KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

(1)

KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med utskottet för stöd och strategi, måndagen den 29 februari 201k kl. 8.30 i Kindla, kommunhuset

Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare.

OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten!

Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception.

Bengt Storbacka

Ordförande Helena Randefelt Sekreterare

Ledamöter Ersättare

Bengt Storbacka (S) ordförande John Omoomian (S)

Margareta Ahlm (S)

Susanne Karlsson (C) 1:e vice ordförande Anniette Lindvall (M)

Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD)

Irja Gustavsson (S) Daniel Andersson (S) Linda Andersson (S) Christina Pettersson (C) Lillemor Bodman (M) Göran Gustavsson ( - ) Per Söderlund (SD)

Föredragningslista

Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid

1. Val av justerare

Förslag till justerare: Susanne Karlsson (C) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justering sker på kommunsekreterarens rum torsdag den 3 mars klockan 15.00

2. Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 – kommunledningskontoret

8.30

3. Uppföljning av internkontroll för kommunledningskontoret

4. Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015

(2)

5. Barnkonventionen i beslutsfattning Linnea Hedkvist

9.00 6. Verksamhetsrapportering folkhälsa 2015 Linnea

Hedkvist

7. Verksamhetsplan folkhälsa 2016 Linnea

Hedkvist

8. Information om kostverksamheten Louise Auer 10.30

9. Medfinansiering av Bergslagsakademin steg 2 10. Rapport integrationsstrateg

11. Rapport integrationskoordinator och projekt Norrsken

12. Rapport miljöstrateg

13. Rapport IT-strateg

14. Rapport Arkivverksamheten

15. Val av arkivansvarig kommunstyrelsens verksamhetsområde

16. Rapport Kommunal ledningsplats 17. Meddelanden

18. Revidering av utvecklingsstrategin Malin Sjöberg 12.30

(3)

Sida 3 av 22

1. Val av justerare

Förslag: Susanne Karlsson (C) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare

Justering sker torsdag den 3 februari klockan 15.00 på sekreterarens rum.

(4)

Sida 4 av 22

Ärendebeskrivning

Kommunledningskontoret överlämnade den 22 februari 2016 verksamhetsberättelse för kommunledningskontoret för år 2015.

I samband med att den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft den 1 januari, centraliserades all nämndadministration till kanslienheten. En utökad arkivsamverkan har genomförts med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs och Hällefors kommuner, men planen på gemensamma arkivlokaler har bordlagts.

Ett för måltidsenheten mycket viktigt beslut har fattats för att bygga ett nytt produktionskök.

Det är nödvändigt för att kunna komma tillrätta med de livsmedelskrav och arbetsmiljökrav som ställs på verksamhetens enheter. En kostnadsbudgetering har genomförts och rutiner för en tillfredsställande uppföljning och avstämning har tagits fram.

Servrarna för kommunens system bytts ut, byte av all nät- och säkerhetsutrustning har påbörjas och det har införts ny telefoni. Arbetet med bredband på landsbygden intensifierades och slutdatumet för Lindesbergs stadsnät har flyttats fram till sommaren 2016.

Ekonomienheten har fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys och uppföljningsmodulen i ekonomisystemet.

Personal- och löneenhetens verksamhet visar ett positivt resultat för året, både

ekonomiskt och att arbeta med förbättringar för att kvalitetssäkra personalenhetens stöd i personaladministrativa frågor.

Lönebildningen har utvecklats ytterligare och ny lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner är genomförd som ett led i att säkerställa könsneutral lön. Ökad personalomsättning för chefer innebär att mer arbete behövs för att ge dels introduktion men också kontinuerligt stöd i chefsledet. Medarbetarenkät genomfördes för tredje året och vidare arbete inom respektive förvaltning ska ske inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Regionhälsan är ny leverantör av företagshälsovård och Lindesbergs kommun är därmed en del av Gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Ytterligare ett resultat av utökad samverkan är att personalenheten från och med oktober ansvarar för att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi AB.

Kommunledningskontoret redovisar ett underskott på 0,4 mnkr.

Den politiska verksamheten gör ett överskott mot budget på 0,6 mnkr vilket bland annat beror på extra anslag till valnämnden för extra val som aldrig utlystes.

(5)

Sida 5 av 22

Kansliverksamheten gör ett överskott på 0,8 mnkr vilket till största delen beror på att nya arkivlokaler inte byggts som planerat.

Måltidsenheten har under 2015 genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämning har skett kontinuerligt samt vid årsskiftet. Måltidsenhetens utfall visar ett underskott på 0,1 mnkr vilket har sin förklaring i Café Milan, vars verksamhet får anses ha lagts för lågt.

Lindesbergs kommun har fortfarande har ett driftansvar mot de privatpersoner, företag och bostadsrättsföreningar som tecknade aval med Lindesbergs Stadsnät. En plan för migrering till Telia finns och hela arbetet kommer att vara slutfört till sommaren 2016. Det medför dock obudgeterade kostnader och det är anledningen till underskottet i IT- och teleenhetens budget på 1,6 mnkr.

Ekonomienheten inklusive bilpoolen redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Prissättningen på bilarna, både verksamhetsanknutna och bokningsbara ligger på rätt nivå. Samma pris kommer att gälla 2016. Övrig verksamhet redovisar ett underskott, det består av ej utfördelade försäkringar och avgifter till kommunförbund mfl.

Kommunchefens anslag för kommunutvecklande verksamhet utgörs av kostnader för projekten utredning av samhällsbyggnadsorganisation för kommunerna i norra Örebro län och Lindesjön runt.

Det redovisas ett överskott för personal- och löneenheten. För kostnader kopplade till egen verksamhet såsom personalomkostnader och löner, är utfallet i stort som budgeterat.

Utfall gällande facklig verksamhet visar på negativ avvikelse i förhållande till budget vilket inte är något unikt för året. Personalbefrämjande åtgärder redovisar ett överskott.

Detta förklaras av att kommande budgetminskning för 2016 redan är genomförd. Ökade kostnader för rehabilitering kan konstateras, vilket är kopplat till ökade sjukskrivningar inom kommunens verksamheter.

2.1. Handlingar

Namndernas verksamhetsberattelse 2015 KLK.pdf (inkluderad nedan)

(6)

Nämndernas

verksamhetsberättelse 2015

Kommunledningskontor

(7)

Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 2(12)

Innehåll

1 Sammanfattning och viktiga händelser ... 3

2 Ekonomi ... 3

3 Investeringar ... 4

4 Verksamhet ... 4

5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet ... 6

6 Måluppfyllelse nämndmål ... 7

Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. ... 7

Medborgarna upplever bra service med kvalité. ... 9

Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. ... 10

Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten. ... 10

Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. ... 11

7 Planerade förbättringsåtgärder ... 11

(8)

1 Sammanfattning och viktiga händelser

I samband med att den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft den 1 januari, centraliserades all nämndadministration till kanslienheten. En utökad arkivsamverkan har genomförts med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs och Hällefors kommuner, men planen på gemensamma arkivlokaler har bordlagts.

Ett för måltidsenheten mycket viktigt beslut har fattats för att bygga ett nytt produktionskök. Det är nödvändigt för att kunna komma tillrätta med de livsmedelskrav och arbetsmiljökrav som ställs på verksamhetens enheter. En kostnadsbudgetering har genomförts och rutiner för en tillfredsställande uppföljning och avstämning har tagits fram.

Servrarna för kommunens system bytts ut, byte av all nät- och säkerhetsutrustning har påbörjas och det har införts ny telefoni. Arbetet med bredband på landsbygden intensifierades och slutdatumet för Lindesbergs stadsnät har flyttats fram till sommaren 2016.

Ekonomienheten har fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys och uppföljningsmodulen i ekonomisystemet.

Personal- och löneenhetens verksamhet visar ett positivt resultat för året, både ekonomiskt och att arbeta med förbättringar för att kvalitetssäkra personalenhetens stöd i personaladministrativa frågor.

Lönebildningen har utvecklats ytterligare och ny lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner är genomförd som ett led i att säkerställa könsneutral lön. Ökad personalomsättning för chefer innebär att mer arbete behövs för att ge dels introduktion men också kontinuerligt stöd i chefsledet.

Medarbetarenkät genomfördes för tredje året och vidare arbete inom respektive förvaltning ska ske inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Regionhälsan är ny leverantör av

företagshälsovård och Lindesbergs kommun är därmed en del av Gemensam nämnd för

företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Ytterligare ett resultat av utökad samverkan är att personalenheten från och med oktober ansvarar för att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi AB.

2 Ekonomi

Kommunledningskontoret redovisar ett underskott på 0,4 mnkr.

Den politiska verksamheten gör ett överskott mot budget på 0,6 mnkr vilket bland annat beror på extra anslag till valnämnden för extra val som aldrig utlystes.

Kansliverksamheten gör ett överskott på 0,8 mnkr vilket till största delen beror på att nya arkivlokaler inte byggts som planerat.

Måltidsenheten har under 2015 genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämning har skett kontinuerligt samt vid årsskiftet. Måltidsenhetens utfall visar ett underskott på 0,1 mnkr vilket har sin förklaring i Café Milan, vars verksamhet får anses ha lagts för lågt.

Lindesbergs kommun har fortfarande har ett driftansvar mot de privatpersoner, företag och

bostadsrättsföreningar som tecknade aval med Lindesbergs Stadsnät. En plan för migrering till Telia finns och hela arbetet kommer att vara slutfört till sommaren 2016. Det medför dock obudgeterade kostnader och det är anledningen till underskottet i IT- och teleenhetens budget på 1,6 mnkr.

Ekonomienheten inklusive bilpoolen redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Prissättningen på bilarna, både verksamhetsanknutna och bokningsbara ligger på rätt nivå. Samma pris kommer att gälla 2016. Övrig verksamhet redovisar ett underskott, det består av ej utfördelade försäkringar och avgifter till kommunförbund mfl.

Kommunchefens anslag för kommunutvecklande verksamhet utgörs av kostnader för projekten utredning av samhällsbyggnadsorganisation för kommunerna i norra Örebro län och Lindesjön runt.

(9)

Det redovisas ett överskott för personal- och löneenheten. För kostnader kopplade till egen

verksamhet såsom personalomkostnader och löner, är utfallet i stort som budgeterat. Utfall gällande facklig verksamhet visar på negativ avvikelse i förhållande till budget vilket inte är något unikt för året. Personalbefrämjande åtgärder redovisar ett överskott. Detta förklaras av att kommande

budgetminskning för 2016 redan är genomförd. Ökade kostnader för rehabilitering kan konstateras, vilket är kopplat till ökade sjukskrivningar inom kommunens verksamheter.

Driftredovisning (Mnkr)

Verksamhet Kostnad Intäkt Netto Nettobudget Budget- avvikelse

Bokslut 2014 Netto Kommunövergripande

verksamhet 3,6 0,1 3,5 3,2 -0,3 6,2

Politisk verksamhet 5,4 0,1 5,3 5,9 0,6 5,0

Ekonomistyrning/

inköp 2,1 0,0 2,1 2,5 0,4 2,2

Kanslienhet 11,0 1,1 9,9 10,7 0,8 8,3

Personalenhet 8,6 0,1 8,5 8,6 0,1 8,1

Ekonomienhet 13,6 8,4 5,2 5,5 0,3 5,0

Övrig verksamhet 1,1 1,1 0,2 -0,9 4,3

IT o teleenhet 20,9 5,8 15,1 13,5 -1,6 13,3

Övrig gemensam

verksamhet 2,9 2,9 2,8 -0,1 3,0

Personalbefrämjande

verksamhet 5,4 0,4 5,0 5,4 0,4 4,6

Måltidsverksamhet 51,8 51,1 0,7 0,6 -0,1 25,0

Totalt 126,4 67,1 59,3 58,9 -0,4 85,0

3 Investeringar

Projekt Utgifter Inkomster Nettoinvestering Budget 2015 Avvikelse mot budget Ärendehanterings-

system 1,0 1,0 1,2 0,2

Summa

investeringar 1,0 1,0 1,2 0,2

4 Verksamhet

Den 1 januari 2015 trädde en ny politisk organisation i kraft. Två nämnder avvecklades och ersattes istället av utskott under kommunstyrelsen. I samband med detta centraliserades all

nämndadministration inom kanslienheten. Sammanslagningen har inneburit utarbetande av nya rutiner, nya verksamhetsområden och nya roller för både politiker och personal inom

nämndkansliet. En utvärdering av centraliseringen av nämndadministrationen är gjord efter första halvåret vilket visar att en stor del av arbetet kommer att effektiviseras i och med implementeringen av ett nytt ärendehanteringssystem.

I februari ingick Lindesbergs kommun ett avtal med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs kommun samt Hällefors kommun gällande arkivsamarbete där Lindesbergs kommun står som ansvarig. Planen var att gemensamma arkivlokaler skulle byggas i Stripa gruva men på grund av högre kostnader än planerat har dessa planer bordlagts. Implementeringen av ett nytt

(10)

ärendehanteringssystem har påbörjats under året och kommer att införas under våren 2016.

Kanslienheten har även arbetat fram en beröm-, synpunkts- och klagomålshantering för att ständigt förbättra kommunens verksamheter. Under året har ett nytt intranät utarbetats som infördes den 1 januari 2016.

Måltidsverksamhetens förra kostchef avslutade sin tjänst i april 2015 och den nya kostchefen tillträdde i september. Detta har inneburit att en del beslut och förändringar gällande

måltidsverksamheten har inväntats till nya chefens tillträde. Det har i sin tur medfört att verksamheten har haft en del att "jobba ikapp" och inte kunnat ligga steget före.

De mål som måltidsenheten har jobbat mot under året är uppfyllda då 30 procent av

livsmedelsinköpen består av ekologiska råvaror. Av de frukter och grönsaker som serveras så är 80 procent säsongsanpassade. Sjukfrånvaron ligger inte i linje med nämndens mål, frånvaron har dock under 2015 sjunkit med nästan en procentenhet vilket bör anses som positivt. I takt med att lokaler och maskiner ses över förväntas en ytterligare förbättring.

Kostnadsbudgetering, ett arbete som påbörjades 2014, är gemensamt för alla verksamheter från och med 2015. Måltidsenheten har i samarbete med ekonomienheten arbetat för att ta fram rutiner och modeller för goda avstämningar.

Flera kök är i dåligt skick när det gäller lokaler, ytskikt och maskiner vilket har lett till Bergslagens miljö- och byggnämnd (BMB) har gett några av enheterna förelägganden. I februari 2016 återstår endast ett av dessa förelägganden som gäller Lindeskolans kök. Åtgärdsplan är inskickad enligt önskemål och det återstår att se hur BMB går vidare. Som en del i dessa åtgärder har produktionen av mat till äldreomsorgen inom tätorten Lindesberg flyttats från Storåskolans kök till Kyrkbergets och Lindeskolans kök. Beslutet om att bygga ett nytt produktionskök skänker därför stort hopp om att i framtiden kunna se över enheternas fördelning av produktion samt att kunna tillaga ännu mer mat från grunden.

En ny server/lagring/backup-lösning togs i drift under året och all data från den gamla lösningen migrerades till den nya nästan utan driftstörningar. Arbete pågår för en gemensamma

telefonilösning med KNÖL-kommunerna. Samtliga mobiltelefoner har bytts ut under hösten.

Kommunens datanätverk som till största delen byggdes under nätsäkringsprojektet 2007 började under 2015, precis som servrarna, nå sitt ”bäst före datum”. Under våren 2015 startades ett projekt där ett av effektmålen är att skapa ett driftsäkert nät med en ekonomisk livslängd på sju år som omfattar hela kommunkoncernen. Projektet har till uppgift att bygga upp ett nät parallellt med det nuvarande för att sedan växla över. Även säkerhetsutrustning som brandväggar och säker

inloggning till det trådlösa nätverket igår i projektet som också har till uppgift att migrera ut Stadsnätet. Projektet beräknas vara slutfört innan sommaren.

Arbetet med bredband till landsbygden fortskrider. Under året slutfördes ett projekt och två var nära slutförande. Oklarheter i regler och tolkningar gjorde att inga nya ansökningar om stöd från

Jordbruksverket kunde göras. För att målet om att 90 procent på landsbygden ska ha tillgång till minst 100 Mbit bredband (fiber) år 2020 kommer det förmodligen att krävas mer resurser. För att inte de befintliga kunderna i Lindesbergs stadsnät skulle drabbas negativt flyttades tiden för stadsnäts upphörande fram till sommaren 2016. En plan för migrering är fastställd och arbetet pågår.

Arbetet med en sammanslagning av kommunens tre IT-organisationer har tagit längre tid än beräknat. Ett förslag kommer att presenteras under våren 2016.

Under 2015 har ekonomienheten fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. Under året har de ekonomiska månadsuppföljningarna rapporterats i Stratsys samt

internkontrollen. Ekonomienheten har under året förstärkts med ytterligare en ekonom som arbetar mot gymnasieskolan samt med utvecklingsprojekt. Under hösten har systemet för kundreskontra uppgraderats till en ny version, vilket innebar stora förändringar. Enheten har varit delaktig i

(11)

retroaktiv avgiftskontroll av barnomsorgsavgifter. Nya rapporter har byggts i uppföljningsmodulen i ekonomisystemet speciellt anpassat för gymnasieskolans behov.

I och med den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft vid

årsskiftet har personalsystemet struktureras om för att fungera utifrån det nya. Kommunen har ca 80 chefer och senaste två åren har 14 slutat/börjat per år. En klart ökad belastning finns på

personalenheten utifrån att säkerställa introduktion samt stöd inom personalområdet till dessa chefer. Enheten har också själva haft personalomsättning vilket medfört att introduktion och översyn av arbetsområden gjorts. För att vidareutveckla personalenhetens chefsintroduktion har en student vid personalvetarprogrammet vid Örebro universitet fått i uppdrag att intervjua chefer med upp till 14 månaders erfarenhet om deras uppfattning kring hur chefsintroduktionen varit.

Vikariesamordningen märker att det är mycket svårt med tillgången på vikarier. Överlag i kommunens verksamheter är det ett svårare rekryteringsläge än tidigare.

Avtalet gällande företagshälsovård upphörde vid årsskiftet 2015-2016. Planering för att säkerställa företagshälsovård framgent har genomförts och i juni månad togs ett politiskt beslut om att ansöka om att ingå i gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Plan för övergång har genomförts och från och med 2016 är Regionhälsan leverantör.

Sjukskrivningarna i Lindesbergs kommun har ökat. 2014 var siffran för sjukfrånvaron 4,77 procent och för 2015 är den 5,53 procent. Förebyggande insatser genomförs kontinuerligt men det är inte tillräckligt eftersom sjukfrånvaron ökat. Det som behöver bli ännu bättre är fokus på det

systematiska arbetsmiljöarbetet så att vi som arbetsgivare har ännu mera fokus på att förebygga sjukskrivningar som är arbetsrelaterade. Det finns en klar koppling mellan ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete med god arbetsmiljö och attraktivitet som arbetsgivare. Utöver övergripande arbete för att stödja verksamheterna i arbetsmiljöarbete har också kommunens hälsoutvecklare bland annat följt upp rökfri arbetstid inom kommunen och utfört hälsosamtal till nyanställda.

För att utveckla tillgången till stöd för både chefer och medarbetare har ett aktivt arbete gjorts för att utarbeta bra tillgång till information via en chefshandbok men också en medarbetarhandbok.

Kontinuerlig uppdatering av dessa kommer att ske utifrån verksamheternas behov.

I slutet av 2014 och under våren 2015 planerades tillsammans med Linde Energi att

personalenheten ska säkerställa i första hand lönehanteringen för bolaget. Genomförandefas för arbetet planerades och från och med oktober 2015 handhar personalenheten arbetet för Linde Energi AB.

Barnkonventionen

Barns och elevers inflytande över den verksamhet som måltidsenheten bedriver är viktigt och som en del i det arbetet hålls regelbundna matråd. På matråden deltar representanter från varje klass och protokoll förs över vad som diskuteras och beslutas.

Under det senaste året har måltidsenheten påbörjat ett arbete med en gemensam matsedel som på ett bättre sätt ska kunna garantera likställt utbud oavsett vilken skola eller förskola som elev och barn tillhör.

5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet

Alla enheter inom kommunledningskontoret arbetar för att alla medarbetare ska kunna utföra arbetet på lika villkor och lön sätts efter kompetens, ansvar, befattning och utförande.

Personalenheten är spindel i nätet för mycket vad gäller övergripande arbetsmiljöarbete och jämställdhetsarbete. Under året har arbete med analys av löner utifrån ett könsneutralt perspektiv genomförts och dialog med fackliga organisationer har skett. Lönekartläggning har gjorts och en handlingsplan för jämställda löner har presenterats och antagits av kommunstyrelsen. Arbetet med könsneutral lön har utvecklats under de senaste åren. Det är en mycket viktig del i det lönepolitiska

(12)

arbetet och att vara en attraktiv arbetsgivare.

Vid introduktion av nyanställda som sker två gånger per år, har dialog om vikten av ett

jämställdhetsarbete förts. De nyanställda får då ange vilka faktorer som de ser som viktigast för att Lindesbergs kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare kopplat till jämställdhet. Det som

framkommer är jämställda löner och även att få arbeta den sysselsättningsgrad som medarbetaren önskar.

Deltagande i mässor sker löpande under året. Det är av största vikt att Lindesbergs kommun deltar i mässor och berättar för blivande medarbetare, både kvinnor och män, hur det är att arbeta hos oss.

Att påvisa behovet av arbetskraft och att berätta om alla olika professioner som faktiskt arbetar i kommunal verksamhet ger ofta en positiv inverkan på elever som ska välja inriktning i livet.

Övergripande arbetsmiljöarbete har utvecklats under 2015. Personalenheten ger stöd till chefer och det märks en ökning gällande behov av stöd. Det är en ökad personalomsättning vad gäller chefer och det märks dels utifrån behov av introduktion men också att det inte finns så stor chefserfarenhet för det löpande arbetsmiljöarbetet. Grundläggande arbetsmiljöutbildning har genomförts men också en riktad seminariedag utifrån psykosocial arbetsmiljö till chefer och skyddsombud. Temat var "att bygga robusta samarbetskulturer". Nämndordföranden samt vice i alla nämnder har också fått utbildning i arbetsmiljöansvar under året.

Inom måltidsenheten är det en utmaning att hitta andra vägar än genom lönen för att få män att stanna kvar eller att börja arbeta i verksamheten. Delaktighet av män såväl som kvinnor i arbetsprocesser och i beslut följs upp och analyseras.

6 Måluppfyllelse nämndmål

Inriktningsmål:

Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande.

Nämndens

mål Kommentar Indikatorer Utfall Mål-

värde

Målupp- fyllelse Medarbetarna

upplever goda arbetsmiljö- förhållanden

Målet bedöms vara delvis uppfyllt.

Ingen av indikatorerna uppnår målvärdet, men ligger ändå nära i måluppfyllelse.

Sjukfrånvaron för medarbetarna överstiger inte fem procent.

5,53 % 5 % 89,4 %

(13)

Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 8(12) Nämndens

värde

Målupp- fyllelse Målvärdet för sjukfrånvaron uppnås

inte. För kommunen som helhet har den ökat från 4,77 procent till 5,53 procent.

Det positiva är att sjuktalen minskat i jämförelse med halvårssiffran som var 5,89 procent. Hela Sverige har ökande sjuktal. I Region Örebro län är det samma trend. Lindesbergs kommun är den kommun som ligger bäst till gällande sjukfrånvaro. Ett ännu mer aktivt arbetsmiljöarbete i

verksamheterna behövs för att förebygga sjukskrivningar som är arbetsrelaterade.

Sjukfrånvaron inom

kommunledningskontorets verksamhet är något högre än i kommunen som helhet. Det är främst måltidsenhetens sjukfrånvaro som överstiger målvärdet.

De främsta anledningarna till det är arbetsmiljöfrågor som leder till ohälsa.

Målvärdet med resultatet 4 för medarbetarenkätens fråga om kunskap om verksamhetens mål och uppföljning, uppnås inte på kommunövergripande nivå. En ökning har skett sedan 2014.

Kommunens ledningsgrupp har diskuterat vikten av att mål och uppföljning verkligen diskuteras inom alla verksamheter. Uppdrag har getts till varje förvaltningschef att i sin

respektive organisation arbeta med mål och kontinuerlig uppföljning.

Kommunledningskontoret har något bättre resultat än kommunen som helhet (3,94) och når nästan upp till målvärdet.

År 2015 ska resultatet i medarbetar- undersökningens fråga om uppföljning och utvärdering av mål vara 4 av 5

3,81 4 95,25 %

Kostnads- effektivisera processer i kombination med kvalitets- säkring inom stödjande administration

Målet bedöms inte vara uppfyllt.

Samtliga enheter har arbetat för att målvärdet i indikatorerna skulle nås.

Men på grund av leverantörsproblem, tekniska problem och andra oförutsedda händelser har projekten försenats.

Utöver detta har kontinuerliga arbeten på samtliga enheter skett för att förenkla och effektivisera processer. Samtliga enheter arbetar vidare med att målet ska uppfyllas under år 2016.

Ett nytt ärende- hanteringssystem ska tas i bruk under 2015 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnads- effektivisera processer och möjliggöra för en ökad

digitalisering.

1 % Ja 1 %

Fem leverantörer med stor volym av fakturor ska anslutas till e- faktura under år 2015.

0 st 5 st 0 %

(14)

Nämndens

värde

Målupp- fyllelse En gemensam

telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna, ska vara införd under år 2015.

1 % Ja 100 %

Självservice ska för

månadsavlönade ska uppgå till 100 procent under år 2015.

97 % 100 % 97 %

Inriktningsmål:

Medborgarna upplever bra service med kvalité.

Nämndens

värde

Målupp- fyllelse Möjligheten

för

medborgarna att nå kommunens medarbetare via telefon för att få svar på en enkel fråga ska öka.

Resultatet på kommunnivå är 43 procent, vilket ändå är en ökning med 10 procentenheter från föregående år.

Resultatet för de frågor som ställdes till kommunledningen visade på ett resultat på 33 procent att jämföra med 67 procent föregående år. Det är dock ett litet antal frågor som ställs, som gör att skillnaden kan bli stor. För att förbättra resultatet kommer riktlinjerna för telefoni ses över och förankras ytterligare i organisationen.

År 2014 ska andelen lyckade kontakter med kommunen via telefon få direkt svar på en enkel fråga vara 75 procent.

43 % 75 % 57,33 %

Kommunen ska nå målen i den nationella IT-strategin

Lindesbergs kommun har ett nära samarbete med Skanova och Telia samt Länsstyrelsen för att öka

tillgängligheten till fiber. För att arbeta för att målet ska uppnås år 2020 som den nationella strategin anger, krävs bland annat insatser och medel för landsbygdsutveckling.

Minst 90 procent av invånarna ska ha tillgång till fiberanslutning år 2020.

29 % 90 % 32,22 %

(15)

Inriktningsmål:

Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro.

Nämndens

värde

Målupp- fyllelse Kommunens

kommunika- tion och dialog med

medborgarna ska öka.

Målet bedöms vara uppfyllt. Indikatorn baseras på hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i kommunens utveckling, som exempelvis till vilken grad medborgaren kan påverka genom medborgardialog, medborgarförslag, deltagande i olika forum och möjlighet till deltagande i politiska

sammanträden. Det som gjort att resultatet förbättrats från föregående år är att en synpunkt- och

klagomålshantering har tagits fram som nås via formulär på kommunens webbplats, där även de inkomna synpunkterna redovisas.

Kommunfullmäktige har inrättat två målområdesberedningar med syftet att öka dialogen med medborgarna och vitalisera politiken.

År 2015 ska resultatet i hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i

kommunens utveckling öka från 57 procent till 67 procent

67 % 67 % 100 %

Inriktningsmål:

Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten.

Nämndens

värde

Målupp- fyllelse Varje enhet

inom kommunlednings- kontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös

Målet bedöms vara uppfyllt, då

enheterna på kommunledningskontoret i snitt tagit emot fler än en person som praktikant, studerande eller arbetslös, trots att det är en enhet som inte tagit emot någon.

Varje enhet inom kommunlednings kontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös.

7 5 140 %

(16)

Inriktningsmål:

Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället.

Nämndens

värde

Målupp- fyllelse Genomsnittlig

sysselsättnings- grad bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare har ökat från 89,8 procent år 2013 till 91 procent

Målet bedöms vara delvis uppfyllt på kommunnivå. Genomsnittlig

sysselsättningsgrad för kvinnor i kommunen som helhet har ökat till 90,8 procent. Ett mycket aktivt arbete har genomförts främst inom vård och omsorg. Ett arbete som inte är klart utan fortfarande pågår.

Måltidsverksamheten är också en kvinnodominerad verksamhet med låg genomsnittlig sysselsättningsgrad. Där har också en ökning skett men det är svårt utifrån många små enheter att kunna tillgodose högre

sysselsättningsgrader, utan att det blir en kostnadsökning. De främsta anledningarna till det är att det behövs många personer under en kort tid.

Dessutom finns det många geografiskt spridda enheter som gör det svårt att få stordriftsfördelar.

Sysselsättnings- graden bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare ska öka från 89,8 procent till 91 procent.

90,8 % 91 % 99,78 %

Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället.

Målet bedöms vara uppnått.

Måltidsenhetens arbete gör att målvärdena som gäller ekologiska inköp och säsongsanpassade grönsaker uppnås. Det finns dock en problematik i att exakt mäta andelen

säsongsanpassade grönsaker och frukt som serveras inom enheterna, vilket gör att det är en uppskattning och stickprov som ligger till grund för att målvärdet ändå anses vara uppnått. Framöver behöver denna mätning utvecklas.

25 procent av kommunens inköpta livsmedel ska vara

ekologiskt år 2016.

31 % 25 % 124 %

Andel

säsongsanpassade grönsaker och frukt ska uppgå till 80 procent.

80 % 80 % 100 %

7 Planerade förbättringsåtgärder

Under det kommande året planerar alla enheter inom kommunledningskontoret att arbeta för utveckling och effektivisering av verksamheten så att förvaltningen ska kunna ge bättre stöd till verksamheterna. Förvaltningen genomför en enkät för att få ett nuläge om vad verksamheterna och politikerna tycker om enheternas service och vad som kan förbättras. Detta är första steget i ett förbättringsarbete där målet är att tydliggöra enheternas uppdrag för att kunna ge ett bättre stöd till verksamheterna framöver.

Under våren kommer elektronisk nämndadministration att införas i alla nämnder utom

socialnämnden, vilket innebär att handlingar endast kommer att skickas ut digitalt och alla berörda kommunpolitiker kommer att få en läsplatta.

Kanslienheten kommer att fortsätta arbeta med en översyn och kartläggning av processer och gemensamma rutiner. Planer finns för ett övergripande arbete med mallar och blanketter, översyn av styrdokument och delegationsordning, dokumenthanteringsplaner, samt översyn av kommunens

(17)

webbplats.

En tydlig förbättringsåtgärd för måltidsverksamheten är att minska matsvinnet. För att lyckas med det har enheten börjat att genomföra schemalagda svinnmätningar under vår och höst. Nästa steg blir att åskådliggöra resultatet och problematiken med stort svinn för matgästerna då deras hjälp behövs i arbetet med att minska svinnet.

Måltidsverksamheten bör tillsammans med ansvariga fastighetsägare förbättra uppföljningen av lokaler för att tillgodose en god arbetsmiljö och undvika förelägganden. Enheternas produktioner ska ses över och planeras inför byggnationen av det nya produktionsköket. Under våren 2016 fortlöper verksamhetens utbildningssatsning för kundfokusering.

För att få mer struktur, ordning och reda kommer IT- och teleenheten under 2016 att etablera den förvaltningsmodell som togs fram under 2015, samt införa ett nytt ärendehanteringssystem. Enheten håller också på att ta fram en ny modell för interndebitering av datorer. Det kommer att bli en bättre hantering av de trådlösa näten och enheten kommer att ytterligare förbättra säkerheten mot servrar och system. Enheten förbereder sig för att leverera IT till hela kommunkoncernen.

Mål- och budgetprocessen 2016 är tidigarelagd, vilket innebär att mål, budget, investeringar och skattesats ska antas i kommunstyrelsen i maj. Detta kommer att påverka arbetet för

ekonomienheten, då det mest intensiva arbetet med nämndernas budget kommer att ske under våren.

Under 2016 kommer e-fakturor införas i Lindesbergs kommun, vilket kommer att resultera i att en del av fakturorna inkommer som e-fakturor och en del skannas som idag. Även modulen budget och prognos i ekonomisystemet kommer att börja användas i nämndernas budgetarbete under året.

Ekonomerna på enheten kommer att utgöra en arbetsgrupp i införande av volymjusteringsmodell.

Personalenheten ska aktivt stödja framtidens utmaning: Lindesbergs kommun är en attraktiv arbetsgivare. Det innebär att aktivt arbeta för att ge stöd till följande:

- Alla chefer är trygga i sin roll dels genom ett bra stöd dels genom en säkerställd introduktion med uppföljning kontinuerligt.

- Alla chefer får stöd som leder till att de är trygga i att arbeta med individuell och differentierad lön. Politikerna är insatta i lönebildningen och känner trygghet i könsneutral lön inom Lindesbergs kommun .

- Att tillvarata varje medarbetares kunskap och engagemang är naturligt och leder till delaktighet i verksamhetens utveckling. Det gör att kommunen inte har några rekryteringsproblem eftersom ryktet är så positivt. Vi har trygga chefer som tillvaratar varje medarbetare, lönen är

marknadsmässig och önskad sysselsättningsgrad får var och en tillgodosedd.

- Kommunen har ett hälsofrämjande arbetssätt och sjukskrivningar som finns är inte arbetsrelaterade.

- Genom ökad samverkan både inom och utom kommunen förbättras förutsättningarna vad gäller en så effektiv och kvalitetssäkrad verksamhet som det är möjligt att få.

- Varje medarbetare är en ambassadör för Lindesbergs kommun

(18)

Sida 6 av 22

Kommunledningskontoret överlämnade den 19 februari 2016 uppföljningsrapport av internkontroll för kommunledningskontoret 2015.

Intern kontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Intern kontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls, genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås:

• Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

• Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

• Efterlevad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollmoment enligt antagen internkontrollplan för år 2015 med några undantag. Ett kontrollmoment som inte kontrollerats är svarstider till växeln, då det tekniskt inte gått att genomföra under 2015. Ett annat undantag är de kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Pwc har gjort en revisionsgranskning av upphandlingsverksamheten, där den interna kontrollen av hur riktlinjer och avtal följs granskats.

3.1. Handlingar

Uppfoljningsrapport internkontroll KLK 2015 2_1.pdf (inkluderad nedan)

(19)

Uppföljningsrapport internkontroll

Kommunledningskontor

(20)

1 Inledning

Intern kontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Intern kontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls, genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås:

 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

 Efterlevad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollmoment enligt antagen internkontrollplan för år 2015 med några undantag. Ett kontrollmoment som inte kontrollerats är svarstider till växeln, då det tekniskt inte gått att genomföra under 2015. Ett annat undantag är de kontrollmoment som är

kopplade till upphandling. Pwc har gjort en revisionsgranskning av upphandlingsverksamheten, där den interna kontrollen av hur riktlinjer och avtal följs granskats.

2 Sammanfattning av kontrollmiljön

Processer/rutiner Risker Kontrollmoment

Inköp Att målen inte uppfylls och

kostnaderna ökar

Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling

Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar

Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs

Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar

Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs

Dagliga rutiner inom IT Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan

Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa

Test återläsning av backup Att backup inte fungerar för våra IT-system

En fil från slumpmässigt valt system återläses

Kontroll av inaktiva inloggningskonton

Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader

Kontroll av inloggningskonton

Svarstider i kommunväxeln Att svarstiderna blir långa Mätning av svarstid Hantering av egenkontroll Att personer som äter maten kan

bli matförgiftade

Att rutinen gällande egenkontroll följs

Anställningsavtal Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering

Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet

Löneskuld Att löneskuld uppstår på grund

av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent

Att kontrollera förekomst att löneskuld

Legitimation Att legitimation saknas för

tillsvidareanställda lärare.

Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation

Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker

Att felaktiga belopp

utbetalas för förlorad arbetsförtjänst

Att rätt belopp är utbetalt

(21)

Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 3(10)

Processer/rutiner Risker Kontrollmoment

Utbildningsplaner Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka

Har utbildningsplanen för de anställda följts

Behörighet och attestförteckning Att attestförteckningen inte följs Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen Att för bred attest intervall är

inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter

Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde

Fakturahantering vid representation ,kurser och konferenser

Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs

Att deltagare, syfte och kurs finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser

Egna ersättningar för kommunchef Att kommunchefen attesterar egna ersättningar

Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar

3 Uppföljning och testning av internkontroll

Område:

Verksamhet

Processer/rutiner:

Inköp Risker:

Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar

Kontrollmoment Resultat Kommentar

(22)

Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer

riktlinjerna för hållbar upphandling

Större avvikelse Det har inte gjorts en egen internkontroll av verksamheten då det har genomförts en granskning av PWC gällande

upphandlingsverksamheten utifrån följande revisionsfråga:

Finns det en ändamålsenlig organisationsstruktur för offentlig upphandling och är den interna kontrollen tillräcklig?

I rapporten redogörs bland annat för följande:

 Det finns upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning men att dessa inte i alla delar efterlevs, bla avseende otillåtna

direktupphandlingar och dokumentation av direktupphandlingar.

 Rutinerna för spridning av ramavtal inte heller är fullt ut tillförlitliga eftersom kommunens avtalsdatabas inte är uppdaterad

 Av kommunens rutiner för kontroll av ekonomiska transaktioner framgår bland annat att priser och villkor ska kontrolleras innan attest. Vi kan konstatera att det i flera fall inte på ett enkelt sätt går att stämma av fakturerade priser mot avtalade priser. Detta eftersom informationen i fakturorna i många fall är bristfällig samt att det görs köp som inte omfattas av gällande avtal. Vi noterar dock att granskade inköp i huvudsak har gjorts inom avtalsperioden och att det i huvudsak är avtalade varor/tjänster som köpts.

 Det saknas rutiner för systematisk uppföljning av köptrohet och verifiering visar på en relativt låg köptrohet, mellan 53 och 82 procent, inom de granskade områdena. Vi kan även konstatera att det görs många småinköp från ett stort antal leverantörer.

Svaret i denna granskning innefattar även kontrollpunkterna:

 Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar

(23)

Risker:

Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar

Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs

Större avvikelse Se kommentar under

kontrollmomentet Att

förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling.

Risker:

Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar

Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs

Större avvikelse Se kommentar under

kontrollmomentet Att

förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling.

Processer/rutiner:

Dagliga rutiner inom IT Risker:

Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan

Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa

Ingen avvikelse Rutinlistan för 2015-06-11 har gåtts igenom och alla rutiner var utförda och avprickade enligt listan.

Processer/rutiner:

Test återläsning av backup Risker:

Att backup inte fungerar för våra IT-system

En fil från slumpmässigt valt system återläses

Ingen avvikelse Återläsning har gjorts av ist.db samt ist.log med lyckat resultat. Filerna har rätt storlek och ser riktiga ut.

Ist.log kan man utläsa viss information ur trots att det är en databasfil.

(24)

Processer/rutiner:

Kontroll av inaktiva inloggningskonton Risker:

Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader

Kontroll av inloggningskonton Ingen avvikelse Har gått igenom så att inga gamla inloggningskonton finns kvar.

Processer/rutiner:

Svarstider i kommunväxeln Risker:

Att svarstiderna blir långa

- Mätning av svarstid Inte kontrollerat Har inte kunnat utföra egna mätningar pga begränsningar i nuvarande telefonisystem. Egen mätning kommer att ske under 2016.

KKiKs mätning av svarstid mot kommunhuvudnumret (81000) visar dock att:

 90% av samtalen inom 30 sekunder.

 6% av samtalen besvarades inom intervallet 31-60 sekunder

 1% av samtalen besvarades inom intervallet 61-120 sekunder

 2% av samtalen besvarades efter 120 sekunder

 1% av samtalen besvarades inte alls

Processer/rutiner:

Hantering av egenkontroll Risker:

Att personer som äter maten kan bli matförgiftade

Att rutinen gällande egenkontroll följs

Ingen avvikelse Inga fall av matförgiftning eller felserverade allergikoster har rapporterats under år 2015.

(25)

Område:

Personal

Processer/rutiner:

Anställningsavtal Risker:

Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering

Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet

Mindre avvikelse 2 av 50 kontrollerade anställningsavtal var felaktigt registrerade.

Processer/rutiner:

Löneskuld Risker:

Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent

Att kontrollera förekomst av löneskuld

Större avvikelse Antalet löneskulder under 12 månader var 83 stycken. Orsaken till 75 % av skulderna var att chef inte bevakat att frånvaroansökan inkommit samt för många semesterdagar beviljats. 10 % av skulderna uppstod på grund av felaktiga registreringar av personalredogörare. 11 % av löneskulderna uppstod utan att det går att påverka på grund av preliminärlöneberäkningen.

Åtgärden som planeras är att tidigarelägga stoppdatum.

Processer/rutiner:

Legitimation Risker:

Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare.

Vad kan gå fel

Legitimation är ett krav enlig skollagen för självständigt ansvar för undervisning och beslut om betyg

(26)

Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera att

tillsvidareanställd lärare har legitimation

Mindre avvikelse 7 procent av lärare och förskollärare saknade legitimation.

Processer/rutiner:

Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker:

Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst

Vad kan gå fel

Felaktiga underlag för utbetalning av förlorad arbetsförtjänst

Att rätt belopp är utbetalt Större avvikelse Intyg för förlorad arbetsförtjänst har kontrollerats för anställda och för företagare. Anställda inom Lindesbergs kommun har inte kontrollerats. Sex intyg utbetalade under 2015 från anställda och sex intyg utbetalade under 2015 från företagare har jämförts med ersättningsbestämmelserna för kommunalt förtroendevalda.

Inga avvikelser har upptäckts bland utbetalningar till anställda. Samtliga inkomstbortfall har verifierats av arbetsgivare för varje sammanträde.

Större avvikelse har upptäckts när det gäller företagare då

inkomstbortfallet inte verifierats.

Angivna timmar stämmer överens med angivna sammanträdesdatum och tider. Det är dock omöjligt med dagens rutiner att kontrollera företagets existens och vad det eventuella inkomstbortfallet blir.

Åtgärden som planeras är att ta fram nya rutiner för egna företagare.

Processer/rutiner:

Utbildningsplaner Risker:

Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka

(27)

Har utbildningsplanen för de anställda följts

Ingen avvikelse Utbildning i livsmedelshygien ska, och har, erbjudits alla nyanställda.

För tillsvidareanställa uppdateras och förnyas kunskaperna genom en utbildning vartannat år vilket också är genomfört.

Område:

Ekonomi

Processer/rutiner:

Behörighet och attestförteckning Risker:

Att attestförteckningen inte följs

Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen

Mindre avvikelse Internkontroll är gjord på attest av rekvisitioner som avser samtliga förvaltningar. 1250 rekvisitioner är kontrollerade. 7 rekvisitioner saknar attest, 34 rekvisitioner är attesterade av personer som inte har beslutattest och 2 rekvisitioner saknas. Åtgärden som planeras är utökad information och utbildning.

Risker:

Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter

Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde

Större avvikelse Stickprov på 25 personer som har attesträtt i ekonomisystemet. 10 personer som granskats har för stort attestintervall på ansvarskoden i ekonomisystemet jämfört med attestförteckningen som upprättats 2015. Åtgärden som planeras är ny rutin för attestantförteckning.

Processer/rutiner:

Fakturahantering vid representation, kurser och konferenser Risker:

Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs

(28)

Kontrollmoment Resultat Kommentar Att deltagare, syfte och kurs

finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och

konferenser

Större avvikelse Både intern och extern

representation har kontrollerats. 20 stycken fakturor som avser extern representation och 29 stycken som avser intern representation. Av de 20 fakturor som var externa är 6 stycken felkonterade, fakturorna avser gåvor eller intern representation. 2 stycken saknade syfte och namn på

deltagarna. På 6 av fakturorna anges syftet men namn saknas. Syfte och samtliga namn finns angivna på 6 av fakturorna.

På de fakturor som avser intern representation finns syfte och namn på 10 fakturor. Syfte utan namn finns angivet på 18 fakturor. De flesta av dem avser mindre belopp som är till en hel arbetsgrupp, tex fika på arbetsplatsträffar o dyl. En faktura är felkonterad. Åtgärden som planeras är nya rutiner som ska förankras i organisationen.

Processer/rutiner:

Egna ersättningar för kommunchef Risker:

Att kommunchefen attesterar egna ersättningar

Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar

Mindre avvikelse Kontroll av samtliga

leverantörsfakturor har skett, 94 stycken under 2015. Tre avvikelser kan rapporteras. Avser två tågresor till SKL i Stockholm, samt en kursavgift. Finns underlag som styrker detta.

4 Slutsatser av uppföljning

Samtliga kontrollmoment har genomförts enligt plan, förutom svarstider i växeln och de

kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Det har tekniskt inte gått att mäta svarstiderna i växeln. För de brister som framkom i revisionsrapporten om upphandling finns det förslag till åtgärder som ska behandlas av kommunstyrelsen.

I de fall där det funnits en mindre eller större avvikelse har åtgärd planerats som kommer att genomföras under år 2016.

5 Förslag till beslut

Uppföljningen av internkontroll för år 2015 överlämnas till kommunstyrelsen.

(29)

Sida 7 av 22

4. Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015

Lindesbergs kommun ingår i det finska förvaltningsområdet sedan januari 2012. Detta innebär att finskspråkiga har särskilda lagstadgade rättigheter i kommunen enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). Kommunens åtaganden enligt denna lag godtogs i samband med beslutet om att ansöka om att bli finskt

förvaltningsområde. Implementeringen av lagen är ett långsiktigt arbete påbörjades 2012 och kommunstyrelsen antog den 25 februari 2015 § 60 Verksamhetsplan 2015-2016 för finskt förvaltningsområde.

Samordnaren för finskt förvaltningsområde har sammanställt de aktiviteter som gjorts under året i en verksamhetsberättelse som inkom den 9 februari 2016.

4.1. Handlingar

Tjänsteskrivelse verksamhetsberättelse finskt förvaltningsområde 2015(2).pdf (inkluderad nedan)

Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015.pdf (inkluderad nedan)

(30)

(31)

(32)

(33)