: 10 steg för att få upp användningen Internkommunikation: 10 steg för att få upp användningen

(1)

Internkommunikation:

10 steg för att få upp användningen

Internkommunikation är en viktig faktor för att snabbt få

effekt i form av tids- och kostnadsbesparingar. Vi har satt ihop 10 enkla steg som du kan utgå ifrån för att få upp

användningen. Ni kan använda er av det som ni tycker är

applicerbart och göra anpassningar på innehållet.

(2)

Innehåll

Innan lanseringen

Steg 1: Information på Intranätet ... 3

Steg 2: E-mejl till IT-kollegorna ... 6

Steg 3: E-mejl till chefer ... 7

Steg 4: E-mejl till alla anställda ... 8

Steg 5: Underlag till avdelningsmöten ... 9

Samma dag som lanseringen Steg 6: E-mejl till alla på IT-avdelningen ... 10

Steg 7: E-mejl till all personal ... 11

Efter lanseringen Steg 8: E-mejl till alla chefer ... 12

Steg 9: E-mejl till alla anställda ... 13

Steg 10: Artikel på Intranätet eller annan intern kommunikationskanal ... 14

(3)

Steg 1: Information på Intranätet

Förslag på tidpunkt: Två veckor före lansering Exempel: Intranättext, FAQ text

Lansering av ny IT-funktion för hantering av bortglömda lösenord

Denna funktion kommer att lanseras den < infoga datum>. Detta gör det möjligt för dig att återställa ditt lösenord om du glömmer det och låsa upp ditt konto vid behov helt på egen hand. Med tanke på hur många lösenord vi måste komma ihåg är det inte konstigt att vi glömmer dem ibland! Tack vare denna nya funktion kommer du inte längre behöva skriva ner ditt lösenord för att komma ihåg det. Så snart du glömmer det, är det bara att ange ett nytt. Om din dator låser sig, kan du själv låsa upp den med hjälp av olika metoder för att identifiera dig digitalt. Denna funktion är tillgänglig oavsett tid på dygnet eller dag på året, helt oberoende av IT-support.

Du måste dock registrera dig innan du kan börja använda dig av denna funktion.

Registreringen är obligatorisk, vilket innebär att du efter lanseringen inte längre kommer kunna återställa lösenordet genom supporten.

När du har registrerat dig kan du återställa ditt lösenord från:

1. Inloggningssidan i Windows 2. Extern webbplats

3. Mobil applikation (Windows Phone app, Google Play, App Store)

”Denna nya funktion är ett bra komplement till vårt interna IT-stöd" säger < infoga namn, Position> . "Att låta människor återställa sina egna lösenord och låsa upp sina egna konton sparar tid för alla. När alla har registrerat sig kommer de att se hur lätt det är att använda - oavsett var man befinner sig och vilken enhet man använder."

Registrera dig här! < infoga länk till registrering webbplats>

För mer information, se FAQ < infoga länk till FAQ>.

(4)

FAQ på Intranätet

Fråga: Vad är innebär denna nya funktion?

Svar: Tjänsten möjliggör för alla anställda att återställa sitt eget domänlösenord utan hjälp från supporten.

Fråga: Varför behöver vi denna funktion?

Svar: Användaren kan ändra/återställa sitt lösenord. Detta frigör tid för alla och säkerställer anställdas tillgång till sin arbetsmiljö oavsett tid på dagen, plats eller enhet.

Fråga: Vem kan använda den?

Svar: Alla på företaget. Från och med nu kommer vi hantera alla lösenordsändringar och kontoutelåsningar på detta sätt.

Fråga: När kan jag börja använda den?

Svar: Från och med < infoga datum>. Du kan redan nu registrera dig här: < infoga länk till registrering webbplats>.

Fråga: Varför ska jag registrera mig?

Svar: Du behöver registrera dig för att kunna använda funktionen.

Fråga: Hur kommer jag igång?

Svar: När du har loggat in på din dator, kan du registrera dig genom att följa denna länk: <infoga länk till registrering webbplats>.

Fråga: Hur återställer jag mitt lösenord?

Svar: Du kan återställa ditt lösenord genom sidan ”Återställning av lösenord”: <

infoga länk till intranätsida>. Du behöver först identifiera dig för att kunna ändra lösenordet.

Fråga: Hur återställer jag mitt lösenord via SMS?

Svar: Klicka på "Skicka koden" på sidan ”Återställning av lösenord” < infoga länk till intranätsida> och skriv in koden du fått via SMS.

Fråga: Varför måste jag använda mer än ett sätt att identifiera mig?

Svar: Det är för att öka säkerheten. Ju fler sätt du identifierar dig på, desto säkrare blir systemet på att du är du.

Fråga: Vad händer om jag glömmer inloggningen för att identifiera mig?

Svar: Kontakta supporten.

Fråga: Jag har glömt mitt lösenord och har inte registrerat mig än. Hur återställer jag mitt lösenord?

Svar: Kontakta supporten.

(5)

Fråga: Vad är en identifieringsmetod och vad innebär det?

Svar: En identifieringsmetod är ett sätt att säkerställa att du är du. För att öka säkerheten kommer vi att kräva att du använder mer än en metod. Du kommer att kunna välja mellan följande identifieringsalternativ:

 ”Frågor och svar”: Vid registreringen får du välja en personlig fråga (från ett begränast urval av frågor) och skriv in ditt personliga svar. Svaret på denna fråga kommer att fungera som ett lösenord.

 Symantec: Använd din inloggning till Symantec för att identifiera dig.

 Salesforce: Använd din inloggning till Salesforce för att identifiera dig.

 Chefsgodkännande: Detta innebär att din chef verifierar att du är du. Du kan antingen be din chef skriva in sitt lösenord i din dator eller skicka iväg en förfrågan till din chef om att ange sitt lösenord på ”distans”.

 Specops Authenticator: detta är en app som du kan ladda ner och använda för att identfiera dig. Den finns tillgänglig i Windows Phone app, Google Play och i App Store.

 Mobilt BankID: Använd din inloggning till mobilt BankID för att identifiera dig.

 SITHS (smart kort): Använd ditt SITHS-kort för att identifiera dig.

 Mobil verifikationskod: En kod skickas till din mobiltelefon. Koden använder du för att identifiera dig.

 Personliga identifieringsmetoder: Använd någon av dessa metoder för att identifiera dig. Observera att vi inte på något sätt kommer att kunna se ditt lösenord eller få tillgång till din privata information oavsett vad som anges vid registrering.

o AOL

o Facebook

o Flickr

o GitHub

o Google

o Instagram

o LinkedIn

o Microsoft

o Tumblr

o Twitter

o Yahoo

(6)

Steg 2: E-mejl till IT-kollegorna

Förslag på tidpunkt: Två veckor före lansering

Vi lanserar en ny funktion för hantering av lösenord

Hej IT-kollegor,

Den < infoga datum> kommer vi att lansera en ny funktion som gör det möjligt för användaren kan återställa sitt lösenord och låsa upp sitt konto på egen hand.

Detta behöver du känna till:

• Lanseringen kommer att ske den < infoga datum >

• Gäller alla anställda

• Obligatorisk registrering

• Återställning av lösenordet är möjligt på inloggningssidan i Windows, hemsidan och genom en app i din smartphone

Först måste användaren välja ett antal metoder för att identifiera sig. Dessa metoder använder de sedan för att återställa sina lösenord.

Registrering är obligatorisk för alla anställda. Vi förväntar oss att det kommer ta lite tid för alla komma igång. Om en användare kontaktar dig för att återställa sitt lösenord kan du hjälpa hen att komma igång med att själv återställa sitt lösenord.

Det är viktigt att alla registrerar sig för att vi ska få verklig nytta av denna funktion.

Mer om tjänsten här! < infoga länk till intranätsida>

Vänliga hälsningar,

< infoga signatur>

(7)

Steg 3: E-mejl till chefer

Lanseringen av en ny IT-funktion för hantering av lösenord

Hej chefer,

Den < infoga datum> kommer vi att lansera ny funktion för hantering av bortglömda lösenord genom självbetjäning. Vi har valt denna tjänst eftersom den ger vårt företag betydande tids- och kostnadsbesparingar genom minskat behov av IT-support.

• Obligatorisk registrering

• Alla chefer förväntas driva igenom användandet i sina grupper

Registrering är obligatorisk och din roll är viktig för att vi snabbt ska komma igång.

Ta gärna upp denna nya funktion vid ditt nästa avdelningsmöte. Mer information hittar du på FAQ-sidan < infoga länk till intranätsida>.

Vi kommer att kommunicera med all personal via e-mejl vid tre tillfällen:

1. Idag

2. På premiärdagen < infoga datum>

3. En vecka efter lanseringsdatum < infoga datum>

Kontakta < infoga namn, Position> om du har några frågor om den nya funktionen eller hur vad du kan göra för att stötta lanseringen.

Bästa hälsningar,

(8)

Steg 4: E-mejl till alla anställda

IT-nyheter: Nu lanserar vi en ny funktion för hantering av bortglömda lösenord

Hej medarbetare,

Den < infoga datum> kommer vi att lansera en ny funktion som gör det möjligt för dig att återställa ditt eget lösenord och låsa upp din dator vid behov helt på egen hand. Du kommer alltså att vara säker på att alltid kunna logga in på din dator, när och var som helst, utan att vara beroende av IT-support.

• Du kommer att kunna återställa ditt lösenord när som helst på dygnet.

• Det är obligatoriskt att registrera sig. Efter lanseringen kommer du inte längre kunna återställa lösenordet genom supporten.

Du registrerar dig genom att använda dig av olika identifikationsmetoder. Din registreringsinformation är privat och inte åtkomlig för någon annan än du.

Registrera dig redan idag: < infoga länk till intranätsida>.

(9)

Steg 5: Underlag till avdelningsmöten

Hoppa över detta steg om det inte passar din organisation.

Exempel : Vi rekommenderar att du förser cheferna med några huvudpunkter som de kan ta upp på sina möten. Detta kan vara i form av några kortfattade PowerPoint bilder, ett faktablad eller dylikt.

Vad?

En ny funktion för hantering av bortglömda lösenord genom självbetjäning.

Funktionen gör det möjligt att återställa sitt eget lösenord med hjälp av olika identifieringsmetoder - utan att kontakta supporten.

Vem?

Alla på företaget förväntas använda denna funktion.

När?

Funktionen kommer att lanseras den < infoga datum>.

När?

Du kan registrera dig redan idag < infoga länk till intranätsida>.

Varför?

Denna nya funktion kommer att ge betydande tids- och kostnadsbesparingar.

Hur?

Du måste registrera dig för att kunna använda dig av funktionen. Först måste du välja ett antal metoder för att identifiera dig. Dessa metoder används sedan för att

återställa ditt lösenord. Du kommer att kunna ändra ditt lösenord via

inloggningssidan i Windows, via en extern webbsida eller en gratis mobil app som du kan ladda ner från App Store, Windows Store eller Google Play.

(10)

Steg 6: E-mejl till alla på IT-avdelningen

Förslag på tidpunkt: Samma dag som lanseringen

Den nya IT-funktionen för hantering av lösenord har gått live

Hej IT-kollegor,

Idag har vi lanserat den nya funktionen för hantering av bortglömda lösenord genom självbetjäning. Det är nu möjligt för alla våra anställda att återställa sina egna

domänlösenord utan att kontakta supporten.

• Obligatorisk registrering

• Återställning kan göras genom inloggningssidan i Windows, extern webbsidan eller en mobilapplikation

Först måste användaren välja ett antal metoder för att identifiera sig. Dessa metoder använder de sedan för att återställa sina lösenord.

Vi förväntar oss att det kommer ta lite tid för alla komma igång. Om en användare kontaktar dig för att återställa sitt lösenord kan du hjälpa hen att komma igång med att själv återställa sitt lösenord. Det är viktigt att alla registrerar sig för att vi ska få verklig nytta av denna investering.

Läs mer här < infoga länk till intranätsida>.

(11)

Steg 7: E-mejl till all personal

Förslag på tidpunkt: Samma dag som lanseringen

Den nya funktionen för hantering av lösenord är live

Nu kan du återställa ditt lösenord helt på egen hand om du glömmer det eller om din dator låser sig. Du kommer alltså att vara säker på att alltid kunna logga in på din dator, när och var som helst, utan att vara beroende av IT-support.

Du måste registrera dig för att kunna använda dig av funktionen. Först måste du välja ett antal metoder för att identifiera dig. Dessa metoder används sedan för att

återställa ditt lösenord. Registreringen är obligatorisk, vilket också innebär att du inte längre kommer att kunna få lösenordet återställt genom supporten.

Läs mer och registrera dig här: < infoga länk till intranätsida>.

(12)

Steg 8: E-mejl till alla chefer

Förslag på tidpunkt: En vecka efter lanseringen

Din insats är viktig för att få igång vår nya lösenordsfunktion

Det har nu gått en vecka sedan vi lanserade vår nya funktion för hantering av bortglömda lösenord genom självbetjäning.

Många har registrerat sig, vi har nu < infoga procentandel> av alla anställda inskrivna. Vi behöver nå 100 procent användning för att uppnå de tids- och kostnadsbesparingar som vi har räknat med.

Vad du kan göra:

• Registrera dig – om du inte redan har gjort det.

• Prata med ditt team – betona vikten av att registrera sig och hur mycket det kommer att underlätta för dem om de glömmer sitt lösenord.

• Föregå med gott exempel och prata med dina kollegor och ditt team om registreringsprocessen.

(13)

Steg 9: E-mejl till alla anställda

Förslag på tidpunkt: En vecka efter lanseringen

Har du registrerat dig?

Registreringen tar bara fem minuter av din tid och kommer innebära att du aldrig mer behöver vänta på supporten för att låsa upp ditt konto eller ändra ditt lösenord igen. Du kommer att kunna göra det själv – var och när det passar dig! Det är så enkelt.

Kom igång genom att besöka < infoga länk till intranätsida> och välj de

identifieringsmetoder du vill använda. Nästa gång du glömmer ditt lösenord kan du på så sätt identifiera dig och återställa ditt lösenord. Din registreringsinformation är privat och inte åtkomlig för någon annan än du.

(14)

Steg 10: Artikel på Intranätet eller annan intern kommunikationskanal

Förslag på tidpunkt: Efter lanseringen

Den nya funktionen för hantering av lösenord – funkar detta verkligen?

Den nya funktion för hantering av lösenord är tänkt att du som anställd ska kunna återställa ditt lösenord när och var du vill, helt på egen hand. Man ska i och med detta inte längre vara beroende av IT-support. Detta lät lite för bra för att vara sant så vi satte den nya funktionen på prov för att se om den håller vad den lovar.

Testaren: < infoga anställd namn, Position>

Vad testet gick ut på: < infoga anställd namn > ska anmäla sig till tjänsten och försöka ändra sitt lösenord varje dag i tre dagar.

Registrering:

Jag började genom att följa länken i ett mejl för att komma till sidan där jag skulle kunna registrera mig. Jag skriv in mitt användarnamn och blev ombedd att välja ett antal identifieringsmetoder. Registreringen tog ungefär fyra minuter totalt.

Första gången:

När jag startade min dator på morgonen sökte jag efter ”Byta lösenord” och kom då till samma identifieringsmetoder som jag hade valt när jag hade registrerat mig dagen innan. När jag hade identifierat mig, skapade jag ett nytt lösenord och använde det för att logga in på min dator. OK, detta gick ju smidigt!

Andra gången:

Den andra dagen ville jag återskapa en verklig situation, så jag "glömde" mitt lösenord. Jag skrev in en massa olika lösenord tills mitt konto låstes. Detta brukar vara en väldigt frustrerande situation. Jag fick på en gång upp mina val av

identifieringsmetoder och efter att ha identifierat mig kunde jag skapa ett nytt lösenord. Enkelt.

Tredje gången:

För mitt sista försök ville jag vara lite mer kreativ. Jag laddade ner den kostnadsfria mobila appen i min mobil. Den ska man kunna använda för att återställa sitt

lösenord. Sök efter ”Specops password” i App Store, Windows Store eller Google Play. Där var jag tvungen att ange mitt användarnamn och identifiera mig. Jag valde ett nytt lösenord i appen och försökte logga in med det i datorn. Skulle det funka…?

Yes, det gick. Smidigt.