Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
1 (1)
Rapport för intern kontroll 2020, ekonomifunktionen
Ekonomienheten har under 2020 genomfört interna kontroller inom ekonomiområdet gällande alla förbundets enheter. De kontrollpunkter inom givna riskområden vilka granskats följer nedan.
1. Risk för: felaktig kontering och verifikationsunderlag. Rutiner som granskats:
Representationskonto samt konto för restaurangnotor så som konto för fika/måltider har granskats. 50 procent av förbundets representationsfakturor samt 10 procent av förbundets konteringar för fika, måltider och restaurang har granskats.
2. Risk för: felaktig hantering av riskvaror. Rutiner som granskats: Inventering och kontroll av inköp av alkoholhaltiga drycker. Rutiner och uppföljning på enheten granskas.
RESULTAT AV DEN INTERNA KONTROLLEN
1. Representationskontot nyttjas sällan. Detta tillsammans med konto för måltider och fika har under detta år varit ovanligt lite använt hänfört till pandemin. Kontrollen och stickproven av de poster som ändå redovisats under året uppvisar att anteckning eller notering avseende syfte och deltagare inte sällan saknas. Vissa enheter är dock mer noga än andra.
2. Hanteringen av alkoholhaltiga drycker har studerats på plats under kontrollperioden.
Dryckerna hålls i inlåst förvaring dit två lärare har tillgång och nyckel. Den volym som tas från skåp till bageri (pralintillverkning) och matlagning antecknas på särskilda listor. Likaså den volym som används för undervisning inom dryckeskunskap antecknas. Den alkohol som går till försäljning redovisas via dagsrapporten på varugruppsregistret där det redovisas antal flaskor, glas och centilitrar som sålts.
Under besöket konstateras att även den volym som hälls ut pga. datummärkning bör antecknas. Inköpta volymer ska sedan kunna stämmas av mot lager och dessa sammanställda listor. I dagsläget finns ingen dokumenterad nedskriven rutin dock en arbetsbeskrivning vilken är förankrad i arbetslaget på restaurang och
livsmedelsprogrammet. Årlig restaurangrapport skickas till kommunen.
SLUTSATS
Rapporten påvisar att gymnasieförbundets rutiner i de områden som granskats, i huvudsak fungerar tillfredsställande. Dock planeras en internutbildning att genomföras under november månad inom området kontering avseende representation.
Ansvariga ska ta fram VLS-rutin för hantering av alkoholhaltiga drycker samt införa dokumentation avseende kasserade volymer.
FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND
Carina Cerafiani Caroline Johansson
Ekonomichef Controller
Datum
2020-10-26 Ärendebeteckning GYF 2019/0539-01.05
Handläggare Caroline Johansson Controller
0480-45 15 14
caroline.johansson@gyf.se
