INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ KAFFEAUTOMATER. med tillbehör till. Eskilstuna kommun och Eskilstuna kommunfastigheter

(1)

INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ KAFFEAUTOMATER

med tillbehör till

Eskilstuna kommun och Eskilstuna kommunfastigheter

Eskilstuna kommun och Eskilstuna kommunfastigheter inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på kaffeautomater med tillbehör enligt detta förfrågningsunderlag.

Eskilstuna kommun och Eskilstuna kommunfastigheter benämns nedan som beställaren.

Erik Andersson Upphandlare

Bilagor

Bilaga 1–3 Svarsbilagor kaffeautomat per modell Bilaga 4 Svarsbilaga ingredienser

Bilaga 5 Leverantörsuppgifter Bilaga 6 Leverantörsförsäkran Bilaga 7 Referensuppdrag Bilaga 8 Avtalsvillkor

Bilaga 9 Tester/ utvärderingsfrågor

(2)

Allmän orientering

Beställare och avtalspart Eskilstuna kommun

Postadress 631 86 Eskilstuna, Sverige

Organisationsnummer 212000-0357

Kontaktperson Erik Andersson

Upphandlare

Telefon: +46 (0)16-710 16 16 erik.andersson14@eskilstuna.se

Sista anbudsdag 2012-01-25

Adress och märkning ANBUD

Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Upphandling

631 86 Eskilstuna

”Dnr: EA 11.044 ”Kaffeautomater”

Anbud via fax eller e-post Inte tillåtet

Upphandlingsförfarande: Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Observera att förhandling inte är tillåtet vid öppen upphandling

CPV Code

Anbudets giltighetstid

Avtal

Volymer

4220000

Anbudet ska vara giltigt tom 2012-04-30

Avtal tecknas för 2 år, med förlängningsoption om 1+1 år.

Se förfrågningsunderlaget

(3)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING-

Upphandling av Kaffeautomater

1 Upphandlingen omfattar ... 4

1.1 Volym ... 4

1.2 Syfte och mål ... 4

1.3 Information om Eskilstuna kommun ... 4

1.4 Beställare ... 4

1.5 Upphandlande myndighet ... 4

1.6 Avtalstid ... 5

2 Upphandlingsformen ... 5

2.1 Alternativa anbud ... 5

2.2 Helt eller delat anbud ... 5

2.3 Avtalsmall ... 5

2.4 Frågor och upplysningar under anbudstiden ... 5

3 Formella krav på anbud ... 6

3.1 Sista Anbudsdag ... 6

3.2 Anbudets lämnande ... 6

3.3 Anbudets giltighetstid ... 6

4 Krav på anbudsgivaren ... 7

4.1 Anbudsgivarens ekonomiska status ... 7

4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter ... 7

4.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket ... 7

4.3 Uteslutningsgrund ... 7

4.4 Försäkring ... 8

4.5 Teknisk förmåga och kapacitet ... 8

4.5.1 Referenser ... 8

4.5.2 Underleverantörer ... 9

4.6 Kvalitetsarbete och Miljöorganisation ... 9

4.6.1 Anbudsgivarens lokala representation ... 9

5 Kravspecifikation ... 9

5.1 Kaffeautomater ... 9

5.2 Ingredienser ... 10

5.3 Beställning och installation ... 10

5.4 Service ... 11

5.4.1 Service – Allmänt ...11

5.4.2 Omfattning ...11

5.5 Avropsavtal ... 11

6 Kontroll av smak och kvalité ... 12

6.1 Genomförande av testerna ... 12

6.1.1 Test av kvalitén (funktion/handhavande) ...12

6.1.2 Test av smak...12

6.1.3 Betygssättning och utvärderingspoäng ...12

7 Pris ... 13

7.1 Pris vid köp ... 13

7.2 Pris vid hyra ... 13

7.3 Pris för service ... 13

7.4 Prisjusteringsklausul ... 13

7.4.1 Prisjustering av kaffe och övriga ingredienser. ...13

8 Elektronisk handel ... 13

9 Anbudet ska innehålla följande ... 14

10 Anbudsprövningen... 15

11 Sekretess ... 16

11.1 Upphandlingssekretess ... 16

11.2 Kommersiell sekretess ... 16

(4)

1 Upphandlingen omfattar

Upphandlingen omfattar köp och hyra av nya kaffeautomater med möjlighet att beställa tillbehör, ingredienser och service.

1.1 Volym

Beställaren har idag cirka 80 stycken kaffeautomater.

Behovet för avtalsperioden kan inte anges exakt och beställaren garanterar inte heller att en viss volym kommer att avropas. Utbytet av kaffeautomater beräknas till ca 15 per år.

1.2 Syfte och mål

Syftet med denna upphandling är säkra leveranser av kaffeautomater till beställaren med möjlighet att beställa tillbehör, ingredienser och service.

Målet är att kunna erbjuda gott miljömärkt kaffe med tillhörande god service.

Närmare beskrivning av uppdraget framgår nedan.

1.3 Information om Eskilstuna kommun

Eskilstuna ligger mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen, en region som har framtiden för sig. Befolkningen ökar och under 2011 passerade Eskilstunas folkmängd 97 000 invånare.

Eskilstuna är nu Sveriges femtonde största stad. Eskilstuna är i tillväxt och med stolthet i vår historia och vår vision, Eskilstuna – den stolta fristaden, fortsätter vi att utveckla.

Kommunen har drygt 8 500 anställda organiserade i 8 förvaltningar, och ett koncernbolag.

Mer information om Eskilstuna finns på http://www.eskilstuna.se

Information om Eskilstuna kommunfastigheter finns på http://www.kfast.se

1.4 Beställare

Upphandlingen omfattar verksamheterna inom Eskilstuna kommun, men det ska vara möjligt för nedan angiven juridisk enhet att göra avrop:

Eskilstuna Kommunfastigheter AB 556499–5909

1.5 Upphandlande myndighet

Upphandlande enhet i denna upphandling är:

Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Upphandling

631 86 Eskilstuna

(5)

1.6 Avtalstid

Avtal tecknas för uppdraget - preliminär avtalstid 2012-03-01 — 2014-02-28 med möjlighet för beställaren att förlänga avtalet i ytterligare ett (1) plus ett (1) år med oförändrade villkor.

Sådan förlängning ska ha påkallats senast tre (3) månader innan avtalets utgång. Förlängning ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter.

2 Upphandlingsformen

Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Förhandling är inte tillåten vid denna upphandlingsform varför det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.

Komplettering av anbud kan endast ske i form av förtydligande, för att underlätta förståelse av anbud och genom rättelse av uppenbar felskrivning, på begäran från Eskilstuna kommun.

2.1 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej.

2.2 Helt eller delat anbud

Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget.

2.3 Avtalsmall

Avtal kommer att tecknas enligt avtalsmallen, se bilaga 8, vilken anbudsgivaren ska utgå från vid upprättandet av anbudet. Av anbudet ska klart framgå att anbudsgivaren accepterar villkoren i avtalsmallen.

2.4 Frågor och upplysningar under anbudstiden

Förfrågningsunderlaget avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som beställaren ställer på anbudsgivaren och på anbudet samt hur beställaren kommer att utvärdera anbuden.

Begäran om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande ska ställas skriftligen i god tid, dock senast 6 arbetsdagar, före sista anbudsdag.

Frågor kan ställas:

Direkt på www.e-avrop.com/eskilstuna eller genom att skicka ett mail till erik.andersson14@eskilstuna.se (Märk e-post: Frågor/Kaffeautomater).

Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts skriftligt av beställarens kontaktperson.

(6)

Endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till beställaren eller av någon annan anledning kommer skriftliga svar att publiceras på www.e-avrop.com/eskilstuna.

3 Formella krav på anbud

3.1 Sista Anbudsdag

Anbud ska vara beställaren tillhanda senast 2012-01-25. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Anbud lämnade genom telefax eller e-post accepteras inte.

3.2 Anbudets lämnande

Anbud ska avfattas på det svenska språket och utformas enligt detta förfrågningsunderlag.

Bifogade bilagor ska användas. Ofullständiga anbud kommer ej att prövas. Om annan än firmatecknare undertecknar anbudet ska kopia på delegering bifogas

Anbud ska lämnas skriftligt och undertecknas av behörig firmatecknare i original och med en (1) kopia, gärna elektroniskt.

Beställaren har som önskan att anbudet, exkl. broschyrer, även bifogas i elektroniskt format, företrädesvis på CD eller USB där dokumenten är olåsta (d.v.s. ej pdf), detta för att underlätta anbudsutvärdering. Anbudsgivaren svarar för att innehållet inte avviker från det skriftliga anbudet. Anbudet på CD eller USB likställs med kopia av anbud.

Beställaren strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation, generellt informations- och marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas.

Anbud ska lämnas i slutet kuvert, och vara märkt

”ANBUD Dnr: EA 11.044 Kaffeautomater”, till följande adress:

Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Upphandling

631 86 ESKILSTUNA

Besöksadress: Stadshuset, Fristadstorget, Alva Myrdalsgata 1

Anbud kan lämnas i receptionen, vilken är öppen under normal kontorstid 8-17 helgfria vardagar. Övriga tider hänvisas till postlådan på grinden vid Stadshusets huvudentré.

Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek.

3.3 Anbudets giltighetstid

Anbud ska vara bindande t o m 2012-04-30

(7)

4 Krav på anbudsgivaren

4.1 Anbudsgivarens ekonomiska status

Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning som möjliggör att hon eller han kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden.

Beställaren förbehåller sig rätten att ta en kreditupplysning och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivare ska de senaste 2 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan.

Om anbudsgivaren har låga nyckeltal och eller negativt resultat ska en godtagbar förklaring kunna lämnas så att det är klarlagt att anbudsgivaren innehar stabil ekonomi.

Anbudsgivare som ej uppfyller ställda krav och ej kan lämna en godtagbar förklaring kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen.

4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter

Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudet ska bifogas ifyllda leverantörsuppgifter (bilaga 5).

Anbudsgivaren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå

motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Det samma ska gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitat för att fullgöra avtalet.

Kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer kommer att ske via Skatteverket.

Leverantören ska vara utan anmärkning med avseende på inbetalning av skatt och avgifter enligt lag för att kvalificera sig i denna upphandling

4.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket

Eskilstuna kommun har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Eskilstuna kommun med hjälp av Skatteverket kommer att ta fram information om anlitade anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms,

registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten

4.3 Uteslutningsgrund

En leverantör ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap §1, LOU (Lag om Offentlig Upphandling).

En leverantör kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling enligt 10 kap 2§, LOU.

(8)

Anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran (bilaga 6) som bevis för ovan.

Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och beställaren har rätt att häva avtalet om Leverantören inte uppfyller någon av ovan nämnda krav.

4.4 Försäkring

Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. Kopia av försäkringsbevis kan komma att begäras in i samband med avtalstecknande.

4.5 Teknisk förmåga och kapacitet

Anbudsgivaren ska ha en sådan teknisk förmåga och kapacitet (gällande både leverans och service) att denne kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med beställaren.

Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget. Anbudsgivaren ska vidare redogöra för sina kvalifikationer för att kunna genomföra uppdraget samt en beskrivning av anbudsgivarens lokala serviceorganisation.

4.5.1 Referenser

Beställaren kommer att använda sig av referenstagning. Detta för att säkerställa att den lokala representationen har relevant yrkesmässig förmåga och kapacitet att fullgöra sina åtaganden, samt kan göra det trovärdigt att tjänsten kommer att utföras i enlighet med i upphandlingen ställda krav

Anbudet ska innehålla uppgift om minst två (2) referenter för vilka den lokala representationen fullgjort uppdrag. (Anges i bilaga 7)

Därutöver förbehåller sig beställaren rätten att ta referenser utöver de av anbudsgivaren namngivna samt att använda sig av egna erfarenheter för de fall där sådana finns.

Syftet med referenserna är att beställaren ska kunna se om den beskrivning av utförandet av tjänsterna som framgår av anbudsgivarens anbud, verifieras av den beskrivning som

referenserna ger.

Beställaren kommer att ställa nedanstående frågor till angivna referenter 1. Är uppdraget utfört i enlighet med önskade krav och förväntningar?

2. Har företaget under avtalstiden haft en relevant organisation samt uppfyllt de krav som överenskommits?

3. Har samarbetet mellan parterna fungerat väl under hela avtalstiden?

4. Hur har ni upplevt företagets service av kaffeautomaterna?

5. Hur har ni upplevt kaffet från kaffeautomaterna?

Referenspersoner kommer att ombes besvara ovanstående frågor med antingen Godkänt eller Ej Godkänt. Anbudsgivare som erhåller betyget Ej Godkänt av referens kommer att beredas möjlighet att skriftligt förklara orsakerna till omdömet, varefter beställaren kommer att

(9)

genomföra en individuell bedömning om huruvida orsakerna till omdömet kan bedömas bestå eller har rättats till. Om leverantören inte kan lämna en godtagbar förklaring, enligt

beställaren, kommer anbudet inte utvärderas.

4.5.2 Underleverantörer

Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra delar av uppdraget ska dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär.

Företagsuppgifter, som fylls i på blanketten bilaga 5 leverantörsuppgifter, ska bifogas även för angivna underleverantörer.

4.6 Kvalitetsarbete och Miljöorganisation

Anbudsgivaren ska arbeta efter ett miljö- eller kvalitetsledningssystem som minst innehåller;

Miljöpolicy

Ansvarig person

Rutin för att följa gällande lagar och andra krav

Rutin för att upprätthålla kvalitetskrav på produkter under avtalstiden

Anbudet ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens kvalitet och miljöarbete som minst omfattar ovanstående punkter.

4.6.1 Anbudsgivarens lokala representation

Anbudet ska innehålla en beskrivning av den lokala representantens miljöarbete som minst omfattar nedanstående punkt;

Mål och rutin för att minska miljö- och klimatpåverkan av transporter för utförande av service

5 Kravspecifikation

Upphandlingen omfattar köp och hyra av nya kaffeautomater med möjlighet att beställa tillbehör, service och ingredienser.

5.1 Kaffeautomater

Upphandlingen omfattar 3 typer av kaffeautomater:

1. Bönmaskin 2. Färskbrygg 3. Instant

Anbudet ska innehålla en beskrivning av varje offererad kaffeautomat. Till exempel ett produktblad.

De funktioner och tekniska krav respektive kaffeautomat minst ska uppfylla framgår av Svarsbilagorna 1-3. Svarsbilagorna 1-3 ska fyllas i och bifogas anbudet.

(10)

5.2 Ingredienser

Eskilstuna kommun blev under hösten 2011 Fairtrade city¹ vilket innebär att kommunen åtagit sig att successivt öka andelen rättvisemärkta produkter.

Följande ingredienser ingår i upphandlingen: kaffe, mjölk, socker, chokladpulver och te.

I Svarsbilaga 4 framgår de krav respektive ingrediens minst ska uppfylla. Svarsbilaga 4 ska fyllas i och bifogas anbudet.

Vid hyra av kaffeautomat förbinder sig beställaren att använda anbudsgivarens offererade ingredienser. Vid köp av kaffeautomat har beställaren rätt att köpa ingredienser till kaffeautomaten från andra leverantörer.

5.3 Beställning och installation

Förvaltningarna ansvarar själva för avrop i enlighet med detta avtal.

Inför varje beställning ska beställaren ha rätt att testa offererade kaffeautomater med

tillhörande rådgivning vilken kaffeautomat som bäst lämpar sig. Den lokala representationen ska kunna installera och finjustera offererade kaffeautomater.

Vid leverans och installation av kaffeautomater ska leverantören säkerställa att

kaffeautomaten är rätt inställd vad gäller bryggtemperatur, vattentemperatur, smak mm.

Anbudsgivaren ska beskriva den lokala representationens kunskap och erfarenhet av:

justera/ställa in offererade kaffeautomater för att få ett så gott kaffe som möjligt

att ge rådgivning vad som passar specifik beställare bäst (tex hyra/köp, val av modell) Anbudet ska även innehålla en beskrivning där det framgår hur och var varje enskild

beställare kan testa offererade kaffeautomater.

Beställning och installation är ett av upphandlingens utvärderingskriterier och anbudsgivarens beskrivning bedöms enligt följande:

Mycket väl godkänd 5 poäng

Väl godkänd 4 poäng

Godkänd 2 poäng

Med tvekan godkänd 1 poäng

Underkänd 0 poäng

Värde x2

Med tvekan godkänd – 1 poäng utgör kravgräns. Vid bedömning 0 poäng kommer anbudet att förkastas.

1 Fairtrade City är en diplomering till kommuner som engagerar sig för etisk konsumtion.

(11)

5.4 Service

5.4.1 Service – Allmänt

Efterfrågad service ska gälla oberoende av hyr- eller köpalternativ under hela avtalstiden.

Efter avtalstidens slut ska service för köpta kaffeautomater kunna förlängas årsvis.

Felanmälan ska kunna anmälas kontorstid (8-16) helgfria vardagar via telefon och mail.

Senast 1 månad efter avtalsstart ska en enkel instruktion på svenska finnas som visar hur respektive kaffeautomat fungerar, hur beställaren fyller på ingredienser och sköter den löpande rengöringen.

5.4.2 Omfattning

Leverantören ska kunna erbjuda tre olika servicenivåer:

Fullservice

Månadsservice

Självservice

Med Fullservice menar vi att leverantören sköter all skötsel.

Med Månadsservice menar vi att leverantören minst 11 ggr/år utför service på kaffeautomaten.

Med Självservice menar vi att beställaren själv ansvarar för all skötsel och vid behov kontaktar leverantören.

Anbudet ska innehålla en specificerad beskrivning av vad varje nivå innehåller. Där det tydligt framgår vad beställaren måste göra dagligen, varje vecka, varje månad osv och vad anbudsgivaren gör.

Anbudet ska även innehålla en beskrivning av hur felanmälan och driftstopp hanteras.

Service är ett av upphandlingens utvärderingskriterier och anbudsgivarens beskrivning bedöms enligt följande:

Värde x 3

Med tvekan godkänd – 1 poäng utgör kravgräns. Vid bedömning 0 poäng kommer anbudet att förkastas.

5.5 Avropsavtal

Anbudet ska innehålla ett förslag på avropsavtal. Avropsavtalet får inte får strida mot de krav som ställs i upphandlingen.

(12)

6 Kontroll av smak och kvalité

För kontroll av kvalité (funktionalitet, handhavande) och smak kommer beställaren att testa offererade kaffeautomater.

Testerna planeras att genomföras under vecka 6 och 7. Förslag på tidpunkt och var testerna kan äga rum ska anges i anbudet. Exakt tidpunkt enligt överenskommelse. Vi har som önskemål att testerna sker så nära Eskilstuna tätort som möjligt.

Enbart de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i kvalificeringsfasen och samtliga ska krav kommer att kallas till testerna.

6.1 Genomförande av testerna

Testerna utförs av en testgrupp på 5 personer. Vid varje test kommer alla 3 offererade kaffeautomater att testas. Vid test av smaken kommer två sorters kaffe att betygsättas per kaffeautomat. Dels leverantörens offererade kaffe och dels beställarens kaffe.

6.1.1 Test av kvalitén (funktion/handhavande) Följande frågor kommer betygsättas av varje testperson.

Hur enkelt är det att fylla på ingredienser?

Hur enkelt, rent praktiskt, är den löpande skötseln av offererad kaffeautomat?

Hur enkelt är det att göra sitt val? Tex kaffe med mjölk och socker?

6.1.2 Test av smak

Smaken av kaffet kommer betygsättas utifrån testpersonernas helhetsintryck av kaffet.

6.1.3 Betygssättning och utvärderingspoäng

Varje fråga kommer betygsättas enligt följande betygsskala

Se bilaga 9 för blanketten som kommer användas vid testerna.

Området kvalité består av 9st frågor och området smak består av 6st frågor. Det betyder att för området kvalité kan maximalt 45 poäng uppnås och för området smak kan maximalt 30 poäng uppnås. Kravgränsen för kvalitét är 18poäng och för smak 12poäng. Anbudsgivare som får ett medelbetyg under kravgränsen kommer uteslutas.

(13)

Anbudsgivarens utvärderingspoäng beräknas genom att ta medelbetyget av testpersonernas totalbetyg per område. Ex smak 20+22+21+26+16=105 dividerat med 5=21

7 Pris

Pris ska anges i SEK exklusive moms.

7.1 Pris vid köp

Pris vid köp av kaffeautomat ska anges i svarsbilagorna 1-3 som ska fyllas i och bifogas anbudet.

7.2 Pris vid hyra

Hyrestiden ska vara 36 månader. Efter hyrestidens slut ska beställaren ha möjlighet att förlänga hyrestiden årsvis eller köpa kaffeautomaten till ett fastställt restvärde.

Pris vid hyra av kaffeautomat och restvärdet ska anges i svarsbilagorna 1-3 som ska fyllas i och bifogas anbudet.

7.3 Pris för service

Pris för service ska anges i svarsbilagorna 1-3 som ska fyllas i och bifogas anbudet.

7.4 Prisjusteringsklausul

Priset på kaffeautomater, tillbehör och service ska vara fasta ett år i taget. Eventuella prisjusteringar ska godkännas av beställaren minst 1 månad i förväg och skälet till prisjusteringen ska motiveras väl.

7.4.1 Prisjustering av kaffe och övriga ingredienser.

Eventuella prisjusteringar av kaffet och övriga ingredienser ska godkännas av beställaren senast 15 dagar innan prisjusteringar ska träda ikraft och skälet till prisjusteringen ska motiveras väl.

8 Elektronisk handel

Eskilstuna kommun har sedan många år infört e-handel mellan sig och sina leverantörer. Det har under ett antal år företrädesvis varit inriktat gentemot avtalade områden inom livsmedel, kontorsmaterial, städmaterial och avtalade leverantörer inom el och tele.

Ett nytt system för e-handel och elektroniska inköp kommer att införas successivt under våren 2012, med skarpt läge den 1 april. Det nya systemet heter Visma Proceedo. Alla kommunens leverantörer ska anslutas till systemet. Avtalsleverantörerna kommer att underrättas när övergång ska ske och då enligt överenskommelse mellan parterna.

(14)

Teknik

Kommunen kommer att kunna ansluta alla leverantörer till det nya e-handelsflödet. Vilket kan göras på två olika sätt. Det ena sättet är genom kommunens leverantörsportal, som är till för leverantörer utan tidigare erfarenhet av e-handel. Tjänsten innebär att leverantörerna erbjuds ett gränssnitt där de kan hantera prislistor, via en Excelmall, ta emot order, bekräfta order och skicka elektroniska fakturor. Leverantörsportalen är en gratistjänst för leverantörer.

Det andra sättet är enligt affärsscenarios SFTI 6.1- 6.5, som är till för leverantörer som redan har anslutit sig, har kapacitet för att ansluta sig eller redan har infört e-handel med Eskilstuna kommun.

Avtalade leverantörer förbinder sig att inom 6 månader efter att ett avtal har ingåtts, påbörja e-handel gentemot Eskilstuna kommun. Leverantörerna kommer att bli kontaktade av kommunen för att gå igenom hur företagen ska anslutas till den tänkta e-handelsprocessen.

Anbudsgivaren ska erbjuda elektronisk fakturering av sina tjänster. Anbudet ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter.

9 Anbudet ska innehålla följande

• Beskrivning av punkt 4.5 teknisk förmåga och kapacitet

• Beskrivning av punkt 4.6 kvalitetsarbete och miljöorganisation

• Beskrivning av punkt 5.1 offererade kaffeautomater

• Beskrivning av punkt 5.3 beställning och installation (utvärderas)

• Beskrivning av punkt 5.4.2 service (utvärderas)

• Bifogat avropsavtal enligt punkt 5.5

• Förslag på var och när testerna kan utföras, enligt punkt 6

• Beskrivning av punkt 8 elektronisk handel

• Ifylld Bilaga 1 Svarsbilaga Bönmaskin (obs 2 flikar)

• Ifylld Bilaga 2 Svarsbilaga Färskbryggsautomat (obs 2 flikar)

• Ifylld Bilaga 3 Svarsbilaga Instantmaskin (obs 2 flikar)

• Ifylld Bilaga 4 Svarsbilaga ingredienser (obs 2 flikar)

• Ifylld Bilaga 5 Leverantörsinformation

• Ifylld Bilaga 6 Leverantörsförsäkran

• Ifylld Bilaga 7 Referensuppgifter

• Accept av Avtalsvillkoren enligt punkt 2.3

• Anbud i original med en kopia av anbudet enligt punkt .3.2

• Undertecknat av behörig firmatecknare enligt punkt 3.2

• Uppgifter om anbudets giltighetstid enligt punkt 3.3

(15)

10 Anbudsprövningen

Steg 1, Uteslutning – kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter mm och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats.

Steg 2, Kvalificering – bedömning av anbudsgivarens allmänna lämplighet i former av kompetens och resurser och förmåga att leverera erbjudna tjänster. De anbudsgivare som uppfyller kraven i utslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen.

Steg 3, Anbudsutvärdering

Beställaren kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till kvalitet och pris.

Utvärderingspriset beräknas enligt:

Anbudets utvärderingspris hämtas från svarsbilagorna 1-4. Utvärderingspriset består av totalpriset för modell 1 + totalpriset modell 2 + totalpriset modell 3+ totalpriset ingredienser=

Anbudets utvärderingspris.

Kvalitet

Med kvalitet menas bedömd förmåga att genomföra uppdraget på det för beställaren mest fördelaktiga sättet avseende innehåll och utformning av offererad tjänst.

Vid bedömningen av kriteriet kvalitet tas hänsyn till den beskrivning som anbudsgivaren lämnar på hur man föreslår att genomföra:

• Tester 75p

- Funktion, Handhavande enligt punkt 6.1.1 (45) - Smak på kaffet enligt punkt 6.1.2 (30)

• Service enligt punkt 5.4.2 15p

• Beställning och installation enligt punkt 5.3 10p

Summa 100p

Maximal poäng är 100p. Där varje poäng är värd 15 000 kr.

Därefter beräknas ett påslag i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås enligt nedan:

• Ex 100 poäng = inget påslag

• Ex 90 poäng = angivet mervärde för kriteriet multiplicerat med 10/100 = 150 000

• O.S.V.

• 0 poäng = fullt påslag 1 200 000

(16)

Påslaget för kriteriet kvalitet adderas till anbudets utvärderingspris. Anbudet som får det lägsta jämförelsevärdet är det för beställaren ekonomiskt mest fördelaktiga.

Om anbudsutvärderingen visar att två eller flera anbud får exakt lika jämförelsevärden antas anbudsgivare som erbjuder lägst pris för kaffeautomaterna.

11 Sekretess

11.1 Upphandlingssekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens

offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.

11.2 Kommersiell sekretess

Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att

anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

12 Tilldelningsbeslut

Efter anbudsprövningen kommer beställaren att fatta ett tilldelningsbeslut som utvisar hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som bedöms ha det ekonomiskt mest

fördelaktiga anbudet. Tilldelningsbeslutet ska inte utgöra en accept, utan Eskilstuna kommun blir bunden av vinnande anbud först i och med att avtal har undertecknats.

Avtal mellan leverantör och beställare tecknas under förutsättning att eventuell ansökan om överprövning i alla delar avslagits av förvaltningsdomstol. Avtal tecknas tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet delgetts anbudsgivarna och avtalsspärren har löpt ut.