Riktlinjer för Medborgardialog Hörby kommun

(1)

1

Riktlinjer för

Medborgardialog Hörby kommun

Antagen av kommunfullmäktige 2018-02-26 § 25 Gäller från och med 2018-03-01

(2)

MEDBORGARDIALOG - HÖRBY KOMMUN

Kommunen styrs av politiker som valts direkt av medborgarna. Medborgarna har möjlighet att påverka vilken politik som ska föras på lokalnivå genom att delta i valet till kommunfullmäktige vart fjärde år. Det betyder att medborgarna har stora möjligheter att påverka och kontrollera hur kommuner utför sina uppdrag.

Kommunfullmäktige tar beslut i övergripande frågor som kommunens inriktning, verksamhet och ekonomi, till exempel beslut om budget, skattesats och avgifter för kommunal service. Man beslutar om den kommunala förvaltningens organisation och verksamhetsformer.

Genom medborgardialog kan politiker tillsammans med medborgare diskutera inriktningar och prioriteringar för kommunen. Det sker på många olika sätt och syftar till att lyssna in varandras åsikter och förbereda hållbara politiska beslut. Förutom olika former av medborgardialoger finns så kallade medborgarförslag/e-petitioner och andra folkinitiativ.

En medborgardialog kan ses som ett strukturerat komplement till politikernas vardagliga möten och diskussioner med sina kommuninvånare.

Positiva effekter av väl genomförda medborgardialoger ökar förståelse för de politiska processerna och kommunens ansvar, tydlighet och transparens kring kommunal ekonomi och engagemang i samhällsfrågor.

Vem får ta initiativ till en demokratidialog?

När det gäller övergripande frågor, med kommunfullmäktige som dialogägare, kan en sådan initieras av en ledamot i kommunfullmäktige.

Initiativet ska lämnas in skriftligt till kommunfullmäktige och följande frågor skall ha besvarats:

Vad är syfte och mål för dialogen?

Finns det möjligheter för medborgaren att påverka?

När i beslutsprocessen ska vi föra dialog?

Tidsaspekt

Ett initiativ till en dialog prövas enligt en utarbetad process, se sidan 5.

Initiativ till verksamhetsgemensamma och verksamhetsspecifika dialoger

När det gäller verksamhetsgemensamma och verksamhetsspecifika dialoger tas initiativet till dem av förvaltningar och nämnder. Se riktlinjer för medborgardialog, Hörby kommuns förvaltningar.

Vem ansvarar för medborgardialogen?

Det är viktigt med en tydlig ansvarsfördelning när det gäller kommunens dialog med sina medborgare. I Hörby kommun arbetar vi med medborgardialog i tre olika dimensioner:

(3)

3

Demokratidialoger Övergripande frågor ägare: kommunfullmäktige

kännetecken: En väl planerad process som pågår under en längre tid, berör ett stort antal medborgare och har tilldelade resurser.

process: enligt bifogade modell Verksamhetsgemensamma dialoger

Frågor som berör mer än en förvaltning/nämnd ägare: utses av kommunens ledningsgrupp

kännetecken: dialogen inriktas på t ex ett specifikt geografiskt område, en grupp av medborgare med ett speciellt gemensamt intresse, t ex boende på ett område

process: enligt gemensamma riktlinjer för förvaltningarna Verksamhetsspecifika dialoger

Frågor som berör en förvaltning/nämnd ägare: respektive förvaltning

kännetecken: dialogen har en tydlig koppling till en förvaltning/nämnd och dess ansvarsområde.

process: enligt gemensamma riktlinjer för förvaltningarna, bilaga 1.

Gemensamt för samtliga

Samtliga frågor på denna checklista ska vara besvarade innan man överväger att genomföra en medborgardialog:

CHECKLISTA

Ska vi genomföra en medborgardialog?

Vad är syfte och mål för dialogen?

Är vi som beslutsfattare påverkbara?

Finns det möjligheter att påverka?

När i beslutsprocessen ska vi föra dialog?

Hur lockar vi rätt målgrupp? Inte gynna enbart särintressen!

Samverkan?

Finns det resurser?

När man besvarat dessa frågor, tar man beslut, om att genomföra eller avstå att genomföra en medborgardialog. Samtidigt bestämmer man vad medborgaren kan förvänta sig genom att delta i en dialog och var på delaktighetstrappan vi bjuder in medborgaren? – se nästa sida.

(4)

4

Envägskommunikation Frågor & svar

Får veta Medborgaren Kännetecken

Form av delaktighet

Inhämta synpunkter Ofta punktinsats

Får tycka

Utbyte av tankar Ofta flera tillfällen

Får resonera

Aktiviteter planeras och genomförs

Får delta

Gemensamt beslut

Får bestämma

Delaktighetstrappan

I det fall man väljer att starta en dialog med våra medborgare är det av

avgörande betydelse att vara tydlig med var medborgaren kan förvänta sig.

Var på delaktighetstrappan bjuder vi in medborgaren?

INFORMATION - vi kommunicerar ut ett färdigt förslag som inte går att påverka KONSULTATION - tycka till och lämna synpunkter på mer eller mindre färdiga förslag, konsultationen är rådgivande

DIALOG - de förtroendevalda lyssnar och samtalar och styr inte inriktningen av samtalet.

Medborgarna ska vara idé– och rådgivande, tjänstemännen sakkunniga. Man behöver inte nå konsensus.

INFLYTANDE - medborgarna är med i en utvecklingsprocess från idé till förslag till beslut.

MEDBESLUTANDE - medborgarna är med att ta det slutliga beslutet. Till exempel kan förslag till lösning av en enskild fråga avgöras genom omröstning och därefter genomföras.

(5)

5

PROCESS

ANSVARIGA BESKRIVNING UPPDRAG

Initiativ

Politiker i kommunfullmäktige i

Hörby kommun

Initiativet ska innehålla bl a svar på följande:

- Vad är syfte och mål för dialogen?

- Finns det möjligheter för medborgaren att påverka?

- När i beslutsprocessen ska vi föra dialog?

- Tidsaspekt

Bedömning KF:s styrgrupp

KF:s presidium, kommunchef och

utvecklingsstrateg (exempel på styrgrupp)

Beslut KF:s styrgrupp

Avslag - dialogen genomförs inte (motiveras) eller att processen går vidare

I båda fall - återkoppling till initiativtagaren

Förslag KF:s styrgrupp

Styrgruppen tar fram beslutsunderlag till KF mål/syfte, inflytandenivå, tidplan, resurser

Beslut KF

Fortsatt process? JA

Processtyrgrupp

utses KF:s styrgrupp

En styrgrupp för själva processen utses med deltagare från politiken, ledningen och berört sakområde

Arbetsgrupp utses

Ledningsgruppen (förvaltningschefer)

Ledningsgruppen utser arbetsgrupp med processledare (som utför det praktiska dialogarbetet)

PROCESS MEDBORGARDIALOG

Kommunfullmäktige

(6)

Förslag Arbetsgruppen

Gruppen tar fram förslag på dialogform, målgrupper, tidplan, budget

kommunikationsplan

Återrapport till

processtyrgruppen Arbetsgruppen

Processplan med budget presenteras för processtyrgruppen

Beslut Processtyrgrupp

Dialogen startar

Genomförande

Processtyrgrupp Arbetsgrupp

Medborgardialogen genomförs enligt plan

Genomförande Arbetsgrupp

Dokumentation i ord, text, bild och andra former som är valda för dialogen

Genomförande

Processtyrgrupp Arbetsgrupp

Utvärdering av aktiviteter Deltagares synpunkter Delaktighetsperspektiv

Resultat Arbetsgrupp

Gruppen sammanställer resultat av dialogen Förslag, synpunkter inom ämnet

Uppsamling av synpunkter utanför ämnet

Resultat lämnas till styrgrupperna

Arbetsgruppen Resultatet utgör underlag till

kommunfullmäktiges fortsatta behandling av frågan/ämnet

(7)

7

Återkoppling

Processtyrgruppen Arbetsgruppen

Resultatet av dialogen kommuniceras med medborgare, deltagare, politiker, berörda tjänstepersoner, initiativtagare m fl

Beslut KF Beslut utifrån resultatet av dialogen

Utvärdering

Processtyrgruppen Arbetsgruppen

Utvärdering av dialogarbetet

Erfarenheten inför kommande dialoger

Dialogen avslutas