Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2017/0136 KS-1 Diariekod: Diariekod: 032
Rapport avseende 2016 års uppsikt
Område Metod Ansvarig
Registerkontroll av personal
Kontrollera hur respektive nämnd hanterar
registerkontroll av personal enligt lagen (1998:620) om belastningsregister
Kommunjuristen
Beskrivning
I lag (1998:620) om belastningsregister regleras hur uppgifter i belastningsregistret om personer som dömts för brott ska hanteras.
I lag (1998:621) om misstankeregister regleras hur uppgifter i
misstankeregistret om personer som är skäligen misstänkta för brott ska hanteras.
I speciallagstiftning, t.ex. skollagen, regleras myndigheters skyldighet och rätt att kontrollera registerutdrag ur dessa register.
En myndighet som har rätt att få ut uppgifter ur registren ska i varje särskilt fall noga pröva behovet av informationen.
Följande verksamheter i kommunen ska kontrollera registerutdrag från den som ska få anställning (eller liknande):
- förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, grundsärskola och annan pedagogisk verksamhet (belastningsregistret)
- hem för vård eller boende (HVB) (belastnings- och misstankeregistret)
- stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder(LSS) (belastningsregistret).
- anställningar som är säkerhetsklassade enligt beslut i kommunen.
Följande verksamheter i kommunen får kontrollera registerutdrag från den som ska få anställning (eller liknande):
- annan vård, t.ex. med psykiatrisk sjukvård, vård av
utvecklingsstörda, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av
missbrukare (belastnings- och misstankeregistret).
- socialnämnden när det gäller adoption, vårdnad om barn, vård av missbrukare och vård av unga (belastnings- och misstankeregistret).
- handläggning av serveringstillstånd (belastningsregistret) - överförmyndaren (belastningsregistret)
- beslut om bidrag till enskilt bedriven pedagogisk verksamhet (belastningsregistret)
I övriga fall saknas författningsstöd för kontroll av arbetssökande och av redan anställda. Arbetsgivarens möjligheter att fatta arbetsrättsliga beslut, t ex uppsägning, med stöd av uppgifter som finns i utdragen är också begränsade.
Resultat
Varje förvaltning har svarat på följande frågor:
1. Utförs registerkontroll av personal och i så fall för vilka personalgrupper?
2. Utförs registerkontroll på redan anställd personal?
3. Utförs registerkontroll på andra än anställda?
4. Hur hanteras registerutdragen?
Barn- och ungdomsnämndens samt kultur- och fritidsnämndens verksamheter omfattas av kravet på kontroll av registerutdrag från
belastningsregistret för de personer som erbjuds anställning. Av de svar som lämnats från nämndernas respektive förvaltningar framgår att registerutdrag begärs i enlighet med lagstiftningen.
Vård- och omsorgsnämnden begär inte registerutdrag för de som erbjuds anställning inom verksamheterna stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder(LSS). Detta beror på att nämnden inte har någon verksamhet i egen regi och därmed faller det på utföraren att begära registerutdragen. Nämnden gör ingen särskild uppföljning av i vilken omfattning de privata utförarna/entreprenörerna utför registerkontroll.
Socialnämnden begär registerutdrag för sådana uppdragstagare som är aktuella för uppdrag som kontaktperson, jour- och familjehem samt personer för föreslås som särskilt förordnade vårdnadshavare för t.ex.
ensamkommande barn. Kommunledningskontoret bedömer att denna hantering faller inom ramen för vad nämnden har rätt att begära enligt lag.
Av de lämnade svaren från förvaltningarna har ej kunnat utläsas att någon begär att redan anställd personal uppvisar registerutdrag.
Vad gäller hanteringen av de registerutdrag som nämnderna får, finns variationer. Den mest korrekta hanteringen är, enligt
kommunledningskontorets mening, att utdraget antingen återlämnas eller förstörs efter granskning. För det fall utdragen sparas är det viktigt att
förvaltningen iakttar den särskilda sekretess som gäller för registerutdrag.
Resultatet av granskningen av registerkontroll av personal föranleder inte i dagsläget att några åtgärder behöver vidtas av nämnderna eller
kommunstyrelsen/kommunledningskontoret. För det fall ny lagstiftning träder ikraft inom området kan det finnas anledning att ta kontakt med förvaltningarna för gemensam diskussion om tolkning och tillämpning av denna.
Område Metod Ansvarig
PUL Kontrollera hur
respektive nämnd följer reglerna om
personuppgiftsombud i personuppgiftslagen, PUL, (1998:204).
Administrativa avdelningen
Beskrivning
Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas.
Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet.
Förordningen omfattar i princip all behandling av personuppgifter, det vill säga sådan behandling som sker i företag, i föreningar, inom myndigheter och av privatpersoner. Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. I en kommun är varje nämnd samt varje bolag
personuppgiftsansvarig.
Ett personuppgiftsombud är en person som efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed i verksamheten. Ombudet ska också utöva tillsyn, anmäla brister, utarbeta rutiner för personuppgiftsbehandling, samråda med Datainspektionen, föra förteckning över de behandlingar av personuppgifter som sker samt hjälpa registrerade att få rättelse. I Sollentuna kommun utser varje nämnd ett personuppgiftsombud.
Resultat
Varje förvaltning har svarat på följande frågor:
1. Har er förvaltning utsett ett PUL-ombud?
2. Utför PUL-ombudet aktiv tillsyn avseende förvaltningens behandlingar av personuppgifter?
3. Finns ett aktuellt register över de behandlingar av personuppgifter som utförs på er förvaltning?
4. Har er personal utbildning i PUL och kompetensutvecklas personalen kontinuerligt?
Samtliga förvaltningar har ett utsett PUL-ombud.
Cirka hälften av förvaltningarna uppger att PUL-ombudet inte utför en aktiv tillsyn avseende förvaltningens behandlingar av personuppgifter.
Cirka hälften av förvaltningarna uppger att det inte finns ett aktuellt register över de behandlingar av personuppgifter som utförs på förvaltningen.
Mer än hälften av förvaltningarna uppger att personalen saknar utbildning i PUL och personalen inte kompetensutvecklas kontinuerligt.
Kommunledningskontorets bedömning är att arbetet med PUL i kommunens nämnder och förvaltningar har brister.
I maj 2018 ersätter den nya EU-förordningen om dataskydd (GDPR) nu gällande PUL. Det är ännu oklart i vilken omfattning den offentliga sektorn kommer att omfattas av de nya reglerna, men det är troligt att även
kommunerna kommer drabbas av de strängare reglerna med risk att bötfällas om förordningen inte följs.
Kommunledningskontoret avser att förstärka sitt arbete med stöd till förvaltningarna vad gäller arbetet med nuvarande PUL och den kommande EU-förordningen. Avsikten är dock inte att ta över förvaltningarnas ansvar för det direkta arbetet med personuppgiftshanteringen, utan att i större omfattning än hittills samordna arbetet och ta fram kommunövergripande riktlinjer.
Kommunledningskontoret har i januari 2016 köpt en IT-tjänst som ger vägledning och stöd i den praktiska hanteringen av PUL. Förvaltningarna har informerats om möjligheten att ansluta sig till tjänsten.
Område Metod Ansvarig Avtalstrohet Kontrollera om
nämnderna följer ingångna avtal gällande inköp och inte köper varor eller tjänster från andra leverantörer
Ekonomiavdelningen
Resultat
• Under 2016 har cirka 400 beställare utbildats för att bli behöriga beställare i kommunen, alla förvaltningar har genomgått utbildning under året
• Under slutet av 2016 har inköpsanalyser påbörjats på förvaltningarna, detta bl.a. för att identifiera upphandlingsbehov, se om man gjort inköp utanför avtal och i så fall varför samt diskutera hur förvaltningen kan minska antalet leverantörer man gör inköp från där avtal saknas. Vikten av att göra direktupphandlingar enligt LOU och kommunens riktlinjer tas även upp vid dessa analyser.
• KLK har under 2016 tagit fram rapporter för att underlätta arbetet med att göra inköpsanalyser.
• KLK har genomfört stickprov för att kontrollera om förvaltningarna följer riktlinjerna för direktupphandling
Det vi kan se i de rapporter för inköpsanalys som vi tagit fram under året är att kommunen totalt sett har en leverantörstrohet (dvs. att man gör inköp från leverantörer vi har avtal med) på 86-89 % (beroende på om man
inkluderar direktupphandlingar eller ej) under 2016. Vi har då exkluderat de kostnader som ej regleras av LOU såsom t ex skolpeng och hyror. Vi kan också se att antalet leverantörer minskat något jämfört med 2015.
Förvaltningarna är generellt sett bra på att följa avtal. Även om vi totalt sett har en hög leverantörstrohet i kommunen finns det många områden att förbättra. Vi behöver fortsätta att identifiera var det saknas avtal och varför man gör inköp utanför avtal. På så sätt klargörs det inom vilka områden nya upphandlingar behöver göras och vad vi ska tänka på för att avtalen ska fungera så bra som möjligt. Det krävs kontinuerlig utbildning, information och uppföljning för att vi ska fortsätta förbättra leverantörstroheten. Då vi gör många små inköp från många leverantörer vi inte har avtal med i kommunen, är detta något som alla förvaltningar måste jobba med för att vi ska se något resultat. Alla förvaltningar måste också bli bättre på att följa de riktlinjer som gäller för direktupphandling. Inköpsenheten har gjort
stickprovskontroller avseende om förvaltningarna lämnat den
redovisningsblankett som enligt riktlinjerna ska lämnas in för alla köp mellan 100 000 – 534 890 kr. Av tio granskade inköp hade blanketten
endast lämnats in i tre fall.
Kommunledningskontoret avser att genomföra kontinuerlig utbildning, information och uppföljning för att kommunen ska bibehålla och förbättra leverantörstroheten.
Område Metod Ansvarig Organisatorisk och
social arbetsmiljö – AFS 2015:4
Kontrollera om respektive nämnd säkerställt att samtliga chefer och arbetsledare har kunskap om hur man förebygger och haneterar ohälsosam arbetsmiljö och kränkande särbehandling
Personalavdelningen
Beskrivning
Enligt 6 § i AFS 2015:4 ”Organisatorisk och social arbetsmiljö ställer följande kunskapskrav på chefer” ska arbetsgivaren se till att chefer och arbetsledare har nedanstående kunskaper:
1. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning.
2. Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling.
Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken.
Resultat
Utbildning för samtliga chefer har genomförts i de nya reglerna angående organisatorisk och social arbetsmiljö. Utbildningen erbjöds vid två tillfällen under våren, sammanlagt var 156 chefer och skyddsombud anmälda till utbildningarna. Under hösten genomfördes ett seminarium angående kränkande särbehandling, sammanlagt var 122 chefer och skyddsombud anmälda till detta seminarium. Både utbildningen och seminarierit har filmats och finns att tillgå på Solsidan. Under året har också nya
tillämpningsanvisningar för kränkande särbehandling och diskriminering utarbetats och implementerats.
Kommunledningskontorets uppfattning är att den nya AFS:en är väl implementerad i kommunens samtliga förvaltningar. Ett större fokus finns på de organisatoriska och sociala aspekterna av arbetsmiljön. Intresset för utbildningar inom arbetsmiljö har ökat under året.
