UFV 2008/579
Intern styrning och kontroll
Studentadministration
Avsändare Einar Lauritzen 2008-10-17
Innehållsförteckning
Ansvar för studentadministration ______________________________________________ 3 Studerandebyråns uppdrag _______________________________________________ 3 Prefektens uppdrag______________________________________________________ 3 Andra ansvarsroller______________________________________________________ 4 Ansvarsfördelning ______________________________________________________ 4
Kontrollmiljö _______________________________________________________________ 4 Riskanalys _________________________________________________________________ 4 Kontrollaktiviteter ___________________________________________________________ 5 Information och kommunikation _______________________________________________ 6 Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering _______________________________ 7
Utvecklingsmöjligheter_______________________________________________________ 7 Pågående utveckling av processer och system ________________________________ 7 Behov av utveckling _____________________________________________________ 8
3
Ansvar för studentadministration
Studerandebyråns uppdrag
Byrån ansvarar för universitetsgemensam verksamhet inom sitt område och för verksamhetsstöd till fakultetsnämnder och institutioner och har därutöver ett operativt ansvar gentemot studenter ifråga om antagning, studiedokumentation, examensärenden, utbildningsinformation och vägledning, stipendieärenden och stöd till studenter med funktionsnedsättning. Chefen för byrån svarar för universitetets uppdrag till Studenthälsan.
Studerandebyråns uppdrag är dokumenterat i det uppdrag som årligen utgår från
universitetsdirektören. Uppdraget består av ett basuppdrag till hela byrån och särskilda uppdrag för byråns olika verksamhetsområden. Basuppdraget är uppdelat i ett flertal punkter:
• att ge god ,snabb och rättssäker service åt såväl nuvarande som blivande studenter inom nedanstående ansvarsområden,
• att ansvara för universitetsgemensam verksamhet inom sitt område och ge ett gott stöd åt institutioner och andra enheter i deras studentadministrativa, studiesociala och informerande arbete,
• att genom fortlöpande utvecklingsarbete, datasäkerhetsåtgärder, kompetensutveckling och information säkra kvaliteten i databaser och i den operativa dataverksamheten gentemot studenter,
• att utgöra en strategisk resurs för universitetsledningen inom sitt område.
Chefen för studerandebyrån har rektors delegation att fatta beslut om antagning av studenter till program och kurser på grundnivå och avancerad nivå, att utfärda examensbevis till studenter på grundnivå och avancerad nivå (i det senare fallet omfattar delegationen inte juridiska examina), att tillgodoräkna utländsk utbildning som kurs i alla examina på grundnivå och avancerad nivå utom de juridiska och att tillgodoräkna svensk utbildning som kurs i generella examina på grundnivå och avancerad nivå. Vidaredelegation får ske.
Prefektens uppdrag
Prefekten får sin skriftliga delegation från rektor via vicerektor, eller i vissa fall dekan.
Prefektens befogenheter och ansvar har fastställts av rektor och är dokumenterat i
prefektuppdraget, som överlämnas av vicerektor/dekanus och kvitteras av prefekten. Där finns exempelvis inskrivet:
• att disponera institutionens personal och resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med gällande föreskrifter,
• att verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten,
• att inom ramen för uppdraget fullgöra de åligganden som enligt högskolelagen, högskoleförordningen, verksförordningen, lagen om likabehandling av studenter och övrig lagstiftning ankommer på rektor,
• att ansvara för att lokala beslut, riktlinjer, anvisningar och instruktioner följs
Prefekt har vissa delegationer från rektor att fatta beslut i ärenden rörande studenter på
grundnivå och avancerad nivå samt – olika inom olika fakulteter – att fatta beslut i ärenden som rör doktorander. Normalt utser prefekt en eller flera studierektorer med uppgift att svara för studentadministrationen. Ansvaret för fattade beslut ligger dock slutligt på prefekten.
Prefekten ansvarar för att studenters närvaro och resultat på institutionens kurser registreras i universitetets studiedokumentationssystem UPPDOK och prefekten utser därför institutionens behöriga användare i detta system.
Prefekten vid juridiska institutionen ansvarar på rektors delegation för utfärdande av juridiska examina. (En begäran om att återlämna detta ansvar till rektor har inlämnats i september 2008.)
Andra ansvarsroller
Studentadministrationen har en stark relation till studie- och utbildningsadministrationen, där beslut fattas av konsistoriet (t ex inrättande av utbildningsprogram omfattande minst tre års studier) och rektor (t ex inrättande av kortare utbildningsprogram, huvudområden, förkunskapskrav för utbildningsprogram på grundnivå) och där fakultetsnämnderna har ett eget ansvar enligt
högskoleförordningen. Inom studentadministrationen utfärdar rektor alla doktorsexamina. Vidare har fakultetsnämnderna enligt högskoleförordningen ansvar för antagning av doktorander och
fastställande av individuella studieplaner liksom på delegation av rektor för viss antagning till studier på grundnivå och avancerad nivå (senare del av program). De lärare som utses till examinatorer har ett eget ansvar för betygssättning (myndighetsutövning mot enskild) och för tillgodoräknande av moment inom kurs.
Ansvarsfördelning
Det operativa ansvaret för studentadministrationen är således delat mellan rektor, fakultetsnämnd, prefekt, examinator och chefen för studerandebyrån.
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil osv. Universitetet som
kontrollmiljö präglas av dess stora och vittförgrenade verksamhet.
Riskanalys
5
• Risk att studenternas rättssäkerhet åsidosätts, t ex genom felaktiga eller mindre lämpliga myndighetsbeslut mot enskild,
• Risk att felaktiga beslut fattas på alla nivåer och att återredovisningen till externa intressenter blir felaktig om redovisningen i studiedokumentationssystemet inte ger en korrekt bild av studenternas närvaro och resultat,
• Risk att förutsättningarna för verksamhetsplaneringen blir felaktiga, om
omvärldsförändringar, t ex på arbetsmarknaden, och tidpunkten för studenternas utbildningsval gör resultatet av antagningsprocessen mindre tillförlitligt,
• Risk att blivande studenter och studenter får felaktig eller ingen information, så att studentrekryteringen och studenternas förutsättningar att bedriva studier försvåras
Kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att ledningens beslut genomförs samt att fattade beslut håller hög kvalitet och följer gällande regelverk och policies. Aktiviteterna genomförs inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. Kontrollaktiviteter är förebyggande eller uppföljande. Exempel på förebyggande åtgärder är råd- och stödverksamhet, utbildningar och de styrdokument som fastställts av rektor eller konsistoriet.
Studerandebyrån bedriver en omfattande råd- och stödverksamhet i student-, studie- och utbildningsadministrativa frågor riktad till utbildningsansvariga inom universitetsförvaltningens områdeskanslier och till institutionernas studierektorer, studievägledare och kursadministratörer.
Information, vägledning och stöd ges också direkt till studenterna dels från studerandebyråns olika enheter, dels från Studenthälsan (som arbetar på universitetets uppdrag) och från Studentstödet för studenter med psykiska/neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, som drivs gemensamt av universitetet, kommunen och landstinget, dels också från studierektorer, studievägledare och kursadministratörer vid program och institutioner. En särskild förebyggande kontrollåtgärd utgör samordnaren av universitetets stöd till studenter med funktionsnedsättning. Studenter med behov av sekretesskydd får också särskilt stöd och en särskild hantering i studiedokumentationssystemet.
Nyheter presenteras kontinuerligt i elektroniska nyhetsbrev från byråns verksamhetsområden.
Studerandebyrån anordnar också såväl introduktionsutbildningar för nya studievägledare som återkommande fortbildningsaktiviteter. Tillsammans med avdelningen för pedagogisk utveckling ges årligen en kurs för kursadministratörer. Medarbetare från studerandebyrån medverkar också i andra utbildningar som ges av avdelningen för pedagogisk utveckling, t ex för kursansvariga, för
studierektorer och för lärare. Vidare ges alla nya användare av Uppdok och Selma en tvådagars utbildning i handhavandet av resp system samt i student- studie- och utbildningsadministrativa processer. En förebyggande kontrollaktivitet utgörs också av de årligen återkommande seminariedagarna för kursadministratörer inför arbetet med kommande utbildningskatalog.
Dessutom finns ett flertal styrdokument i form av föreskrifter, riktlinjer och policies, såsom antagningsordningar, lokal examensordning, rektors och fakultetsnämnders delegationer i studentärenden, riktlinjer för studenters arbetsvillkor, mål och riktlinjer för studievägledning, föräldrapolicy samt handledning om etnisk- och annan diskriminering. Till dessa kommer ett antal planer såsom jämställdhetsplan, jämlikhetsplan, mångfaldsplan, tillgänglighetsplan, likabehandlingsplan och plan för breddad rekrytering. Samtliga dokument finns på universitetets hemsida under rubriken ”Regelsamlingen”. Universitetets årliga utbildningskatalog med dess supplement utgör också ett av institutioner, områdeskanslier och studerandebyrån gemensamt
kvalitetssäkrat och därefter av rektor fastställt dokument där utbud och studieadministrativa regler återges. Den presenteras såväl i tryckt form som på webben.
För att öka förutsättningarna för att studiedokumentationsärenden skall hanteras likartat inom organisationen i enlighet med gällande regelverk finns en elektronisk handbok med anvisningar för olika ärendetyper och rutinbeskrivningar.
För att säkerställa enhetlighet och hög kvalitet inom antagnings- och examensprocesserna handläggs flertalet ärenden centralt på studerandebyrån, eller – i fråga om antagningsprocessen – på Verket för högskoleservice eller i en s k virtuell organisation bemannad av samverkande lärosäten. Det gäller t.ex. behörighetsprövningar, urvalsaktiviteter, tillgodoräknanden och utfärdande av examina. Vid behov föregås beslut regelmässigt av samråd med ämnesexpertis eller annan expertis, t ex juridisk, inom universitetet.
Förvaltning av studiedokumentationssystemet Uppdok liksom av kursdatabas- och
informationssystemet Selma sköts av studerandebyrån, som reglerar roller, ansvar, arbetsuppgifter och rutiner. Driften sköts på studerandebyråns uppdrag av avdelningen för IT och inköp. Bägge systemen har även automatiska sambandskontroller inbyggda, som inte tillåter registrering med vissa felaktiga kombinationer. Systemet ställer även krav på att vissa fält ska fyllas i för att användaren ska kunna gå vidare.
Studerandebyrån genomför kontinuerligt uppföljande kontrollaktiviteter av olika slag. Exempelvis granskas alla prefektbeslut att utse behöriga användare i studiedokumentations- och
kursdatabassystemen före inläggning i systemen. Detsamma gäller alla beslut om ändringar av beslutade betyg. Inför publiceringen av utbildningskatalogen granskas alla uppgifter om behörighet och urval. Vid upptäckta fel eller brister sker återkoppling till berört områdeskansli eller institution.
Vidare granskas ingivna handlingars äkthet regelbundet (vid behov) eller stickprovsvis och utländska lärosätens legitimitet i resp land regelbundet.
Kontrollaktiviteter utförs också av planeringsavdelningen och områdeskanslierna, som t ex gör rimlighetsbedömningar av uppgifter från Uppdok som grund för resurstilldelning och
årsredovisning.
Slutligen skall den kontrollfunktion som studenterna själva har genom sin direktaccess till uppgifter om sig själva i såväl antagnings- som studiedokumentationssystemen inte underskattas.
Information och kommunikation
Skriftlig information om det studieadministrativa regelverket och nyheter i studentadministrativa frågor sker främst i elektronisk form. Vid behov anordnas särskilda informationsträffar.
En stor andel av studerandebyråns resurser är inriktade mot att dagligen ge professionellt stöd i form av råd och konsultation, dels till personal inom universitetet, dels till studenter. Vägledning och stöd till studenter ges också på andra nivåer inom universitetet, ofta på program eller på institutioner.
Detta har beskrivits närmare i föregående avsnitt, som förebyggande kontrollåtgärder.
Studerandebyrån har också ansvaret för universitetets gemensamma utbildningsinformation till blivande studenter i form av utbildningskatalog och webbsidor mm. Denna information kan vid behov kompletteras av fakulteter och institutioner via egna länkade webbsidor. Till detta område hör också ansvaret för högskoledagarna (när gymnasieelever besöker UU) och för gymnasieresorna (när
7
Omvärldsbevakning sker kontinuerligt på olika sätt. SFS, regeringens utredningar och beslut bevakas i syfte att identifiera återverkningar för universitetet och vad som ska implementeras. Detta gäller även information och nyheter från t.ex. SUHF, Högskoleverket, ÖNH och CSN. Nyheter och trender inom hela utbildnings- och studentområdet bevakas genom utbildningar, tidskrifter och dagspress. Nationell samverkan sker med andra universitet i olika typer av nätverk och
utvecklingsinsatser. Chefen för studerandebyrån ingår i SUHF:s expertgrupp för studieadministrativa frågor och deltar i ett aktivt nätverk för universitetens studentenhetschefer samt i nätverk inom ramen för Verkets för högskoleservice arbete.
Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering
Det finns vissa kvalitativa och formella problem med uppföljning i en stor och vittförgrenad organisation med många legitima beslutsfattare och andra anställda som t ex av studenter kan uppfattas som beslutsfattare utan att vara det. Formella fel och brister, liksom ”olämpliga” beslut upptäcks först i efterhand när universitetet i det enskilda fallet kan vara rättsligt bundet av ett lämnat besked. Det förekommer t ex att studenter medges tillträde till utbildningar eller får andra positiva besked utan stöd i författning eller i gällande praxis. Studerandebyrån saknar i sådana fall möjlighet att korrigera felen. Vi kan endast i dialog med berörd anställd i efterhand upplysa om och påpeka olämpligheten i ett visst beslut. Det är inte alltid sådana påpekanden leder till ändrat beteende. Först vid upprepade allvarliga försummelser finns i praktiken möjlighet att rapportera sådana iakttagelser till överordnad; dekan, vicerektor eller rektor. Samråd sker i sådana fall alltid med juridiska avdelningen och berört områdeskansli.
De kända problemen är dock relativt få. Till saken hör även att de flesta beslutsfattare inhämtar råd och för en dialog före beslut i svåra frågor.
Inom studerandebyrån bedrivs fortlöpande uppföljning av arbetet genom återkommande vecko- och månadsmöten.
En särskild, såvitt bekant för Uppsala universitet unik, granskare är våra betygsombudsmän, dit studenter som är missnöjda med betygsbeslut kan vända sig. Betygsombudsmännen utreder och avger ett utlåtande.
Externa granskare av de studieadministrativa processerna och systemen är Riksrevisionen, som vid upprepade tillfällen har reviderat Uppdok med avseende främst på systemförvaltning och
informationssäkerhet, Högskoleverket, Överklagandenämnden för högskolan,
diskrimineringsombudsmännen och Handisam. Andra kontrollinstanser är JO och JK. På uppdrag av universitetsdirektören gör också avdelningen för IT och inköp säkerhetsanalyser av systemen.
Utvecklingsmöjligheter
Pågående utveckling av processer och system
Fortlöpande utveckling av det nationella antagningssystemet NyA sker genom systemägarens, Verket för Högskoleservice, försorg. Nu pågår utveckling av stöd för antagning till kurser och program på avancerad nivå samt utveckling för tillämpning på institutionsnivå. Fortlöpande
utveckling av Ladok (Uppdok) sker i regi av det nationella Ladok-konsortiet. Fortlöpande utveckling av universitetets utbildningsdatabas Selma, som också används vid Umeå universitet och Karolinska institutet, är studerandebyråns ansvar, liksom den därtill knutna utbildningsinformationen på
webben. Nyligen har en ny version med ett förbättrat användargränssnitt och bättre möjligheter till webbpresentation satts i drift. Studerandebyrån ansvarar också för ett mindre arkiveringssystem avseende utfärdade examensbevis.
Ett viktigt system inom studentadministrationen är också universitetets Studentportal, vars
fortlöpande utveckling till ett stöd för alla institutioners lärare, kursadministratörer och studenter är av stor betydelse för universitetets positionering i IT-samhället. Ansvaret för denna vilar på avdelningen för Uppsala Learning Lab.
Behov av utveckling
Den interna styrningen och kontrollen i de studentadministrativa processerna kan utvecklas ytterligare om:
• De olika processerna för studieadministrativ hantering av utbytesstudenter och övriga internationella studenter liksom för stöd och service till dessa samordnas och utvecklas
• All information på webben till blivande och närvarande studenter ges enligt principen ’viss information från viss källa’
• Rollerna som kursadministratör och studievägledare bör ges stor uppmärksamhet på alla institutioner och/eller program. Att utforma kompetenskrav för och rekrytera rätt till dessa för en utbildningsorganisation väsentliga funktioner bör ges samma prioritet som i fråga om andra, i samhället mer allmänt förekommande funktioner som ekonomi- resp
personalspecialist.
• Organisatoriska förutsättningar skapas som leder till att prefekter, studierektorer, studievägledare och administratörer inte blir ”sällananvändare” av specifika
studentprocesser och -ärenden och att de därigenom får lättare att upprätthålla kompetensen.
Uppsala dag som ovan Einar Lauritzen
Byråchef, studerandebyrån
