Välkommen till informationsmöte om aktuella projekt och kommande IT-verktyg

(1)

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Välkommen till

informationsmöte om aktuella projekt och kommande IT-verktyg

PORTFÖLJSTÖDET, GÖTEBORGS UNIVERSITET

(2)

14.10 Kursvärderingar i Canvas Adam Casserly

14.20 Arbetsgrupp digitalisering Jonas Landgren

14.30 Avveckling av Gubox

Robert Krogh & Anna Mybeck

14.40 Samarbetsverktyg – ny funktionalitet Charlotte Borgerud

14.50 Applikationsregistret Linnea Damber

15–16 Frågestund i separata Zoom-rum

Agenda

(3)

• Säker lagring

• IA-projekt

• Studentportal

• Medarbetarportalen

Läs mer på Aktuella projekt

Fler exempel på aktuella utvecklingsprojekt

(4)

• Projektstart feb 2021

• Nuläge: lågintensiv fas - inget utvecklingsarbete

• Tekniska beroenden, resurser och krav

• Avveckling av verktyg för nuvarande studentportal (InfoGlue)

• Prioritering – vad är det viktigaste?

Studentportalsprojektet

Studentportalsprojektet - status

(5)

• Förstudien föreslår att:

– Sharepoint blir plattform för ny medarbetarportal – innehållet i ny medarbetarportal arbetas om och

målgruppsanpassas

– en effektivare redaktörsorganisation med bättre samordning och tydligare roller införs

– ett projekt startas för att planera, utveckla och införa en ny medarbetarportal

Beslut om nästa steg påverkas av beroenden till bland annat Studentportalsprojektet och Person- och organisationskatalogen Mer om förstudie medarbetarportalens framtid

Medarbetarportalens framtid – förstudie

(6)

Maila gärna portföljstödet portfoljstodet@gu.se

Du kan också kontakta respektive projektledare eller använda

funktionsadresser till projekten

Frågor efter mötet?

(7)

Verktyg för kursvärderingar i Canvas

Adam Casserly

(8)

Projektet ska bidra till förbättrade möjligheter för genomförande av helt anonymiserade kursvärderingar genom

att pilottesta och införa ett system för kursvärdering som kan integreras i stor utsträckning i Canvas.

- Från projektplanen

Projektidé

(9)

Projektet ska leverera ett verktyg på hela GU för anonyma kursvärderingar integrerat i Canvas samt erbjudande om utbildning och stödmaterial till samtliga lärare och

administratörer som är berörda senast juni 2021 (senare ändrat till 31 oktober).

Projektmålet

(10)

• Ett användarvänligt verktyg för kursvärdering.

• Effektivisering av processen för kursvärdering.

• Studenter kan anonymt lämna omdömen om kurs genom kursvärdering i sin kurs i Canvas.

Effektmål

(11)

• 18 oktober: Användarguider publiceras denna vecka i Canvas

• 25 oktober: Verktyget lanseras i alla kurser i Canvas

(Viss funktionalitet kan påverkas av förseningar)

• Från 25 oktober: Utbildningar (boka redan nu!)

Viktiga datum

(12)

• Verktyget presenteras som en menypost i Canvaskursens navigeringsmeny.

• Kursvärderingar skapas och resultaten visas direkt i Canvas.

• Automatisk koppling till studentgruppen. Studenter kan svara i Canvas.

• Förinställda e-postutskick till studenterna. Studenterna kan besvara direkt från sin e-post.

• Avskalat gränssnitt anpassat för genomförande av anonyma kursvärderingar i enkätform.

• Avancerade funktioner finns ett klick bort.

• Möjligt att dela gemensamma frågor för kursvärderingar inom organisationen.

Fördelar med verktyget

(13)

(14)

1

2

3

(15)

• Faculty have issues with current tools for course evaluations because they are not directly integrated into Canvas.

• The project aims to implement a user friendly tool integrated into Canvas for course evaluations that will make the

process easier for teachers and students.

• The new integration is to be in place October 25.

• Contact: Project lead, adam.casserly@gu.se

English summary

(16)

Arbetsgrupp digitalisering

Jonas Landgren

(17)

ARBETSGRUPP DIGITALISERING

Jonas Landgren

jonas.landgren@gu.se

0733-130246

(18)

DIGITALISERING BERÖR

Digitalisering rör i praktiken samtliga verksamhetsområden och nivåer inom universitetet.

Centralt är tillgång till teknik och kompetens

inom lärosätet, men också sätt att arbeta med

digitaliseringsfrågor i normal styrning, ledning

och utifrån tillgängliga resurser.

(19)

DIGITALISERING FÖR ATT STÄRKA UTBILDNING OCH FORSKNING

Digitalisering är en viktig metod för att utveckla utbildning och forskning vid

Göteborgs universitet. Genom att öka trycket på frågor kring digitalisering kan vi tillsammans säkerställa goda förutsättningar för

framgångsrik utbildning och forskning.

(20)

SÄTTA STYRFORMER

GU behöver etablera effektiva styrformer för

att kunna utveckla verksamheten där både

innovation och effektivisering får utrymme.

(21)

TYDLIGGÖRA AMBITIONSNIVÅ

Det övergripande uppdraget är att ta fram förslag på ambitionsnivå, strategier, styrformer samt

prioriteringar inom digitaliseringsområdet vid

Göteborgs universitet. Uppdraget sträcker sig över

en tvåårsperiod.

(22)

STYRGRUPP

Åke Ingerman (ordf), Anna Lindholm, Torbjörn Lundh Pauli Kortteinen, Carina Mallard

Morgan Palmqvist , Göran Hilmersson

David Johansson, Ingvar Andersson (adjungerad) ARBETSGRUPP

Jonas Landgren (PL), Adam Casserly, PIL Magnus Norberg, UB, Axel Wolf, SA

Linnea Damber, Portföljstöd, Kristoffer Collin, FIK

(23)

Nästa steg

• Beskriva ett nuläge med utmaningar och möjligheter (Problembild)

• Identifiera pågående initiativ runt om på GU (Pågående initiativ)

• Bygga ut arbetsgruppen och involvera intresserade personer (Nätverk)

(24)

ARBETSGRUPP DIGITALISERING

Jonas Landgren

jonas.landgren@gu.se

0733-130246

(25)

Avveckling av Gubox

Robert Krogh, Anna Mybeck

(26)

• Vad som kommer att hända

• Tidplan

• Kommunikationsinsatser

• Stöd som erbjuds

Innehåll

| IT-ENHETEN

(27)

• Gubox stängs ned enligt tidplan

• Alla användare rekommenderas i första hand att inventera, gallra och flytta på egen hand

• För material av infoklass 1 och 2 rekommenderas Samarbetsverktyget (Onedrive, Sharepoint/Teams)

• För känsliga personuppgifter (klass 3) hänvisas till lagringstjänsten Säker lagring

• Material som ligger kvar kommer att flyttas automatiskt till Onedrive före nedstängning. Inget material kommer att raderas per automatik!

Flytt från Gubox

| IT-ENHETEN

(28)

Flytt på egen hand

Hantering av ägarskap till lagringsytor där ansvarig saknas

Automatisk flytt av kvarvarande

filer

Gubox stängs ned

Tidplan

| IT-ENHETEN

Hösten 2021 Hösten 2021 Mars-april 2022 April-maj 2022

(29)

• Filer för eget bruk => OneDrive

• Filer för samarbete => SharePoint (inkl Teams)

Flytt till Samarbetsverktyget

| IT-ENHETEN

(30)

Exempel på olika program:

(31)

• Fler utskick till funktionsbrevlådor

• Nyhet på Medarbetarportalen

• Riktade utskick till de personer som får material flyttat per automatik

• Deltagande på möten: Beredningsrådet, Forum för administrativa chefer, Strategiskt IT-forum, IT-supportgruppen

Information och kommunikation

| IT-ENHETEN

(32)

• Digitala guider för flyttverktyg via samarbetsverktygets handbok, se sidan för Sharepoint

• Digitala guider gällande gallring/arkivering finns på Gubox verktygssida

• Utbildningspass i webinarform

• Ambassadörsgruppen för samarbetsverktyget kommer att få löpande information och stöd, anmäl gärna personer till

denna grupp

Hjälp och stöd

| IT-ENHETEN

(33)

• Länk till anmälan till webbinar

• Länk till anmälan till ambassadörsgruppen för samarbetsverktyg

• Länk till handbokssida

• Länk till Gubox verktygssida

• Länk till IT-support-formulär

Hjälp och stöd - länkar

| IT-ENHETEN

(34)

• Avvecklingen är ett samarbete mellan IT-enheten, Arkiv och registratur samt verksamheten

• Ansvarig för avvecklingen är objektet Digital arbetsplats

• Samordnare är Robert Krogh,

IT-kundansvarig, och Anna Mybeck, IT-tjänsteansvarig

• Information samlas på

medarbetarportalen.gu.se/verktyg/gubox/

Mer information

| IT-ENHETEN

(35)

GUbox will be discontinued

• The contract for GUbox expires in the end of 2021 and the service will therefore be discontinued sometime in April-May of 2022. All files currently stored in GUbox must be moved.

• We encourage employees to clean and move files from GUbox to other suitable storage locations during the autumn of 2021.

• During March and April of 2022, files that has not already been manually moved from GUbox will be migrated to OneDrive with the help of Microsoft specialists. Once the automatic move has started, you can no longer work on the files in GUbox.

Recommended options for storage and collaboration are the services available within the university's productivity platform in Microsoft 365:

• OneDrive is recommended for your own files and documents that you want to be able to access from different devices.

• SharePoint is recommended for the files and documents that several employees need to share or collaborate on, for example in Teams.

• The discontinuation of GUbox is also an opportunity to check that documents have been submitted for official record keeping and archiving, as well as to remove incomplete work materials, copies and duplicates.

• More about the productivity platform More about storage options

English summary

(36)

SAMARBETSVERKTYG

Ny funktionalitet släppt under HT 2021 och fler funktioner kommer

Charlotte Borgerud

(37)

Vad är Samarbetsverktyget?

Bygger på

plattformen M365 Dokumenthantering i SharePoint

Andra program:

Teams, OneNote &

Planner

Ej känsliga personuppgifter

Arkivering via digitala närarkiv, attestflöden och diarieföring

Arkivering av kursdokumentation

(38)

Vad kan man göra med den nya funktionaliteten?

FASTSTÄLLA HANDLING

FASTSTÄLLA HANDLING MED

ATTEST

ATTEST OCH DIARIEFÖRING

DIARIEFÖRING

• Alla handlingar som

fastställs läggs automatiskt i det digitala närarkivet

• Den inbyggda

dokumenthanteringsplanen hjälper användaren & styr vad som ska attesteras &

vad som ska diarieföras

(39)

Underskrifter/attester i Sharepoint

Tillgängligt för alla med x-konton

I samband med fastställande kan man attestera en handling

Ett dokument kan skickas till flera samtidigt för attest

Resulterar i en PDF med attestbilaga, där det framgår att den är attesterad och av vem samt när

Exempel på dokument som skulle kunna attesteras: byte av handledare inom forskarutbildningen, beslut om tillgodoräknande, prefektintyg

(40)

Tre olika

dokumentbibliotek till institutionernas organisationsytor

Avhandlingar

Kursdokumentation

Studentuppsatser Dessa handlingstyper

kräver mer metadata än det som anges i fastställande formuläret

Kommande funktionalitet

(41)

Tre olika

Kursdokumentation

Kommande funktionalitet

Avhandlingar

(42)

• Avhandlingar ska dels pliktlevereras för

biblioteksändamål, dels arkiveras för arkivändamål. Om

avhandlingen finns digitalt som PDF-fil kan den arkiveras via Samarbetsverktyg

• Finns avhandlingen endast i tryckt format arkiveras den i pappersarkivet

Avhandlingar

(43)

Tre olika

Avhandlingar

Kommande funktionalitet

Kursdokumentation

(44)

Kursdokumentation

Kompendier

Studiehandledningar Tentamensformulär

Typurval av videoupptagningar från undervisningstillfällen Typurval av presentation i undervisningssyfte

Sammanställd kursvärdering

(45)

Tre olika

Avhandlingar

Kursdokumentation

Dessa handlingstyper kräver mer metadata än

det som anges i fastställande formuläret

Kommande funktionalitet

Studentuppsatser

(46)

• Uppsatser på fortsättningsnivå

• Kandidatuppsatser

• Magisteruppsatser

• Masteruppsatser

Studentuppsatser

(47)

• Handbok för Samarbetsverktyg

• Verktygssidan på Medarbetarportalen

• Lathund för hantering av handlingar vid GU

Vill du veta mer?

(48)

Önskar du hjälp?

Frågor om

dokumenthantering:

registrator@gu.se

Teknisk support:

Kontaktformulär

Teknisk support:

support@gu.se

(49)

English Summary

•Establishment of records

•Approval of documents

•Registrering of documents to the diary

•Archiving

The Productivity Platform now has new functionalities:

•Archiving of course documents New functionality to be released:

•Staff portal

•Handbook(for some parts translation is in progress) More information

(50)

Applikationsregistret

Linnea Damber

(51)

Ett register för applikationer i SharePoint

I applikationsregistret kan du till exempel se:

• vilka applikationer som finns och vad de används till

• vilka applikationer som är aktuella, på väg in eller på väg ut

• vilken organisation/vilket objekt som äger en applikation

• om det hanterar känsliga personuppgifter

• var du hittar systeminformation och användarguider

Vad är applikationsregistret?

(52)

Vad är en applikation?

En mjukvara som hanterar information i syfte att stödja verksamhetens processer och aktiviteter.

(53)

• Överblick och kontroll över vilka applikationer vi förvaltar - för IT-enheten, funktioner inom GF och universitet i stort

• Ett samordnat register som kan användas av GUSPP, integrations- och IT-arkitekter, systemägare,

informationsägare, support, change- och incidentprocesser

• Uppnå efterlevnad av lagkrav och korrekt myndighetsutövning

Varför behöver vi ett applikationsregister?

(54)

• Olika målgrupper som behöver informationen i olika syften

• I huvudsak ett verktyg för myndighetsutövning,

lagefterlevnad, stabil och säker IT-miljö och IT-strategi

• Stödjer verksamhetsprocesser som support,

incidenthantering, lämna ut offentlig handling och planering/budgetering

• Ger chefer, teknisk personal och medarbetare möjlighet att se vilka applikationer som finns, deras status och

egenskaper

Vem är applikationsregistret till för?

(55)

• Verktygssida i medarbetarportalen - Arkitekturregistret

• Tillgängligt för alla medarbetare med x-konto

– Vad är applikationsregistret och vad kan du hitta där?

– Supportinfo

– Integrationskatalogen

– Länk till anpassade vyer från registret:

§ Aktiva applikationer

§ Applikationer med livscykel

§ Applikationer – sorterade på ägare

§ Användarguider

Applikationsregistret för medarbetare

(56)

• Lokal systemägare är benämningen på en systemägare utanför GUSPP

• Inget krav på att lokala applikationer ska ingå i registret – i dagsläget

• Anmälan om lokal GU-applikation till registret

• Systemägare utses av prefekt eller motsvarande

Lokala systemägare

(57)

IT-support 2020

• för besökare (medarbetare på GU)

– Vilken information finns i applikationsregistret?

– Hur hittar jag det jag letar efter?

• för lokala systemägare på fakultet, institution eller enhet

– Hur anmäler jag en applikation till applikationsregistret?

– Hur uppdaterar jag information i registret?

Support kring applikationsregistret

Illustrations by flaticon.se

(58)

• The Application Registry (Applikationsregistret) is a Sharepoint registry that contains information about applications. In an adjoining registry you can find documentation about integratrions between systems

• You can access the registry via the Staff portal

English summary

(59)

• Inspelningen kommer finnas på GU-play så snart den har undertexter

På medarbetarportalen:

• Presentatörernas bilder, inklusive English summary

• Frågor och svar från frågestunder med projektledare

• Länk till inspelningen när den är publicerad Aktuella projekt

Information från mötet

(60)