Intranät och extranät

EXAMENSARBETE

Intranät och extranät

den elektroniska kommunikationen inom och mellan företag

Annette Wärme

Samhällsvetenskapliga utbildningar

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Industriell marknadsföring

EXAMENSARBETE

Intranät och Extranät

Den elektroniska kommunikation inom och mellan företag

Annette Wärme

Samhällsvetenskapliga och ekonomiska utbildningar EKONOMPROGRAMMET D-NIVÅ

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap

Avdelningen för Industriell marknadsföring

Förord

Jag vill tacka Åke Westberg vid Ericsson samt även Charlie Nordblom och Jenny Forsström

vid ABB för att de gjort detta arbete möjligt genom att dela med sig av sina erfarenheter inom

området.

Abstract

Through the growing use and availability of information technology the dependency of

Internet is today increasing. Internet makes ways for a more mobile business communication

that cost less. One of the latest applications of Internet technology are intranet and extranet. I

have asked myself the question how intranet and extranet can affect companies efficiency and

competitive advantage. In order to answer this question I performed a case study at Ericsson

and ABB. What I found was that both intranet and extranet leads to an increased efficiency

and to some extent it becomes a competitive advantage.

1 Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Problemdiskussion ... 2

1.3 Syfte ... 5

1.4 Avgränsningar... 5

2 Litteraturstudie ... 6

2.1 Varför intranät... 6

2.1.1 Intranät vs Internet ... 6

2.1.2 Intranäts beståndsdelar... 7

2.1.3 Intranät och kommunikation ... 8

2.1.4 Intranäts fyra modeller ... 9

2.1.5 Intranät och säkerhet ... 12

2.2 Varför extranät ... 12

2.2.1 Extranäts beståndsdelar... 13

2.2.2 Extranät och kommunikation ... 14

2.2.3 Extranäts tre modeller ... 15

2.2.4 Extranät och säkerhet ... 16

3 Metod ... 17

3.1 Syftet med undersökningen... 17

3.2 Forskningsansats ... 17

3.3 Litteraturstudie ... 18

3.4 Undersökningsansats... 18

3.5 Val av företag... 19

3.6 Datainsamlingsmetod... 19

3.7 Analysmetod ... 20

3.8 Metodproblem... 20

3.8.1 Validitet... 21

3.8.2 Reliabilitet... 21

4 Empiri ... 23

4.1 Ericsson AB ... 23

4.1.1 Ericssons Intranät... 23

4.1.2 Ericssons Extranät... 25

4.2 ABB ... 26

4.2.1 ABB:s Intranät ... 26

5 Analys ... 29

5.1 Varför Intranät ... 29

5.1.2 Intranäts beståndsdelar... 29

5.1.3 Intranät och kommunikation ... 30

5.1.4 Intranäts fyra modeller ... 31

5.1.5 Intranät och säkerhet ... 32

5.2 Varför extranät ... 32

5.2.1 Extranäts beståndsdelar... 32

5.2.2 Extranät och kommunikation ... 33

5.2.3 Extranäts tre modeller ... 33

5.2.4 Extranät och säkerhet ... 34

6 Slutsatser ... 35

6.1 Förslag till fortsatta studier ... 36

Intervjuföreteckning ... 39

Bilaga Intervjuguide Figurförteckning Figur 1 –Internet och affärsutveckling...1

Figur 2 –Skillnaden mellan intranät och Internet...7

Figur 3 –Den publika modellen...9

Figur 4 –Den asymmetriska modellen...10

Figur 5 –Den symmetriska modellen...11

Figur 6 –Den synkrona virtuella omvärldsmodellen...11

1 Inledning

Detta kapitel kommer att inledas med en bakgrund till problemområdet. Den kommer sedan att följas av en problemdiskussion, syfte och avgränsningar.

1.1 Bakgrund

Enligt Chesher och Kaura (1998, s 94f) kan man se ett mönster i hur företag påbörjar sitt engagemang med Internet (se figur 1) för att stegvis utöka sina aktiviteter till att även göra affärer elektroniskt via Internet. I den initiala fasen etableras oftast en förbindelse med en Internetleverantör. På detta sätt kan anställda få tillgång till Internet med all dess information, kanske för forskning eller konkurrentanalyser. Den andra fasen i utvecklingen är att företaget etablerar en närvaro på Internet via en publik webbsida, vars främsta syfte är att marknadsföra företaget samt att tillgängliggöra ett företags produkter och tjänster för allmänheten. Eftersom den publika webbsidan kan kommas åt av vem som helst som har tillgång till Internet är det vanligt att placera den utanför företagets brandvägg

, antingen genom att använda en separat webbserver

eller att hyra ett utrymme hos en publik server. Utvecklingen av en extern webbplats är till för att förse potentiella kunder och andra intresserade med information om företaget. Utvecklingen av en extern webbplats sker oftast innan ett företag implementerar ett intranät

, vilket är nästa steg i utvecklingen när företag sätter upp en intern företagswebbplats.

Intranät stödjer utbytet av företagsinformation i elektronisk form. Den sista fasen i Internet- utvecklingen, där bland annat extranät

återfinns, är när interna applikationer, inkluderat on- line beställningar och kostnadsförslag utökas till (tillsammans med säkerhetsåtgärder) att även inkludera företagskunder och leverantörer.

Affärslösningar

Extranät

Affärstransaktioner

Intranät

Dokumentation Kunskapsöverföringar

World Wide Web

Marknadsföring Informationsdistribution

Internetleverantör

Tele2 Telenordia

Figur 1 Internet och affärsutveckling (modifierad efter Chesher och Kaura 1998 s 95)

1

En säkerhetsmekanism som förhindrar oönskad tillgång till delar av Internet.

2

Programsystem eller dator som fullgör en avgränsad uppgift eller tjänst i ett nät av datorer.

3

Se definition s 4.

4

Se definition s 4.

Internethandel

Företags- kommunikation

Närvaro

Uppkoppling/

Förbindelse

1.2 Problemdiskussion

Aldrich (1999, s 5) berättar att precis som den industriella ekonomin gradvis utvecklades från den agrikulturella ekonomin banar den industriella ekonomin väg för den digitala ekonomin.

Med tillkomsten av den digitala ekonomin har teknologin för första gången blivit den dominerande faktorn. I den digitala ekonomin, fortsätter Aldrich, ser vi räckvidden av informationsteknologin utökad till även de mest traditionella och stadgade industrierna. Via de universella möjligheterna som e-post, digitala telefoner, personsökare och andra former av elektronisk kommunikation, har användare idag en oöverträffad förmåga att ge omedelbar feedback och att göra mer specifika förfrågningar till de företag som förser dem med produkter och tjänster.

Enligt Zineldin (2000) kommer Internet och World Wide Web att dramatiskt påverka hur en organisation gör affärer och etablerar företags eller kundrelationer. Internet påverkar varje del av ett företag, upphäver nuvarande affärsmodeller, öppnar för nya marknadsmöjligheter och omvärderar kundrelationerna och dess interaktioner. Zineldin har samma uppfattning som Good och Stone (2000) om att företagsmiljön är komplex och kräver att aktörer på marknaden är flexibla. Information har blivit en viktig tillgång som ändrar konkurrensförutsättningarna.

Till följd av detta har det blivit en dramatisk ökning av redskap, som intranät och extranät, som datoriseringen möjliggjort för att ta hand om all information. Romm och Sudweeks (1998, s ix) framhåller att utvecklingen av elektronisk handel som en del av affärs- verksamheten, ses av många forskare och chefer som den viktigaste kommersiella trenden i vår tid. Med den snabba förändringen av nätverksteknologi hos företag bevittnar världen en fantastisk förändring i hur man gör affärer.

Enligt Gummesson (1998, s 121) har Internet med e-post och hemsidor tillsammans med den internationella mobiltelefonin och dess kringtjänster etablerat en ny våg inom kommunikation och relationsbyggande. Den fysiska marknaden håller på att kompletteras och i vissa fall ersättas av den elektroniska marknaden. Enligt Romm och Sudweeks (1998, s ix) påverkar den elektroniska handeln alla delar i affärsverksamheten hos ett företag. De säger också att den elektroniska handeln är viktig för effektiviteten hos ett företag, speciellt i en värld där företag måste handskas med leverantörer, kunder, partners och sina egna enheter distribuerade världen över.

Enligt Aldrich (1999) betyder information makt eftersom ett företags framgång eller misslyckande kan avgöras av hur snabbt företaget kan införskaffa information och vidare- befordra den till sina kunder. På konkurrerande marknader är information enligt Good och Stone (2000) en del av ett företags strategiska paket. Behovet av information gör innehavet av teknologisk nyckelinformation till en avgörande faktor. Haimes (1998) har samma upp- fattning som Good och Stone men tillägger att den kritiska punkten i den flexibla affärs- processen är att ge rätt information vid rätt tidpunkt.

Chesher och Kaura (1998, s 3) framhåller att det idag görs fler och fler affärstransaktioner

elektroniskt till följd av utvecklingen inom informationsteknologin. Framgång avgörs av

förmågan att ta till sig förändringar och att arbeta för att utveckla nya teknologier.

Aldrich (1999, s 116) framhåller dock att idén inte är att gå med i informationsvågen bara för att den finns där. Att bli ett digitalt företag bör representera en möjlighet inte ett måste. Idag fortsätter Aldrich, stoltserar de flesta företag med sina intranät och extranät. De som verkligen vill bli bra inom den digitala ekonomin måste enligt Aldrich lägga vikt vid en digital gemenskap där alla deltagare arbetar med de nya verktygen och lär och växer tillsammans.

Enligt Zineldin (2000) måste marknadsförare och företagsledare vara medvetna om utvecklingen i teknologin och dess möjliga effekter, eftersom teknologin kan påverka ett företags aktiviteter och relationer på många olika sätt. Det påverkar kommunikation och koordinationsförmågan inom ett nätverk av allianser och andra kollaborationer. Teknologiska framsteg och implementeringar kan revolutionera en bransch eller tillintetgöra den. Hur ett företag använder eller inte använder teknologin är viktigt för dess långsiktiga relationer och för dess överlevnad på lång sikt.

Grundläggande för affärer idag är enligt Chesher och Kaura (1998, s 57) behovet av att samla in, lagra och kommunicera information så att individer får tillgång till den nödvändiga informationen från vilken beslut kan tas. Den digitala eran har enligt Aldrich (1999, s 12) givit användarna tillgång till mer information än de kan hantera. Detta har bland annat lett till en enorm efterfrågan på verktyg som kan hjälpa användarna att ta in informationen mer effektivt för att därigenom lättare kunna fatta beslut. Exempel på verktyg som kan hjälpa användarna att ta hand om all information är bland annat intranät och extranät.

Genom den växande användningen och tillgängligheten av informationsteknologin sker, enligt Chesher och Kaura (1998, s 58), en växelverkan mellan individer som använder in- formationsteknologin för att få tillgång till rutininformation som tidigare fanns tillgänglig via icke elektroniska media, ibland lagrade hos en enskild individ. Affärskommunikation inom organisationer är oftast beroende av individer. Enligt Haimes (1998) möjliggör Internet mindre kostsam och mer rörlig affärskommunikation. Beroendet av Internet för informations- utbyte ökar allteftersom företag använder intranät och extranät för att hantera flödet av information mellan sina affärspartners. Den nya utmaningen ligger i att ta ut det viktiga bland all information som utbyts när den breder ut sig bortom en relativt enkel relation och sträcker sig genom leverantörskedjor, från produktkedjor till distributörer och återförsäljare till kunderna och tillbaka igen.

Allt eftersom teknologin skapar nya mer effektiva metoder för hur man handskas med information börjar enligt Aldrich (1999, s 123) de regler och överenskommelser på vilken varje organisation grundas på, att ifrågasättas. När anställda tar till sig e-post, röstbrevlåda och groupware

och när företag börjar använda intranät, elektronisk handel, virtuella privata nätverk, virtuella nätverksutbyten och andra metoder för kommunikation och samarbete ökar möjligheten för företag att möta målen med att konkurrera i den digitala ekonomin.

Enligt Zineldin (2000) är Intranät en av de allra senaste tillämpningarna av Internetteknologi i dagens företag. Intranät möjliggör det faktum att de flesta organisationer distribuerar väldigt mycket mer information internt än de gör till omvärlden. Intranät tjänar som en lättillgänglig

5

Grupprogram som exempelvis e-postprogram, kalenderprogram, dokumentadministrationsprogram och

databashanterare.

förvaringsplats åt företagsinformation. Företag kan enligt Gummesson (1998, s 121) i många fall interagera med kunder, distributörer, egna leverantörer med flera genom elektroniska nätverk och utan fysisk kontakt. Intranät erbjuder ett nytt medium för intern kommunikation och intern marknadsföring och med extranät kan den sträcka sig ut i ett företags nätverk.

Enligt Kleindl (2000, s 8) är ett extranät en Internetbaserad förbindelse mellan ett företag och dess leverantörer, distributörer och partners. Ett extranät är inte öppet för allmänheten. Genom att länka intranät, extranät och Internet utvecklar företag ett dynamiskt informationscentrum, förändrar företagskulturer och tillåter snabb reaktion för omvärldsförändringar. Poirier (1999, s 162) har samma uppfattning men tillägger att ett extranät är ett privat nätverk utvecklat för att använda Internet för dataöverföringar som tillåter utvalda människor att få ta del av den interna och externa informationen. Gemensamt utvecklat blir extranät ett system som tran- sporterar information endast avsedd för vissa och det sammanlänkar företag. Nätverket bör inkludera leverantörer, distributörer och nyckelkunder genom vilka produkterna eller tjänsterna kommer till slutkonsumenten. Whiteley (2000, a 168) har även han samma upp- fattning men tillägger att vissa företag har webbsidor tillgängliga på Internet för enbart utvalda kunder/leverantörer via ett lösenordssystem. Ett sådant system kallas för extranät.

Extranät används när det handlar om business to business affärer där det krävs att kunderna har ett datakonto för att få tillgång till huvudföretagets intranät. En annan användning av extranät är av konsulter och för företagsinformationstjänster, där företagsrapporter blir tillgängliga on-line till kunder och prenumeranter.

Anders Tufvesson på Webblication ett konsultföretag inom Internetlösningar definierar intranät och extranät enligt följande: Han börjar med att se på intranät och Internet.

Intranät: Ett avgränsat nät byggd på Webbteknik inom en organisation, exempelvis inom ett företag.

Internet: Publik webbplats för alla.

Extranät kan då vara två saker: 1) En inloggningsbar del av Internethemsidan som ett utvalt antal användare har tillgång till. 2) En del av en organisations intranät som är inloggningsbar för ett utvalt antal kunder, leverantörer osv. Tufvesson poängterar att vad som är viktigt är att det är organisationen som bestämmer vilka som skall använda extranätet. När man exempelvis går in på Telias Mina sidor eller registrerar sig som användare på en webbsida är det inte ett extranät.

Intranät och framförallt extranät verkar vara något som allt fler företag tar till sig idag. Då extranät är en förlängning av ett intranät ansåg jag det vara av intresse att studera båda då de ligger varandra nära. Den definition av extranät som jag kommer att använda mig av är Tufvessons. Tufvesson är ej vetenskapligt verksam men sammanfattar på ett bra sätt vad ett extranät är. Anledningen till att jag väljer att använda mig av Tufvessons definition när det gäller extranät är på grund av extranäts lite diffusa synvinkel, vad gäller gränsdragningen mellan intranät och extranät.

Den definition av intranät som jag kommer att använda mig av är den som Lynch och

Gonzales tillsammans ger. Enligt dem är intranät ett internt Internet där företag lättillgängligt

kan förvara företagsinformation.

1.3 Syfte

Syftet med undersökningen är att beskriva hur använder företag sig av intranät och extranät?

Som delsyften kommer jag

att undersöka hur intranät och extranät kan stödja ett företags verksamhet?

att undersöka hur säkerhet hanteras?

1.4 Avgränsningar

Jag kommer inte att specifikt undersöka det traditionella Internet, men kommer dock att

beskriva det till viss del i teorikapitlet eftersom det är grundpelaren för både intranät och

extranät.

2 Litteraturstudie

I detta kapitel presenteras litteratur och modeller som behandlar användningen av informationsteknologin i samband med nyttjandet av intranät och extranät. Den litteratur som nedan kommer att presenteras uttrycker oftast likartad uppfattning varför de olika författarnas uppfattningar endast i begränsad omfattning ställs mot varandra.

2.1 Varför intranät

Den primära anledningen för att implementera ett intranät är enligt Chesher och Kaura (1998, s 92) för att förbättra flödet och tillgången till rätt information inom ett företag liksom att underlätta samarbete vid företagsprojekt. Användandet av Internetteknologier erbjuder kostnadsbesparingar vid jämförande med andra alternativ, som att man minskar utbildnings- tiden när det gäller genomförande av projekt. Ett till flera tillämpningsprogram kan markant minska kostnaderna för produktion, tryckning, leverans och uppdatering av företags- information. Tvåvägskommunikationsdrivna applikationer kan förbättra informationskvalitén och ge ett väldigt effektivt alternativ till pappersbaserad affärskommunikation. Till slut har vi även många-till-många kommunikationen som underlättar utbytet av information mellan intresserade individer som kanske bildar en del av en nyhetsgrupp eller arbetsgrupp.

2.1.1 Intranät vs Internet

Enligt Chesher och Kaura (1998, s 92) har accepterandet av Internet i affärsvärlden speciellt e-post och tillgången till information via Webben fått många företag att fundera på att tillämpa samma modell för enbart internt bruk. På detta sätt kan företag ta del av Internets lättillgänglighet och andra fördelar men undvika de säkerhetsproblem som uppstår i samband med Internet. Väldigt enkelt har termen intranät utvecklats till att beskriva användandet av Internetteknologier inom en organisation för intensifiera relationerna och kommunikationen.

Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 524) berättar för oss hur ett intranät särskiljs

från Internet. Det grundläggande är att intranät och Internet inte särskiljs vad gäller den

underliggande arkitekturen. Arkitekturen är i princip den samma. Vad som skiljer

allmänhetens Internet från intranät är skillnaden i fokus och innehåll. Följande tabell

sammanfattar några av de utmärkande dragen.

Figur 2 Skillnaden mellan intranät och Internet (efter Shaw, Blanning, Strader och Whinston 2000, s 525)

2.1.2 Intranäts beståndsdelar

Den viktigaste informationskällan för de flesta företag finns, enligt Aldrich (1999, s 250), redan i deras egna datasystem. Transaktionsdata över alla kontakter med kunder, leverantörer, partners, distributörer, underleverantörer och banker har traditionellt lagrats on-line bara så länge som de behövs för behandling och historisk åtkomst. Sedan början av 1990-talet har företag insett att de kan använda sig av datakonsulter, databehandlingsverktyg

, besluts- underlagssystem, administrativa system och andra former av intelligenta affärsprodukter för att samla gamla upplysningar, från gammal data, som tidigare skulle ses som föråldrade efter bara ett par år. Nya verktyg som utför statistiska analyser baserade på gamla försäljnings- volymer kan finna nya marknadsmöjligheter, sätt att minska omloppstiden, förbättra kund- servicen och eliminera kostnader.

Chesher och Kaura (1998, s 86) säger att med etablerandet av ett företags intranät (nätverk som använder Internetteknologier inom ett företag) använder många företag nätteknologier för att distribuera företagsinformation som exempelvis den interna adresskatalogen.

Enligt Lynch (1997) varierar definitionerna men den tydligaste förklaringen är att ett intranät är ett internt Internet. Även Gonzales (1998, s 58) definierar termen intranäts olika betydelser.

För vissa människor är intranät bara det fysiska mediet för att transportera data. För andra är ett intranät en uppsättning webbsidor med innehåll och andra ser det som en virtuell plats där ett antal applikationer kan kombineras för att leverera förbättringar i den organisationella kommunikationen, arbetsflödet och transaktionsbehandling.

6

Verktyg för maskinell bearbetning av stora mängder data som kan uttryckas som talvärden.

Intranät

Privat information Riktad mot de anställda Kommunikation mellan medarbetare

Metodorienterad Påverka företaget

Betonar arbetsgrupper samt flödet mellan avdelningarna

Skapar en lärande organisation Måste vara mycket

decentraliserad

Internet

Allmän information Riktad mot allmänheten Finansiella transaktioner Försäljning och

marknadsorienterad Påverka kund och försäljningscykeln

Betonar envägskontakt med organisationen och dess användarprofiler

Skapar märkesmedvetenhet

Måste vara mycket centraliserad

Enligt Gonzales (1998, s 96f) designas och utvecklas intranät för en variation av anledningar:

• För att göra information tillgänglig som tidigare varit otillgänglig eller som tidigare distribuerats i tryckt form.

• För att underlätta samarbetet mellan användare som befinner sig på olika ställen.

• För att föra ut personlig eller självvald information till andra användare.

• Att underlätta arbetet för mobila användare.

• För att knyta ihop olikartade system och information.

• Möjliggöra för nya sätt att göra affärer.

2.1.3 Intranät och kommunikation

Lynch (1997) berättar vad ett intranät i praktiken kan tillföra. När det gäller informations- inhämtning, som är den mest uppenbara användningen, är det etableringen av ett webbaserat företagssystem innefattande tjänst och produktkataloger, kunders och de anställdas adress- katalog, elektroniskt bibliotek, företagets policy, nyhetsbrev, kalender över aktuella händelser med mera. Genom att strukturera detta system som ett nätverk av webbsidor leder det till klara fördelar när det gäller användandet som exempelvis lättillgänglig information som är effektiv och innehållsrik. Ett sådant informationssystem representerar det första, och för en del det enda, användandet av webbteknologi inom ett företag.

När det gäller kommunikation och samarbete är det enligt Lynch (1997) lätt att med ett intranät sätta upp virtuella arbetsgrupper för att debattera och lösa företagsfrågor. Groupware applikationer som jobbplanering, kostnadsplaner och även semesterförfrågningar kan också implementeras. Bildtelefon och/eller realtidsutgåva av exempelvis en Excel spreadsheet

av ett antal användare på separata ställen kan stödjas av ett intranät som använder Internets bakomliggande teknologier. På grund av den öppna naturen när det gäller Internetteknologin kan intranät lätt installeras genom många olika plattformar och förhållanden men med kontrollen och administrationen centralt ledd.

Potentialen för bättre kommunikation, samarbete och minskade IT kostnader associerade med implementeringen av ett intranät leder enligt Lynch (1997) till en mer effektiv organisation och optimalt en förbättrad kundservice. Kunder vinner också på att få tillträde till leverantörens intranät genom att tillåta dem att exakt ta reda vad de behöver om företaget och dess produkter och tjänster. De flesta människor skulle, enligt Lynch, medge att även om för- delarna från ett intranät i princip är lönsamma, är implementeringen av ett intranät långt ifrån okomplicerad.

7

Program avsett för simulering och beräkningar. Presenterar på bildskärmen ett i olika riktningar förskjutbart

arbetsblad i matrisform med data och formler insatt i ”celler” i matrisen. En ändring av data i en cell påverkar

data i andra.

För ett företag som ska till att implementera intranät finns det flera hinder som det måste tas hänsyn till på vägen. Dessa hinder bör tas i anspråk och de relevanta frågorna bör lösas innan en implementering kan påbörjas. Först bör resurser frigöras för att etablera TCP/IP

över vilket intranät körs. Det är även viktigt att man bestämmer sig för vad intranätet ska fylla för funktion, vilken information som ska presenteras och var informationen ska komma ifrån. När det väl är beslutat, måste man försäkra sig om att det är rätt information och att den uppdateras.

2.1.4 Intranäts fyra modeller

Enligt Gonzales (1998, s 65) finns det fyra intranätmodeller;

• Den publika modellen

• Den asymmetriska interaktionsmodellen

• Den symmetriska interaktionsmodellen

• Den synkrona virtuella omgivningsmodellen

Nivån av interaktivitet och variation av särdrag ökar efter varje modell.

Figur 3 Den publika modellen (efter Gonzales 1998 s 66)

Enligt Gonzales (1998, s 69ff) distribueras det i företag vanligen tryckt material som nyhetsbrev, policymanualer och produktspecifikationer genom spridning via en rundradio

. Individer som är källa till information förser de individer som tjänar som utgivare eller gatekeeper med information. Gatekeepern lägger till, drar bort eller omstrukturerar materialet och väljer ut den mest lämpliga distributionskanalen. Slutanvändare väntar på distributionen av materialet. När väl materialet är inlagt kan slutanvändaren ta fram informationen på sin dator.

8

Transmission Control Protocol over Internet Protocol, standard för kommunikation mellan datorer och basen för Internet.

9

Ljudradio och televisionssändning som är avsedd för en större allmänhet.

Kommunikations- typ

Envägs- kommunikation

”I publish, you read”

Stödjande webbteknologier

•

Nätstandards och protokoll (URL, HTTP, HTML)

•

Nätservermjukvara

•

HTML editor software.

Innehåll

•

Produktkataloger

•

Företagspolicy

•

Arbetsrekrytering

•

Arbetshjälp

•

Träningsmaterial

•

Konkurrensprofiler

Fördelar med den publika modellen är enligt Gonazales bland annat minskade utskrifts- kostnader, information kan hämtas när som helst på dygnet, materialet kan lätt uppdateras, material kan sparas för framtida bruk samt att information kan sammanlänkas. Nackdelar med den publika modellen är bland annat att det är en envägskommunikation, värdet av in- formationen för slutanvändaren kan oftast bara gissas samt att feedback om materialet kan bli försenat och förvanskat.

Figur 4 Den asymmetriska interaktionsmodellen (efter Gonzales 1998 s 67)

När det gäller den asymmetriska interaktionsmodellen kan anställda enligt Gonzales (1998, s 78ff) inte bara läsa material utan de kan även fylla i blanketter och lämna information. Det är dock en brist i den temporära samverkan eftersom någon producerar informationsmaterialet vid en tidpunkt och användare interagerar med informationen vid en annan tidpunkt. Fördelar med den asymmetriska modellen är enligt Gonzales bland annat samma som gäller för den publika modellen men även effektivisering av pappersbaserade processer. Anställda som använder systemet behöver inte ha någon programmeringskunskap för att bidra med material och information samt att responsen från olika individer kan sammanställas och analyseras.

Begränsningar med den asymmetriska modellen är bland annat att värdet av materialet/

informationen till slutanvändaren vanligtvis mäts genom kostnadsbesparingar. Interaktionen är datorbaserad, människor interagerar till största del med systemet och inte med andra människor samt att det är krävande att få anställda att acceptera och lita på on-line system när de är vana vid pappersbaserade system och interaktionen med människor som sin primära kommunikationskanal.

Kommunikations- typ

Stödjande webbteknologier

Innehåll

Tvåvägs- och tidförskjuten kommunikation

”I ask, you respond”

eller

“Du frågar, jag svarar”

•

Tidigare nämnda plus

•

Tabeller

•

Formulär

•

Skrift

•

“Self-serve HR benefits enrollment”

•

Automatisk kursregistrering

•

Utbudsersättning

•

Kostnadsrapportering

•

Interna

undersökningar

•

Självstudier on-line

•

Diagnostiska verktyg

Figur 5 Den symmetriska interaktionsmodellen (efter Gonzales 1998 s 68)

Den symmetriska interaktionsmodellen enligt Gonzales (1998, s 85ff) tillämpar dynamisk interaktivitet. Denna typ av intranät inkluderar öppen kommunikation där individer kan både skriva och läsa. Därför kan en del av innehållet vara dynamiskt och kan ändras med endast en tillfällig försening. Fördelar med den symmetriska interaktionsmodellen är enligt Gonzales bland annat att diskussionsgrupper påskyndar informationsflödet. Tidsförseningar associerade med post, fax, telefon eller personliga möten minskar drastiskt. Anställda kan ge feedback omedelbart angående publicerat material. Anställda kan också dokumentera misstag och fram- gångar efterhand som de sker och tillgängliggöra denna information till andra som kan lära sig av andras misstag. Nackdelar med den symmetriska modellen kan bland annat vara att för många företag är konceptet av många-till-många kommunikation främmande samt att beslut måste tas angående sådana frågor som identifiering av användare, om man ska hålla diskussionsgrupperna öppna eller stängda och hur man bäst leder diskussionerna.

Figur 6 Den synkrona virtuella omvärldsmodellen (efter Gonzales 1998 s 69)

Kommunikations-

typ

Stödjande webbteknologier

Innehåll

Multiriktad kommunikation.

Omfattande feedbackssprialer.

“Vi har alla möjligheten att prata och lyssna, fråga och

svara”

•

Tidigare nämnda plus

•

Diskussionsområden där människorna har möjligheten att anslå samt svara.

Onlinediskussioner med syftet att:

•

Dela kunskap, information och erfarenheter

•

Bygga intresse- eller övningssamhällen

•

Produktutveckling genom virtuella arbetslag.

Kommunikations- typ

Realtid, dynamisk och multiriktad kommunikation för att

stödja kärnan i företagsprocessen.

“Så här arbetar vi”

Stödjande webbteknologier

Tidigare nämnda plus hypermedia

applikations-centrala teknologier såsom arbetsflödes-

applikationer, sambands- databaser,

transaktionssystem och samarbetsgroupware

Innehåll

Fullt integrerade kommunikations-

applikationer och möjlighet

till hypertextlänkar som

gör det lättare att flytta sig

mellan en applikation till

en annan. Den virtuella

rymden fyller ut och

kompletterar den fysiska.

Enligt Gonzales (1998, s 94ff) är den synkrona virtuella omvärldsmodellen en fjärde generationens intranät där den virtuella platsen är skräddarsydd för varje potentiell deltagare.

Där existerar och sker olika former av teknologibaserad kommunikation samtidigt. Fördelar med den synkrona virtuella omvärldsmodellen är samma som för de övriga modellerna men även också bland annat att människor inte behöver vara tillgängliga samtidigt för att kommunikation ska kunna ske. Meddelandet kan lämnas när författaren har tid och läsas av mottagaren när den har tid och anställda kan ”räcka upp handen elektroniskt” och fråga sina arbetskamrater om hjälp. Nackdelar med den synkrona virtuella omvärldsmodellen är bland annat att användare behöver få stöd av de som jobbar med intranätet för att kunna leda diskussionsgrupperna, hålla länkarna och informationen uppdaterad.

2.1.5 Intranät och säkerhet

Lynch (1997) förklarar hur Internetkonceptet appliceras inom ett företag. Den grund- lägganden iden är att Internettjänster som elektronisk e-post, nyhetsgrupper samt Webben är utvecklad i ett slutet nätverk som bara de anställda inom ett företag har tillgång till eller en grupp inom företaget som arbetar tillsammans, exempelvis leverantörer och kunder. Intranäts- funktionen är ungefär den samma, som den av Internet, men utan offentlig insyn. De som har intresse av de underliggande teknologierna kan notera att datorer länkade till intranäts- kommunikation använder samma standard eller protokoll som används för Internet- kommunikation, detta protokoll kallas för TCP/IP.

En mer positiv syn är att intranät tillåter företag att dra fördel från Internetteknologin utan de nackdelar som följer med Internet, speciellt bristen på säkerhet och dålig trovärdighet. Det är ingen tvekan om enligt Lynch (1997) att den inneboende bristen på säkerhet representerar ett hinder i användandet av Internet för företag. Användandet av Internet kan öppna kanaler av kommunikation som är till stor del oskyddade och dataintrång är ett stort hot. Eftersom intranät är baserat på Internetteknologi lovar det en hel del. I princip kan ett intranät agera som en möjlighet för information, som informationsinhämtande, dela med sig av sin information, styrning, kommunikation och samarbete, tillgång till databaser och applikationer.

Naturligtvis är ingen av dessa funktioner nya. Många stora företag har redan ett eller flera datanätverk som förmodligen stödjer de tidigare ovannämnda aktiviteterna. Skillnaden med ett intranät är att det kan använda Internet och World Wide Web teknologier för att göra alla dessa saker bättre och mer integrerat än tidigare.

2.2 Varför extranät

Vad som blir allt tydligare enligt Poirier (1999, s 171) är utvecklingen av vad som kan kallas den digitala affärskedjan. Denna typ av nätverksbindningar tillåter kunden att gå direkt till det valda systemet för att bestämma och arrangera för transport av den slutgiltigt valda produkten.

Denna möjlighet är resultatet av ett extranät som sammanlänkar partners i leverans till den

nödvändiga informationen on-line i realtid. Ett intranät används för att sammanlänka

teknologier, affärsprocesser och de organisationella beståndsdelarna till ett nätverk som kan

erbjuda produkter/tjänster via Internet. Leverantörer av nödvändiga beståndsdelar är samman-

länkade elektroniskt med länkade sidor. Transportörer och informationschefer är också sammanlänkade i nätverket. När kunder gör beställningar reagerar systemet genom att till- verka den efterfrågade produkten och skicka iväg den via marknadsenheten direkt till kunden via de lämpliga kanalerna. Denna typ av nätverk erbjuder den bästa responsen när det gäller flexibilitet och enkelhet. Det är ett sätt att uppnå ökat värde till en minskad kostnad med flera möjligheter.

Enligt Anandarajan et al, (1998) är extranät det elektroniska dator till dator utbyte av företagsinformation i ett strukturerat format som kan inträffa mellan handelspartners, mellan företag och mellan olika avdelningar inom ett företag. Ett extranät underlättar utbytet och behandling av stora volymer av företagsdata från en dator till en annan dator. Extranät har använts av företag för att kommunicera med sina kunder, leverantörer, handelspartners och övrig publik som bidrar till effektiviteten. Tillämpningen av extranät involverar omvandlingen av skrivna dokument till ett strukturerat format som kan läsas av datorer som underlättar överföringen av data från en dator till en annan. Ett extranät representerar bryggan mellan Internet och ett företags privata intranät. Internet tillhör alla medan ett intranät tillhör företaget som skapat det. Extranät är en del av ett intranät som förmedlar ett allmänt fönster in till företagets tjänster eller samlade data.

Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 538) tillägger att ett extranät öppnar en organisations intranät till resten av världen. Det bildar en kommunikationslänk mellan organisationen och dess partners, säljare, distributörer, entreprenör, leverantörer, dotterbolag och även ett företags egna säljrepresentanter. Fokusen av ett extranät är på organisationens leveranskedja. Innan utvecklingen av extranät hänvisades de flesta organisationer till ansikte mot ansikte kontakter, telefonsamtal, fax, e-post, nyhetsbrev och tillhörande EDI (Electronic Data Interchange) för att kommunicera och samarbeta med sina partners.

2.2.1 Extranäts beståndsdelar

Enligt Poirier (1999, s 173) är i de flesta system planeringen osammanhängande från själva systemet eftersom det utförs oberoende av de olika leden i leveranskedjan. Leverantörer planerar efterfrågan av råmaterial av sina leveranser på basis av förutsägelser/gissningar.

Extra lager finns vid speciella lagerlokaler för att försäkra sig om att det inte blir några avbrott i produktionen på grund av felaktiga förutsägelser hos återförsäljarens kunder. Det leder till att man konstruerar svarssystem, planerar tillverkningen och sammanställer scheman och arrangerar transporten av den färdiga varan till distributören eller en direkt kund. Denna process kräver korrekt data och analyser före avsändandet av beställningarna till fabriks- golvet. Detta kräver en så hög nivå av korrekt data att det näst intill är omöjligt att uppnå.

Genom att samarbeta när det gäller planeringen kan leverantörer, distributörer och nyckelkunder enligt Poirier (1999, s 173f) uppnå flera fördelar som snabbare reaktion vad gäller marknadens efterfrågan och vad gäller leverans av rätt produkter och/eller tjänster.

Minskad produktionstid från den ursprungliga leveransen till den slutgiltiga leveransen och

från nya koncept till genomförande. Ökad översikt vad gäller lager genom hela nätverket

genom att man kan eliminera ålderdomliga och icke existerande produkter. Omedelbar över-

sikt av kundens önskemål och system vad gäller respons och påfyllning samt maximal användning av tillgångar och kapitalinvesteringar.

Det nya systemet kräver, enligt Poirier (1999, s 175), att det centrala företaget börjar sammanlänka sig genom att kontakta leverantörer via Internet med ett användarvänligt program. Kontakten är från värdföretagets centrala huvudplanering i förbindelse med on-line tillgång till företagskundens resursplaneringssystem till nyckelleverantörernas fabriksgolv och till den nödvändiga interaktionen med distributören. Allt detta genomförs via ett samman- länkande extranät. Denna typ av system maximerar responsen och eliminerar de normala förseningar som att vänta på svar via telefon, fax och oförutsedda leveransförfrågningar vilka i detta system är on-line och i realtid.

2.2.2 Extranät och kommunikation

Den klassiska kommunikationen mellan leverantörer och köpare skedde enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 433) via pappersbaserade system. Dessa pappers- system är nu på väg att bli ersatt av elektroniska system. Klassiska värdekedjesystemets dokument är pappersbaserade med ett antal naturliga begränsningar. Dokument skapas för att göra andra dokument. Som ett resultat ökar sannolikheten av fel när informationen flyttas från ett dokument till ett annat. Trots att pappersdokument kan överföras till ett databaserat system, kräver utveckling och dataöverföring och dokumentinformation flera kopior av data.

Papperssystemen är också beroende av att alla delaktiga avdelningar får kopior av dokumenten som är nödvändiga för att de ska kunna sköta sina jobb. Även om bara en liten del av dessa dokument försvinner eller förläggs kan det bli glapp i systemet och det kan bli missar i beställningarna.

Enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 538f) kan ett extranät tillgodose nyckelkunder med produktuppdateringar, orderstatus, kontostatus och on-line support.

Säljrepresentanter, distributörer och dotterbolag med tillgång till kundregistreringar, konkurrerande data, prisinformation och lager. Reparation och supportpersonal med produkt- releaseinformation, produktkatalog och tekniska manualer on-line. Joint venture partners med uppdateringar av projektstatus, finansiella rapporter och undersökningsrapporter. Tidigare on- line kommunikation mellan partners hänvisades ofta till dyra tillhörande mjukvaru- applikationer som opererade över ett värdeökande nätverk. Implementeringen av ett extranät är relativt enkel och kostnadseffektiv. Det enda nödvändiga är att parterna har en webbläsare och tillgång till Internet samt att en organisation öppnar sitt intranät till utvalda partners.

Enligt Zineldin (2000) representerar informationsteknologin inte bara sammanlänkandet av datorer utan även en förändring i ett företags filosofi gentemot att dela med sig och bygga starka och långsiktiga relationer med respektive partner eller kunder baserat på informations- teknologin och informationsöverföringar.

Extranät är enligt Anandarajan et al, (1998) en viktig del i ett företags strategi, produkt-

leveranssystem och kundsupportanordning. Därför kan extranät ses som ett distributions-

dataprocessystem som sammanlänkar ett företag med sina leverantörer och kunder. Ett

extranät är ett virtuellt nätverk inom Internet som har stängda dörrar för att hindra det från att

bli infiltrerat. Implementeringen av ett extranät bör och ska enligt Anandarajan et al, ha för- greningar i hela företaget om hur företag sköter sina affärer och tillägger vidare att det dramatiskt kommer att förändra kostnadsstrukturen för de olika aktiviteterna i värdekedjan.

Fördelarna av en extranätimplementering kan klassificeras i tre områden, strategisk, taktisk och operationell. Dessa fördelar varierar med varje företags anledning till varför man implementerat extranät. Extranätapplikationer förbättrar ett företags effektivitet genom ett informativt dataflöde samt att de minskar felen. Extranätapplikationer eliminerar också behovet av att behöva föra över information från pappersdokument och för att på så vis undvika skrivfel. Det minskar också behovet av personal som är involverad i beställningarna och bokföringsprocessen.

De stora kostnadsbesparingarna från ett extranät är enligt Anandarajan et al, (1998) snabbare byteshandel och möjlighet att få nya kunder eller behålla sina gamla kunder på grund av en ökning av företags effektivitet och möjligheten att snabbare svara på ändringar i omgivningen.

De operationella fördelarna inkluderar minskade kostnader och ökat penningflöde. Marknads- fördelarna inkluderar förbättrad image, ökad konkurrenskraft och ökade handelsrelationer emellan företagen.

Ett extranät resulterar enligt Anandarajan et al, (1998) i en elektronisk dataintegrering och etablerandet av sammanlänkaningar baserade på förtroende mellan företaget dess leverantörer och grossister. Denna dataintegration skapade lager- och samordningskostnader för företaget, speciellt när det köpte i stora volymer. Kostnadsbesparingar uppkom till följd av att den elektroniska integrationen resulterade i att förhållandet mellan förtaget och dess kunder/- leverantörer stärktes och att man använde sig av färre leverantörer. Detta ledde till mindre pappersarbete samt en bättre koordination och förhandlingssätt med leverantörerna.

Införandet av extranät påverkar enligt Anandarajan et al, också beställningstiden mellan företag och dess kunder. En minskning i inköpstid tillåter företaget att göra mindre beställningar men oftare, vilket resulterar i lägre lagerkostnader.

Genom extranät kan huvudleverantören och kunderna enligt Anandarajan et al, (1998) kontakta varandra direkt. Ett extranät eliminerar en del av marknadskostnaderna och andra relaterade kostnader som tidigare var nödvändiga vid liknande transaktioner. Genom extranät kan beställningar tas om hand snabbt samt ge korrekta transportscheman. Extranät tillåter in- förlivandet av mer precisa och korrekta data när det gäller ett företagets planering och kontrollsystem. Införandet av extranät tillåter snabbare förberedelser och överföringar av fakturor som nu skickas elektroniskt. Extranät underlättar snabbare behandling av fakturor och betalningar. Genom att eliminera användandet av vanlig post och genom att minska tiden för handhavandet av en ordertransaktion kan produkterna snabbare levereras till grossisterna.

Förseningar i leveranserna minimeras och tillförsäkrar på så vis en högre sannolikhet av att kunna möta de utlovade leveransdatumen.

2.2.3 Extranäts tre modeller

Enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 446ff) har det uppstått tre typer av

extranät modeller: den säkra och tillgängliga extranätsmodellen, den specialiserade

applikationsmodellen och den elektroniska handelsmodellen.

I den säkra och tillgängliga extranätsmodellen kan partners enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 446ff) direkt komma åt ett företags intranät, antingen genom Internet eller via en modemuppkoppling. Denna typ av extranät passar bra för strategiska partners som är mycket viktiga för företaget. Med den specialiserade applikationsmodellen är ett företags extranät speciellt utvecklat för företagets partners, vilka också kan ingå som en del i ett företagets intranät. Denna typ av extranät passar bra för viktiga partners som är betydelsefulla dock inte nyckelfigurer för företaget. Den elektroniska handelsmodellen använder de elektroniska handelsteknikerna för att ge service åt ett speciellt segment, inkluderat liknande säkerhetsarkitektur och transaktionsbehandling. Denna typ av extranät passa bra när det finns fler än hundra kunder. Generellt sett ska extranätapplikationer vara enkla och tillförlitliga.

Säkerhet är absolut nödvändig då förtroende är en viktig del. En miss i säkerheten kan leda till större skada än förlorad datainformation.

Ett av de ursprungliga skälen för att skapa ett extranät är enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000 s 446ff) att länka samman företaget med dess kunder och partners. Genom att dela information som tillverkningsscheman, produktionskapacitet och extern information som exempelvis kundefterfrågan kan företaget bättre samordna sina aktiviteter med sina leverantörer och kunder.

Ett extranät tillåter också enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinston (2000, s 446ff) att man kan hitta billiga lösningar för både kunder och producenter genom att underlätta informationsutbytet. Ett företag kan påbörja sin kundanpassning genom att låta sina kunder välja ut den information som de är intresserade av. Utifrån kundens val kan sedan producenten konstruera den kundprofil som tillåter producenterna att ge bättre design, produkter och/eller tjänster för att bättre möta kundens behov.

2.2.4 Extranät och säkerhet

Enligt Shaw, Blanning, Strader och Whinstion (2000, s 465) är säkerhet och åtkomst- möjligheterna två av de mest viktiga frågorna när det gäller både intranät och extranät.

Företag vill kunna komma åt sitt datasystem så väl inom företaget som utanför dess väggar men samtidigt förhindra olaga intrång. Det mest vanliga är att ha en brandvägg runt företagets informationssystem och även ibland mellan olika avdelningar. Brandväggens server eller ett router

program fingranskar meddelanden utanför brandväggen för att se om de är säkra.

Partners till företag ges konton och lösenord för att få tillgång till ett företags system via ett extranät.

10

Växlarna mellan de olika kommunicerande näten.

3 Metod

Detta kapitel ger en beskrivning och motivering av forsknings- och undersökningsansatsen, varpå tillvägagångssättet I litteraturstudien beskrivs och resultaten presenteras. Vidare presenteras urvalskriterier för val av fallstudieföretag och de valda företagen. Efter denna genomgång presenteras och motiveras datainsamlingsmetod och analysmetod för att avsluta med en diskussion kring de olika metodproblemen.

3.1 Syftet med undersökningen

Att beskriva innebär, enligt Wiedersheim-Paul och Eriksson (1991, s 63), att man bland annat väljer perspektiv, aspekter, nivå, termer och begrepp, observerar, registrerar, systematiserar, klassificerar samt tolkar. En god beskrivning är oftast en nödvändig grund för att förklara, förstå, förutsäga eller besluta.

Den inledande undersökningen var explorativ då jag startade med att skaffa förståelse och kunskap för ämnesområdet. Syftet med undersökningen var beskrivande och prövande. Då jag vill belysa och skapa förståelse för det problem som jag undersöker utifrån teori och verklighet.

3.2 Forskningsansats

Det finns enligt Thurén (1996, s 19ff) två olika sätt att dra slutsatser, induktion och deduktion.

Induktion bygger på empiri och deduktion bygger på logik. Induktion innebär att man drar allmänna, generella, slutsatser utifrån empiriska fakta. Deduktion innebär att man drar en logisk slutsats som betraktas som giltig om den är logiskt sammanhängande. Däremot behöver den inte vara sann i den mening att den överensstämmer med verkligheten. Min ansats var deduktiv då jag utgick från befintlig teori. Det motiverar jag med att jag inte har för avsikt att utforma några nya teorier inom ämnesområdet, utan endast avser att med hjälp av existerande teori studera verkligheten. Jag har heller inte någon avsikt att generalisera mina slutsatser.

Målet med uppsatsen är således att jämföra mina frågeställningar med dagens befintliga teori.

Man brukar även enligt Lundahl och Skärvad (1992, s 82) skilja mellan kvantitativa och

kvalitativa undersökningar. Kvantitativa undersökningar baserar sina slutsatser på data som

kan kvantifieras. Kvalitativa undersökningar baserar sina slutsatser på ej kvantifierad data

såsom attityder, värderingar, föreställningar. Det bör dock poängteras säger de, att även för

denna typ av data finns möjligheter till kvantifiering. Denna undersökning var kvalitativ då

jag ville erhålla en djupare förståelse för problemområdet.

3.3 Litteraturstudie

För att bestämma min forskningsansats och mina forskningsfrågor utförde jag en grundlig insamling av litteratur. Detta medförde att jag kunde skaffa mig den kunskap om ämnet som krävdes. För att skapa en ökad förståelse för ämnet har jag bearbetat litteratur och artiklar som behandlar problemorådet. De teoretiska delarna av denna studie bygger på litteratur rörande användningen av intranät och extranät. Vid litteratursökningen användes sökord som marketing, intranet, intranät, extranet, extranät, e-commerce, EDI, affärskommunikation och business to business. Jag har använt mig av databassystemen LIBRIS, BIBDIA och EBSCO.

3.4 Undersökningsansats

Fallstudier innebär enligt Wiedersheim-Paul och Eriksson (1991, s 65) att man undersöker ett fåtal objekt i en mängd avseenden.

Termen fallstudie betecknar enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 143f) studier där intresset är riktat mot detaljerade och ofta djupgående beskrivningar och analyser av enskilda fall.

Fallstudier är alltså lämpade för vissa explorativa undersökningar där man vill få en detaljerad uppfattning om processer av olika slag och där man inte på förhand vet vad som är viktigt att undersöka och vad som är oviktigt. De säger vidare att undersökaren då etablerar sådana kontakter med fallen att han kan komma tillbaka för att komplettera sina uppgifter och gå djupare in på intressanta frågeställningar. Man kan många gånger efter att ha etablerat ett förtroende hos de personer man intervjuar fråga om saker man inte skulle han kunnat få svar på efter en eller ett fåtal kontakter.

Lekvall och Wahlbin (1993,s 143f) säger vidare att det är karakteristiskt för många fallstudier att intresset är riktat mot detaljerade och mångsidiga beskrivningar av de enskilda företagen.

De säger också att fallstudier kännetecknas av att man inte vill dra speciellt djupgående slutsatser om hur de undersökta fallen ligger i förhållande till någon bakomliggande målpopulation. De förklarar att man bör välja ut fallen efter vissa kriterier exempelvis att de skall vara typiska eller extrema men rena tillgänglighetssynpunkter väger också ofta tungt.

De tillägger att för övrigt medför det ringa antalet undersökta enheter att möjligheten att uttala sig om en bakomliggande målpopulation alltid är små. Den vanligaste tillämpningen torde dock vara för deskriptiva eller förklarande studier där man från början har frågeställningarna relativt klara. Den deskription eller förklaring man då åsyftar går på djupet med inriktning på hur det ser ut inom det enskilda undersökta fallet. Slutligen säger de att fallstudier oftast är kvalitativa till sin karaktär.

Jag valde fallstudie som undersökningsansats eftersom jag strävade efter att gå på djupet

istället för bredden.

Fallstudie passade mig då min undersökning var av den komplexa karaktären och då tiden inte tillät mig att undersöka många objekt. Det kändes också viktigt att välja en ansats som tillät mig att återvända till respondenten för att komplettera uppgifterna eller för att gå djupare in på intressanta frågeställningar.

3.5 Val av företag

Det visade sig vara mycket svårare än jag trott att finna företag. Många företag som jag kontaktade använde sig av intranät men i dagsläget hade de inget extranät. Det visade sig också att det var många företag som inte visste vad ett extranät var samt att en del företag inte brydde sig om att besvara min förfrågan om möjlighet att få intervjua dem. Eftersom ett av mina kriterier var att företagen skulle använda sig av både intranät och extranät begränsade det mina möjligheter.

Jag hade ursprungligen tänkt att använda mig av två företag som båda använder sig av intranät och extranät. Jag fick positivt svar från ABB

i Västerås och Ericsson

i Stockholm.

Kontakten på ABB förmedlades via en vän på ABB i Växjö som hänvisade mig till Jenny Forsström, projektledare för ABB:s intranät i Västerås, som i sin tur gav mig numret till Charlie Nordblom, biträdande informationschef på ABB i Västerås. Kontakten på Ericsson förmedlades via Erisoft i Luleå som hjälpte mig att komma i kontakt med Ericssons extranät ansvarige, Åke Westberg. Båda företagen fick en övergripande intervjuguide skickad till sig i förväg för att de lättare skulle förstå vad jag var ute efter samt lättare kunna följa med under intervjutillfället. När det gäller intervjuerna med ABB skedde de i flera steg. Efter att ha intervjuat ABB om intranät visade det sig dock att när jag kom till frågorna om extranät att ABB inte hade det. Anledningen till att jag ändå valt att ta med intervjuresultaten angående ABB:s intranät var att jag fann dem mycket intressanta och uttömmande med hänvisning till den litteratur som jag tidigare läst in mig på. Detta ledde dock till att jag bara har ett företag som använder sig av extranät.

3.6 Datainsamlingsmetod

En skiljelinje går enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 180) mellan undersökningar som bygger på data som redan finns insamlad i något annat sammanhang och sådana som man själv samlar in. Jag valde att samla in mitt material genom telefonintervjuer. Anledningen till att jag valde att använda mig av telefonintervjuer var det geografiska avståndet.

Enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 187) ligger telefonintervjuns egenskaper i de flesta avseenden någonstans emellan brevenkätens och den personliga intervjuns. Just däri kan dess främsta fördel sägas vara, utan att ge upp alltför mycket av den personliga intervjuns goda egenskaper är den betydligt mindre kostsam. Den kan också göras mycket snabbt. Metodens främsta nackdel ligger inte i själva intervjuförfarandet utan i problemet med ramfel samt att man ofta är ganska begränsad när det gäller hur lång intervjun kan tillåtas vara.

11

http://www.abb.se

12

http://www.ericsson.com/SE

Enligt Wiedersheim-Paul och Eriksson (1991,s 86) är de negativa aspekterna med en telefonintervju att den måste innehålla tämligen enkla frågor. Det går ej att visa bilder och skalor, intervjuareffekt kan förekomma samt att den inte är helt bra för känsliga frågor. När det gäller de positiva aspekterna tillägger författarna att den har en hög svarsfrekvens samt att intervjuaren kan följa upp frågor.

Enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 182f) är det en rad saker man måste tänka på när man formulerar frågor i en frågeundersökning. Den mest grundläggande är att man inte bör ställa andra frågor än sådana för vilka man kan förvänta sig att respondenten verkligen har den information man söker som han klarar av att besvara. En fråga skall vidare innehålla en enda frågeställning och den skall vara klar och otvetydigt angiven. Den skall också vara uttryckt på ett för respondenten begripligt språk.

Intervjuguiden har legat till grund för mina intervjuer även om alla frågor inte ställts till varje respondent. Vissa frågor har kompletterats via e-post för att tydligöra vissa svar som jag tidigare fått från respondenten.

3.7 Analysmetod

I en fallstudie kodar man inte data enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 220) utan arbetar relativt nära de oftast verbala grunddata man har och försöker ställa upp en helhetsbild av ett enskilt fall. Man arbetar med varje enskilt fall så långt att man tycker sig ha fått en sammanhängande bild av det som man är intresserad av och ser ett mönster inom fallet.

Svårigheterna i en fallstudieanalys kan vara att det dels saknas bitar eller finns bitar som inte hör hemma i pusslet. När man skapat sig en sammanhängande bild av varje enskilt fall kan man gå vidare genom att exempelvis jämföra de olika fallen med varandra och söka efter likheter. Därefter försöker man analysera skillnader mellan de olika fallen.

Jag började med att göra mitt material tillgängligt för analys genom att jag lyssnade igenom de bandade telefonintervjuerna för att därefter skriva ner en sammanfattning av varje fall.

Efter att jag hade skrivit ner en sammanfattning av fallintervjuerna har jag sållat i materialet, det vill säga jag har bedömt om det som sägs på en viss punkt verkligen är värt att skriva ner, samt även redigerat språket.

Efter att ha sammanställt empirin använde jag mig av min litteraturstudie och jämförde den med mitt empiriska resultat.

3.8 Metodproblem

Mätfel uppstår enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 211) genom ofullkomligheter i mätmetoden och hur denna använts. Källor till mätfel beror vanligtvis på intervjuareffekt, instrumenteffekt eller respondenten. Dessa samverkar vanligtvis. Andra förekommande fel kan bero på preciseringen av undersökningsuppgiften det vill säga att resultatet ligger snett i förhållande till informationsbehovet eller på grund av felaktigt val av ansats och metod.

Därtill kan fel uppkomma på grund av bearbetning och tolkningsfel.

3.8.1 Validitet

Validitet innebär enligt Thuren (1996, s 22) att man verkligen har undersökt det man avsåg att undersöka och ingenting annat. Svårigheten med validitet är enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 211) att det är omöjligt att med säkerhet bestämma om en mätmetod är valid eller inte. Då det inte existerar någon metod som mäter det ”sanna” värdet kan man endast göra subjektiva bedömningar angående olika mätmetoders validitet.

I försök att stärka min validitet förberedde jag mig noga inför mina intervjuer genom att vara väl påläst inom ämnet. Frågorna i intervjun baserades på den teoretiska referensram som jag inhämtat samt att de skulle täcka in syftet för undersökningen och hela examensarbetet.

Frågorna har i viss omfattning kunnat anpassats till vilken typ av referensram och kunskap intervjupersonen innehar.

Validiteten kan ha påverkats negativt på grund av att respondenten på Ericsson inte kunnat ge så uttömmande svar angående deras extranät då en del av denna information var känslig företagsinformation.

Min validitet kan också ha påverkats negativt på grund av att respondenten möjligen inte var rätt person. Men genom att jag intervjuat personer som är ansvariga för intranät och extranät och därför bör inneha mycket goda kunskaper inom ämnet, anser jag mig inte ha kunnat intervjua personer med en större kunskap inom ämnesområdet.

3.8.2 Reliabilitet

Den andra aspekten på säkerhet i en mätning har enligt Lekvall och Wahlbin (1993, s 213) att göra med mätmetodens förmåga att motstå slumpinflytande. Desto klarare och mer otvetydiga frågorna är och desto mer man lyckas standardisera hela mätförfarandet desto större är sannolikheten att få en godtagbar reliabilitet. Reliabilitet, tillförlitlighet innebär enligt Thurén (1996, s 22) att mätningarna är korrekt gjorda. Det är en viktig princip i åtminstone positivistisk forskning att samma metod ska kunna tillämpas av olika personer på samma material och ge samma resultat.

Min reliabilitet kan ha påverkats negativt på grund av den snabba utvecklingen inom informationsteknologin. Det kan leda till att en undersökning upplagd på ett identiskt sätt kan komma att ge ett annat resultat.

I försök att stärka undersökningens reliabilitet har jag använt mig av Lekvall och Whalbins (1993, s 208f) aspekter vad gäller en intervjuguides upplägg.

Varje fråga innehåller endast en frågställning för att vara klar och otvetydig. Jag har också

försökt att använda mig av ett för respondenten begripligt språk. Försökt att vara noga med att

inte ta in ord eller formuleringar som kan verka ledande, laddade eller som kunde väcka

försvarsinstinkter hos respondenten. Jag har försökt att ha en bra ordning mellan frågorna så

att de följer en logisk och naturlig gång för respondenten. Mina inledande frågor syftade till

att inte vara för känsliga eller krävande för respondenten. Jag har även försökt att se till att

alla delar av problemområdet var med så att alla nödvändiga uppgifter kunde erhållas.

Att intervjuguidens längd var lämplig med hänsyn till den avsedda frågemetoden och att den inledande presentationen var bra och att den skulle motivera respondenten. Om respondenten är mycket osäker i sin inställning till det man frågar om kan man uppenbarligen få olika mät- resultat vid olika tillfällen. Mätningarna har då dålig förmåga att motstå slumpinflytanden och mätningen har då dålig reliabilitet. I vissa fall kan respondenten känna sig tvingad att ge svar på något som han egentligen inte har någon åsikt om. Rent generellt kan sägas att man i sådan situationer bör försöka få fram hur stark åsikten är. I annat fall kan man lätt uppfatta mät- resultaten som säkrare än vad de egentligen är. Liknande fel uppkommer om respondenten gissar om något han glömt bort. Trötthet hos respondenten kan också vara en källa till mätfel genom att leda till att respondenten fyller i på en höft eller likriktar svaren. Samma effekt riskeras om respondenten är jäktad, liksom om undersökningen är ointressant för respondenten.

En övergripande intervjuguide skickades ut i förväg dels för att respondenten skulle få en större inblick i vad det hela handlade om dels för att intervjun skedde via telefon och på detta vis kunde respondenten lättare följa med om vad som efterfrågades. Genom att använda mig av telefonintervju har jag kunnat fördjupa intressanta områden genom spontana följdfrågor till respondenten under intervjun. Nackdel med denna metod är att jag går miste om de icke verbala signalerna som betyder nog så mycket.

Förutom antecknande spelades intervjuerna in på band för bättre återgivande och upprepning

av frågor användes för att kontrollera att jag uppfattat respondenten korrekt, för att därefter

skrivas ut för användande av belysande avsnitt och citat i uppsatsen. Bandupptagningen

gjordes som komplement till antecknandet då det är svårt att hinna med att skriva ordagrant

vilket behövs för att respondentens inställning ska framträda.

4 Empiri

Jag kommer här att redovisa resultaten av mina intervjuer med Ericsson och ABB. Mina respondenter har varit Åke Westberg produktchef och globalt ansvarig för gränssnittet mellan Ericssons privata nätverk och det publika Internet runt om i hela världen, Charlie Nordblom biträdande informationschef och en av eldsjälarna bakom ABB:s intranät projekt samt Jenny Forsström projektledare för utvecklingen av det nya svenska intranät inom ABB.

4.1 Ericsson AB

Ericsson är en världsledande leverantör inom telekommunikation. Koncernen levererar avancerade system och produkter för fast och mobil kommunikation, både i allmänna och privata nät. Ericssons produktsortiment är bredare än vad någon konkurrent kan erbjuda.

Globalt sett är Ericssons drygt 100 000 anställda verksamma i 140 länder. Den samlade kompetensen inom fasta och mobila nät, mobiltelefoner och infokomsystem gör Ericsson till världsledande leverantör inom telekommunikation.

Ericssons kunder är både privatpersoner och nätoperatörer som driver fasta och mobila nät för röst- och datakommunikation. Ericsson har därmed ett bredare produktsortiment än någon annan konkurrent kan erbjuda. Ericsson är redan sedan slutet av 1890-talet, verksamt över hela världen. Ericsson har alltid satsat offensivt på teknisk utveckling. De senaste åren har satsningarna uppgått till mellan 15 och 20 procent av faktureringen.

Ericssons framgångar bygger i stor utsträckning på en långsiktig satsning på forskning och massiva utvecklingsinsatser. Fler än 22 000 anställda i 23 länder arbetar med forskning och utveckling. På flera viktiga områden samarbetar Ericsson med andra ledande företag. IBM, Intel, Marconi, Microsoft, Novell, Sun och Texas Instruments är exempel på samarbets- partners.

4.1.1 Ericssons Intranät

Westberg berättar att Ericsson har haft intranät sedan början på 1980-talet. Innan dess

använde de sig av ramdrivna nätverk och liknande för sin interna kommunikation. Det som

idag kallas för intranät började först på 80-talet spridas och bli seriöst. Dagens intranät bygger

på vanlig IP teknik och är ett internt Internet. Westberg säger vidare att intranätet är ett internt

nätverk med webbar. Enligt Westberg har intranätet växt upp av sig självt, ur sin egen kraft

nerifrån och uppåt. Först efter en bit in på 90-talet började det slå igenom ordentligt till att

hela koncernen idag använder sig av IP-baserade nätverk. Sedan började det här med

Webberiet dyka upp någon gång 93/94 och har efter några års experimenterande (fram till

1995) börjat användas mycket i verksamheten. Enligt Westberg är intranätet enkelt att bygga

ut eftersom det bara är att lägga till nya router. Ericssons intranät fungerar i princip som ett

privat Internet vilket också gör det flexibelt.