Revisionsrapport ”Grundläggande granskning”

(1)

Härnösands kommuns revisorer

Till För kännedom:

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium

2020-02-20

Revisionsrapport ”Grundläggande granskning”

KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en grundläggande granskning för att bedöma om nämnden har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.

Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 15 maj 2020. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda.

Svaret skickas till Lena Medin, KPMG (mailadress lena.medin@kpmg.se) för vidarebefordran till revisorerna.

För Härnösands kommuns revisorer

Sigge Tjärnlund Ingrid Flodin

Ordförande Vice ordförande

Bo-Anders Öberg 2:a vice ordförande

(2)

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Document classification: KPMG Confidential

Grundläggande granskning - kommunstyrelsen

Revisionsrapport Härnösands kommun

KPMG AB 2020-02-20 Antal sidor 8

(3)

1

Härnösands kommun

Grundläggande granskning av kommunstyrelsen 2020-02-20

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning 2

2 Inledning/bakgrund 3

2.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3

2.2 Revisionskriterier 3

2.3 Metod 3

3 Enkät – resultat 4

3.1 Utbildning 4

3.2 Målstyrning 5

3.3 Ekonomistyrning 6

3.4 Uppföljning av intern kontroll 7

4 Risker och utmaningar identifierade av styrelsen 8

(4)

2

1 Sammanfattning

Kommunallagen ger uttryck för att revisorerna årligen ska granska all verksamhet som bedrivs inom styrelsens verksamhetsområde.

Grundläggande granskning är den granskning som varje år genomförs avseende styrelse och nämnder. Den grundläggande granskningen är till sin karaktär en löpande insamling av fakta och iakttagelser. Granskningen ska ge underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i redovisnings- system och rutiner samt måluppfyllelse, för att kunna uttala sig i ansvarsfrågan.

Vår sammanfattande bedömning utifrån rapporten är att kommunstyrelsen samråd med nämnderna bör förstärka arbetet med internkontroll och säkerställer att den interna kontrollen omfattar de mest väsentliga risker och att dessa regelbundet följs upp.

Vi rekommenderar kommunstyrelsen:

att gå igenom resultatet av enkäten tillsammans med våra slutsatser, se avsnitt 3.

att se över styrning och uppföljning mot kommunfullmäktiges mål, se avsnitt 3.3 att förstärka arbetet med internkontroll, se avsnitt 3,4

(5)

3

2 Inledning/bakgrund

Kommunallagen ger uttryck för att revisorerna årligen ska granska all verksamhet som bedrivs inom styrelsens verksamhetsområde.

Grundläggande granskning är den granskning som varje år genomförs avseende styrelse och nämnder. Den grundläggande granskningen är till sin karaktär en löpande insamling av fakta och iakttagelser. Granskningen ska ge underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i redovisnings- system och rutiner samt måluppfyllelse, för att kunna uttala sig i ansvarsfrågan.

2.1 Syfte, revisionsfråga och avgränsning

Det övergripande syftet med den grundläggande granskningen är att bedöma om styrelse och nämnder har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.

I årets grundläggande granskning har ledamöterna, både ordinarie och ersättare, i styrelse och nämnder fått frågor skickat till sig via en webbenkät. Revisorerna har vid träff med presidiet för respektive styrelse och nämnd ställt kompletterande frågor samt samlat in underlag som styrker svaren i enkäten.

2.2 Revisionskriterier

Vi har bedömt om rutinerna uppfyller

—

Kommunallagen 6 kap § 6

—

Gällande lagar och rekommendationer

—

Tillämpbara interna regelverk och policys

2.3 Metod

Granskningen har genomförts genom:

—

Enkät till styrelsen

—

KPMG har tillsammans med revisionen har träffat presidiet

—

Dokumentstudier av underlag erhållits av styrelsen och inhämtas från hemsida, bl.a. protokoll, verksamhetsplan, delårsrapport, internkontrollplan.

Rapporten är faktakontrollerad av ordförande och kommundirektör.

(6)

4

3 Enkät – resultat

Enkäten har skickats till 30 ledamöter. 13 ordinarie ledamöter och åtta ersättare har svarat.

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att gå igenom resultatet av enkäten tillsammans med våra slutsatser.

3.1 Utbildning

De förtroendevalda inom kommunstyrelsen fick i samband med inledande

sammanträden under 2019 delta på en tvådagarskonferens. Konferensen byggde bl.a.

på övergripande information om specifika regelverk, delegation och uppsiktsplikt. De förtroendevalda fick även ta del av information om arbetsmiljöansvar, personalpolitik och kompetensförsörjning. Vidare lyftes även digitalisering och ekonomi.

Under konferensens andra dag fick de förtroendevalda lyssna på paneldiskussion samt ställa frågor innan konferensen övergick till ordinarie sammanträde.

Av de svarande anser 15 av 21 ledamöter att de tagit del av ändamålsenlig utbildning.

(7)

5

3.2 Målstyrning

1 Mål och måluppfyllelse Antal

Ja Nej Del- vis

Vet ej

1.1 Har nämnden/styrelsen fastställt mål som är tydligt

kopplade till KF:s mål?

14 1 5 1

1.2 Har nämnden/styrelsen formulerat målen så att de är mät- bara

14 1 4 2

1.3 Följer nämnden/styrelsen upp hur målen utvecklas under året?

¹

14 1 4 2

1.4 Har nämnden/styrelsen beslutat om åtgärder vid brister i måluppfyllelsen?

11 1 4 5

Kommunstyrelsen beslutade 2018-12-04 att anta verksamhetsplan för år 2019.

Verksamhetsplanen kom senare att revideras och i mars togs ett beslut om att anta en ny revideras verksamhetsplan²Till grund för revideringen ligger ett beslut av

kommunfullmäktige som innebar en minskad budget motsvarande 1,6 mnkr samt ett resultatöverskottkrav på 10 mnkr för kommunstyrelsens verksamheter.

Kommunstyrelsen har i sin verksamhetsplan för år 2019 redogjort för

kommunfullmäktiges övergripande mål för kommunen samt styrelsens resultatuppdrag med tillhörande styrtal. Utöver kommunfullmäktiges beslutade resultatuppdrag har styrelsen även utvecklat egna mål i syfte att föra organisationen närmare kommunens övergripande mål. Av verksamhetsplanen framgår även en kort beskrivning för hur kommunstyrelsen planerar att nå måluppfyllelse, det framgår däremot inte när målen ska följas upp.

Vid faktakontrollen hänvisar Kommunstyrelsen till Kommunfullmäktiges övergripande verksamhetsplan där det framgår att samtliga resultatuppdrag, förutom målet avseende andelen tillsvidareanställda kvinnor, ska följas upp en gång per år.

Vi har tagit del av måluppföljning per 2019-08-31 varav styrelsen följer upp två av åtta resultatuppdrag. Av dessa bedöms ett resultatuppdrag som uppfyllt per delår varav detta avser ett resultatöverskott i procent av skatter, statsbidrag och utjämning. Av utfallet framgår däremot att styrelsen bedömer att målet inte kommer uppnås per helår då det inte avsatts medel för kommunens samtliga pensionskostnader.

Vad gäller övriga verksamhetsmål framgår att dessa ska följas upp per helår.

Vid träff med kommunstyrelsens presidium framkom att ett arbete pågår med att utveckla aktiviteter för de mål som hittills inte varit möjliga att regelbundet följa upp.

Detta i syfte att samla in underlag och samtidigt ge en indikation kring måluppfyllelsen.

1 En ledamot har till fråga 1.3 svarat att vissa mål får styrelsen bara svar på en gång om året, t.ex. via KKiK.

2 2019-03-05 § 47

(8)

6

3.2.1 Bedömning

Vi ser positivt på att kommunstyrelsen utarbetat egna mål i syfte att föra organisationen närmare kommunens övergripande mål. Däremot anser vi att kommunstyrelsen

regelbundet bör följa upp samtliga indikatorer och måltal för att säkerställa att de övergripande målen nås. Detta för att vid avvikelser kunna fatta beslut om måluppfyllande åtgärder.

Vi rekommenderar därför att styrelsen ser över styrning och uppföljning mot kommunfullmäktiges mål.

3.3 Ekonomistyrning

2 Ekonomistyrning Antal

Ja Nej Del-

vis Vet ej

2.1 Har styrelsen/nämnden fastställt en budget i balans?

³

15 3 2 1 2.2 Följer nämnden upp ekonomin och upprättar prognoser

tillräckligt under året?

⁴

18 3

2.3 Fattas beslut om tillräckliga åtgärder för att uppnå budget?

13 1 7

2.4 Har nämnden/styrelsen redovisat en konsekvensanalys till KF i de fall budget inte anses stå i relation till uppdraget?

13 4 1 3

Kommunstyrelsen antog den 5 mars år 2019⁵ en reviderad budget på 148,9 mnkr. Till grund för revideringen ligger beslutet om ett resultatöverskott på 10 mnkr.

Styrelsen har följt upp ekonomin månadsvis.

Vi har tagit del av tertial 1 per 2019-04-30 och delårsrapport per 2019-08-31. Av tertialrapport 1 per sista april framgår ett positivt överskott på +18,4 mnkr vilket förklaras av högre intäkter och lägre kostnader än budgeterat.

Av delårsrapporten per sista augusti framkommer en positiv budgetavvikelse

motsvarande +18,1 mnkr och en prognos per 2019-12-31 på +14 mnkr. Överskottet förklaras bl.a. av interna och externa intäkter som har ökat mot budget, däribland en ökad försäljning till övriga nämnder från kostenheten och IT-avdelningen på 3,4 mnkr samt projekt som inneburit högre medfinansiering på 4,4 mnkr.

Enligt den ekonomiska månadsuppföljningen per sista november framgår ett positivt överskott motsvarande 17,8 mnkr.

3.3.1 Bedömning

Synpunkter på hur överskottskraven har hanterats har kommenterats i vår rapport avseende ekonomistyrning.

3 En ledamot har till fråga 2.1 svarat att budgeten inte motsvarar verksamhetens kostnadsläge.

4 En ledamot har till fråga 2.2 svarat att det skulle vara önskvärt med tätare uppföljningar.

5 2019-03-05 § 47

(9)

7

3.4 Uppföljning av intern kontroll

3 Intern kontroll Antal

Ja Nej Del- vis

Vet ej

3.1 Finns det en fastställd årlig plan för uppföljning av den

interna kontrollen?

16 3 2

3.2 Är nämnden/styrelsen delaktig i risk- och

konsekvensanalysen som ligger till grund för planen?

7 4 7 3

3.3 Rapporteras resultat från arbetet med intern kontroll till nämnden/styrelsen

17 3 1

3.4 Fattas beslut eller ges direktiv vid konstaterade avvikelser/brister

18 3

Styrelsen har upprättat en internkontrollplan för år 2019 som bygger på tre stycken processer. Vi har inte tagit del av någon risk- och väsentlighetsanalys till grund för internkontrollplanen däremot framgår det att kommunstyrelsen har bedrivit en rad arbeten som resulterat i viktiga insikter i olika processer som behöver kontrolleras och förbättras.

Vidare framgår det inte när eller hur dessa processer ska kontrolleras.

Vi har inte tagit del av någon uppföljning av intern kontroll.

Av kommunens reglemente avseende internkontroll framgår att kommunstyrelsen ansvarar för tillräcklig och tillfredställande internkontroll i den egna verksamheten, kommunen som helhet samt respektive nämnd. Vidare framgår även att den interna kontrollen är ett hjälpmedel att uppnå målen och att riskanalys är en viktig del för att hantera de risker som kan hindra kommunen att uppnå målen.

3.4.1 Bedömning

Vi kan konstatera att kommunstyrelsen samt flera av kommunens nämnder har en bristande följsamhet i kontrollerna och att det saknas tydlig koppling mellan

kontrollerna och verksamheternas processer.

Vi bedömer att kommunstyrelsen i samråd med nämnderna bör förstärka arbetet med den interna kontrollen och säkerställa att den interna kontrollen omfattar de mest väsentliga risker och att dessa regelbundet följs upp.

Vi anser att styrelsen är ytterst ansvarig för att den interna kontrollen blir effektiv.

Genom att identifiera kontroller som förhindrar att fel uppstår blir processen mer

effektiv och risken för fel mindre. Vi skulle även se att styrelsen följer upp intern kontroll löpande under året.

Vi bedömer även att styrelsen bör upprätta en risk- och väsentlighetsanalys för att identifiera och säkerställa att de mest kritiska områdena följs upp.

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att förstärka arbetet med internkontroll.

(10)

8

4 Risker och utmaningar identifierade av styrelsen

Kommunstyrelsen har identifierat det ekonomiska läget, kompetensförsörjning och hög arbetslöshet som risker. Vidare framgår även befolkningsminskning och ökade sjuktal som utmaningar.

Datum som ovan KPMG AB

Klara Engström Lena Medin

Kommunal revisor Certifierad kommunal revisor

Detta dokument har upprättats enbart för i dokumentet angiven uppdragsgivare och är baserat på det särskilda uppdrag som är avtalat mellan KPMG AB och uppdragsgivaren. KPMG AB tar inte ansvar för om andra än uppdragsgivaren använder dokumentet och informationen i dokumentet. Informationen i dokumentet kan bara garanteras vara aktuell vid tidpunkten för publicerandet av detta dokument. Huruvida detta dokument ska anses vara allmän handling hos mottagaren regleras i offentlighets- och sekretesslagen samt i tryckfrihetsförordningen.