Deltagande på distans i nämnder och styrelse Förslag till beslut

(1)

Sida

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3)

Version Dnr KS 2020/133

Kommunfullmäktiges presidium

Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se

Deltagande på distans i nämnder och styrelse Förslag till beslut

 Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av

sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

 Ledamot som önskar delta på distans ska senast två arbetsdagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

 Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/ nämnden

Ärendet

Enligt 6 kap. 24 § ska fullmäktige besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Formkraven finns i 5 kap. 16 §.

Deltagandet ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. En ledamot som deltar på distans under dessa förutsättningar ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Deltar ledamoten endast på telefon utan bild innebär detta att ledamoten inte är närvarande.

I det fall kvaliteten på ljud- eller bildöverföringen försämras under sammanträdet eller om den tekniska förbindelsen bryts, måste sammanträdet ajourneras till dess att en fungerande förbindelse kunnat upprättas. De ledamöter som deltar i

sammanträdet på distans ha möjligheter att ta del av handlingar, som eventuellt delas ut vid sammanträdet, och delta i besluten, även när ärendena avgörs genom omröstning. I de fall besluten fattas genom sluten omröstning, t.ex. i ärenden

(2)

Sida

avseende val, måste garantier finnas för att valhemligheten bevaras, att alla de beslutandes röster beaktas vid rösträkningen och att denna inte kan manipuleras.

Se vidare prop. 2013/14:5 s. 30–37. Om inte detta kan tillgodoses t ex vid sluten omröstning ska ärenden som gäller val och anställning av personal inte hanteras på distans.

Kommunallagen ger alltså en möjlighet för enskilda ledamöter i nämnd/styrelse att delta på distans. Det är inte rättsligt prövat huruvida hela sammanträden kan hållas på distans (se t ex promemoria från SKR). Av förarbetena (Prop.

2013/14:5) framgår att deltagande på distans i första hand ska betraktas som ett komplement som ger möjlighet till ett deltagande i beslutsfattandet som annars inte hade kommit till stånd. Deltagande på distans är ett undantag från

huvudregeln att delta vid sammanträdet på plats och bör inte vara en praktisk förstahandsordning. Den ledamot som önskar delta på distans ska anmäla detta inför varje sammanträde. Ordförande får sedan besluta om möjligheten.

Placeringen måste vara sådan att det inte föreligger risk att obehörig ser eller tar del av sammanträdet. Respektive ledamot, ersättare och övriga som deltar i sammanträdet på distans ska genom val av plats tillse att mötets slutenhet kan garanteras.

Den tekniska lösningen som kommunen i dagsläget kan tillhandahålla är

förknippad med osäkerhetsfaktorer vad gäller framför allt säkerheten utifrån ett sekretess-och personuppgiftsperspektiv men också kvaliteten på ljud och bild överföring.

Det är t ex inte säkert att läsplattor ger en tillräckligt stabil bild som garanterar deltagande på lika villkor.

Enligt 5 kap. 33 § kommunallagen får ett brådskande ärende avgöras trots att ärendet inte har beretts, om samtliga närvarande ledamöter är ense om beslutet.

Det är inte tillräckligt att ledamöterna är eniga om att ärendet ska tas upp till handläggning, utan de ska vara eniga om beslutet i ärendet. Har ett ärende inte tillkännagivits, fordras ett enhälligt beslut om att ta upp ärendet för att ärendet ska få handläggas.

(3)

Sida

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse från Kommunledningsförvaltningen, 2020-03-16

 Promemoria: Deltagande på distans och begränsning av antalet deltagare/ledamöter vid fullmäktige- och nämndssammanträden med anledning av risk för smittspridning

Beslutet skickas till Samtliga nämnder Kommunstyrelsen

Petter Hallberg Kommunsekreterare