Verksamhetsplan Klinisk kemi och transfusionsmedicin 2016Vår vision

(1)

Identifierare: 44861

Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2016-06-27 Sida 1 av 10

Verksamhetsplan Klinisk kemi och transfusionsmedicin 2016

Vår vision Ett gott liv i ett livskraftigt län Vårt mål En kvalitetsstyrd region Vår värdegrund Respekt för människan

Vårt uppdrag

 Leverera medicinsk service inom givna förutsättningar

Långsiktiga mål

 Vi har nöjda kunder med fortsatt förtroende för vår verksamhet

 Vi är delaktiga i Region Kronobergs arbete med medicinska processer

 Vi har ändamålsenlig beställning av medicinsk service

 Vi har god tillgänglighet och levererar service med hög kvalitet

 Vi har hållbar och långsiktig kompetensförsörjning

 Vi har tydlig målstyrning för optimering av våra resurser

 Vi är en attraktiv arbetsgivare med

hälsofrämjande arbetsplatser där medarbetare trivs och utvecklas

 Vi har en ekonomi i balans

 Vi bidrar till en säker- och personcentrerad vård där kvalitetssäkring är ett självklart nyckelord i alla arbetsprocesser

Långsiktiga strategier

 Medborgare/patient/kund: Ökad dialog och kunskap om klinisk kemi och

transfusionsmedicin hos kunder/remittenter.

Bidra till en patientsäker vård med hög kvalitet.

 Medarbetare: Skapa ett gott arbetsklimat.

Arbeta med begreppet delaktighet samt förbättra och förstärka ansvar och

engagemang. Arbeta enligt plan för långsiktig rekrytering och kompetensöverföring.

 Verksamhetsutveckling: Arbeta enligt Region Kronobergs modell för produktions- och kapacitetsplanering. Stimulera till utvecklings- och förbättringsarbeten.

 Ekonomi: Verka för optimal resursfördelning och hög kostnadskontroll.

1

(2)

NULÄGE

Invånare Medarbetare Verksamhetsutv. Ekonomi

Dialog kring tillgänglighet förs kontinuerligt

Hög kunskap och kompetens hos våra medarbetare

Verksamhetsutvecklin g bedrivs genom punktinsatser

Ekonomiskt underskott

Trogen blodgivarkår som gör att

blodtillgången är god i länet, dock saknas möjlighet att boka tid för blodgivning på nätet

Rekryteringsbehov av

vissa yrkeskategorier Bristande delaktighet i

medicinska processer Behov av starkare koppling mellan ekonomistyrning och verksamhets-

/kvalitetsmål

Olikheter i

beställningsmönster Förbättringar utifrån resultatet i

medarbetarenkäten

Ej infört regionens modell för produktions- och

kapacitetsplanering (POK)

Behov av att skapa delaktighet i utvecklingsarbete

Ej infört Platina

(3)

INVÅNARE

Mål och indikatorer Startläge (aug 15) Målvärde 2016 Målvärde 2018 God tillgänglighet under ombyggnation och Fenix

Antal inrapporterade avvikelser 258 st.

(tom aug -15) 260 st. 240 st.

Andel avvikelser som avslutas inom

tre månader 87%

(tom aug -15) 87% 90%

AKTIVITETER

 Följa handlingsplaner kring tillgänglighet under arbete med ombyggnation och Fenix

 Fortsätta följa TAT för utvalda analyser från akuten

 Uppgradera ProSang bl.a. för att kunna införa webbokning för blodgivare

 Systematisk uppföljning och hantering av avvikelser och utveckla förbättringsarbetet från rapporterade avvikelser

ÖVERLIGGANDE MÅL

Säker- och personcentrerad vård

Mål

Kronobergs invånare ska ha en god hälsa och jämlik tillgång till klinikens serviceutbud, oavsett ålder, kön, bostadsort, social ställning, funktionsnedsättning, etnisk eller religiös tillhörighet, sexuell läggning, könsidentitet eller könsuttryck. Den service som verksamheten erbjuder ska ske inom rimlig tid, vara säker och personcentrerad för att undvika onödiga vårdskador och/eller onödigt lidande.

Nuläge

Svarstider (TAT) följs på ett antal analyser från akutmottagningarna. Svarstider kommer att följas vid införande av nya instrument samt vid ombyggnation, då det blir provisoriska processer. Under denna period kan vi inte förbättra svarstiderna, men däremot arbeta för att de inte ska förlängas allt för mycket.

Det saknas idag möjlighet för blodgivare att boka tid på nätet och som ett led i att införa denna möjlighet behöver ProSang uppgraderas.

Kliniken kan i nuläget inte i någon större omfattning styra inflödet av beställningar. Idag finns förbättringspotential gällande kundkommunikation och ändamålsenliga beställningar, vi kan dock inte prioritera detta arbetsområde under 2016 p.g.a. resursbrist. Större fokus på arbetet planeras efter Fenix slutförande.

Vi arbetar med systematisk uppföljning och hantering av avvikelser och vi är delaktiga i kvalitetssäkring av patientnära analyser i Region Kronoberg genom arbetsgrupp laboratoriemedicin.

En översyn har genomförts på Kemi- och transfusionsmedicin där man tittat tillbaka på gamla avvikelser och hur dessa hanterats samt vilka förbättringar som gjorts.

Vi har reducerade personalresurser vilket gör att möjligheterna att tappa blodgivare har minskat och därmed även inkomsterna av blodförsäljning. Efterfrågan på trombocyter ökar och produktion av trombocytenheter är en mycket resurskrävande process.

3

(4)

Aktiviteter

God tillgänglighet

Följa tidplaner samt handlingsplaner kring tillgänglighet under arbete med ombyggnation och Fenix.

Fortsätta följa TAT för utvalda analyser från akutmottagningar för att säkerställa att de inte förlängs allt för mycket under ombyggnation eller Fenix införande. Fortsatt kontinuerlig dialog och information till beställare kring detta.

Delaktiga Invånare

Utveckla/utöka möjligheterna att boka/avboka tider via E-tjänst för blodgivare inom transfusionsmedicin. Vi kommer att uppgradera ProSang som ett led i att kunna införa webbokning för blodgivare. Tider för bokning/avbokning kommer succesivt att läggas ut.

Patientsäker vård

Systematisk uppföljning och hantering av avvikelser och utveckla förbättringsarbetet från rapporterade avvikelser. Vi följer antal tappade trombocytenheter.

(5)

MEDARBETARE

Mål och indikatorer Startläge (aug 15) Målvärde 2016 Målvärde 2018 Långsiktig kompetensförsörjning och medarbetare delaktiga i utveckling

Vakanser (längre än 6 månader) 0 0 0

Antal ST-läkare 1 1 1

Minskad övertid till 2013 års nivå 734 551 202 (halva 2013

års nivå) Antal arbetade timmar för

bemanningsföretag 0 0 0

Halvera kostnaden gällande

hyrpersonal 0 0 0

Sjukfrånvaro, i % 6,6% <=6,6% <=6,6%

Sjukfrånvarodagar per snittanställd 15,8 dagar <15,8 dagar <15,8 dagar Sjukfrånvarodagar per snittanställd

(1-14 dagar) 3,9 dagar <=3,9 dagar <3,9 dagar

Sjukfrånvarodagar per snittanställd

(>=15 dagar) 11,9 dagar <=11,9 dagar <11,9 dagar

Sjuklönekostnader 10% 102 68 60

Sjuklönekostnader 80% 425 285 250

AKTIVITETER

 Upprätta och följa långsiktiga kompetensförsörjningsplaner

 Kompetensutveckla inom områden där vi ser behov

 Tydliggöra mål och måluppföljning samt begreppet delaktighet

 Arbeta med värdegrunden

 Upprätta och arbeta med handlingsplaner utifrån resultatet i medarbetarenkäten ÖVERLIGGANDE MÅL

Attraktiv arbetsgivare

Mål

Vi ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder en hälsofrämjande arbetsplats samt vara ett självklart val för de personer som inom regionen eller i dess direkta närhet utbildar sig inom ett för oss relevant område. Vi ska också vara ett alternativ för personer som är beredda att flytta från andra delar av landet till en organisation som uppfattas som attraktiv. Vårt mål är att säkerställa bemanningen, på såväl kort som på lång sikt, med den kompetens som verksamheten efterfrågar.

Nuläge

Att rekrytera, utveckla och behålla medarbetare är en stor utmaning och en viktig förutsättning för att vi skall kunna genomföra vårt uppdrag. Rekryteringsbehov finns inom vissa yrkeskategorier.

Medarbetarenkäter visar att medarbetarnas känsla av delaktighet kan förbättras. Att känna sig

5

(6)

delaktig och därmed synlig i det löpande verksamhetsarbetet är en viktig framgångsfaktor för trivsel och en god arbetsmiljö. Det är också viktigt att alla medarbetare aktivt tar ansvar för verksamhetens måluppfyllelse och resultat. Sjukfrånvaron följs kontinuerligt upp och analyseras för att antalet sjukfrånvarodagar inte skall öka. Det är önskvärt att sänka sjukfrånvaron men ett antal långtidssjukskrivningar gör att utsikterna att avsevärt sänka sjukskrivningstalen på kort sikt är begränsade. Under 2016 har kliniken en extraordinär arbetsbelastning under ombyggnation och införandet av Fenix. Detta gör att bemanningssituationen är mycket snäv. En sänkning av övertidsuttag är önskvärd men mycket svår att uppfylla pga den höga arbetsbelastningen, risken är att övertidsuttaget kommer att öka under 2016.

Aktiviteter

Långsiktig kompetensförsörjning

Verksamheten ska följa och aktivt arbeta med långsiktiga kompetensförsörjningsplaner (3-5 år). Detta för att på ett tidigt stadium kunna möta de idag kända förändringar som kommer att äga rum i verksamheten. Planen ska även inkludera eventuell nödvändig bredvidgång under en övergångsperiod samt ST läkare. Kompetensutveckling kan ske på plats men också via extern utbildning beroende på område och tillgång till utbildare på plats. Individuella utvecklingsplaner i relation till verksamhetens mål upprättas för samtliga medarbetare årligen i samband med medarbetarsamtalen. Handlingsplanerna följs upp och tas sedan med vid lönesamtalen i början av året. En kartläggning av vilka arbetsuppgifter som kan utföras av fler/andra yrkeskategorier kommer att utföras och den omfördelning av arbetsuppgifter som visar sig möjlig skall genomföras.

Medarbetare delaktiga i utveckling

Arbeta aktivt med främjande och förebyggande arbetsmiljöarbete. Detta påbörjades i en arbetsmiljödialog hösten 2014 och arbetet fortsätter under 2016. I arbetet kommer bl. a roller, uppdrag och innebörden av begreppet delaktighet att förtydligas. Målen tydliggöras och måluppföljning sker i dialog med medarbetarna vid APT och medarbetarsamtal. Resultat från medarbetarenkät följs upp och handlingsplan upprättas. Arbete med Region Kronobergs värdegrund enligt den av regionen framtagna modellen.

Aktivt jobba med att kassation av utdaterade erytrocytkomponenter är < 1%.

Hälsofrämjande arbetsplats

Sjukfrånvaron skall kontinuerligt följas upp och analyseras för att antalet sjukfrånvarodagar inte skall öka. Aktivt arbeta med ”Tidig rehabilitering” för att minska sjukfrånvaron.

(7)

VERKSAMHETSUTVECKLING

Mål och indikatorer Startläge (aug 15) Målvärde 2016 Målvärde 2018 Effektiva processer för förbättrat resursutnyttjande

Svarstider (TAT) för Hb, Växjö 15 <=18 Relevanta TAT tas

fram i dialog med beställare

Svarstider (TAT) för Hb, Ljungby 19 <=23 Relevanta TAT tas

Svarstider (TAT) för Troponin, Växjö 26 <=31 Relevanta TAT tas

Svarstider (TAT) för Troponin,

Ljungby 41 <=49

Relevanta TAT tas fram i dialog med beställare

Svarstider (TAT) för CRP, Växjö 18 <=22 Relevanta TAT tas

Svarstider (TAT) för CRP, Ljungby 33 <=40 Relevanta TAT tas

Svarstider (TAT) för APT, Växjö 18 <=22 Relevanta TAT tas

Svarstider (TAT) för APT, Ljungby 30 <=36

Relevanta TAT tas fram i dialog med beställare

Antal påbörjade projekt kopplade till

POK 0 0 Definieras efter

Fenix slutfört Antal producerade

trombocytenheter 435 (tom Q3) 500 600

AKTIVITETER

 Hålla tidplan för införande av Fenix

 Hålla tidplan för ombyggnationer

 Arbeta med produktions- och kapacitetsplanering

 Arbeta med införandet av Platina ÖVERLIGGANDE MÅL

Effektiva processer för förbättrad tillgänglighet

7

(8)

Mål

Effektiva processer för förbättrad tillgänglighet.

Nuläge

Verksamhetsutveckling bedrivs fortlöpande. Svarstider diskuteras med olika kliniker, under 2016 med fokus på de eventuella effekter ombyggnation och Fenix kan komma att ha på svarstiderna. Kliniken har inte infört Platina eller regionens modell för produktions- och kapacitetsplanering (POK). Dialog och delaktighet rörande medicinska processer är bristfällig, vilket ger ett ineffektivt utnyttjande av kunskap och tjänster från klinisk kemi och transfusionsmedicin. Arbetsgrupp Laboratoriemedicin samt Transfusionskommittén är dock två fungerande grupper.

Aktiviteter

Effektiva vårdprocesser

Verksamhetsutveckling bedrivs fortlöpande, dock behöver utvecklingsarbetet ske på ett systematiskt sätt och bli en större del av vår ordinarie verksamhet. Stort fokus på att hålla tidplan för Fenix införande vilket genererar mer standardiserade svarstider. Detta underlättar beställares POK. Vilka interna projekt som kommer att ha störst behov av POK definieras efter Fenix slutförande enligt Region Kronobergs tidplan. Genom införandet av Platina förenklas dokumenthanteringsprocessen.

Delaktighet i medicinska processer

Genom deltagande i medicinska kommittén får vi insyn i vad som planeras och kan påtala uppmärksamhet när det berör vår verksamhet.

(9)

EKONOMI

Mål och indikatorer Startläge (aug 15) Målvärde 2016 Målvärde 2018 Ekonomi i balans

Ekonomiskt resultat - avvikelse

jämfört med budget -4,75 mkr Resultat +/- 0 Resultat +/- 0

AKTIVITETER

 Månatlig uppföljning av verksamhetens ekonomi med fokus på specifika uppdrag 2016

 Följa upp avtal, t.ex. Fenix

 Hålla Fenix tidplan ÖVERLIGGANDE MÅL Ekonomi i balans

Mål

Ekonomi i balans.

Nuläge

Kliniken har ett ekonomiskt underskott, främst på grund av ej verkställda besparingskrav samt hög kostnadsutvecklingstakt. Intäktsfinansieringen består av ett fast abonnemang och en rörlig debitering.

Den rörliga debiteringen grundas på varje utförd analys. Nuvarande finansieringsmodell som i stort bygger på ett fast abonnemang, innebär att verksamhetens budget räknas upp i relation till ett index.

Någon hänsyn till förändring i volym, svårighetsgrad eller koppling till mål görs inte. I nuläget kan kliniken inte i någon större omfattning påverka antal beställningar och därmed inte heller kostnader för reagenser och kontroller. För att kunna påverka beställarmönstret krävs omfattande insatser från kliniken. Dessa resurser har vi inte under 2016. Sedan många år tillbaka har antal beställningar ökat medan budgetutrymmet för reagenser ej ökat i motsvarande grad. Nya reagensavtal med Siemens har sedan juli 2015 genererat högre reagenskostnader. Tidigare rabatt mot listpris har minskat och det har skett en uppräkning av listpris med 2% from 2016-01-01. Därtill kommer en årlig uppskattad produktionsökning på ca 3,5 %. Detta kommer uppskattningsvis att öka Siemens reagenskostnader under 2016 jämfört med 2015 med 735 000 kr. I denna siffra har hänsyn tagits till delårseffekt under 2015 av genomförd prishöjning fr.o.m. juli 2015. Observera dock att beräkningen är gjord på helår och har ej tagit hänsyn till ökade reagenskostnader för inkörning av nya instrument eller utfasning av instrument successivt under året.

Aktiviteter Ekonomi i balans

Månatlig uppföljning av verksamhetens ekonomi med fokus på specifika uppdrag 2016. Detta görs bl.

a. genom kontinuerlig uppföljning av Fenix implementation och avtalsuppfyllelse. Verka för fortsatt hög kostnadskontroll. Arbetet med att fullfölja planerade kostnadssänkningar som inte kunnat verkställas 2015 fortsätter 2016. De ekonomiska effekterna av den planerade helautomatiseringen på klinisk kemi i Växjö kommer dock inte att fullföljas under 2016. Målet är en ekonomi i balans för hela verksamheten. Dock förutses detta bli svårt under 2016 vad gäller material och IT-avtal.

Ekonomisk ram 2016 för klinisk kemi och transfusionsmedicin

Ekonomisk ram för klinisk kemi och transfusionsmedicin 2016 uppgår till 75,1 miljoner kr.

9

(10)

Annika Petersson

Tf Verksamhetschef Klinisk kemi och transfusionsmedicin