Nyhetsdokument Vitec Hyra
Version x.84 - januari 2022
Datum: 2022-01-21
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Innehållsförteckning
Nyhetsdokument Vitec Hyra ...1
Inledning ... 3
Kontrakt ... 3
Automatisk uppsägning i Vitec Arena ... 3
Inställning på objekttyp eller objekttypsgrupp ... 3
Undanta ägare eller fastighet ... 4
Besiktning vid kontraktsuppsägning ... 5
Alternativa inställningar - Uppsägning via Mina sidor ... 5
Uppsägningsärenden ... 6
Schemalagd tjänst – Uppsägningsärenderapport ... 7
Uppsägningsdialogen ... 7
Nytt utseende ... 7
Hyresperiod t o m ... 8
Mediadebitering ... 9
Mediadebitering presenteras i Arena... 9
Elektronisk signering ... 10
E-signering standardbrev ... 10
Avbetalningsplan ... 12
Distributionssätt e-post ... 12
Inställningar ... 12
Distribuera via e-post ... 12
Objektsuppdatering ... 14
Massuppdatering av adress och postnummer ... 14
Nämnare ... 14
Undanta nämnare från synkronisering... 14
Träd - sökordning ... 15
Förbättrade meny för att lägga till nivåer ... 15
Rapporter/Listmallar ... 16
Nya kolumner ... 16
Fastighetsägarnas Dokumentmall... 17
Integration till den nya plattformen kommer i version x.85 ... 17
Smått och gott ... 17
BRF – Medlemsförteckning ... 17
Informationstexten till ”Skydda kontrakt” har kompletterats ... 17
Informationstexten till Startdatum för betalningsperiod har justerats ... 18
Inledning
Några av nyheterna i versionen är att automatisk uppsägning av kontrakt numera kan ske när hyresgästen säger upp sitt kontrakt från Mina sidor i Vitec Arena. Detta kan ställas in på objektstypsnivå samt per fastighet eller ägare. Standardbrev och utskick kan nu skickas för e- signering, vilken innebär att det även går att skicka till flera personer samtidigt.
Avbetalningsavier kan även distribueras via e-post. Numera kan du uppdatera alla objektens adress eller postnummer när du ändrar detta på en fastighet eller en byggnad.
Kontrakt
Automatisk uppsägning i Vitec Arena
Genom inställningar på objektstyper kan du nu styra om du vill att uppsägningar från Mina sidor ska sägas upp automatiskt efter att hyresgästen har signerat uppsägningen.
Automatisk kontraktsuppsägning ska endast slås på för er som har Vitec Arena. För Vitec Kundservice kommer stödet finnas i kommande version. Om inställningen bockas för kommer kontrakt som sägs upp från Mina sidor i Kundservice att sägas upp automatiskt. Eftersom övriga inställningar ännu inte är implementerade för Kundservice, rekommenderar vi att ni avvaktar till kommande version.
Det är också viktigt att ni ser över era kontrakts inställningar gällande uppsägningstid och förlängningstid så att de är korrekta innan automatisk kontraktsuppsägning slås på.
Inställning på objekttyp eller objekttypsgrupp
På objektstypen bockar man för att just den objektstypen ska sägas upp automatiskt.
Tidigare inställningar för uppsägning via mina sidor används tillsammans med den automatiska uppsägningen.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Undanta ägare eller fastighet
Specifika ägare eller fastigheter kan undantas från automatisk uppsägning. Genom att på ägare under avancerat bocka för att kontrakt på den ägaren inte ska sägas upp automatiskt.
Samt på fastighet under avancerat bocka för att kontrakt på den fastigheten inte ska sägas upp automatiskt.
Besiktning vid kontraktsuppsägning
Om objektstypen på objektet som blir uppsagd automatisk har förvalt ”Besiktning vid kontraktsuppsägning” kommer det att skapas ett besiktningsärende.
Besiktningsärendet får status ”Förbesiktning bokad” (eller den status som är markerad som initierande) och starttid respektive sluttid blir ”ej angiven”.
Alternativa inställningar - Uppsägning via Mina sidor
Då kontrakt sägs upp automatiskt är det viktigt att sätta upp hur uppsagda kontrakt ska hanteras. Detta görs under Meny->Inställningar->Alternativ->Uppsägning via Mina sidor.
Tänk på att dessa inställningar bara gäller Mina sidor i Vitec Arena än så länge. I kommande version kommer det även finnas stöd för Mina sidor i Vitec Kundservice.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Uppsägningsärenden
Vilka kontrakt som sagts upp automatiskt visas i dialogen för uppsägningsärenden under Meny->Kontrakt->Uppsägningsärenden. Här har det tillkommit 3 nya statusar till version x.84.
1. Avslutat automatiskt - som innebär att kontraktet har sagts upp och ärendet har avslutats.
2. Avslutat automatiskt (åtgärder krävs) - kontraktet är uppsagt men exempelvis har det inte lyckats skicka någon uppsägningsbekräftelse.
3. Misslyckad automatisk uppsägning - kontraktet har inte kunnat sägas upp automatiskt.
I kolumnen information förtydligas vad som har hänt med det specifika uppsägningsärendet.
Schemalagd tjänst – Uppsägningsärenderapport
Det finns möjlighet att sätta upp en schemalagd tjänst för att inte behöva kontrollera
uppsägningsdialogen ofta för att upptäcka förändringar. Vid uppsättning av tjänsten väljs de statusförändringar som skett sedan senast tjänsten kördes. För att se exakt vilka kontrakt som har förändrad uppsägningsstatus behöver ni titta i uppsägningsdialogen som finns under Meny->Kontrakt->Uppsägningsärenden.
Uppsägningsdialogen Nytt utseende
Steget för kontraktsinformation vid uppsägning av ett kontrakt har fått ett nytt och mer strukturerat utseende.
Tidigast uppsägningsdatum och senaste uppsägningsdatum (för hyresgäst och hyresvärd) framgår nu i uppsägningsguiden.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Hyresperiod t o m
Fältet Hyresperiod t o m ändras inte längre automatisk när man ändrar kontraktets t o m datum. Alla ändringar av hyresperiod t o m måste nu göras manuellt.
Hyresperiod t o m går numera även att redigera i samband med kontraktsuppsägning.
Mediadebitering
Mediadebitering presenteras i Arena
Nu presenteras mediadebiteringen i Vitec Arena på hyresgästens Mina sidor.
Mediadebiteringen som har lästs in i Vitec Hyra kommer att presenteras i Arena som ett diagram. De olika förbrukningsslagen presenteras i olika diagram var för sig och upp till 3 år tillbaka om det finns data.
I kontraktsengagemanget kommer det automatiskt upp en länk ”Förbrukning” till diagrammet om det finns mediadebitering på kontraktet i Vitec Hyra.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Elektronisk signering
E-signering standardbrev
Utöver att använda e-signering från kontraktsutskrift finns det nu möjlighet att göra detta även för standardbrev och utskick. För att det ska fungera behöver ni ha ett avtal om e- signering.
För att sätta upp e-signering när utskick eller standardbrev görs går ni in under Inställningar-
>Systeminställningar->Elektronisk signering och bestämmer vilka specifika inställningar ni vill ha för standardbrev och utskick.
Under Meny->Grunddata->Elektronisk signering->Signerande parter finns det möjligheter att sätta upp en ny typ, person som används vid standardbrev eller utskick.
När detta är gjort finns det möjlighet att från standardbrev eller utskick välja att distribuera det med e-signering. Välj typen person för att enkelt kunna få med både hyresgäster och intressenter. Markera användning för just den typen som du har lagt upp.
Från kontraktsfliken går du in på skriv ut och sedan standardbrev. Det sista steget är nu förändrat så att det finns möjlighet att välja e-signering. Uppgifterna för e-signering hämtas från standardbrev under systeminställningar.
För att skicka iväg ett dokument för e-signering väljs distribuera.
När ett dokument har distribuerats visas en markering på personen. Om något skulle gå fel visas vad som gått fel i kolumnen information.
Funktionen finns också att använda på utskick, Meny->Utskick->Standardbrev. Här finns det möjligheter att göra ett utskick till flera personer samtidigt.
När dokumenten är signerade sparas dessa under dokument på kontraktet.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Avbetalningsplan
Distributionssätt e-post
Det är nu möjligt att distribuera avbetalningsavier via e-post. Dels vid skapande/visning av avbetalningsplaner, dels via distribution av avbetalningsfakturor.
Inställningar
E-postinställningar för avbetalningsplanerna görs vid alternativa inställningar (Inställningar-
>Alternativ->Fakturering ->Fakturainställningar->Avbetalningar->E-post.
Ämnesrad, Meddelandeinnehåll, Avsändare namn samt Avsändare e-postadress kan fyllas i för att användas vid distribution.
I meddelandeinnehåll kan även följande specialfält/bokmärken användas:
[hyresgäst], [ägare], [objekt], [bankgiro], [plusgiro], [belopp] och [ocr].
Distribuera via e-post
Guiden skapande/visning av avbetalningsplaner
I både guiden för att skapa och för att visa befintliga avbetalningsplaner går det nu att direkt skicka i väg en e-post med avbetalningsplanens avier/fakturor bifogad.
Dialogen för detta fylls i med e-postinställningar för avbetalningsplaner som standard, men det är även möjligt att ange egna värden i fälten innan man skickar i väg e-posten.
Distributionsguiden
I distributionsguiden (Meny->Fakturering->Distribuera avbetalningsfakturor) går det även att ange ”E-post med PDF” som distributionstyp. Förvald distributionstyp beror på
distributionssättet på kontraktet.
Innan distribution kan du markera respektive avmarkera vilken distributionstyp som ska användas.
Från distributionsguiden skickas e-post till fakturamottagaren i listan med information (innehåll/avsändare etc.) från e-postinställningar för avbetalningsplaner.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Objektsuppdatering
Massuppdatering av adress och postnummer
Numera kan du uppdatera alla objektens adress eller postnummer när du ändrar detta på en fastighet eller en byggnad.
Vid adressändringar på fastigheter och byggnader är det nu även möjligt att samtidigt ändra adressuppgifter på samtliga underliggande objekt.
När ändringen sparas på fastigheten/byggnaden så kommer en fråga om detta ska uppdateras även på objekten.
Från en fastighet kan fälten Adress, Postnummer och Postort uppdatera de tillhörande objekten.
Från en byggnad är det fältet Adress som kan uppdatera de tillhörande objekten.
Nämnare
Undanta nämnare från synkronisering
Nu kan du för varje nämnare ange ifall den ska ingå synkronisering eller inte.
Defaultvärdet när en nämnare skapas är att den ingår i synkronisering. All befintliga nämnare ingår också i synkronisering. För att undanta en nämnare från synkroniseringen går du in under Meny->Grunddata->Nämnare och bockar ur kryssrutan "Ingår i nämnarsynkronisering".
Träd - sökordning
Förbättrade meny för att lägga till nivåer
När du lägger till nivåer i en sökordning kan du välja bland entiteter som är definierade i systemet samt egendefinierade värdenycklar. Visningen av nivåerna är nu förtydligad så att du lättare ser vad som är vad.
Först visas de systemdefinierade och därefter värdenycklarna. De är sorterade i bokstavsordning inom respektive grupp. Ikoner för respektive entitetstyp visas också.
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Rapporter/Listmallar
Nya kolumner
Fälten ”Antal decimaler vid omräkning” och ”Omräkningsmånad”, som finns på indexbaserade avgifter, visas nu i följande listor:
• Hyresgästförteckning (listmall)
• Avgiftsrapporten (listmall)
• Kontrakt- och objektfliken (under respektive Avgiftsflik)
Tänk på att nya kolumner måste läggas till manuellt i listmallen för att den ska synas i rapporten.
På avgiftsfliken (från kontrakt- och objektfliken) är kolumnerna dolda och du behöver lägga till dem genom att högerklicka och Visa kolumn.
Fastighetsägarnas Dokumentmall
Integration till den nya plattformen kommer i version x.85
Detta gäller för er som använder tilläggstjänsten Fastighetsägarnas dokumentmallar i Vitec Hyra.
Fastighetsägarna kommer att byta plattform under våren 2022 för sina dokumentmallar. I Vitec Hyra har vi förberett för att kunna stödja den nya tjänsten, men kommer att släppa stödet först i version x.85 eftersom Fastighetsägarna har skjutit på tidplanen.
Fastighetsägarna kommer att ha båda plattformarna öppna parallellt under en
övergångsperiod. Enligt deras information kommer den gamla tjänsten stängas tidigast i slutet av september 2022. För frågor och information kring Fastighetsägarnas nya tjänst och plattformsbytet kan ni vända er till Fastighetsägarna.
Smått och gott
BRF – Medlemsförteckning
Ordningen på förnamn och efternamn i Medlemsförteckningen har bytt plats. Numera kommer förnamn före efternamn i listvyn, samma ordning som de presenteras i PDF:en.
Informationstexten till ”Skydda kontrakt” har kompletterats
Informationstexten som du får när du skyddar ett kontrakt har förtydligats med följande text
”Personen som skyddas kommer inte att tas bort från personregistret. Om det önskas behöver du söka upp personen i personregistret och ta bort den (Meny->Grunddata-
>Personregister).
Vitec Bygg & Fastighet Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.84 - januari 2022
Informationstexten till Startdatum för betalningsperiod har justerats
För betalningsperiod halvår och år måste startdatum anges. Informationstexten som beskriver detta har uppdaterats så att det stämmer överens med att startdatum måste anges, inte bör anges som det stod innan.