• No results found

svarsformulär inför ordinarie föreningsstämma

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "svarsformulär inför ordinarie föreningsstämma"

Copied!
14
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

2020.08.20

Kallelse och

svarsformulär inför ordinarie

föreningsstämma

Formulär för poströstning Brf Slottsskogen

HSB Brf Slottsskogen

(2)

INFORMATION OM FORMALIA KRING POSTRÖSTNING

Tillfällig lag medger poströstning efter beslut av styrelsen

För att minska smittspridningen av coronaviruset och sjukdomen covid-19 har en tillfällig lag införts som bland annat medger att styrelsen kan besluta att stämma kan genomföras som fysisk stämma med möjlighet till poströstning.

Stark rekommendation - poströsta istället för att delta fysiskt

För de föreningar som avser att genomföra stämman med möjlighet till fysiskt deltagande uppmanas medlemmarna att poströsta istället för att komma till stämmolokalen så att så få som möjligt närvarar i stämmolokalen.

Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 från den 1 april 2020 anger bland annat att det åligger alla verksamheter att utgå från rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten och smittskyddsläkare att säkerställa att de vidtar lämpliga åtgärder för att undvika smittspridningen av covid-19. Länk:

https://www.folkhalsomyndigheten.se/contentassets/5733d0f5cba44d9e9069a272f7e98470/

hslf-fs-allmanna-rad-om-allas-ansvar-covid-91.pdf

HSB Slottsskogen följer myndigheternas rekommendationer om max 50 personer i en samling.

Om fler medlemmar kommer till lokalen kommer stämman att avblåsas.

Poströstning och förfarande

Formalia föreskriver att formulär för poströstning och informationen ska hållas tillgänglig på webbplats under minst en vecka närmast före stämman, eller lämnas till medlemmarna på det sätt som föreningen annars använder.

Brf Slottsskogen har beslutat att kallelsen med poströstformulär och information delas ut i brevlådan senast en vecka före stämman, samt distribueras per mail där andrahandsupplåtelse eller annat boende är känt.

Utformning av formuläret

Formuläret för poströstning refererar till det bokslut som tidigare delats ut till samtliga hushåll.

I anslutning till varje förslag finns svarsalternativen JA eller NEJ.

Punkter märkta med * är ej föremål för poströstning.

Var uppmärksam vid val

Vid val anses den som har fått flest röster vara vald. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning.

Beslut att fortsätta stämman senare dag

Vid en tidigare poströststämma genomförd den 25 juni uttryckte mer än 10 % av medlemmarna att man ville ha en fysisk stämma. Det tillfälliga regelverket säger att den fortsatta föreningsstämman kan hållas tidigast fyra veckor innan och senast åtta veckor därefter.

(3)

Röstlängd

Den som har avgett sin röst per post förs in i röstlängden och anses närvarande vid föreningsstämman. Om medlemmen sedan närvarar fysiskt eller via ombud vid föreningsstämman gäller inte poströsten längre.

Hantering av poströster

Det ankommer på stämmans ordförande att avgöra om medlemmens inställning i de frågor som poströsten avser går att fastställa. I detta ligger att det måste stå klart att poströsten härrör från en viss identifierbar medlem. En medlem som inte har markerat något

svarsalternativ i en viss fråga får anses ha avstått från att rösta i den frågan. Ordföranden måste också försäkra sig om att den medlem som har avgett en poströst inte är närvarande vid stämman personligen eller genom ombud. Om medlem som poströstat är närvarande ska poströsten strykas.

(4)

Underlag inför poströstning till HSB brf Slottsskogen ordinarie föreningsstämma 2020-08-20.

Ordinarie föreningsstämma i HSB bostadsrättsförening Slottsskogen kommer att hållas den Datum och tid: 20 augusti 2020 kl. 18.00.

Plats: Stora kongressalen, Folket Hus, Järntorget, Göteborg.

För att minska smittspridningen av coronaviruset och sjukdomen covid-19 har en tillfällig lag införts som medger att styrelsen kan besluta att stämman om medlemmarna i en

bostadsrättsförening kan poströsta inför föreningsstämma.

Bestämmelsen möjliggör att antalet deltagare som närvarar personligen vid stämman kan hållas nere, samtidigt som medlemmarna får ett så stort inflytande som möjligt under de rådande omständigheterna.

Styrelsen i HSB brf Slottsskogen har vid sitt styrelsemöte den 27 juli 2020 beslutat att röstning vid ordinarie föreningsstämma 2020 ska kunna ske genom kombination av fysisk stämma och möjlighet för medlemmarna att poströsta före stämman.

Styrelsen uppmanar medlemmar att poströsta för att minska risken för smittspridning.

Den som har avgett sin röst per post förs in i röstlängden och anses som deltagande vid föreningsstämman. Om medlemmen sedan skulle närvara fysiskt vid föreningsstämman gäller inte längre poströsten.

FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR POSTRÖSTNING

Styrelsen har utifrån dagordningen till den ordinarie föreningsstämman upprättat bifogade underlag för poströstning.

Poströsten ska lämnas senast den 18 augusti kl. 22.00 i någon av de svarta brevlådorna som står utanför föreningsexpeditionen på gården, Övre Husargatan 39.

Observera att du ska fylla i och lämna in två poströstformulär:

1. Formulär för poströstning

2. Formulär för poströstning – inkomna motioner

DAGORDNINGEN

Punkter på dagordningen som är markerade med * är inte föremål för poströstning.

(5)

FORMULÄR FÖR POSTRÖSTNING

Nedanstående medlem utövar härmed sin rösträtt genom poströstning på HSB brf Slottsskogen föreningsstämma den 20 augusti 2020.

Du röstar genom att markera rutan JA eller NEJ om du bifaller förslaget eller inte. Om du vill avstå från att rösta under någon punkt markerar du inte något svarsalternativ.

Det är inte möjligt att lämna instruktioner eller kommentarer i formuläret, om så görs är rösten ogiltig.

Endast en medlem per bostadsrätt kan avge röst, normalstadgarna anger att:

Innehar flera medlemmar bostadsrätt gemensamt har de tillsammans en röst.

Innehar en medlem flera bostadsrätter i bostadsrättsföreningen har medlemmen en röst.

Medlem som inte betalat förfallen insats eller årsavgift har inte rösträtt.

Medlemmens namn Lägenhetsnummer

___________________ ___________________

Ort och datum Namnteckning

__________________ _________________

(6)

DAGORDNING

1. Föreningsstämmans öppnande*

2. Val av stämmoordförande

Valberedningen föreslår Kjell Ring till stämmoordförande Lena Holm föreslår Jennie Brandt till stämmoordförande

Du kan bara rösta ja till ett av förslagen a) eller b) för att din röstsedel ska vara korrekt och räknas.

JA NEJ

a. Bifall till Valberedningens förslag att utse Kjell Ring till stämmoordförande? Kryssa i ditt svarsalternativ b. Bifall till Lena Holms förslag att utse Jennie Brandt

till stämmoordförande? Kryssa i ditt svarsalternativ

Kjell Ring Utbildning och Fastighetsförvaltning

Verksamhetsområden:

Styrelseutbildningar för i första hand bostadsrätts- föreningar i ämnen som stadgar, verksamhetsplanering, ansvarsfrågor, ledamöternas roller, mötesteknik etc.

Styrelse stöd till föreningar Jennie Brandt Fastighetsjurist SBC

Verksamhetsområden:

Tvistlösning, bostads- och hyresrätt, fastighetsrätt och entreprenadrätt

3. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare*

Stämmoordföranden anmäler Maggi Hemmed till protokollförare.

4. Godkännande av röstlängd*

Röstlängden fastställs på föreningsstämman. Medlemmar som deltar i den fysiska

stämman, personligen eller via ombud, och de som poströstar med giltig poströst kommer att ingå i röstlängden.

(7)

5. Fråga om närvarorätt vid föreningsstämma

Rekommendationen är att alla stämmor som inte är digitala är stängda för deltagande för utomstående i lokalen med hänvisning till smittspridning.

Styrelsen föreslår att stämman ska vara stängd för utomstående förutom föreningens förvaltare Mikael Hjörnhede och hissprojektledare Bojan Pok.

JA NEJ

Bifall till styrelsens förslag att stämman ska vara stängd för utomstående förutom föreningens förvaltare Mikael Hjörnhede och hissprojektledare Bojan Pok. Kryssa i ditt svarsalternativ

6. Godkännande av dagordning

Styrelsen har i kallelsen sänt förslag till dagordning.

JA NEJ

Bifall till styrelsens förslag till dagordning? Kryssa i ditt svarsalternativ

7. Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet

Valberedningen föreslår stämman att utse Lena Henriksson Angelovski och Lena Göthberg till justerare av protokollet.

JA NEJ

Bifall till Valberedningens förslag att utse Lena Henriksson Angelovski och Lena Göthberg till justerare? Kryssa i ditt svarsalternativ

8. Val av minst två rösträknare

Lena Henriksson Angelovski och Lena Göthberg föreslagna av Valberedningen, har genomfört räkning av poströsterna.

Valberedningen föreslår stämman att utse Lena Henriksson Angelovski och Lena Göthberg till rösträknare även vid den fysiska stämman.

JA NEJ

Bifall till Valberedningens förslag att utse Lena Henriksson Angelovski och Lena Göthberg till rösträknare? Kryssa i ditt svarsalternativ

(8)

9. Fråga om kallelse skett i behörig ordning

Vid fortsatt/senarelagd föreningsstämma ska kallelsen vara utdelad minst en vecka innan stämman.

Styrelsen har kallat genom anslag i föreningens trapphus och hemsida den 7 augusti samt med brev i brevinkastet den 7 augusti.

JA NEJ

Bifall till att kallelse har skett i behörig ordning? Kryssa i ditt svarsalternativ

10. Genomgång av styrelsens årsredovisning

Årsredovisningen har bifogats Slottsskogsnytt nr 5. Inkomna frågor har besvarats och publicerats på hemsidan.

JA NEJ

Bifall till att årsredovisningen med godkännande kan läggas till handlingarna? Kryssa i ditt svarsalternativ

11. Genomgång av revisorernas berättelse

Revisionsberättelsen har bifogats årsredovisningen, se ovan.

JA NEJ

Bifall till att revisionsberättelsen med godkännande kan läggas till handlingarna? Kryssa i ditt svarsalternativ

12. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning

Styrelsen har lagt fram förslag till resultaträkning och balansräkning i enlighet med bilaga i årsredovisning som delats ut i brevlådorna/bifogats Slottsskogsnytt nr 5.

JA NEJ Bifall till att fastställa resultaträkning och balansräkning? Kryssa

i ditt svarsalternativ

(9)

13. Beslut i anledning av bostadsrättsföreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår med anledning av föreningens vinst enligt den fastställda balansräkningen att lägga årets resultat till det balanserade resultatet.

JA NEJ

Bifall till förslaget avseende bostadsrättsföreningens vinst att lägga årets resultat till det balanserade resultatet? Kryssa i ditt svarsalternativ

14. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter

Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen är obligatorisk. Revisorn har tillstyrkt ansvarsfrihet för styrelsen.

JA NEJ

Bifall till ansvarsfrihet för styrelsen för räkenskapsåret 2019? Kryssa i ditt svarsalternativ

15. Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer, valberedning och de andra förtroendevalda som valts av föreningsstämman

Kommentarer från Valberedningen: Arvoden

”Valberedningen har kartlagt personalkostnaderna (not 6 i årsredovisningen) i ett antal större HSB-föreningar. Dessa har i genomsnitt 322 lägenheter med en personalkostnad på 547 000 kr.

Vår förenings motsvarande kostnad är 454 000 kr eller lägre än snittet. I not 6 ingår bl.a.

arvoden, ersättningar, sociala kostnader och kursavgifter. Valberedningen föreslår att arvodena ligger kvar oförändrade under kommande mandatperiod minus tillägget på 20 000 kr. för affärslokalerna”.

HSB:s rekommendation till styrelsearvode är 1000 kr per lägenhet som ingår i föreningen vilket motsvarar 315 000 k för Brf Slottsskogen.

Du kan bara rösta ja till ett av förslagen a) eller b) för att din röstsedel ska vara korrekt

och räknas.

JA NEJ

a) Valberedningen föreslår en sänkning av styrelsearvodet till 315 000 kr för styrelsen att fördela sinsemellan för styrelsearbetet samt möjlighet att ta ut ersättning för förlorad arbetsinkomst. Kryssa i ditt svarsalternativ b) Nils Essle föreslår att styrelsens arvode sänks med

145 800 kr till 189 200 kr motsvarande 4 basbelopp samt en återgång till pris-bas-belopp som

beräkningsgrund. Kryssa i ditt svarsalternativ

(10)

JA NEJ c) Valberedningen föreslår oförändrat 9 500 kr per vald

revisor samt 1 000 kr till revisorssuppleant. Kryssa i ditt svarsalternativ

d) Vald revisor (Mikael Ocklind) föreslår oförändrat 3 000 kr per vald person i Valberedningen. Kryssa i ditt svarsalternativ

16. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter

Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av lägst tre och högst elva styrelseledamöter med högst fyra suppleanter. Av dessa utses en styrelseledamot och högst en suppleant för denne av styrelsen för HSB.

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av högst åtta styrelseledamöter.

JA NEJ

Bifall till Valberedningens förslag att styrelsen ska bestå av högst åtta styrelseledamöter? Kryssa i ditt svarsalternativ

a) Valberedningen föreslår inga suppleanter för styrelseledamöter i enlighet med HSB- koden.

b) Alternativt förslag från medlem, Nils Essle.

Nils Essle föreslår att styrelsesuppleanter bör väljas in i styrelsen för att pröva på uppdraget.

Styrelsens kommentar: För att styrelsemedlemmar ska känna stort ansvar och

engagemang i sitt uppdrag är en ordinarie post att föredra. Att använda suppleantposter som en slags inlärning är inte särskilt meningsfullt då det snarare kan resultera i en lägre grad av engagemang. Även för nya ordinarie styrelseledamöter är upplärningstiden ungefär motsvarande en mandatperiod. Stadgarna möjliggör suppleanter, men den antagna HSB-koden säger nej.

Du kan bara rösta ja till ett av förslagen a) eller b) för att din röstsedel ska vara korrekt och räknas.

JA NEJ a) Bifall till Valberedningens förslag att inga suppleanter ska

väljas? Kryssa i ditt svarsalternativ

b) Bifall till Nils Essles förslag att suppleanter ska väljas?

Kryssa i ditt svarsalternativ

(11)

17. Val av styrelsens ordförande, styrelseledamöter och suppleanter Kommentarer från Valberedningen: Valberedningens fokusområden:

”Enligt HSB-koden är styrelsens övergripande uppgift att förvalta föreningen genom att skapa mervärde för medlemmarna.

Detta har styrelsen gjort genom att fastigheten underhållits väl och att ekonomin sköts på ett bra sätt. Under senare år har ca 40 miljoner kronor investerats i bl.a. tak och fasader, gästrum, föreningslokal, bastur, cykelburar, ventilation, fettavskiljare, entréer, gård och gymlokal.

Detta under ordinarie löpande underhåll/reparationer utan att månadsavgifter höjts.

Prisutvecklingen på föreningens borätter har varit positiv genom åren. I ett reportage i GP (13/5/20) omtalas Linnéstaden som en av Göteborgs attraktivare boendemiljöer.

Reportaget är illustrerat med en bild på vår brf Slottsskogen.”

Valberedningen kontaktade samtliga hushåll per brev där man efterfrågade förslag till

styrelseledamöter. Föreslagen person skulle vara vidtalad innan förslag lämnades. Förslag kom in men var antingen inte förankrade eller bedömdes av Valberedningen som inte aktuella.

Mandattiden för Maggi Hemmed, Isak Olevic samt Margareta Sjögren löper ut vid denna stämma (2020).

Mandattiden för Stefan Nilson, Anna Troglin, Nick Mirzai och Tommy Holmberg löper ut 2021.

JA NEJ

a) Valberedningen föreslår att Stefan Nilson utses till styrelsens ordförande för ett år. Kryssa i ditt svarsalternativ

Du får välja högst tre personer till styrelsen.

JA NEJ

b) Valberedningen föreslår att Maggi Hemmed väljs om och utses till styrelseledamot för en tid om två år. Kryssa i ditt svarsalternativ

c) Valberedningen föreslår att Isak Olevic väljs om och utses till styrelseledamot för en tid om två år. Kryssa i ditt

svarsalternativ

d) Valberedningen föreslår att Margareta Sjögren väljs om och utses till styrelseledamot för en tid om två år. Kryssa i ditt svarsalternativ

18. Presentation av HSB-ledamot *

19. Beslut om antal revisorer och suppleant

(12)

Stadgarna anger att revisorerna ska till antalet vara lägst två och högst tre, samt högst en suppleant. Av dessa utses alltid en revisor av HSB Riksförbund.

Kommentarer från Valberedningen:Revision

”Under de senaste åren som Valberedningen beaktat har revisionsberättelserna varit rena d.v.s. att styrelsen iakttagit god redovisningssed och lagar samt att revisorerna tillstyrkt att bolagsstämman beviljar styrelsen ansvarsfrihet.”

När en av de två revisorerna inte ville ställa upp till omval kommenterade den kvarvarande revisorn att det räcker med en revisor.

Valberedningen föreslår att revisorerna ska vara högst två (den av HSB anlitade samt en vald från föreningen). Valberedningen föreslår även att en revisornssuppleant ska utses.

Lena Holm och Ebbe Björkqvist föreslår att revisorerna ska vara tre, den av HSB anlitade samt två valda från föreningen, förslaget omfattar ingen suppleant. LH och EB

föreslår omval för Mikael Ocklind samt Stig Bredänge. Stig Bredänge har inte accepterat nomineringen i tid.

JA NEJ a) Bifall till Valberedningens förslag att revisorerna ska vara

högst två - BoRevision samt en vald?

Kryssa i ditt svarsalternativ

b) Bifall till Valberedningens förslag att en revisorssuppleant ska utses? Utöver den valda. Kryssa i ditt svarsalternativ

20. Val av revisor/er och suppleant

Valberedningen föreslår att Mikael Ocklind väljs om och utses till revisor samt att Sven Lindgren utses som revisorssuppleant.

JA NEJ a) Bifall till Valberedningens förslag att välja om Mikael Ocklind

till av föreningen vald revisor? Kryssa i ditt svarsalternativ b) Bifall till Valberednings förslag att välja om Sven Lindgren till

av föreningen vald revisorssuppleant?

Kryssa i ditt svarsalternativ

(13)

21. Beslut om antal ledamöter i Valberedningen

Stadgarna anger att Valberedningen ska bestå av lägst två ledamöter. En ledamot utses av föreningsstämman till ordförande i Valberedningen.

Mikael Ocklind (vald revisor) föreslår att Valberedningen ska bestå av högst tre ledamöter.

JA NEJ Mikael Ocklind (vald revisor) föreslår att Valberedningen ska

bestå av högst tre ledamöter Kryssa i ditt svarsalternativ

22. Val av Valberedning, en ledamot utses till Valberedningens ordförande a) Mikael Ocklind föreslår att Håkan Carlsson utses till Valberedningens ordförande, Torsten Olsson och Monika Lingdén till ledamöter.

b) Malin Unger och Krister Jacobsson föreslår att KG Gustavsson utses till Valberedningens ordförande, Lena Göthberg och Malin Unger till ledamöter.

Gruppen är aktuell för val enbart som grupp, inte som enskilda ledamöter.

Du kan bara rösta ja till tre av förslagen a) – f) eller b) för att din röstsedel ska vara korrekt och räknas och enbart till en ordförande.

JA NEJ a) Bifall till Mikael Ocklinds förslag att Håkan Carlsson utses till

Valberedningens ordförande? Kryssa i ditt svarsalternativ b) Bifall till Malin Ungers och Krister Jacobssons förslag att KG

Gustavsson utses till Valberedningens ordförande. Kryssa i ditt svarsalternativ

c) Bifall till Mikael Ocklinds förslag att Monika Lingdén utses till ledamot i Valberedningen? Kryssa i ditt svarsalternativ d) Bifall till Mikael Ocklinds förslag att Torsten Olsson utses till

ledamot i Valberedningen? Kryssa i ditt svarsalternativ e) Bifall till Malin Ungers och Krister Jacobssons förslag att

Malin Unger utses till ledamot i Valberedningen? Kryssa i ditt svarsalternativ

f) Bifall till Malin Ungers och Krister Jacobssons förslag att Lena Göthberg utses till ledamot i Valberedningen? Kryssa i ditt svarsalternativ

23. Val av fullmäktige och ersättare samt övriga representanter i HSB

Valberedningen föreslår att stämman delegerar till styrelsen att utse fullmäktige och ersättare till HSB-föreningens stämma.

JA NEJ

(14)

Bifall till Valberedningens förslag att delegera till styrelsen att utse fullmäktige och ersättare till HSB-föreningens stämma?

Kryssa i ditt svarsalternativ

24. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen – se särskilt poströstformulär med motioner

25. Föreningsstämmans avslutande*

References

Related documents

Bransch: Hälso och sjukvård, Avtal:

Bygglovs- och tillsynsnämnden beslutar godkänna månadsrapport för oktober 2020 i enlighet med bilaga 1 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 9 november 2020..

Ordföranden konstaterar att det föreligger ett förslag till beslut från Kultur - och fritidsnämndens presidium. Ordföranden frågar ledamöterna om nämnden har några frågor

Vad gäller beroendeförhållanden gör valberedningen följande bedömning: Ledamöterna Pär Källeskog och Agnes Hammarstrand anses som oberoende i förhållande till större

Utbildningsnämnden beslutar att godkänna ansökan från Monica Flood om rätt till bidrag för 7.5 platser i fristående pedagogisk omsorg.

Reservering till fond för yttre underhåll, enligt underhållsplan -634 000,00 Ianspråktagande av fond för yttre underhåll motsvarande årets kostnad 442 675,00. Summa till

(iii) Bolagets aktieägare ska ha företrädesrätt till att teckna de nya aktierna i förhållande till det antal aktier de tidigare äger, varvid varje aktieägare har företrädesrätt

1 ärendet finns samhällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse daterad 2012-10-22, förslag till vattenskyddsområde och skyddsföreskrifter för Kåsj öns vattentäkt samt arbetsutskot