Bilaga 1 Kommunstyrelsen
2014-01-22 Sidan 1 av 1
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0668 KS-3 Diariekod: Diariekod: 025
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor
Utifrån granskningen av kontrollmålen lämnas följande kommentarer.
1. Det finns inom kassaarbetet sk teknisk beslutsattest som används när en faktura har betalats via kassan. Det innebär att en behörig beslutsattest är gjord på pappersunderlag. När fakturan är betald skannas den in i
leverantörsfakturahanteringssystemet för att underlaget ska bli sökbart och att dubbelbetalning undviks. Vid detta moment måste en ”teknisk beslutsattest göras av ekonomiassistenten i kassan. Den behöriga beslutsattesten syns på den inskannade fakturan
Attestantlistor ska från och med 2014 finnas på alla förvaltningar där beslutsattestant och ersättare utses varje år. Ersättare ska täcka upp för frånvaro, som semester, sjukdom mm.
Kommundirektören, ekonomichefen och ekonomiassistenter i kassan ska kunna beslutsattestera på alla ansvar. För ekonomiassistenterna är det enbart teknisk beslutsattest för att göra fakturor sökbara. Förvaltnings- chef kan beslutsattestera på hela sin förvaltning.
Från och med den 14 oktober 2013 måste det finns en person som sakgranskningsattesterar och en annan person som beslutsattesterar alla fakturor/utbetalningar.
2. I samband med att attestantlistor uppdateras varje år kommer uppföljning att ske årligen.
3. Utifrån förändring av arbetsuppgifter på befintlig personal på budget- och redovisningsenheten (ny enhet från och med 20140101) ses rutiner för leverantörsupplägg och betalning av fakturor över. Det ska då säkerställas att tvåhandsprincipen fungerar och att ingen medarbetare kan göra flertalet moment själv.
4. Utbildning/information ska utföras under 2014. En dialog ska ske med förvaltningscontrollerna för att ”rätt” utbildning/information ska
genomföras till berörda på förvaltningarna. Momskontrollens resultat är lite svåra att förstå. Dialogen ska fortsätta med PWC.
