Datum Granskning av skogsförvaltningen. separata avtal för försäljning av virke tecknas. virkesköpares betalningsförmåga säkerställs.

Full text

(1)

SUNNE KOMMUN Revisorerna

Datum 2017-08-25

Kommunstyrelsen

För kännedom

Kommunfullmäktige

i^cmKiit

?.';u;^r\!

KOIViiVil

!nl; .1

i Avg 11

Dnr..1.Y.-:?

Sida

1(1)

t.^ rc ,;"

(,-; 1",^ ••:

J?'i3T*iT

1 -08-

^11 :ö(:

1 ^!.- ;:i ^ ?^ It

^^i (^p:i\i;!-;Lu:!_i\)

25

b^..

Granskning av skogsförvaltningen

På vårt uppdrag har PwC granskat kommunens förvaltning av skogsmark.

Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan hur kommunen säkerställer att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv.

Granskningen har inte visat annat än att kommunens skogsmark förvaltas på ett, ur skogligt perspektiv, ändamålsenligt sätt.

Vi rekommenderar att:

rutinerna för analys av anbudsgivares ekonomi förstärks separata avtal för inköp av skogsvårdstjänster tecknas separata avtal för försäljning av virke tecknas

virkesköpares betalningsförmåga säkerställs.

Vi anser också att kommunstyrelsen bör utreda om någon del av

förvaltningen och vården av kommunens skogsmark kan hanteras av SG

Södra Viken, under förutsättning att detta kan ske på ett ändamålsenligt

och effektivt sätt.

Vi överlämnar rapporten till kommunstyrelsen med begäran om svar senast den 8 december med en redogörelse för vilka åtgärder som

vidtagits/kommer att vidtas med anledning av granskningen.

^^/^ t^<^.

:<^c^

Inger/Axelsson

Ordförande

SUNNE l VÄRMLAND

Postadress Sunne kommun 1. Verksamhetsstöd 686 80 Sunne

Besöksadress Verksamhetsstöd Kvarngatan 4 Sunne

Telefon

0565-160 00 växel Internet och fax www.sunne.se kommun@sunne.se 0565-16001 fax

Giro och org.nr 744-2684 bankgiro 212000-1843 org.nr

(2)
(3)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Tomas Eländer Aukt revisor Augusti 2017

pwc

(4)

Projektbenämning

Innehåll

Sammanfattnmg... 2

l. Uppdrag...3

2. Genomförande ...3

3. Allmänt om Sunne kommuns skogsinnehav ...3

4. Ekonomiskt resultat... 3

5. Förvaltning...^ 6. Upphandling av förvaltningsuppdraget...4

7. Fortsatt granskning... 5

Månad Ar 1 av 5 Kund

PwC

(5)

Projektbenämning

Sammanfattning

PwC har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska kommunens förvaltning av skogsmark.

Kommunen förvaltar ca 1200 hektar produktiv skogsmark.

Marknadsvärdet för skogsmark har ökat mycket kraftigt, i synnerhet under 2000 - talet. Det inne- bär att skogsmark idag representerar ett betydande värde för ägaren vilket kan konkurrera med alternativ kapitalanvändning.

Innehav av tätortsnära skog ställer dessutom särskilda krav, och/eller förväntningar från allmän- heten, på hur skogsbruket bedrivs. Detta kan ge upphov till avvägningar mellan ett skogligt ration- elit skogsbruk och graden av t.ex. naturvård och rekreationsmöjligheter för allmänheten.

Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga:

Hur säkerställer kommunen att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv?

Vår genomgång har inte påvisat annat än att kommunens skogsmark förvaltas på ett, ur skogligt perspektiv, ändamålsenligt sätt.

I det följande ger vi dock några rekommendationer för ökad intern kontroll.

Vi vill lyfta fram som de viktigaste;

- förstärk rutiner för analys av anbudsgivares ekonomi - teckna separata avtal för inköp av skogsvårdstjänster - teckna separata avtal för försäljning av virke

- säkerställ virkesköpares betalningsförmåga

Månad Ar 2 av 5 Kund

PwC

(6)

Projektbenämning

!• Uppdrag

Kommunen förvaltar ca l 200 hektar produktiv skogsmark.

Marknadsvärdet för skogsmark har ökat mycket kraftigt, i synnerhet under 2000 - talet. Det inne- bär att skogsmark idag representerar ett betydande värde för ägaren vilket kan konkurrera med alternativ kapitalanvändning.

Innehav av tätortsnära skog ställer dessutom särskilda krav, och/eller förväntningar från allmän- heten, på hur skogsbruket bedrivs. Detta kan ge upphov till avvägningar mellan ett skogligt ration- elit skogsbruk och graden av t.ex. naturvård och rekreationsmöjligheter för allmänheten.

Revisionsfråga:

Hur säkerställer kommunen att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv?

-2» Genomförande

Granskningen har utförts av PwC genom intervjuer med ansvarig personal inom kommunen samt genom att ta del av dokumentation i form av skogsbruksplan, budget, uppföljning, ekonomisk re- dovisning, avtal mm.

,5. Allmänt om Suniie kommuns skogsinnehav

Kommunens skogsbruksplan omfattar 1190 hektar produktiv skogsmark.

Skogsmarken finns dels utanför tätorten där det bör finnas goda förutsättningar för traditionellt skogsbruk, dels tätortsnära med varierande begränsning i brukandet. Översiktligt så finns det ca 500 hektar i anslutning till Södra Viken, 500 hektar i Lysvik och resterande ca 200 hektar tä- tortsnära.

Av skogsbruksplanen framgår att 1/3 av innehavet utgörs av planterings- och röjningsskog vilket indikerar att awerlmingarna sannolikt varit omfattande de senaste åren. Innehavet påverkades enligt uppgift, dessutom av storm för ett par år sedan.

4. Ekonomiskt resultat

Intäkter och kostnader från skogen redovisas tillsammans med förvaltning avjordbrul<smark på ett separat objekt (13001). Det ekonomiska utfallet, före kapitalkostnader, uppgår till ca 700 tkr årlig- en. Jämfört med en normal skogsverksamhet är resultatet något lågt men beaktat begränsning i brukning av tätortsnära skog och negativa effekter av storm plus fastighetens relativt stora andel ungskog och gallringsskog så bedömer vi att resultatet är rimligt.

Resultatet varierar mellan enskilda år vilket bedöms vara normalt för skogsförvaltning. Sett över tiden synes utfall ligga ca 10 % över budget vilket bör betraktas som bra budgetprecision. Även här varierar dock enskilda år.

1 500 000 ^ 1 250 000

1 000 000 -I

750 000 -)

500 000 250 000 o

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Månad Ar Kund PwC

3 av 5

(7)

Projektbenämning

Q» Förvaltning

Skogsmarken hanteras av kommunens tekniska förvaltning under direkt ledning av den tekniske chefen. Den operativa förvaltningen sköts av en entreprenör.

Förvaltningsuppdraget upphandlades under 2015 och ett ramavtal finns tecknat för perioden 20l6-20l8.

Efter de diskussioner vi haft med kommunens förvaltning är vår uppfattning att den tekniske che- fen har stor egen kunskap om skogsförvaltning och att det därigenom finns goda möjligheter att utöva styrning och att upprätthålla en god intern kontroll över kommunens skogsförvaltning.

Efter diskussion med den tekniske chefen och genom att tagit del av minnesanteckningar från av- stämningsmöten med entreprenören och entreprenörens förslag till åtgärder samt jämfört med skogsbruksplanens förslag, gör vi bedömningen att skogsförvaltningen utförs på ett skogligt rimligt sätt.

'• Upphandling av förvaltningsuppdraget

Vi noterar att den anlitade entreprenören har haft mycket svag ekonomi baserat på vår genomläs- ning av de senaste årens årsredovisningar. Entreprenörens aktiebolag nybildades 2012 och har sedan 2013 haft förbrukat eget kapital.

Vi kan se att entreprenörens ekonomi varit föremål för diskussion vid avstämningsmöten med kommunen men kan inte se att frågan upplevdes som ett problem i anslutning till upphandlingen 2015.

Rekommendation;

Vi rekommenderar generellt att rutiner för analys av anbudsgivares ekonomi för- stärks.

Det finns tre typer av transaktioner mellan kommunen och entreprenören.

För det första att kommunen köper förvaltningstjänsten. Den transaktionen är väl dokumenterad i avtal med tydlig prissättning.

För det andra köper kommunen skogsvårdstjänster. Den transaktionen är inte lika tydlig vad gäller prissättning.

Rekommendation;

Vi rekommenderar att upphandling av skogsvårdstjänster förtydligas, oavsett om tjänsterna upphandlas av samma entreprenör som förvaltningsuppdraget eller av någon extern part.

Vid upphandling av skogsvårdstjänster vill vi bara uppmärksamma att reglerna om offentlig upp- handling (LOU) kan vara tillämpliga. Inköpsbelopp enskilda år kan förvisso understiga gällande beloppsgränser men om inköp sker från samma tjänsteleverantör i flera år kan det i vissa fall upp- stå en kumulativ effekt med ett sammanlagt belopp som överstiger beloppsgränserna.

Den tredje transaktionen är att kommunen säljer virke. Den transaktionen omfattas inte av det tecknade ramavtalet om förvaltning. Under 2016 har entreprenören genomfört en upphandling där en extern virkesköpare samt entreprenören själv lämnat anbud. Entreprenörens anbud ansågs mest fördelaktigt. Vi noterar att prisuppgifterna avsåg ett givet tillfälle. Vår erfarenhet är att vir- kespriser kan fluktuera kraftigt, dels generellt över tiden dels tillfälligt beroende på utbud och ef- terfrågan och bedömer att en prisavstämning på marknaden har begränsad livslängd.

Månad Är 4 av 5 Kund

PwC

(8)

Projektbenämning

IVIot bakgrund av entreprenörens historiskt svaga ekonomi bör betydande försiktighet iakttas för att bygga upp virkesfordringar på entreprenören. Kommunen har tillämpat rutiner med förskott för att säkerställa betalning. I anslutning till vår granskning har vi fått information från den tek- niske chefen och kommunens ekonomichef att det inte finns några utestående förfallna fordringar avseende virkesförsäljning.

Vid försäljning av virke vill vi bara uppmärksamma de generella reglerna att kommunal egendom inte avyttras till lägre likvid än som kan anses rimligt.

Rekommendation;

Vi rekommenderar att separat virkeskontrakt upprättas mellan kommunen och ak- tuell virkesköpare för varje beslutad avverkning, på sedvanligt sätt. Det ger kommu- nen, i kraft av virkessäljare, möjlighet att bedöma om den erbjudna prisnivån är rim- lig och även möjlighet att löpande stämma av virkeslikvider mot kontrakt.

Vi rekommenderar även att relevant kreditprövning av virkesköpare sker inför varje nytt virkeskontrakt och att virkesförsäljning till köpare med svag ekonomi bör ge- nomföras i begränsad omfattning, alternativt med fullgod säkerhet som förskott eller bankgaranti eller motsvarande.

^7. Fortsatt granskning

Efter inledande genomgång med revisionen och kommunens förvaltning noterade vi att huvudfrå- garna i vår granskning kom att fokusera på avtalet med den anlitade entreprenören, hur virkesaffä- rerna går till, entreprenörens ekonomi etc. vilket utmynnat i ett antal rekommendationer för att förstärka intern kontroll.

Vi anser att dessa frågor är väsentliga och rekommenderar att en mindre uppföljande granskning utförs, tex om ett år, för att säkerställa att de områden som diskuteras ovan hanterats på ett ända- målsenligt sätt.

Rekommendation;

Vi rekommenderar en mindre uppföljning av dessa områden under våren 2018.

Karlstad 16 augusti 2017

Ohrlings PricewaterhouseCoopers AB

Tomas Eländer Auktoriserad revisor

Månad Ar 5 av 5 Kund

PwC

(9)

SUNNE KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG

Sammanträdesdatum Sida

Kommunstyrelsen 2018-01-23 1 (1)

Justerare Utdragsbestyrkare

Ks § 21

Revisorernas granskning av skogsförvaltningen

Dnr KS2017/572/01

Kommunstyrelsens beslut

Följande svar lämnas på revisorernas rekommendationer i gransknings- rapporten:

1 Rutinerna för analys av anbudsgivares ekonomi har redan förstärkts.

2 I nuläget är det inte prioriterat att teckna separata avtal för inköp av skogsvårdstjänster, då det är oklart om det är värt det.

3 I nuläget är det inte prioriterat att teckna separata avtal för försäljning av virket, då det är oklart om det är värt det.

4 Virkesköpares betalningsförmåga säkerställs genom täta möten och krav på förskottsbetalning.

5 Dialogen om hur SG SödraViken kan ta ett större skogligt förvaltnings- ansvar fortsätter.

6 Ärendet återrapporteras till kommunstyrelsen i maj 2018.

Sammanfattning av ärendet

Granskningen har visat att kommunens skogsmark, ur ett skogligt perspek- tiv, förvaltas på ett ändamålsenligt sätt. I samband med att upphandlingen gjordes så fanns brister i den ekonomiska utvärderingen av anbudsgivare.

Dessa upphandlingsrutiner har förändrats och mer bakgrundskontroll görs innan anbud antas idag. För att säkerställa den ekonomiska avkastningen har kommunen ställt krav på förskottsbetalning av den upphandlade skogs- förvaltaren och det har fungerat utan anmärkningar.

Beslutsunderlag

Allmänna utskottet 2018-01-10, § 4

Verksamhetschefens tjänsteskrivelse 2018-01-04 Revisorernas granskning av skogsförvaltningen _____

Beslutet skickas till:

Kommunrevisorerna

Figur

Updating...

Referenser

Updating...

Relaterade ämnen :