76-79

Plats och tid Beslutande

Övriga närvarande

Utses

att

justera

Justeringens plats och tid

Underskrifter Sekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 1 (15) 2017-12-05

Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00

-

_18.15

M Ann Iberius-Orrvik, ordförande

C Tommy Västerteg

MBP Henry Sandahl

S Göran Andersson

S Ann-Christine Asp

E1' tiänstqörande ersättare

MBP Lennart Svensson

L Ulf Eriksson

S Odd Malmberg

S Tony Ragnarsson kl. 16.00-16.35 _§ 76 Övriga

Tomas Poddig, teknik- och serviceförvaltningen kl. 16.30-17.10 _§§

76-79

Tjänstemän

Martin Svenhed, Vd Tomas Persson, ekonom Göran Andersson

Kommunhuset, Kinna

7;-,4 75'ny

Paragrafer 76 ^- 88

Tomáá Pers on

Ordförande

V rius- Orr ik

/

^ä

Justerande

Zk/

G" , ran A (årsson

ANSLAG/ BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Marks Fastighets AB

Sammanträdesdatum 2017-12-05

Datum for anslags

2017. /2- _//

^{Datum for anslags} Z 0 IB'- 01- ₀₂ uppsättande

Förvaringsplats för protokollet

Underskrift

nedtagande

Kommunledningskontoret

TM ^?hm

Utdragsbestyrkande

:4::

4 »MB

Mark

Innehållsförteckning

Avtackning av Martin Svenhed Fastställande av dagordning

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Ventilation i Rydalsfastigheten

Ekonomi

a) Hyresfordringar b) Olåtoberrapport c) Manadsrapport

0

d) Information om amortering av Ian Beslut om ny verkställande direktör Attestordning

Budget 2018

Sammanträdesplan 2018

Information från Spinnerskan i Mark AB Fastigheten Rydal 2:11

Fastigheten Assberg 1:82 Nästa sammanträde

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum 2017-12-05

Sida 2 (15)

§76

§77

§78

§79

§80

§81

§82

§83

§84

§85

§86

§87

§88

›

\

Juster ndes sign

1,/ _%

Utdragsbestyrkande

40.:

s...

*52

3

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 3 (15) 2017-12-05

§ 76

Avtackning Martin

Svenhed

I samband med att dagens sammanträde inleds med en

jultallrik

avtackas Martin Svenhed, som idag gör

sitt

sista styrelsemöte som bolagets

verkställande direktör.

Martin Svenhed tackar för tiden i Marks Fastighets AB.

Ju§1e des ign Utdragsbestyrkande

/ ^'

/

^w' _/

'14.:

M k

bg

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 4 (15) 2017-12-05

§ 77

Fastställande

av

dagordning

En dagordning ingår ⁱ kallelsen, vilken publicerats ⁱ Netpublicator, till dagens styrelsemöte.

Ordföranden föreslår att dagordningen fastställs med tillägget att frågan om ventilation av fastigheten i Ryda] görs till en särskild punkt

omedelbart efter föregående mötes protokoll.

Beslut

Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägget att frågan om ventilation av fastigheten ⁱ Rydal görs till en särskild punkt omedelbart efter föregående mötes protokoll.

Utdragsbestyrkande

11,.

\\-

M k

WE

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 5 (15) 2017-12-05

§ 78

Föregående

mötesprotokoll, uppföljning

av

beslut

Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 17 oktober 2017 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också ⁱ kallelsen till dagens möte.

Vd Martin Svenhed kommenterar beslutet att se över bolagets styrdokument. Det finns inget omedelbart förändringsbehov för de styrdokument som bolaget själv beslutar över. Bolagets organisation och rutiner ska emellertid ses över och ⁱ samband med det kan det finnas anledning

att

se över dessa styrdokument. Bolagsordning och

ägardirektiv beslutas av ägaren Spinnerskan ⁱ Mark AB.

Beslut

Protokollet läggs till handlingarna.

/

^1).

e?

Justera-NZS s' _n Utdragsbestyrkande

Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 6 (15) 2017-12-05

§ 79

Ventilation

ⁱ

Rydalsfastigheten

I tjänsteskrivelse till dagens sammanträde anges att ventilationen i

konferensrummen (förutom Abbotsalen) behöver bytas ut. Miljön inomhus lever inte upp till myndigheternas krav. Investeringsbeloppet uppskattas till ca 500 tkr.

I ärendet har fastighetsförvaltare Tomas Poddig vid teknik- och

serviceförvaltningen anlitats, som ⁱ sin

tur

också anlitat en extern konsult för en kalkyl.

Tomas Poddig närvarar vid dagens möte och informerar att nuvarande ventilationsaggregat är ca 20 år gamla och att det inte finns några

reservdelar tillgängliga för det aktuella fabrikatet. Rekommendationen är att byta ut den nuvarande ventilationsanläggningen. ^En ny

ventilationsanläggning beräknas ha en livslängd på 20_25 år och har fördelen

att

det finns tillgängliga reservdelar.

I det förslag som presenteras finns ingen komfortkyla. Ordföranden föreslår

att

det vid projektering finns med ett alternativ med

klimatanläggning.

Beslut

Till nästa ordinarie styrelsemöte ⁱ februari får Tomas Poddig vid teknik-

och serviceförvaltningen ⁱ uppdrag att lämna ett förslag på projektering av ny ventilationsanläggning i Rydalsfastigheten. Projekteringsförslaget ska bestå dels av ett grundalternativ som ger normalventilation. Till detta ska finnas ett tilläggsalternativ med klimatanläggning.

JusterandeSW/L Utdragsbestyrkande

...15:

\.\.

4Q

8 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 7 (15) 2017-12-05

§ 80

Ekonomi

a) Hyresfordringar

En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan bero på att det nyligen varit månadsskifte.

b) Oktoberrapport

Vd och ekonom redovisar Oktoberrapport per 2017-10-31, resultatet för perioden är 9 306 tkr.

Beslut

Oktoberrapport per 2017-10-31 godkänns.

c) Månadsrapport november

Vd och ekonom redovisar månadsrapport per 2017-11-30, resultatet för perioden är

9 084 tkr.

Iden

årsprognos som redovisas ⁱ rapporten ingår underhållsarbeten avseende fönster, utemiljö och sprinkleranläggningen. Det är osäkert hur stor del av dessa arbeten som hinner bli klara under 2017 och det finns därmed möjlighet att årsprognosen blir bättre än vad som redovisas.

Beslut

Månadsrapport per 2017-11-30 _godkänns.

d) Information om amorterinq av lån

Vd och ekonom informerar om slutamortering av lån till Kommuninvest. Beloppet som amorterades uppgick till 20 mnkr. Efter amorteringen uppgår likvida medel till ca 16 mnkr.

“3“ny

74

Utdragsbestyrkande

..

:'4':

s\\\

M k

8 ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 8 (15) 2017-12-05

§ 81

Beslut

om

ny verkställande direktör

Ordföranden informerar om förutsättningarna efter att Martin Svenhed meddelat att han inte önskar förlänga avtalet som verkställande direktör.

Presidiet ⁱ Marks Fastighets AB har fört diskussioner med presidiet i

Spinnerskan ⁱ Mark AB. Diskussionerna har lett fram till alternativet att kommunchef Mats Lilienberg blir verkställande direktör för Marks Fastighets AB. Frågan om ersättning till verkställande direktör har inte beslutats.

Ordföranden föreslår

att

kommunchef Mats Lilienberg blir ny

verkställande direktör för Marks Fastighets AB från och med 2018-01-01.

Ordföranden föreslår att presidiet ⁱ Marks Fastighets AB av styrelsen får ⁱ uppdrag att förhandla om ersättning till verkställande direktör.

Beslut

Styrelsen beslutar utse Mats Lilienberg till ny verkställande direktör för Marks Fastighets AB från och med 2018-01-01.

Styrelsen ger presidiet ⁱ uppdrag att förhandla om ersättning till verkställande direktör.

i/gn Utdragsbestyrkande

Justerandes,

:14:: 1%

M k

“ä ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 9 (15) 2017-12-05

§ 82

Attestordning

Ordföranden informerar om att Lena Arvidsson är ny redovisningschef.

Redovisningschefen ska normalt utanordna fakturor för Marks Fastighets AB.

Ordföranden informerar om förslag till förändringar i attestordningen enligt tjänsteskrivelse från 2017-11-27. Att ta hänsyn till är också att bolaget har en ny verkställande direktör från och med årsskiftet.

Beslut

Styrelsens beslut från 2017-09-19, § 64 Attestordning, upphävs.

Som ny attestordning gäller:

Attestering av fakturor sker genom att Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen ⁱ Marks kommun, Lena Arvidsson.

Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, planeringsekonom vid

kommunledningskontoret.

Från och med 2018-01-01 ges Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner.

Justera

gg sign Utdragsbestyrkande

,

:'4:

5%

^vä M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 10 (15) 2017-12-05

§ 83

Budget

2018

Vd informerar om förutsättningarna för budget 2018, vilka för närvarande är osäkra. Det gäller bl a kostnader för administration. Ett preliminärt utkast har skickats ut inför styrelsemötet med syftet att ge styrelsen en ungefärlig uppfattning om bolagets ekonomi.

Ordföranden föreslår att beslut om budget flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte ⁱ februari, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända.

Beslut

Beslut om budget flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte ⁱ februari, då förutsättningarna förväntas vara bättre kända.

in?

Utdragsbestyrkande

/

Juster -s es áf,

á/

^{.\ 4.}

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 11 (15) 2017-12-05

§84

Sammanträdesplan 2018

Ett förslag till sammanträdesplan för 2018 har publicerats ⁱ kallelsen.

Beslut

Sammanträdesplan för 2018 fastställs.

Justerandzfyüp Utdragsbestyrkande

W

^/_Ö/>

M k

11,5

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 12 (15) 2017-12-05

§ 85

Information från Spinnerskan

ⁱ Mark AB

Ordföranden, vice ordföranden och Vd informerar från senaste styrelsemötet i

Spinnerskan ⁱ Mark AB.

Vid styrelsemötet i Spinnerskan i Mark AB diskuterades framtida organisation för Marks Fastighets AB. Det beslutades att tänkbara vägval för Marks Fastighets AB ska utredas samt också att presidierna ⁱ berörda bolag ska fatta beslut om ny verkställande direktör.

En möjlighet som diskuterades är att hyra ut hela fastigheten ⁱ Rydal inkl. hyreskontrakt till Marks kommun. Marks kommun tar då över driften av fastigheten, vilket ⁱ så fall minskar administrationen inom Marks Fastighets AB.

Vid styrelsemötet informerades också om kompensation för utebliven

pensionsavsättning i kommunens bolag. Beslutet ⁱ kommunfullmäktige blev att

arvodena höjs med 4,5 ^%. Höjningen gäller för förtroendevalda upp till och med 66 års ålder. Beslutet fastställs av bolagsstämmorna 2018. Retroaktiv ersättning ska ske från bolagsstämman 2015.

Justerandes

33%

Utdragsbestyrkande

\\\.

M k

WE

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 13 (15) 2017-12-05

§ 86

Fastigheten

_Rydal

2:11

Vd informerar om situationen kring oljeföroreningen på Rydalsfastigheten.

Kommunstyrelsen har fattat beslut att Marks kommun, genom kommunstyrelsen, åtar sig huvudmannaskapet för genomförandet av utredning av det förorenade området på

fastigheten Rydal 2:11. Åtagandet villkoras av

att

statligt bidrag för projektets genomförande beviljas. Marks kommun har lämnat in ansökan till Länsstyrelsen om bidrag för att genomföra en förstudie eller huvudstudie av föroreningen. Länsstyrelsen har enligt uppgift lämnat motsvarande ansökan till Naturvårdsverket. Ett beslut från Naturvårdsverket väntas före årets slut. Om studien genomförs leder det sedan till förslag till åtgärder.

Vd har tidigare informerat om ett föreläggande från Södra Älvsborgs

Räddningstjänstförbund (SÄRF) som bland omfattar sprinkleranläggningen som behöver åtgärdas. Det har emellertid inte varit möjligt

att

få tillgång till företag som kan utföra de nödvändiga insatserna ⁱ tid. Däremot har en handlingsplan presenterats för SÄRF,

vilket SÄRF utifrån aktuella förutsättningar för

tillfället

är nöjda med.

Efter beslut vid föregående möte om åtgärder för utemiljön omkring fastigheten har Vd

inhämtat offerter varefter en entreprenör har utsetts. Länsstyrelsen har också kontaktats för de åtgärder där tillstånd krävts. Arbetet är till stor del genomfört.

Vd informerar att offert från leverantör avseende fönsterbyte/reparation, som beslutades vid föregående styrelsemöte, har accepterats.

Justerande?

SläL/Zz

Utdragsbestyrkande

...v 1,,

?=\::

3

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 14 (15) 2017-12-05

§ 87

Fastigheten

Assberg 1:82

Vd informerar om den tidigare frågan om ev. kondens på golvet i lokalen. Det som kan bli aktuellt är en slipning av golvet. Marks Fastighets AB har erbjudit sig att betala halva kostnaden för en slipning, vilken uppskattas till

totalt

ca 300 tkr. Stora Enso anser att Marks Fastighets AB ska betala hela kostnaden. Frågan har endast diskuterats muntligt.

Vd avser att via mejl meddela Stora Enso hur Marks Fastighets AB ser på frågan.

Stora Enso har också meddelat att man inte är intresserad av att köpa fastigheten.

Anlitad mäklare arbetar med att försöka sälja fastigheten externt.

Justerandesägg Utdragsbestyrkande

,,:,,_=

Q'

2?

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 15 (15) 2017-12-05

§ 88

Nästa

ordinarie sammanträde

Nästa ordinarie sammanträde är den 6 februari kl 16.00. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna.

Utdragsbestyrkande