Revisionsrapport 2017
Genomförd på uppdrag av revisorerna
september 2017
Örnsköldsvik kommun
Lokaluthyrning och lokalanvändning
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 2 1 Inledning ... 4 Bakgrund ... 4 1.1
Syfte ... 4 1.2
Revisionsfrågor ... 4 1.3
Avgränsning ... 5 1.4
Revisionskriterier ... 5 1.5
Metod ... 5 1.6
2 Lagstiftning ... 6 Kommunallagen ... 6 2.1
3 Granskningsresultat ... 6 Ansvarsfördelning ... 6 3.1
Styrning av lokaler för kultur-, idrotts- och fritidsverksamhet ... 7 3.2
Rutiner ... 9 3.3
Dialog och samverkan ... 10 3.4
Uppföljning, kontroll och resultat ... 10 3.5
4 Bedömning och rekommendationer ... 11 Bilaga 1: Källförteckning ... 13 Bilaga 2: Statistik uthyrning kultur- och fritidsnämndens lokaler ... 14
Sammanfattning
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun genomfört en granskning av hanteringen av lokaluthyrning och lokalanvändning. Syftet med granskningen har varit att bedöma om lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet hanteras på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt med tillräcklig intern kontroll.
Vår sammanfattande bedömning är att lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet för
närvarande inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt eller med tillräcklig intern kontroll. Vi kan inte bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomisk tillfredsställande sätt då det i kommunen saknas egna uppföljningar och analyser av detta.
Den sammanfattande bedömningen baseras på nedanstående:
Vår bedömning är att det saknas styrdokument som på kommunövergripande nivå
tydliggör ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen, bildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden när det gäller hantering och uthyrning av kommunens lokaler.
Vi uppmärksammar att det råder en stor otydlighet runt ett antal ansvarsfrågor när det gäller kommunens lokaler. Otydligheten rör främst ansvar för uthyrning,
anpassningsåtgärder, kostnader mm. Detta leder enligt vår bedömning till att lokalhanteringen inte fungerar ändamålsenligt.
Vår bedömning är att strategiska behovsanalyser när det gäller lokaler för idrott och fritid ännu inte genomförs på ett ändamålsenligt vis. Behovsanalyser har börjat genomföras i viss omfattning men det finns behov av att utveckla dessa ytterligare så att de blir fullgoda beslutsunderlag.
Kultur- och fritidsnämnden och dess förvaltning har upprättat styrande dokument som reglerar den uthyrning som sker av kultur- och fritidsavdelningens lokalbokning. Vår uppfattning är att tillförlitliga rutiner i huvudsak tillämpas i samband med den uthyrning som sker via lokalbokningen. Vi bedömer däremot att det sammantaget inte finns tillförlitliga rutiner i kommunen då uthyrning av vissa lokaler sker utan exempelvis fastställda fördelningsprinciper, bestämmelser eller taxor.
Dialog och samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och andra nämnder (när det gäller lokaluthyrning- och användning) bedöms inte vara ändamålsenlig och tillräcklig.
Den bristande dialogen får dessutom negativa konsekvenser och riskerar att kommunens lokalhantering blir ineffektiv.
Kommunstyrelsen eller kultur- och fritidsnämnden har inte gjort någon egen utvärdering av lokalernas nyttjande i relation till kostnaderna, vilket gör att vi har svårt att bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi noterar dock att nyttjandegraden i stor utsträckning varierar mellan kommunens lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet. Den låga nyttjandegraden vid några av kommunens anläggningar indikerar att dessa inte nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.
För de lokaler som hanteras av kultur- och fritidsavdelningens lokalbokning finns statistik över lokalutnyttjandet tillgängligt. Vår bedömning är dock att det, på nämndsnivå, inte genomförs systematiska heltäckande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet.
I syfte att utveckla verksamheten rekommenderar vi följande:
Att kommunstyrelsen säkerställer att ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltningar tydliggörs. Styrdokumentet bör antas av fullmäktige och exempelvis tydliggöra vilka av kommunens lokaler som får hyras ut, av vem detta ska ske samt ansvar för underhåll, verksamhetsanpassningar o. dyl.
Då de lokalresursutredningar som upprättas av förvaltningarna är att betrakta som strategiska dokument som ska uttrycka verksamhetens behov och prioriteringar när det gäller framtida lokaler rekommenderar vi att dessa framgent beslutas av ansvarig nämnd.
Att kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden utvecklar sin uppföljning av lokalanvändningen och utvärderar i vilken grad kommunens lokaler nyttjas effektivt.
1 Inledning
Bakgrund 1.1
Kultur- och fritidsnämnden i Örnsköldsviks kommun ansvarar för att tillgodose behovet av lokaler och anläggningar för kultur- och fritidsverksamhet samt för att upplåta lokaler och anläggningar att nyttja för aktiviteter inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ska också samverka med övriga nämnder i kommunen som berörs av nämndens verksamhetsområde.
Kommunallagens likvärdighetsprincip innebär att kommunen ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för annat. Lokaluthyrningen bör därför ske på ett jämlikt sätt (exempelvis gällande nyttjande av tider, val av verksamheter, föreningar och
målgrupper) för att minska risken och förekomsten av ojämn resursfördelning.
Att lokalanvändningen är ändamålsenlig och strategisk är betydelsefullt för att uppnå en kostnadseffektivitet och ett i övrigt effektivt nyttjande av kommunens resurser.
Revisorerna ser risker med att lokalutnyttjandet inte sker på ett strategiskt sätt, bland annat riskerar nämnden att en ojämlik fördelning av resurser sker till olika målgrupper samt att nämndens medel inte hanteras effektivt. Ytterst kan det innebära att fullmäktiges mål inte uppnås på ett ändamålsenligt sätt, bland annat när det gäller god ekonomisk hushållning. De identifierande riskerna kan medföra kortsiktiga eller långsiktiga konsekvenser (exempelvis ekonomiska eller förtroendeskadliga).
Syfte 1.2
Syftet med granskningen är att bedöma om lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet hanteras på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt med tillräcklig intern kontroll.
Revisionsfrågor 1.3
I granskningen ska följande revisionsfrågor besvaras:
Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (tex policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen?
Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov för kultur- och fritidsverksamhet?
Tillämpas tillförlitliga rutiner vid lokaluthyrning (tex fördelningsprinciper och kontroller)?
Är dialog och samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och andra nämnder i kommunen ändamålsenlig och tillräcklig?
Nyttjas lokaler på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt?
Genomförs systematiska heltäckande uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet?
Avgränsning 1.4
Granskningen avgränsades inledningsvis till kultur- och fritidsnämnden men omfattar, efter beslut av revisorerna i juni 2017, även kommunstyrelsen och bildningsnämnden.
Granskningen utökades i syfte att på ett vidare sätt belysa och besvara revisionsfrågorna.
Revisionskriterier 1.5
Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer beslutade av fullmäktige. Kriterier kan också ha sin grund i jämför- bar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga
revisionskriterierna av:
Kommunallagen 2 kap 2 §
Kommunallagen 6 kap 7 §
Kommuninterna styrdokument (tex Strategi för kommunens fastigheter (2014), Kultur- och fritidsnämndens mål och huvudprinciper vid uthyrning (2015), Prioriteringsordning vid arrangemang, tävling, match och liknande (2015)).
Metod 1.6
Granskningen har genomförts genom dokumentanalys av gällande styr- och
uppföljningsdokument inom kommunen. Dessutom har intervjuer genomförts med följande personer; kultur- och fritidschef, enhetschef Paradiset, fritidschef, assistent lokalbokningen, utredare lokalbokningen, 2 fritidskonsulenter, kulturstrateg, kulturassistent, kulturutvecklare, fastighetschef, kundförvaltare samt utredare och lokalsamordnare på bildningsförvaltningen.
Samtliga intervjuade har givits möjlighet att faktagranska rapportutkastet.
2 Lagstiftning
Kommunallagen 2.1
Enligt kommunallagens likställighetsprincip (2 kap. 2§) ska kommuner behandla sina medlemmar lika. Detta innebär att det inte är tillåtet för kommuner att särbehandla vissa kommunmedlemmar eller grupper av kommunmedlemmar om det inte finns objektiva och sakliga skäl. Något godtycke, exempelvis i samband med lokaluthyrning, får därmed inte förekomma.
I kommunallagens 6 kap 7 § regleras att nämnderna, var och en inom sitt område, ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Kommunstyrelsen ska, enligt 6 kap. 1§ leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella
gemensamma nämnders verksamhet.
3 Granskningsresultat
Ansvarsfördelning 3.1
Beskrivning av ansvarsfördelningen för kommunens lokaler återfinns främst i följande dokument:
Kommunstyrelsens reglemente (Kf februari 2017).
Kultur- och fritidsnämndens reglemente (Kf dec 2010).
Strategi för kommunens fastigheter (Ks november 2014).
”Gränsdragningslista” (daterad 2006-12-04).
Samtliga kommunala lokaler förvaltas av kommunstyrelsen som enligt reglementet ansvarar för fastighetsdrift och –underhåll. Av Strategi för kommunens fastigheter framgår att
kommunstyrelsens konsult- och serviceförvaltning ansvarar för att;
Erbjuda ändamålsenliga lokaler för kommunens verksamheter.
Föra en nära dialog med brukande förvaltningar för att kunna bilda sig en god uppfattning om de framtida lokalbehoven (såväl yta som kvalitet).
I dialog med brukande förvaltningar, utifrån behov och tillgängliga medel, årligen revidera underhållsplanen med prioriterade åtgärder inom det totala
fastighetsbeståndet.
Av kultur- och fritidsnämndens reglemente framgår att nämnden ska:
Verka för att tillgodose behovet av lokaler och anläggningar för kultur- och fritidsverksamhet.
Ansvara för upplåtelse av kommunala lokaler och anläggningar som tilldelats nämnden att nyttjas för aktiviteter inom nämndens ansvarsområde.
Kultur- och fritidsnämnden hyr således vissa lokaler (se bilaga) av kommunstyrelsens fastighetsavdelning och svarar för hur användandet av dessa lokaler ska fördelas och hyras ut i andra hand.
Av våra intervjuer framgår att bildningsnämnden hyr lokaler av kommunstyrelsen, för sin egen verksamhet. De lokaler som hyrs är framförallt skolbyggnader inklusive matsalar, gymnastiksalar och simhallar. Ingen vidare uthyrning av dessa lokaler ligger i
bildningsnämndens uppdrag.
Av våra intervjuer framgår vidare att ansvarsfördelningen när det gäller kommunens lokaler upplevs otydlig i vissa avseenden. Otydligheten upplevs främst av kultur- och
fritidsnämndens representanter och består främst i a) vem som ansvarar för att ordna så att eventuella skador åtgärdas samt b) vem som ska bekosta underhåll samt c)
gränsdragningen mellan underhåll respektive anpassning av lokalerna.
Av intervjuer framgår vidare att några försök har gjorts i syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen. Bl.a.:
Ett flertal möten har hållits mellan parterna på tjänstemannanivå i syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen.
En ”Gränsdragningslista” innehållande vad som ska anses tillhöra fastigheten (kommunstyrelsens ansvar) respektive inredning/utrustning (kultur- och
fritidsnämndens ansvar) har upprättats på tjänstemannanivå. Av intervjuer framgår dock att denna gränsdragningslista är inaktuell och inte heltäckande.
En gemensam skrivelse har upprättats av tjänstemän vid bildningskontoret och kultur- och fritidsavdelningen. Skrivelsen är daterad 2017-01-08 och har enligt intervjuer översänts till förvaltningscheferna vid bildningsförvaltningen, konsult- och
serviceförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. I skrivelsen lyfts behovet av att ansvarsfördelningen tydliggörs och att en projektgrupp bildas i syfte att
tydliggöra detta.
Ansvaret som primär hyresgäst för kommunens sim- och sporthallar har, i samband med fullmäktiges fastställande av budget inför för år 2014, överförts från
bildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden.
Av intervjuer framgår att de upplevda otydligheterna, trots ovanstående åtgärder, kvarstår.
Styrning av lokaler för kultur-, idrotts- och fritidsverksamhet 3.2
Kommunstyrelsen
Granskningen visar att kommunstyrelsens dokumenterade styrning inom
granskningsområdet främst återfinns i Strategi för kommunens fastigheter. Detta dokument innehåller dock ingen information om vilka långsiktiga behov eller framtida planer som finns när det gäller kommunens lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet.
Konsult- och serviceförvaltningen omorganiserades under år 2015. Av våra intervjuer framgår att det efter detta inte hunnit tillskapas fullt fungerande rutiner för dokumenterad kommunövergripande planering av kommunens långsiktiga lokalbehov. Arbete pågår dock för att tillskapa en fungerande arbetsprocess och kommunens förvaltningar och nämnder har exempelvis börjat upprätta långsiktiga resursutredningar (LRU) sedan ca 2 år tillbaka.
Kommunstyrelsens tillväxtavdelning ansvarar, enligt Strategi för kommunens fastigheter, för att sammanställa samtliga förvaltningars/nämnders lokalresursutredningar till en gemensam plan för hela kommunens lokalbehov. Planen ska revideras årligen. Av intervjuer framgår att tjänsten som kommunens fastighetsstrateg har varit vakant under våren 2017 och att ny fastighetsstrateg kommer att tillträda först under hösten 2017. Detta har inneburit att någon revidering av den kommunövergripande lokalresursplanen inte har genomförts inför år 2018.
På tjänstemannanivå noterar vi att fastighetschef, i samarbete med tjänstemän på övriga förvaltningar, nyligt har utarbetat en dokumenterad arbetsprocess för arbetet med
nybyggnationer. Avsikten är att denna ska vara ett stöd i hur arbetet ska bedrivas i samband med nybyggnationer.
Granskningen visar att kommunstyrelsens fastighetsavdelning, i internbudget 2017, avsatt ca 30 mkr för underhåll av kommunens fastigheter (inklusive verksamhetsanpassningar inom bildnings- respektive välfärdsförvaltningen). Av våra intervjuer framgår att det råder
otydlighet runt hur medel för underhåll respektive verksamhetsanpassningar ska budgeteras.
Otydligheten består dels i vad som är att betrakta som underhåll respektive verksamhetsanpassningar dels vilken nämnd som ansvarar för kostnaden.
Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden har i mars 2017 antagit samhällsbyggnadsförvaltningens
lokalresursutredning 2017-2026. Utredningen innehåller anläggningsregister samt en allmän beskrivning av hur verksamheten och efterfrågan på lokaler utvecklats. Vidare innehåller planen beslutade nybyggnationer, planerade nybyggnationer samt framtida investeringar.
Vi har även tagit del av en kortfattad summering av nuvarande och tänkta framtida behov som upprättats av tjänsteman på kultur- och fritidsavdelningen.
Av intervjuer framgår att det upplevs vara svårt att planera behovet av lokaler för idrotts- och fritidsaktiviteter. Arbetet med långsiktig planering upplevs ha förbättrats under senare år men fortfarande finns det inga tydliga direktiv om exempelvis vilken servicenivå som ska hållas gentemot föreningar och allmänhet.
Vid våra intervjuer framkommer att det finns en allmän uppfattning att kultur- och fritidsavdelningens behov och önskemål tenderar att förbises i diskussionerna av de
kommungemensamma behoven av lokaler. Bildningsförvaltningens behov upplevs oftare ha stått i centrum vid diskussionerna. En orsak till detta uppges bl.a. vara att kultur- och
fritidsavdelningen inte haft en tillräckligt tydlig bild av vilka prioriteringar som ska göras eller vilka prioriteringar som finns hos konsult- och serviceförvaltningen när det gäller
allmänhetens/föreningarnas önskemål på lokaler och hur dessa ska lösas.
Av kultur- och fritidsnämndens internbudget framgår att nämnden planerat investeringar för sammanlagt 5 mnkr för år 2017. Bl.a. för ny ismaskin samt belysning och IT vid idrottsplatsen Skyttis. Granskningen visar att detaljerad plan för investeringar kommande år saknas. Som tidigare nämnts råder otydlighet runt hur medel för underhåll/verksamhetsanpassningar ska planeras och budgeteras, vilket bl.a. lett till att kultur- och fritidsavdelningen äskat medel till underhållsåtgärder.
Bildningsnämnden
Bildningsförvaltningen har upprättat lokalresursutredning för år 2017-2021 samt 2018-2022.
Den sistnämnda har nämnden informerats om i februari 2017. Granskningen visar att lokalresursutredning för perioden 2017-2021 även innefattar identifierade behov av idrotts- och fritidslokaler (såväl elevers behov som allmänhetens). Av intervjuer framgår att
information inhämtats från tjänstemän på kultur- och fritidsförvaltningen när det gäller vilka behov de ser av idrottslokaler.
Av bildningsnämndens internbudget framgår att nämnden planerat investeringar
(verksamhetsanpassningar) för sammanlagt 5 mnkr för år 2017. Plan (på totalnivå) för åren 2018-2021 återfinns också i nämndens investeringsbudget. Dock framgår inte av nämndens budget vilka insatser resurserna ska användas till.
Rutiner 3.3
Vi har tagit del av följande dokument avseende uthyrningen av kultur- och fritidslokaler:
Mål och huvudprinciper vid uthyrning (Kfn mars 2015).
Prislista för bokning av kommunala anläggningar och lokaler.
Allmänna bestämmelser vid uthyrning.
Ordningsregler vid uthyrning.
Ovanstående dokument reglerar tillsammans den uthyrning som sker av lokalbokningen vid kultur- och fritid.
Följande huvudsakliga lokaler hyrs ut av lokalbokningen på kultur- och fritidsavdelningen:
Ishallar
Gymnastik- och idrottshallar
Sporthallar
Simhallar
Samlingssalar
Scenkonstlokaler
Av våra intervjuer framgår att assistenten vid lokalbokningen genomför vissa egenkontroller av att upprättade rutiner och styrdokument följs i samband med uthyrning. Exempelvis stäms följande av mot gällande principer vid säsongsbokningar; föreningsstruktur, antal
lag/utövare/grupper, eventuella nya rekommendationer från förbund eller tävlingsbestämmelser.
Utöver ovanstående lokaler finns, enligt de vi intervjuat, ett flertal lokaler som hyrs ut av andra aktörer än kultur- och fritidsavdelningens lokalbokning, exempelvis; Sliperiet, fritidsgårdar, museet, skolsalar, -kök, -matsalar, -klassrum, -slöjdlokaler samt friluftsanläggningar.
Vi noterar att det råder en otydlighet när det gäller vilka lokaler som får hyras ut till
allmänheten och av vem detta ska ske. Exempelvis uppges att skolans lokaler (tex matsalar och idrottshallar) på vissa orter fortfarande behöver hyras ut av skolans rektorer, vid
förfrågan från föreningar och allmänhet. De tjänstemän vid kultur- och fritidsenheten vi talat med upplever en stor frustration över att all lokaluthyrning i dagsläget inte har samlats inom kultur- och fritidsenhetens lokalbokningssystem. Det upplevs finnas en risk för att
Dialog och samverkan 3.4
Det finns i kommunen ett antal forum för dialog gällande lokalanvändning och –uthyrning.
Exempelvis sker kvartalsträffar mellan konsult- och serviceförvaltningen och bildningsförvaltningen respektive samhällsbyggnadsförvaltningen. Vid dessa träffar diskuteras rör respektive förvaltnings fastighets- och servicefrågor.
Förvaltningschefsgruppen har beslutat att införa ett nytt dialogforum där bildnings- förvaltningen, konsult- och serviceförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen och välfärdsförvaltningen möts. Dialogforum ska hållas en gång per månad och det ska inte ersätta de ordinarie kvartalsmötena. Det nya dialogforumet har startat med ett arbete mellan de berörda förvaltningarna som syftar till att utveckla det gemensamma arbetssättet kring fastighets- och lokalfrågor. Målbilden är att skapa gemensamma arbetssätt, tydliga mötesforum och goda relationer. Vidare är målet att tydliggöra roller och mandat samt kvalitetssäkra processer och rutiner.
Av våra intervjuer med tjänstemän på kultur- och fritidsavdelningen framgår att de upplever att de inte görs delaktiga på ett tillfredsställande sätt i planeringen av kommunens behov av lokaler samt att dialog och samverkan runt lokaler inte fungerar. Vi noterar en stor frustration hos kultur- och fritidsavdelningens representanter när det gäller detta. Under intervjuerna framhålls också ett flertal exempel på konsekvenserna av bristerna i dialog och samverkan.
Som exempel kan nämnas att lokalerna, vid om- och nybyggnation, i vissa fall inte anpassats efter de behov kultur- och fritidsavdelningen ser. Storlek på hallar, materialval, linjering mm kan bli anpassade enbart efter skolans behov vilket leder till att det blir svårt för kultur- och fritidsavdelningen att hyra ut lokalerna till externa aktörer.
Uppföljning, kontroll och resultat 3.5
Granskningen visar att varken kommunstyrelsen eller kultur- och fritidsnämnden har fattat något beslut om hur och när lokalanvändningen och uthyrningen ska följas upp och återrapporteras.
Av våra intervjuer med kultur- och fritidsavdelningen framgår att tjänstemännen har goda möjligheter att ta fram statistik över hur idrottslokaler används, bl.a. utifrån
lokalbokningssystemet. Vi har exempelvis tagit del av statistik över nyttjandegrad för
kommunens ishallar (se bilaga). Statistiken visar nyttjande dagtid, kvällstid och helger samt i viss utsträckning utveckling jämfört med föregående år. Vi har även tagit del av statistik över nyttjandegraden för skolornas idrotts- och simhallar. Denna statistik är uppdelad på
barn/ungdomar respektive vuxna. Av statistiken kan bl.a. utläsas att nyttjandegraden varierar i hög utsträckning bland kommunens anläggningar.
Av intervjuer framgår att kultur- och fritidsförvaltningens lokalbokning levererar viss statistik till fastighetsförvaltningen och till kultur- och fritidsnämnden vid efterfrågan. Vi noterar dock att systematisk uppföljning av lokalanvändning eller uthyrning inte sker, varken av
kommunstyrelsen eller kultur- och fritidsnämnden.
4 Bedömning och rekommendationer
Vår sammanfattande bedömning är att lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet för
närvarande inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt eller med tillräcklig intern kontroll. Vi kan inte bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomisk synpunkt
tillfredsställande sätt då det i kommunen saknas egna uppföljningar och analyser av detta.
Den sammanfattande bedömningen baseras på nedanstående iakttagelser och bedömningar:
Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (tex policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen?
Vår bedömning är att det saknas styrdokument som på kommunövergripande nivå tydliggör ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen, bildningsnämnden och kultur- och
fritidsnämnden när det gäller hantering och uthyrning av kommunens lokaler.
Vi uppmärksammar vidare att det råder en stor otydlighet runt ett antal ansvarsfrågor när det gäller kommunens lokaler. Otydligheten rör främst ansvar för uthyrning,
anpassningsåtgärder, kostnader och finansiering. Detta leder enligt vår bedömning till att lokalhanteringen inte fungerar ändamålsenligt.
Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov för kultur- och fritidsverksamhet?
Vår bedömning är att strategiska behovsanalyser när det gäller lokaler för idrott och fritid ännu inte genomförs på ett ändamålsenligt vis. Behovsanalyser har börjat genomföras i viss omfattning men det finns behov av att utveckla dessa ytterligare så att de blir fullgoda
beslutsunderlag. Exempelvis bör kultur- och fritidsavdelningen komplettera sin utredning med tydlig information om nuvarande nyttjandegrad samt prognos om framtida behov och
önskemål men även nämndens prioriteringar bland dessa.
Vi bedömer det som viktigt att kultur- och fritidsnämnden beslutar om en policy/servicenivå som tydliggör nämndens vilja och ambitionsnivå när det gäller utbudet av lokaler för idrotts- och fritidsverksamhet. Efter detta kan kultur- och fritidsnämndens identifierade behov inarbetas i den kommunövergripande lokalresursplanen som också utgör underlag för kommunens budgetprocess.
Tillämpas tillförlitliga rutiner vid lokaluthyrning (tex fördelningsprinciper och kontroller)?
Kultur- och fritidsnämnden och dess förvaltning har upprättat styrande dokument som reglerar den uthyrning som sker av kultur- och fritidsavdelningens lokalbokning. Vår
uppfattning är att tillförlitliga rutiner i huvudsak tillämpas i samband med den uthyrning som sker via lokalbokningen. Vi bedömer däremot att det sammantaget inte finns tillförlitliga rutiner i kommunen då uthyrning av vissa lokaler sker utan exempelvis fastställda fördelningsprinciper, bestämmelser eller taxor.
Är dialog och samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och andra nämnder i kommunen ändamålsenlig och tillräcklig?
Dialog och samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och andra nämnder (när det gäller lokaluthyrning- och användning) bedöms inte vara ändamålsenligt och tillräcklig. Den bristande dialogen får dessutom negativa konsekvenser och riskerar att kommunens
Nyttjas lokaler på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt?
Kommunstyrelsen eller kultur- och fritidsnämnden har inte gjort någon egen utvärdering av lokalernas nyttjande i relation till kostnaderna, vilket gör att vi har svårt att bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi noterar dock att nyttjandegraden i stor utsträckning varierar mellan kommunens lokaler för idrotts- och
fritidsverksamhet. Den låga nyttjandegraden vid några av kommunens anläggningar indikerar att dessa inte nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.
Genomförs systematiska heltäckande uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet?
För de lokaler som hanteras av kultur- och fritidsavdelningens lokalbokning finns statistik över lokalutnyttjandet tillgängligt. Vår bedömning är dock att det, på nämndsnivå, inte genomförs systematiska heltäckande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet.
I syfte att utveckla verksamheten rekommenderar vi följande:
Att kommunstyrelsen säkerställer att ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltningar tydliggörs. Fullmäktige bör beredas tillfälle att tydliggöra vilka av kommunens lokaler som får hyras ut, av vem detta ska ske samt ansvar för underhåll, verksamhetsanpassningar, finansiering o. dyl.
Då de lokalresursutredningar som upprättas av förvaltningarna är att betrakta som strategiska dokument som ska uttrycka verksamhetens behov och prioriteringar när det gäller framtida lokaler rekommenderar vi att dessa framgent fastställs av ansvarig nämnd.
Att kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden utvecklar sin uppföljning av lokalanvändningen och utvärderar i vilken grad kommunens lokaler nyttjas effektivt.
Örnsköldsvik den 11 september 2017
Linda Marklund Petra Nylander
Bilaga 1: Källförteckning
Intervjuade funktioner
Intervjuer har genomförts med följande personer:
Kultur- och fritidschef
Enhetschef Paradiset
Fritidschef
Assistent lokalbokningen
Utredare lokalbokningen
2 fritidskonsulenter
Kulturstrateg
Kulturassistent
Kulturutvecklare
Fastighetschef
Kundförvaltare
Utredare bildningsförvaltningen
Lokalsamordnare bildningsförvaltningen
Dokument
Dokumentanalys har genomförts av ett flertal kommuninterna styr-, planerings- och uppföljningsdokument bl.a. följande:
Kultur- och fritidsnämndens protokoll
Långsiktig resursutredning samhällsbyggnadsförvaltningen
Tävlingsreglemente
Verksamhetsplan 2017 kultur- och fritidsnämnden
Gränsdragningslista
Hyresgästansvar i sport- och simhallar i Örnsköldsvik
Idrottslokaler i centrum 2018
Kommunfullmäktiges budget 2017
Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2017
Kultur- och fritidsnämndens reglemente
Kommunstyrelsens reglemente
Bildningsnämndens reglemente
Lokalresursutredning bildningsförvaltningen
Lokalresursplan 2017
Strategi för kommunens fastigheter
Årsredovisning 2016
Bilaga 2: Statistik uthyrning kultur- och fritidsnämndens lokaler
8789247325 352520
2900912533799812 287732
74736164033 418255
175523263149214083 322130
10308 4804424809 325856
27546105572 343175
0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 1400000
Totalt/ anläggning
Totalt/ anläggning
