08.11. Bilaga 10 Verksamhetsberättelse 2018 Trafik- och fastighetsnämnden

Verksamhetsberättelse 2018

Trafik- och fastighetsnämnden

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Nämndens uppdrag ... 4

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomi ... 8

3.1 Sammanfattning ... 8

3.2 Driftredovisning Trafik- och fastighetsnämnden ... 8

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos ... 9

3.4 Kommentar till prognossäkerhet ... 9

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet ... 9

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 9

3.7 Uppföljning av årets förändringar ... 10

3.8 Investeringsredovisning ... 11

3.9 Återsökning av statsbidrag ... 12

4 Styrdokument ... 13

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 13

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 13

4.3 Näringslivsstrategi ... 13

4.4 Personalpolicy ... 14

5 Mål ... 15

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 15

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 16

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 17

6 Uppdrag ... 18

6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön- IT inom fastighetsområdet ... 19

7 Riskhantering - internkontroll ... 20

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF) ... 20

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura ... 20

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal ... 20

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt. ... 20

8 Kvalitet ... 21

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 22

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 22

9.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 22 9.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 22 9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 22

Bilagor

Bilaga 1: Bilaga - 2018 Uppföljning av privata utförare TFN Bilaga 2: Bilaga - verksamhet i extern regi

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för skötseln av kommunens gator, vägar och övriga allmänna platser. Nämnden svarar även för kommunens parkeringsövervakning och är tillika trafiknämnd. Nämnden förvaltar kommunens mark, inklusive naturreservat, och fastigheter samt svarar för skötsel och ny-, till- och ombyggnad av kommunens lokaler och anläggningar

inkluderande tecknande av hyresavtal. Nämnden ansvarar även för kommunens uppgifter enligt ordningslagen samt bevakar siktskymmande växtlighet som utgör trafikfara.

1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission

Professionalitet, öppenhet och ett trevligt bemötande ska vara bestående intryck av ett möte med oss på trafik- och fastighetskontoret. Trafik- och fastighetskontoret ska därmed också bidra till att det talas väl och uppskattande om Sollentuna kommun.

2 Året som gått

Viktiga händelser under året:

 Arbetet med driftoptimering i fastigheter har jämfört med 2017 resulterat i en minskad energiförbrukning med 15,7 %.

 En pedagogisk utbilning, Energiagenterna som på ett lekfullt sätt lär förskolebarn att hushålla med jordens resurser har genomförts på 20 kommunala förskolor. Initiativet till detta kom från fastighetsavdelningen och har genomförts i samverkan med Barn- och utbildningskontoret.

 Arbete med fokus på ökad prognossäkerhet för investeringsprojekt har genom månatliga avstämningsmöten pågått under hela året. Avstämningarna har börjat ge önskvärda resultat.

 Sollentuna kom på 3:e plats i Cykelfrämjandes kommunvelometer i kategorin mellanstora kommuner (50 000-100 000 invånare).

Under senvåren kom besked om att fissionen av Sollentunahem var klar. Ett arbete har

genomförts med allt som avser hyresadministration och övertagande av entreprenörsavtal samt alla övriga ekonomiska och praktiska frågor som ingår i en fastighetsförvaltning. Tät dialog har förts med Sollentunahem i övertagandet. Till detta har en upphandling av driftentreprenör genomförts för de nya fastigheterna med start 2019-04-01. Utöver övertagandet av nya fastigheter från Sollentunahem har även ett arbete pågått med överlämning av de fastigheter som Sollentuna kommun har sålt till privata fastighetsägare under 2018.

Arbete med brandskyddsdokumentation för fastigheter påbörjades 2017 och har fortsatt under 2018.

I samarbete med driftentreprenören Caverion har ett aktivt arbete med driftoptimering av kommunens fastigheter fortsatt bedrivas under året. Detta har lett till sänkt energiförbrukning jämfört med 2017 om 15,7 %.

Axplock av några större renoveringar som utförts under året:

 Renovering av fönster och stambyte har slutförts på Rudbecks gymnasium.

 Renovering av Sjörövaren – renovering ventilation och ombyggnad kök.

 Kärrdalsskolan – ytskiktsrenovering och fönsterbyte

 Rösjöskolan – fönsterbyte

 Sollentuna international school – fönsterbyte

 Futuraskolan Hertig Karl/Mikaelskolan/Brageskolan – fönsterbyte

 Rundbacka skolor – ombyggnad ventilation och belysning

 Rudbecks gymnasium – byte radiatorer

 Vaxmora förskola – ombyggnad ventilation

Under sommaren flyttade Töjnaskolans förskolebarn in i Bygatans förskola. Töjnaskolans elever flyttade in i paviljongerna i Fågelsångsparken. Eleverna som var evakuerade i paviljongerna på Häggviksskolan, flyttade in i nya Skälbyskolan. Gärdeskolans elever evakuerades till paviljonger på Häggvikskolan. Totalt flyttades 1300 barn och elever under sommaren.

Pågående byggprojekt under produktion 2018 har varit Ebbas förskola, Bygatans förskola, Skälbyskolan, Tegelhagens skola, Töjna skolan inklusive idrottshall, Gärdeskolan,

Ersättningsskola i Fågelsångsparken och Edsbergs idrottshall.

Ebbas förskola, Bygatans förskola, Skälbyskolan och Edsbergs idrottshall blev färdigställda under 2018.

Resurser har lagts ner under året på att genomföra nya upphandlingar vad avser dels drift- och barmarksskötsel för parkmark samt planteringsentreprenader och garantiskötsel. En ändring mot tidigare entreprenad för driftkontraktet är att kommunen nu är indelad i två områden, nord och syd, med två olika entreprenörer. Intentionen och målet med att dela upp kommunen är att

kunna skapa en högre standard i varje delområde. I samband med upphandlingen har arbete prioriterats gällande uppdatering av våra digitala kartunderlag.

Kommunens arbete med att stärka vinter- och julbelysningen har fortsatt under året och fyra nya platser har försetts med nya ljuspunkter.

Utbyte av döda träd i Silverdal har påbörjats under året och kommer fortsätta under 2019, totalt ersattes ca 25 st träd.

Sex lekplatser renoverades/byggdes om inom kommunen under 2018.

Under året har ett projekt genomförts med solcellsdrivna komprimerande papperskorgar på fem platser utmed Strandvägen och i Edsbergsparken. Projektet har fallit väl ut och en utökning på strategiska platser planeras under kommande år.

Naturvården har via LONA-projektet där vi får ekonomisk ersättning från Länsstyrelsen kunnat arbeta med att tillgänglighetsgöra entréområden i varje naturreservat. Grillplatser,

informationstavlor, utsiktplatser, bänkar och bord har tillgänglighetsanpassats. Totalt är cirka 70 av projektets 110 åtgärder färdiga och arbetet slutförs under 2019. I varje naturreservat har också ett tillgängligt dass byggts.

Skötselåtgärder i natur nära bostaden har också prioriterats. Bland annat pågår en genomgång av skötselbeskrivningar och skötselåtgärder för de cirka 40 skyltade fornlämningsområdena som ligger i de mer bebyggda delarna av kommunen. Skötselbeskrivningar och extra insatser i skötseln av strandnära naturområden har också genomförts under året.

De sju badplatserna som ligger på park- eller naturmark i kommunen har under 2018 fått en utökad skötsel under sommaren med städning och tillsyn alla dagar i veckan. Under den varma sommaren 2018 har de varit flitigt nyttjade och servicen har uppskattats av besökarna.

Under året har resurser lagts ned på revidering av kommunens parkeringsplan med intention att arbeta in en gemensam parkeringsnorm vid nybyggnation, parkeringszoner, uppdatera tidplan och åtgärdsförslag samt göra en mer lättförståelig plan. Den nya parkeringsplanen är planerad att lyftas till KS under första halvåret av 2019. En större omreglering infördes efter sommaren i Fågelsången genom en parkeringsförbudszon. Detta kan ses som en delåtgärd i verkställandet av parkeringszon D i Fågelsången. Syfte med omregleringen var att tydliggöra vilka gator som är lämpliga för parkering och vilka som inte är det för att säkerställa god framkomlighet och trafiksäkerhet. Detta mötte dock kritik och resulterade i en överklagan från de boende som senare slogs fast av Transportstyrelsen till förmån för de som överklagat. Kommunen fortsätter utredningen för hur reglering kan utföras kopplat till beslutet.

Fokus under året har varit arbete med cykel då kommunen fortsätter sin utbyggnad av gång och cykelvägar där fokus legat på att bygga vidare på det regionala cykelstråket genom kommunen.

Totalt har ca 3,5 km GC-väg byggts under året. Kommunens målmedvetna satsning på cykel fortsätter ge resultat, i Cykelfrämjandets kommunvelometern placerade sig Sollentuna på 3:e plats i kategorin mellanstora kommuner (50 000-100 000 invånare). I Cykelfrämjandets nya nationella granskning Cyklistvelometern placerades sig kommunen på 5:e plats av totalt 53 deltagande kommuner. Undersökningen syftar till att låta cyklister tycka till om hur cykelvänliga de upplever sin hemkommun.

Som ett led i arbetet med cykelplanen har projektet Cykling utan ålder genomfört tillsammans med Vård- och omsorgskontoret. Projektet möjliggör cykling för äldre personer via cyklar med två passagerarplatser som framförs av personal på respektive boende. Totalt har tolv

vårdboenden varit med i projektet. Projektet Vintercyklist har även det startats under året och kommer fortsätta in under 2019. Projektet är ett beteendeförändringsprojekt där totalt 60 kommuninvånare deltar. Utvärdering kommer att ske under 2019.

Projektet för säkra skolvägar och trygg i trafiken har löpt under året där medborgardialog och synpunktsinhämtning skett för förslag på åtgärder i områdena Helenelund och Viby, byggnation planeras under 2019. 2018 har varit ett uppsamlingsår där åtgärder genomförts i flertalet

kommundelar. Fokus har varit att se över åtgärder som inte tidigare blivit utförda eller där nya synpunkter inkommit gällande förbättringsförslag.

Upphandling av två bropaket med totalt tio broar för omisolering har genomfört under året.

Efter tilldelning överklagades upphandlingen och en rättsprocess har pågått under hela hösten.

Beslut från förvaltningsrätten meddelades i slutet av året där kommunen ombads göra om tilldelningsprocessen då tilldelad anbudsgivare ska uteslutas.

Under året har trygghetsarbetet fortlöpt med fokusområden på Tureberg och Edsberg vilket resulterat i en rad identifierade platser där belysningen föreslås stärkas eller helt bytas ut. Ett specifikt belysningsprogram för område Edsberg är framtaget i samråd med polisen och skolelever i området.

Trafik- och naturavdelningen beviljades internationaliseringsbidrag under året och sex medarbetare besökte Vancouver med fokus att studera och influeras av gång- och cykelplanering.

Gatudriften har aktivt arbetat med att hantera olika dagvattenproblem och hittat lösningar som främjar lokalt omhändertagande av dagvatten i gatumiljö.

I april 2018 fick kontoret uppdraget att hantera klotter och har under året arbetat fram en handlingsplan för det fortsatta arbetet under året 2019.

3 Ekonomi

3.1 Sammanfattning

Trafik och fastighetsnämndens totala budgetram för 2018 uppgår till 60,9 miljoner kronor vilket jämfört med årets resultat på 60,7 miljoner kronor inte visar på några större avvikelser inom ramen.

Positiva och negativa avvikelser inom verksamheternas utfall finns i form av ökade intäkter avseende gatukostnadsersättning, upplåtelsevagifter, parkeringsavgifter, lägre kapitalkostnader samt högre kostnader i form av parkeringsövervakning, fasta parkentreprenadkostnader, inhyrda lokaler och löpande underhåll av fastigheter samt minskade fastighetsintäkter, vilket gör att nettoeffekten är noll.

3.2 Driftredovisning Trafik- och fastighetsnämnden

Prognosrapport 2018 TFK

Utfall

2017

Utfall 2018

Budget 2018

Utfall i % av budget

Budget- avvikelse

Prognos nov TRAFIK- OCH

FASTIGHETSNÄMND

Intäkter -340 119 -343 916 -349 693 98 -5 777 -339 130

Kostnader 395 862 404 617 410 677 99 6 060 400 195

Netto (tkr) 55 742 60 701 60 984 100 283 60 984

PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 152 1 170 1 141 103 -29 1 141

Netto (tkr) 1 152 1 170 1 141 103 -29 1 141

Trafik- och fastighets stab

Intäkter -4 0 0 0 0 0

Kostnader 8 137 11 935 8 782 136 -3 153 12 627

Netto (tkr) 8 133 11 935 8 782 136 -3 153 12 627

Gata drift och myndighet

Intäkter -26 298 -27 137 -23 902 114 3 235 -25 602

Kostnader 96 768 92 162 96 136 96 3 974 93 525

Netto (tkr) 70 470 65 024 72 234 90 7 210 67 923

Park

Intäkter -1 286 -2 587 -2 350 110 237 -2 900

Kostnader 17 873 19 217 19 186 100 -31 18 497

Netto (tkr) 16 587 16 629 16 836 99 207 15 597

Trafik och

infrastrukturplanering

Intäkter -1 618 -971 -2 340 42 -1 369 -1 240

Kostnader 6 942 9 299 8 887 105 -412 7 269

Netto (tkr) 5 324 8 327 6 547 127 -1 780 6 029

Naturvård

Utfall 2017

Utfall 2018

Budget 2018

Utfall i % av budget

Budget- avvikelse

Prognos nov

Intäkter -1 079 -1 105 -550 201 555 -550

Kostnader 8 081 8 896 8 706 102 -190 8 706

Netto ( tkr) 7 001 7 791 8 156 96 365 8 156

Fastighet förvaltning

Intäkter -307 784 -309 967 -318 151 97 -8 184 -307 010

Kostnader 247 983 255 755 261 689 98 5 934 252 853

Netto ( tkr) -59 802 -54 212 -56 462 96 -2 250 -54 157

Fastighet projekt drift

Intäkter -1 437 -1 979 -2 400 82 -421 -1 828

Kostnader 8 161 5 981 6 151 97 169 5 578

Netto ( tkr) 6 725 4 002 3 751 107 -251 3 750

Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 152 34 0 0 -34 -81

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos

Utfallet per sista december följer prognosen som är lagd per sista november vilket är enligt budget.

3.4 Kommentar till prognossäkerhet

Skillnaden mellan prognosen i T2 samt utfallet 2018 är 0,2 miljoner kronor vilket ger prognosavvikelse om -0,5 %.

Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Prognossäkerhet (%) 9,4 % -5,4 % -0,5%

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet

Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Budgetföljsamhet (%) 2,7 % -0,1 % 0,5%

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå

Nämnden och trafik- och fastighetsstaben har en negativt avvikelse om 3,2 miljoner kronor vilket till större del kan kopplas till projektet förstudie och behovssanalys av Turebergshuset.

Gata, drift och myndighet består av två verksamheter som tillsammans visar en positiv avvikelse om 7,2 miljoner kronor. Ökade intäkter om 3,2 miljoner kronor avser högre

gatukostnadsersättning om 1,0 miljoner kronor samt ökade parkeringsintäkter om 2,2 miljoner vilket beror på ökat arbete med trygghet och säkerhet samt utökning av parkeringsytor under året. Lägre kostnader om 3,9 miljoner kronor avser till större del lägre personalkostnader om 0,8 miljoner kronor, lägre kapitalkostnader om 2,8 miljoner kronor, lägre underhållskostnader av grusvägar om 0,6 miljoner kronor, lägre kostnader avseende buller om 0,7 miljoner kronor, lägre vinterväghållningskostnader i Väsjöområdet om 0,4 miljoner kronor samt övriga lägre kostnader om 1,0 miljoner kronor så som underhåll av vegetation inom gatuområdet, skyltar och vandalisering. Verksamheten har även haft högre kostnader i form av parkeringsövervakning 0,8 miljoner kronor, avhysningar 0,2 miljoner kronor, lagning av beläggning 0,8 miljoner

kronor, lagning av trafiksignaler 0,4 miljoner kronor samt undehåll av gatubelysning 0,2 miljoner kronor.

Park visar en positiv avvikelse om 0,2 miljoner kronor. Intäktsavvikelsen avser högre intäkter avseende markupplåtelser om 0,8 miljoner kronor jämfört med budget samt lägre intäkter avseende rapporterad tid på projekt om 0,6 miljoner kronor jämfört med buget. Under verksamhetsåret har verksamheten haft både högre kostnader i form av kapitalkostnader 0,3 miljoner kronor, underhåll av parkmark 0,4 miljoner kronor, fasta entreprenad kostnader om 0,8 miljoner kronor samt övriga underhållskostnader om 0,4 miljoner kronor samt lägre kostnader i form av röjning av vegetation 0,8 miljoner kronor, underhåll av lekplatser 0,7 miljoner kronor, planteringar 0,6 miljoner kronor.

Trafik och infrastrukturplanering visar en negativ avvikelse om 1,8 miljoner kronor.

Intäktsavvikelsen om 1,4 miljoner kronor avser ej rapporterad tid på projekt jämfört med budget. Kostnadsavvikelsen avser högre kostnader avseende driftprojekt Trygg i trafiken om 0,1 miljoner kronor, högre system och licenskostnader om 0,6 miljoner kronor, driftprojekt

utveckling Silverdal om 0,3 miljoner kronor samt konsultköp, 0,2 miljoner kronor samt lägre kostnader avseende driftprojekt Gång och cykelvägar 0,3 miljoner kronor och Parkering 0,5 miljoner kronor.

Naturvård visar positiv avvikelse om 0,3 miljoner kronor. Intäktsavvikelsen om 0,5 miljoner kronor avser debiterad tid till andra verksamheter och projekt. Kostnadsavvikelsen om 0,2 miljoner kronor består av högre personalkostnader om 0,6 miljoner kronor, underhåll av

Järvafältet i samband med tillgänglighetsanpassningar av grillar, ramper och informationstavlor om 0,4 miljoner kronor samt lägre kostnader avseende underhåll av naturmark om 0,3 miljoner kronor, lägre kapitalkostnader om 0,4 miljoner kronor samt fornlämningar om 0,1 miljoner kronor.

Fastighetsförvaltning visar en negativt avvikelse om 2,2 miljoner kronor. Intäktsavvikelsen om 11 miljoner kronor avser uteblivna intäkter om 13 miljoner kronor kopplade till uppdraget försäljning av fastigheter, försenade projekt 1,5 miljoner kronor, högre intäkter om 3,5 miljoner kronor kopplade till SKAB samt högre intäkter om 2,7 miljoner kronor avseende

vindkraftsverket. Lägre nettokostnader om 6 miljoner kronor avser lägre kostnader avseende markunderhåll och entreprenad om 2,5 miljoner kronor, driftavtal 0,6 miljoner kronor,

myndighetsbesiktningar och åtgärder 0,6 miljoner kronor, mediakostnader 1,8 miljoner kronor, bevakning 1,0 miljoner kronor, kapitalkostnader 7,6 miljoner kronor, personalkostnader 1,9 miljoner kronor samt högre kostnader i form av inhyrda lokaler 1,0 miljoner kronor, löpande underhåll 0,8 miljoner kronor, försäkringsskador och service 0,6 miljoner kronor samt nedskrivningar Ebbas förskola 2,0 miljoner kronor och projektet Central evakuering Fågelsångsparken 5 miljoner kronor.

Fastighetsprojekt visar en negativ avvikelse om 0,4 miljoner kronor. Intäktsavvikelsen avser mindre rapporterad tid på projekt. Kostnadsavvikelsen avser lägre personalkostander om 0,2 miljoner kronor.

3.7 Uppföljning av årets förändringar

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Utfall Avvikelse Kommentar Ökad kapitalkostn. pga

införande av

komponentavskrivning

-4 000 -4 000 0

Ökad kapitalkostn.

komponent Gata/Park -1 000 -1 000 0

Införande komponent

Gata/Park 10 000 10 000 0 Investeringsbudget

Parker & Grönområden -1 500 -1 500 0

Byggprojektledare -1 200 -1 200 0

Trafikplanerare -700 -700 0

Driftkostn. övertagande

Väsjön/Explo. -500 -100 -400

Utfallet är lägre då planerat övertagande inte genomfördes i sin helhet under 2018.

Kapitalkostn.

Exploatering -2 400 -1 000 -1 400 Försenade projekt

Kapitalkostn. Infrastruktur -3 400 -1 400 -2 000 Försenade projekt

Kapitalkostn. Park -600 -600 0

3.8 Investeringsredovisning

Ny och om tillbyggnad Budget 2018 Utfall 2018 Avvikelse

Barn och

utbildningsnämnden 444 267,4 176,6

Kultut och fritidsnämnden 122 59,3 62,7

Vård och

omsorgsnämnden 20 0 20

Socialnämnden 15 0 15

Utbildningsnämnden 1 0 1

Totalt 602 326,7 275,3

Fastighetsägarinitierade Budget 2018 Utfall 2018 Avvikelse

Hyresgästanpassningar 10 23,2 -13,2

Miljömässigt byggande 20 14,3 5,7

Myndighetskrav 30 11,6 18,4

Reinvestering 80 78,7 1,3

Övrigt 6 0,4 5,6

Summa

fastighetsägarinitierade 146 128,2 17,8

Investeringar

gata/park/trafik Budget 2018 Utfall 2018 Avvikelse

Cykel och gångvägar 30 12,9 17,1

Övrigt gata och park 69 42,4 26,6

Totalt 99 55,3 43,7

Investeringsutgifterna är 336,8 miljoner kronor lägre jämfört med budget, varav 275,3 miljoner kronor avser projekt inom ny- och omtillbyggnad, 17,8 miljoner kronor avser

fastighetsägarinitierade projekt och 43,7 miljoner kronor avser projekt i gata/park/trafik.

Överskottet avseende ny- och ombyggnadsprojekt om 275,3 beror till större del på förseningar med anledningar av pågående utredningar, överklaganden och ej beslutade detaljplanärenden avseende Väsjö skolan med tillhörande idrottshall, Eriksbergs skolan, Sjösportcenter i Norrviken Töjnan skolan med tillhörande idrottshall samt Tennishall Edsbergssportfält. I budgetbeslutet ingår även projekt som ännu inte är påbörjade då beställningar från andra nämnder saknas och projekt som har flyttats till Sollentuna kommunfastigheter AB för genomförande.

Under året har tre stora projekt slutförts och slutredovisat. Central evakuering i

Fågelsångsparken, Textens förskola och Skälby skolan är därmed överlämnade för förvaltning och nyttjas av Barn och utbildningsnämnden.

Investeringsutgifter i fastighetsägarinitierade investeringar är lägre jämfört med budget med 17,8 miljoner kronor. Under året har flera investeringar i konstgräsplaner så som i Helenelund, Norrviken och Edsbergssportfällt genomförts enligt plan, radon och OVK åtgärder i bla.

Sollentunavallen, Skogsdungens förskola, Gillbostubbens förskola och Vaxmora förskola.

Verksamheten har även arbetat med reinvesteringar så som lekgård Kärrdal skolan, ombyggnation av undercentral i Simhallen, ombyggnation av kök på Sjörovarens förskola, ventilationsåtgärder på Runbacka, belysning i simhallen samt renovering av fönster och dörrar på Rotsunda skolan. Avvikelsen om 17,8 miljoner kronor avser planerade men uteblivna projekt som av olika anledningar så som försenade leveranser och ändrade förutsättningar inte kunde genomföras under året.

Investeringsutgifter i gata/park/trafik är lägre jämfört med budget med 43,7 miljoner kronor varav 12,9 miljoner kronor avser försenade projekt med anledning av försenad projektering så som Märsta stråket, cykelbana Vibyvägen och Sollentunavägen Norra. Resterande avvikelse om 26, 0 miljoner kronor avser överklagande av pågående broupphandling samt investeringar i projekt Säkra skolvägar och Trygg i trafiken som planeras utföras år 2019. 0,6 miljoner kronor avser renovering av lekplatser som förskjuts till nästa år. Under året har verksamheten renoverat 6 olika lekplatser på Slottsvägen, Kihlgrensvägen, Bagarbyparken, Flygplansparken, Ted Gärdestads plats och Oxelplan

Investeringar Årsbudget Utfall Avvikelse

847 000 510 200 336 800

3.9 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel helår 2018 Medel - utfall

Trafikverket 8,5 miljoner kronor 4,6 miljoner kronor

Medfinansering av investeringar inom gång- och cykelvägar samt trafiksäkerhetsåtgärder beviljas i december året innan. I samband med att investeringarna är genomförda redovisas projekten till Trafikverket i form av utgiftsredovisning och projektsammanställning. Med anledning av att alla projekt som medfinanseringen beviljades för så som Märstastråket inte slutfördes under året kommer bidraget inte betalas i år. Nämnden har säkerställt med Trafikverket att bidraget kommer att utbetalas under nästa år om genomförandet sker enligt nuvarande plan. Utbetalning av medfinansering avseende genomförda projekt kommer att ske i början av året 2019. Uppbokning av bidraget har skett i samband med den slutgiltiga

redovisningen till Trafikverket vilket sker i december.

4 Styrdokument

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Arbetet med trygghet är inkluderat i alla kontorets avdelningar och skett i det löpande arbetet så väl som i olika aktiviteter som sker under 2018. De löper enligt plan.

Aktiviteter som pågått inom organisationen under året som bidrar till att nå detta målet är:

 Trygg i trafiken

 Säkra skolvägar

 Trygghetshöjande belysning

 Beskärning av buskar

 Upprustning av lekplatser

 Framtagande av en driftplan för de regionala cykelstråken, en drift- och underhållsplan för cykelställ samt en drift- och underhållsplan för infartsparkeringar

 Invigning av Skälbyskolan och Bygatansförskola

 Framtagande av brandskyddsdokumentation

 Ta fram en gångplan, en handlingsplan för hinder på vägar och gång- och cykelbanor samt en plan för användandet av cykelpassager och överfarter längs cykelstråk

 Öka tillgängligheten till våra naturområden

 Trygghetsinventering utmed vägar och gång och cykelvägar för att ta fram ett långsiktigt åtgärdsprogram

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Trafik- och fastighetsnämnden håller cykelkurser för vuxna i samarbete med Cykelfrämjandet. En kurs är på sex tillfällen startades i maj och en till startades i slutet på augusti. I varje kurs deltar 20

kommuninvånare. Det finns ett stort intresse att delta i kursen då den snabbt blir fullbokad.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0 0 0

Kommentar Tertial 3 2018

Trafik- och fastighetskontoret utför till stor del sina uppgifter med hjälp av upphandlade tjänster, varför det fn finns små möjligheter att erbjuda praktikplatser för nyanlända.

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

För 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet inom ramen för strategin kommunens information gentemot företagen. Trafik- och fastighetsnämnden bidrar till denna strategi inom områden som t.ex.

trafikanordningsplaner, schakttillstånd och markupplåtelser. Jämförande mätvärden finns inom området markupplåtelser, där resultatet för årets mätning av nöjd kundindex för markupplåtelser är 82%.

Under hösten genomfördes en fortsättning på utbildningsinsatsen i service och bemötande i syfte att förbättra bemötandet av företagare och andra intressenter i Sollentuna.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

I juni genomförde förvaltningens ledningsgrupp en workshop där olika frågor i diskrimineringslagen kopplat till trafik- och fastighetskontoret verksamhet och anställda diskuterades och åtgärder kopplat till det identifierades.

I samband med nyrekryteringar har hänsyn tagits till Strategisk kompetensförsörjning och i möjligaste mån har den önskade profilen rekryterats.

Personalomsättningen har minskat något under perioden och kommer på helåret att minska ytterligare. Per sista augusti har förvaltningen 45 anställda. Mellan 2017-09-01 och 2018-08-31 har åtta nyrekryteringar genomförts och åtta anställda slutat på förvaltningen.

Sjukfrånvaron ligger fortsatt på en låg nivå.

En analys av medarbetarenkäten har genomförts, och arbete enligt handlingsplan pågår.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,01 % 2,42 % 1,3 % 3 %

Kommentar Tertial 3 2018

Utfallet ligger under kommunens riktvärde på 3% för sjukfrånvaron. Arbetsvillkoren bedöms överlag vara positiva och på kontoret deltar flera i hälsofrämjande aktiviteter.

Personalomsättning, extern (%) 28,6 % 25,6 % 6,7 % 16,5 % Kommentar Tertial 3 2018

Under 2018 har personalomsättningen varit lägre än tidigare, vilket är positivt.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 71,3 77,6 75

Kommentar Tertial 3 2018

Den senaste undersökningen genomfördes under hösten 2017. Resultatet var 77,6, vilket är en förbättring jämfört med 71,3 när den förra undersökningen enomfördes 2015. Svarsfrekvensen var 100% i undersökningen på hela förvaltningen senast den genomfördes.

Målet är att värdet ska vara minst 75 när undersökningen genomförs under 2019. För 2018 finns inget nytt resultat.

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

5.1.1 Skapa trygghet genom satsningar inom gatumiljö, skola/förskola samt park och natur

Målet för innevarande år har uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden är arbetet med trygghetssatsningar i fokus. Exempel på aktiviteter som pågår inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Trygg i trafiken

 Säkra skolvägar

 Trygghetshöjande belysning

 Beskärning av buskar

 Upprustning av lekplatser (skolor, förskolor och i parker)

 Framtagande av en driftplan för de regionala cykelstråken, en drift- och underhållsplan för cykelställ samt en drift- och underhållsplan för infartsparkeringar

 Invigning av Skälbyskolan och Bygatans förskola

 Evakuering av elever från Töjnaskolan till Fågelsångsparken och från Gärdesskolan till Häggviksskolans paviljonger

 Framtagande av brandskyddsdokumentation

 Ta fram en gångplan, en handlingsplan för hinder på vägar och gång- och cykelbanor samt en plan för användandet av cykelpassager och överfarter längs cykelstråk

 Öka tillgängligheten till våra naturområden

 Trygghetsinventering utmed vägar och gång och cykelvägar för att ta fram ett långsiktigt åtgärdsprogram

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Nöjd kund index 62,5 65 65

Kommentar

En indikator som samlar indikatorerna som finns på olika avdelningar på förvaltningen och omfattar:

 NKI fastighet inget utfall 2018, men utfall 2017 50

 NKI för markupplåtelser utfall 2018 82

 Nöjd medborarindex gator och vägar utfall 2018 64

 Nöjd medborgarindex gång- och cykelvägar utfall 2018 62

För att räkna fram den sammanvägda indikatorn tas genomsnittet på utfallet för de fyra ovanstående indexen. Resultatet blir 65 vilket är målvärdet för 2018.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

5.2.1 Arbeta för en klimatsmart kommun

Målet för innevarande uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden är arbetet för en

klimatsmart kommun prioriterat. Exempel på aktiviteter och resultat inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Åtgärder för driftoptimering ger önskade effekter. Siffror för klimatkorrigerad

energianvändning januari - december 2018 visar på 15,7 % lägre energianvändning i kommunens verksamhetsfastigheter jämfört med motsvarande period 2017.

 Ett samverkansprojekt internt kallat Energiagenterna har startats, där fastighetsavdelningen är initiativtagare efter ett konceptet från SISAB (Skolfastigheter i Stockholm AB). Det är ett samarbete mellan fastighetsavdelningen och barn-och utbildningskontoret. Syftet med projektet är att på ett lekfullt och pedagogiskt vis lära barn i förskoleålder att hushålla med jordens resurser.

 Införandet av komprimerande papperskorgar i parkerna har varit framgångsrikt (slutet system, inga djur och människor kommer åt soporna och minskad bilkörning då papperskorgarna larmar när de behöver tömmas).

 Arbetet med zonindelningen för parkering.

 Kravställning på godkänd maskinpark hos entreprenör vid upphandling.

 Utreda förslag på cykelbro över Häggviksleden.

 Ta fram en cykelkarta.

 Miljökrav i skötselupphandling och inkluderar en årlig miljörevision av entreprenörerna.

 Parkeringstal vid nybyggnation arbetas in i parkeringsplanen.

 I samtliga löpande nybyggnadsprojekt följs Miljöbyggnad Silver, vilket innebär att allt material kontrolleras i byggvarubedömningen för att säkerställa en giftfri inomhusmiljö.

 Arbete pågår med att ta fram en gemensam modell för LCA-kalkyl, Livscykelanalys som på ett relevant sätt kan användas i projekten.

 Ett omfattande arbete angående konstgräsplaner har genomförs och utgick ifrån en analys av miljökonsekvenser. En åtgärdslista som bla, säkerställer att spridningen av mikroplaster minskar har tagits fram. Arbetet har varit förvaltningsövergripande tillsammans med KFK och MBK.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Placering i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 7 13 12 10

Kommentar

Tolfte placeringen är en förbättring. Antalet kommuner som deltar i kommunvelometern ökar årligen vilket medför att konkurrensen blir större för att öka i placering. Kommunen arbetar löpande och systematiskt med aktiviteter för att främja för cyklister inom kommunen i olika avseenden och målet är att detta trots högre konkurrens ska bidra till en högre placering.

Kommunen kom på en hedrande tredjeplats bakom Karlstad och Luleå inom gruppen mellanstora kommuner.

Poängen i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 45 46,5 47 48

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Kommentar

Kommunen deltar för femte gången i Cykelfrämjandes årliga mätning kommunvelometern och resultatet ökar från 46,5 2017 till 47 2018, vilket är det bästa resultatet hittills. Maxpoänget är 60 i mätningen och Uppsala som blev utsedd till är årets bästa cykelkommun har 55 poäng.

Utfallet backar visserligen inom aktiviteter, men ökar samtidigt inom både information och

marknadsföring samt uppföljning och mätning. Utmaningen för kommunen är framförallt att fortsätta utvecklas och att jobba brett med cykelfrågor. Gör kommunen det kan vi närma oss både kommunerna inom gruppen mellanstora kommuner och toppkommunerna totalt i granskningen.

Sett till årets resultat är det framförallt inom aktiviteter som kommunen bedöms kunna stärka sitt resultat. Området aktiviteter mäter hur aktiv en kommun varit i sitt cykelarbete det senaste året och även om Sollentuna genomfört åtgärder som inte efterfrågas i granskningen är en ökad aktivitet, om så endast en uppdatering av cykelkartan eller en enklare nöjdhetsundersökning, ett tecken på att

kommunen jobbar för att hålla cykelfrågor aktuella. Utöver de aktiviteter som efterfrågas i granskningen har kommunen genomfört cykelutbildningar för vuxna samt åtgärder för att få fler barn att gå och cykla till skolan.

Något som saknas inom cykelpolitik för att Sollentuna ska få full poäng är cykelparkeringstal. Detta är ett sätt att påverka strukturer genom att behovet av cykelparkering vid om- och nybyggnationer blir en fråga som ständigt lyfts och aktualiseras.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation

5.3.1 Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv

Målet för innevarande år uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden ingår arbetet med detta som en del i det dagliga arbetet. Alla delar av nämndes verksamhetsområden kommer på ett eller annat sätt bli påverkade av den kommande omorganisationen. Målet är att fortsätta arbeta med våra interna rutiner för att i största möjliga mån kunna lyfta in fungerande processer i den nya

organisationen. Genomförandet av vissa aktiviteter får avvakta i väntan på att den nya organisation träder i kraft.

Exempel på aktiviteter och resultat inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Arbete mer planerat underhåll i fastighetssystemet, LEB Krom

 Vidareutveckla processer och rutinbeskrivningar

 Utveckling av systemet REQS,

 Arbete med aktiviteter som höjer NKI, nöjdkundindex för fastighet

 Samverka inom förvaltningen och med andra förvaltningar eller bolag i kommunen

 Utbildning i detaljplanearbete kopplat till byggprojekt

 Förvaltningsövergripande utveckling av målstyrningen i byggprojekt

 Översyn av återkopplingen som sker till kunder och intressenter

 Skapa en förvaltningsmodell för it-systemen som TFK har ett förvaltningsansvar för

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Nöjd medarbetarindex 71,3 77,6 75

Kommentar

Den senaste undersökningen genomfördes under hösten 2017. Resultatet var 77,6%, vilket är en förbättring jämfört med förra undersökningen. Svarsfrekvensen var 100% på hela förvaltningen.

Målet är att värdet ska vara minst 75 när undersökningen som genomförs 2019. För 2018 finns inget nytt resultat.

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Utvärdering av hyressystem för skolor och förskolor

Senast 2016-12 Följduppdrag inventering MEX

2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter.

I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t

Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan

finansieras, anläggas och förvaltas.

Ej angivet TFK har deltagit i arbetet med att utreda pendlarparkering i Häggvik där

Stadsbyggnadsavdelningen varit huvudansvariga. Projektet är beslutat att stoppas. Utredning av ny detaljplan är föreslagen.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med trafik- och fastighetskontoret lämna ett förslag till revidering av parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.

2018-09- 30

Förslag som kompletterande bestämmelser har redovisats och omarbetats,

inkorporeringen pågår. Det görs genom revidering av Parkeringsplanen som påbörjats i slutet av augusti.Målet är att reviderad parkeringsplan ska lyftas till KS under 2019.

From 2019 övergår uppdraget till natur- och tekniknämnden i samband med omorganisationen.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag att utreda de

ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018

2018-10- 01 (KS-

möte)

Rapporten med redovisningen av de ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom fastighetsområdet ingick i

tertialrapport 2. I och med det är uppdraget avslutat.

Uppdrag att redovisa hur klottersaneringsarbetet

organiserats och kvalitetssäkrats till kommunstyrelsen senast 1 oktober 2018

KS 2018- 10-01

Återrapporteringen av uppdraget till kommunstyrelsen har tagits upp som ett ärende på trafik- och fastighetsnämndens septembermöte torsdagen 2018-09-27 och även tagits upp i KS 2018-11-12. I och med det är uppdraget avslutat.

Uppdrag att ta fram förslag på

regler för uthyrning av

kommunägda enfamiljsbostäder och fritidshus

2019-02- 28

Översyn av fastigheter som ska ingå i uppdraget pågår. Mycket grov uppskattning av underhåll och investeringar framtagen.

Fortsatt arbete med regler för uthyrning tas fram under tertial 1, 2019.

From 2019 övergår uppdraget till kommunstyrelsen i samband med omorganisationen.

6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att utreda de ekonomiska

konsekvenserna av Grön-IT inom fastighetsområdet

7 Riskhantering - internkontroll

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)

Kontroller har påvisat att det finns ogiltiga lokala trafikföreskrifter.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera att endast lokala trafikföreskrifter förekommer.

Kommentar Tertial 3 2018

LTF-projektet har pågått under året och beräknas vara klart i början av januari 2019. Samtliga LTF är genomarbetade, justerade och publicerade. Det kvarstår vissa fysiska arbeten ute på gatan såsom ändring och komplettering av skyltar. Samtliga ändringar på samtliga gator kopplat till LTF-projektet beräknas vara slutfört kvartal 1 2019.

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura

Stickprover har påvisat att skriftliga beställning saknas till leverantörsfaktura

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till leverantörsfaktura.

Kommentar Tertial 3 2018

Genomförd stickprovskontroll visar inte på några avvikelser.

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

Stickprover har påvisat att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal Kommentar Tertial 3 2018

Inköp sker enligt gällande ramavtal.

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

Orsak

Att nämnden saknar löpande information om vad som löpande har beslutats kring investeringsprojekt.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera och säkerställa att nämnden får korrekt information Kommentar Tertial 3 2018

Granskningen av tjänstemannautlåtanden och underlag till beslut görs av berörda chefer, controller och nämndsekreteraren för att säkerställa kvalitén. Löpande under året kommer projektstatus och

projektinformation att ges till nämnden. Skriftliga projektrapporter som inkluderar ekonomi och projektstatus kommer att presenteras för nämnden vid tre tillfällen: T1, delårs och årsbokslut.

8 Kvalitet

I Medborgarundersökningen följs index för gång- och cykelvägar samt gator och vägar upp.

Indexet för gång- och cykelvägar ligger på 62 vilket är en minskning från 64 i förra

undersökningen. Indexet för gator och vägar är oförändrat 64 jämfört med undersökningen som genomfördes år 2016.

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras 9.2 Barnets bästa i främsta rummet

I projektet ”Säkra skolvägar” har trafik- och fastighetskontoret ett nära och långsiktigt samarbete med ett antal skolor för ändrade resvanor, och där man gemensamt förbättrar

trafikmiljön runt skolorna. Förutom anpassningar av de fysiska förutsättningarna ses samarbetet med skolan, föräldrarna och eleverna som viktigt för ett lyckat resultat.

Det långsiktiga projektet ”Trygg i trafiken” tar ett samlat grepp om bostadsområden för att förbättra trafikmiljön. Arbetet har fokus på gående och cyklister, och gynnar barn i mycket stor utsträckning. Områden runt skolor prioriteras och samordning sker med ”Säkra skolvägar”- arbetet. I genomförandet av cykelplanen och belysningsåtgärder prioriteras också områden runt skolor.

9.3 Barnets rätt till liv och utveckling

9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter