Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

(1)

Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

Region Skåne MA/0802078

Verksamhetsrevision

Granskningsrapport 2011-02-22

BDO Consulting Group AB Bo Anderson

Catarina Wester Anders Björklund

Dag Ström

(2)

2 SAMMANFATTNING

Uppdrag

Revisorerna i Region Skåne har uppdragit åt BDO Consulting Group att undersöka om rutiner kring anställning/rekrytering av legitimerad personal inom Region Skåne uppfyller de höga krav som kan förväntas ge en god och patientsäker vård till medborgarna inom Region Skåne. Syftet är att ge revisorerna underlag för att bedöma om hälso- och sjukvårdens rutiner vid rekrytering/anställning av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor fungerar ändamålsenligt.

Metod

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer av ett 30-tal rekryteringsansvariga samt granskning av närmare 300 personalakter hos olika vårdgivare inom offentlig och privat pri- märvård samt offentlig och privat specialistvård. Valet av vårdgivarna har gjorts slumpmässigt med geografisk spridning på Kristiansstad, Helsingborg, Trelleborg, Malmö, Lund och Simrishamn.

Organisation och centrala direktiv kring rekrytering

Region Skåne har en decentraliserad organisation vad gäller rekrytering, där det i dagsläget inte finns någon styrande central rekryteringsprocess för legitimerad personal eller personal i övrigt. Det är upp till respektive verksamhetschef att avgöra hur rekryteringen går till. Region Skånes rekryteringsguide på intranätet är en frivillig vägledning för de offentliga vårdenheterna. Det framgår inte specifikt något om behörighetskontroller av legitimerad personal eller om referenstagning. I listan över vad som ska ingå i en personalakt nämns inte bevis om legitimation, utdrag från Socialstyrel- sens och Hälso- och sjukvårdvårdens ansvarsnämnds (HSAN:s) register eller uppgifter om referenstagning. Dessa underlag är så pass avgörande för den legitimerade personalens bevis om kompetens att det är något som Region Skåne bör tydliggöra ska sparas i akten samlat med övriga väsentliga uppgifter om den anställda.

Region Skånes planer på att införa ett mer enhetligt arbetssätt inom rekryteringsområdet och att lägga in obligatoriska moment i rekryteringsprocessen som säkerställer att referenstagning och kontroller mot Socialstyrelsen/HSAN görs anser vi vara en positiv utveckling. Genom obligatorisk introduktionsutbildning inom rekryteringsområdet för nya chefer har Region Skåne möjlighet att i ett tidigt skede tydliggöra vikten av dessa kontroller för en patientsäker rekrytering och vård.

Region Skåne ställer krav på bemanningsföretag och de av Region Skåne finansierade offentliga och privata vårdenheterna via avtalen vad gäller behörighet och kompetens hos legitimerad personal.

Kontroll och uppföljning av att dessa följs görs dock inte mer än vid nystart av verksamhet vad gäll- er vårdenheterna och i bästa fall i form av kopior av legitimationer i samband med anlitande av inhyrd personal från bemanningsföretag. Som beställare bör Region Skåne också genomföra fortlö- pande uppföljning av följsamheten mot behörighetskraven. Det möjliggör också en dialog med utfö- rarna och en medvetenhet hos dessa om vikten av att säkerställa legitimerad personals kompetens och lämplighet.

Utbildning och information till rekryteringsansvarig personal

Samtliga vårdgivare kan erbjuda sina chefer tillgång till HR-specialister¹ som kan vara delaktiga i rekryteringsprocessen och tillhandahålla stöddokument av olika slag. Samtliga vårdgivare tillhanda- håller också någon slags introduktionsutbildning för cheferna. Detta förekommer dock i varierande grad vad gäller rekryteringsområdet. Hur verksamhetscheferna använder sig av stödet och hur de säkerställer att den legitimerade personalen är behörig och kompetent för sin uppgift är upp till dem.

Specifik information och utbildning om betydelsen av kontroll mot Socialstyrelsens och HSAN:s register och referenstagning hos tidigare arbetsgivare för en patientsäker rekrytering verkar saknas hos

1 Human Resources – personalfrågor, personalfunktion

(3)

3

vårdgivarna. Det finns härmed en risk att verksamhetschefer inte uppmärksammar vikten av en formell rekryteringsprocess oavsett om det är bråttom och/eller personen har rekommenderats via nätverk. Det bör också ges tillfällen för informationsmöten kring rekrytering utöver introduktions- tillfället, för att kommunicera dessa frågor med de som varit chefer under en längre tid.

Generellt sett går det sällan att följa hela rekryteringsprocessen i den dokumentation som återfinns i vårdgivarnas personalakter. Anställningsavtal finns i de flesta fall och ofta återfinns även bevis om legitimation och/eller utbildningsintyg. HR och verksamhetschefer medger att referenstagning i allmänhet inte dokumenteras och sparas i personalakterna. Vidare anger de flesta att kontroller hos Socialstyrelsen sällan görs, och att det i så fall sällan dokumenteras och sparas i akten. Detta över- ensstämmer med vår granskning där vi inte fann mer än enstaka exemplar av dokumenterad muntlig referenstagning respektive dokumenterad kontroll av sökandes behörighet hos Socialstyrelsen.

Dokumentation och spårbarhet av enskilda rekryteringsprocesser

Aktgranskningen ger inte nödvändigtvis en bild av hur väl verksamhetschefen har säkerställt en pati- entsäker rekrytering utan snarare hur väl den har dokumenterats och i många fall även hur väl verk- samhetscheferna och HR-teamen samlar ihop dokumentationen till ett och samma ställe.

Vårdgivarna tar ansvar för patientsäkerheten i sina verksamheter genom att säkerställa att legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som anställs är behörig och kompetent. De underlag och bevis för att rekryteringen har föregåtts av noggranna kontroller för att säkerställa detta bör därför alltid dokumenteras och sparas i personalakten.

Behörighetskontroller och referenstagning

Generellt sett görs väldigt sällan behörighetskontroller hos Socialstyrelsen vid rekrytering av legitimerad personal. Verksamhetscheferna förlitar sig på kopiorna av bevis om legitimation som ofta begärs in vid anställningsintervjun eller på den kännedom de har om personen sedan tidigare eller via kontakt. De förlitar sig även på att bemanningsföretagen säkerställer att inhyrd personal har den behörighet och kompetens som krävs. Referenstagning anges som en av de viktigaste källorna till bedömning av sökandens kompetens. Vid vår granskning framgick dock att detta sällan dokumenteras och sparas i personalakten.

Bevakning/fortlöpande kontroller av den egna personalens lämplighet i utövandet av sin profession får antas fungera genom de rutiner och krav som finns kring anmälningar och utredningar av oöns- kade händelser eller risk för oönskade händelser samt anmälningar från patienter och numera också apotekare. Här har den nya patientsäkerhetslagen också skärpt kraven på vårdgivaren som ska rap- portera legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms utgöra en fara för patientsäkerheten till Socialstyrelsen.

Verksamhetscheferna gör sin egen riskbedömning kring sökandens lämplighet och kompetens. Ut- ifrån den riskbedömningen väljer de sedan vilka formella kontroller och underlag som krävs för att säkerställa att rätt person anställs. Är personen känd sedan tidigare eller rekryteras via det egna nätverket görs ibland inga kontroller alls. Det kan räcka med att det är bråttom att anställa en specialist inom något bristområde för att det momentet inte ska bli av.

Det finns en risk i att låta kontrollaktiviteterna i en rekryteringsprocess av legitimerad personal få avgöras från fall till fall. Genom att ha en fastlagd rutin där kontroller mot Socialstyrelsens och eventuellt även HSAN:s register samt referenstagning mot tidigare arbetsgivare alltid ska genomfö- ras eliminerar man åtminstone risken att ta in legitimerad personal som tidigare visat sig olämplig i något hänseende.

Sammanfattande slutsatser och bedömningar

Vi bedömer Region Skånes rutiner vid rekrytering av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor som bristfälliga eftersom det finns risk för att nödvändiga säkerhetskontroller inte genomförs eller dokumenteras.

Vi har i denna granskning inte sett några större skillnader mellan vårdgivare inom primärvård och specialiserad vård eller mellan offentlig och privat vårdgivare. Vi har heller inte funnit några skill-

(4)

4

nader mellan olika personalkategorier. Det förefaller som om kultur, rutiner, stöd och synsätt kring rekrytering av legitimerad personal är likartade.

Det finns riktlinjer och stöd kring HR-frågor och krav på vårdgivarna om kompetent och behörig personal. Däremot saknas direktiv och specifika krav på vårdgivarna avseende rekryteringsprocessen.

Det är upp till verksamhetscheferna att avgöra hur noggranna kontroller av behörighet och kompetens som ska föregå en rekrytering. I avsaknad av formella krav kring detta får kultur och individu- ellt godtycke mer spelrum, vilket i sig medför en risk.

Det gick sällan att följa rekryteringsprocessen i personalakterna. Intervjuerna bekräftade att det i många fall troligtvis berodde på bristande dokumentation men också på att vissa moment inte hade genomförts. Detta gäller exempelvis kontroller av giltig legitimation.

Det råder skillnader mellan rekrytering av ordinarie personal och personal som anlitas via beman- ningsföretag. Vid anlitande av personal från bemanningsföretag förlitar sig de flesta vårdgivare på bemanningsföretagen och de avtal som reglerar dessas ansvar för att personalen har den behörighet och kompetens som krävs och gör inga egna kontroller.

Vi bedömer att verksamhetschefer och HR-team är kompetenta i sina roller och att kontroller görs i viss utsträckning och på olika sätt för att få en bra bild av om rätt person rekryteras. Det finns enligt vår mening ändå en systematisk brist i den interna kontrollen när rekrytering av legitimerad personal inte alltid föregås av noggranna kontroller av bevis på giltig och äkta legitimation samt av referenser som styrker ett gott yrkesutförande. Detta gäller oavsett om den sökande är känd sedan tidigare inom Region Skåne eller har rekommenderats av någon inom det egna nätverket.

Med utgångspunkt i vad som framkommit i vår granskning och utifrån de slutsatser och bedömningar som framförts ovan rekommenderar vi att Region Skåne bör:

Skapa enhetliga riktlinjer och krav om vilka kontroller som ska föregå en rekrytering av legitimerad personal inom Region Skåne.

Skapa enhetliga riktlinjer för innehållet i personalakterna där det tydliggörs att underlag och bevis för att kontroller av behörighet och kompetens har genomförts alltid ska dokumenteras och sparas i akten.

Löpande genomföra uppföljning och kontroll av vårdgivarnas kontroller av legitimerad personal som en del i avtalsuppföljningen.

Tillgodose behov av information och utbildning i rekryteringsfrågor specifikt för legitimerad personal där kontroller av behörighet och lämplighet ingår.

(5)

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 UPPDRAGET ... 6

1.1 REVISIONSFRÅGOR ... 6

1.2 OMFATTNING ... 6

1.3 REVISIONSKRITERIER ... 6

2 METOD ... 7

2.1 PROJEKTORGANISATION ... 7

2.2 JÄV ... 7

3 ORGANISATION OCH CENTRALA DIREKTIV KRING REKRYTERING ... 7

3.1 IAKTTAGELSER... 7

3.2 SLUTSATSER OCH BEDÖMNINGAR... 11

4 UTBILDNING OCH INFORMATION TILL REKRYTERINGSANSVARIG PERSONAL ... 12

5 DOKUMENTATION OCH SPÅRBARHET AV ENSKILDA REKRYTERINGSPROCESSER ... 12

6 BEHÖRIGHETSKONTROLLER OCH REFERENSTAGNING ... 14

7 REKOMMENDATIONER ... 17

(6)

6

1 UPPDRAGET

Revisorerna i Region Skåne har uppdragit åt BDO Consulting Group att undersöka om rutiner kring anställning/rekrytering av legitimerad personal inom Region Skåne uppfyller de höga krav som kan förväntas ge en god och patientsäker vård till medborgarna inom Region Skåne. En legitimation ger laglig rätt att behandla och vårda patienter inom hälso- och sjukvården. För att patientsäkerheten ska garanteras krävs att rekrytering av hälso- och sjukvårdspersonal föregås av noggranna kontroller av bevis på giltig och äkta legitimation samt referenser som styrker ett gott yrkesutövande.

Syftet med uppdraget är att ge revisorerna underlag för att bedöma om hälso- och sjukvårdens rutiner vid rekrytering/anställning av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor fungerar ändamålsenligt.

1.1 Revisionsfrågor

Den övergripande revisionsfrågan är om hälso- och sjukvårdens rutiner vid rekrytering/anställning av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor fungerar ändamålsenligt. Revisorerna vill även få följande frågor besvarade:

1. Vilka centrala direktiv eller motsvarande finns inom Region Skåne? Hur stor är medvetenheten om eventuella regler hos personal med rekryteringsansvar?

2. Reglerar Region Skånes vårdavtal specifika krav på vårdgivarna avseende rekrytering- ar/nyanställningar?

3. Hur utbildas eller informeras personal med rekryteringsansvar om hur en ändamålsenlig rekrytering bör ser ut?

4. Hur ser rutiner kring dokumentation och spårbarhet av enskilda rekryteringsprocesser ut?

5. Föreligger det skillnader mellan rekrytering av ordinarie personal och personal som anlitas via bemannings-/rekryteringsfirmor?

6. Hur ser rutiner ut avseende fortlöpande behörighetskontroller av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor? För läkare gäller att även de som är verksamma och ersätts enligt lagen (1993:1651) om läkarvårdsersättning ska inkluderas i frågeställningen. Vilka åtgärder vidtas vid upptäckta behörighetsbrister?

1.2 Omfattning

Granskningen ska, förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta all offentligt finansierad hälso- och sjukvård inom Region Skåne. Granskningen förväntas klargöra vilka rutiner som finns vid anställning/rekrytering av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor inom Region Skåne. BDO ska analysera vilka styrkor och brister som föreligger och identifiera eventuella förbättringsområden.

I uppdraget ingår att analysera 300 slumpmässigt valda nyanställningar av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor. Urvalet ska visa en jämn fördelning avseende yrkeskategori, vårdnivå, geografi m.m.

och ska gälla all offentligt finansierad hälso- och sjukvård.

All kartläggning och analys ska så långt som det är möjligt tydliggöra eventuella skillnader mellan vårdgivare på regional nivå, mellan primärvård och specialiserad vård samt mellan offentlig och privat vårdgivare.

1.3 Revisionskriterier

Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs i första hand av:

(7)

7 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763).

Lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (1998:531). (Upphörde den 1 januari 2011 i samband med att den nya patientsäkerhetslagen trädde i kraft).

Patientsäkerhetslagen (2010:659). (Ny lag, trädde i kraft 1 januari 2011).

Förordning om behörighet till vissa anställningar inom hälso- och sjukvården m.m.

(1998:1518).

Socialstyrelsens föreskrifter Särskilt förordnande att utöva läkaryrket för icke legitimerade läkare (SOSFS 2000:6).

Socialstyrelsens föreskrifter Erkännande av yrkeskvalifikationer inom hälso- och sjukvården (SOSFS 2007:23).

Socialstyrelsens föreskrifter Undantag från kravet på legitimation för vikarie på anställning som sjuksköterska (SOSFS 2000:9).

Även övriga styrdokument, överenskommelser och direktiv som utfärdats av Region Skåne och som är relevanta för granskningen kommer att användas som bedömningskriterier.

2 METOD

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och aktgranskning. Vi har intervjuat ett 30-tal personer med personal- och rekryteringsansvar inom privat och offentlig primärvård, privat och offentlig specialistvård. De granskade enheterna finns geografiskt i Kristiansstad, Hel- singborg, Trelleborg, Malmö, Lund och Simrishamn. Vi har vidare pratat med representanter för de regionövergripande stödfunktionerna och avtalsansvariga inom området. Närmare 300 personalakter har granskats utifrån ett representativt urval av ovanstående typer av vårdgivare och yrkesroller i form av antalet anställda läkare, sjuksköterskor och barnmorskor i dessa områden. Vi har också tagit del av och granskat styr- och stöddokument som har tillhandahållits av vårdgivare och regionöver- gripande stödfunktioner under granskningen.

2.1 Projektorganisation

De konsulter och experter från BDO som utgjort arbetsgruppen i granskningen av rekryteringen av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal är Bo Anderson, uppdragsansvarig samt seniorkonsulterna Anders Björklund, Bengt Larsson och Catarina Wester. Dag Ström, leg. läkare, har varit kvalitetsan- svarig.

Kontaktperson från revisorskollegiet har varit Birgit Hansson och projektledare från revisionskonto- ret har varit Sandra Hedberg.

2.2 Jäv

Särskild prövning av granskningsteamets oberoende har gjorts. Den visar att det inte finns omstän- digheter som kan rubba förtroendet för teamets opartiskhet och självständighet.

3 ORGANISATION OCH CENTRALA DIREKTIV KRING REKRYTERING

Avsnittet omfattar revisionsfrågorna 1 och 2

3.1 Iakttagelser

Region Skåne har ansvar för hälso- och sjukvården i Skåne. Det innebär ansvar för primärvård och för specialistvård, liksom för ambulansvård och övergripande tandvård.

Primärvården (vårdcentralerna) drivs av både offentliga och privata vårdgivare som ackrediterats av Region Skåne. Av Skånes nio sjukhus drivs åtta i offentlig regi.

Regionstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av Region Skånes angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Hälso- och sjukvårdsnämnden ansvarar för bedömningen av det samlade behovet av hälso- och sjukvård samt tandvård i Skåne samt bereder övergripande vårdpoli- tiska frågor till regionstyrelsen och regionfullmäktige.

(8)

8 Personalstrategiska avdelningen

Personalstrategiska avdelningen är en del av koncernkontoret och arbetar med regionövergripande personalstrategier. I dagsläget är det bara den centrala rehabiliteringsprocessen som är styrande för vårdenheterna i Region Skåne och som ska utgöra en utgångspunkt för hur arbetet inom området ska bedrivas i regionen. Respektive förvaltning kan dock utifrån denna process utforma sina egna lokala rutiner för hur rehabiliteringsarbetet praktiskt ska bedrivas.

Vad gäller rekrytering väljer Region Skånes respektive förvaltningar själva hur de utformar sina processer och i stort sett alla har sin egen personalfunktion med specialister inom HR-området. Varje HR-enhet väljer fritt hur de organiserar rekrytering, utbildning osv. På Region Skånes intranät till- handahåller Personalstrategiska avdelningen information och vägledning kring rekryteringsproces- sens olika delar.

Enligt en representant för Personalstrategiska avdelningen är planen att införa ett mer enhetligt arbetssätt inom området. Förankring pågår och enligt uppgift ska riktlinjer fastställas av regionstyrelsen under våren. En arbetsgrupp med representanter från de olika förvaltningarna har gått ige- nom den regionövergripande rekryteringsprocessen. Bland annat är ett nytt databaserat rekryte- ringssystem under utveckling. Det kan möjliggöra inbyggda kontroller, vilka ska förhindra att man kommer vidare om man inte har genomfört vissa aktiviteter, exempelvis tagit referenser. Man pla- nerar vidare att införa gemensamma checklistor för de myndighetskontroller som ska utföras och i en gemensam introduktionsutbildning för nya chefer också ha ett utbildningsavsnitt inom rekryte- ringsområdet.

Region Skånes centrala rekryteringsguide

Den centrala rekryteringsguiden finns tillgänglig på intranätet för Region Skånes alla anställda. De privata vårdgivarna kommer inte åt informationen. Trots att det ännu inte är ett krav står det att all rekrytering i Region Skåne ska följa samma rekryteringsprocess. Alla kandidater som söker arbete i Region Skåne ska få samma bemötande och bedömas utifrån öppna och tydliga urvalskriterier som är relevanta för arbetets krav.

Följande text är hämtad från den centrala rekryteringsguiden.

En rekrytering i Region Skåne ska enligt informationen på intranätet alltid innehålla följande delar:

Ett antal fokusområden anges i guiden:

Arbetssätt/tidsaspekt vid rekrytering – Vi lägger tid på förarbetet, behovsinventering och kravprofilen istället för efterarbetet. Gallring och urval kring otydliga kriterier är oftast svårt och tidskrävande.

Kravprofilen är alltid utgångspunkten. Den är underlaget för annons, intervju, urval, åter- koppling och eventuell referenstagning och ska hållas under hela processen. Den efterfråga- de kompetensen är alltid relevant för arbetsuppgifterna.

Specificera och definiera personliga egenskaper. Undvik uttryck som personlig lämplighet, social flexibilitet m m. Definiera istället de personliga egenskaperna och dess innebörd och diskutera hur vi utifrån intervjusituationen ska utvärdera dem.

Annonsering – Se över rekryteringsvägarna! Fundera över vilken målgrupp vi vänder oss till och om vi har rätt kanaler/forum. Region Skånes vision bör stå med i ingressen i alla annon- ser.

(9)

9

Främja den interna rörligheten genom att alltid annonsera alla tjänster eller projektupp- drag i Region Skåne internt för att främja den interna rörligheten. Undvik nätverksrekryte- ring!

Efterfrågar endast den information vi behöver – Vi frågar endast efter den information som är relevant för arbetsuppgifterna. Vi använder oss inte av, varken i annonsen eller under in- tervjun, ord eller uttryck som vi inte kan utvärdera.

Utvärdering/tolkning av de personliga breven – hur tolkar vi informationen i breven

Vi ställer samma frågor till alla kandidater i samma rekrytering. Frågor som rör civilstånd, kön, bakgrund ska alltid undvikas.

Region Skånes personalidè används alltid vid intervju och introduktionstillfället. Genom att leva som vi lär stärker vi också Region Skåne som varumärke.

I bilaga till dokumenthanteringsplan för personaladministration finns det beskrivet vad som ska finnas i personalakterna:

Anställningsavtal Grundlistor t.o.m. 1997 Sjukbidrag

Anställningsbevis/uppgift Lönebidrag Tjänstbarhetsintyg

Arbetsgivarintyg Matrikelkort Underlag för pensioner

Avgångsrapport Pensionsbrev Utbildningar betyg/intyg

Disciplinåtgärd Pensioner färdiga

Förmånsbilar Personalmeddelande

Det framgår inte om bevis om legitimation, dokumentation om referenstagning samt uppgifter som inhämtats från Socialstyrelsen eller HSAN ska finnas i akten.

Bemanningstjänster

Region Skåne upphandlar bemanningstjänster av hälso- sjukvårdspersonal. I kravspecifikationen specificeras dels generella krav för de olika yrkeskategorierna, dels specifika krav för specialist i allmänmedicin/distriktsläkare, övriga specialistläkare, legitimerad sjuksköterska med grundutbild- ning och sjuksköterska med specialistutbildning. I de generella kraven finns bland annat ett skall- krav om att anbudsgivaren skall ansvara för att engagerad läkare/sjuksköterska har för uppdraget rätt behörighet och kompetens. I de specifika kraven för respektive yrkeskategori specificeras hur lång yrkeserfarenhet inom aktuellt område de ska ha samt övriga kompetenser och färdigheter.

Avdelningen för hälso- och sjukvård

Avdelningen för hälso- och sjukvård är en del av koncernkontoret och arbetar med behovs- och upp- dragsstyrningen i den av Region Skåne finansierade hälso- och sjukvården. Två enheter som är inrik- tade på uppdragsstyrning och som analyserar vårdbehovet hos befolkningen är Enheten för upp- dragsstyrning av närsjukvård och psykiatri samt Enheten för uppdragsstyrning av specialiserad och högspecialiserad vård. Dessa enheter tar fram förslag till uppdrag och avtal inför politiska beslut för all vård som finansieras av Region Skåne oavsett driftsform. Av uppdragen och avtalen framgår vår- dens innehåll, krav på kvalitet och ersättningssystem. Inom enheternas ansvar ligger också systematisk uppföljning och samarbete i partnerskap med vårdgivarna.

Enheten för uppdragsstyrning av närsjukvård och psykiatri arbetar med uppdragsstyrning av såväl offentliga som privata vårdgivare inom hälsovalet. I vårdavtalen, där förutsättningarna för att bli ackrediterad och beviljad avtal specificeras, finns ett avsnitt om villkoren kring bemanning och kompetens. Utgångspunkten är att Region Skåne bara ska styra vad vårdenheterna ska leva upp till.

Hur och av vem ska avgöras av vårdenheterna själva.

Följande skrivning om bemanning och kompetens ges i vårdavtalet som omfattar alla av Regionen ackrediterade vårdgivare:

”Under vårdenhetens öppettider ska Vårdgivarens verksamhet vara bemannad med läkare med spe- cialistkompetens i allmänmedicin för att säkerställa uppdraget och tillgängligheten. Verksamheten kan kompletteras med andra specialister.

(10)

10

Vårdgivaren ansvarar för att all personal på vårdenheten har kompetens och legitimation där så erfordras och i den omfattning som krävs för att tillhandahålla en god och säker vård enligt upp- draget. Vårdgivaren ska tillse att all i verksamheten engagerad personal fortlöpande erhåller er- forderlig fort- och vidareutbildning.

Vårdgivaren ansvarar för att vårdenheten på Uppdragsgivarens anmodan deltar i sådan utbildning som anordnas kring t ex medicinska åtgärder, läkemedelsanvändning, triage, försäkringsmedicin, etik, nya medicinska vårdprogram och riktlinjer. Region Skåne tillhandahåller, av Uppdragsgivaren prioriterad, fortbildning och utveckling.

Uppdragsgivaren finansierar och tillhandahåller konsultstöd till vårdenhetens personal i form av dietister med ett uppdrag för primärvård och specialiserade palliativa rådgivningsteam inom Regi- on Skåne. Omfattningen av detta konsultstöd regleras i respektive verksamhets uppdrag. Konsult- stödet omfattar såväl stöd till personalen som möjlighet till remittering för vidare utredning och behandling.

Vårdgivaren ansvarar för att även annan personal än hälso- och sjukvårdspersonal har samma tyst- nadsplikt som hälso- och sjukvårdspersonal. Detta gäller även underleverantörer, samarbetspart- ners och deras personal.

Vårdgivaren ansvarar för att vårdenheten inte, utan Uppdragsgivarens medgivande, anlitar läka- re/annan personal verksam enligt Lag (1993:1651, 1993:1652) om läkarvårdsersättning/lag om er- sättning för sjukgymnastik eller enligt vårdavtal.”

Sedan hösten 2009 följer enheten upp vårdenheterna genom tre halvtidsanställda medicinskt kunni- ga revisorer (fyra halvtid + en heltid från och med 2011). Fyra typer av revisioner genomförs:

1. Verifikationsbesök 2. Årliga besök

3. Revision på förekommen anledning 4. Temarevision

Vid verifikationsbesöken, som görs inför start av ny vårdenhet, kontrolleras att läkarna är behöriga och inte har några anmärkningar.

Enheten för uppdragsstyrning av specialiserad och högspecialiserad vård arbetar med uppdragsstyr- ning av privata vårdgivare inom specialiserad och högspecialiserad vård. I vårdavtalen där vårdgiva- re upphandlats enligt LOU specificeras att leverantören/verksamhetschefen ansvarar för att personal har erforderlig kompetens. Region Skåne kontrollerar endast verksamhetschefens behörighet vid ett tillfälle och endast i samband med avtalsskrivandet. Vårdgivare verksamma enligt Lag om läkar- vårdsersättning och Lag om ersättning för sjukgymnastik har kontrakt i egenskap av fysisk person.

Enheten kontrollerar deras legitimation och deras utbildning och att den stämmer med den verksamhet de ska bedriva vid deras tillträde. De har rätt att ha vikarie när de är sjuka, föräldralediga m.m. Vikarien måste då uppvisa bevis på legitimation och utbildning inom rätt specialitet.

Enheten bevakar anmälningar till HSAN och Socialstyrelsen, det vill säga tar del av HSAN:s beslut om indragna legitimationer m.m. Avtalsuppföljning genomförs av de olika strategerna/avtalsförvaltarna på enheten. Kontroller av personalens behörigheter ingår inte i den granskningen. Där förlitar sig enheten på att verksamhetschefen tar sitt ansvar.

Gemensam servicefunktion (GSF)

Den 1 september 2010 bildades en gemensam servicefunktion (GSF) inom de administrativa område- na HR och ekonomi i Region Skåne. GSF är ett affärsområde under förvaltningen Regionservice. Tan- ken med den nya organisationen är att genom standardiserade och enhetliga processer frigöra resur- ser för kärnverksamheterna inom Region Skåne. De privata vårdgivarna omfattas inte. HR-delen är en stöd- och serviceverksamhet kring lön- och utläggshantering, rekrytering och övrig HR. Lön- och utläggshantering är en obligatorisk tjänst för samtliga förvaltningar medan rekrytering än så länge är frivillig. För att icke obligatoriska tjänster ska kunna nyttjas av förvaltningarna krävs avtal med GSF. Än så länge har tjänsterna inom rekrytering och övrig HR främst riktat sig till de verksamheter

(11)

11

som är små och inte har något eget HR-stöd. GSF följer Region Skånes övergripande rekryteringsprocess i detta arbete. Planen är att samtliga förvaltningar ska kunna köpa rekryteringstjänster för hela eller valda delar av rekryteringsprocessen.

Personalfunktion Primärvården Skåne

HR-specialisterna inom offentlig primärvård är uppdelade geografiskt på närsjukvårdsområdena Helsingborg, Kristianstad, Lund/Ystad respektive Malmö. Respektive HR-specialist arbetar mot specifika vårdcentraler och är ett stöd i frågor kring rekrytering, löner, arbetsmiljö och övriga HR- frågor. Stödet kring rekrytering, exempelvis kontroll mot Socialstyrelsens och HSAN:s register, är helt efterfrågestyrt och beslutas av verksamhetscheferna då HR-specialisternas roll är rent konsulta- tiv.

Vårdgivarnas medvetenhet om centrala direktiv och regler

Den centrala rekryteringsguiden som finns på Region Skånes intranät är som redovisats ovan inte styrande och inte heller ett krav för vårdgivarna. De privata vårdgivarna kommer inte åt informationen.

De flesta av de verksamhetschefer som vi intervjuat ute på de offentliga och privata vårdcentraler- na kände inte till att den fanns. En verksamhetschef inom privat primärvård kände till den sedan tiden som anställd inom Region Skåne. En annan verksamhetschef inom offentlig primärvård kände till den men uppgav att hon inte kom åt den på grund av att hon bara hade behörighetsnivå som medarbetare och inte som chef. En verksamhetschef inom privat specialistvård kände också till PA- webben men kom inte åt informationen eftersom verksamheterna inte är offentliga. Sjukhusens HR- ansvariga samt HR-specialisterna känner till rekryteringsguiden och utgår ifrån den i olika utsträck- ning som stöd vid framtagande av egna riktlinjer och checklistor.

Medvetenheten hos vårdgivarna om vilka krav som ställs i vårdavtalet kring bemanning är relativt låg. Kraven är generellt formulerade och ger inte några specifika riktlinjer kring hur säkerställande av kompetens och behörighet ska göras.”Vårdgivaren ansvarar för att all personal på vårdenheten har kompetens och legitimation där så erfordras och i den omfattning som krävs för att tillhanda- hålla en god och säker vård enligt uppdraget.” Detta upplevs som självklart av de intervjuade.

3.2 Slutsatser och bedömningar

Region Skåne har en decentraliserad organisation vad gäller rekrytering, där det i dagsläget inte finns någon styrande central rekryteringsprocess för legitimerad personal eller personal i övrigt. Det är upp till respektive verksamhetschef hur rekryteringen går till. Region Skånes rekryteringsguide på intranätet är en frivillig vägledning för de offentliga vårdenheterna. Det framgår inte specifikt något om behörighetskontroller av legitimerad personal eller om referenstagning. I listan över vad som ska ingå i en personalakt nämns inte bevis om legitimation, utdrag från Socialstyrelsens och HSAN:s register eller uppgifter om referenstagning. Dessa underlag är så pass avgörande för den legitimerade personalens bevis om kompetens att det är något som Region Skåne bör tydliggöra ska sparas i akten samlat med övriga väsentliga uppgifter om den anställda.

Region Skånes planer på att införa ett mer enhetligt arbetssätt inom rekryteringsområdet och att lägga in obligatoriska moment i rekryteringsprocessen som säkerställer att referenstagning och kontroller mot Socialstyrelsen/HSAN görs anser vi vara en positiv utveckling. Genom obligatorisk introduktionsutbildning inom rekryteringsområdet för nya chefer har Region Skåne möjlighet att i ett tidigt skede tydliggöra vikten av dessa kontroller för en patientsäker rekrytering och vård.

Region Skåne ställer krav på bemanningsföretag och de av Region Skåne finansierade offentliga och privata vårdenheterna via avtalen vad gäller behörighet och kompetens hos legitimerad personal.

Kontroll och uppföljning av att dessa följs görs dock inte mer än vid nystart av verksamhet vad gäll- er vårdenheterna och i bästa fall i form av kopior av legitimationer i samband med anlitande av inhyrd personal från bemanningsföretag. Som beställare bör Region Skåne också genomföra fortlö- pande uppföljning av följsamheten mot behörighetskraven. Det möjliggör också en dialog med utfö- rarna och en medvetenhet hos dessa om vikten av att säkerställa legitimerad personals kompetens och lämplighet.

(12)

12

4 UTBILDNING OCH INFORMATION TILL REKRYTERINGSANSVARIG PERSONAL

Avsnittet omfattar revisionsfråga 3

4.1 Iakttagelser

Idag erbjuds inte någon central utbildning och information från Region Skåne som riktar sig till all rekryteringsansvarig personal hos de olika vårdgivarna.

Offentlig primärvård

Enligt HR-specialisterna inom offentlig primärvård får verksamhetschefer introduktionsutbildning inom HR och ekonomi. Personalfunktion Primärvård Skåne har en rekryteringsgrupp som arbetar med dessa frågor. Vid ett tillfälle har de kallat samtliga verksamhetschefer inom offentlig primär- vård till en omfattande utbildning där en av dagarna handlade om rekrytering. Förutom stöd och information kring rekrytering tar HR-specialisterna hand om övergripande HR-frågor som löner, ar- betsmiljö, osv. Verksamhetscheferna får själva ta kontakt om de har frågor kring rekrytering. Ibland kallas HR-specialisterna till verksamhetschefsmötena om det finns behov av fördjupad information inom något område.

Privat primärvård och privat specialistvård

Inom privat primärvård och privat specialistvård har ingen av intervjupersonerna svarat att rekryteringsansvarig personal har fått någon utbildning specifikt inom rekrytering. Däremot erbjuds verksamhetscheferna ledarskapsutbildning samt får stöd och information från HR-personal på ett liknande sätt som inom offentlig primärvård, det vill säga i den utsträckning som efterfrågas av cheferna själva. De vårdenheter som tillhör de större privata vårdgivarna i landet har tillgång till centralt framtagen information i form av stöddokument som intervjuguider och olika checklistor där bland annat referenstagning och kontroll av legitimation ingår. Vid intervjuerna framgick att dessa an- vänds i olika utsträckning.

Offentlig specialistvård (sjukhusen)

Vid sjukhusen får verksamhetschefer i allmänhet en introduktionsutbildning inom HR-området som i varierande omfattning, beroende på sjukhus, innefattar rekryteringsfrågor. HR-teamen på sjukhusen ansvarar i likhet med ovanstående vårdgivares HR-avdelningar för stöd av olika slag inom rekrytering i form av muntlig och skriftlig information. De hjälper till i den utsträckning som efterfrågas av che- ferna.

4.2 Slutsatser och bedömningar

Samtliga vårdgivare kan erbjuda sina chefer tillgång till HR-specialister som kan vara delaktiga i rekryteringsprocessen och tillhandahålla stöddokument av olika slag. Samtliga vårdgivare tillhanda- håller också någon slags introduktionsutbildning för cheferna, dock i varierande grad vad gäller re- kryteringsområdet. Hur verksamhetscheferna använder sig av stödet och hur de säkerställer att den legitimerade personalen är behörig och kompetent för sin uppgift är upp till dem.

Specifik information och utbildning om betydelsen av kontroll mot Socialstyrelsens och HSAN:s register och referenstagning hos tidigare arbetsgivare för en patientsäker rekrytering verkar saknas hos vårdgivarna. Det finns härmed en risk att verksamhetschefer inte uppmärksammar vikten av en formell rekryteringsprocess oavsett om ärendet brådskar och/eller om personen har rekommenderats via nätverk. Det bör också ges tillfällen för informationsmöten kring rekrytering utöver introduk- tionstillfället, för att kommunicera dessa frågor med de som varit chefer under en längre tid.

5 DOKUMENTATION OCH SPÅRBARHET AV ENSKILDA REKRYTERINGSPROCESSER

Avsnittet omfattar revisionsfråga 4

Vi har inom vart och ett av de nedan rubricerade vårdgivarområdena granskat mellan 20 och 186 personalakter. Andelen akter för varje vårdkategori har räknats fram utifrån antal legitimerad personal vad gäller läkare, sjuksköterskor och barnmorskor, mot totalt anställda inom dessa yrkeskate- gorier inom Region Skåne. Totalt har närmare 300 akter inom regionen granskats. Eftersom sprid-

(13)

13

ningen på olika vårdgivare har varit så stor kan urvalet dock bli begränsat för vissa av de granskade.

Specifika sifferuppgifter skall därför tolkas med viss försiktighet.

5.1 Iakttagelser

Av de akter som förvaras centralt hos HR-specialisterna för de olika närsjukvårdsområdena innehöll 93 % av de 38 granskade akterna anställningsavtal, 38 % bevis om legitimation och 42 % betyg/intyg om utbildning. 24 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, i stort sett uteslutande skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställ- ningstillfället. Inga akter innehöll spår av kontroller hos Socialstyrelsen eller HSAN. Förklaringen till att akterna som förvaras centralt hos HR-specialisterna ofta saknade underlag i form av bevis om legitimation och betyg/intyg för utbildning var att en del av dessa förmodligen har blivit kvar hos verksamhetscheferna.

Privat primärvård

I 84 % av de 25 granskade akterna fanns anställningsavtal, i 60 % av fallen bevis om legitimation och i 48 % av akterna betyg/intyg om utbildning. 24 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, framför allt skriftliga vitsord på tjänsteintyg. Inga akter innehöll spår av kontroller mot Socialstyrelsen eller HSN. Förklaringen till att en del dokument saknas har i vissa fall varit att underlag kan finnas kvar på annan ort där den tidigare administrationen av rekrytering- ar låg, eller hos en annan huvudman om t.ex. personal tagits över från andra kliniker eller vid upp- köp av kliniker.

Sättet att arkivera personalakter skiljer sig åt mellan olika förvaltningar på grund av att en del har centrala arkiv. Vissa har akterna placerade ute i verksamheten medan andra har dem tillgängliga elektroniskt. Generellt är det ganska god ordning som råder. 95 % av de 186 granskade akter inne- höll anställningsavtal, 75 % av akterna innehöll bevis om legitimation, dock sällan nya utdrag från Socialstyrelsen, och 78 % av akterna innehöll betyg/intyg för utbildningar. 31 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, nästan uteslutande skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställningstillfället. 1,5 % av granskade akter innehöll dokumentation av kontroll mot Socialstyrelsens register vid anställningstillfället. Dokumen- terad referenstagning var dubbelt så hög för barnmorskor som för läkare och sjuksköterskor.

Privat specialistvård

Av de 20 granskade akterna hos vårdgivare inom privat specialistvård innehöll 93 % anställningsav- tal, 68 % bevis om legitimation och 66 % betyg/intyg om utbildning. 6 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, framför allt skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställningstillfället. Inga akter innehöll spår av kontroller mot Socialstyrelsens register.

Resultatet av den ovan redovisade uppgifterna kan sammanfattas i nedanstående tabell.

Dokumentation av rekryteringsprocesser

Andel av granskade akter som innehöll efterfrågad dokumentation

Offentlig verksamhet Privat verksamhet

Typ av dokument Primärvård Specialistvård Primärvård Specialistvård

Anställningsavtal 93 % 95 % 84 % 93 %

Bevis om legitimation 38 % 75 % 60 % 68 %

Betyg/intyg om utbildning 42 % 78 % 48 % 66 %

Referenser/vitsord 24 % 31 % 24 % 6 %

Kontroll mot Socialstyrelsen/HSAN - 1,5 % - -

5.2 Slutsatser och bedömningar

Generellt sett går det sällan att följa hela rekryteringsprocessen i den dokumentation som återfinns i vårdgivarnas personalakter. Anställningsavtal finns i de flesta fall och ofta återfinns även bevis om

(14)

14

legitimation och/eller utbildningsintyg. Verksamhets- och HR-chefer medger att referenstagning i allmänhet inte dokumenteras och sparas i personalakterna. Vidare anger de flesta att kontroller hos Socialstyrelsen sällan görs och att dessa i så fall sällan dokumenteras och sparas i akten. Detta överensstämmer med vår granskning där vi inte fann mer än enstaka exemplar av dokumenterad muntlig referenstagning respektive dokumenterad kontroll av sökandes behörighet hos Socialstyrel- sen.

Aktgranskningen ger inte nödvändigtvis en bild av hur väl verksamhetschefen har säkerställt en pati- entsäker rekrytering utan snarare hur väl den har dokumenterats och i många fall även hur väl verk- samhetscheferna och HR-teamen samlar ihop dokumentationen till ett och samma ställe.

Vårdgivarna har ansvar för patientsäkerheten i sina verksamheter, bland annat genom att säkerstäl- la att legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som anställs är behörig och kompetent. De underlag och bevis för att rekryteringen har föregåtts av noggranna kontroller för att säkerställa detta bör därför alltid dokumenteras och sparas i personalakten.

6 BEHÖRIGHETSKONTROLLER OCH REFERENSTAGNING

Avsnittet omfattar revisionsfrågorna 5 och 6

För de yrkesgrupper som den här granskningen omfattar kan man definiera två typer av kompetens som är avgörande för en patientsäker rekrytering – formell kompetens respektive reell kompetens.

Formellt kompetent är den som har legitimation för yrket och godkänd högskoleutbildning som leder till yrkesexamen enligt särskild examensbeskrivning. Detta kan kontrolleras mot Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Uppgiftstagaren ska också vara reellt kompetent för den aktuella uppgiften. Han/hon ska genom erfarenhet i sin praktiska yrkesverksamhet kunna visa sig ha kompetens för den uppgift som avses. Detta kan kontrolleras genom referenstagning från personens tidigare arbetsgivare, tjänstgöringsbetyg och liknande.

Kontroller av behörighet hos Socialstyrelsen

Socialstyrelsen för ett datoriserat register över all legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal i Sveri- ge. I detta finns uppgifter om legitimation och specialistkompetens och om behörigheten är indra- gen eller begränsad. Uppgifterna är offentliga.

Socialstyrelsen har inlett ett samarbete med dess motsvarigheter i de nordiska länderna för att öka informationsutbytet om när sjukvårdspersonals legitimationer dras in eller begränsas. Dessa uppgifter ska också kunna sökas av allmänheten i ett webbregister. För det krävs en författningsändring.

Socialstyrelsen gjorde i juni 2010 en hemställan till regeringen om att ändra förordningen. I de andra nordiska länderna finns liknande register.

Socialstyrelsen ska också, tillsammans med övriga nordiska länder, aktivt föra ut information till vårdgivarna om vilka uppgifter som finns i registret, var och hur man hittar informationen samt tyd- liggöra att det är arbetsgivarens uppgift att kontrollera behörigheten hos de anställda eller dem som ska anställas. Detta är en fråga om den medicinska säkerheten för patienten. När vårdgivarna lätt kan kontrollera behörighet och legitimering minskar risken att olämplig personal anställs.

Från och med den 1 januari 2011 gör Socialstyrelsen en kontroll mot Rikspolisstyrelsens belastnings- register vid prövning av om legitimation ska meddelas. De uppgifter som Socialstyrelsen får tillgång till vid en kontroll rör vissa brott som har föranlett en annan påföljd än böter. Misshandel, rattfylle- ri, mord, framkallande av fara, olaga tvång, olaga hot och narkotikabrott är exempel på sådana brott.

En legitimation får enligt patientsäkerhetslagen inte utfärdas till en sökande om förhållandena är sådana att legitimationen skulle ha återkallats om personen hade varit legitimerad. Reglerna säger att legitimationen ska återkallas om den legitimerade har varit grovt oskicklig vid utövandet av sitt yrke, i eller utanför yrkesutövningen har gjort sig skyldig till ett allvarligt brott som är ägnat att påverka förtroendet för honom eller henne eller på annat sätt har visat sig uppenbart olämplig att utöva yrket.

(15)

15

Förändringen från 1 januari 2011 innebär att Socialstyrelsen får tillgång till uppgifter ur belastnings- registret gällande de personer som ansöker om legitimation och att uppgifterna inte är begränsade till att avse tiden de har varit hälso- och sjukvårdspersonal. Kontroller görs även i handläggningen av de ansökningar som har inkommit, men inte avslutats, före den 1 januari. Förändringen är en av flera som görs med anledning av den nya patientsäkerhetslagen som trädde i kraft 1 januari 2011.

Den nya lagen innebär bland annat följande:

I syfte att bidra till hög patientsäkerhet får vårdgivare ett tydligt ansvar att utreda händel- ser som lett till eller hade kunnat leda till en vårdskada.

Socialstyrelsen ska i stället för Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) pröva klagomål från patienter. De nuvarande disciplinpåföljderna varning och erinran ersätts av bland annat en utökad möjlighet för Socialstyrelsen att rikta kritik mot såväl vårdgivare som hälso- och sjukvårdspersonal.

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms utgöra en fara för patientsäkerheten ska av vårdgivaren rapporteras till Socialstyrelsen.

Möjligheterna att föreskriva prövotid och återkalla legitimation utvidgas. I beslut om prövo- tid, som utgör tre år, ska det fastställas en prövotidsplan som den legitimerade ska följa.

Patienter och närstående ska på olika sätt uppmuntras och involveras i patientsäkerhetsar- betet.

Apotekspersonal måste anmäla till Socialstyrelsen om det finns skäl att anta att en läkares eller tandläkares förskrivning av exempelvis narkotiska läkemedel står i strid med vetenskap och beprövad erfarenhet.

6.1 Iakttagelser

Verksamhetscheferna ansvarar för rekryteringsprocessen och kontrollen av om den personal de an- ställer är behöriga och kompetenta. HR-specialisterna kan bistå med professionell hjälp vid intervjuer, referenstagning och kontroller hos Socialstyrelsen om det speciellt efterfrågas av verksamhetschefen. I ett av närsjukvårdsområdena uppgav en HR-specialist att verksamhetscheferna alltid kontaktar HSAN för kontroll av om den sökande har några anmärkningar. Vi fann ingen dokumentation av kontroller hos varken HSAN eller Socialstyrelsen i någon av de akter vi granskade inom offentlig primärvård.

I ett annat av närsjukvårdsområdena har HR-specialisterna som rutin att begära in bevis om legitimation och utbildningsintyg från verksamhetschefen innan de utfärdar anställningsavtalet. Vid aktgranskningen i de olika närsjukvårdsområdena kunde vi konstatera att dessa underlag saknades i många av de personalakter vi granskade. Förklaringen som gavs var att den dokumentationen för- modligen ännu inte hade lämnats in av verksamhetscheferna.

Referenstagning genom att ringa upp tidigare arbetsgivare och ställa frågor om hur personen har fungerat i sitt arbete anges av verksamhetscheferna som en av de viktigaste momenten för att sä- kerställa en persons kompetens och lämplighet för en tjänst. Det uppgavs vid intervjuerna att detta sällan dokumenteras och sparas i akten, vilket vi fick bekräftat vid aktgranskningen. Däremot före- kom skriftliga vitsord på tjänstgöringsintyg från tidigare arbetsgivare.

Privat primärvård

Inom privat primärvård svarade samtliga verksamhetschefer att de begär in bevis om legitimation från sökanden. Vissa har som rutin att kontrollera läkare mot Socialstyrelsens register. Vi fann dock inga spår av det senare i de akter vi granskade. Anlitas personal från bemanningsföretag erhålls i de flesta fall kopior på bevisen om legitimation från bemanningsföretagen, men verksamhetscheferna gör ingen egen kontroll mot Socialstyrelsens register. Detta förklaras med att avtalen med beman- ningsföretagen reglerar att bemanningsföretagen ansvarar för att den personal som erbjuds har erforderlig legitimation och kompetens. I vissa fall litar man däremot helt på att personalen som tillhandahålls är behörig och begär inte ens in kopia på bevis om legitimation.

Referenstagning väger tungt i avgörandet av vem som rekryteras. Många av dem man rekryterar, speciellt läkare, är kända sen tidigare eller rekryteras via kontakter, vilket många gånger gör att

(16)

16

rekryteringsprocessen blir mindre formell. En av verksamhetscheferna berättade att de inte hade behövt gå ut med annons på väldigt länge. Personal rekryteras via rekommendationer av den egna personalen eller via intresseanmälningar. Referenstagning och legitimationskontroll genomförs inte alltid i dessa fall. En av verksamhetscheferna uttryckte det som: ”Kulturen är mycket så att man litar på varandra”.

Inom offentlig specialistvård finns riktlinjer om referenstagning och kontroll av legitimation. Vad som verkligen görs styrs av verksamhetscheferna som genomför och har ansvaret för rekryteringen.

Kontroller mot Socialstyrelsens/HSAN:s register görs i allmänhet bara om det finns tveksamheter av något slag. Om personen är välkänd, vilket ofta är fallet när det gäller läkare, speciellt inom ett smalt specialistområde, genomförs inte alltid det momentet i rekryteringsprocessen, då det också ofta är viktigt att det går fort. Även här förlitar sig vissa av vårdgivarna på bemanningsföretagen och gör inga egna kontroller. När rekryteringen görs den formella vägen ska de sökande ta med sig bevis om legitimation och utbildningsbevis i den första intervjuomgången.

Privat specialistvård

Inom privat specialistvård har de vårdenheter vi besökt tillhört de större vårdgivarna som finns på flera orter i Sverige, ibland även globalt. De använder sig av nationellt framtagna stöd- och styrdokument som innehåller intervjuguider och checklistor som stöd vid rekrytering. Samtliga vårdenhe- ter förutom en inom den här kategorin hade riktlinjer för kontroll av betyg/intyg samt legitimation.

Det fanns även riktlinjer för referenstagning med frågeguide som stöd i samtalet med referenterna.

HR-specialisterna är ett stöd framför allt med det praktiska kring annonsering, bekräftelser till sö- kanden etc. men kan också vara med vid intervjuerna. Verksamhetscheferna gör urvalet och tar referenser. Kontroll mot Socialstyrelsens register görs bara om det finns några tveksamheter. Ofta känner man till sökanden, eftersom specialistbranschen är så liten. Vi fann ingen dokumentation av referenser i de akter vi granskade, endast skriftliga vitsord på tidigare arbetsgivares tjänsteintyg.

Inte heller dokumentation av kontroller mot Socialstyrelsen fanns i akterna. Vårdenheterna litar på att bemanningsföretagen håller vad de lovar i avtalen och kontrollerar inte mot Socialstyrelsen.

Vissa begär dock kopia av bevis på legitimation från den inhyrda personalen.

Samtliga kategorier av vårdgivare

Ingen av intervjupersonerna hos de olika kategorierna av vårdgivare har svarat att de har som rutin att göra fortlöpande kontroller av personal. Vårdgivarna är skyldiga att ha rutiner för anmälning och utredning vid allvarligare händelser på den egna arbetsplatsen. Vid sjukhusen får chefläkaren rap- port om allvarliga händelser och en speciell rutin för att utreda och diskutera detta tar vid. Vårdgi- varna får också en allmän bevakning av allvarliga händelser utanför den egna arbetsplatsen genom det nyhetsbrev Socialstyrelsen skickar ut, i vilket legitimerad personal som har blivit av med eller fått inskränkningar i sin behörighet listas.

6.2 Slutsatser och bedömningar

Generellt sett görs väldigt sällan behörighetskontroller hos Socialstyrelsen vid rekrytering av legitimerad personal. Verksamhetscheferna förlitar sig på kopiorna av bevis om legitimation som ofta begärs in vid anställningsintervjun eller på den kännedom de har om personen sedan tidigare eller via kontakt. De förlitar sig även på att bemanningsföretagen säkerställer att inhyrd personal har den behörighet och kompetens som krävs. Referenstagning anges som en av de viktigaste källorna till bedömning av sökandens kompetens. Vid vår granskning framgick dock att detta sällan dokumenteras och sparas i personalakten.

Bevakning/fortlöpande kontroller av den egna personalens lämplighet i utövandet av sin profession får antas fungera genom de rutiner och krav som finns kring anmälningar och utredningar av oöns- kade händelser eller risk för oönskade händelser samt anmälningar från patienter och numera också apotekare. Här har den nya patientsäkerhetslagen också skärpt kraven på vårdgivaren som ska rap- portera legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms utgöra en fara för patientsäkerheten till Socialstyrelsen.

(17)

17

Verksamhetscheferna gör sin egen riskbedömning kring sökandens lämplighet och kompetens. Ut- ifrån den riskbedömningen väljer de sedan vilka formella kontroller och underlag som krävs för att säkerställa att rätt person anställs. Är personen känd sedan tidigare eller rekryteras via nätverket görs ibland inga kontroller alls. Det kan räcka med att det är bråttom att anställa en specialist inom något bristområde för att det momentet inte ska bli av.

Det finns en risk i att låta kontrollaktiviteterna i en rekryteringsprocess av legitimerad personal få avgöras från fall till fall. Genom att ha en fastlagd rutin där kontroller mot Socialstyrelsens och eventuellt även HSAN:s register samt referenstagning mot tidigare arbetsgivare alltid ska genomfö- ras eliminerar man åtminstone risken att ta in legitimerad personal som tidigare visat sig olämplig i något hänseende.

7 REKOMMENDATIONER

Vi bedömer Region Skånes rutiner vid rekrytering av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor som bristfälliga eftersom det finns risk för att nödvändiga säkerhetskontroller inte genomförs eller dokumenteras.

Vi har i denna granskning inte sett några större skillnader mellan vårdgivare inom primärvård och specialiserad vård eller mellan offentlig och privat vårdgivare. Vi har heller inte funnit några skillnader mellan olika personalkategorier. Det förefaller som om kultur, rutiner, stöd och synsätt kring rekrytering av legitimerad personal är likartade.

Det finns riktlinjer och stöd kring HR-frågor och krav på vårdgivarna om kompetent och behörig personal. Däremot saknas direktiv och specifika krav på vårdgivarna avseende rekryteringsprocessen.

Det är upp till verksamhetscheferna att avgöra hur noggranna kontroller av behörighet och kompetens som ska föregå en rekrytering. I avsaknaden av formella krav kring detta får kultur och indivi- duellt godtycke mer spelrum, vilket i sig medför en risk.

Det gick sällan att följa rekryteringsprocessen i personalakterna. Intervjuerna bekräftade att det i många fall troligtvis berodde på bristande dokumentation, men också på att vissa moment inte hade genomförts. Detta gäller exempelvis kontroller av giltig legitimation.

Det råder skillnader mellan rekrytering av ordinarie personal och personal som anlitas via beman- ningsföretag. Vid anlitande av personal från bemanningsföretag förlitar sig de flesta vårdgivare på bemanningsföretagen och de avtal som reglerar dessas ansvar för att personalen har den behörighet och kompetens som krävs och gör inga egna kontroller.

Vi bedömer att verksamhetschefer och HR-team är kompetenta i sina roller samt att kontroller görs i viss utsträckning och på olika sätt för att få en bra bild av om rätt person rekryteras. Det finns ändå enligt vår bedömning en systematisk brist i den interna kontrollen när rekrytering av legitimerad personal inte alltid föregås av noggranna kontroller av bevis på giltig och äkta legitimation samt referenser som styrker ett gott yrkesutförande. Detta oavsett om den sökande är känd sedan tidigare inom Region Skåne eller har rekommenderats av någon inom det egna nätverket.

Med utgångspunkt i vad som framkommit i vår granskning och utifrån de slutsatser och bedömningar som framförts ovan rekommenderar vi att Region Skåne bör:

Skapa enhetliga riktlinjer och krav om vilka kontroller som ska föregå en rekrytering av legitimerad personal inom Region Skåne.

Skapa enhetliga riktlinjer för innehållet i personalakterna där det tydliggörs att underlag och bevis för att kontroller av behörighet och kompetens har genomförts alltid ska dokumenteras och sparas i akten.

Löpande genomföra uppföljning och kontroll av vårdgivarnas kontroller av legitimerad personal som en del i avtalsuppföljningen.

Tillgodose behov av information och utbildning i rekryteringsfrågor specifikt för legitimerad personal där kontroller av behörighet och lämplighet ingår.