11.2. Bilaga 1 Rapport över 2019 års uppsikt över de kommunala bolagen

(1)

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2019/0506 KS-5

Diariekod: Diariekod: 103

Rapport över 2019 års uppsikt över de kommunala bolagen samt plan för 2020 års uppsikt

Inledning

Denna rapport har tagits fram under hösten 2019 genom dialog mellan bolagen och kommunledningskontoret. Bolagens svar har analyserats av specialistfunktioner inom kommunledningskontoret.

Område Frågeställning

Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Hur säkerställer bolaget att det finns upphandlade avtal för de varor och tjänster som används i verksamheten?

Rapport för område Lagen om offentlig upphandling (LOU) Sollentunahem AB

Sollentunahem AB har en anställd upphandlare som sköter upphandlingarna inom företaget. Ett samarbete med kommunens inköpsenhet har inletts.

På bolagets intranät finns en instruktion om vad LOU innebär samt hur en upphandling ska gå till.

De ramavtal som finns upphandlade återfinns på intranätet i en

avtalskatalog. Där finns också hänvisning till ramavtal som är gemensamma med SKL Kommentus samt HBV (Husbyggnadsvaror HBV Förening, en ekonomisk förening som genomför samordnade upphandlingar åt

allmännyttiga bostadsbolag.)

En manuell genomgång av fakturor från entreprenörer görs en gång per år för att säkerställa att saker inte köpts in i sådan omfattning att upphandling ska ske.

Sollentuna Energi och Miljö AB

Sollentuna Energi och Miljö AB:s verksamheter lyder under lagen om upphandling inom försörjningssektorn (LUF). Den är, liksom LOU, en upphandlingslagstiftning men utformad särskilt för områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.

(2)

Bolaget har en upphandlare och en upphandlingsassistent som bidrar med kompetens och samordning mellan affärsområdena. Det finns ett gemensamt IT-stöd som stödjer uppföljning av avtal samt bevakning av när avtal

behöver förnyas.

Årligen görs en sammanställning av upphandlingsbehovet per affärsområde.

Den blir grund för prioritering och genomförandeplan. Inom ramen för bolagets kvalitetssystem, vilket är tillgängligt via intranätet, finns processer och mallar för upphandlingar under tröskelvärden. Alla direktupphandlingar överstigande 100.000 kronor dokumenteras. Upphandlingsfunktionen kontrollerar att det ackumulerade värdet av direktupphandlingar inte överstiger gällande tröskelvärden.

Bolagets leverantörstrohet säkerställs genom att inköpsfunktionen fyra gånger per år går igenom faktisk leverantörslista.

AB SOLOM

AB SOLOM:s inköpsprocess med tillhörande rutiner och tröskelvärden finns tillgänglig på bolagets intranät. Bolaget har en avtalsdatabas som ger beställarna tillgång till alla tecknade ramavtal.

I bolaget finns en inköpssamordnare som stödjer verksamheternas beställare och är kontaktperson för aktuella ramavtal. Bolaget köper

upphandlingstjänster från kommunens inköpsenhet och deltar, då behov finns, i koncerngemensamma upphandlingar.

Tillsammans med Sollentuna kommuns inköpsenhet genomförs regelbundet utbildningar för de av AB SOLOMs medarbetare som är beställare. I

utbildningarna ingår information om lagar och regler, inköpsprocess, ramavtal, direktupphandlingar och vikten av att följa avtalen.

Varje år genomförs en granskning av bolagets avtalstrohet, gjorda beställningar genomlyses och kontrolleras mot aktuella ramavtal. Vid eventuella avvikelser görs en kontroll av orsaken.

Sollentuna Kommunfastigheter AB

Sollentuna Kommunfastigheter AB tillämpar kommunens inköpsprocess och har stöd från kommunens inköpsenhet. Samtliga upphandlingar över 586 907 kr handläggs och administreras av inköpsenheten. Bolaget avser att se över och utveckla sina rutiner avseende uppföljning av leverantörstrohet och inköp utanför avtal.

(3)

Sollentuna Stadshus AB:

Sollentuna Stadshus AB tillämpar kommunens inköpsprocess.

Konsulttjänster upphandlas för respektive uppdrag i separata upphandlingar.

Revisionstjänster upphandlas för hela bolagskoncernen av kommunens revisorer och ekonomiavdelning. Övriga tjänster köps från kommunen.

Slutsatser med avseende på området Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Bolagen rapporterar att de har fungerande processer som säkerställer att det finns upphandlade avtal för de varor och tjänster som används i

verksamheten.

Det finns potential att öka samverkan inom kommunkoncernen ytterligare för att ta vara på volymfördelar inom fler varu- och tjänsteområden.

Samarbete har påbörjats och behöver utvecklas.

Offentlighetsprincipen Hur säkerställer bolaget att offentlighetsprincipen uppfylls och att diarieföring sker i enlighet med lagen.

Rapport för område Offentlighetsprincipen Sollentunahem AB

Sollentunahem AB har en dokumenthanteringsplan där det anges vilka typer av handlingar som ska diarieföras. Ansvaret för diarieföring är fördelat till olika funktioner beroende på typ av handling. Utbildning i diarieföring ges till de handläggare som är berörda. Bolaget har tidigare genomfört utbildningar för all personal, något som man avser att åter göra för att stärka förståelsen av hur viktigt det är att diarieföring sker.

Allmänna handlingar avseende bolagen Sollentuna fastigheter 1 AB, Sollentuna fastigheter 2 AB, respektive Sollentuna fastigheter 3 AB diarieförs i samma diarium i separata nummerserier. Avsikten är att separata diarier ska föras men genomförandet har försenats till följd av brister i IT-stödet.

Begäran om utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen behandlas skyndsamt. Medarbetarna informeras återkommande om

betydelsen av att så sker. Om en handläggare är tveksam över vad som ska lämnas ut konsulteras bolagsjuristen, VD eller VD-assistenten.

(4)

SEOM AB har ett diariesystem med en processinriktad klassificerings- struktur. Inkommande ärenden via posten läggs upp med en utsedd handläggare. Inkommande ärenden via email hanteras av respektive handläggare som tillsammans med registratorn lägger upp ett nytt ärende alternativt lägger in i ett befintligt ärende. När ett ärende är avslutat ska handläggaren avsluta ärendet i systemet och säkerställa att de dokument som finns i ärendet också finns i handlingen som ska arkiveras.

Regelbundna utbildningar i offentlighetsprincipen genomförs och ingår som en del i introduktionsplanen för nyanställda. I anställningsavtal tydliggörs den meddelarfrihet som alla vid bolaget har samt vilken skillnaden är mellan denna och den affärssekretess som delar av verksamheten lyder under.

Då en begäran om utlämnande av handling kommer in till registrator

stämmer hon av med VD eller vice VD som har delegation från styrelsen på att avgöra om någon form av sekretess ska tillämpas på de allmänna

handlingarna eller inte. Om handlingarna inte bedöms omfattas av sekretess expedieras ärendet skyndsamt. Om sekretess anses föreligga meddelas den som begärt handlingarna detta med hänvisning till var och hur detta kan överklagas.

AB SOLOM

Registrering av olika handlingar inom AB SOLOM sker i bolagets

ärendehanteringssystem Public 360. Handlingar för registrering skickas av handläggare till bolagets ledningsassistent som ombesörjer registreringen Personer som önskar ta del av en allmän handling hos SOLOM AB uppmanas vända sig till bolagets ledningsassistent med sin förfrågan.

Ledningsassistenten kontaktar sedan ansvarig stabschef/affärsområdeschef som i samråd med VD bedömer om handlingen kan lämnas ut eller bör beläggas med sekretess. Ledningsassistenten hanterar sedan utlämning av offentlig handling.

Handlingar kommer in till SKAB antingen digitalt till funktionsbrevlådan eller i pappersform via posten.

Handlingar i digitalform registreras i ärendehanteringssystemet Public 360.

Handlingar i pappersform skannas in och registreras i Public 360. Detta sköts av bolagsadministratören vars arbetsuppgift bland annat är att ansvara för registraturen.

Vid begäran om utlämnande av allmän handling sker detta skyndsamt och inom två arbetsdagar. Sekretesskontrollen görs av handläggaren och bolagsadministratören.

(5)

Sollentuna Stadshus AB

Sollentuna Stadshus AB tillämpar samma rutiner som kommunen.

Inkommande handlingar registreras av KS registratur i ärendehanterings- systemet Public 360. Beslutsunderlag registreras av handläggare.

Vid begäran om utlämnande av allmän handling görs sekretessprövning i samråd med kommunjuristen.

Slutsatser med avseende på område Offentlighetsprincipen Bolagens beskrivningar indikerar att de har fungerande arbetssätt för diarieföring och att offentlighetsprincipen efterlevs. Sollentunahem AB uppmanas ha separata diarier för Sollentunahem, AB, Sollentunafastigheter 1 AB, Sollentunafastigheter 2 AB respektive Sollentunafastigheter 3 AB.

GDPR Hur säkerställer bolaget att kraven enligt GDPR (The General Data Protection Regulation) uppfylls?

Rapport för område GDPR Sollentunahem AB

Sollentunahem har genomfört en riskanalys, identifierat risker och arbetar i prioritetsordning för att miniminera dem.

Bolaget har utsett två dataskyddsombud som rapporterar till ledningsgruppen.

Alla anställda har genomgått en utbildning i samband med införandet av GDPR. Nyanställda får information av dataskyddsombuden.

Bolaget har ett samlat systemstöd för behandlingar av information som innehåller personuppgifter.

Vid införandet av GDPR utsåg SEOM en intern projektledare och en styrgrupp. Den interna projektledaren ingick vidare i ett branschgemensamt samverkansprojekt kring GDPR. I projektet identifierades alla IT-system på bolaget. Därefter kartlades informationsinnehållet samt rutiner för hur ny information lades till samt togs bort. Utbildningar genomfördes för

systemägare och arbetsgrupper. Det resulterade i ett antal aktiviteter för att säkerställa att bolaget uppfyller lagkraven. Rutiner togs fram för hur

(6)

digitala såväl som andra personuppgifter ska hanteras. Bland annat skrevs anställningsavtalen om.

Då projektet avslutades övergick ansvaret för att reglerna efterlevs till systemägarna som genom olika processgrupper ansvarar för såväl system som informationshantering och processer knutna till de olika systemen.

Personalen informeras kontinuerligt om rutiner och riktlinjer för att bibehålla medvetenhet kring personuppgiftshantering

AB SOLOM:

AB SOLOM har utformat gemensamma riktlinjer som förklarar kraven i dataskyddsförordningen och vad det innebär för bolagets processer och rutiner. Bolaget har utsett ett dataskyddsombud. Varje verksamhetsområde har en huvudansvarig som ansvarar för att rutiner kring personuppgiftshantering följs.

Biträdesavtal finns upprättade och hanteras enligt GDPR:s föreskrifter. Vid upphandlingar är biträdesavtalet alltid en del av upphandlingen. Alla nya biträdesavtal ska granskas av dataskyddsombudet tillsammans med IT- strateg innan VD skriver under.

För att skydda personuppgifter i IT-system arbetar bolaget med

organisatoriska och tekniska åtgärder inklusive logg-kontroller. Arbete pågår med att ta fram systemstöd för registrering av processer och arbetsflöden där det förkommer personuppgifter.

För att säkra kompetensen hos medarbetarna har bolaget tagit fram en webb- film om GDPR som medarbetarna ska ta del av. Det finns även en ambition att ta fram en informationsbroschyr samt erbjuda personer i chefsposition GDPR-utbildning.

Sollentuna Kommunfastigheter har utsett ett dataskyddsombud, vilket är samma som för kommunen. Bolaget ha utsett en egen tjänsteperson för koordinering av GDPR-frågor.

Bolaget har kartlagt informationshanteringen i bolagets processer och dokumenterat den i en informationshanteringsplan. I planen beskrivs vilka personuppgifter som behandlas i de olika processerna och vilken laglig grund som används. Rutiner finns för gallring och anonymisering av uppgifter samt behörighetshantering i IT-system.

En klassificering av informationen i bolagets IT-system har genomförts och dokumenterats.

Bolaget hanterar en mycket begränsad mängd personuppgifter i sin verksamhet. Hanteringen sker i de system och efter de processer som

(7)

kommunen i övrigt använder. Bolaget avser följa de kommunövergripande anvisningar och rutiner som tagits fram. Dock saknas idag ett formellt beslut om detta.

Bolaget har utsett ett dataskyddsombud är detsamma som för kommunen.

Det finns ett behov av att dokumentera den personuppgiftshantering som förekommer i bolaget.

Slutsatser med avseende på område GDPR

Det är positivt att bolagen visar på en kunskap om gällande lagstiftning och på olika sätt ordnat organisatoriskt. Flertalet bolag har utsett

dataskyddsombud. Det behöver ske i alla bolag. Det är bra att bolagen i flera fall arbetar aktivt med utbildningsinsatser för att öka kunskapen hos

personalen.

Det är postivt att några bolag genomfört gap-analyser och det är önskvärt att det görs också i övriga bolag. Vidare är det positivt att bolagen samverkar med andra företag och organisationer i samma bransch för att därigenom ta del av goda exempel kring hur personuppgiftsfrågor kan hanteras.

Det är angeläget att de förbättringsbehov bolagen identifierat åtgärdas.

Det redovisade arbetet har fokuserat på utveckling av arbetssätt för att leva upp till lagstiftningen. Det är angeläget att bolagen också arbetar med hur de ska kontrollera efterlevnad. Då det är styrelsen som har det yttersta ansvaret är det viktigt att den involveras i arbetet.

Diskrimineringslag Hur säkerställer bolaget att kraven på aktiva åtgärder i diskrimineringslagen uppfylls?

Rapport för område Diskrimineringslag Sollentunahem AB

Sollentunahem AB arbetar efter en likabehandlingspolicy som täcker de sju diskrimineringsgrunderna i lagen. Enligt policyn har HR-funktionen ansvar för årlig kartläggning av risker för diskriminering eller icke likabehandling samt analys och handlingsplaner då risker identifieras. Funktionen ansvarar även för löpande utvärdering och uppföljning.

Policyn lyfter fram likabehandling vid rekrytering och befordran, utbildning och kompetensutveckling, föräldraledighet samt lönesättning.

Lönekartläggning genomförs årligen och följs vid behov upp med

handlingsplaner. Vidare görs varje år en medarbetarundersökning. Den ses

(8)

som en viktig anonym mätning på hur medarbetare upplever bland annat likabehandling.

AB Sollentunahem beskriver att man arbetar aktivt med att främja

likabehandling och motverka diskriminering på en rad olika områden men att det finns behov av att utveckla det förebyggande och uppföljande arbetet inom vissa områden. Bolaget avser att genomföra en övergripande

undersökning av hur AB Sollentunahem upplevs av medarbetare, ägare och styrelse utifrån ett diskrimineringsperspektiv och respektive

diskrimineringsgrund. Undersökningen ska utgöra grund för analys och åtgärdsplan för fortsatt arbete.

Sollentuna Energi och Miljö AB arbetar med en likabehandlingsplan för perioden december 2018 – december 2019. Den togs fram i samverkan mellan HR-funktion, fackliga representanter, skyddsombud och fastställdes av bolagets ledningsgrupp. Utifrån en kartläggning identifierades ett antal mål och åtgärder för perioden. Inom området arbetsförhållanden arbetar bolaget bland annat med att öka kännedom om riktlinjer och policys samt öka kunskap i diskrimineringsfrågor. Avseende möjligheter att förena föräldraskap och arbete förtydligar bolaget riktlinjer för distansarbete i samband med egen och barns sjukdom. Årlig lönekartläggning genomförs för att bedöma om förekommande löneskillnader har direkt eller indirekt samband med kön. För att minska risk för diskriminering i samband med rekrytering och befordran förtydligar bolaget riktlinjer och verktyg för rekryteringsprocessen. Inom området utbildning och kompetensutveckling ska riktlinjer och verktyg för medarbetarsamtal göras enhetliga för att stärka likabehandling.

AB SOLOM:

AB SOLOM beskriver att bolaget bedriver ett systematiskt arbete med aktiva åtgärder och förebygga diskriminering genom ett antal steg:

Undersökning om det finns risker för diskriminering eller repressalier eller andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter i verksamheten;

analys av orsaker till hinder och risker; förebyggande och främjande åtgärder som skäligen kan krävas samt följer upp och utvärderar arbetet.

AB SOLOM använder sig av en löpande undersökning av trivsel, ledarskap, samarbete och tillit. Detta genomförs fyra gånger per år i hela bolaget. Vid eventuellt lågt resultat i en verksamhet görs en mer djupgående

undersökning för att identifiera brister i arbetsförhållanden. Utifrån det resultatet utformas en handlingsplan med åtgärder. Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår bland annat genomgång på arbetsplatsträffar av riktlinjen för kränkande särbehandling och diskriminering.

(9)

Bolaget genomför årligen lönekartläggning för att förebygga eventuell diskriminering. Resultaten analyseras och eventuella åtgärder tas fram.Vid lönekartläggningen analyseras även de övriga diskrimineringsgrunderna.

Rekryteringsprocessen, inklusive kravprofil, annons, urval och beslut; är utformad för att minimera risken för diskriminering. Bolaget

uppmärksammar också risken för indirekt diskriminering, bland annat obefogade krav på svenska som missgynnar personer med annat modersmål än svenska. I verksamheterna finns en dokumentationsstödjarroll som har till uppgift att stödja i språket och uppmärksamma om dokument har omotiverat svår svenska.

Bolaget arbetar för att det ska vara möjligt att förena arbete med

föräldraskap. AB SOLOM erbjuder deltidslösningar och möjlighet att gå ned i tjänstgöringsgrad om medarbetaren önskar.

Sollentuna Kommunfastigheter AB har etablerats under 2019 och har ännu inte hunnit arbeta med denna fråga men avser att göra det under 2020.

Sollentuna Stadshus AB har inga anställda utan arbetet utförs av personal på kommunledningskontoret i Sollentuna kommun.

Slutsatser med avseende på område Diskrimineringslag Aktiva åtgärder är enligt diskrimineringslagen ett förebyggande och främjande arbete för att inom en verksamhet motverka diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön,

könsövergripande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

I personalpolicyn för Sollentuna kommun, vilken även gäller bolagen i tillämpliga delar, framgår:

Människors olika perspektiv och erfarenheter bidrar till utveckling, kreativitet och ett gott arbetsklimat. Alla medarbetare erbjuds samma möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. På kommunens arbetsplatser tolereras inga former av kränkande särbehandling, diskriminering eller trakasserier.

Det är viktigt att bolagen fortlöpande vidtar åtgärder för att leva upp till lagstiftningens krav och att aviserat arbete med vidareutveckling genomförs.

Betydande delar i detta är systematisk mätning, analys och uppföljning av

(10)

medarbetarnas synpunkter, dvs. samma logik som gäller för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Kompetensförsörjning Hur säkerställer bolaget en tryggad kompetensförsörjning?

Rapport för område Kompetensförsörjning Sollentunahem AB

Sollentunahem AB:s kompetensförsörjning är del av bolagets HR-strategi inom delområdena: talanger och prestation samt lärande och kompetens.

Inom området talanger och prestation arbetar Sollentunahem AB bland annat med att stärka arbetsgivarmärket och chefs- och

medarbetaruppföljning. Inom området lärande och kompetens avser bolaget att stärka kompetensen inom service och kvalitetsstyrning samt att öka medvetenheten om centrala processer, rutiner och riktlinjer.

Ledningen ser ytterligare behov inom området och aviserar att bolaget under 2020 kommer att se över långsiktigt kompetensbehov och nuläge samt ta fram en kompetensförsörjningsplan med tillhörande åtgärdsprogram.

Sollentuna Energi och Miljö AB har identifierat kompetensförsörjning som en mycket viktig framtidsfråga. Bolaget har valt att koppla denna fråga till bygget av varumärke och värderingsarbete. Verksamheternas nära koppling till kommuninvånarnas vardag och miljöperspektiv är styrkor i dessa avseenden.

Bolaget har trots detta svårt att rekrytera inom några yrkeskategorier. Därför arbetar SEOM med nystartsjobb och avser att inom en snar framtid ta in lärlingar. Vidare följer och deltar bolaget i branschföreningars samverkan med universitet och högskolor.

AB SOLOM

För att nå potentiella medarbetare inom hemtjänsten, äldreomsorgen, funktionsvariationsområdet och personlig assistans använder AB SOLOM en digital rekryteringsplattform, uska.se som hjälper bolaget att fördomsfritt rekrytera efter verksamheternas specifika behov.

Vidare samverkar bolaget med vård- och utbildningsanordnaren Concensum och tar emot praktikanter för att dessa ska ges möjlighet att bekanta sig med

(11)

AB SOLOM:s verksamheter redan under pågående utbildning. Inom ramen för samarbetet med Concensum har bolaget under det senaste året också låtit utbilda 15 medarbetare till undersköterskor.

Intern kompetensutveckling sker genom individuella och riktade insatser i verksamheterna. Insatserna planeras och följs upp i samband med

medarbetar- och resultatsamtal.

Hösten 2019 pågår en kompetenskartläggning av omsorgsmedarbetarna inom LSS (verksamheter enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) med syfte att identifiera behovet av eventuella utbildningsinsatser i verksamheterna. Inom kort görs samma

kompetenskartläggning inom SOL (verksamheter enligt Socialtjänstlagen).

AB SOLOM arbetar också långsiktigt med att utveckla och stärka sitt arbetsgivarvarumärke med syfte att trygga kompetensförsörjningen i framtiden.

Sollentuna Kommunfastigheter AB, som startades under 2019, ser

kompetensförsörjning liksom att vara en attraktiv arbetsgivare som viktiga frågor och avser att ta med dem i handlingsplanen för 2020.

Sollentuna Stadshus AB har inga anställda utan arbetet utförs av personal på Kommunledningskontoret, Sollentuna kommun.

Slutsatser med avseende på område Kompetensförsörjning Kompetensförsörjningsfrågan är viktig för såväl kommunen som dess bolag.

För att uppnå en välfungerande kompetensförsörjning krävs fungerande HR- processer i form av att attrahera, rekrytera, introducera och utveckla

medarbetare och chefer med rätt kompetens. Det är positivt att flera av bolagen arbetar med arbetsgivarvarumärket, särskilt för svårrekryterade bristyrkeskategorier. En viktig del i detta är att kommunicera medarbetarnas upplevelse av sitt arbete och goda verksamhetsresultat.

Synen och förväntningar på ett välfungerande ledarskap och ett aktivt medarbetarskap är en annan central del i arbetet med kompetensförsörjning.

Bolagens chefer medverkar i flera av kommunens utbildningar samt årliga chefskonvent. Det systematiska arbetsmiljöarbetet utgör en annan del av kompetensförsörjningen, där goda arbetsförutsättningar eftersträvas och avvikelser åtgärdas. Det är angeläget att bolagen fortsätter sitt arbeta på detta område bland annat på det sätt som lyftes fram i samband med den fördjupade uppsikten 2018.

(12)

I samband med att Sollentuna kommun under 2020 ser över processen för strategisk kompetensförsörjning kan ett koncernperspektiv tas med.

Kommunen eftersträvar en enklare, tydligare process, samt en förstärkt analyskapacitet/personalprognos. Även ett utbyte kring utbildningar inom HR/ledarskap kan vara möjligt. Kommunen kommer under 2020 även att öka fokus kring arbetsgivarvarumärket, där ett samarbete sker mellan

personal- och kommunikationsavdelningarna. I ett senare skede kan även ett koncerngemensamt arbete vara möjligt inom detta område.