KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Kommundirektör Annette Andersson Arkivassistent Ylva Johnsson 2017-09-04 1 (3)
Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering
Handlingar som ska till kommunarkivet
Syfte
Syftet med rutinen är att underlätta för förvaltningar och bolag då handlingar skickas till kommunarkivet. Genom rutinen vet man hur handlingarna ska han- teras och kommunarkivet slipper skicka tillbaka felaktigt hanterade handlingar.
Ansvar
Varje person som skickar handlingar till kommunarkivet har ett ansvar för att rutinen efterföljs.
Genomförande
Handlingar skickas till kommunarkivet efter den tid som är fastställd i doku- menthanteringsplanen. Tiden anges i hela kalenderår. En handling som upprät- tats 2010 och ska lämnas efter 5 år ska alltså levereras till kommunarkivet 2016.
Leverans till kommunarkivet ska ske en gång per år av samtliga berörda hand- lingar på förvaltningen/enheten/bolaget.
Gallra
Kommunarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras. Respektive myndig- hets dokumenthanteringsplan samt våra kommungemensamma planer anger vad som ska bevaras respektive gallras (förstöras). Om man upptäcker att en handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen eller om frågetecken upp- står om hur ett dokument ska hanteras, kontakta arkivredogöraren på den egna förvaltningen/enheten/bolaget för att uppdatera planen.
Innan leverans ska handlingarna vara rensade från arbets- och informations- material av tillfällig betydelse (t.ex. kladdar, utkast och övertaliga kopior). Gem, plastregister och plastfickor ska vara borttagna.
Paketera och sortera
Handlingarna ska levereras i arkivgodkända arkivkartonger som finns att köpa på Centralförrådet. Kartongerna finns i två storlekar, arkivkartong A4 rygg- bredd 55mm (47610092) och arkivkartong A4 ryggbredd 80mm (47610134).
Vill man veta hur man viker en arkivakartong så finns det en film på Youtube som visar hur man ska gå tillväga (http://www.youtube.com/watch?v=mvZ- OlP9Ifo). Tänk också på att fylla kartongerna ordentligt, men inte så mycket att de spricker sönder.
Olika typer av handlingar ska vara åtskilda, antingen i separata arkivkartonger eller, vid mindre volymer, skilda åt genom aktomslag (särskilda pappersark som
2 (3)
viks dubbla och i vilka sedan handlingarna läggs) och därefter i arkivkartong.
Det finns en film på Youtube som utförligt visar hur materialet ska se ut som man packar (https://www.youtube.com/watch?v=B0QfwfS8eyY). Arkivgod- kända aktomslag finns också att köpa på Centralförrådet (art. nr.47610170).
Ange med blyerts på aktomslaget vad det innehåller och vilka år.
Obs! Lägg handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter i en sär- skild arkivkartong märkt med ordet ”Sekretess” på kartongens rygg.
Varje kartong i leveransen numreras löpande från 1 och uppåt. Låt kartonger med likartat innehåll komma efter varandra i nummerföljden. Förutom volym- numret skrivs på varje kartongs rygg vilken förvaltning/enhet/bolag den kommer ifrån, kortfattat vilka handlingar som finns i kartongen samt den ord- ning handlingarna sorterats i exempelvis första och sista år som handlingarna i kartongen upprättats, personnummerordning, fasighetsbeteckningsordning, projektnamn eller diarieplansordning. Vilken ordning handlingarna ska sorteras i anges i dokumenthanteringsplanen. I arkivkartongen läggs det yngsta nederst och det äldsta överst(exempelvis januari-december, så ligger januari överst och december nederst i kartongen). Använd alltid blyerts när du skriver på kar- tonger och aktomslag.
Arkivkartongerna levereras med fördel i papperskassar eller lådor. Tänk på att inte lägga arkivkartongerna på varandra för då förstörs kartongerna. Paketera kartongerna med ryggen uppåt så man snabbt kan se vad de innehåller och att antalet överensstämmer med leveranskvittot.
Leveranskvitto
Den som levererar handlingar till kommunarkivet ska alltid skriva ett leverans- kvitto, oavsett vad det är för handlingar och oavsett antalet handlingar. På det sättet vet kommunarkivet vem som lämnar handlingarna och kan lätt ta kon- takt om det uppstått något fel vid leveransen.
Leveranskvittot finns under det här dokumentet i verksamhetshandboken.
Fälten på kvittot växer nedåt när du fyller i så där anges alla kartonger i en leve- rans. Ett kvitto en leverans och inte ett kvitto per kartong.
Så här fyller du i leveranskvittot:
• Högst uppe under Förvaltning/Bolag ifylls vilken förvaltning eller vil- ket bolag leveransen kommer från. Under Enhet/avdelning anges vil- ken enhet eller avdelning det gäller.
• Ange i kvittots vänstra kolumn numret på respektive arkivkartong i le- veransen.
• I nästa kolumn anges så exakt som möjligt vilka handlingar som finns i just den kartongen. Ju exaktare man anger vad som leverareras desto bättre blir arkivförteckningen och därmed möjligheten att återfinna handlingarna. En noggrann beskrivning av vad som finns i kartongerna underlättar kontrollen av att leveransen överensstämmer med den do- kumenthanteringsplan som myndigheten fastställt.
• I kolumnen för handlingarnas sorteringsordning anges antingen tid, personnummer eller bokstavsordning (t.ex. 2001-2004 och om det gäl- ler personakter anges födelsedata, år, månad, dag). Handlingar som sor-
3 (3)
teras i bokstavsordning kan vara exempelvis efter fastighet). Sorte- ringsordningen ska finnas angiven i dokumenthanteringsplanen.
• I sista kolumnen anges det med ett kryss om kartongen innehåller handlingar med sekretessbelagda uppgifter.
• Viktigt att ange namn och telefonnummer på den som levererar. Skriv ut och skicka med leveransen eller skicka elektroniskt till kl-
kommunarkivet@kalmar.se.
Avtala tid för leverans
Tid för leverans ska avtalas i förväg så det finns någon som kan ta emot hand- lingarna på kommunarkivet. Detta är av särskilt stor vikt när man lämnar in handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. Vid leverans kontrol- lerar kommunarkivet att leveransen överensstämmer med leveranskvittot, tar emot leveransen och skickar en kopia av kvittot tillbaka till avsändaren. Däref- ter övergår det fulla ansvaret för handlingarna till kommunarkivet.
Avgifter
Enligt arkivreglementet § 4 har kommunarkivet rätt att ta ut en avgift för iord- ningställande av arkiv som skall överlämnas till kommunarkivet samt för icke överenskomna leveranser om de överlämnats i oordnat skick. Avgift får uttas med 600 kr per påbörjad timme.
Fel vid leveransen upptäcks inte alltid omedelbart. När det upptäcks fel kon- taktar kommunarkivet den som levererat handlingarna om handlingarna ska ordnas mot en avgift eller skickas tillbaka för sortering, rensning eller gallring.
