Förfrågningsunderlag
Utvärdering för ESF projektet
KUL PÅ LIMHAMN
1. UPPHANDLINGSFORMALIA 1.1 Upphandlande myndighet
PÅ Limhamns Ekonomiska förening.
1.2 Upphandlingsform
Förenklad upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
1.3 Uppdragets omfattning och värde
Upphandling omfattar lärandeutvärdering av ESF‐ projektet KUL på Limhamn med start från juni 2012 till April 2014. Totalt för utvärderingsinsatsen finns 56 000 SEK avsatt. Vi kommer att i samråd med den som blir vår leverantör lägga upp en plan för hur vi på bästa sätt kan ta tillvara
utvärderarens kunskap och erfarenheter för att skapa ett kvalitativt stöd för projektets
genomförande och en lärande utvärdering som ger hållbara effekter i vår organisation och för i projektet deltagande aktörer. Det är ett önskemål att utvärderingen lägger en grund för ett utåtriktat arbete efter projekttiden för att sprida de erfarenheter som projektet erhåller.
1.4 Helt anbud
Anbud kan lämnas på hela uppdraget.
1.5 Planerat genomförande
Mobiliseringsfasen i projektet pågår mellan den 1 april 2012 och 1 juli 2012.
Projektet är planerat för genomförandefas mellan juli 2012 – april 2014 efter ett beslut om medel för genomförandefasen i juli 2012. Från 1 augusti 2012 beräknas projektets aktiviteter i
genomförandefasen att starta.
1.6 Avtalsperiod
Anbudsgivaren skall kunna teckna avtal för tiden 2012‐06‐10 ‐ ‐ 2014‐04‐01.
1.7 Reservation
Upphandlingen gäller endast om PÅ Limhamn får godkänt av ESF att fortsätta projektet i en
1.8 Anbudets innehåll och utformning
Det är av stor vikt att anbud uppfyller alla krav och innehåller samtliga begärda handlingar och redovisningar. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydligande av anbudet är mycket begränsade.
För att PÅ LIMHAMN skall ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det av yttersta vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter.
Anbudet skall lämnas skriftligen och vara författat på svenska.
Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare.
I anbudet redovisas svar enligt förfrågningsunderlaget och anbudet skall följa förfrågningsunderlagets disposition.
1.8.1 Till anbudet skall bifogas:
Kopia på F‐skattebevis eller registerutdrag från Skatteverket
Referensuppgifter till angivna referenter samt en beskrivning av minst ett referensuppdrag som inte är äldre än 3 år.
Uppgifter om anbudsgivaren
1.9 Anbudsinlämning
Anbud ska märkas med ”Anbud KUL PÅ LIMHAMN och insändas i ett (1) exemplar i förslutet kuvert samt en digital kopia via e‐post till info@polimhamn.se
KUL PÅ LIMHAMN Järnvägsgatan 23 C
216 14 LIMHAMN
1.10 Sista anbudsdag
Anbud ska vara PÅ LIMHAMN tillhanda senast den 5 juni 2012. För sent inkommit anbud kan ej antas.
1.11 Anbudsöppning
Anbuden kommer att öppnas 2012‐06‐07
1.12 Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara giltigt t o m 2012‐08‐31. Tilldelningsbeslutet kommer att meddelas digitalt.
Upphandlingen avslutas med att ett avtal skrivs mellan leverantör och PÅ LIMHAMN.
1.13 Avtal
PÅ LIMHAMN kommer att teckna avtal med en (1) vald leverantör för utvärdering av ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN.
2. Förutsättningar
Miljön runt Limhamn är ursprunglig, historisk, havsnära och personlig. Många småskaliga
verksamheter bidrar till ett dynamiskt näringsliv med marknadsnära erbjudanden. För att kunna ta tillvara styrkor och utveckla Limhamn konkret och långsiktigt krävs en gemensam plattform för kompetensutveckling som involverar verksamheter och individer på Limhamn
Projektet Kul på Limhamn drivs av PÅ Limhamn i samverkan med en styr och referensgrupp som representeras av och speglar det mångfacetterade närings, arbets‐ och kulturliv som finns på Limhamn.
Mer information om Europeiska Socialfonden finns att läsa på www.esf.se.
Mer information om KUL PÅ LIMHAMN finns att läsa på www.polimhamn.se
3. KRAV PÅ LEVERANTÖREN
3.1 Lagar, avtal och praxis
Leverantören skall följa gällande lagstiftning, författningar, avtal och regler som är tillämpliga för verksamheten. Leverantören skall ansvara för att åtgärder inte vidtas som kan antas medföra åsidosättande av lag, avtal eller vad som är allmän praxis inom branschen.
Enligt 10 kap. 1 §, lagen om offentlig upphandling (LOU), ska leverantör uteslutas om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar bland annat deltagande i kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott.
Det handlar också bestickning, bedrägeri och penningtvätt.
Upphandlande myndighet får, enligt 10 kap. 2 § LOU, utesluta leverantör om denne är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har ställt in sina
betalningar eller är underkastad näringsförbud. Anbudsgivare får ej heller vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande.
Anbudsgivare får ej vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Ej heller ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta. Anbudsgivare skall ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker.
3.2 Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Leverantören skall ha tillgång till egen dator och mobiltelefon.
3.3 Krav på kompetens
Anbudsgivaren skall
ha förståelse för och följa de direktiv för jämställdhetsintegration som gäller för ett ESF‐projekt.
ha förståelse för och följa de direktiv om tillgänglighetsanpassning som gäller för ett ESF‐projekt.
4. KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 Uppdragsbeskrivning
Projektet syftar till att skapa en positiv utveckling för individer och verksamheter som finns representerade på Limhamn och motverka att området ”konkurreras ut”. Den övergripande målbilden för Projekt Kul på Limhamn är att öka kompetensen och samverkan på Limhamn hos och mellan fastighetsägare, handel, ideella organisationer, fiskerinäringen, turismnäringen och övrigt näringsliv för att möta differentieringen som sker på den nya konsumentmarknaden.
Målet med projektet är att positionera Limhamn som en modern plats med starka efterfrågade värden och en ökad attraktionskraft. Projektet ska bidra till att vi på Limhamn bli bättre på att möta befintliga och nya konsumenter och på så sätt stärker vår konkurrenskraft.
De kriterier som projektet skall uppfylla enligt ansökan är livslångt lärande och strategisk påverkan.
Leverantörer inbjuds att leverera tjänster för utvärdering. Utvärderaren skall dokumentera projektets mobiliserings och genomförandefas samt studera projektets måluppfyllelse samt de kriterier som projektet skall uppfylla. Vidare skall utvärderingen möjliggöra ett lärande samt identifiera och förklara projektets framgångsfaktorer.
Utvärderingen skall möjliggöra en spridning av arbetssätt och metoder som utvecklats i projektet.
Detta sker i en nära dialog mellan utvärderaren och projektledningen. Det är lämpligt att utvärderaren delta i styrgruppsmöten i föredragande roll vid behov.
4.2 Metod och genomförande
Utvärderingen genomförs med ett kvalitativt förhållningssätt med fokus på lärande, detta för att kunna hitta och förklara det unika samt finna sambanden mellan måluppfyllelse och insats.
Utvärderaren arbetar med observationer och intervjuer i träffar som projektledning anordnar med deltagare och nyckelpersoner som ingår i projektet. Utvärderaren analyserar och sammanställer även annat material som uppkommer i projektet i form av enkätstudier och dokumentation.
Projektledaren utvärderar ingående kompetenshöjande insatser samt genomför en egenutvärdering efter varje utbildningstillfälle. Detta material finns tillgängligt för utvärderaren.
Delrapporter upprättas ca en gång per kvartal under hela projekttiden. Detta för att kunna anpassa projektinnehåll på ett bättre sätt för att möta målgruppens behov. Framtagen data kommer att lagras och analyseras samt jämföras med den projektplan/mobiliseringsrapport som ligger till grund för projektet.
Måluppfyllelse, samverkan och metod kommer att diskuteras löpande för att kunna utvärdera projektets möjliga påverkan på framgångsfaktorer. En kontinuerlig dialog mellan Utvärderaren och projektledning är avgörande för en framgångsrik utvärdering.
Exempel på frågeställningar som utvärderaren kan följa:
Har projektet skapat förutsättningar för ökad samverkan Har projektet bidragit till att öka förutsättningarna för deltagarna att möta marknadens/kundernas krav i större utsträckning än tidigare?
Har projektet skapat förutsättningar för en hållbar utveckling av det lokala och regionala näringslivet?
Har projektet skapat ökad förståelse för jämställdhet, mångfald och likabehandling?
Hur har målgruppen tagit del av kompetensutvecklingsprogrammet?
Har kompetensutvecklingsinsatserna bidragit till ökad kunskap för individ och organisation.
Har företagen ökat samverkan genom olika typer av nätverk?
Har projektet implementerat prioriterade områden för att stärka Limhamn på sikt och skapat förutsättningar för långsiktiga effekter (strategisk påverkan)?
Projektets målsättningar har formulerats i ansökan samt kommer att förtydligas i
projektplan/mobiliseringsrapport. Dessa målsättningar ska följas upp och diskuteras under respektive frågeställning för att möjliggöra ett lärande.
Utvärderingen skall genomföras utifrån projektets genomförandeplan, inklusive plan för jämställdhetsintegrering och tillgänglighet som tas fram i mobiliseringsfasen.
Anbudsgivaren skall beskriva förslag på upplägg av utvärderingsprocessen i anbudet.
4.3 Kompetens och erfarenhet
Utvärderingen skall ha en lärande ansats och vara ett stöd för projektledning, styrgrupp och projektägare, för att möjliggöra ett kvalitativt genomförande där förbättringar kan genomföras succesivt.
Utvärderingen skall vara ett komplement till projektets egna, internt organiserade uppföljningen. Ett nära samarbete krävs med projektledningen.
Anbudsgivaren bör ha kompetens inom följande områden:
Följeforskning och lärande utvärdering
Förmåga att kombinera närhet med kritisk distans för att både kunna stödja och ”störa” projekt
Anbudsgivare med följande kompetenser kommer att prioriteras:
Erfarenhet från arbete med lärandeutvärdering i samverkansprojekt.
Forskarkompetens
Erfarenhet av arbete med utvärdering inom Socialfonden
4.4 Referenser
Minst ett (1) för projektet relevanta uppdrag skall beskrivas och bifogas anbudet. Kontaktpersoner med kompletta kontaktuppgifter för detta uppdrag skall framgå.
4.5 Kvalitetssäkring och uppföljning
Uppdraget skall ske enligt ESF:s regler och krav. Avrapportering av arbetsläge och resultat skall ske regelbundet till ansvarig projektledare.
Fakturering och avrapportering av nedlagd tid skall ske enligt ESF:s regler och krav.
5. PRÖVNING OCH UTVÄRDERING
De krav som ställs i förfrågningsunderlag och avtalsmall är s.k. skallkrav, d v s de skall uppfyllas för att anbudet skall vara giltigt. Anbud som förutsätter avsteg från något eller några av de obligatoriska kraven kan komma att uteslutas.
Prövning av inkomna anbud kommer att ske i tre steg:
1. Kontroll av att anbudsgivaren uppfyller angivna krav på leverantören 2. Kontroll av att anbuden uppfyller angivna krav på leverantören.
3. Bland de anbud som därefter kvarstår kommer PÅ LIMHAMN att anta det anbud som är det ekonomiskt och leveransmässigt mest fördelaktiga enligt nedanstående utvärderingsmodell.
5.1 Utvärderingsmodell
Vi använder oss av en så kallad viktningsmatris i vår utvärdering. Totalt kan en anbudsgivare få maximalt 30 poäng och anbud med högst poäng vinner. Vid lika viktningspoäng kommer den anbudsgivare som haft högsta poäng avseende genomförande och kvalitet förordas. Om viktningspoängen fortfarande är lika vinner den anbudsgivare som nått högst poäng avseende kompetens.
Totalt per utvärderingsområde kan en anbudsgivare få maximalt 30 poäng. Given poäng multipliceras sedan med vikten för varje område t ex 0,25 för referenser.
5.1.1 Kompetens 50%
Kompetens kommer att utvärderas utifrån följande rubriker:
Leverantörens möjlighet att leverera tjänsterna Leverantörens kompetens
Tillgång till kompetens som krävs för uppdraget
Erfarenhet av/från utvärderingar av samverkans och utvecklingsprojekt i förhållande till projektets målgrupp.
Anbudsgivare kan erhålla maximalt 30 poäng. Erhållen poäng multipliceras med vikten 0,50.
5.1.2 Genomförande och kvalitet 40 %
Genomförande och kvalitet kommer att utvärderas utifrån följande rubriker:
Leverantörens metod och möjlighet att genomföra uppdraget med gott resultat och hög kvalitet Praktiskt upplägg och effektiva arbetsformer
Intervjumetod
Anbudsgivare kan erhålla maximalt 30 poäng. Erhållen poäng multipliceras med vikten 0,40.
5.1.3 Referenser 10 %
Referenser och eventuell egen erfarenhet kommer att bedömas utifrån följande frågor:
Genomförs insatser enligt planering?
Utförandets kvalitet?
Hålls tidplaner?
Hur fungerar kontakter med andra parter?
Genomförs avstämning och utvärdering av uppdraget?
6 KOMMERSIELLA VILLKOR 6.1 Pris
Anbudet anger ett fast pris för hela uppdraget om 56 000 SEK exklusive moms för hela uppdraget.
Uppdraget skall följa fastställd och av ESF godkända budget. Det går inte att flytta pengar mellan fastställda poster i annat fall än att ESF i förväg godkänner en sådan omfördelning. Detta skall också i förväg vara förankrat hos ansvarig projektledare.
Priset är angivet exklusive mervärdesskatt.
6.2 Fakturering
Fakturering för nedlagt arbeta skall ske månadsvis och skickas till av beställaren angiven adress.
Fakturor med ofullständiga uppgifter och/eller felaktig fakturaadress kommer att återsändas.
Förfallodag räknas från och med den dag fakturan återkommer i rättat skick.
6.3 Betalningsvillkor
30 dagar netto efter godkänt uppdrag och mottagen korrekt faktura. Expeditions‐ fakturerings‐ eller liknande avgifter tillkommer ej. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag.
6.4 Ägande och nyttjanderätt
Uppdragsgivaren erhåller ägande‐, nyttjande‐ och upphovsrätt till originalhandlingar samt utnyttjade datafiler.
6.5 Överlåtelse av avtal
Part får inte utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt avtal på annan.
6.6 Hävning
Skulle någon av parterna uppenbart brista i sina åtaganden i ett framtida avtal, upphör det att gälla dagen efter det att motparten översänt skriftlig uppsägning. Uppdragsgivaren har rätt att häva ett framtida avtal om uppdragstagaren, trots upprepade klagomål, ej rättar till orsaken till klagomålen.
3.7 Tvist
Tvist med anledning av avtalet löses i första hand genom förhandling mellan parterna. Om uppgörelsen inte kan träffas skall tvisten avgöras genom allmän domstol i Sverige.
