LAPPTRÄSK KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE PROTOKOLL 1/2014 KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 1 ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) 4

(1)

LAPPTRÄSK KOMMUN

KOMMUNFULLMÄKTIGE PROTOKOLL 1/2014

Mötestidpunkt 22.1.2014 kl 18.30 - 19.08 Mötesplats Kapellby skola, Lappträskvägen 45

Ärenden för behandling

§

KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE

1 § ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) 4

2 § FATTANDE AV BESLUT OM TILLKÄNNAGIVANDET AV KOMMUNALA

MEDDELANDEN 7

3 § KOSTNADSFÖRSLAG FÖR ATT ÄNDRA UTRYMMENA I PORLAMMIN

OSUUSMEIJERI BENÄMNDA MEJERI TILL SKOLUTRYMMEN (BILAGA) 8 Utanför föredragningslistan

4 § FULLMÄKTIGEMOTION; UPPGÖRANDE AV SANERINGSPLAN FÖR

SKOLCENTRET I PORLOM (BILAGA) 11

5 § FULLMÄKTIGEMOTION; IBRUKTAGNING AV REKREATIONSPENG 12

BESVÄRSANVISNING 13

(2)

MÖTESPLATS Kapellby skola, Lappträskvägen 45 DELTAGARE

Beslutsfattare Christina Mickos Vesa Peltola Pekka Puranen Mats Antas Thomas Antas

Benita Busk-Markusas Benny Engård

Erik Gammals Frej Helgars Arto Kujala Osmo Kärnä Päivi Lempiö Mari Lotila Ulla Onnila Tero Palokoski Sauli Silfvast Mika Sistola Rea Svennas Tuomas Villikka Essi Vuorenjuuri Minna Österholm

Ordförande I Vice ordförande II Vice ordförande Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Fullmäktigeledamot Övriga deltagare Tiina Heikka

Susanne Sjöblom Timo Virtala Görel Fabritius Hannu Niemi Johanna Sjöberg Arja Grönberg Sinikka Mickos

Kommundirektör, föredragande Kommunsekreterare, sekreterare Tolk

Grundtrygghetsdirektör Teknisk direktör Ekonomisekreterare Personalsekreterare Adb-ansvarig

ÄRENDEN § 1 – 5

UNDERSKRIFT Ordförande

Christina Mickos

Protokollförare

Susanne Sjöblom PROTOKOLL-

JUSTERING

Tid och plats

Lappträsk 24.1.2014 Underskrift

(3)

LAPPTRÄSK KOMMUN Mötesprotokoll Nr 1/2014

KOMMUNFULLMÄKTIGE Sida 2

PROTOKOLLET FÖR PÅSEENDE

Tid och plats

Lappträsk 27.1.2014

Intygas Tiina Heikka

(4)

KONSTATERANDE AV MÖTETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kommunfullmäktige hade sammankallats med en den 15.1.2014 till full- mäktige, kommunstyrelsen samt till kommundirektören per post tillsänd samt på kommunens anslagstavla, på kommunens webbplats kungjord och i kommunens officiella annonsorgan Loviisan Sanomat 17.1.2014 och Östra Nyland 18.1.2014 publicerad kungörelse.

BESLUT: Mötet konstaterades vara lagligt och beslutfört.

________________

VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE

FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar

- välja två protokolljusterare.

BESLUT: Arto Kujala och Vesa Peltola valdes till protokolljusterare.

________________

(5)

Datum Sida

KOMMUNFULLMÄKTIGE 22.1.2014 4

Protokolljusterarnas initialer Utdragets riktighet intygas Nämnden Styrelsen Fullmäktige

1 § ÄNDRING AV FÖRVALTNINGSSTADGAN (BILAGA) Kommunstyrelsen 16.12.2013 § 201

Riksdagen godkände i slutet av maj år 2012 regeringens proposition om ändring av kommunallagen RP 24/2012 rd. Lagändringen trädde i kraft 1.7.2012.

Bokslutets roll som informationskälla förstärks

Syftet med ändringen är att för de kommunala beslutsfattarna trygga allt bättre och konkretare uppgifter om den ekonomiska ställningen och riskerna i kommunen. Den främsta metoden är att göra bokslutet mera informativt samt att skapa mera sammanhängande strukturer än de nuvarande struktu- rerna för intern kontroll och riskhantering i alla kommuner.

I enlighet med den gällande lagen ska kommunens bokslut ge korrekta och tillräckliga uppgifter om resultatet av kommunens verksamhet och ekonomiska ställning. Nu har man i lagen lagt till en bestämmelse enligt vilken bokslutet skall ge korrekta och tillräckliga uppgifter även om finansieringen. På det sättet vill man få mera information i bokslutet. Finansieringsana- lysen ingår redan i bokslutet även nu, men med ifrågavarande tillägg vill man betona finansieringsanalysens ställning i bokslutet och den tillhörande informationen om kommunens tillförda medel och användning av dem samt balansen i ekonomin.

Bokslutets roll som informationskälla stärks ytterligare genom en bestäm- melse om att det i verksamhetsberättelsen ska ingå en uppskattning av den sannolika kommande utvecklingen. Uppskattningen skulle vara ett slags tolkning av bokslutet och förutsägbara framtidsutsikter, som grundar sig på kommunens ställning. Föremål för uppskattningen skulle vara exempelvis kommunens ekonomiska balans, inkomstfinansieringens utveckling och hur den räcker till, investeringar som är inom synhåll och finansieringen av dem samt utvecklingen av skuldsättningsgraden. Uppskattningen borde vara mo- tiverad och de bakomliggande antagandena med osäkerhetsfaktorer bör be- skrivas.

Ordnande av intern kontroll och riskhantering

I lagen har även bestämmelser om intern kontroll och riskhanteringen i en kommun och dess koncern preciserats. Med intern kontroll avses kommunens eller kommunkoncernens förfaranden och arbetsformer genom vilka man säkrar att verksamheten är laglig och resultatrik. Den interna kontrollen hör till kommunens ledningssystem och är ett redskap, för att uppskatta ut- fallet av de uppställda målen, verksamhetsprocesserna och riskerna. Den är

(6)

framförallt en del av allt förmansarbete och varje medlem, i sin egen roll, inom organisationen ansvarar för att den förverkligas. Interna kontrollen skall avskiljas från externa kontrollen.

I enlighet med lagändringen har kommunstyrelsen och kommundirektören det operativa ansvaret för den interna kontrollen och riskhanteringen. Full- mäktiges lagstadgade uppgift är att fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering. Förvalt- ningsstadgan ska innehålla nödvändiga bestämmelser närmast om vem som har befogenheter i vilken sak och hur uppgifterna fördelas. Målet att stärka bokslutets roll som informationskälla är förknippat med en bestämmelse om att verksamhetsberättelsen ska innehålla uppgifter om hur den intern kontrollen och riskhanteringen är ordnad samt om de centrala slutsatserna och eventuella utvecklingsåtgärder. Också i bestämmelsen om revisorernas uppgifter har uppskattningen av riskhanteringssystemet preciserats.

Ändringarnas ikraftträdande

De nya bestämmelserna om verksamhetsberättelsen och bokslutet ska till- lämpas första gången i bokslutet för år 2013. Interna kontrollen och riskhanteringen ska ordnas i enlighet med nya bestämmelserna fr.o.m. ingången av år 2014. Kommunen kan om den så beslutar redan tidigare införa de nya förfaringssätten.

Ändringar inom Lappträsk kommuns organisation

Lappträsk utbildningscentral har fungerat som en förvaltningsgren i kommunen redan i många år. Civiltjänstverksamheten förstatligas i samband med en lagändring 1.1.2014. Verksamheten blir kvar i Lappträsk, men verksamheten styrs av Sydöstra Finlands NTM-central i Kouvola. Kommunen hyr utbildningscentralens byggnader till Senatfastigheter, som hyr ut dem till NTM-centralen.

I och med civiltjänstverksamhetens förstatligande kan bestämmelserna gäl- lande civiltjänstcentralen strykas ur kommunens förvaltningsstadga.

Följande ändringar föreslås i förvaltningsstadgan per paragraf

§ 13 Lappträsk utbildningscentral har strukits från texten

§ 34 Tillägg till ekonomisekreterarens uppgifter

§ 38 Stryks

§ 92 Ersätts med ny paragraf

§ 93 Ersätts med ny paragraf

Ändrad förvaltningsstadga medföljer som bilaga och kommunförbundets rekommendation om verkställighet av kommunallagens bestämmelser om

(7)

Datum Sida

den interna övervakningen och riskhanteringen medföljer som bakgrunds- material.

FÖRSLAG (kom.dir.) Kommunstyrelsen beslutar

- föreslå för fullmäktige, att den skulle godkänna föreslagna ändringar i förvaltningsstadgan i enlighet med bilagan - föreslå för fullmäktige, att den skulle besluta, att nämnden

för Lappträsk utbildningscentral dras in efter att bokslutet för år 2013 har fastställts och att övriga ändringar träder i kraft 1.1.2014.

BESLUT: Godkändes enhälligt.

________________

Ändrad förvaltningsstadga medföljer som bilaga.

FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar

- godkänna föreslagna ändringar i förvaltningsstadgan i enlighet med bilagan

- att nämnden för Lappträsk utbildningscentral dras in efter att bokslutet för år 2013 har fastställts och att övriga änd- ringar träder i kraft 1.1.2014.

________________

(8)

2 § FATTANDE AV BESLUT OM TILLKÄNNAGIVANDET AV KOMMUNALA MEDDELANDEN

Kommunstyrelsen 13.1.2014 § 1

Beredning och tilläggsuppgifter: kommunsekreterare Susanne Sjöblom, tel.

510 8631 eller susanne.sjoblom@lapinjarvi.fi

Enligt 64 § Kommunallagen bringas kommunala meddelanden kommunin- vånarna för kännedom genom att kungöra dem på anslagstavlan för offent- liga tillkännagivanden samt vid behov besluta att bringa dem till kännedom även på annat sätt.

FÖRSLAG: Kommunstyrelsen föreslår för kommunfullmäktige, att - kommunala meddelanden bringas kommuninvånarna till

kännedom förutom på det lagstadgade sättet för tillkänna- givande även genom att publicera delar av dem eller i sin helhet i de i Lovisa stad utkommande Loviisan Sanomat och Östra Nyland, dock sålunda, att beträffande publicerande av annonser angående lediganslagna tjänster beslutar den myndighet, som är berättigad att besätta ifrågavarande tjänst inom ramen för de anslag, som beviljats för ända- målet.

____________

FÖRSLAG: Kommunfulmäktige beslutar

- att kommunala meddelanden bringas kommuninvånarna till kännedom förutom på det lagstadgade sättet för till- kännagivande även genom att publicera delar av dem eller i sin helhet i de i Lovisa stad utkommande Loviisan Sa- nomat och Östra Nyland, dock sålunda, att beträffande publicerande av annonser angående lediganslagna tjänster beslutar den myndighet, som är berättigad att besätta ifrå- gavarande tjänst inom ramen för de anslag, som beviljats för ändamålet.

________________

(9)

Datum Sida

3 § KOSTNADSFÖRSLAG FÖR ATT ÄNDRA UTRYMMENA I PORLAMMIN OSUUSMEIJERI BENÄMNDA MEJERI TILL SKOLUTRYMMEN (BILAGA)

Emedan kommunstyrelsen behandlade budgetförslaget för år 2014 tog man upp även ett alternativ att utföra noggrannare utredningar omfattande bl.a.

preliminära arkitekt-, struktur- och byggnadsteknisk planering samt kost- nadsförslag för att ändra utrymmena i Porlom andelsmejeri så att de kan an- vändas för undervisningsändamål.

Arbetena ska dock inledas under år 2013 och medlen för utredningen ska således läggas till i budgeten för år 2013.

Kommunstyrelsens medlem Sauli Silfvast föreslog, att det i budgeten för år 2013 läggs till 50.000 € för tekniska tjänsterna. Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för undervisningsändamål.

Kommunstyrelsens medlem Essi Vuorenjuuri och Mika Sistola understödde Silfvasts förslag.

Efter att ha förklarat diskussionen avslutad frågade ordförande om det un- derstödda förslaget kan godkännas enhälligt. Kommunstyrelsen godkände förslaget enhälligt.

BESLUT: Kommunstyrelsen beslöt föreslå för kommunfullmäktige - att det i budgeten för år 2013 gällande tekniska tjänsterna

läggs till ett anslag på 50.000 €. Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för under- visningsändamål.

________________

Kommunfullmäktige 11.12.2013 § 61 FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar

- att det i budgeten för år 2013 gällande tekniska tjänsterna läggs till ett anslag på 50.000 €. Avsikten är att utreda om utrymmena för Porlom andelsmejeri lämpar sig för under- visningsändamål.

________________

(10)

Arkkitehtuuritoimisto Arkhaltia Ky benämnda arkitektbyrå har uppgjort en preliminär arkitekturplan över ändring av utrymmena i Porlammin Osuus- meijeri benämnda mejeri till skolutrymmen. Insinööritoimisto Metsärinne Oy benämnda ingenjörsbyrå har räknat ut ett preliminärt kostnadsförslag för anläggnings- och reparationskostnader gällande ändring av utrymmena till skolutrymmen. Kostnadsförslaget uppgår till cirka 7,9 milj. euro (moms 0%). Reparationsgraden i kostnadsförslaget uppskattas till 108,7 procent, d.v.s. att ändra andelsmejeriets utrymmen till skolutrymme skulle kräva omfattande reparations och ändringsarbeten. Byggnadskostnadernas andel i kostnadsförslaget är 6,8 milj. euro. Tjänsteinnehavarna inom tekniska vä- sendet och bildningsväsendet har tillsammans uppgjort bottenplanen. Förut- om klassrummen omfattar bottenplanen dessutom bl.a. idrottshallen och brandmuren mellan mejeriet och skolans utrymmen.

På motsvarande sätt har ovannämnda ingenjörsbyrå med samma bottenplan uppgjort ett kostnadsförslag även över byggande av ett nybygge. Uppskatta- de kostnaderna för nybygget är sammanlagt cirka 5,9 milj. Euro för byggande och projektreservering. På basen av kostadsförslaget gällande byggande skulle det bli förmånligare att bygga en ny skola än att renovera utrymmena i Porlammin Osuusmeijeri till skolutrymmen då man inte beaktar vilken in- verkan nya utrymmena har för ökning av driftskostnaderna. Arkitektbyrån som gjort arkitektplanen har den åsikten att det skulle vara förnuftigare att bygga en helt ny skola eller renovera nuvarande skola än att ändra utrymmena i Porlammin Osuusmeijeri till skolutrymmen.

FÖRSLAG (kom.dir.): Kommunstyrelsen beslutar

- att utredningen om att ändra utrymmena i Porlammin Osu- usmeijer till skolutrymmen inte längre går vidare och ärendet förs till fullmäktige för kännedom.

BEHANDLING: Tekniska direktören Hannu Niemi och direktören för bild- ningsväsendet Juha Ronkainen var närvarande som sakkunniga under tiden denna paragraf behandlades.

________________

Preliminära kostnadsförslag för att ändra mejeriutrymmena till skolutrymmen samt för nybygge som bilaga.

FÖRSLAG: Kommunfullmäktige beslutar - anteckna ärendet för kännedom.

(11)

Datum Sida

________________

(12)

4 § FULLMÄKTIGEMOTION; UPPGÖRANDE AV SANERINGSPLAN FÖR SKOLCENTRET I PORLOM (BILAGA)

Fullmäktigeledamot Tero Palokoski lämnande en fullmäktigemotion angå- ende uppgörande av saneringsplan för skolcentret i Porlom. Motionen som bilaga.

BESLUT: Kommunfullmäktige beslöt

- sända motionen till kommunstyrelsen för beredning.

________________

(13)

Datum Sida

5 § FULLMÄKTIGEMOTION; IBRUKTAGNING AV REKREATIONSPENG

Fullmäktigeledamot Mari Lotila gjorde en fullmäktigemotion angående i- bruktagning av rekreationspeng i Lappträsk kommun. Lotila föreslog, att kommunen erlägger 50 euro/person som rekreationspeng för att främja ge- menskap och rekreationsverksamhet.

BESLUT: Kommunfullmäktige beslöt

- sända motionen till kommunstyrelsen för beredning.

________________

(14)

BESVÄRSANVISNING BESVÄRSFÖRBUD

Vad förbudet Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan kommunalbesvär enligt 91 § kommunallagen inte anföras över beslutet.

Paragrafer 4, 5

Enligt 5 § FörvBesvL / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut.

Paragrafer och grunden för besvärsförbudet.

BESVÄRSANVISNING

Besvärsmyn- dighet och besvärstid

I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär.

Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol Pl 120, 00521 Helsingfors

Kommunalbesvär, paragrafer Besvärstid 30 dagar 1, 2, 3

Förvaltningsbesvär, paragrafer Besvärstid

dagar Annan besvärsmyndighet, adress coh postadress Paragrafer Besvärstid

dagar

Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet.

(15)

Datum Sida

Fogas till protokollet

Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges

- ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas

- vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras

Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges.

Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas.

Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) 3 § uppbärs en rättegångsavgift på 80 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.

. Inlämnande av bevärs- hand- lingarna

Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång.

Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar.

Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs.

Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer

Besvärshandlingarna skall lämnas till ¹): namn, adress och postadress Paragrafer

Tilläggsupp- gifter

Detaljerad besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget.

¹) Om det skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten. Fogas till protokollet