Handbok för projekt inom Leader

(1)

Projekthandbok

(2)

Handbok för projekt inom Leader

Företags- och

landsbygdsutvecklingsenheten 2008-12-22

Referenser Johan Fors

Anne-Charlotte Franzén

(3)

Handbok

för projekt inom Leader 2009-01-19

GENOMFÖRANDE... 2

TYDLIG AVGRÄNSNING GENTEMOT BEFINTLIG VERKSAMHET... 2

KOMPETENS OCH FÖRANKRING... 2

ANVÄNDNING AV EU- OCH LEADERLOGOTYP... 3

LÅNGSIKTIGHET... 3

REDOVISNING OCH UTBETALNING AV STÖD... 4

MÖJLIGHET TILL FÖRSKOTTSUTBETALNING... 4

ANSÖKAN OM UTBETALNING... 4

PROJEKTREDOVISNING... 4

REDOVISNINGSPERIOD... 6

Projekttid... 6

LÄGESRAPPORT... 6

SLUTRAPPORT... 6

REDOVISNING AV STYRKTA KOSTNADER... 7

FAKTISKA KOSTNADER... 8

Löner... 8

Timanställd personal... 8

Investeringar... 8

5-årsregeln ... 8

Tillstånd ... 8

Begagnad utrustning ... 9

Övriga kostnader... 9

Mat och dryck ... 9

Indirekta kostnader/ del av OH-kostnader... 9

PROJEKTETS VÄRDERADE RESURSER... 10

Ideellt arbete... 10

Värdet på ideellt arbete ... 10

Redovisning av ideellt arbete ... 10

Övriga ideella resurser... 11

Offentliga resurser... 11

Intäkter... 11

Moms... 11

KOSTNADER SOM INTE ÄR STÖDBERÄTTIGANDE... 12

SANKTIONER... 12

STÖD OCH UPPMUNTRAN... 12

ARKIVERING... 12

1

(4)

Genomförande

Denna handbok är tänkt att vara ett stöd till dig som driver Leaderprojekt och kan ses som en sammanfattning på den information du behöver. Mer ingående information om de olika delarna finns i föreskrifter, anvisningar m.m. Kontakta ditt Leaderkontor om du behöver veta mer.

Handboken finns att beställa på Jordbruksverket, eller att ladda ner på www.sjv.se under

”Blanketter och trycksaker”/”Stöd till landsbygden”/”Leader”. Där hittar du också de flesta bilagor.

Leader betyder ”Länkar mellan åtgärder för att utveckla landsbygdens ekonomi” och är en metod för lokalt utvecklingsarbete som bygger på samverkan och underifrånperspektiv.

Bygdens gemensamma resurser ska tas tillvara och utvecklas. Beviljade projekt uppmuntras att samarbeta så att projekten förstärker varandra och tillsammans når de uppsatta målen i

Leaderstrategin. Alla Leaderprojekt ska också vara öppna för att dela med sig av sina resultat och erfarenheter. Det kan innebära att vara positiv till att ta emot studiebesök eller att ställa upp som föreläsare.

Som projektledare och ansvariga för ett Leaderprojekt är det viktigt att hålla sig till den beviljade projektplanen (ansökan) och vara medveten om de regler som finns. Om

förändringar i projektplanen sker under projekttiden ska en dialog om detta föras med Leader- kansliet. Är det t.ex. avvikelser mellan kostnadsslag eller behov av att flytta fram datum för slututbetalning, är det viktigt att ansöka om detta, så att dessa förändringar, om möjligt, kan bli godkända. Det primära är att goda resultat uppnås. Kontakta gärna Leaderkansliet regelbundet för avstämning och för att få svar på eventuella frågor.

Tydlig avgränsning gentemot befintlig verksamhet

Projektet ska vara väl avgränsat gentemot övrig befintlig verksamhet, eller det som kan

betraktas ligga inom någon aktörs normala ansvarsområde. Det innebär att om t.ex. en förening söker för en projektverksamhet, ska den vara väl avgränsad mot föreningens ordinarie

verksamhet. Kostnader för aktiviteter, möten, marknadsföring m.m. som föreningen brukar ha, eller kan betraktas som föreningens ordinarie verksamhet, kan som regel inte räknas med i projektet, om det inte uttryckligen finns med i beviljad projektplan.

Kompetens och förankring

Projektet bör diskutera igenom om man har tillräcklig kompetens inom alla delar som krävs för att genomföra projektet. Det kan gälla marknadsföring, redovisningskompetens, projektledning eller någon specialkompetens just för ditt projekt. Om det finns ytterligare behov av kompetens inom något område bör en komplettering av detta göras.

Ofta krävs det också att det finns en bred uppslutning kring projektidén och det kan vara klokt att mobilisera engagemang i ett tidigt skede då människor fortfarande kan vara med och påverka utvecklingen av projektet.

Ta gärna kontakt med dem som du tror kommer att ha nytta av och beröras av projektet. Fler intressenter som bidrar leder ofta till att projektet får en stabilare grund och blir mer långsiktigt hållbart.

Det måste också finnas ett uttalat behov av och tid att genomföra det som planeras. Tänk på att saker ofta tar längre tid än beräknat.

(5)

Användning av EU- och Leaderlogotyp

Projektet ska vid varje insats där du informerar om projektet, upplysa om att EU-medel används för att medfinansiera Leaderprojektet.

Varje insats som handlar om information och offentliggörande ska innehålla följande delar:

• EU flagga i enlighet med de grafiska normerna tillsammans med texten ”Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling: Europa investerar i landsbygdsområden”.

• Leadersymbol.

EU- samt Leaderlogotyp ska användas för t.ex.

• Broschyrer

• Faktablad och informationsmaterial

• Nyhetsbrev

• Hemsidor på webben

• Skyltmaterial, t.ex. roll-ups, affischer

• Power-Point presentationer

• Annonsering

• Muntliga presentationer, t.ex. vid kontakter med TV, tidningar och radio.

Logotyperna som ska användas finns att laddas ner på webbsidan www.sjv.se under ”Stöd till landsbygden”/”Leader”/”Här hittar du logotyper”. Var uppmärksam på att de finns i olika format beroende på hur de ska användas.

Långsiktighet

Planera under projekttiden för hur verksamheten ska kunna drivas vidare efter projekttiden så att detta inte kommer som en överraskning när projektfinansieringen är slut. T.ex. vilka huvudaktörer som ska driva verksamheten vidare, hur den ska organiseras och finansieras.

3

(6)

Redovisning och utbetalning av stöd

Möjlighet till förskottsutbetalning

Utbetalning av stöd sker som regel efter att du har redovisat betalda projektkostnader. Om projektägaren är en ideell- eller ekonomisk förening i form av ett lokalt kooperativ, en allmännyttig stiftelse eller en lokal utvecklingsgrupp, kan projektet ansöka till LAG om förskottsutbetalning av stöd enligt följande.

• förskott får lämnas med högst hälften av det beviljade stödet som betalas ut av Jordbruksverket, dock högst 250 000 kr.

• förskott kan betalas ut i flera steg om LAG eller länsstyrelsen inte vill bevilja allt på en gång.

Ansökan om förskott lämnar du alltid till LAG som lämnar sin rekommendation och skickar ansökan vidare till länsstyrelsen. Länsstyrelsen fattar sedan det formella beslutet.

Förskottsmedel betalas ut av Jordbruksverket direkt till stödmottagaren.

Ansökan om utbetalning

Varje redovisning/rekvisition görs på blankett ”ANSÖKAN-utbetalning av projektstöd inom Leader”, bilaga 1a, (skrivs under av behörig firmatecknare) och på blankett

”Kostnadssammanställning”, bilaga 2, där alla kostnader redovisas. Till dessa bifogas kopior på alla verifikationer, betalningsbevis, tidsredovisningar (bilaga 3), körjournaler (bilaga 6) och övrigt beräkningsunderlag samt lägesrapport eller slutrapport.

Var noga med att kostnader har uppstått, genomförts samt betalats under projekttiden. I ditt beslut om stöd framgår tidpunkterna för projektstart (tidigast från det datum ansökan kom in till Leader-kontoret) och sista dag för ansökan om slututbetalning.

Ansökan om utbetalning (del- och slutrekvisition) ska skickas till länsstyrelsen. En stark rekommendation är dock att Leaderkansliet, eller annan redovisningsekonom med Leader- kompetens, tittar igenom rekvisitionen först. Detta för att minimera risken för att eventuella felaktigheter i redovisningen inkommer till länsstyrelsen och som kan leda till sanktioner för projektet. Felaktigheter som har inkommit till länsstyrelsen går inte att rätta till i efterhand!

Observera att projektet alltid är ytterst ansvarig för att redovisningen är korrekt!

Projektredovisning

Projektet ska ha en separat projektredovisning. Detta kan innebära egen bokföring eller separat projektredovisning inom den sökandes sammantagna bokföring, så att man på ett enkelt sätt, hittar projektets redovisning vid eventuell kontroll. Finns ingen annan bokföring kan mindre aktörer enbart bokföra kostnader och intäkter per kostnadsslag, förslagsvis i ett Excelark enligt Jordbruksverkets mall ”Kostnadssammanställning” (bilaga 2). Var noga med att endast

redovisa kostnader som är godkända enligt din projektplan.

(7)

Projektredovisningen ska vara indelad i vissa kostnadsslag och det är därför lämpligt att gruppera resultatkontona inom gällande kostnadsslag:

• Löner

• Investeringar

• Övriga kostnader

• Indirekta kostnader

• Offentliga resurser

• Övriga ideella resurser

• Ideellt arbete

Aktiviteter och kostnader i projektet ska i största möjliga mån genomföras och upparbetas enligt projektplan. Om det i beslutet från LAG eller länsstyrelsen finns en särskild

utbetalningsplan, där kostnaderna ska upparbetas och betalas ut i en viss takt under projekttiden, ska denna följas.

Följande blanketter och mallar används vid projektredovisning:

Bilaga Blankett/mall/anvisning Används för

1a Ansökan - utbetalning av projektstöd

inom Leader

Ansökan om utbetalning, (rekvisition)

1b Anvisning till blankett ”Ansökan -

utbetalning av projektstöd inom Leader”

2 Kostnadssammanställning Leaderprojekt Vid redovisning av kostnader

3a Projektdagbok Leader - redovisning av

ideell tid per person Redovisning av ideell arbetstid

per person

3b Projektdagbok Leader - redovisning av

ideell tid per aktivitet Redovisning av ideell tid vid tillfällen

där flera personer bidrar med ideell arbetstid (gruppvisa aktiviteter)

3c Projektdagbok Redovisning för timanställd

personal, offentlig persons insats eller när företagare bidrar med ideell tid. Beräknas på faktisk kostnad (över 175 kr/tim).

4 Timlönekostnad Mall för beräkning av timkostnad för

timanställda

5 Mall för slutrapport projektstöd inom

Leader

Slutrapport som bifogas sista Ansökan om utbetalning

6 Körjournal - projektstöd Redovisning av milersättning

7 Ansökan – förskott projektstöd Ansökan om förskottsutbetalning av

stöd

8a Hantering av betalningar av

leverantörsfakturor Stora organisationer (t.ex.

kommuner) som beskriver hantering av betalningar.

Används istället för att bifoga betalningsbevis

8b Intyg – Betalning av fakturor Intyga att redovisade kostnader i

ansökan om utbetalning är betalda Blanketterna/mallarna kan hämtas på Jordbruksverkets webbsida, www.sjv.se under ”Blanketter och trycksaker”/”Stöd till landsbygden”/”Leader”.

5

(8)

Redovisningsperiod

Projekten rekommenderas att redovisa regelbundet, t.ex. varje kvartal, eller efter en period med en del större utgifter. Särskilt viktigt är att projektet kommer igång med redovisningen, så att allt börjar fungera. Det blir betydligt svårare att en tid efteråt ta tag i eventuella felaktigheter i redovisningen, t.ex. att begära in missade deltagarlistor från möten som genomförts för flera månader sedan, eller att rätta till ofullständiga fakturor.

Varje gång en redovisning/rekvisition skickas in avses en viss tidsperiod i projektet, s.k.

redovisningsperiod, som projektägaren själv väljer, t.ex. 15 oktober t.o.m. 31 december. Alla verifikat, betalningsbevis, deltagarlistor m.m. från denna period ska finnas med och ska vara betalda inom perioden. Om du missat att få med en faktura eller annat underlag som hörde till en tidigare redovisningsperiod, får denna tas med i nästa redovisningsperiod, med tillhörande förklaring.

Projekttid

Observera att endast kostnader från projektaktiviteter som genomförts och betalats inom projekttiden är stödberättigande kostnader. Detta innebär att även löner, semesterersättningar och andra lönebikostnader ska vara utbetalda innan sista datum för slututbetalning.

Om projektet blir försenat eller om slutredovisning och slutrapporten tar längre tid än beräknat, ska du därför ansöka om att LAG ändrar senaste dag för när ansökan om slututbetalning ska ha kommit in till länsstyrelsen. Detta måste i så fall göras i god tid innan ”sista datum för

utbetalning”. Tänk på att alla Leaderkontor inte är bemannade varje dag. Om du inte får tag på någon på Leaderkontoret, kan du lämna ansökan om förlängning direkt till länsstyrelsen.

Lägesrapport

Lägesrapport ska lämnas tillsammans med varje rekvisition. Lägesrapporten ska ge en bild av vad projektet genomfört, inklusive uppnådda delmål enligt tidsplan, samt ge en

motivering/förklaring till de kostnader som redovisas i rekvisitionen. Lägesrapporten ska även innehålla en förklaring till eventuella avvikelser från budget, t.ex. förändringar mellan

kostnadsslag.

Har projektet t.ex. redovisat kostnader för målarfärg ska det i lägesrapporten framgå vad som har målats, eller om det är kostnader för en konsult ska det framgå vad konsulten har uträttat.

Antingen fyller du i lägesrapporten under C1 i blanketten ”Ansökan-utbetalning av projektstöd inom Leader” eller så bifogar du den separat till redovisningen.

Håll Leaderkansliet löpande informerad om vad som händer i projektet. Kansliet tar t.ex. gärna emot rapporter, undersökningar, minnesanteckningar från möten, inbjudningar till aktiviteter etc. som visar på framsteg i projektet.

Slutrapport

I samband med att projektverksamheten avslutas, skriver du en slutrapport (se mall, bilaga 5) som beskriver vad som genomförts inom projektet, vad det har lett till för resultat (indikatorer samt övriga resultat), erfarenheter och hur verksamheten är tänkt att drivas vidare.

Slutrapporten skickas in samtidigt som slutredovisningen (Ansökan om utbetalning). Bifoga även material som tagits fram inom projektet. Observera att du högst kan få 80 % av

projektstödet utbetalt innan projektet är slutredovisat.

(9)

Slutrapporten kommer att publiceras i en projektdatabas och göras tillgänglig för andra som arbetar med företags- och landsbygdsutveckling och för allmänheten. Rapporten ska därför även lämnas i elektronisk form. Tänk också på att utforma innehållet och texten så att resultatet av ditt projekt kan bli till nytta för andra aktörer som arbetar med utveckling av landsbygden.

Redovisning av styrkta kostnader

Alla kostnader/betalningar måste styrkas. För att en kostnad ska anses vara stödgrundande krävs att den är betald, d.v.s. att den har blivit en utgift.

Verifikatet som styrker kostnaden ska innehålla både en faktura och kvittot på betalning av fakturan för att styrka att kostnaden har uppstått och betalats. Vid ansökan om utbetalning ska det enkelt gå att hitta varje faktura i rekvisitionen samt tillhörande betalningsbevis för varje faktura (eller motsvarande för t.ex. löner). Faktura och betalningsbevis bör sitta ihop.

Det är ett krav att projektredovisningen tydligt ska visa vilka verifikat som hör till vilka kostnadsslag. Verifikationsnummer ska anges på de verifikat som finns med i rekvisitionen.

Dessa verifikationsnummer ska sedan gå att följa på tillhörande blankett

”Kostnadssammanställning” (bilaga 2). Verifikatet ska tydligt klargöra på vilket sätt kostnaden har med projektet att göra.

Ett kvitto på betalning kan t.ex. vara ett kassakvitto eller ett kontoutdrag från bankkonto.

Observera att betalningsuppdrag på Internetbank inte räcker som betalningsbevis då det måste framgå att betalningen är genomförd. Observera att på betalningsbeviset ska det framgå till vilket konto betalningen har gjorts.

Kommuner, myndigheter eller andra offentliga organisationer med central ekonomifunktion, kan ansöka om att inte behöva redovisa kvitto på betalning, utan istället redovisa betalningens verifikationsnummer på fakturan tillsammans med undertecknat intyg från ekonomiavdelning, om att redovisade kostnader är betalade (Bilaga 8).

På samtliga fakturor ska framgå:

• Att fakturan tillhör projektet (adressera fakturan direkt till projektet)

• Tydlig specificering av vad kostnaden avser (t.ex. mängd, á pris, vilken typ av insats).

• Betalningsmottagare

• Verifikationsnummer

• Fakturanummer

• Datum

• Totalt belopp (exklusive och inklusive moms)

• Om F-skattesedel finns

• Momsreg.nr (personnr vid enskild firma)

Om fakturan hänvisar till en följesedel måste denna följa med fakturan för att fakturan ska räknas som verifikat.

7

(10)

Faktiska kostnader

Löner

Lönekostnad redovisas genom en kopia av lönespecifikation, samt betalningsbevis. Bifoga anställningsavtal. Om man arbetar deltid (t.ex. 75 %) i projektet ska detta framgå.

Timanställd personal

För alla projekt med timanställd personal, ska projektägaren redovisa ett underlag som visar hur kostnaden beräknats och vilket antal timmar per månad eller år som används som underlag för beräkningen. Detta ska som regel ha räknats ut redan i ansökan. Timlönekostnaden ska framgå som antingen kr/tim eller som antal timmar som lönen ska delas med. Lönen baseras på den uträknade lönekostnaden/timlönekostnaden enligt blankett ”Timlönekostnad” (bilaga 4).

Lönespecifikation ska bifogas blanketten.

Timanställd personal i projektet redovisar detta under aktuell redovisningsperiod på blanketten

”Projektdagbok” (bilaga 3c) eller utdrag ur tidredovisningssystem. Projektdagboken ska intyga antalen nedlagda timmar samt information om vad för arbete som utförts. Observera att

Timlönekostnadsblankett och Projektdagbok endast kan skrivas under av den som är arbetsgivare för löntagaren.

Eventuella traktamenten och andra lönetillägg vid resor ska redovisas på kostnadsslaget

”löner”, men inte räknas in i timkostnaden.

Investeringar

Som investering räknas t.ex.

• Fasta anläggningar, som t.ex. inköp av byggnad samt ny-, om- eller tillbyggnad

• Nya maskiner och ny utrustning, som beräknas ha ett värde efter projekttiden och beräknas kommer att fortsätta att användas i verksamheten efter projekttiden, t.ex.

datorer eller möbler.

• Småskalig infrastruktur så som skyltar, anläggning av ridvägar och vandringsleder

• Generella kostnader som är kopplade till investeringarna, så som frakt, montering, arkitektarvoden, patentkostnader och liknande

Däremot kan du inte få stöd till investeringar som ersätter något, exempelvis en maskin, som redan finns.

5-årsregeln

Observera att investeringar måste behållas och användas i enlighet med projektverksamheten i minst fem år efter beslut om stöd. Om det t.ex. köps in en dator i projektet ska den i första hand fortsätta att användas enligt projektets mål och syften. Det kan innebära att de överlåts till dem som kommer att fortsätta driva verksamheten efter projekttiden. Investeringar får dock som regel inte överlåtas till företag inom fem år, utan ska i så fall säljas till marknadsvärde.

Om verksamheten upphör ska investeringen säljas och intäkten redovisas. Om avyttring eller försäljning sker innan projekttiden är slut, tas det upp som en projektintäkt. Om investeringen säljs efter projekttiden, men innan fem år, ska en återbetalning göras på den del av

försäljningspriset som utgör stödbeloppet. Försäljning ska alltid göras till marknadsvärde.

Tillstånd

Bifoga dokument som styrker att du har tillstånd eller motsvarande som krävs för investeringen (om detta inte redan har skickats in i samband med ansökan om stöd). Det kan t.ex. vara

bygglov, förprövning, godkännande av livsmedelslokal eller liknande.

(11)

Begagnad utrustning

Från och med den 29 december 2008 blev det tillåtet att kunna köpa in begagnad utrustning i Leaderprojekt (gäller dock inte innan detta datum). För att begagnad utrustning ska vara stödberättigad krävs att projektet i samband med redovisning bifogar intyg som

visar att

1. utrustningen inte köpts med bidrag från offentliga medel de senaste sju åren 2. utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs

3. priset inte överskrider marknadsvärdet.

Övriga kostnader

Till övriga kostnader hör t.ex. hyra för projektets lokaler och utrustning, telefon, porto, resor, logi och inköp av tjänster (som inte är kopplade till investeringar).

Om projektet ska köpa in utrustning som endast är tänkt att användas under projekttiden, t.ex.

en dator, kan den tas upp som en övrig kostnad, där du tar upp avskrivningsvärdet som en projektkostnad. Anta att projekttiden är ett år och avskrivningstiden på datorn beräknas vara tre år, då redovisas 1/3 av datorns inköpskostnad som en projektkostnad (som en övrig kostnad).

Mat och dryck

Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten (bifoga alltid en deltagarlista samt program el.dyl.), syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Alla aktiviteter av detta slag ska vara rimliga, väl motiverade och göras i enlighet med de ramar som satts upp inom Leader. Skatteverkets normer för eventuell representation ska tillämpas. Alkohol är inte en stödberättigad kostnad.

Indirekta kostnader/ del av OH-kostnader

För att få stöd för indirekta kostnader måste sökanden dels ha tagit upp kostnader i beviljad projektbudget, dels bifoga underlag i ansökan om stöd som visar hur de indirekta kostnaderna beräknats. Observera att det endast är faktiska kostnader som kan ligga till grund för den indirekta kostnaden.

Exempel på sådana kostnader är del av lokaler eller kontorsutrustning. T.ex. om en

projektledare har sin arbetsplats inom en organisation, beräknas hur stor andel av den totala hyreskostnaden rummet utgör. I och med att denna kostnad har räknat ut från början, räcker det sedan som underlag för kommande redovisningar. T.ex. om ett projekt ska ha två projektledare anställda som blir placerade i två olika kommuner kan deras lokalkostnad och del i

administration (telefon, kopiering mm) redovisas som en OH kostnad på respektive arbetsplats exempelvis per månad (med styrkt underlag), vilket gör att projektet slipper redovisa dessa kostnadsberäkningar varje månad.

9

(12)

Projektets värderade resurser

Om det tillförs resurser eller insatser i projektet som inte betalas med projektets ”kassa”, värderas dessa och redovisas under ideellt arbete, övriga ideella resurser eller offentliga resurser.

Ideellt arbete

Ideellt arbete definieras som den arbetstid som någon gör (utan ersättning från projektet) som för projektet framåt. Som regel innebär detta insatser som projektägaren skulle kunna betala för. T.ex. kan arbetsmöten, styrgruppsmöten mm. räknas som ideellt arbete, men vanligtvis inte alla som deltar på öppna informationsmöten mm som projektet anordnar.

Skilj på deltagande och arbetsinsats i projektet!

Exempel på vad som kan räknas som ideellt arbete:

• Styrgruppsmöten och arbetsgrupper för projektet, där personer deltar från t.ex. föreningar, organisationer eller företag (utan ersättning från projektet)

• Yrkesman som ställer upp kostnadsfritt, t.ex. snickare, arkitekt

• Deltagande på en guideutbildning där man efter utbildningen använder sin kunskap och för projektet framåt

• Analyser, utredningar mm som behövs i projektet Exempel på vad som INTE räknas som ideellt arbete:

• Deltagande på allmänna informationsmöten etc, som inte är att betrakta som en arbetsinsats som för projektet framåt.

• Elevarbeten, t.ex. projektarbeten, som görs inom ordinär skolverksamhet

Värdet på ideellt arbete

Ideellt arbete värderas generellt beroende på åldern på den som utför arbetet enligt följande:

13-15 år: 50 kr/tim, 16-17 år: 120 kr/tim, från 18 år: 175 kr/tim.

Om arbetet utförs av en yrkesman (inom dennes yrkesområde) får värdet maximalt uppgå till det belopp som denne normalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Detta kan styrkas genom att bifoga kopior av fakturor för liknande arbete för att motivera en eventuell högre timkostnad än 175 kr/tim. Kostnaden kan redovisas genom att yrkesmannen fakturerar projektet men lämnar rabatt på hela kostnaden.

Redovisning av ideellt arbete

Vid varje arbetsinsats (t.ex. möte, gruppvisa aktiviteter) där flera personer deltar med ideellt arbete, skicka runt blanketten ”Projektdagbok” (bilaga 3b) och bifoga med

projektredovisningen.

Tänk på att hålla isär redovisningen mellan offentlig resurs och ideellt arbete. Om det

medverkar personer från både offentlig och ideell sektor på ett möte skickar du runt två listor, en för offentlig resurs (t.ex. kommunrepresentanter) och en för ideellt arbete (privatpersoner, representanter från föreningar m.fl.). Se upp så att personer inte ”dubbelredovisar” sin tid.

För individuell redovisning av ideellt arbete används blanketten ”Projektdagbok” (bilaga 3a) som bifogas redovisningen.

(13)

Övriga ideella resurser

Projektets ideella resurser kan bestå av lokaler, utrustning eller material som projektet inte behöver betala för, d.v.s. en kostnad som någon annan står för. På så sätt blir det både en kostnad och finansiering på samma gång.

T.ex. en grävmaskinist (där lönen är den mindre delen av kostnaden) som erbjuder sina tjänster kostnadsfritt, lokaler som upplåts till projektet eller skänkt material. Dessa insatser som tillförs projektet värderas till marknadsvärdet (bifoga t.ex. tidigare fakturerad timkostnad för liknande arbetsinsats, värderingsintyg eller motsvarande).

Offentliga resurser

När offentliga finansiärer bidrar med insatser i projektet, på annat sätt än genom utbetalda medel till projekten, betraktas de som offentliga resurser. Det kan t.ex. vara när en kommunal tjänsteman avsätter tid för projektets räkning, utan krav på ersättning från projektet, eller när en kommun upplåter en lokal som projektet får använda kostnadsfritt. Då kan denna insats i projektet värderas och redovisas (blir en offentlig medfinansiering).

Offentlig tid värderas enligt faktisk kostnad, vilket innebär att man redovisar den faktiska lönekostnaden för tjänstemannen. För att räkna ut timkostnaden, använd blankett

”Timlönekostnad” (bilaga 4). Tiden redovisas sedan genom blanketten ”Projektdagbok”

(bilaga 3c).

Om det finns mer än en offentlig arbetsgivare i projektet ska projektdagböcker (blanketten

”Projektdagbok”, bilaga 3c) bifogas tillsammans med ett försättsblad som summerar det ideella arbetet per arbetsgivare, t.ex. Offentliga resurser 1/1 – 31/3:

VG-regionen: Ver. 1, 2, 3 10 000 kr

Kommun X: Ver. 4, 5, 6 12 000 kr

Kommun Y: Ver. 7, 8 4 000 kr

Totalt 26 000 kr

Intäkter

Eventuella intäkter som hör till projektet ska redovisas (även sådana intäkter som du inte räknade med från början), t.ex. annonsintäkter, inträdes- eller deltagaravgifter, eller sponsring/bidrag. Intäkter ingår i finansieringsslaget privat finansiering.

Vid slututbetalning ska fördelningen mellan utbetalt belopp offentlig och privat finansiering stämmas av. Projektet får aldrig vara överfinansierat, d.v.s. avslutas med ett överskott.

Om ett projekt vid slututbetalning överskrider sin kostnadsbudget, går det bra att kvitta den överskjutande delen med projektintäkter. Detta innebär att det ofta är positivt om projektet lyckas få in mer privat finansiering än beräknat, och bör uppmuntras att t.ex. ta ut

deltagaravgifter, för att stödet ska räcka till mer verksamhet.

Moms

Moms som helt eller delvis är en kostnad för projektet är stödberättigat. D.v.s. för de projekt som inte är momsredovisningsskyldiga är momsen stödberättigad och kan tas med som en projektkostnad.

11

(14)

Kostnader som inte är stödberättigande

• Aktiviteter som påbörjats eller betalats innan projekttiden började, t.ex. kostnader för att fylla i ansökan.

• Kostnader som inte finns upptagna eller beskrivna i din projektplan/ansökan.

• Befintlig verksamhet, eller sådant som faller inom någons ordinarie ansvar eller verksamhet

• Ersättningsinvesteringar, t.ex. att ersätta redan befintlig maskin eller inventarie med en

• Gåvor till projektdeltagare (de som arbetar i projektet)ny.

• Alkohol (undantag kan i vissa fall göras i transnationella projekt, där alkohol betraktas som en måltidsdryck, och t.ex. är inkluderat i en konferensavgift)

• Kostnader för privat boende, t.ex. upprustning av egen bostad

• Leasingkostnader (tillfällig hyra är däremot tillåtet, hyreskostnaden får däremot inte överstiga varans inköpspris)

• Ränte- och kreditkostnader,

• Mervärdesskatt (moms), i de fall den kan återbetalas till stödmottagaren

• Kostnader för markinköp

• Parkerings- eller fortkörningsböter, eller andra lagöverträdelser

• Inkassoavgifter

Sanktioner

Observera! Redovisa bara de kostnader som du kan få stöd för. Det innebär att projektplanen (och dess beviljade kostnader) samt projekttid ska följas. Är du osäker över gränsdragningarna, kontakta ditt Leader-kontor. Var särskilt noga med att kostnaderna uppstått, betalats och redovisats under projekttiden (innan sista datum för Ansökan om slututbetalning).

Om du redovisar kostnader som inte ger rätt till stöd får du avdrag med kostnaden. Du kan också få extra avdrag (sanktion) med motsvarande belopp på din slututbetalning. Om

skillnaden mellan redovisat och stödberättigat belopp överskrider 3 % ska ett avdrag göras från stödberättigat belopp.

Om det konstateras att en stödmottagare medvetet har gjort sig skyldig till bedrägligt beteende ska projektet i fråga uteslutas från stöd (beslutet hävs) och eventuella belopp som betalats ut krävs tillbaka, samt åtalsanmälas.

Stöd och uppmuntran

Behöver du hjälp med din redovisning eller är osäker på hur du ska redovisa, tveka inte att kontakta ditt Leaderkontor eller länsstyrelsen som hjälper dig till rätta. Boka gärna tid med ditt lokala Leaderkontor, som i mån av resurser, tillsammans med dig kan resonera om vilka kostnader du ska ta med i redovisningen och hur du redovisar på ett riktigt sätt.

Ditt Leaderkontor kan också hjälpa dig med att få kontakt med andra projekt som du kan samverka eller ha ett utbyte med.

Arkivering

Projektdokumentation och bokföring ska sparas (arkiveras) i minst 10 år, dock minst till år 2019.

(15)

SJV LSB 14:2 2008-06 1 000.

ANSÖKAN

- utbetalning projektstöd inom Leader

B1. Kontaktpersoner i slutrapporten (publiceras i en databas)

Namn Journalnummer

Kundnummer

clearingnummer bankkontonummer

Bankkonto Projektnamn

Bankgiro

bankgironummer

Denna blankett använder du när du vill ansöka om utbetalning av projektstöd inom Leader.

Kom ihåg: Din ansökan om slututbetalning måste ha kommit in till länsstyrelsen senast det datum som finns i ditt beslut om stöd.

Läs anvisningarna till denna ansökan för att fylla i blanketten på bästa sätt.

A. Sökande

Om några uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd, ange de nya här (t. ex. adress, telefonnummer, e-postadress, organisationsnummer) Om några uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd, ange de nya här (t. ex. adress, telefonnummer, e-postadress, organisationsnummer)

Namn och adress Telefonnummer (även riktnummer)

Mobiltelefonnummer

E-postadress

Roll (projektledare, ekonomiansvarig)

Namn och adress Telefonnummer (även riktnummer)

Mobiltelefonnummer

E-postadress

Roll (projektledare, ekonomiansvarig)

B. Kontaktpersoner

B2. Ändrade kontaktuppgifter

Faxnummer (även riktnummer)

Visningsmall

13

Bilaga 1a

(16)

D. Uppgifter om utbetalningen

Delutbetalning Slutlig utbetalning Utbetalningen avser

C. Uppgifter om genomförandet

C1. Följer projektet ditt beslut om stöd samt din projektplan?

Redogör kortfattat för vad du genomfört inom ditt projekt inom den period ansökan om utbetalning avser

C2. Om du ansöker om delutbetalning, kommer projektet att kunna slutredovisas inom den tidsram som angivits i ditt beslut om stöd?

Om "Nej", förklara varför

Ja Nej

C3. Har du sökt eller blivit beviljad andra stöd för samma ändamål eller likartad verksamhet, sedan ansökan om stöd gjordes?

Om "Ja", vilka stöd och när?

Ja Nej

För vilken verksamhet?

Redovisningsperiod

Jag har tidigare ansökt om följande antal delutbetalningar ...

Fr.o.m... T.o.m. ...

Visningsmall

(17)

Faktisk finansiering

Privat medfinansiering intäkter

Privat medfinansiering övrigt

Belopp, kr

G. Projektets finansiering

Verifikationsnummer Faktiska kostnader

A) Löner

B) Investeringar

C) Övriga kostnader

D) Indirekta kostnader

Summa faktiska kostnader

Redovisningsperiodens kostnader, kr

E. Projektets kostnader

F. Kreditfakturor

Har du fått eller kommer du att få någon kreditfaktura? Ja Nej

Namn

Övrig offentlig medfinansiering Namn

Namn

Resurser Ideellt arbete

Övriga ideella resurser

Redovisningsperiodens kostnader, kr

Summa ideellt arbete och ideella resurser Offentliga resurser

Summa privat medfinansiering Finansiering från LAG

Resurser Ideellt arbete

Övriga ideella resurser

Belopp, kr

Summa idellt arbete och ideella resurser Offentliga resurser

Verifikationsnummer

Visningsmall

15

(18)

J. Försäkran och underskrift

Jag ansöker om utbetalning och försäkrar att:

• kostnaderna som redovisas i denna ansökan om utbetalning avser den verksamhet som beviljats stöd

• verksamheten som beviljats stöd inte finansierats med medel utöver den medfinansiering som framgår av ansökan om stöd

• kostnaderna som redovisas i denna ansökan om utbetalning är betalda inom redovisningsperioden och har inte redovisats i någon tidigare ansökan om utbetalning

• moms som på något sätt är återvinningsbar inte ingår i de redovisade kostnaderna

• eventuella intäkter under redovisningsperioden har redovisats

• eventuella kreditfakturor som avser projektet har avräknats från de kostnader som redovisats

• bifogade kopior av verifikationer som styrker projektets kostnader, betalningar och intäkter överensstämmer med originalen och

• uppgifter i denna ansökan om utbetalning med bilagor är fullständiga och riktiga

Datum Namnunderskrift

Namnförtydligande

H. Bilagor

• Kostnadssammanställning

• Projektdagbok eller utdrag ur tidsredovisningssystem

• Underlag som styrker redovisade kostnader

• Underlag som styrker ideella och offentliga resurser

• Särredovisning

• Tillstånd eller motsvarande som krävs för investeringen

• Slutrapport

• Andra bilagor, ange vilka Bilaga nr

L. Fylls i av Leaderkontoret

På Leaderkontoret finns en kopia av ansökan om utbetalning

Signum, datum

K. Medgivande för publicering av kontaktperson

Jag medger att mitt namn och mina kontaktuppgifter får publiceras tillsmmans med slutrapporten i en databas

Namnförtydligande

Visningsmall

(19)

LSA14:2 Augusti 2008

Anvisning till blanketten ”Ansökan – utbetalning projektstöd inom Leader”

Vem ska använda blanketten?

Den här blanketten är till för dig som ska ansöka om utbetalning av projektstöd inom Leader.

Kontakta gärna ditt Leaderkontor när du ska fylla i din ansökan om utbetalning.

I vissa fall har Leaderkontoret möjligheter att hjälpa dig med din ansökan.

Var t ska du skicka blanketten?

Du ska skicka blanketten till länsstyrelsen i det län som handlägger ansökningar från ditt Leaderområde. Vilket län du ska skicka din ansökan till framgår av ditt beslut om stöd. Ditt Leaderkontor kan också informera dig om vilket län du ska skicka ansökan till.

När ska du skicka in din ansökan?

I de flesta fall kan du skicka in din ansökan under hela året, däremot kan LAG och länssty- relsen ha angivit hur många gånger du får ansöka om utbetalning i ditt beslut om stöd.

Kom ihåg att din ansökan om slutlig utbetalning måste ha kommit in till länsstyrelsen senast det datum som angetts som sista datum för slututbetalning i ditt beslut om stöd.

I annat fall kommer ditt stödbelopp att minskas med 1 procent för varje arbetsdag och efter 25 kalenderdagars försening får du inget stöd alls.

Du kan ansöka om framflyttning av senaste ansökningsdag hos ditt Leaderkontor eller läns - styrelsen om du ser att du inte kommer att bli klar i tid. Denna ansökan måste du också lämna in senast sista ansökningsdatum för utbetalning. Läs även C2 i denna anvisning för mer information.

Var kan du hitta mer information?

Mer information om utbetalning av stöd kan du få på Jordbruksverkets webbplats

<www.sjv.se> eller i broschyren ”Företagsstöd och projektstöd”. Du kan även vända dig till länsstyrelsen.

LSA14_2_Anv_utbet.qxd:1 08-09-04 11.32 Sida 1

17

Bilaga 1b

(20)

Så här fyller du i blanketten

A. Sökande

Fyll i namn och projektnamn. För att underlätta handläggningen är det viktigt att du fyller i ditt kundnummer och ditt journalnummer. Dessa nummer framgår av ditt beslut om stöd.

Ange också bankkontonummer eller bankgironummer. Jordbruksverket betalar i första hand ut pengar till bankgiro. I andra hand betalas pengar ut till ditt bankkonto. Om några av dina uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd ska du fylla i de nya uppgifterna här.

B. Kontaktpersoner

B1 Kontaktpersoner i Slutrappor ten i en databas

Fyll i denna uppgift när du lämnar ansökan om slututbetalning pch slutrapport till läns - styrelsen.

När du skickar in ansökan om slututbetalning ska du också skicka in en slutrapport.

Slutrapporten ska läggas ut i en databas för projekt inom landsbygdsprogrammet. Minst en kontaktperson från projektet ska finnas med i databasen. Kontaktpersonen ska kunna svara på frågor om projektet. Ange namn och de kontaktuppgifter som ska redovisas, t.ex. e-post eller telefonnummer. Kontaktpersonen måste lämna medgivande till detta genom att skriva under punkt K i blanketten.

B2 Ändrade kontaktuppgifter

Om några uppgifter som gäller kontaktpersonerna har ändrats sedan ansökan om stöd ska du ange de nya här. Det kan även handla om att det har tillkommit helt nya kontaktpersoner i ärendet.

C. Uppgifter om genomförandet

C1.

Markera om projektet följer din godkända projektplan och ditt beslut om stöd. Om genomförandet på något sätt avviker från den ursprungliga planen kryssar du i ”Nej”. Det avser bland annat förändringar av syfte, inriktning, kostnader, tidsplan, resultat och finansiering, men även förändringar som rör vem som betalar fakturorna, firmatecknare och liknande.

Du ska också redogöra kortfattat för vad du genomfört inom ditt projekt inom den period som ansökan om utbetalning avser.

Om du av någon anledning har behov av att göra ändringar inom ditt projekt behöver du meddela ditt Leaderkontor omedelbart. Om ändringen inte ryms inom beviljad projektplan kommer den inte att ge rätt till stöd. I dessa fall måste du ansöka om omprövning av ditt beslut om stöd.

Observera att om du redovisar en kostnad i ansökan om utbetalning som inte är stödberättigande leder det till avdrag på stödet och eventuellt till ytterligare avdrag!

18

(21)

C2.

Om du ansöker om delutbetalning ska du ange om projektet kommer att kunna slut - redovisas inom den tidsram som angetts i ditt beslut om stöd. Om du inte hinner slutföra projektet, betala alla fakturor och redovisa kostnaderna till länsstyrelsen innan sista ansök- ningsdatum kan du ansöka om framflyttning av datumet. Detta gör du genom att skicka in en skriftlig ansökan till myndigheten där du anger varför du inte hinner klart och vilket datum du önskar förlänga tiden till. Denna förfrågan måste komma in till länssyrelsen eller till ditt Leaderkontor senast det datum som angivits som sista datum för slututbetalning i beslut om stöd. I annat fall minskar stödbeloppet för varje arbetsdag och efter 25 kalender - dagars försening upphör din rätt till utbetalning av stöd.

C3.

Här ska du fylla i om du har sökt eller blivit beviljad andra stöd för samma ändamål eller för likartad verksamhet, sedan ansökan om stöd gjordes. Om du svarar ja här ska du specificera vilka stöd, vilka kostnader det handlar om och när du sökt eller blivit beviljad andra stöd på raderna nedanför. Detta eftersom särskilda regler gäller om du får flera stöd för samma kostnad. Två EU-finansierade stöd kan till exempel inte beviljas för samma verksamhet.

D. Uppgifter om utbetalningen

Här ska du ange om du ansöker om delutbetalning eller om slutlig utbetalning. Du ska även ange redovisningsperiod för projektets verksamhet, samt hur många delutbetalningar du fått tidigare.

Redovisningsperioden ska ange mellan vilka datum du betalat de projektkostnader som du redovisar i ansökan om utbetalning. För projektets första ansökan om utbetalning ska du som startdatum för redovisningsperioden (fr.o.m.) fylla i det datum då din ansökan om stöd kom in till Leaderkontoret (datumet framgår av beslutet om stöd). Som slutdatum för redovisnings perioden (t.o.m.) ska du ange betaldatum för den projektkostnad som du betalat senast av de kostnader du redovisar i kostnadssammanställningen.

Om du lämnar fler än en ansökan om utbetalning ska du i dina följande ansökningar som startdatum (fr.o.m.) i regel ange ett datum som följer direkt på det slutdatum som du angav i din föregående ansökan.

Exempel: Om du t.ex. i din första ansökan om utbetalning har angett att redovisnings - perioden är fr.o.m. 2007-01-01 t.o.m. 2007-03-31 ska redovisningsperiodens startdag för din andra ansökan om utbetalning vara fr.o.m. 2007-04-01.

Om du har kostnader som betalats under den tidigare redovisningsperioden ska du i stället ange det betalningstillfället som startdatum.

E. Projektets kostnader

Här fyller du i en sammanställning av projektets kostnader. Kostnaderna hämtar du från bilagan M. Kostnadssammanställning eller från din särredovisning. Sist i denna anvisning hittar du en anvisning till bilagan och där finns även en förklaring av de olika kostnadsslagen.

19

(22)

Observera! Redovisa bara de kostnader som du kan få stöd för. Om du redovisar kost nader som inte ger rätt till stöd får du avdrag med kostnaden. Du kan också få extra avdrag med motsvarande belopp på din slututbetalning

Var särskilt noga med att kostnaderna uppstått och betalats under projekttiden.

F. Kreditfakturor

Här svarar du på frågan om du har några kreditfakturor. Du ska också redovisa eventuella kreditfakturor som minuspost under aktuell rubrik i din kostnadssammanställning.

G. Projektets finansiering

Här redovisar du den finansiering som är inbetalad till projektet under redovisningsperioden.

Privat medfinansiering – intäkter: Här redovisar du de intäkter som projektet haft under redovisningsperioden, t.ex. inträdesavgifter, annonsintäkter m.m.

Privat medfinansiering – övrig: Här redovisar du all övrig inbetald privat medfinansie- ring. Redovisa namn och summa för varje privat finansiär. Observera att du bara ska redovisa privat medfinansiering som betalas till projektet av någon annan än det egna projektet Övrig offentlig medfinansiering: Redovisa namn och summa för varje offentlig med - finansiär.

Länsstyrelsen kommer att beräkna ditt projektstöd enligt ditt beslut om stöd och med din redovisning av kostnader och finansiering som grund.

Kom ihåg! Om det skulle ha tillkommit medfinansiering under projektets gång måste du kontakta ditt Leaderkontor så att de kan ompröva ditt beslut, så att kostnad och finansiering går jämnt upp.

H. Bilagor

M. Kostnadssammanställning Leaderprojekt: I kostnadssammanställningen ska du redovisa de kostnader du har haft under arbetet i projektet och som du söker utbetalning för. Du ska också redovisa periodens kostnader för övriga resurser. Var noga med att bara redovisa sådana kostnader som ger rätt till stöd. Om du har en särredovisning behövs inte denna bilaga. Bilagan finns som excel-ark på Jordbruksverkets webbplats <www.sjv.se>.

Den kan gärna skickas till länsstyrelsen via e-post.

Projektdagbok eller utdrag ur tidsredovisningssystem: Om du eller någon annan i projektet ska redovisa antal timmar som underlag för lönekostnaden i projektet ska du bifoga den projektdagbok som du fick i samband med ansökan om projektstöd. Där ska du redovisa arbetad tid, dag för dag, inom projektet. Du kan också redovisa detta med ett utdrag från ett tidsredovisningssystem om det innehåller motsvarande uppgifter som projektdagboken.

20

(23)

Underlag som styrker redovisade kostnader: Bifoga kopior på alla kvitton och fakturor samt betalningsverifikationer (utdrag från bank- eller plusgirolistor). Även följe- sedlar och annat fakturaunderlag ska bifogas. Har fakturan betalats via Internet ska en betalningsbekräftelse skickas med. Skickar du istället in betalningsuppdrag ska det styrkas med kontoutdrag från banken. Skickar du in kassakvitton ska dessa styrkas med bokföringsunderlag eller kontoutdrag.

Lönekostnader verifieras med lönespecifikation, anställningsavtal i projektet och rese - räkningar.

Resor med egen bil ska styrkas med dagboksanteckningar (körjournal).

Vid hyres- eller leasingavtal krävs en kopia av avtalet. Avtalet får inte innehålla något restvärde vid avtalets utgång eller rätt att förvärva objektet. Räntor, avgifter och OH-kostnader är inte stödberättigande i sådana avtal och får inte tas med i kostnadssammanställ- ningen.

Underlag som styrker ideella och offentliga resurser:

Ideellt arbete ska tidredovisas dagligen på blanketten Projektdagbok som kan skrivas ut från Jordbruksverkets webbplats eller beställas från Jordbruksverket. Blanketten ska skickas till länsstyrelsen tillsammans med ansökan om utbetalning.

Arbetet som utförs värderas utifrån åldern på den som utför arbetet enligt följande:

13–15 år: 50 kr 16–17 år: 120 kr Från 18 år: 175 kr

Om arbetet utförs av en yrkesman (inom dennes yrkesområde) får värdet maximalt uppgå till det belopp som denna normalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Detta ska styrkas i ett underlag som bifogas till ansökan.

Ideella resurser ska verifieras med värderingsintyg eller motsvarande. Värderingen ska vara gjord av en oberoende värderare. Observera att projekt inte kan medfinansieras med begagnad utrustning.

Offentliga resurser i form av arbetstid ska redovisas dag för dag i blanketten Projektdagbok eller med ett utdrag ur ett tidredovisningssystem som har motsvarande innehåll som blanketten. Lönekostnader verifieras med lönespecifikation, anställningsavtal i projektet och reseräkningar. Kostnader för kontorslokaler, kontorsutrustning m.m. som tillförts projektet ska verifieras genom framräknade värden baserade på verklig kostnad samt fördelningsnycklar som visar att en motiverad andel av vissa kostnader avser projektet.

Övriga offentliga resurser verifieras med värderingsintyg eller motsvarande. Värderingen ska vara gjord av en oberoende värderare och ska vara väl specificerad. Observera att projekt inte kan medfinansieras med begagnad utrustning.

Särredovisning: – Du får använda en egen särredovisning i stället för kostnadssamman- ställningen om den innehåller motsvarande uppgifter.

Tillstånd som krävs för investeringen: Om det ingår investeringar i ditt projekt, bifoga dokument som styrker att du har de tillstånd eller motsvarande som krävs för att genom-

21

(24)

föra investeringen (om detta inte redan har skickats in i samband med ansökan om stöd). Det kan till exempel vara bygglov, förprövning, godkännande av livsmedelslokal, godkännande om restaurering av äldre byggnader och liknande. Om handlingen redan finns hos läns - styrelsen räcker det att du hänvisar till aktuellt ärendenummer. Om du inte har alla de tillstånd som krävs, specificera vad det är som saknas och varför och skicka in detta på ett separat papper.

Slutrapport: Skicka med slutrapporten när du ansöker om slutlig utbetalning. I slut - rapporten anger du utförligt vilka resultat som uppnåtts efter insatsens genomförande. När du redogör för resultaten är det viktigt att du utgår från din projektplan och särskilt de delar som gäller mål och resultat. Det finns en särskild blankett för detta, ”Slutrapport för projektstöd inom Leader”.

Andra bilagor: – Har du andra bilagor som är aktuella för den verksamhet ansökan gäller ska du även bifoga dessa. Det kan t.ex. vara:

• kopia på ansökan eller på beslut om annat stöd – Har du sökt eller blivit beviljad andra stöd för samma ändamål eller likartad verksamhet sedan beslut om stöd, ska du bifoga kopior på detta.

• nya underlag vid ändringar – Om ändringar har skett under genomförandets gång, i förhållande till beslut om stöd, skicka in eventuella nya underlag, exempelvis nytt registreringsbevis som visar vem som tecknar firman, nya ritningar och liknande.

Kom ihåg att numrera dina bilagor!

J. Försäkran och underskrift

Här ska du försäkra att de uppgifter du lämnat är riktiga och att inskickade och kopierade handlingar överensstämmer med originalen.

Kom ihåg att behörig firmatecknare ska skriva under ansökan.

K.Medgivande för publicering av kontaktperson

Här lämnar en eller flera kontaktpersoner sitt medgivande till att namn och kontaktuppgifter publiceras tillsammans med slutrapporten i en databas.

L. Fylls i av Leaderkontoret

Denna uppgiften fylls i av ditt Leaderkontor.

22

(25)

Så här fyller du i bilagan

M. Kostnadssammanställning

Här ska du redovisa alla projektkostnader som du söker utbetalning för. Skicka gärna in excel-arket via e-post.

Innan du skickar in din ansökan om utbetalning kontrollera att:

alla kostnader (kvitton och fakturor) ligger inom projekttiden

alla kostnader har betalats inom projekttiden och det finns betalningsbevis för alla kostander

du inte har tagit upp momsen i kostnadssammanställningen om du är momsredovisningsskyldig och att du också har strukit momsen på kvitton eller fakturor om den finns med där

du inte har redovisat kostnader som inte är stödberättigande. Kontrollera vad som står i ditt beslut om stöd och i bilagorna till beslutet

du inte har tagit med kostnader som inte är godkända enligt din projektplan. Om du är osäker på om en kostnad kan godkännas eller inte ska du kontakta ditt Leaderkontor eller länsstyrelsen innan du skickar in duín ansökan om utbetalning.

Särredovisning

Om du redan har sammanställt de kostnader som ger rätt till stöd och som du söker utbetalning för genom en särredovisning i bokföringen behöver du inte fylla i bilagan utan bara skicka med särredovisningen. Särredovisning innebär att kostnader och betalningar kan utläsas separat i bokföringen även om annan verksamhet pågår samtidigt.

Om du väljer att sammanställa kostnaderna på ett separat papper så ska uppställningen följa kostnadssammanställningen.

Kvitton, fakturor och betalningsbevis

Tillsammans med kostnadssammanställningen eller din särredovisning ska du skicka in kopior av de fakturor och kvitton som utgör underlag för dina kostnader. Ange verifikationsnummer från bokföringen eller numrera dem löpande. Markera det redovisade belop- pet på fakturakopian med färgpenna eller på annat tydligt sätt. Du ska också skicka med kopior av betalningsbevis. Om du har betalat via Internet ska du bifoga en utskrift över genomförda utbetalningar. Av utskriften ska det framgå till vilket kontonummer som beloppen har betalats. Var noga med att kontrollera att kostnader och betalningar har upp- stått och genomförts under projekttiden. I ditt beslut om stöd framgår tidpunkterna för projektstart och sista dag för ansökan om slututbetalning.

Moms

Om du är momsredovisningsskyldig för projektverksamheten ska du redovisa alla kostnader exklusive moms. På fakturor och kvitton ska du stryka momsen om den finns redovisad där.

❑ ❑

❑

23

(26)

Så här fyller du i kostnads - sammanställningen

Redovisningsperiod

Ange samma period som du skrivit under D på huvudblanketten. Som slutdatum för redo - visningsperioden (t.o.m.) ska du ange betaldatum för den projektkostnad som du betalat senast av de kostnader du redovisar.

Kolumn 1 – Verifikationsnummer

Ange verifikationsnummer från bokföringen eller numrera fakturor, kvitton och betalningsbevis löpande.

Kolumn 2 – Leverantör /Beskrivning

Här lämnar du uppgift om vem som är utställare av fakturan eller företaget som skrivit ut kvittot eller det företag som betalat ut lönen och/eller en kort beskrivning vad projekt- kostnaden avser t.ex. lön för Kalle Karlsson, nov–dec 2007.

Du ska fördela kostnaderna på de olika kostnadsslagen i kolumn 4–7. Läs mer om dem nedan. Eventuella kreditfakturor redovisar du som minuspost (Skriv också ”KREDIT” i kolumn 2, förutom leverantörens namn.

Summorna förs över till huvudblanketten under avsnitt E.

Kolumn 3 – Löner

Här ska du redovisa projektets lönekostnader för alla som arbetar och tar ut lön i projektet. För personal som anställts hel- eller delvis i projektet ska du verifiera kostnaderna med kopior av:

– Anställningsavtal (vid första ansökan om utbetalning) – Lönespecifikation

– Underlag som visar hur kostnaden beräknats

För personal som tidredovisar eller endast periodvis arbetar i projektet ska kostnaderna verifieras med:

– Projektdagbok eller utdrag ur tidsredovisningssystem – Kopior av lönespecifikation

– Du ska räkna med lönebikostnaden (arbetsgivaravgift och avtalsförsäkring) och semes- terersättning. För personal som inte arbetar heltid i projektet ska du bifoga blanketten

”Projektdagbok”. Där ska arbetad tid vara redovisad dag för dag. Kontrollera att du har använt rätt arbetstid i timmar per månad som underlag när du räknar ut din timkostnad.

Hur många timmar du ska räkna med framgår av ditt beslut om stöd.

Eventuella reseersättningar och traktamenten ska också redovisas på kostnadsslaget lön.

Dessa kostnader ska verifieras med underlag i form av kopior av reseräkningar.

24

(27)

Kolumn 4– Investeringar

Här ska du redovisa de kostnader du har i samband med investeringar i projektet. Det kan vara fasta anläggningar som till exempel inköp av byggnad samt ny-, om- eller tillbyggna- der. Det kan också vara nya maskiner och ny utrustning, eller programvara till person- och kontorsdatorer.

Investeringar kan också vara småskalig infrastruktur som skyltning, anläggning av rid - vägar, vandringsleder, parkeringsskyltar och liknande. Generella kostnader, som är kopplade till investeringarna, exempelvis konsult, arkitekt-, och ingenjörsarvoden, genomfö- randestudier, patent, licenser och liknande räknas också som investeringar. Däremot kan du inte få stöd till investeringar som ersätter något som du redan har.

Kolumn 5 – Övriga kostnader

Här ska du redovisa alla övriga kostnader som inte är löner, investeringar eller indirekta kostnader. Exempel på sådana kostnader är hyra för projektets lokaler och utrustning, telefon, porto, resor, logi, köp av tjänst, leasing och utskick av broschyrer om de inte ingår i de indirekta kostnaderna.

Om du söker utbetalning för resor med egen bil tar du upp den faktiska kostnaden för resan. Du kan alltid ta upp det belopp som Skatteverket godtar som avdrag för kostnad för resor (för närvarande 18 kronor per mil) utan att redovisa hur du räknat fram kostnaden.

Du ska styrka kostnader med körjournal som innehåller datum, sträcka och mellan vilka platser du kört.

Kolumn 6 – Indirekta kostnader

Här ska du redovisa dina indirekta kostnader i enlighet med ditt beslut om stöd.

Kolumn 7 – Offentliga resurser

Här ska du redovisa verifierat värde av de resurser som tillförts projektet av offentliga finansiärer på annat sätt än genom utbetalda medel till projektet.

Kolumn 8 – Övriga ideella resurser

Här ska du redovisa verifierat värde av de resurser som tillförts projektet av privata finan- siärer på annat sätt än genom utbetalda medel till projektet eller genom ideellt arbete.

Kolumn 9 – Ideellt arbete

Här ska du redovisa summan av redovisningsperiodens ideella arbete utfört av privata aktörer. Det sker genom att summera värdet av projektdagboken för respektive person.

25

(28)

Sista tillåtna datum för ansökan om slututbetalning enligt beslut om stöd : Redovisningsperiod (fr.o.m. - t.o.m.):Journalnr: 12Summa Leverantör/Beskrivning3 Löner4 Investeringar5 Övriga6 Indirekta7 Offentliga8 Övriga ideella9 Ideelltper rad kostnader kostnader resurser resurser arbete transport från föregående sida:0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,000,000,000,000,000,000,000,00 0,00 0,00 0,00

Faktiska kostnader Övriga resurser

Visningsmall

Bilaga 2

(29)

Använd den här blanketten för att redovisa arbetad tid, dag för dag inom projekt som har beviljats

• Projektstöd inom Leader

Den ifyllda blanketten ska du bifoga ansökan om utbetalning.

Tidsredovisningen avser (namn och telefonnummer)

Journalnummer

SJV LSB 14:8 2008-12 www.sjv.se-PDF

År och månad

Projektnamn

Datum Arbetsuppgift

Summa/

transport

Projektdagbok Leader - redovisning av ideell tid per person

Antal timmar 13-15 år

Antal timmar 18- år OBS! 30 minuter redovisas som 0,5 timmar

Visningsmall

27

Bilaga 3a

(30)

Summa antal timmar

• Undertecknad försäkrar att ovan redovisade uppgifter är riktiga

Datum Underskrift av den som utfört arbetet

Namnförtydligande Transport

Antal timmar 18- år

Belopp kr/timme

Summa belopp, kr Total summa

belopp, kr

50 kr 120 kr 175 kr

Datum Arbetsuppgift

• Om du har utfört ideellt arbete inom ett leaderprojekt ska du värdera arbetet utifrån åldern på den som utför arbetet enligt följande: 13–15 år: 50 kr/tim, 16–17 år: 120 kr/tim, från 18 år: 175 kr/tim.

• Om du är företagare och har utfört ideellt arbete som du normalt utför mot betalning i ditt företag ska du redovisa timmar och kostnad på blankett LSB12:3.

• Om du har utfört arbete som timanställd personal eller offentlig persons insats ska du redovisa timmar och kostnad på blankett

LSB12:3.

Visningsmall

(31)

Projektdagbok Leader - redovisning av ideell tid per aktivitet

Använd den här blanketten för att redovisa arbetad tid för:

• Projektstöd inom Leader

• Om du utfört arbete som anställd personal eller offentlig persons insats ska du använda projektdagbok LSB12:3.

• Om du är företagare och utfört arbete som du normalt utför mot betalning i ditt företag ska du använda projektdagbok LSB12:3.

Den ifyllda blanketten ska du bifoga ansökan om utbetalning.

Tidsredovisningen avser (aktivitet)

Journalnummer

SJV LSB 14:7 2008-12 www.sjv.se-PDF

Datum

Projektnamn

Namn, adress och telefonnummer

Summa/

transport

Antal timmar 18- år OBS! 30 minuter redovisas som 0,5 timmar

Visningsmall

29

Bilaga 3b