______________________________________________________________________________________
Plats och tid: Församlingsgården, Övertorneå
Torsdagen den 1 mars, 2018, kl 13:00-16.00
Beslutande: Roland Hedlund (s)
Monika Simu (c) Kurt Lampinen (s) Vega Khilström (s) Stig Lampinen (t)
Bengt Ersson (t) tg. ers. Bror Noppa ( c ) Ove Kohkoinen (t)
Simo Rundgren, kyrkoherde
Övriga: Sture Larsson (s) ersättare
Göta Persson §20, begravningsverksamheten och §24 Olov Niemi §20, begravningsverksamheten
Utses att justera: Ove Kohkoinen (t)
Justeringens tid och plats: 2018 – 03 - 12 Övertorneå Församlingsexp: §§ 14 - 30 Underskrifter:
Sekreterare ….……….
Vega Kihlström
Ordförande: ……….
Roland Hedlund
Justerare: ……….
BEVIS
Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ: Övertorneå Församling, Kyrkorådet
Sammanträdesdatum: 2018-03-01
Datum för anslags uppsättande: 2018-03- 12 Datum för anslags nedtagande: 2018-04- 03
Förvaringsplats för
protokoll: Övertorneå församlings kyrkoarkiv
Underskrift: ………..
Förv.ass Göta Persson
§17 Kyrkvärd Övertorneå kyrka
§18 Ekonomirapport – resultaträkning
§19 Revidering församlingsinstruktionen
§20 Rapporter från verksamheten
§21 Avveckling av befattningen Verksamhetsledare
§22 Personalärenden
§23 Skalskydd för församlingens fastigheter
§24 Multiskrivare/kopiator
§25 Inkomna anbud – tjärning av kyrktak/klockstapel
§26 Årsredovisning - församlingsstatistik
§27 Kollekter
§28 Val av ombud Svenska kyrkan i utlandet i församlingen
§29 Övriga frågor
KR § 14
Inledning – öppnande
Ordförande Roland Hedlund hälsar alla välkomna. Uppropet över närvarande ledamöter sker efter fastställd lista varefter ordföranden förklarar sammanträdet öppnat.
Kyrkoherde Simo Rundgren inleder med psalm och bön.
________________
KR § 15
Val av protokollsjusterare samt fastställande av ärendelista Kyrkorådet beslutar
att utses Ove Kohkoinen att jämte ordföranden justera dagens protokoll.
att fastställa ärendelistan med följande tillägg §3 Föregående mötesprotokoll samt §14 Val av församlingens ombud till Svenska Kyrkan i utlandet .
________________
KR § 16
Föregående mötesprotokoll
Kyrkorådet beslutar
att föregående mötesprotokoll lägges med beaktan till handlingarna.
Ärendebeskrivning:
Församlingen har under en längre tid upphört med att skicka protokollen via post.
Samtliga protokoll finns att läsa på församlingens hemsida som uppdateras fortlöpande av Stig Lundmark. I händelse av att någon ledamot ordinarie eller ersättare önska få protokollet via post anmäls detta till församlingens
förvaltningsassistent.
_______________________
Kyrkvärd Övertorneå kyrka
Kyrkoråd beslutar
att utse Linda Ylivainio som kyrkvärd till Övertorneå kyrka.
Ärendebeskrivning:
Linda Ylivainio som tidigare varit utsedd som kyrkvärd i församlingen har muntligen meddelat att hon är fortsatt intresserad av detta förtroendeuppdrag.
_____________________
KR § 18
Ekonomirapport/resultatrapport Kyrkorådet beslutar
att efter genomgång lägga ekonomi/resultaträkning till handlingarna
Ärendebeskrivning :
Samtliga ledamöter har fått ekonomirapporten medskickad som bilaga till kallelsen.
Enligt kyrkoordningens kap.4, §4, punkt 2, ”Kyrkorådet ska ha hand om den ekonomiska förvaltningen och förvalta församlingens och pastoratets egendom.”
Till kommande sammanträden kommer en resultaträkning för kärnverksamheten och begravningsverksamheten att bifogas kallelserna. Att i januarimånad få en säker prognos över ekonomin är ej möjligt med undantag av personalkostnaderna.
______________
KR § 19
Revidering av församlingsinstruktionen Kyrkorådet beslutar
att fortsätta revideringen av Församlingsinstruktionen (FIN) vid nästkommande sammanträde den 19 april 2018. Det slutliga förslaget redovisas när arbetet är
slutfört.
Ärendebeskrivning
Kyrkorådet har som bilaga till förra kyrkorådsmötet fått instruktionen som bilaga till kallelsen. Kyrkorådet beslutade att en genomgång av de två första delarna skulle genomföras under det kommande sammanträdet.
Enligt kyrkoordningens 57 kap kyrkorådet ska minst vart fjärde år pröva om det ska ske en ändring av församlingsinstruktionen. Om inget förslag till ändring utarbetas ska skälen för detta anmälas till kyrkofullmäktige och domkapitlet. (SvKB 2009:4, 2012:14)
_______________
KR § 20
Rapport från verksamheten
Kyrkorådet beslutar
att Kyrkoherde Simo Rundgren redogör för verksamheterna
1. Gudstjänstliv:
Fördelningen av uppgifterna att leda gudstjänster och andra kyrkliga handlingar delas jämnt mellan prästerna. Extraresurs har nyttjats vid situationer då grundbemanningen ej räckt.
Församlingsbornas önskemål om förrättare vid dop och begravningar har försökts uppnås. Gudstjänster har firats på svenska, meänkieli och finska.
”Pirtiseurat” (bön i enskilda hem) kommer att genomföras före påsk.
2. Konfirmation/Barnverksamhet
Konfirmationsundervisning genomförs för 24 konfirmander.
(2017 var antalet konfirmander 18.) Ansvarig för undervisningen är km. Stefan Aro som till hjälp har
diakon/kyrkomusikern Eva Ersson, förs.ass Auli Kohkoinen och diakoni.ass Jonas Simu.
Utöver ordinarie barn/ungdomsverksamhet betonar kh. Att barngruppen ”stor och liten” bedrivs i Svanstein och
Övertorneå. Försök har gjorts att starta denna verksamhet även i Hedenäset.
3. Diakoni
En grupp kallad ”livsnära samtal” har startats upp i Pello. En ny grupp kallad ”Mat och Prat” har startats upp. I övrigt fungerar aktiva syföreningar och besöksgrupperna på ett tillfredställande sätt.
4. Musik
En utmaning står för dörren då kantor Marja Mustakallio troligen kommer att bli erbjuden en kyrkomusikertjänst i finska Ylitornio. Detta kommer att leda till en tillfällig
omstrukturering av diakonitjänsten som kommer att delas upp så 50% kvarstår som diakonitjänst och 50% som kantor.
Kh nämner också körverksamhetens betydelse och delger kyrkorådet att sk. Projektkörer har startats i byarna.
vaktmästare som tjänstgör under söndagar.
Begravningarna genomförs uteslutande på fredagar, undantag kan ske.
Kremeringarna har ökat till antalet vilket föranlett ett flertal resor till Krematoriet i Luleå.
Tidigare beslut om att revidera kartorna över gravplatserna pågår dock finns vissa problem då kartorna ska vara kompatibla med de program församlingen använder.
I nuläget finns ingen brist på gravplatser då ett flertal
återlämnas till församlingen. Största risken för brist på gravar finns i Svanstein men där finns vissa möjligheter att göra om Urngravar till Kistgravar.
Ärendebakgrund
Kyrkoordningen kap. 4 Kyrkorådets uppgifter 2 § Kyrkorådet ska ha omsorg om församlingslivet och har gemensamt med kyrkoherden ansvar för att församlingens grundläggande uppgift blir utförd. Under kommande kyrkorådsmöten kommer punkten om de olika verksamheterna att vara återkommande i enlighet med kyrkoordningens skrivning. Verksamheterna uppdelas i fem olika områden Gudstjänstliv, konfirmation, diakoni, musik och begravningsverksamhet.
__________________________
KR § 21
Avveckling av befattningen Verksamhetsledare Kyrkorådet beslutar
att befattningen som verksamhetsledare avvecklas från och med den 1 mars 2018
Ärendebeskrivning
Verksamhetsledningsorganisationen är behandlad under kyrkoråds möten 2015 § 62 och §64. Under dessa paragrafer beslöts om verksamhetsledare i
församlingen. Vid dessa tillfällen beslutas om vikariat till dess att en ny kyrkoherde blir installerad. Befattningen förs in i verksamheten som en permanent tjänst vid ett senare tillfälle.
Kyrkoherden delegerade en del av arbetsuppgifterna till verksamhetsledaren.
Befattnings innehavaren till denna tjänst begärde entledigande i december månad 2017. Någon nyrekrytering till befattningen har inte varit aktuellt.
_______________
KR § 22
Personalärenden Kyrkorådet beslutar
att uppdra kyrkoherden, i samråd med kyrkorådets ordförande, att upprätta ett anställningsavtal för Jonas Simu med befattningen Diakoniassistent.
Tidsomfattningen av anställningen ska vara från den 1 april 2018 fram till den 1 november 2018.
En befattningsbeskrivning ska upprättas samt att anställningsformen fastställs.
Kyrkoherden föredrar ärendet
Kyrkomusikern Marja Mustakallio påbörjar sin semester den 3 april 2018. Varefter kyrkorådet kommer att behandla hennes tjänstledighetsansökan på sex månader.
Ett behov föreligger om extra anställning av kyrkomusiker fram till det datum ordinarie organist återgår i tjänst.
Behovet av bibehållen resurs som diakoniassistent kommer att kvarstå då diakoniresursen halveras.
Kh förslår att nuvarande extra tjänst som diakoniassistent kvarstår fram till den 1 november 2018. Denna anställning ska beslutas av kyrkorådet då delegationen inte omfattar längre än tre månaders anställning.
______________
KR § 23
Skalskydd för församlingens fastigheter Kyrkorådet beslutar
att uppdra förste vaktmästaren Olof Niemi att i samråd med kyrkorådets
ordförande kontakta Grape Elutrustning för att få justeringarna genomförda.
Ärendebeskrivning
Övertorneå församling har 2015-05-07 accepterat en offert från Elutrustning, utrustningen är i enlighet med den offert som tillskrevs församlingen. Larmen ska vara uppkopplade mot SOS alt, Securitas larm.
Vid en internkontroll visar det sig att vissa justeringar i larmsystemet bör göras, muntlig rapport ges vid mötet.
Församlingen har ett kulturhistoriskt ansvar för ett flertal byggnader varför brandberedskapen och inbrottsrisken ska vara högt prioriterat.
_________________________
Multiskrivare/kopiator
Kyrkorådet beslutar
att uppdra kyrkoherden och kyrkorådets ordförande att upprätta ett hyresavtal med Office i enlighet med inlämnad offert.
Ärendebeskrivning
Övertorneå församling har 2008 tecknat ett tioårigt hyresavtal med Ricoh It-partner.
Detta hyresavtal löper ut den 30 mars 2018 vilket lett till att församlingen begärt in offerter från fem olika aktörer inom området.
Ricoh
Kontorsgruppen
Canon
Office
Dokument partner
Församlingen kommer att ingå i Svenska kyrkans GIP system (gemensam IT plattform) Detta medför att systemkraven måste överensstämma med det system Sv.
Kyrkan använder.
______________________
.
KR § 25
Inkomna anbud – tjärning av Övertorneå kyrk- och klockstapeltak Kyrkorådet beslutar
att anta anbudet från Nykarleby Spåntak samt att uppdra Kh att i samråd med kyrkorådets ordförande upprätta avtal. Uppdraget gäller också att utse kontrollant för projektet. Uppstår oklarheter kan Au sammankallas.
Ärendebeskrivning.
Församlingen har beviljats medel av Luleå stift för underhåll av kyrktaket.
Två anbud har inkommit
Nykarleby Spåntak
Kyrktak bygg & konsult AB
Anbuden redovisas, p.g.a. sekretesskäl, muntligt under sammanträdet.
Vid upphandlingen är det av vikt att kontrollant för arbetet utses. Kraven på fasadskydd måste vara tydliga så fastigheten inte får tjärstänk.
________________
KR § 26
Årsredovisning av församlingsstatistik 2017 Kyrkorådet beslutar
att med beaktan lägga statistiken till handlingarna Ärendebeskrivning
Sv. Kyrkan inhämta årligen in församlingsstatistik från alla församlingar.
Statistiken omfattar antalet
Huvudgudstjänster Andra gudstjänster
Gudstj vid kyrkliga handlingar Regelbunden gruppverksamhet Konfirmandverksamheten In och utträden, hembesök Besök på sjukhus Ekonomiska bidrag till hushåll Frivilliga medarbetare Insamlade medel
Barn och ungdomsverksamhet _________________________
KR § 27 Kollekter
Kyrkorådet beslutar
att kollekterna upptas enligt nedan
1 april Påskdagen - Fredens kyrka Pello 8 april 2 i påsktiden - Seskarö lägergård 15 april 3 i påsktiden - Juoksengi kyrka
Ärendebeskrivning
Församlingskollekter för tom maj månad är följande
1 april Påskdagen
8 april 2 i påsktiden
15 april 3 i påsktiden
13 maj Söndag före pingst
20 maj Pingstdagen
21 maj Annandag pingst _______________________
Ombud för Svenska kyrkan i utlandet i församlingen
Kyrkorådet beslutar
att som ombud utse Monika Simu och Lena Löpare som församlingens ombud för Svenska Kyrkan i Utlandet
___________________________
KR § 30 Övriga frågor
Inga övriga frågor inlämnades.
________________________
KR § 31
Mötets avslutande
Ordförande tackar ledamöterna och kyrkoherden för ett givande sammanträde och förklarar därmed mötet avslutad.
Delgivningar:
1. Ombud för Svenska kyrkan i utlandet i församlingen 2. Anbud tjärning av kyrktak – Övertorneå kyrka 3. Offerter – multiskrivare
4. Tidigare träffat avtal med Grape Elutrustning 5. Resultaträkning – verksamheten
6. Resultaträkning – begravningsverksamheten 7. Kollektlista april-maj
8. Länsstyrelsens beslut om tillstånd för ventilation av fasad på klocktornet, Svansteins kyrka, Luleå stift Diarienummer 433-15572-2017
_________________________
