets lyckosamma genomförande läggs.” [14]
”Förstudien innebär att kartlägga förutsättningarna för ett eventuellt byggprojekt, att precisera behovet av lokaler och att bedöma de ekonomiska konsekvenserna av projektet. Målet är att fatta beslut om att gå vidare med byggnadsprojekt eller inte.”
[19]
”Objektet ska projekteras för den aktuella verksamhetens behov. Men det är lika viktigt att redan i detta skede planera för framtiden och kommande krav som till exempel förändringar i verksamheten, eventuella tillbyggnader eller omdisponeringar av lokalerna. Genom en grundlig behovsanalys i förstudien kan man undvika merkostnader i framtiden.”[17]
”…i första hand hyresgästens uppgifter om verksamhet, lokalbehov och önskemål i fråga om samband och miljöomsorg…Hyresgästen har ansvaret för verksamhetsbeskrivningen…verksamhetsbeskrivningen, lokalbehovet och verksamhetens önskemål om samband och miljöomsorg sammanställs till ett lokalprogram” [9]
”En förstudie genomförs i syfte att få fram underlag för beslut om inriktning och investeringsram för projektet. Följande bör uppnås:
1. En behovsbeskrivning som beskriver vilka behov som ska lösas.
2. Möjliga handlingsalternativ: verksamhetsförändringar, samordning och omflyttning, tillfälliga lösningar, om- och tillbyggnad, nyanskaffning, avveckling diskuteras som olika handlingsalternativ
3. Nyttobedömning: de olika handlingsalternativens nytta bedöms exempelvis genom värdering av de olika alternativens ändamålsenlighet, geografiska läge, flexibilitet eller utnyttjande.
4. Ekonomisk bedömning, en rangordning med de olika alternativens för- och nackdelar.
5. Bedömning av nytta och ekonomi dvs. en utvärdering för att klargöra vilket handlingsalternativ som ger mest nytta för pengarna.
6. Beslut om inriktningsram dvs. att verkställande ledning fattar beslut om projektets fortsättning.” [2]
Gemensamt för alla är att man i förstudien ska skapa förutsättningarna för den kommande projekteringen.
2.4.1 Brukarens roll i förstudiearbetet
Byggnadsplaneringen har lyfts i ett helt nytt ljus i och med att man insett att trivsel, fastighetsfunktioner, kommunikation med mera har en stor inverkan på brukarna. Brukarna är mera måna om trivseln på arbetsplatsen och strävar efter att arbetsplatsen är ergonomisk och bekväm. Brukarnas roll i planering av objekt har också blivit större. Om de får vara med om och bestämma sina utrymmen upplever de att deras åsikter är viktiga vilket medför att de kommer att bli mera motiverad och därmed mera engagerade i verksamheten. [10]
Brukarnas ställning i förstudiearbetet och hela byggnadsprocessen sträcker sig till att sätta upp mål för projektet, ta fram lokalprogram med funktionskrav och eventuellt komma med önskemål angående funktionen av byggnaden. Det innebär att förslag på lösningar inte ska tas fram i detta skede.
Lokalutredare
Det kan vara en fördel i större organisationer att anlita lokalutredare, eller objektledare. [15]
Lokalutredaren, brukarens representant, bevakar kraven från verksamheten och fungerar som en mellanhand mellan kunden och byggherren. Byggherren har då en tydlig kontaktperson i verksamheten och verksamheten har en kontaktperson i organisationen man kan tala med om önskemål och behov.
Lokalutredaren har ansvar för att se till att det projekt som fastighetsägaren eller byggherren tar fram i produktionsskedet motsvarar det objekt som beslutats av brukaren, baserat på behovsunderlag och kopplat till funktion och kostnad. Valet av lokalutredare är viktigt, då denna ska ha stora kunskaper om brukarens organisation, men även om valmöjligheterna som finns i byggnadsprocessen. [16]
2.4.2 Behovsutredning
När brukaren ska ta fram ett behovsunderlag för ett objekt är det viktigt att noga tänka igenom vad man vill med objektet. För att bästa resultat ska uppnås ska vissa förutsättningar, krav och önskemål uppfyllas, annars kan det bli svårt att kontrollera resultatet i slutändan. Är kraven otydliga är risken att objektet får dyra drift- och underhållskostnader när den tas i bruk. [17]
Behovsutredningen är brukarens egen utredning i byggnadsprocessen och ska användas som ett underlag till projekteringsprocessen och produktionsprocessen. I denna utredning ska målet med projektet preciseras, en verksamhetsbeskrivning tas fram och en analys göras, en lokalutredning bör ingå och detta tillsammans med ett lokalprogram ska bilda ett behovsunderlag.
Målet med projektet
Brukaren och byggherren bör gemensamt arbeta fram ramvillkor och riktlinjer för projektet, alltså formulera målen. Verksamhetens mål är inte detsamma som projektmål och eventuella konflikter bör redas ut tidigt. [11] I målformuleringen klargörs projektets bärande idé och vilka problem det syftar till att lösa. [18] Det ska även framgå vilken nytta projektet avses ge, vad man vill uppnå i förhållande till verksamheten och en vision om hur projektet ska utformas.
Vanliga mål som kostnads - och tidsmål finns nästan alltid med i behovsutredningar eller projektbeskrivningar, medan andra mål inte anges lika tydligt. Det är viktigt att alla perspektiv på ett projekt återspeglas i målet. Vilka framgångsfaktorer som är kritiska ska identifieras och målen ska fastställas efter detta. [8]
I [18] ges följande utkast till målformuleringen: ”För att genomföra investeringar av det slag, som ett byggnadsprojekt är, krävs en realistisk investeringskalkyl som baseras på en trovärdig redogörelse för projektets mål och syfte. Projektet måste tydligt förankras i den verksamhetsplan som gäller för huvudverksamheten. Ett tydligt syfte och ett fastläggande av kortsiktiga och långsiktiga mål är grundläggande. De målformuleringar som görs måste vara så tydliga och slagkraftigt formulerade att de bär genom hela projektets genomförande. Målen ska kunna kontrolleras i en projektuppföljning efter färdigställandet. Varje ställningstagande som görs i projektet ska medverka till att målet uppfylls.”
I [2] finns följande definition av målet: ”Vid varje beslut som fattas i processen går man tillbaka till målen och stämmer av mot dem och därmed åstadkommer en säkerhet i beslutsfattandet. Målen ska vara antingen objektivt mätbara – längd, bredd, höjd, tyngd,
kostnad och så vidare. Eller uppfattas subjektivt (genom människans fem sinnen) – färg, smak, lukt och så vidare. Till detta kommer en tredje klass och det är kvaliteter som är beroende av våra värderingar: fult, vacker, rätt, fel osv.”
Verksamhetsbeskrivning
Verksamhetsbeskrivningen är en beskrivning av brukarens verksamhet. Här berättas om verksamhetens historia och framväxt, om organisationens uppbyggnad, vad man gör, hur arbetet går till, hur organisationen är bemannad, vilka idéer om framtiden som finns, med mera. Dessutom innehåller den fakta om lokalerna; hur väl eller illa de passar till olika funktioner och vilka typer av lokaler man anser sig ha behov av för att stödja verksamheten i sin nuvarande situation och vilka lokaler man önskar sig för att kunna förändra verksamheten.
[8]
Underlag för verksamhetsbeskrivningen kan hämtas ur dokument som verksamhetsplaner, redovisningar, budgetmaterial, policydokument, personallistor, interna utredningar rörande produkter, rationaliserings- och organisationsutredningar. Mycket material måste dock tas fram genom undersökningar av olika förhållanden inom verksamheten och intervjuer med olika befattningshavare och intressenter.
För att kunna utforma byggnaden på ett så lämpligt sätt som möjligt måste man analysera den aktuella verksamheten i detalj, att byggnaden även ska fungera bra på längre sikt. Dessutom bör den ta upp sannolika förändringar inom de lokaler som planeras. De frågor som gäller lokalernas generalitet berör också utbyggbarheten, men även möjligheten att i framtiden kunna bli av med och överlåta dessa till andra brukare om så skulle behövas. [18]
Verksamhetsbeskrivningen kan bli tydligare och mera lättillgänglig om den illustreras eller framställs med hjälp av bilder. Dessa kan vara diagram, flödesscheman, foton som visar aktuella arbetssituationer eller funktioner m.m.
Funktioner
Lokalutformningen styrs av de olika funktioner en verksamhet består av och sambanden mellan dem samt krav på kopplingar till omvärlden. Funktionerna kan studeras med objektiva observationer och mätmetoder. Lokalkraven kan bestämmas utifrån dessa men med en tillkomst av synpunkter grundade på värderingar. Funktionsbeskrivningarna är alltså inte i sin helhet objektiva utan hänsyn måste tas till brukarnas uppfattningar och värderingar. [2]
Lokalprogram
I samband med verksamhetsanalysen kartläggs vilka och hur stora lokaler som behövs för verksamheten. Dessutom ska det framgå vilka funktioner och andra krav som bör ställas på lokalerna. Lokalprogrammet omfattar uppgifter om areor knutna till funktionella enheter, verksamhetsanknutna tekniska krav och sambandskrav. [18]
Verksamhetsbeskrivningen, lokalbehovet och önskemål om samband bildar underlag för arbetet med lokalprogram som kan sägas vara en översättning av dessa till ett dokument i lokalbeskrivande termer. [5] Man börjar arbetet med lokalprogram med att sammanställa en lokalförteckning. Denna förteckning upprättas över de aktiviteter eller funktioner som identifierats i verksamhetsanalysen. Med hjälp av inhämtade beskrivningar av aktiviteter och funktioner görs en utvärdering av areabehovet. [18]
Ett fullständigt lokalprogram blir det först när förteckningen och aktiviteter med sina areor kompletteras med tekniska krav som följer kraven på utrymme samt sambandskraven som finns mellan dessa. Ett krav för att man ska kunna upprätta ett riktigt lokalprogram är att verksamhetsbeskrivningen som läggs till grund för detta verkligen är korrekt. Om så inte är fallet bör kompletteringar göras. [11]
Kostnadsöverslag
Kostnadsöverslag är en första överslagsräkning av kostnaderna för projektet och grundas på lokalprogrammet samt utredningsskisserna. När man kommit till detta skede känner man till lokal- eller objektbehovet. Kostnadsöverslagen görs med hjälp av erfarenhetsdata från liknande objekt och framtagna nyckeltal. [9]
2.5 Programskede
Gränsdragningen mellan förstudiearbetet och programskedet är oklar och vad som ska finnas med under de olika faserna varierar. Här följer några definitioner av innehållet i programskedet:
”Syftet med arbetet i programskedet är dels att konkret precisera byggherrens alla krav på och önskemål om den blivande byggnaden, dels att klarlägga alla förutsättningar och villkor som kan påverka den kommande projekteringen” [19].
”Programarbetet är en process, inte en isolerad händelse. En process som startar tidigt och fortsätter genom att programinnehållet anpassas och omprövas i takt med förståelsen av verksamhetens villkor och utveckling av projektet. Programarbetet sker parallellt med övrig planering och projektering och med återkommandeutvärdering av projektet. Programarbete handlar alltså till stora delar om kommunikation” [2]
”Huvuduppgiften är att med utgångspunkt i hyresgästernas behov utarbeta kravspecifikationer och genomföra konsekvensanalyser av dessa.” [9]
”Programarbetet är en process där man tillsammans med brukaren arbetar fram ett dokument som beskriver verksamhetens lokalbehov i precisa termer.” [11]
”Program avser att klarlägga de allmänna krav som byggnadsverket måste uppfylla för att tjäna avsett ändamål och på grundval därav sammanställa dess huvuddata…
Programarbetet utmynnar i ett program som ska ligga till grund för byggnadens planläggning och utformning samt det byggnadstekniska och installationstekniska konstruktionsarbetet i fortsättningen.” [2]
2.5.1 Arbetsförfarandet i programskedet
När förstudiearbetet är slutfört och man valt metod att lösa lokalproblemet upprättas ett byggnadsprogram. Byggherren svarar för att byggnadsprogrammet blir gjort och behovsunderlaget ska integreras in i detta program. Lokalprogrammet, tomtuppgifter och krav på byggnadsdelar utvidgas i programskedet. Byggnadsprogrammet är med god säkerhet kalkylerbar och kan användas som ett beslutsunderlag.
Programskedet består som tidigare nämnts av två delar, utredningar och programarbete.
Programarbetet är en sammanställning av utredningarna som gjorts i utredningsskedet och förstudien. Syftet med arbetet i programskedet är dels att konkret precisera byggherrens alla krav och önskemål på den blivande byggnaden, dels klarlägga alla förutsättningar och villkor som kan påverka den kommande projekteringen och produktionen. [19]
2.5.2 Kostnadsuppskattning
Kostnadsuppskattning är en uppskattning som grundas på byggnadsprogrammet. Här ska det ingå programskiss, rumsspecifikationer och tekniska kravspecifikationer. Med hjälp av dessa material som underlag och tillgång till erfarenhetsdata så har projektledaren ansvaret för att en uppskattning av kostnaderna för investering samt förvaltningskostnader görs. [9]
2.5.3 Utredningsarbete
En rad tekniskt grundläggande förutsättningar för byggnadsprocessen fastläggs i utredningsskedet. I utredningsarbetet ska följande data tas fram:
- Tekniskt program - Miljöprogram - Placering
- Lokaliseringsutredning - Tomtutredning
- Ekonomi - Tidplan
Det är viktigt att man redan i förstudien har skapat goda förutsättningar att lyckas i detta skede. Har man alla verksamhetsanknutna utredningar färdiga i det tidigare arbetet kan detta skede effektiviseras avsevärt. Om behovsunderlaget är utförligt uppstår sällan frågetecken på vad det egentligen är som ska genomföras.
2.5.4 Programarbetet
Resultatet av utredningsskedet och förstudiearbetet sammanställs till ett byggprogram och bör betraktas som en integrerad del i hela byggnadsprocessen, inte bara i behovs - och utredningsskedet. Syftet med byggprogrammet är att hjälpa formgivare att lättare hitta den lösning som tillfredsställer det aktuella problemet. Byggprogram utgör den gemensamma plattformen som alla eventuella ändringar ska relateras till. Kännedom om kunden och dennes önskemål, krav och efterfrågan är en förutsättning. Programmet utgör byggherrens viktigaste redskap för att formulera och följa upp sina krav genom byggnadsprocessen.
I [2] står det att; ”Byggprogrammet definierar projektet med avseende på kvantitet, kvalitet, kostnad och tid…Programmet beskriver krav med avseende på funktioner, samband, areabehov, tekniska system, arbetsmiljö m.m.”
Genom att fastighetsförvaltare och brukare tillsammans arbetar fram behovsunderlaget, får båda parterna ett effektivt instrument när de ska bedöma kostnaderna. När man ska precisera kraven så bör de värderas med avseende på tekniska, ekonomiska och förvaltningsmässiga resultat. Dessa krav kommer tidigt i processen och kan utformas som program eller modeller över kraven. [17]
2.6 Kvalitetssäkra byggnadsprocessen
Kvalitetssäkringen i byggprocessen är ett arbete som påbörjas i samband med förstudien och fortgår genom hela byggnadsprocessen, till färdig byggnad. Kvalitetssäkring görs för att förhindra att fel uppstår genom att försäkra sig om att arbetet görs rätt först början [1]. Alla individer i byggprocessen är ansvariga för det man presterar. Det finns gemensamma branschdokument som AB, AMA, BSAB-system, Bygghandlingar 90 m.m. och dessa kan användas som hjälpmedel i kvalitetssäkringen.
För en byggherre finns det många fördelar om de involverade i projektet är kvalitetsmedvetna och använder sig av hjälpmedel i kvalitetssäkringsarbetet. En byggherres huvudsakliga mål är att uppnå rätt kvalité som blir en avvägning mellan behov, önskemål, funktionella - och tekniska lösningar. Dessa ska vara anpassade till de ekonomiska möjligheter byggherren har.
Eftersom man idag ofta får ödsla tid och pengar på att i efterhand rätta till kvalitetsfel kan en kvalitetssäkring av projektet i ett tidigt skede bli en betydande vinstfaktor.
Ett annat sätt att säkerställa kvalitén i byggnadsprocessen är att ta lärdom av sina misstag från tidigare projekt. Därför måste man även se erfarenhetsåterföringen som en viktig del i kvalitetsarbetet, kanske inte i nuvarande projekt, men med framtida sådana. Rätt kvalité för byggherren och brukarna är när deras förväntningar infrias. Det innebär att verksamhetens behov och önskemål med funktionella och tekniska lösningar tillfredsställs samtidigt som kostnader för genomförandet är anpassade till de ekonomiska möjligheterna [9].
2.6.1 Kvalitetssäkringens två grundförutsättningar
För det första är det byggherren som ansvarar för att kvalitetssäkring sker. Till sin hjälp att uppfylla gällande tekniska egenskapskrav kan han utse en kvalitetsansvarig som har till uppgift att i första hand bevaka byggherrens ansvar för att byggnad eller anläggning uppfyller gällande bestämmelser enligt PBL. [1]
För det andra innefattar byggherrens eget kvalitetsansvar även att han får den kvalitet han eftersträvar. Det innebär att hans förväntningar, när det gäller krav och kriterier i byggnadsprogrammet infrias. [1] Kvalitetsansvar kan därför innebära att myndigheters krav på byggande enligt PBL ibland kompletteras med byggherrens egna krav på byggande som kan vara högre än PBL:s krav.
2.6.2 Var bör man påverka kvalitén och göra sin ekonomistyrning
Möjligheten att påverka kvalitén är störst i de inledande skedena. Det är därför nödvändigt att byggherren börjar med kvalitetssäkringen redan när projektet körs igång. Att lägga ner lite mer tid och resurser i början av byggprocessen är bra av två anledningar, dels har man större möjlighet att påverka, dels av ekonomiska skäl. (Se figur 4.)
Diagrammet visar möjligheten att styra projektet och kvalitén i byggprocessen och är en omarbetning av ett diagram som är hämtad ur [1].
Figur 4 Möjligheten att påverka kvaliteten i byggprocessen
Det kan verka självklart att påverkningsmöjligheten är störst i de tidiga skedena, men faktum är att det är något som kan falla i glömska när man väl påbörjar nya projekt. Man vill börja arbeta med lösningen innan problemen är identifierade. Påverkningsmöjligheten i de senare skedena reduceras, speciellt efter det att bygghandlingarna har spikats och upphandlingar gjorts. Att komma med ändringar efter dessa skeden tenderar att bli kostsamma.
2.6.3 Olika sätt att säkerställa kvalitén
Man kan använda sig av olika verktyg och hjälpmedel för att säkerställa kvalitén. Många företag använder sig av någon slags kvalitetscertifiering, som till exempel ISO 9000. Vad certifieringen visar är att företaget arbetar med sin kvalitet och gör förbättringar i produktionen. Det innebär i praktiken att företaget endast behöver förbättra tidigare resultat, man jämförs inte med andra och på så sätt kan två företag, inom samma bransch, som båda är certifierade, ha stora skillnader i kvaliteten på produktionen.
Nedan följer exempel på hur företag kan arbeta med sin kvalitet.
Kvalitetsplan
En kvalitetsplan är i huvudsak en beskrivning i text och tabellform av de viktigaste förutsättningarna för arbetet. [12] Kvalitetsplanen innehåller bland annat mål, inriktning, arbetssätt, arbetsuppgifter, personella och ekonomiska resurser. I bilaga 2 finns exempel på vad en kvalitetsplanen kan innehålla.
Det är bra att ha en kvalitetsplan i grunden när man ska påbörja ett projektarbete. En kvalitetsplanen anger de aktiviteter i kvalitetsarbetet som ska genomföras under en viss tidsperiod. Den ska ge förutsättningar för att en medveten kvalitetsutveckling äger rum, det vill säga att det pågår ständiga förbättringar av verksamheten. [13]
Program - skedet
System- handlingar
Bygg- handlingar
Byggskede
Erfarenhetsåterföring Projekteringsskede
Kvalitets säkring
Resursförbrukning Möjlighet
att påverka
Tid Valmöjlighet
Kvalitetsstyrning
När strategier för kvalitetsstyrning formuleras i projektplaner och program, måste
prioriteringar i samband mellan kostnader och kvaliteter uttryckas tydligt. I kvalitetsbegreppet ska utöver material och teknik också ingå värderingar av byggnadsverkets arkitektoniska höjd och gestaltning, inre och yttre miljö, säljbarhet med mera. Svårigheterna att definiera de
”mjuka” kvalitetsaspekterna får inte innebära att projektledningen avstår från att ta med dessa när kvalitetsmålen bestäms. Program för kvalitetsstyrning ska återfinnas i projektplanen.
Resurser ska tilldelas de båda funktionerna och ska för att minimera risken för suboptimering, kontinuerligt kompletteras och följas upp i en dialog mellan beställare, brukare, konsulter och andra experter. [14]
Checklistor
Som en del i projektstyrningen och kvalitetssäkringen kan checklistor användas. Syftet med checklistor är att uppnå en ökad kreativitet genom att skapa förståelse för byggherrens krav på kvalitetssäkring i byggprocessen [1]. Med checklistor som underlag är det möjligt att i förväg öka kunskaper om såväl problem som möjligheter i ett projekt. Behovet av egenkontroll för att styra och kvalitetssäkra projekt ska på ett enklare sätt kunna fastläggas med hjälp av checklistor. Det är dock viktigt att inte glömma att det finns en risk i att helt förlita sig på checklistor för att lösa problem. Man får alltså inte bli passiv och sluta tänka kreativt bara för att checklistorna förväntas vara kompletta.
I checklistorna redovisas vanligt förekommande byggfrågor som berör projektstyrning och kvalitetssäkring, men specifika tekniska och funktionella problem saknas, dessa problem analyseras och beskrivs i byggnadsprogrammen. Varje projekt är unikt och innehåller varierande tekniska problem, mer eller mindre komplicerade. Checklistorna ska därför endast användas som mall och med goda kunskaper om projektens unika egenskaper ska dessa utökas.
Briefing
För att en förvaltare ska kunna klargöra de framtida brukarnas krav på ny- eller ombyggnation av en fastighet så kan man använda sig av verktyget ”briefing”. En välgjord briefing betalar sig tillbaka då det har visat sig att det är avsevärt billigare att bygga rätt första gången än att i efterhand försöka korrigera fel som uppstått på grund av en svagare underbyggd planering.
Studier har visat att brukarna trivs bättre i fastigheter som de själva varit med om att planera.
[10] Även fastighetsägarna bör ha det i åtanke eftersom trivsel snabbt återspeglar sig på produktiviteten, med andra ord ger en trivsam miljö mervärde åt företaget eller organisationen.
I sin mest grundläggande form är briefing brukarnas sammanställda önskelista på egenskaper som de eftertraktar finna i den nya byggnaden. Ett problem är att brukarna inte alltid är medvetna om vilka valmöjligheter de har vid uppställandet av sina önskemål och att de kan ändra under byggandets gång. Ett produktivare sätt är att se briefingen som en före, och under byggandets gång, fortgående process där alla parter är delaktiga i fastighetens slutliga utformning. Sett ur fastighetsförvaltarens synvinkel finns det tre saker man bör beakta då man genomför en briefing [10]:
1. Brukaren bör känna sig användbar och göra sig förstådd.
2. Processen kräver administration och uppbyggande av laganda.
3. Planerna bör åskådliggöras på ett lättfattligt sätt
3. RESULTAT
I resultatet presenteras fastighetsförvaltningens verksamhet, hur den bedrivs och hur man i stora drag ska arbeta. Dessutom presenteras här en sammanställning av studiebesöken.
Dessa gjordes i syfte att lära oss mer om hur arbetet i de tidiga skedena bedrevs i verkligheten. Detta för att på bästa sätt dra slutsatser om vad som är genomförbart och realistiskt i kommunens verksamhet.
3.1 Fastighetsförvaltningens verksamhet
Tekniska förvaltningens (TF) verksamhet ansvarar för och samordnar kommunens totala lokalbehov, behovet av teknisk infrastruktur i form av gator och vägar, trafiksäkerhet, VA- försörjning, avfallshantering, renhållning, parker, grön- områden och skogsmark.
Antalet medarbetare vid TF är ca 525 personer vid nio avdelningar och omsättningen är ca 1 miljard kr. Luleå kommun har totalt 695 956 m2 lokalyta för kommunal verksamhet. Skolor, förskolor, äldreboenden, omsorgsboenden, fritidsanläggningar och förvaltningslokaler är exempel på lokaler som förvaltas av Tekniska förvaltningen.
Fastighetsavdelningens huvuduppgift är att förvalta kommunens fastigheter så att ingen kapitalförstörning uppstår, samt tillhandahålla ändamålsenliga lokaler. Fastighetsorganisationens verksamhet kan uppdelas på följande sätt;
• Förvärvning – nyproduktion, ombyggnad av egna lokaler och inhyrning av externa lokaler.
• Förvaltning, drift och underhåll – Reparationer, löpande – och planerat underhåll, akuta åtgärder, skötsel av värme, ventilation, sanitets, el och övriga tekniska installationer. Hit hör även fastighetsskötsel.
• Avyttring – göra sig av med fastigheter som inte längre behövs.
Dessutom för de en ekonomisk uppföljning och förbrukarstatistik för el, värme och vatten. TF kontrollerar och besiktar hissar, kylanläggningar, ventilationsanläggningar, larm, tryckkärl, badvatten, el – anläggningar och sanitära anläggningar så att myndighetskraven följs. [20]
En beskrivning av fastighetsförvaltningens verksamhet finns i ”verksamhetsplan och budget 2005-2007”. I denna plan står att läsa bl.a. följande fakta som projektgruppen har tagit fasta på och anammat i detta projekt:
Fastighetsförvaltningen vision
”Med hög utvecklingspotential, service och god arbetsmiljö är avdelningen Kommunala lokaler det naturliga stödet gällande fastighetsförvaltning för lokalutnyttjarna.”[21]
Verksamhetsidé
”Tillhandahålla ändamålsenliga lokaler för den kommunala verksamheten. Ge snabb och effektiv service. Vara den självskrivna förvaltaren.”[21]
Inventera lokalbanken
Informera om tillgängliga lokaler
Ev. kund - anpassning
Utarbeta ett kontrakts - förslag
Kundförfrågning, behov av lokaler
ja Underskrift
Strategier
Enligt förvaltningens egen verksamhetsplan ska visionen förverkligas genom att bland annat
”identifiera behovet av personalrekrytering…processorientera arbetssättet så att samverkan internt/externa ökas, ansvar och befogenheter är klart definierad och kommunicerad, kundservice och information blir tillgodosedd och vidare utvecklas via Webblösning”. [21]
Framgångsfaktorer
• ”Kommunövergripande lokalplanering med tydlig ansvarsfördelning
• Helhetssyn vid all planering
• Kompetens och god arbetsmiljö”
3.2 Arbetsförfarandet i byggnadsprocessen
När man på TF fått in en beställning går fastighetssekreteraren, tillsammans med kunden, igenom lokalbanken. Banken innehåller alla tillgängliga lokaler i kommunens ägo. Finns det något som passar för behovsändamålet tecknas ett avtal med kunden/brukaren och denne kan flytta in. Processbilden ”tillhandahålla lokaler” heter processgången och är det arbetsförfarandet som i stora drag följs (figur 5).
Figur 5 Processbild; Att tillhandahålla lokaler [21]
Om utbudet av tillgängliga lokaler inte är tillfredsställande och en ny- eller ombyggnation är nödvändig är förfarandet en annan (figur 6).
TF tar fram ett underlag för projekt, ett projektuppdrag. När uppdraget eller planen är godkänd av ekonomikontoret går projektet vidare till projektutveckling och där arbetar man med det fortsatta projekteringsarbetet. Här sker även entreprenadupphandlingen och byggnadsskedet. Därefter förs ansvaret tillbaka till fastighetsförvaltningen. Då påbörjas förvaltningsskedet.
Figur 6 Luleå kommuns uppdragsprocess [21]
3.3 Allmänt om TF:s anvisningar och krav
Tekniska förvaltningen arbetar med ett dokument som enkelt kallas för
”Projekteringsanvisningar”. Detta dokument ska vara till hjälp vid projekteringsarbetet i kommunen. Luleå kommun är en ekokommun, vilket innebär att projekteringen skall anpassas till detta. Material, konstruktioner och anordningar som används i TF:s projekt skall dokumenteras med produkt- och varuinformationsblad så att alla egenskaper som har betydelse för de brukarnas välbefinnande kan deklareras i en miljödeklaration av byggnaden.
TF redovisar i sina anvisningar vilka materialval, tekniska lösningar och krav man har på vissa funktioner. Dessa angivna val och lösningar skall vara vägledande vid all projektering och produktion som utförs på uppdrag av kommunen, om inte annat klart anges.
3.4 Projekteringsanvisningar
Uppbyggnaden av TF:s projekteringsanvisningar är upplagt med bokstavs- och sifferkoder ex Allmänna anvisningar A1.2 TILLÄMPNING el. med AMA-koder ex 2. BÄRVERK. Där man anger vilka normer som ska gälla var och när. Genom att använda AMA som underlag för sina beskrivningar har man fördelarna att beskrivningen blir kortare genom att åberopa AMA än om man skriver sina egna fullständiga krav. AMA ger en standarduppställning av beskrivningar som använder samma kodnummer och rubriker som i AMA. Man får en likformighet och enhetlighet i beskrivningarna som gör att missförstånd kan undvikas. I AMA anges krav på beprövade och vanligen förekommande konstruktioner.
