7M46 gm

14:,

år

Sås.”

5%

Mark

Plats och tid Beslutande

Övriga närvarande

Utses

att

justera

Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 1 (11) 2018-03-13

Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.30

-

_18.20

M Ann Iberius-Orrvik, ordförande

C Tommy Västerteg

MBP Henry ^Sandahl

S Göran Andersson 5 Ann-Christine Asp

E1' tiänstqörande ersättare

M Rolf Skarin 5 Tony Ragnarsson

mg

S Eva Ryberg, lekmannarevisor

Tomas Poddig, teknik- och serviceförvaltningen _§§ 23-25 kl. 16.30-16.55

Tjänstemän

Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Göran Andersson

Kommunhuset, Kinna

7M46 gm

Paragrafer 23 - 31

Tomas er

//// ;EM/M

ordföra nde

_,

K

^Iber'ius-

_MÅ/ “

Orrvik

Justerande

W

Gotañ An rs /dn/

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits ^genom anslag.

Organ Marks Fastighets AB

Sammanträdesdatum 2018-03-13

Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet

Underskrift

Datum för anslags

nedtagande ZO/KOOSI'OG

ZOIY- 03-/6

Kommunledningskontoret

72% ?m

A [A Justerande i ^›

;W ^›%

Utdragsbestyrkande

=,,, .a\-

I

^"ä M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 2 (11) 2018-03-13

Innehållsförteckning

Fastställande av dagordning § 23

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut _§ 24

Ny ventilationsanläggning Rydal § 25

Ekonomi § 26

a) Hyresfordringar

b) Månadsrapport februari 2018 c) Årsredovisning 2017

Internkontrollplan § 27

Information från Spinnerskan ⁱ Mark AB _§ 28

Fastigheten Rydal 2:11 _§ 29

Fastigheten Assberg 1:82 § 30

Nästa sammanträde § 31

/) A

J

usterandWM

Utdragsbestyrkande

A

M k

5 ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 3 (11) 2018-03-13

.11:

,_

é

§ 23

Fastställande

av

dagordning

En dagordning ingår ⁱ kallelsen, vilken publicerats ⁱ Netpublicator till dagens styrelsemöte.

Ordföranden föreslår

att

dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende ny ventilationsanläggning Rydal.

BLILIt

Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende ny ventilationsanläggning Rydal.

r

Justerandes

signø//i 0,/ ^/“

Utdragsbestyrkande

M k

'95

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 4 (11) 2018-03-13

§ 24

Föregående

mötesprotokoll, uppföljning

av

beslut

Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 19 februari 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte.

Beslut

Protokollet läggs till handlingarna.

Utdragsbestyrkande Å .

Justerande?

Ig//

Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 5 (11) 2018-03-13

§ 25

Ny

ventilationsanläggning

Rydal

Vid styrelsemötet 2017- 12- 05 beslutades att Tomas Poddig vid teknik- och serviceförvaltningen får ⁱ uppdrag att lämna ett förslag på projektering _{av ny}

ventilationsanläggning ⁱ Rydalsfastigheten. Projekteringsförslaget ska bestå dels av

ett

grundalternativ som ger normalventilation. Till detta ska finnas ett tilläggsalternativ med klimatanläggning.

Vid styrelsemötet 2018-02-19 informerade Tomas Poddig om de alternativ, inkl.

kostnadskalkyler, som finns. De fyra alternativen ^är:

1. Aggregatbyte, 2 st befintliga aggregat ersätts med 1 st nytt (utan kyla).

2. Aggregatbyte samt Variabelt ventilationsflöde ⁱ 4 st konferensrum.

3. Aggregatbyte samt Variabelt ventilationsflöde ⁱ 4 st konferensrum samt inbyggd kyla

i aggregat.

4. Aggregatbyte samt Variabelt ventilationsflöde ⁱ 4 st konferensrum samt inbyggd kyla

i aggregat med värmepumpsfunktion.

Styrelsen beslutade

att

Tomas Poddig får ⁱ uppdrag att undersöka om det utifrån

Länsstyrelsens bestämmelser är möjligt med en central kylanläggning på utsidan av den K- märkta fasaden samt vilka kostnader det innebär med ett aggregat till varje rum.

Vid dagens styrelsemöte informerar Tomas Poddig att det enligt Länsstyrelsen är möjligt med en separat kylanläggning utanför huset,

t

ex på baksidan, men inte på själva

fasaden. Tomas Poddig informerar också om investeringskostnad för aktuella alternativ.

Styrelsen diskuterar frågan, vilket leder fram till två alternativ: Alternativ 3 enligt _ovan, med en investeringskostnad på ca 540 tkr, eller ett alternativ med en separat

kylanläggning utanför huset med punktkyla för varje rum, investeringskostnad ^{ca 735} tkr.

Ordföranden föreslår att investering ⁱ ny ventilationsanläggning ska göras enligt alternativ 3 ovan, vilket innebär aggregatbyte samt Variabelt ventilationsflöde ⁱ 4 st konferensrum samt inbyggd kyla ⁱ

aggregat-

en s k integrerad anläggning.

Henry Sandahl (MBP), med instämmande av Tommy Västerteg (C), föreslår att investering ⁱ ny ventilationsanläggning ska göras enligt alternativet med en separat kylanläggning utanför huset med punktkyla för varje rum.

Beslut

Styrelsen beslutar att investering i ny ventilationsanläggning ska göras enligt alternativ

3 ovan, vilket innebär aggregatbyte samt Variabelt ventilationsflöde ⁱ 4 st konferensrum samt inbyggd kyla i aggregat

-

_{en s k} integrerad anläggning

-

_{med en} investerings- kostnad på ca 540 tkr.

J

yes _s?%

Utdragsbestyrkande

.ø-

"J

A”

A I

? x

.

M k

'VE

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 6 (11) 2018-03-13

_1/

›

§ 26 Ekonomi

a) Hyresfordringar

En hyresgäst resterar med hyra. Hyresgästen har begärt och

fått

anstånd från

kundreskontran i Marks kommun med betalning till senare under mars månad. Eftersom vare sig ekonom eller Vd har kontaktats före anstånd har beviljats, föreslår ordföranden att en rutin bör upprättas med kundreskontran för liknande ärenden.

Beslut

En rutin upprättas med kundreskontran ⁱ Marks kommun avseende beviljande av anstånd för hyresbetalningar.

b) Månadsraggort februari

Ekonom redovisar månadsrapport per 2018-02-28, resultatet för perioden är -15 tkr.

Beslut

Månadsrapport per 2018-02-28 _godkänns.

c) Årsredovisning 2017

Vd och ekonom presenterar den slutliga årsredovisningen för 2017. Resultatet för året är 448 003 kronor efter bokslutsdispositioner och skatt.

Förslag till beslut är att den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat, sammantaget 13 286 357 kronor, balanseras ⁱ ny

räkning, att koncernbidrag om 7 554 294 kronor lämnas till Spinnerskan ⁱ Mark AB samt att årsredovisningen 2017 i övrigt godkänns.

Årsredovisning i original delas

utför

undertecknande.

Beslut

Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat, sammantaget 13 286 357 kronor, balanseras ⁱ ny räkning, att koncernbidrag om 7 554 294 kronor lämnas till Spinnerskan ⁱ Mark AB samt

att

årsredovisningen 2017

i övrigt godkänns.

Utdragsbestyrkande

A 4:

Ia 1 l.

'i ^.

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 7 (11) 2018-03-13

§ 27

Internkontrollplan

En uppdaterad internkontrollplan ingår i kallelsen till dagens styrelsemöte.

Styrelsen diskuterar dokumentet.

Ann-Christine Asp föreslår

att

det under Inköp av varor och

material/

^Fel beställning resp. Fel leverans görs ändring från 2 till 1 avseende Sannolikhet.

Ordföranden föreslår att det under Uthyrning av

lokaler/

Missade hyresförfrågningar görs ändring från 5 till 4 avseende Konsekvens.

Ordföranden föreslår att det under Beslutsattest/ Fakturor attesteras av obehörig person görs ändring från 5 till 4 avseende Konsekvens.

Ordföranden föreslår att internkontrollplan för 2018 fastställs med ovanstående ändnngan

Beslut

Internkontrollplan för 2018 fastställs med följande ändringar:

Under Inköp av varor och material

/

^Fel beställning resp. Fel leverans görs ändring från

2 till 1 avseende Sannolikhet.

Under Uthyrning av

lokaler/

Missade hyresförfrågningar görs ändring från 5 till 4 avseende Konsekvens.

Under Beslutsattest/ Fakturor attesteras av obehörig person görs ändring från 5 till 4 avseende Konsekvens.

Just /

e sig Utdragsbestyrkande

M 7%/

1,..

*\»

M k

vä ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 8 (11) 2018-03-13

§ 28

Information från Spinnerskan

i

Mark

AB

Ordförande och Vd informerar från senaste styrelsemötet ⁱ Spinnerskan ⁱ Mark AB.

Vid styrelsemötet beslutades

- bokslutsdispositioner för koncerneno,

- prövning av de kommunala ändamalen för samtliga bolag, - budget 2018 samt

- instruktioner till ombud vid bolagsstämma 2018.

För Marks Fastighets AB utsågs Mikael Larsson till ombud vid bolagsstämman den 17 maj.

Utdragsbestyrkande

41,

-

_.\_

:i

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 9 (11) 2018-03-13

§ 29

Fastigheten

Rydal

2:11

Vd informerar om hyresförfrågningar som har inkommit.

Ekonom informerar om taxorna vid uthyrning ⁱ konferensanläggningen samt jämförelser med både Marks kommun och externt exempel.

Styrelsen diskuterar ärendet.

Ordföranden lyfter fråga om sittplatser med bord utanför fastigheten ⁱ Rydal samt vilka som tillverkar prisvärda alternativ; det som är aktuellt är två sittplatser. Informationen vid mötet är att både Naturvårdslaget och kultur- och fritidsförvaltningen har

tillverkning av tänkbara alternativ.

Styrelsen diskuterar ärendet.

Beslut

Vd får ⁱ uppdrag att inför budget 2019 presentera förslag på nya hyresnivåer, med ev.

förändring att uthyrning görs för halv- eller heldag.

Information om att både Naturvårdslaget och kultur- och fritidsförvaltningen tillverkar sittplatser med bord, ^{som kan} användas utanför fastigheten i Rydal, noteras.

') Juste s sligr/ri/

!

(12?"

TUtdragsbestyrkande

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 10 (11) 2018-03-13

§30

Fastigheten

Assberg

1:82

Vd informerar om utredning, som har genomförts av Skanska, vilken visar

att

fastighetens betongplatta inte är isolerad och därför lätt blir kall. Skanska anger inte

att

det är något fel gjort ⁱ byggandet av betongplattan, men konsekvensen är

att

det under vissa väderleksförhållanden uppstår kondens vilket ⁱ sin

tur

gör att det bildas fukt på golvet.

Gummirester från truckarnas hjul gör att golvytans porer täpps

till,

vilket medför att vattnet inte absorberas naturligt ⁱ betonggolvet. Marks Fastighets AB bekostar därför en skurmaskin i ett halvår för att få bort beläggningen. Vd har kontakt med Stora Enso i

frågan.

,

'7,

_/2

wde /%

Utdragsbestyrkande

/ ^/'

A

'Ei Mark

:4::

\5

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 11 (11) 2018-03-13

§ 31

Nästa

ordinarie sammanträde

Nästa ordinarie sammanträde är den 8 maj kl 16.00. Lokalen är Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna.

/M/l

JW

Id Utdragsbestyrkande

.

/