• No results found

KALLELSE Tekniska nämnden. Plats och tid: Stadshuset, Ängelholms kommun, Rum: Grå, , kl 17:00. Sekreterare

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "KALLELSE Tekniska nämnden. Plats och tid: Stadshuset, Ängelholms kommun, Rum: Grå, , kl 17:00. Sekreterare"

Copied!
101
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

KALLELSE 1 (2) 2013-02-21

Tekniska nämnden

Plats och tid: Stadshuset, Ängelholms kommun, Rum: Grå, 2013-02-21, kl 17:00

Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan

Christer Örning

Ordförande Nermina Sukurica

Sekreterare Förmöte: Alliansen kl 16:30 rum Grå

S-gruppen kl 16:00 rum Röd

Beslutsärenden

1 Val av justerare [Arne Jönsson (S), Mona Sturesson (M)]

2 Föredragningslistan

3 Ny delegationsordning för Tekniska nämnden,

reviderad 2013-02-13 2012/930

4 Representant i namnberedningen 2012/957 5 Kommunrevisionens granskning av tekniska

nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar

2012/956

6 Yttrande över medborgarförslag från Eva Thulin om undersökning av våra hamnar avseende gifter som påverkar vår hälsa, för yttrande

2013/57

7 Redovisning av svarstider fär Åsikten 2012-11-01 - 2012-

12-31 2012/991

8 Lägesrapport från Tekniska chefen Mikael Fritzon

(2)

KALLELSE 2 (2) 2013-02-21

Tekniska nämnden

9 Delegeringsärenden Informationsärenden

10 Ombudgetering av investeringsanslag till 2013 2012/151 11

12

Verksamhetsbeskrivning årsredovisning 2012 Tillståndsbedömning betongkonstruktioner Rönnebadet

2012/151

--- Meddelande:

Tillkommande ärenden och frågor behandlas fortsättningsvis under punkten ”Informationsärenden”

Ovanstående förutsätter att anmälan och frågor inkommit till Tekniska kontoret,

nermina.sukurica@engelholm.se eller brev till Ängelholms kommun, Tekniska kontoret, 262 80 Ängelholm senast tre arbetsdagar före nämndens möte.

(3)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

1 (2) Diarienummer

2013-02-13 2012/930

Tekniska kontoret

Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax E-post tk@engelholm.se

Internet www.engelholm.se

Mikael Fritzon 0431-870 00 info@engelholm.se

Tekniska nämnden

Ny delegationsordning för Tekniska nämnden, reviderad 2013-12-13

Ärendebeskrivning

Tekniska nämnden har en delegationsordning fastställd 2012-01-19 § 7

Regler för delegering av ärenden inom en nämnd finns i kommunallagen 6 kap 33-38§.

Delegation av beslutanderätt har två syften:

• att avlasta nämnderna från rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden.

• att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare.

Delegeringsbestämmelserna syftar på delegering av verklig beslutanderätt och måste skiljas från den beslutanderätt som varje arbetsfördelning mellan anställda medför.

Kännetecknande för verklig beslutanderätt är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Ett verkligt beslut kan överklagas och ska anmälas till nämnden.

Klassiskt exempel på rent verkställande åtgärder är:

• avgiftsdebitering enligt fastställd taxa

• tilldelning av plats enligt klar turordningsprincip

• beviljande av ledighet enligt lag

• avrop från ramavtal

• inköp av material för den löpande driften inom budget

(4)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

2 (2) Diarienummer

2013-02-13 2012/930

Tekniska kontoret

Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax E-post tk@engelholm.se

Internet www.engelholm.se

Beslutsunderlag

Ny delegationsordning för Tekniska nämnden reviderad den 13 februari 2013.

Tekniska kontorets tjänsteskrivelse den 13 februari 2013.

TNau beslut §10 den 4 februari 2013.

Tekniska kontorets delegationsordning den 19 januari 2012.

Utredning

I samband med den genomlysning som genomförts av Tekniska kontoret har det tydligt framgått vikten av att effektiva rutiner och arbetssätt upprätthålls samt att rollfördelningen mellan Nämndens ansvarsområden och förvaltningens är tydliga. Med anledning av detta har Kanslichef Lena Tebring granskat det gällande attestreglementet för Tekniska Nämnden.

Denna granskning har visat att nuvarande delegationsordning på en rad punkter avviker från den ansvarsfördelning som råder vid andra förvaltningar inom Ängelholms kommun. För att få en samstämmighet inom kommunen och underlätta det löpande arbetet har ett förslag till reviderad delegationsordning för Tekniska Nämnde föreslagits vilken biläggs denna handling.

Förslag till beslut

Tekniska kontoret föreslår Tekniska nämnden besluta

att anta den föreslagna reviderade delegationsordningen för Tekniska nämnden, daterad den 13 februari 2013

Mikael Fritzon

Teknisk chef

(5)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 1 (7)

REGLER FÖR DELEGERING INOM TEKNISKA

NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE INKLUDERANDE TRAFIKNÄMNDEN

Antagen av TN 2013-02-21, §2

INLEDNING

Regler för delegering av ärenden inom en nämnd finns i kommunallagen 6 kap 33-38§. Nedan redovisas översiktligt för reglerna. För det exakta innehållet hänvisas till lagtexten.

Delegationens syfte

Delegation av beslutanderätt har två syften:

 att avlasta nämnderna från rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden.

 att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare.

Delegationens innebörd

Delegaten träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden i samband med att beslutet anmäls. Det betyder även att delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut.

Vad som inte kan delegeras

I vissa fall är delegering förbjuden. Dessa redovisas i kommunallagen 6 kap 34§:

 Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet

 Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige

Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet har överklagats

 Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt

 Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden

 Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter (tex innehåller socialtjänstlagen delegerings-förbud i vissa fall)

Till vem kan delegering ske Delegering kan ske till:

 Utskott bestående av förtroendevalda

 En ledamot

 En ersättare

 En anställd hos kommunen

Observera att delegering av viss ärendegrupp inte kan ske till flera anställda eller till

blandad grupp med både anställda och förtroendevalda. Om en ärendegrupp är så stor

att man vill delegera till flera anställda får ärendegruppen delas. Detta kan t ex ske

genom indelning i distrikt, indelning efter sökandenas födelsedatum osv.

(6)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 2 (7)

Vid delegering till utskott bestående av två eller flera förtroendevalda måste regler om beslutförhet och omröstning finnas.

Delegation inom anslagna medel

Varje delegationsbeslut som får ekonomiska konsekvenser för kommunen måste stämmas av mot kommunens budget och rymmas inom denna.

Vidaredelegering

Om en nämnd delegerat beslutanderätt till sin förvaltningschef får nämnden också överlåta till förvaltningschefen att i sin tur delegera till annan anställd inom kommunen att besluta i stället. Sådana beslut skall anmälas till chefen. För att besvärstid ska börja löpa måste förvaltningschefen i sin tur anmäla beslutet till nämnden.

Ersättare för delegat

Beslut i ärenden som delegerats till tjänsteman inom tekniska nämndens förvaltning handläggs vid förhinder för denne i första hand av den som förordnats som

tjänstemannens ställföreträdare och i andra hand av närmast överordnad.

Dokumentation och anmälan

I princip bör samma formregler användas för registrering av delegationsbeslut som för beslut fattade av styrelse eller nämnd. Varje beslutshandling bör innehålla uppgift om:

 Ärendemening

 Beslutsinnehåll

 Vem som fattat beslutet

 När beslutet fattades

 Vem som delgivits beslutet

Beslut som har fattats med stöd av delegering skall anmälas till tekniska nämnden. Om inget annat särskilt beslutats så skall anmälan ske vid tekniska nämndens

nästkommande sammanträde. Angående anmälan av beslut fattade med stöd av vidaredelegering från förvaltningschef, se ovan.

Gräns mot ren verkställighet

Delegeringsbestämmelserna syftar på delegering av verklig beslutanderätt och måste skiljas från den beslutanderätt som varje arbetsfördelning mellan anställda medför.

Kännetecknande för verklig beslutanderätt är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Ett verkligt beslut kan överklagas och ska anmälas till nämnden.

Klassiskt exempel på rent verkställande åtgärder är:

 avgiftsdebitering enligt fastställd taxa

 tilldelning av plats enligt klar turordningsprincip

 beviljande av ledighet enligt lag

 avrop från ramavtal

 inköp av material för den löpande driften inom budget

(7)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 3 (7)

Överklagande av beslut

Delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Inom svensk förvaltningsrätt förekommer två huvudtyper av överklagande, nämligen

förvaltningsbesvär och laglighetsprövning. Vid förvaltningsbesvär prövar

besvärsmyndigheten både beslutets laglighet och lämplighet och om överklagandet bifalls så kan besvärsmyndigheten inte bara upphäva beslutet utan också ändra dess innehåll eller ersätta det med ett nytt beslut. Vid kommunalbesvär sker endast en laglighetsprövning. Om överklagandet bifalls så kan besvärsmyndigheten upphäva det överklagade beslutet, men inte ersätta det med ett nytt beslut.

Vid förvaltningsbesvär varierar besvärsinstanserna efter vilket lagstiftningsområde det gäller. Vid laglighetsprövning är förvaltningsrätten den första besvärsinstansen.

Hur man överklagar

Om beslutet går en sökande emot och kan överklagas, skall sökanden underrättas om hur beslutet kan överklagas. Underrättelsen skall alltid ske skriftligt, om sökanden begär det.

./.

(8)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 4 (7)

Ekonomiärenden

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras

Anmälan

1.

Utseende av beslutsattestanter Förvaltningschef x

2.

Avskrivning av fordran Ekonomichefen

(på förslag från Förvaltningschef)

x

3.

Omdisponering driftbudget Förvaltningschef

x

4.

Omdisponering investeringsbudget

- Inom samma verksam- hetsgren (3 pos.)

- Till annan verksamhetsgren

Förvaltningschef Arbetsutskott

x

5.

Beslut om skadeståndsanspråk

- Upp tom tre basbelopp - Över tre basbelopp

Förvaltningschef

Arbetsutskott x x

6.

Inom ramen för KFs beslut tillämpa taxor och dess förordningar samt tillhörande allmänna bestämmelser

Förvaltningschef x x

Inköps- och Upphandlingsärenden

(Inköps- och Upphandlingspolicy för Ängelholms kommun skall följas)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

7.

Beslut om upphandling inom drift-budgeten

- inom ramen för den löpande verksamheten och upp till 40 prisbasbelopp

- inom ramen för den löpande verksamheten och över- stigande 40 prisbasbelopp - Brådskande ärenden

Förvaltningschef

Arbetsutskott

Ordförande

x

x

x

x

x

8.

Beslut om upphandling inom investeringsbudget

- Upphandling av inom investeringsbudgeten anvisade anslag upp till 40 prisbasbelopp

- Upphandling av inom investeringsbudgeten

anvisade anslag överstigande 40 prisbasbelopp

- Tecknande av förvaltnings- övergripande avtal (ramavtal)

Förvaltningschef

Arbetsutskott

Inköpschef

x

x

x

x

x

Försäljningsärenden

(Riktlinjer vid försäljning av inventarier ska följas)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

(9)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 5 (7)

9.

Försäljning av varor och tjänster,

med undantag av anläggningstillgångar Förvaltningschef x x (inte löpande avtal)

(10)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 6 (7)

Administrationsärenden

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

10.

Beslut att avslå att få ta del av allmän

handling Förvaltningschef x

11.

Delegation av arbetsmiljöansvar Förvaltningschef x x

12.

Pröva enligt Förvaltningslagen om överklagande kommit in i rätt tid

Förvaltningschef

13.

Yttrande till myndighet som är så brådskande att nämndens avgörande icke kan avvaktas

Arbetsutskott x

14.

Utfärda fullmakt Ordförande x

Trafikärenden (Trafiknämnd)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

15.

Lokala trafikföreskrifter enligt trafik-

förordningen - TF Förvaltningschef x x

16.

Dispens till transport gällande bred, lång eller tung last samt för upp- ställning av fordon enligt vägtrafik- kungörelsen - VTK

Förvaltningschef x

17.

Lämna yttrande, dock inte av principiell art till myndigheter och andra intressenter avseende frågor som rör trafikföring

Förvaltningschef x

18.

Parkerings övervakning samt de beslut som behövs, såsom förordnande och instruktion m m för övervakningens utförande

Förvaltningschef x

19.

Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Förvaltningschef x

20.

Överklagande av beslut om avslag för

parkeringstillstånd för rörelsehindrade Förvaltningschef x

21.

Flyttning av fordon Förvaltningschef x

22.

Kollektivtrafik frågor

- Drift

Förvaltningschef x x

Väg- och parkärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

23.

Bidrag till samfälligheter

i enlighet med av fullmäktige fastställda regler

- Extra bidrag

Förvaltningschef

Arbetsutskott

x

x

x

Vatten- och avloppsärenden

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

24.

Fördelning av engångsavgifter på årliga inbetalningar under högst 10 år

(anslutningsavgifter för vatten och avlopp)

Förvaltningschef x

Hyresärenden

(11)

ÄNGELHOLMS KOMMUN

Tekniska kontoret

2012-10- Sid 7 (7)

Exklusive verksamhetslokaler som överlåtits eller överlämnats till AB Ängelholmslokaler

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

25.

Ingå och säga upp hyreskontrakt för hyrestid

upp t o m tre år. Förvaltningschef x

Övrigt

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras

Anmälan

26.

Godkänna leveransavtal med abonnenter Förvaltningschef x

27.

Tillstånd och rapportering

gällande miljöbalken Förvaltningschef x

28. - Yttranden i detaljplane- ärenden normalfall utan principiell betydelse

- Yttrande i detaljplaneärenden av principiell betydelse och allmänintresse (samråds- skedet)

- Brådskande fall

Förvaltningschef

Arbetsutskott

Ordförande

x

x

x

29.

Upplåtelse av allmän plats enligt

ordningslagen Förvaltningschef x

30.

Yttrande som bedöms vara av principiell vikt

Arbetsutskott x

(12)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2013-02-04 Tekniska nämndens arbetsutskott

Just. sign. Utdragsbestyrkande

TNAU §10 Dnr 2012/930

Ny delegationsordning för Tekniska nämnden

Ärendebeskrivning

Tekniska nämnden har en delegationsordning fastställd 2012-01-19 § 7

Regler för delegering av ärenden inom en nämnd finns i kommunallagen 6 kap 33-38§.

Delegation av beslutanderätt har två syften:

 att avlasta nämnderna från rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden.

 att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare.

Delegeringsbestämmelserna syftar på delegering av verklig beslutanderätt och måste skiljas från den beslutanderätt som varje arbetsfördelning mellan anställda medför.

Kännetecknande för verklig beslutanderätt är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Ett verkligt beslut kan överklagas och ska anmälas till nämnden.

Klassiskt exempel på rent verkställande åtgärder är:

 avgiftsdebitering enligt fastställd taxa

 tilldelning av plats enligt klar turordningsprincip

 beviljande av ledighet enligt lag

 avrop från ramavtal

 inköp av material för den löpande driften inom budget

Beslutsunderlag

Beslut Tekniska nämndens arbetsutskott 2013-01-07 §5 Delegationsordning för Tekniska nämnden den 19 jan 2012

Ny delegationsordning för Tekniska nämnden reviderad den 24 januari 2013

Tekniska kontorets tjänsteskrivelse den 25 januari 2013

(13)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2013-02-04 Tekniska nämndens arbetsutskott

Just. sign. Utdragsbestyrkande

Yrkanden

Arne Jönsson (S) och Bertil Påhlsson (M) yrkar att följande punkter skall revideras/tas bort:

- Punkt 7: Ta bort punkt a - delegat nämnden - Punkt 16: Ta bort

- Punkt 23: Ta bort rubriken - Övrigt

Tekniska nämndens arbetsutskott beslutar

Tekniska nämndens arbetsutskott föreslår Tekniska nämnden besluta

att anta den föreslagna reviderade delegationsordningen för Tekniska Nämnden daterad den 24 januari 2013 med ovan nämnda förändringar.

_____

Beslutet expedieras till:

Tekniska kontoret

(14)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 1 (7)

REGLER FÖR DELEGERING INOM TEKNISKA NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE

TN 2012-01-19, § 7

INLEDNING

Regler för delegering av ärenden inom en nämnd finns i kommunallagen 6 kap 33-38§. Nedan redovisas översiktligt för reglerna. För det exakta innehållet hänvisas till lagtexten.

Delegationens syfte

Delegation av beslutanderätt har två syften:

 att avlasta nämnderna från rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden.

 att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare.

Delegationens innebörd

Delegaten träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden i samband med att beslutet anmäls. Det betyder även att delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut.

Vad som inte kan delegeras

I vissa fall är delegering förbjuden. Dessa redovisas i kommunallagen 6 kap 34§:

 Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet

 Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige

Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet har överklagats

 Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt

 Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden

 Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter (tex innehåller socialtjänstlagen

delegerings-förbud i vissa fall)

(15)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 2 (7)

Till vem kan delegering ske Delegering kan ske till:

 Utskott bestående av förtroendevalda

 En ledamot

 En ersättare

 En anställd hos kommunen

Observera att delegering av viss ärendegrupp inte kan ske till flera anställda eller till blandad grupp med både anställda och förtroendevalda. Om en ärendegrupp är så stor att man vill delegera till flera anställda får ärendegruppen delas. Detta kan t ex ske genom indelning i distrikt, indelning efter sökandenas födelsedatum osv.

Vid delegering till utskott bestående av två eller flera förtroendevalda måste regler om beslutförhet och omröstning finnas.

Delegation inom anslagna medel

Varje delegationsbeslut som får ekonomiska konsekvenser för kommunen måste stämmas av mot kommunens budget och rymmas inom denna.

Vidaredelegering

Om en nämnd delegerat beslutanderätt till sin förvaltningschef får nämnden också överlåta till förvaltningschefen att i sin tur delegera till annan anställd inom kommunen att besluta i stället. Sådana beslut skall anmälas till chefen. För att besvärstid ska börja löpa måste förvaltningschefen i sin tur anmäla beslutet till nämnden.

Ersättare för delegat

Beslut i ärenden som delegerats till tjänsteman inom tekniska nämndens förvaltning handläggs vid förhinder för denne i första hand av den som förordnats som

tjänstemannens ställföreträdare och i andra hand av närmast överordnad.

Dokumentation och anmälan

I princip bör samma formregler användas för registrering av delegationsbeslut som för beslut fattade av styrelse eller nämnd. Varje beslutshandling bör innehålla uppgift om:

 Ärendemening

 Beslutsinnehåll

 Vem som fattat beslutet

 När beslutet fattades

 Vem som delgivits beslutet

Beslut som har fattats med stöd av delegering skall anmälas till tekniska nämnden. Om inget annat särskilt beslutats så skall anmälan ske vid tekniska nämndens

nästkommande sammanträde. Angående anmälan av beslut fattade med stöd av

vidaredelegering från förvaltningschef, se ovan.

(16)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 3 (7)

Gräns mot ren verkställighet

Delegeringsbestämmelserna syftar på delegering av verklig beslutanderätt och måste skiljas från den beslutanderätt som varje arbetsfördelning mellan anställda medför.

Kännetecknande för verklig beslutanderätt är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Ett verkligt beslut kan överklagas och ska anmälas till nämnden.

Klassiskt exempel på rent verkställande åtgärder är:

 avgiftsdebitering enligt fastställd taxa

 tilldelning av plats enligt klar turordningsprincip

 beviljande av ledighet enligt lag

 avrop från ramavtal

 inköp av material för den löpande driften inom budget Överklagande av beslut

Delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Inom svensk förvaltningsrätt förekommer två huvudtyper av överklagande, nämligen

förvaltningsbesvär och laglighetsprövning. Vid förvaltningsbesvär prövar

besvärsmyndigheten både beslutets laglighet och lämplighet och om överklagandet bifalles så kan besvärsmyndigheten inte bara upphäva beslutet utan också ändra dess innehåll eller ersätta det med ett nytt beslut. Vid kommunalbesvär sker endast en laglighetsprövning. Om överklagandet bifalles så kan besvärsmyndigheten upphäva det överklagade beslutet, men inte ersätta det med ett nytt beslut.

Vid förvaltningsbesvär varierar besvärsinstanserna efter vilket lagstiftningsområde det gäller. Vid laglighetsprövning är förvaltningsrätten den första besvärsinstansen.

Hur man överklagar

Om beslutet går en sökande emot och kan överklagas, skall sökanden underrättas om

hur beslutet kan överklagas. Underrättelsen skall alltid ske skriftligt, om sökanden begär

det.

(17)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 4 (7)

Ekonomiärenden

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras

Anmälan

1.

Utseende av beslutsattestanter Arbetsutskott x

2.

Avskrivning av fordran Ekonomichefen

(på förslag från Förvaltnings- chef)

x

3.

Omdisponering driftbudget

- inom samma

verksamhetsgren (3 pos.)

Arbetsutskott

Förvaltningschef x

4.

Omdisponering investeringsbudget

- Inom samma

verksamhetsgren (3 pos.)

Arbetsutskott Förvaltningschef

x

5.

Beslut om skadeståndsanspråk

- ett basbelopp - tre basbelopp

Förvaltningschef Arbetsutskott

x x

6.

Inom ramen för KF´s beslut tillämpa taxor och dess förordningar samt tillhörande allmänna bestämmelser

Förvaltningschef x x

Upphandlingsärende

(Upphandlingsreglemente för Ängelholms kommun skall följas)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras

Anmälan

7.

Upphandling av inom driftbudgeten

anvisade anslag Arbetsutskott x

8.

Upphandling av inom investerings-

budgeten anvisade anslag Arbetsutskott x

9.

Avrop från ramavtal inom anvisade anslag Förvaltningschef x x

Försäljningsärende

(Policy för Ängelholms kommun ska följas)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

10.

Försäljning av varor och tjänster, med undantag av anläggningstillgångar

Förvaltningschef x x (inte

löpande avtal)

(18)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 5 (7)

Personalärende

(Personalreglemente för Ängelholms kommun skall följas)

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

11.

Personalärenden

- Anställnings ärende

(ej förvaltningschef, kommunstyrelsen)

Förvaltningschef

Arbetsutskott x

x

12.

Ärenden som avser samverkansavtal, arbetsmiljö, jämställdhet och liknande styrsystem

Förvaltningschef x

Administrationsärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

13.

Beslut om handlings utlämnande, vägran att lämna ut handling och att lämna ut handling med förbehåll

Förvaltningschef

14.

Delegation av ansvar, befogenheter och beslut

Förvaltningschef x x

15.

Avvisning av för sent inkomna över-

klagande enligt Förvaltningslagen Förvaltningschef

16.

Beslut i ärende som är så brådskande

att nämndens avgörande icke kan avvaktas Arbetsutskott x

17.

På nämndens vägnar lämna uppgifter om tekniska nämndens verksamheter till myndigheter och intressenter

Förvaltningschef

18.

Utfärda fullmakt Ordförande x

(19)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 6 (7)

Trafikärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

19.

Lokala trafikföreskrifter enligt trafik-

förordningen - TF Förvaltningschef x x

20.

Dispens från lokal trafikföreskrift Förvaltningschef x x

21.

Dispens till transport gällande bred, lång eller tung last samt för upp- ställning av fordon enligt vägtrafik- kungörelsen - VTK

Förvaltnings-

chefen x

22.

Lämna yttrande, dock inte av principiell art till myndigheter och andra intressenter avseende frågor som rör trafikföring

Förvaltnings

chef x

23.

Parkerings övervakning samt de beslut som behövs, såsom förordnande och instruktion m m för övervakningens utförande

Förvaltningschef x

24.

Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Förvaltningschef x

25.

Överklagande av beslut om avslag för

parkeringstillstånd för rörelsehindrade Förvaltningschef x

26.

Flyttning av fordon Förvaltningschef x

27.

Kollektivtrafik frågor

- Drift - Övrigt

Förvaltningschef Arbetsutskottet

x x

Väg- och parkärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras

Anmälan

28.

Bidrag till samfälligheter

i enlighet med av fullmäktige fastställda regler

- Extra bidrag

Förvaltningschef

arbetsutskott

x

x

x

Vatten- och avloppsärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

29.

Fördelning av engångsavgifter på årliga

inbetalningar under högst 10 år Förvaltningschef x

(20)

ÄNGELHOLMS KOMMUN KFS 203B

Tekniska kontoret

2012-01-19 Sid 7 (7)

Hyresärende

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

30.

Ingå löpandekontrakt <1 år Förvaltningschef x

31.

Uppsägning långtidskontrakt Förvaltningschef x

32.

Uppsägning löpandekontrakt Förvaltningschef x

Övrigt

Punkt Ärende Delegat Får vidare-

delegeras Anmälan

33.

Godkänna leveransavtal med abonnenter Förvaltningschef

34.

Tillstånd och rapportering

gällande miljöbalken Förvaltningschef x

35.

Yttranden i detaljplaneärenden Arbetsutskott x x

36.

Upplåtelse av allmän plats enligt ordningslagen

Förvaltningschef x

37.

Yttrande som bedöms vara av principiell

vikt Arbetsutskott x

38.

Uppvaktningar inom eget ansvarsområde Ordförande Förvaltningschef Avdelningschef

(21)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

1 (1) Diarienummer

2013-02-11 2012/957

Tekniska kontoret

Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax E-post tk@engelholm.se

Internet www.engelholm.se

Thomas Bauer 0431-870 00 info@engelholm.se

Tekniska nämnden

Representant i namnberedningen

Ärendebeskrivning

Tekniska kontorets representant i namnberedningen är för närvarande Cecilia Ståhl, karttekniker - TK Kart- och mät avdelning. Cecilia Ståhl skall gå i pension 2013-03-31 och därmed föreslår Tekniska kontoret att Helena Persson, projektledare - TK Projekt, utses som dennes efterträdare.

Helena Persson efterträder Cecilia Ståhl from 2013-04-01 och uppdraget gäller tillsvidare.

Beslutsunderlag

TN beslut 2012-12-13 §110

Tekniska kontorets tjänsteskrivelse den 11 februari 2013.

Förslag till beslut

Tekniska kontoret föreslår Tekniska nämnden besluta

att utse Helena Persson, projektledare - TK Projekt, som Tekniska kontorets representant i namnberedningen.

Mikael Fritzon Thomas Bauer

Teknisk chef TK Kart- och mät chef

(22)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2012-12-13 Tekniska nämnden

Just. sign. Utdragsbestyrkande

TN §110 Dnr 2012/957

Representant i namnberedningen

Ärendebeskrivning

Cecilia Ståhl är idag Tekniska kontorets representant i namnberedningen (som lyder under byggnadsnämnden). Cecilia Ståhl går i pension i mars 2013 men önskar vara kvar som Tekniska kontorets representant. Enligt kommunjuristen Lena Tebring finns det inte några juridiska hinder. Stadsarkitekten samt Byggnadsnämndens ordförande anser att Cecilia Ståhl även fortsättningsvis kan vara Tekniska kontorets representant.

Tekniska kontoret föreslår att Cecilia Ståhl förlänger sitt deltagande som representant t.o.m.

mars 2015 och därefter 1 år i taget om uppsägning från någondera part inte sker. Både Tekniska kontoret och Cecilia Ståhl kan säga upp delegationen med 3 månaders varsel.

Någon ersättning utöver reseersättning utgår ej.

Beslutsunderlag

Tekniska kontorets tjänsteskrivelse den 28 november 2012 Yrkande

Arne Jönsson (S) yrkar en återremittering till Tekniska kontoret för ett nytt förslag på

representant i namnberedningen. Bertil Påhlsson (M), Carl-Einarsson (KD), Christer Hansson (S) biträder Arne Jönssons (S) yrkande.

Propositionsordning

Ordföranden ställer proposition på Arne Jönssons (S) m fl yrkande och finner att Tekniska nämnden antar detta.

Tekniska nämnden beslutar

att återremittera ärendet till Tekniska kontoret för ett nytt förslag på representant i namnberedningen

_____

Beslutet expedieras till:

Tekniska kontoret

(23)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

1 (2) Diarienummer

2013-02-11 2012/956

Tekniska kontoret

Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax E-post tk@engelholm.se

Internet www.engelholm.se

Annika Enberg 0431-870 00 info@engelholm.se

Tekniska nämnden

Yttrande från tekniska kontoret på revisorernas granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar

Ärendebeskrivning

Revisionen har 2009 genomfört granskning av fem upphandlingar som tekniska nämnden har genomfört. Granskningen visade att ingen av upphandlingarna var fullt ut ändamålsenligt genomförda utifrån lagstiftning och kommunens upphandlingspolicy. Det visade sig också att tekniska nämnden brustit i efterlevnad av sina egna regler kring delegation. Mot bakgrund av kritiken vid granskaningen 2009 vill kommunrevisionen följa upp om förbättringar har skett vad gäller tekniska nämndens upphandlingsverksamhet och har gjort en ny granskning i november 2012 men revisionsfrågan ”Är tekniska nämndens och barn- och

utbildningsnämndens upphandlingar ändamålsenligt genomförda med beaktande av LOU och kommunens upphandlingspolicy?”.

Beslutsunderlag

Revisionsrapport ”Granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar”, november 2012.

Tekniska kontorets tjänsteskrivelse den 11 februari 2013.

Utredning

Vid granskningen i november 2012 begränsades granskningen inom tekniska nämnden till att avse upphandling av grus- och stenmaterial samt transport av materialet, Centrumprojektet etapp 2 och Markanläggning i Munka Ljungby.

Revisionen bedömer vid genomgång av granskningens samtliga kontrollmoment att upphandlingarna är ändamålsenligt genomförda med beaktande av LOU och kommunens inköps- och upphandlingspolicy. Revisionen har dock noterat att i upphandlingen av

Markanläggning i Munka Ljungby saknas det tydliga anvisningar i förfrågningsunderlaget för

hur utvärdering kommer att göras och att tidsramen var alltför snäva i upphandlingen av

Centrumprojektet etapp 2.

(24)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

2 (2) Diarienummer

2013-02-11 2012/956

Tekniska kontoret

Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax E-post tk@engelholm.se

Internet www.engelholm.se

Tekniska kontoret arbetar kontinuerligt med att förbättra processen kring upphandlingar.

Förvaltningen har en ny organisation sedan 1 augusti och inom den administrativa avdelningen har en person utsetts som ska ha det förvaltningsövergripande ansvaret för upphandlingar. I ansvaret ligger bland annat att vara övriga inom förvaltningen behjälpliga vid upphandlingar, att vara förvaltningens representant i upphandlingsgruppen och tidsmässigt planera

kommande upphandlingar.

Förvaltningen håller också på med att processkartlägga upphandlingsprocessen för att säkerställa att den är tydlig för alla inblandade och att alla inom förvaltningen gör på samma sätt. Tekniska kontorets upphandlingar skall numera göras i kommunens upphandlingssystem Kommers och anbud ska begäras in i elektronisk form för att underlätta hantering och anbudsöppning.

Tekniska nämnden kommer att behandla ett förslag om att förändra reglerna för delegation.

Beslutar nämnden enligt förslaget innebär det att fler ärende, främst när det gäller upphandling, kan fattas av förvaltningschefen på delegation och på så sätt kan upphandlingsprocessen förenklas.

Förslag till beslut

Tekniska kontoret föreslår Tekniska nämnden besluta att godkänna yttandet från tekniska kontoret,

att överlämna förvaltningens yttrande till kommunstyrelsen som tekniska nämndens yttrande, samt

att överlämna yttrandet till kommunrevisionen för kännedom.

Mikael Fritzon Annika Enberg

Teknisk chef Ekonom

(25)
(26)

Revisionsrapport

Granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens

upphandlingar

Ängelholms kommun

Alf Wahlgren,

certifierad

kommunal revisor November 2012

(27)

Granskning upphandlingsverksamhet

1

Innehållsförteckning

1 Inledning 2

1.1 Bakgrund och revisionskriterier 2

1.2 Avgränsning och revisionsmetod 3

2 Lag och policy – upphandling 3

2.1 Lagen om offentlig upphandling, LOU 3

2.2 Kommunens inköps- och upphandlingspolicy 5

3 Granskningsresultat 6

3.1 Tekniska nämnden 6

3.1.1 Centrumprojektet etapp 2 6

3.1.2 Bedömning 7

3.1.3 Grus- och stenmaterial samt transport av material 7

3.1.4 Bedömning 8

3.1.5 Markanläggning i Munka Ljungby 9

3.1.6 Bedömning 10

3.2 Barn- och utbildningsnämnden 10

3.2.1 Upphandling av ”En dator per elev i Ängelholm” 10

3.2.2 Bedömning 12

3.3 Undervisningsmaterial Ängelholms Hår-akademi 12

3.3.1 Hårakademins inköp av undervisningsmaterial 2007-2011 14

3.3.2 Bedömning 14

3.4 Undervisningsmaterial Friskvårdspro-grammet 15

3.4.1 Bedömning 15

3.5 Undervisningsmaterial Bygg- och anläggningsprogrammet 16

3.5.1 Bedömning 17

4 Sammanfattande bedömningar 18

(28)

Granskning upphandlingsverksamhet

2

1 Inledning

1.1 Bakgrund och revisionskriterier

Under 2009 genomförde kommunrevisionen en granskning av fem upphandlingar som tekniska nämnden gjort. Granskningen visade bland annat att ingen av upphandlingarna var fullt ut ändamålsenligt genomförda utifrån lagstiftning och kommunens upphandlingspolicy

Ej heller bedömdes upphandlingarna vara ändamålsenligt genomförda utifrån tekniska nämnden regler för delegation då granskningen visade att tekniska nämnden brustit i efterlevnaden av sina egna regler.

Granskningen visade också att det rådde oklarhet kring vem som är behörig avtalstecknare på tekniska kontoret.

Mot bakgrund av den kritik som framkom i granskningen vill kommunrevisionen följa upp om förbättringar har skett vad gäller tekniska nämndens

upphandlingsverksamhet.

Kommunrevisionen vill även inkludera barn- och utbildningsnämnden i denna granskning med hänvisning till väsentlighet- och risk.

Revisionsfråga

 Är tekniska nämndens och barn- och utbildningsnämndens upphandlingar ändamålsenligt genomförda med beaktande av LOU och kommunens upphandlingspolicy?

Kontrollmål

Upphandlingen granskas utifrån följande moment som normalt ingår i upphandlingsprocessen:

 Inköpsbeslut

 Förfrågningsunderlag

 Upphandlingsform

 Avtalsform

 Anbudsöppning/protokoll

 Anbudsutvärdering

 Tilldelningsbeslut

 Avtalstecknande

(29)

Granskning upphandlingsverksamhet

3 1.2

Avgränsning och revisionsmetod

Insamling och genomläsning av upphandlingsunderlag och upphandlingspolicy.

Granskningen kompletteras genom intervju med ansvariga för upphandlingarna.

Granskningen av upphandlingar inom tekniska nämnden avgränsas till att avse upphandling av grus- och stenmaterial samt transport av materialet,

Centrumprojektet etapp 2 och Markanläggning i Munka Ljungby.

Inom barn- och utbildningsnämnden avgränsas granskningen till att avse upphandling av elevdatorer och upphandling av undervisningsmaterial på frisörutbildningen, byggprogrammet samt friskvårdslinjen.

Intervjuer har genomförts med en lärare på respektive granskad utbildningslinje.

Rapporten har varit föremål för sakgranskning.

2 Lag och policy – upphandling

2.1 Lagen om offentlig upphandling, LOU

Ängelholms kommun omfattas av regelverket för offentlig upphandling. Regelverket är förfaranderegler vid upphandlande myndigheters anskaffning av varor, tjänster eller entreprenader.

LOU har sedan den 1 januari 2008 ersatts av två lagar: lag (2007:1091) om offentlig upphandling (klassiska lagen) för upphandling av varor, tjänster/entreprenader och lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. (försörjningslagen) för upphandling inom försörjningssektorerna.

Enligt övergångsbestämmelserna skall reglerna tillämpas på upphandlingar som har påbörjats efter upphandlingslagarnas ikraftträdande. Reglerna har sålunda ingen retroaktiv verkan.

Reglerna bygger i huvudsak på de obligatoriska delarna i upphandlingsdirektiven samt reglerna om ramavtal inom den klassiska sektorn. Reglerna innehåller förhöjda tröskelvärden.

De nya tröskelvärdena har fastställts i kommissionens förordning (EU) nr 1215/2011 och gäller i två år 1.1.2012- 31.12.2013.

Byggentreprenader 5 000 000 euro

Varor och tjänster (försörjningssektorn1) 400 000 euro Varor och tjänster (kommuner, landsting) 200 000 euro

Vid upphandling över tröskelvärdena finns följande upphandlingsformer:

1 Avser upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).

(30)

Granskning upphandlingsverksamhet

4 Öppet förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud

Selektivt förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta får lämna anbud.

Förhandlat förfarande, varmed avses ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.

Under tröskelvärdena förekommer tre former av upphandling, förenklat förfarande (förenklad upphandling), urvalsupphandling och direktupphandling.

Med förenklat förfarandet avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande

myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Det innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och skriftligt

förfrågningsunderlag.

Med urvalsupphandling avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Även urvalsupphandling innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och förfrågningsunderlag.

Med direktupphandling avses ett förfarande utan krav på anbud.

Direktupphandling får endast användas om kontraktets värde uppgår till högst 15 procent av tröskelvärdet eller om det finns synnerliga skäl, såsom brådska som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att vid behov fastställa riktlinjer för användningen av direktupphandling.

Den största materiella skillnaden i den nya lagstiftningen i förhållande till tidigare är införandet av tydliga regler för upphandling och avrop av ramavtal. Med

ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. De nya reglerna gäller inte retroaktivt, d v s påverkar inte sedan tidigare ingångna ramavtal eller avrop på dessa. De nya

reglerna skall således tillämpas på ramavtalsupphandlingar och avrop på desamma som påbörjats efter de nya reglernas ikraftträdande.

Vid upphandling av ramavtal kan den upphandlande myndigheten välja mellan tre alternativa metoder:

1. Att teckna ramavtal med samtliga fastställda avtalsvillkor med en leverantör.

Vid avrop skall avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas. Avsteg från ramavtalets avtalsvillkor får således inte ske.

(31)

Granskning upphandlingsverksamhet

5 2. Om ett ramavtal ingås med flera leverantörer ska dessa, om kontraktets

värde överstiger tröskelvärdena, vara minst tre, under förutsättning att det finns minst tre leverantörer som uppfyller kraven. För upphandlingar under tröskelvärdena och för B-tjänster 2finns inget krav på minst tre antagna leverantörer. Avrop skall ske från ramavtalsleverantörerna enligt i

ramavtalet fastställd rangordning, från i första hand den leverantör som har lämnats det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i

ramavtalet. Det står således inte den upphandlande myndigheten att vid avrop fritt välja någon av ramavtalsleverantörerna, utan avrop skall ske enligt den i ramavtalet angivna rangordningen. Vid avrop skall

avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas och någon förnyad inbjudan att lämna anbud skall inte göras.

3. Att vid upphandling över tröskelvärdet teckna ramavtal, där inte samtliga avtalsvillkor är fastställda, med minst tre leverantörer. Avrop skall ske genom att ramavtalsleverantörerna inbjuds att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts för detta i ramavtalet, s.k. förnyad konkurrensutsättning.

Valet av metod skall framgå av förfrågningsunderlaget och tillämpas under såväl upphandlingens genomförande som under den efterföljande avtalsperioden. Det är sålunda inte tillåtet att vid avrop tillämpa annat förfarande än vad som följer av den metod som valdes då ramavtalsupphandlingen påbörjades.

För upphandlingar som påbörjats efter den 15 juli 2010 gäller nya regler i upphandlingslagstiftningen: Lag om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. De nya reglerna avser bland annat införandet av en så kallad avtalsspärr, införande av upphandlingsskadeavgift, fasta beloppsgränser för direktupphandling samt möjlighet att ogiltigförklara ingångna avtal.

2.2 Kommunens inköps- och upphandlingspolicy

Den 11 februari 2011 fastställde kommunfullmäktige kommunens inköps- och upphandlingspolicy3. Lagen om offentlig upphandling och policyn ska ligga till grund för Ängelholms kommuns inköp och upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader samt för leasing, hyra och hyrköp förutom lokalförhyrning.

Kommunens samtliga nämnder och styrelse omfattas av policyn.

I policyns avsnitt om ansvarfördelning framgår det att kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning av upphandlingspolicyn. Kommunstyrelsen har delegerat det operativa ansvaret för upphandlingsverksamheten till centrala

upphandlingsenheten på ekonomi- och personalenheten. För närvarande utgörs upphandlingsenheten av 1,0 inköpschef samt 2,0 upphandlare/jurist.

2 Tjänster delas in i A- och B-tjänster. Anledningen till uppdelningen av tjänsterna är att A-tjänsterna anses vara mer lämpade för internationell konkurrens. B-tjänster avser t.ex. juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdtjänster.

3Efter granskningens genomförande har kommunfullmäktige den 22 oktober beslutat anta en revidering av policyn. Revideringen avser bland annat förtydligande av roller och ansvar.

(32)

Granskning upphandlingsverksamhet

6 Upphandlingsenhetens roll är bland annat att vara kommunens allmänna

expertfunktion på upphandling och samordna och genomföra

förvaltningsgemensamma varu- och tjänsteupphandlingar. Enheten ska också informera och erbjuda utbildning till ansvariga inom förvaltningarna, fungera som konsult till förvaltningar och bistå de kommunala bolagen med hjälp vid behov.

Utöver det ska upphandlingsenheten leda kommunens upphandlingsgrupp.

Upphandlingar som inte täcks av förvaltningsövergripande avtal ansvarar varje nämnd/styrelse och förvaltningschef för. Ansvaret följer verksamhetsansvaret enligt respektive nämnds delegationsordning. Direktupphandlingar enligt kommunens delegation handläggs av respektive förvaltning.

Av policyn framgår att direktupphandling används när det samlade behovet i kommunen av inköp av en viss vara eller tjänst understiger 15 % av gällande tröskelvärde för varor och tjänster i LOU (cirka 284 631 kr) respektive LUF (cirka 569 262 kr).

Kommunens upphandlingsgrupp består av representanter från alla förvaltningarna och det är respektive förvaltningschefen som utser representant. I policyn anges att upphandlingsgruppen bland annat ska verka som ett samordnande organ för kommunens förvaltningar och bolag och vid behov initiera nya avtal/ramavtal på varor och tjänster. Vidare ska gruppen bevaka att kommunens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och kommunens upphandlingspolicy.

Kommunövergripande upphandlingar fördelas efter samråd mellan upphandlingsenheten och upphandlingsgruppen.

3 Granskningsresultat

3.1 Tekniska nämnden 3.1.1 Centrumprojektet etapp 2

I februari 2012 beslutade kommunstyrelsen att ge Centrumgruppen i uppdrag att projektera och genomföra etapp 2 under åren 2012 – 2013.

Etapp 2 skulle omfatta Storgatan mellan Stortorget och Stadsparken och den 24 maj beslutade tekniska nämnden att tekniska nämndens ordförande bemyndigas att signera tilldelningsbeslut för entreprenaden samt att teckna avtal med vald entreprenör.

Upphandlingen avsåg ombyggnad av befintliga gator och förändrad möblering av gatorna i centrala Ängelholm samt om- och nybyggnad av va-ledningar. I

upphandlingen tillämpades förenklat förfarande d v s upphandling under tröskelvärdet.

Anbudsprövning skulle ske i fyra steg:

(33)

Granskning upphandlingsverksamhet

7 A. Prövning av att anbudsgivare uppfyller formella leverantörskrav.

B. Prövning av att anbudsgivare uppfyller ekonomiska kvalificeringskrav.

C. Prövning av att anbudsgivare uppfyller kraven för teknisk förmåga.

D. Utvärdering av kvarvarande anbud.

Anbudsgivarna måste uppfylla kraven i steg A-C för att gå vidare till utvärdering.

I förfrågningsunderlaget anges att det anbud som kommer att antas är det som har lägst anbudssumma.

Enligt det upprättade öppningsprotokollet förelåg det anbud från tre anbudsgivare vid anbudstidens utgång. De inkomna anbuden var från Mesta Sverige AB,

Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB samt NCC Construction Sverige AB.

Av den genomförda anbudsprövningen framgår det att en anbudsgivare inte uppfyllde samtliga krav och därför inte gick vidare till utvärdering. Lägst

anbudssumma (12 950 000 kr) hade anbudet från Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB som också tilldelades entreprenaden. Det andra utvärderade anbudet var på 15 846 000 kr.

3.1.2 Bedömning

Vi noterar att tiden från beslut om upphandling till beslut om tilldelning har varit relativt kort och med tanke på upphandlingens storlek och alla de moment som normalt ingår i en upphandling så anser vi att tekniska nämndens tidsram för den genomförda upphandlingen har varit väl snäv.

I övrigt bedömer vi, utifrån genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål, att entreprenadupphandlingen av Centrumprojektet etapp 2 har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och

upphandlingspolicy.

3.1.3 Grus- och stenmaterial samt transport av material

Den 17 februari 2011 beslutade tekniska nämnden att ge tekniska kontoret i uppdrag att genomföra en upphandling av ramavtal avseende grus- och

stenmaterial. Vidare beslutades att bemyndiga tekniska nämndens ordförande att efter samråd med 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande besluta om antagande av leverantör.

Av förfrågningsunderlaget framgår det att upphandlingen avsåg ett ramavtal omfattande leverans av sten- och grusmaterial till olika områden inom Ängelholms kommun samt avhämtat material av kommunens egna/inhyrda lastbilar. Lastning skulle ingå i priset.

Ramavtalet gällde två år med möjlighet till förlängning med maximalt 1+1 år och skulle omfatta minst tre leverantörer om så många leverantörer uppfyllde kraven.

(34)

Granskning upphandlingsverksamhet

8 Fördelningen mellan leverantörerna skulle utgå från att den leverantör som lämnat bästa anbudet tillfrågas först därefter tillfrågas näst bästa leverantör o s v.

Enligt förfrågningsunderlaget skulle upphandlingen genomföras som en öppen upphandling och inga förhandlingar skulle medges.

Anbudsprövning skulle ske i tre steg: kvalificering av anbudsgivare, kvalificering av anbud samt anbudsutvärdering. Bara de anbud som klarade steg 1 och 2 skulle gå vidare till utvärdering.

I utvärderingsfasen (steg 3) skulle prövas vilket anbud som på ettårsbasis hade det kostnadsmässigt lägsta anbudet. Hur beräkning av lägsta anbudssumma skulle gå till framgår av förfrågningsunderlaget.

Vid anbudstidens utgång hade anbud från tre leverantörer inkommit; Skanska Asfalt & Betong, Johansson Grus & Mark Entreprenad AB och Swerock AB. Vid anbudsprövningen befanns anbuden ej uppfylla samtliga krav. Det föranledde gatuchefen att besluta om att övergå till ett förhandlat förfarande.

I ett brev med rubriken: Beslut att övergå till förhandlat förfarande vad gäller upphandling av grus- och stenmaterial samt transport av materialet skriver

gatuchefen: ”Vid utvärdering har alla anbudsgivare befunnits uppfylla kraven på leverantör. Dock har alla anbud uppvisat brister i kravuppfyllelse i övrigt.

Ängelholms kommun, Tekniska kontoret, har därför beslutat att i enlighet med LOU 4:5 p 1 övergå till ett förhandlat förfarande.

Detta innebär att samtliga anbudsgivare ges möjlighet att inkomma med kompletterande anbudsuppgifter i syfte att säkerställa att den upphandlande myndighetens krav kan tillgodoses.

Var och en kommer att tillställas ett skriftligt förhandlingsunderlag där man ombeds att rätta sitt anbud så att det uppfyller kraven.”

Samtliga anbudsgivare erhöll ett brev där det framgår att prisbilagan ej varit komplett ifylld och därför uppmanades att fylla i samtliga efterfrågade â-priser i en bifogad prisbilaga.

Vid den andra anbudsutvärderingen konstaterades att alla leverantörer nu

uppfyllde samtliga krav och att anbudet från Johansson grus skulle rankas som 1:a, Skanska som 2.a och Swerock som 3:a.

Den 25 augusti 2011 beslutade tekniska nämndens ordförande att anta anbudsgivare nr 1,2 och 3 enligt utvärderingsprotokoll och tilldelningsbeslut.

3.1.4 Bedömning

Ramavtalsupphandlingen av grus etc. genomfördes ursprungligen som en öppen upphandling eller genom öppet förfarande. Det innebär ett förfarande där

upphandlingen annonseras och att alla leverantörer får lämna anbud. Då samtliga anbud var ofullständiga kunde tekniska kontoret valt att förkasta samtliga anbud

(35)

Granskning upphandlingsverksamhet

9 och gjort om hela upphandlingen. I stället valde de på inrådan av

upphandlingsenhetens jurist att övergå till ett förhandlat förfarande med hänvisning till LOU 4:5 p 1.

Ett förhandlat förfarande innebär att den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Av LOU 4:5 p 1 framgår: ”En upphandlande myndighet får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering vid tilldelning av kontrakt som avser byggentreprenader, varor och tjänster om 1. det vid ett öppet eller selektivt förfarande inte lämnats några anbudsansökningar eller inte lämnats några anbud eller inte lämnats några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt

Av lagtexten kan vi se att kriterierna för att tillämpa paragrafen är uppfyllda d v s det har vid ett öppet förfarande inte inkommit några lämpliga anbud. Vi anser därför att tekniska kontoret och upphandlingsenheten hanterat den uppkomna situationen på ett för alla parter korrekt sätt.

Utifrån genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål bedömer vi att ramavtalsupphandlingen av grus- och stenmaterial har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy.

3.1.5 Markanläggning i Munka Ljungby

Hösten 2008 genomförde tekniska kontoret en upphandling av markarbeten i samband med ombyggnad av befintligt parkområde i Munka Ljungby. Av förfrågningsunderlaget framgår det att upphandlingen genomfördes som en förenklad upphandling d v s under tröskelvärdet.

Anbudsprövning skulle ske i tre faser: uteslutningsfas, kvalificeringsfas och

utvärderingsfas. Anbud med det ekonomiskt mest fördelaktiga priset skulle komma att antas.

I utvärderingsfasen skulle poäng användas och det anbud som hade lägst pris skulle ges 85 poäng. Övriga anbud skulle få avdrag från maxpoäng utifrån den

procentuella skillnaden mellan respektive anbud och lägsta anbud. Vidare skulle sammanlag maximalt 15 poäng ges för tillämpning av kvalitets- och

miljöledningssystem plus referenser. Även här kunde procentuella avdrag från maxpoäng göras utifrån en bedömningsskala: Dåligt (0 % ), Medel (40 %), Bra (80

%) och Utmärkt (100 %). I anslutning till redovisningen i förfrågningsunderlaget av poängberäkningen anges det att det anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga kommer att antas.

I öppningsprotokollet står det att anbud inkommit från tre anbudsgivare: Tommy Nordberghs Maskin o Transport AB, ISS Facility Service AB samt P.A.R.K. i Syd AB.

Enligt den upprättade anbudsutvärderingen uppfyller samtliga anbudsgivare de uppställda uteslutnings- och kvalificeringskriterierna. Lägst anbudspris lämnade P.A.R.K. i Syd AB med 379 000 kr och fick därmed maximala 85 poäng. Däremot fick de avdrag för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem och erhöll 9 av

(36)

Granskning upphandlingsverksamhet

10 maximala 15 poäng. Sammanlagt gavs P.A.R.K. i Syd AB 94 poäng och tilldelades uppdraget.

ISS Facility Service AB erhöll maxpoäng (15) för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem plus referenser samt 60 poäng för priset (490 000 kr) och därmed totalt 75 poäng.

Tommy Nordberghs Maskin o Transport AB fick 70 poäng för priset (444 200 kr) och 5 poäng för tillämpning av kvalitets- och miljöledningssystem plus referenser.

3.1.6 Bedömning

Det framgår inte tydligt i förfrågningsunderlaget på vilka grunder som anbud skulle antas. På ett ställe anges att det anbud med det ekonomiskt mest fördelaktiga pris kommer att antas. På ett annat ställe anges att det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att antas. Det framgår heller inte vilken funktion

poängsättningen kommer att ges vid utvärderingen. Om utvärderingen till exempel hade utfallit så att en anbudsgivare med högre pris erhållit högre totalpoäng än anbudsgivaren med lägsta pris; vilket anbud hade då antagits? I den här

upphandlingen var det så stor skillnad i pris att det aldrig blev aktuellt att ta ställning till om det var lägsta pris eller högsta poäng som skulle gälla. För att undvika en sådan situation är det därför viktigt att förfrågningsunderlaget

innehåller tydliga anvisningar för hur anbuden kommer att utvärderas och på vilka grunder den upphandlande myndigheten kommer att anta anbud.

I övrigt bedömer vi att upphandlingen av markanläggning i Munka Ljungby har skett i enlighet med gällandelagstiftning samt kommunens inköps- och

upphandlingspolicy.

3.2 Barn- och utbildningsnämnden

3.2.1 Upphandling av ”En dator per elev i Ängelholm”

Inom ramen för projektet: ”En dator per elev i Ängelholm” beslutade barn- och utbildningsnämnden 2011-09-08 om förslag till budget 2012 och flerårsplan 2013- 2014 samt IT-plan för BUN. Av beslutsprotokollets § 97 framgår följande:

Ӏrendebeskrivning

Förvaltningen har tagit fram underlag för IT-utveckling genom satsningen ”en dator per elev”. Investeringen löper över planåren 2012 – 2014. Datorer kommer att köpas in till två årskurser varje budgetår. Detta innebär att elever i årskurs 1 och 4, varje år från 2012 – 2014 utrustas med var sin dator. Efter tre år är alla elever från årskurs 1 – 6 utrustade med datorer. Investeringskostnaden för respektive budgetår beräknas till 4 200 tkr.

En dator per elev för elever i högre årskurs 7 – 9 samt gymnasiestuderande löper parallellt, men föreslås ske genom leasing av datorer. Denna kostnad belastar då driftbudgeten.

Beslutsunderlag

(37)

Granskning upphandlingsverksamhet

11 Förvaltningens tjänsteskrivelse 2011-08-02 – Förslag till budget 2012 … - IT-plan för BUN, inklusive bilaga IT-plan för barn- och utbildningsnämnden – Bilaga BUN AU 75

Arbetsutskottet lämnade den 18 augusti 2011 förslag till beslut (BUNAU § 75).

Beslut

Barn- och utbildningsnämnden beslutar

att godkänna IT-plan för BUN 2012 och planåren 2013-2014 enligt förvaltningens förslag.”

Upphandlingen omfattade en helhetslösning av projektet ”En dator per elev i Ängelholm” uppdelat i två delar (del 1 årskurs 1-6 och del 2 årskurs 7-gymnasiet år 3). Helhetslösningen innefattade komplett leverans av utbildning och stöd,

föreläsningar, administration, service och support och inköp/leasing av hård- och mjukvara.

Upphandlingen gjordes genom öppet förfarande (över tröskelvärdet) och avsåg ett ramavtal som skulle löpa över tre år med möjlighet till ett års förlängning.

Prövning av anbud skulle göras i två steg där steg 1 innebar att samtliga skall-krav skulle vara uppfyllda för att komma vidare till steg 2; utvärdering. Det anbud som bedömdes vara ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till de i

förfrågningsunderlaget angivna utvärderingskriterierna skulle antas. Om flera anbud uppnådde lika värde skulle beställaren genom lottdragning utse vilket anbud som skulle antas.

Utvärderingskriterierna beskrivs i ett eget kapitel i förfrågningsunderlaget där det framgår att anbuden skulle utvärderas utifrån:

1. ”Pedagogiskt stöd” och Utvärdering pedagogiskt stöd” kommer att bedömas utifrån den skriftlig presentation som Anbudsgivare lämnar in i sitt anbud i relation till utvärderingskriterierna.

2. Pris pedagogiskt innehåll, utifrån de av Anbudsgivarens offererade priser i prismall.

3. Pris teknik, det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, utifrån de av Anbudsgivarens offererade priser i prismall.

Vid utvärderingen skulle en metod tillämpas som innebär att kriterierna utöver pris åsätts ett ekonomiskt värde. Metoden innebär att erhållet betyg på kriterierna genererar ett tillkommande belastningsvärde på anbudspriset som tillsammans med pris för IT-utrustning blir utvärderingspriset (anbudspris + tillfört

belastningsvärde = utvärderingspris).

Belastningsvärdet uppgick till totalt 16 800 000 kr fördelat på kriterierna

”Pedagogiskt stöd” (13 440 000 kr) och ”Utvärdering pedagogiskt stöd” (3 360 000 kr). Avgörande för hur stort belastningsvärde en anbudsgivare kunde erhålla i

References

Related documents

Ekonomiärenden 4.1 Beslut om attesträttFörvaltningschef OmrådeschefEnligt Attestreglementet § 10 utser nämnd beslutsattestanter samt ersättare för dessa 5 Bidragsärenden

Tekniska nämnden har i ordförandebeslut 2021-07-07, föreslagit kommun- fullmäktige att ge startbesked för ombyggnad av Odensbergs förskola och kök, uppdrag att teckna hyresavtal

Tekniska kontoret har upprättat förslag till Verksamhetsplan för Energi- och klimatrådgivning för år 2010. Verksamhetsplanen skall översändas till Energimyndigheten efter

att ge Tekniska kontoret i uppdrag att, inför Tekniska nämndens sammanträde i september, inhämta synpunkter ur en estetisk synvinkel, från Stadsbyggnadskontoret, på utbyggnad

Arbetsutskottet föreslår Tekniska nämnden besluta att från 2009 års budget för strand- och vattenvård bevilja Lursjöns Fiskevårdsområdesförening bidrag med upp till 179 tkr

Kommunstyrelsen fick därefter i uppdrag att vidta åtgärder för att införa en struktur med passande applikationer för läsplattor tidigast fr o m budgeten 2014 som avser

I Mjölby kommun pågår planering för en aktivitetspark vid Klämmestorp IP i Mantorp som bland annat ska innehålla lekutrustning, utegym och ytor för spontanidrott.. Då det

 Service- och teknikförvaltningen ska verka för en ökad trafiksäker- het i Mjölby kommun..  Service- och teknikförvaltningen ska tillhandahålla en god service till