Sida
PROTOKOLLSUTDRAG 1 (2)
Sammanträdesdatum
2018-06-20 Tekniska nämnden
Justerande Utdragsbestyrkande
Dnr TN 2018/227
§ 111Dokumenthanteringsplan - Tekniska nämnden
Beslut
Tekniska nämnden godkänner dokumenthanteringsplan daterad 2018-06- 05 för tekniska nämnden och att tidigare godkänd dokumenthanteringsplan 2016-04-27, § 87 upphör att gälla.
Sammanfattning av ärendet
I enligt med § 5 Arkivreglemente för Hörby kommun (Författningssamling, 1995-09-25) och 6 § 1:a p Arkivlagen skall varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan).
Kommentar till § 5 Arkivreglemente
En dokumenthanteringsplan redovisar hur myndigheten dokumenterar sin verksamhet, d.v.s. vilka handlingar som förekommer på olika media och hur de skall hanteras. Som framgår nedan är dokumenthanteringsplanen också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av
myndighetens verksamhet som - direkt eller indirekt - följer av lag.
Planen skall förses med uppgifter om när respektive handling kan gallras och vad som skall levereras till kommunarkivet. Den bör även förses med uppgifter om förvaringsform och anknytning till databaserade
verksamhets-system.
En dokumenthanteringsplan som utvecklas med dessa förutsättningar blir på samma gång:
– plan över myndighetens handlingar – bevarandeplan för arkivalier
– gallringsplan för arkivalier
Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram förslag till revidering för beslutad dokumenteringsplan 2016-04-27, § 87 för tekniska nämnden, Hörby kommun.
Dokumenthanteringsplanen är ej att betrakta som slutgiltig eller fullständig utan kommer fortlöpande att uppdateras och revideras.
Förvaltningens förslag till beslut
Föreslå tekniska nämnden godkänna dokumenthanteringsplan daterad 2018-06-05 för tekniska nämnden och att tidigare godkänd
dokumenthanteringsplan 2016-04-27, § 87 upphör att gälla.
Sida
PROTOKOLLSUTDRAG 2 (2)
Sammanträdesdatum
2018-06-20 Tekniska nämnden
Justerande Utdragsbestyrkande
Beslutsunderlag
Förslag dokumenthanteringsplan dat 2018-06-05.
Beslutet skickas till Kommunikatör Administratör Kommunstyrelsen _____
