Affärssystemens framtida utveckling inom distanshandeln

Full text

(1)

AFFÄRSSYSTEMENS FRAMTIDA UTVECKLING INOM DISTANSHANDELN

VT 2008:KI06 Kandidatuppsats i Informatik

Mahmud Darir Patrik Särnblom

(2)

Förord

Vi skulle först och främst vilja tacka vår handledare Jonas Hedman, universitetslektor vid Högskolan i Borås, för hans råd och vägledning genom vår studie.

Vi vill även tacka de kontaktpersoner på företagen som har tagit sig tid att ställa upp på våra intervjuer och därmed har möjliggjort denna studie.

(3)

Svensk titel: Affärssystemens framtida utveckling inom distanshandeln Engelsk titel: The future development of ERP:s in mail-ordering Utgivningsår: 2008

Författare: Mahmud Darir, Patrik Särnblom Handledare: Jonas Hedman

Abstract

Mail ordering has increased much lately and has taken over a great part of the sales market. This depends much of the growth of Internet, but also the ERP:s mail order companies are using has contributed much to this effect. ERP:s are under a continuous development and new ideas are contributed and functions are created to make the companies’ business and development more effective. The implementation of ERP:s are rather circumstantial and costly for the companies regardless of its size. Even if the ERP:s are contributing with a great improvement of the effectiveness, there are many flaws that prevents optimization of the ERP:s. There are also potential of developments for the ERP:s that are not used today due to various causes and reasons.

By this report we would like to emphasize the problems and lack of functions that today exists in order to create thoughts and new ideas about how to make ERP:s more effective. From these problems and flaws that we have discovered, we have in this report created examples in how ERP:s could be developed to eliminate many of the problems existing today. We have accomplished this by seeking information about ERP:s and mail order and the state of it by literature and written reports, but mainly through surveys of companies within this branch and it’s users.

We do not consider the results we have found in this survey as solutions to the problems but more as guidelines to invoke thoughts and create new ideas as solutions on these problems. The conclusions we have come up with are that these new ideas involves much of the ERP:s connections to the Internet and the E-commerce. The development of the ERP:s is also much about the companies’ connections to their external business partners. This because developments of the ERP:s within the companies are today pretty much optimized in compared to the technology that are accessible today. In the future the main interest will probably be in external communication towards other companies and mail order customers.

Keywords: ERP, Mail-order, Future business, E-commerce

(4)

Sammanfattning

Distanshandeln har idag ökat mycket och tagit en stor del av handelsmarknaden. Ökningen är mycket beroende på Internets tillväxt, men även affärssystemen i distanshandelsföretagen har en stor bidragande orsak i distanshandelns tillväxt. Affärssystemen är idag under ständig utveckling och nya idéer och funktioner uppkommer kontinuerligt för att effektivisera företagens verksamhet och utveckling. Införandet av affärssystem idag är tämligen omständligt och en påkostad process för företaget oavsett storlek. Även om affärssystemen bidrar med en stor effektiviserande effekt så finns det idag många brister som förhindrar optimerandet av affärssystem. Det finns även utvecklingsmöjligheter för affärssystem som idag inte används på grund av diverse orsaker och anledningar.

Vi vill med rapporten framhäva de problem och avsaknader som idag existerar för att kunna få fram tankar och idéer om hur utvecklingen i framtiden skulle kunna effektivisera affärssystemen.

Utifrån de problem och avsaknader som fanns så har vi i rapporten fått fram exempel på hur affärssystemen skulle kunna utvecklas för att eliminera de problem som finns idag.

Undersökningen har genomförts genom att söka information om affärssystemen och distanshandeln som den ser ut idag, dels genom litteratur och skrivna rapporter men huvudsakligen genom undersökningar och intervjuer av företag inom branschen och dess aktörer.

De resultat som har framkommit i undersökningen skall inte ses som fastställda lösningar på problemen utan snarare härledningar för att väcka tankar och skapa nya idéer som lösningar på problemen. Slutsatserna i rapporten är att de nya idéerna kretsar mycket kring affärssystemens kopplingar till Internet och E-handeln. Utvecklingen av affärssystemen handlar även mycket om företagets kopplingar utåt mot externa intressenter då affärssystemens utveckling inom företagets väggar redan idag är optimerade i förhållande till den teknik som finns att tillgå. I framtiden kommer förmodligen tyngden att ligga på kommunikationen utåt, både mot andra företag och mot kunder till distanshandelsföretag.

Nyckelord: Affärssystem, Distanshandel, Framtida affärer, E-handel, Postorder

(5)

Innehållsförteckning

1.1 Bakgrundbeskrivning ... - 3 -

1.2 Fördjupad problemdiskussion ... - 4 -

1.3 Avgränsningar ... - 5 -

1.4 Syfte ... - 6 -

1.5 Frågor ... - 6 -

2.1 Arbetets genomgång... - 8 -

2.2 Beskrivning av metoder ... - 9 -

2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod ... - 9 -

2.2.2 Induktion ... - 10 -

2.2.3 Hermeneutik och positivism ... - 10 -

2.2.4 Delfimetoden ... - 11 -

2.2.5 Val av aktörer ... - 11 -

2.2.6 Utvärderingsmetod ... - 11 -

2.2.7 Presentationsmetod ... - 13 -

2.3 Datainsamling ... - 13 -

2.4 Analysmetod ... - 13 -

2.5 Perspektiv ... - 15 -

2.6 Begreppsprecisering ... - 15 -

3.1 Vad är affärssystem? ... - 17 -

3.1.1 Historik kring affärssystem ... - 17 -

3.1.2 Standardiserade/anpassade affärssystem ... - 19 -

3.1.3 Syfte och mål med affärssystem ... - 19 -

3.1.4 Vilka motiv ligger bakom införande av affärssystem? ... - 20 -

3.1.5 Fördelar ... - 21 -

3.1.6 Nackdelar ... - 22 -

3.1.7 Vilka brister finns idag? ... - 23 -

3.1.8 Problem med affärssystem ... - 24 -

3.1.9 Vilka möjligheter finns i framtiden? ... - 25 -

3.1.10 Vilka förväntningar finns för framtiden? ... - 25 -

3.1.11 Sammanfattning av affärssystem ... - 26 -

3.2 Vad är distanshandel?... - 27 -

3.2.1 Hur ser distanshandeln ut i framtiden? ... - 28 -

3.3 Sammanfattning av litteratur ... - 29 -

4.1 Intervjuade företag ... - 30 -

4.1.1 Distanshandelsföretag ... - 30 -

4.1.2 Affärssystemsutvecklare ... - 34 -

4.1.3 Logistiker ... - 37 -

4.1.4 Aktörskarta ... - 41 -

4.2 Införande av affärssystem ... - 42 -

4.2.1 Förekommande scenarios ... - 42 -

4.2.2 Användarmedverkan ... - 43 -

4.2.3 Egenutvecklat eller standardsystem? ... - 43 -

4.3 Vad är viktigt för affärssystemen inom distanshandeln? ... - 44 -

4.4 Vilka problem finns idag för affärssystemen? ... - 44 -

4.4.1 Problem vid införandet ... - 44 -

4.4.2 Användarproblem ... - 45 -

4.4.3 Tekniska problem ... - 46 -

4.4.4 Problemgraf ... - 46 -

(6)

4.5 Kostnaden för affärssystem ... - 47 -

4.6 Distanshandelns framtid ... - 47 -

4.7 Nya idéer för framtiden ... - 48 -

4.7.1 Ny teknik ... - 48 -

4.7.2 Internet ... - 49 -

4.7.3 Anpassning ... - 52 -

4.7.4 Mål med framtidens affärssystem ... - 52 -

5.1 Införande av affärssystem ... - 55 -

5.1.1 Egenutvecklat eller standardsystem ... - 56 -

5.2 Viktigt för distanshandel ... - 56 -

5.3 Distanshandelns framtid ... - 57 -

5.4 Kostnad... - 57 -

5.5 Exempel på idéerna ... - 57 -

5.5.1 Ny teknik ... - 58 -

5.5.2 Internet ... - 58 -

5.5.3 Morgondagens webbshop ... - 59 -

5.5.4 Anpassning ... - 60 -

5.6 Affärssystem före och efter ... - 61 -

5.6.1 Inför införandet av affärssystem ... - 61 -

5.6.2 Införandet av affärssystem ... - 62 -

5.6.3 Efter införandet av affärssystem ... - 63 -

6.1 Möjligt framtidsscenario ... - 65 -

6.2 Metodutvärdering ... - 67 -

6.3 Förslag till vidare forskning... - 69 -

Figurförteckning Figur 1: Kopplingen mellan delfrågor och den huvudsakliga frågeställningen ... - 7 -

Figur 2: Arbetets genomgång ... - 9 -

Figur 3: Den hermeneutiska spiralen ... - 14 -

Figur 4: Affärssystemens utveckling ... - 18 -

Figur 5: Aktörskarta ... - 41 -

Figur 6: Problemgraf ... - 46 -

Figur 7: Graf kring lösningar för framtidens affärssystem ... - 54 -

Figur 8: Möjligt framtidsscenario ... - 67 -

(7)

1 Inledning

Vi ska i inledande kapitlet ge en bakgrundbeskrivning kring ämnet affärssystem i syfte att påvisa uppkommandet av uppsatsens ämne. I det här kapitlet framförs en problemdiskussion för att visa på vilka forskningsfrågor och syfte som undersökningen utgår från.

1.1 Bakgrundbeskrivning

Affärssystem är idag något som är väldigt viktigt för alla organisationer för att kunna vara med och konkurrera på marknaden. Affärssystemen är en bidragande del, vare sig det gäller kostnadseffektivitet eller en förändringsstrategi, så har de en möjlighet att reducera de kostnader och bidra till nya strategiska mål (Kadiyala & Kleiner 2005, s.164). Ett affärssystem är till för att rationalisera en organisations arbetssätt och att lösa många av de problem som finns inom organisationen och måste då se till den effektiviteten som införandet kommer att medföra för organisationen (Häkkinen & Hilmola 2008, s.95). Affärssystem kan sägas är informationssystem som består av en samling moduler som på ett eller annat sätt är relaterade till affärer. En modul kan förklaras som en avskiljbar del i ett affärssystem. Det är en samling funktioner för ett specifikt organisationsområde. Exempel på dessa kan vara finans, controlling eller e-handel.

(Magnusson & Olsson 2005, s.198)

Affärssystemen är viktiga, inte bara för själva organisationen i sig, och för organisationen att kunna arbeta mer effektivt, utan även något som gynnar organisationens kunder, då de har möjlighet till att erbjuda bättre alternativ för dessa. De fördelar som affärssystem kan bidra till är underlättande, inte bara inom en organisation, utan även när det kommer till externt utspridda delar av organisationen vilket då bidrar till kommunikationsmöjligheter. Det ger även en bättre översikt över organisationen då informationen kan uppdateras mycket snabbare och därmed ge möjlighet till att exempel hålla ett mer kostnadseffektivt lager (Kadiyala & Kleiner 2005, s.164).

Affärssystemen är dock uppbyggda efter en standard om hur en organisation bör struktureras och i och med detta så får organisationerna försöka anpassa sin verksamhet efter affärssystemets uppbyggnad för att organisationen skall kunna fungera fullt ut med organisationen. Dock så är inte affärssystemen oföränderliga och ofta blir det hela i slutändan en dragkamp eller kompensation av förändringar mellan organisationens och affärssystemets struktur för att förändringarna skall uppnå störst effektivitet i användandet av affärssystemet. Detta säger dock inte att det är en helt onödig förändring i organisationen utan att det då skall förbättra och underlätta för organisationen och valet mellan ett standardiserat affärssystem och ett specialanpassat inte är fullt så självklart som det först verkar (Magnusson & Olsson 2005, s.7).

Det finns många möjligheter som kommer med de nyare affärssystemen och det bidrar till att en organisation idag knappast kan vara med och konkurrera på marknaden om organisationen inte hänger med i utvecklingen. (Kadiyala & Kleiner, 2005, s.169)

De stödjande datorkomponenterna (IT) som krävs för utnyttjandet av affärssystemen (datorer, databaser, servrar med tillhörande komponenter och kunskap) skall fungera som en sammanförande koppling mellan organisationen och affärssystemen. Syftet med affärssystemet är generellt till för att effektivisera organisationen genom att effektivt nyttja användandet utav IT.

Informationshanteringen skall kunna ske effektivt och affärssystemet måste kunna anses som tillförlitligt. (Magnusson & Olsson 2005, s.11)

(8)

1.2 Fördjupad problemdiskussion

Affärssystem är något som är en viktig del i de flesta organisationer idag och det är en viktig tillgång för dessa organisationer. De är viktiga tillgångar för organisationerna och ett affärssystem är till för att effektivisera organisationer och deras sätt att arbeta på och kan därmed ses som en viktig konkurrensfördel för många. Organisationerna har ofta lagt väldigt stora summor på att implementera och utveckla de affärssystem de har idag och dessa affärssystem har utvecklats över många år och de utvecklas hela tiden för att passa organisationernas struktur och sätt att arbeta på. Trots dess dyrbara kostnad så ser organisationerna mer eller mindre affärssystem som ett måste i sina organisationer och de måste kunna se det som en långsiktig investering. Fördelarna av den ökade effektiviseringen och den ökade kontrollen inom organisationen ger klara fördelar med affärssystemen och det här utvecklas och blir alltmer effektivt allteftersom tekniken går framåt och affärssystemen blir allt mer utvecklade. I och med den nya tekniken som hela tiden utvecklas så innebär det här framför allt två saker.

För det första så utvecklas nya organisationer och organisationsformer. Det finns möjligheter idag som inte fanns för tjugo år sedan. De nya teknikerna som utvecklas skapar stora möjligheter för organisationer och hur de väljer att bygga upp dessa. Internet är bara ett exempel på resultatet av utvecklandet som har revolutionerat inte minst distanshandelmarknaden som organisationerna kan utvecklas genom och utnyttja dess resurser. Idag är det vanligt med handel över Internet som underlättar kommunikationen mellan organisationerna och dess intressenter, såsom kunder. Det finns organisationer som är utvecklade och uppbyggda enbart för att sälja via Internet vilket skapar nya möjligheter men också beroenden än vad traditionella organisationer har. För att kunna utnyttja dessa resurser så finns det då krav på att affärssystemen måste utvecklas för att kunna följa utvecklingen och effektivisera de organisationer som arbetar utefter den nya tekniken.

Organisationerna måste följa utvecklingen för att kunna ses som konkurrenskraftiga och valet att utnyttja dessa nya resurser anses självklart idag då tekniken blir allt billigare.

För det andra så öppnar det här möjligheterna då för affärssystemen i sig. För att ett affärssystem skall uppleva de förväntningarna som ställs idag så måste det hela tiden hålla uppe det tempo som den nya tekniken utvecklas i. Det ses idag mer eller mindre som en självklarhet att det skall utnyttja dessa nya möjligheter som Internet då det skapar möjligheter och effektivisering som annars inte är möjlig. Även om utvecklingen kan vara dyr så skapar den ändå lönsamhet i längden. Så organisationerna måste kunna se den långsiktiga lönsamheten utifrån möjligheterna som affärssystemet ger.

Affärssystemen har en stor historik när det kommer till utveckling och affärssystemen kommer med all säkerhet att vidareutvecklas för att skapa nya möjligheter för organisationerna och verksamheten inom dem. Utvecklingen för affärssystemen menas både hur skapandet och införandet av nya moduler in i affärssystemen kan fungera för att gynna utvecklandet av dem och vidareutvecklingen av de moduler som finns idag, alltså hur tekniken kan skapa nya möjligheter för redan existerande moduler. Möjligheterna är många och att se in i framtiden hos dessa kanske ses som vilda gissningar. Men att se utvecklingen både inom affärssystemen och de nya teknikerna så kan åtminstone kvalificerade gissningar och idéer skapas för hur morgondagens affärssystem kan se ut.

(9)

Idag finns det många affärssystem att välja mellan och med faktumet att ny teknik ger nya möjligheter så kommer detta att ställa krav på affärssystemen. En av de mest revolutionerande framsteg som har skett för distanshandelbranschen är Internet som gav nya möjligheter för detta område. Affärssystemen är till för att effektivisera de organisationer som de införs i och för detta krävs ofta anpassande av både organisationerna i sig och även affärssystemen för att de fullt ut skall kunna utnyttjas av organisationerna. Därför måste utvecklarna hela tiden blicka framåt för att försöka se hur de kan utnyttja den hela tiden utvecklande tekniken för att på bästa sätt kunna effektivisera organisationerna. Möjligheterna till utvecklande blir allt större allteftersom att tekniken utvecklas och därför så måste de tänka i större banor.

Med det här så menas att dels så måste de nya möjligheterna som finns i de redan existerande affärssystemen ses. Hur kan vidareutvecklingen av de modulerna som redan finns ske inom affärssystemen? Med hjälp av den nya tekniken så finns det stora möjligheter till att hela tiden förbättra och effektivisera affärssystemen som finns för att kunna gynna informationshanteringen inom distanshandelns organisationer. Även om dessa är gamla så vidareutvecklas de hela tiden och söker nya sätt att effektivisera sin lönsamhet i former av att utnyttja sina affärssystem fullt ut.

Även om ett affärssystem fungerar optimalt så kommer det ändå alltid finnas nya sätt att vidareutveckla affärssystemen i och med den ständigt utvecklande tekniken. Detta för att få det att fungera bättre i framtiden. Utvecklingen står inte still och organisationerna måste kunna se framåt för att inte hamna efter i utvecklingens ständiga process.

Utvecklarna kan även se vilka nya möjligheter som finns att utnyttja när det kommer till att utveckla affärssystemen genom att skapa nya moduler som skall integreras i affärssystemen. Det skapas nya områden som kan utnyttjas och i och med detta så kan även försök till att se möjligheten av att skapa nya moduler som kan hjälpa effektiviseringen för distanshandelorganisationerna. Om utvecklarna även då ser till att nya former av strukturering av organisationerna utvecklas och nya sätt att arbeta på så kan de på så sätt försöka se hur de skall gynna dessa delar inför utvecklandet i morgondagens affärssystem.

1.3 Avgränsningar

Vi har valt att avgränsa undersökningen i affärssystemens utveckling inom distanshandelföretagen. Detta genom att ge ett allmänt perspektiv inom området affärssystem med utmärkande för vad just vilka områden som distanshandelorganisationerna betonar. Det kommer däremot inte att göras en jämförelse av olika system och inte heller ses på informationssystem i sin helhet samt den stödjande informationstekniken.

Avgränsningen sker genom att analysera det som kan anses beröra de problemformuleringar och frågeställningar som ställts. Detta genom kontakt med ekonomichefer, ekonomiansvariga och annan berörd personal inom området ”affärssystem”. Studie har ägt rum på utvalda organisationer som har en anknytning till vårt problem. Dessa organisationer är sådana som använder eller utvecklar affärssystem och som har stor kunskap om hur dessa nyttjas praktiskt inom organisationer idag och som är väl medvetna om affärssystemens utveckling och deras begränsningar.

(10)

1.4 Syfte

Syftet med det här arbetet är att ge en överblick över hur affärssystemen kommer kunna utvecklas inom distanshandeln. Detta genom att se vad affärssystemen har för brister eller vilka möjligheter som finns för utveckling, samt att väcka tankar och idéer kring hur affärssystemen kommer att kunna se ut framtiden.

1.5 Frågor

Med de nedanstående delfrågorna så skall den huvudsakliga frågan besvaras:

Hur kommer morgondagens affärssystem inom distanshandelbranschen kunna komma att fungera?

De delfrågor som har valts att besvaras i uppsatsen är:

Hur ser affärssystemen inom distanshandelbranschen ut idag?

Vilka brister har dagens affärssystem?

Vilka önskvärda förändringar/förbättringar finns det för dagens affärssystem?

Hur kommer vidareutvecklingen av affärssystemen inom distanshandelbranschen kunna se ut?

Hur kan man vidare utveckla de moduler som finns idag?

Vilka nya moduler kan man utveckla för affärssystem?

(11)

Figur 1: Kopplingen mellan delfrågor och den huvudsakliga frågeställningen

Med figur 1 här ovan så ges en bild om hur de olika frågeställningarna hör samman. Arbetet skall, som tidigare beskrivits, undersöka hur affärssystemen ser ut idag inom distanshandelbranschen. Här försöks det fås fram en bild om vilka önskvärda förbättringar och vilka brister som anses finnas idag och hur det här kommer att bidraga till vidareutvecklingen av affärssystemen. Rapporten kommer att ge en bild om hur utvecklingen av delarna inom affärssystemen kommer att kunna se ut och även ge en hänvisning om hur morgondagens affärssystem kommer att kunna se ut.

(12)

2 Metod

I metodkapitlet visas hur arbetet till en börjat har inletts och orsaken till varför angreppsmetoden har valts som har gjorts i syfte att kunna besvara huvudfrågorna med uppsatsen. Vidare kommer en motivering av de val som gjorts kring datainsamling och analysmetod, och slutligen lista upp en begreppsprecisering.

2.1 Arbetets genomgång

I figur 2 nedan beskrivs vägen igenom rapporten. Från början inleddes arbetet av undran och tankar bakom affärssystem och deras uppbyggnad. Dessa tankar har lett fram till en problemdiskussion där undran över det här problemet har beskrivits och hur vi ser det idag. För att ytterligare klargöra dessa problem så har sökande utförts dels vad det finns för tidigare undersökningar, bakgrunden inom området och problemen samt vilka möjliga intressenter som det finns i just dessa frågor. De tidigare undersökningarna och bakgrunden kommer att leda fram till en större problemkännedom som utgångspunkt och kunna forma, med utgångspunkt från problemdiskussionen och ett par frågor som vi kan ha som grund för själva arbetet.

Dessa preliminära frågor är de som lägger grunden till vad vi vill veta och ger upphov till vårt kunskapsbehov som så småningom har lett fram till vår rapport. Kunskapsbehovet har spelat en avgörande roll för metoden, alltså vårt tillvägagångssätt för att framställa informationen för rapporten. Den information som vi har framställt har bit för bit bidragit till framställandet av rapporten, där dokumenterande av de svar som erhållits som slutligen har presenterats i en slutgiltig rapport.

(13)

Figur 2: Arbetets genomgång

2.2 Beskrivning av metoder

En utav de vetenskapliga angreppssätten som används är den kvalitativa metoden. Med den kvalitativa metoden kommer genomförandet av arbetet med hjälp av nedanstående metoder.

2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod

Den kvalitativa metodens syfte är att skapa en djupare förståelse av det som studeras. Det här för att användaren skall få en helhetsbild av problemkomplexet. För den kvalitativa metoden så används så lite som möjligt av statistik, matematik och aritmetiska former (Andersen 1998, s.24).

Kvantitativ forskningsmetod präglas mycket av de metoder som används inom naturvetenskaperna där det finns klara riktlinjer för hur en undersökning skall genomföras. Syftet med en kvantitativ angreppssätt är att orsaksförklara de fenomen som är föremål för

(14)

undersökningen vilket är en förutsättning om det ska vara möjligt att tillämpa resultaten för alla enheter som man vill uttala sig om. (Andersen 1998, s.31)

I denna uppsats har vi valt en kvalitativ metod som angreppsmetod för informationsinhämtning i syfte att få en djupare kunskap av ämnesområdet. Då vi vill erhålla enskilda respondenters idéer och tankar kring utvecklingen av affärssystem anser vi att en kvalitativ angreppssätt är att tillgå än ett kvantitativt, av den orsaken att vi anser att en kvantitativ metod ger en djupare förståelse vilket är väsentligt för vår typ av uppsats.

2.2.2 Induktion

Det finns två principvägar för att bilda kunskap om samhället, dessa är induktion (upptäcktens väg) och deduktion (bevisföringens väg) (Andersen 1998, s.29).

Vi kommer att använda oss av ett induktivt tillvägagångssätt som enklast kan beskrivas som att vi söker upptäckande. I och med detta så studeras det valda området utan att utgå från en tidigare vedertagen teori och skall utifrån information och empirin som samlas ihop för att formulera en ny teori om frågeställningen och ämnesområdet. Riskerna som finns är dock att det inte går att se hur långt teorin kan sträcka sig eller hur utbredd den kan bli. Men även om det går att se så här så kan man inte säga att de då arbetar helt förutsättningslöst då idéerna och föreställningarna redan innan framställts som kommer att forma de teorier som kommer att framställas. (Patel &

Davidson 1991, s.21)

2.2.3 Hermeneutik och positivism

Det finns i huvudsakligen två vetenskapliga förhållningssätt när det gäller diskussion om vetenskap och forskning, vilka är hermeneutiken och positivismen.

Positivismen har sitt namn från att det menades att det gick att generera kunskap som var positiv och utvecklande för mänskligheten. För att kunskapen skulle vara positiv skulle den vara nyttig och kunna bidra till förbättring av samhället och vara säker genom att den skulle bygga på iakttagelser som var logiskt prövbara. Tanken inom positivismen är på en enhetlig vetenskap där alla vetenskaperna i grunden skulle byggas på samma sätt, vilket skulle skapas genom att bygga upp bestående lagar av kausal natur där samband mellan orsak och verkan beskrevs (Patel, Davidsson 2003, s.26).

Hermeneutiken tillkom under 1600-1700 talet som en metod för att tolka bibeltexter till att senare utvecklas till att även tolka icke religiösa texter. Hermeneutiken utvecklades under 1900-talet mot att bli en existentiell filosofi med syfte till en förståelse av livsvärlden och den mänskliga existensen grundbetingelser. Hermeneutiken tillämpas idag vetenskapliga discipliner som human- , kultur- och samhällsvetenskap (Patel, Davidsson 2003, s.28).

Inom hermeneutik menas det att mänsklig verklighet är av språklig natur och att det genom språket går att inhämta kunskap om det som är genuint mänskligt. Hermeneutiken är tillskillnad från positivismen inte intresserad av att förklara händelser, hermeneutikerna menar istället att det går att förstå människor och ens egen livssituation genom att se hur de företeelserna uttrycker sig i talat och skrivet språk och även genom människors handlingar. (Patel, Davidsson 2003, s.29) Vid ett hermeneutiskt angreppssätt närmar sig forskaren forskningsobjektet ur ett subjektivt perspektiv och sin förförståelse. Tillskillnad från positivisten försöker hermeneutiken se helheten i

(15)

forskningsproblemet. Avsikten med hermeneutiska angreppssättet är inte att nå resultat som heltäckande lagar, tyngdpunkten ligger i det unika av varje tolkning som görs där forskaren är fri att argumentera vilken tolkning som kan uppfattas den mest korrekta (Patel, Davidsson 2003, s.30).

Att göra en tolkning av data som har samlat görs för den skall ge en förståelse över problemet.

När insamling, analyseras och tolkning av den kvalitativa datan sker, skall undersökaren vara väldigt öppen för att kunna bygga upp informationen steg för steg (Andersen 1998, s.19).

Den kvalitativ data har högre krav av dess analys. Forskaren skall studera, tolka och försöka att förstå de empiriska data som har samlats in (Andersen 1998, s.24). Hypoteser och teorier kommer att ändras, och forskaren måste kontinuerligt tolka för att komma till en förståelse. Det här är en iterativprocess för ett tillfredställande resultat.

Vår utgångspunkt för att närma oss studieobjekten är av hermeneutisk karaktär då vårt syfte är att erhålla enskilda respondenters intryck och tankar kring våra frågor. Hermeneutiken lämpar sig för vårt syfte då vi vill försätta respondenterna i tankar kring framtiden vilka vi sedan skall tolka.

2.2.4 Delfimetoden

Då vår rapport är av karaktären att undersöka hur affärssystemen kan komma att se ut i framtiden har en del av Delfimetoden använts som en utgångsmetod med syftet att förutspå framtida utveckling genom olika typer av undersökningar. Den inriktningen har valts är att med hjälp av expertråd och deras utsagor om framtiden och utifrån dessa forma en syn på hur affärssystemen kan se ut i framtiden. Metoden bygger på att svaren sammanställs anonymt, alltså utan att visa vem eller vilka som svaren kommer ifrån, och de erhållna svaren får experterna under arbetets gång möjlighet att ändra sina bedömningar. Syftet med anonymiteten är att undvika experternas påverkan på varandra och genom det komma fram till en gemensam ståndpunkt.

(Nationalencyklopedin, 2008) 2.2.5 Val av aktörer

Med bakgrunden där vi har valt metoder som kvalitativ- och hermeneutisk angreppssätt för att få en djupare förståelse av våra forskningsobjekt, så väljer vi aktörer i områden som skall ge en så heltäckande bild som möjligt för våra frågor.

Då vår studie är en framtidsstudie är det av vikt från vår sida att täcka in de aktörer som är involverade i vad som kan påverka framtidens affärssystem för distanshandeln. Den information vi ämnar erhålla från företagen kommer ligga till grund för de slutsatser vi kommer att göra av den, tillsammans med en jämförelse av det vi erhåller i teorin om vilka problem och brister det finns samt vad som spås för affärssystemens framtid. Empirin kommer därmed ha en dominerande roll för de slutsatser vi gör i vår undersökning, och teorins syfte är främst att belysa hur utvecklingen har skett till att visa på vilka problem och brister det idag finns.

2.2.6 Utvärderingsmetod

Enligt Bryhman finns det vissa kriterier som skall beaktas vid utvärdering av en metod för att öka trovärdigheten och äktheten på en undersökning. Trovärdigheten består enligt Bryhman av fyra delkriterier vilka är tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och möjlighet till att styrka och konfirmera. (Bryhman 2002, s.258)

(16)

Tillförlitighet

Att skapa trovärdighet genom tillförlitighet innebär att resultaten inbegriper både att det har säkerställts att en undersökning har utförts i enlighet med regler som finns och att resultaten rapporteras till personer som är en del av den sociala verklighet som studerats för att de personer skall bekräfta att vi som forskare har gjort en korrekt uppfattning på verkligheten (Bryhman 2002, s 258). I koppling till tillförlitligheten finns respondentvalidering som är en process där en forskare förmedlar sitt resultat till de som är personer som har agerat som respondenter i en undersökning syftet är att få en bekräftelse på att den beskrivning forskaren har förmedlat är korrekt (Bryhman 2002, s.259).

Överförbarhet

Då kvalitativt arbete normalt inbegriper studie av en mindre grupp människor som har vissa saker gemensamt, resulterar det i att ha en fokus på det som är utmärkande och den sociala verklighet som undersöks. Av den orsaken blir viktigt att ge detaljerad beskrivning kring den kultur intervjun har genomförts i syfte att förse andra personer underlag till att göra en bedömning huruvida resultatet på en forskning är överförbar till en annan miljö (Bryhman 2002, s.260).

Pålitlighet

Pålitlighet innebär att det säkerställs att det skapas en fullständig och tillgänglig redogörelse av alla faser i en forskningsprocess, vilka bland annat är problemformulering, val av undersökningspersoner och beslut kring analys av data. Kvaliteten kan bedömas på de procedurer som har valts och hur de har tillämpats till att ge en bedömning på till vilken utsträckning de teoretiska slutsatserna är berättigade (Bryhman 2002, s.261).

Möjlighet att styrka och konfirmera

Den sista punkten kring att skapa trovärdighet ligger i att för forskaren att konfirmera och styrka utifrån insikten i att det inte finns någon möjlighet i att erhålla en riktig objektivitet i en samhällelig forskning. Det skall framgå att forskaren inte medvetet har varit med och påverkat respondenternas svar och därmed slutsatser.

Äkthet

Utöver de fyra tillförlitlighetskriterierna finns det ett antal kriterier för att fastställa äktheten i en rapport.

Rättvis bild, syftar till att ge undersökningen en tillräcklig rättvis bild av de olika åsikter som existerar bland de personer som har intervjuats.

Ontologisk autenticitet skall hjälpa de personer som har medverkat i rapporten att komma fram till bättre förståelse av sin sociala situation och miljön de lever i.

Pedagogisk autenticitet visar om undersökningen har bidragit till att de som har medverkat har erhållit en bättre förståelse för hur andra personer i miljön upplever saker och ting.

Katalytisk autenticitet påvisar ifall undersökningen som har gjorts kan förändra de medverkandes situation.

Taktisk autenticitet visar om undersökningen har gett deltagarna bättre möjligheter att vidta de åtgärder som krävs.

(17)

2.2.7 Presentationsmetod

Vår rapport utformas i sin helhet enligt en textuell akademisk rapportstruktur för att redogöra rapportens tillförlitlighet och äkthet. Syftet med den strukturen är att rapporten bland annat skall fungera som underlag till vidare forskning inom den akademiska världen. Rapportens konkreta form skall även ge andra intressenter en lättöverskådlig bild på rapportens resultat.

2.3 Datainsamling

Vid val av datainsamlingsteknik så finns det många sätt att gå till väga. Användning av olika tekniker för att samla in data. Varje teknik man väljer att använda sig av ger en viss typ av data.

Det gäller att veta vilken typ av information som är relevant i studierna för att få fram rätt data (Andersen 1998, s.150). I undersökningen kommer följande tekniker användas:

- Kvalitativ metod

- Primärdata och sekundärdata

Vid insamling av empirisk data så finns det två sätt att gå till väga. Insamling av primärdata samt sekundärdata. Primärdata är det materialet som fås direkt från källan och detta kommer att vara först och främst de intervjuer som kommer att utföras för rapporten, medan sekundärdata är andrahandsdata som erhålls från artiklar, böcker, et cetera. Alltså data som redan någon har forskat fram.

Empirisk data som kommer att samlas in består av primärdata. För insamling av primärdatan har genomförts genom direkta, personliga intervjuer och via mail. Sekundärdatan är insamlad via enkäter och artiklar.

Intervjufrågorna är öppna i syfte att utvecklas till en diskussion under intervjuns gång för att få den informationen som behövs till vår studie. Intervjuerna har spelats in på band och även fört anteckningar vid behov. Intervjun har sedan förts till textformat som har bearbetats igenom.

Intervjupersonerna har valts med hänsyn till att uppnå uppsatsens syfte och det har även tagits del av artiklar kring ämnet av vår uppsats för att få en tydlig övergripande bild av vårt område.

2.4 Analysmetod

Den kvalitativa metoden handlar om hur gestaltning eller karaktärisering av något. Beskrivning av egenskaperna hos något. Det huvudsakliga fokuset som den kvalitativa metoden innehar då är att utövaren skall finna de områden, modeller eller beskrivningar som därigenom på bästa sätt kan beskrivas i ett sammanhang eller ett fenomen som finns i omvärlden. Detta i motsats till andra metoder som mer är inriktade på att beskriva omvärlden genom mätning eller testning. Men om användandet skall drivas av en tolkningsteori så menas inte att detta skall utnyttjas genom på förhand beskrivna områden utan att beskrivningen skall mer vara en skapelse än en förutsatt indelning av området. (Larsson 1986, s.7)

Merparten av de som väljer den kvalitativa metoden lägger tyngden på att behandla en teori som uppkommer ur data. Med detta menas att de teorier som forskaren har kommer att uppnås och framställas ur de data som forskaren kommer att erhålla längs undersökningens gång. Men även under framställandet av data så kommer datan att kunna ha en teoretisk ståndpunkt som en grund för den insamlade data och ha ståndpunkten att mäta detta emot. Detta för att hela tiden kunna

(18)

jämföra den insamlade data med det mål som forskaren har för att inte det skall gå alltifrån den inriktning som forskaren följer och så att denne skall kunna utföra den teoretiska bearbetningen.

(Bryhman 2002)

Den hermeneutiske forskaren ser forskningsobjektet subjektivt och från sin egen förståelse som är de tankar, intryck, känslor och kunskap som forskaren har. Hermeneutikern försöker att se helheten i forskningsobjektet och ställer helheten i relation till delarna och pendlar mellan del- och helhetssynen för att få en klar förståelse. Som kan ses i figur 3 nedan så det finns ingen direkt utgångspunkt eller slutpunkt när det gäller tolkningen. Förståelsen och tolkning är delar i helheten som växer och utvecklas och de är uttryck för det mänskliga. (Patel & Davidsson, 1991)

Figur 3: Den hermeneutiska spiralen, Andersen (1998)

I studien så är målet att svara på den huvudsakliga frågeställningen som har beskrivit. För att uppnå detta mål har valet fallit på att grunda detta på insamling av data från böcker, enkäter, intervjuer et cetera. som har hjälpt oss att utforma det mål, eller den teori som tidigare har klarlagts. De data som har samlats in har hela tiden jämförts mot delmålen som har lett till den huvudsakliga undran. De frågor som har ställts under de intervjuer som har genomförts har grundats utifrån dessa delfrågor samt den huvudsakliga frågeställningen för att på så sätt få fram relevant data för att kunna använda i rapporten. Under rapportens gång har det kontinuerligt utvecklat vår förståelse och uppfattning inom området och har kommit att få en bättre syn inom området och därmed erhållit nya tolkningar av den insamlade data och klargjort för teorin som har byggts upp.

(19)

Dessa metoder har valts då teorin som har utformats utifrån de data som har insamlats.

Huvudsakligen har information erhållits från intervjuer med personer som utvecklar affärssystem, inom systemutvecklingsorganisationer, samt de som använder dessa system, inom distanshandelsorganisationer. Till en början fanns inte någon klar bild om vad resultatet skulle utvisa utan detta har fått analyserats utifrån den information som har samlat ihop utifrån den frågeställningen som ställdes för att slutligen skapa en teori som svaret på den huvudsakliga frågeställningen.

2.5 Perspektiv

För att påbörja arbetet på ett korrekt sätt, är det viktigt att från början skapa sig ett perspektiv som leder oss på rätt väg och för att nå syftet med arbetet. Det gäller för oss att använda ett brett perspektiv för möjliga framtida systemlösningar och affärsmoduler. Därför måste vi vid behov gå utanför vetenskapliga gränser och se möjligheterna ur flera perspektiv.

Huvudperspektivet på framtidssynen kommer att undersökas mycket genom intervjuer och verkliga situationer samtidigt som undersökning av skrivet material om hur affärssystemen har sett ut och utvecklats under åren för distanshandelsföretagen. Vi kommer försöka att se hur företagen idag ser den här utvecklingen och vilka problem de anser finns inom de affärssystem som de utnyttjar idag. Detta då vi utifrån dessa ”problem” eller kanske snarare ”bristen på lösningar” utgör en bra utgångspunkt när det gäller att finna de funktioner eller moduler som kommer att finnas för morgondagen för att gynna distanshandelsföretagens verksamhet. Alltså hur de kan uppnå lösningar för de brister eller de avsaknader som finns i de affärssystem som finns idag göras. Samtidigt så måste detta ses hur affärssystemen har sett ut för att se hur det har utvecklats och åt vilket håll som affärssystemen utvecklas och varför.

Vi kommer att ha fokus på hur affärssystemen kan underlätta och gynna distanshandelsföretagens verksamhet när det kommer till effektiviserande och förbättring. För distanshandelsföretagen så innebär detta mer effektiva processer inom företaget men även hur dess koppling ser ut mot kunder och andra intressenter. Ett affärssystem skall underlätta och förenkla företagets samarbete mot samverkande logistiker och även indirekt skapa ett lättare sätt för kunderna att handla för att gynna företagens verksamhet och lönsamhet.

Efter vår tid på Högskolan i Borås så har vi fått insyn i hur informationssystem har utvecklats och mycket vad det finns för bakomliggande arbete och struktur i utvecklingen av dessa. Vi vill med detta kunna undersöka mer om just affärssystem då vi finner de intressanta och för att de uppfyller de delar som vi har läst om på högskolan. Både i form av informatiken, det vill säga själva systemen och dess uppbyggnad men även om ekonomi som affärssystemen är till för att gynna och därmed utnyttja vårt kunnande inom båda dessa områden.

2.6 Begreppsprecisering

Genom precisering av olika begrepp som tas upp i detta arbete så skall det inte ges någon generell förklaring till vad ett ord skall betyda, utan mer en belysande beskrivning av vad orden betyder i rapporten. Detta för att inte skapa förvirring eller misstolkning av olika uttryck och att ge en lättare förståelse om de olika begreppen. Nedanstående huvudbegrepp kommer att användas och gå in närmare för att undersöka hur dagens affärssystem inom distanshandeln ser ut. Några

(20)

viktiga begrepp inom informatik kommer att förklaras med syfte till att ge läsaren en djupare inblick i området.

Affär – Kan förklaras här som en affärstransaktion, alltså en handling där en vara byter ägare eller en tjänst utförs mot betalning. Ett affärssystem är relaterat till tillhörande handlingar och processer rörande dessa.

Affärssystem – Ett affärssystem kan beskrivas vara en samling entiteter eller moduler som är relaterade till affärer på ett eller annat sätt. Detta brukar ofta beröra områden som redovisning, order- och lagerbehandling, reskontra, produktionsplanering och personaladministration. Ett affärssystem brukar ofta vara kopplat till en databas där data lagras.

Användare – Personer med avseende att använda eller i annan form utnyttja ett affärssystem inom ett företag.

Distanshandel – Innebär att en vara eller produkt beställs av en kund på distans. En distanshandelorganisation är en organisation som säljer sina varor på distans och har kontakt med kunder vanligtvis via Internet och leverans av varor sker via post.

Egenutvecklat system – Affärssystem utvecklade av företag i syfte av privat användning, det vill säga att företaget inte har något syfte i att sprida detta till andra företag.

E-handel – Bedrivning av försäljning av varor eller tjänster över Internet

Kund – Med kund kan detta menas två saker: En kund för distanshandelorganisationerna är oftast en individ som handlar produkter eller tjänster från distanshandelorganisationen.

En kund för affärssystemutvecklarna är en organisation som köper och implementerar affärssystem från utvecklarna i mån om att utnyttja detta inom sin organisation.

Moduler – Kan sägas vara de mindre delar som ett affärssystem är uppbyggt utav. En modul är ett litet system som berör sin del av området inom ett affärssystem och kan då exempelvis vara redovisning eller personaladministration. Olika affärssystem kan ha olika moduler och dessa kan vara olika uppbyggda för att gynna den organisation som affärssystemet är implementerat för.

Organisation – Med organisation syftas detta på ett företag eller en förening som utnyttjar affärssystem. Inom detta arbete så syftas huvudsakligen på företag inom distanshandelbranschen då det är inom detta område som arbetet handlar om.

Standardsystem – Affärssystem strukturerade och utformade av företag i syfte att på något sätt sprida användare av detta system till flera företag. Standardsystem är oftast utvecklade och underhållna av affärssystemutvecklingsföretag som utvecklar dessa i syfte av försäljning.

Webbshop – En webbsida där försäljning av produkter eller tjänster bedrivs.

(21)

3 Litteratur

I litteraturkapitlet kommer det att beskrivas dels affärssystem och dels distanshandel. Det ges en tillbakablick över utvecklingen av affärssystem och visa för- och nackdelar på dagens affärssystem. Även inom området affärssystem visas vilka brister och problem det idag finns och även hur morgondagens affärssystem kan se ut. Vidare gås det in på och förklaras vad distanshandel är, och även där hur utvecklingen för distanshandeln ser ut.

3.1 Vad är affärssystem?

Magnusson och Björn Olsson definierar affärssystem som ”standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd” som genom en samling moduler utgör ett informationssystem som på något sätt är relaterade till ett företags affärer. Affärssystem beskriver Robinson och Wilson (2001, s.21) som ett system som bygger på programvaror som representerar företagets processer. Affärssystemen implementerar arbete och informationsflöde som avgör hur en specifik affärsprocess skall uträttas och även gör dem synliga och mätbara.

Vogt (2002) definierar på liknande sätt affärssystem där systemen är designade för att stödja och automatisera affärsprocesser för mellanstora och stora företag. Det innefattar processer som bland annat tillverkning, distribution, personalhantering, projekthantering, lönehantering och finansiering. (Vogt, 2002, s.62)

Affärssystem uppstod som en reaktion på tillverkningsföretagen behov av förbättrad material- och logistikplanering. Systemen gjorde snabbt intåg i andra industrier då företagen som först införde affärssystem påvisade en ökad effektivitet, produktivitet och ökat informationsflöde.

Affärssystemen har sedan dess uppkomst format företagen i hur de genomför affärer genom en ökad kontroll över hela organisationen och effektivisering av affärsprocesserna som har lett till sänkta kostnader för företagen. (Hayman, 2000, s.137)

3.1.1 Historik kring affärssystem

Enligt Vogt (2002) uppkom inte affärssystemen plötsligt utan utvecklades under en längre tidsperiod. Redan på 1960-talet existerade produktionssystem som hade sin fokus på lagerstyrning och automatiserade lagerunderhåll. Syftet var då helt enkelt att systemet skulle reflektera tillgängliga produkter i lager. 1970-talet uppkom system för materialåtgångsplanering (MRP, material-reqirement-planning). MRP använde data av faktureringen av material och den dåvarande inventeringen för att beräkna åtgången av material som skulle behövas för tillverkningen av produkterna, den föreslog även ett schema för återfyllning. Med den möjligheten fick MRP stor fördel jämfört med tidigare inventeringsmetoder genom att system kunde påvisa tillgängliga tillgångar gentemot tillgångar som saknades. MRP blev en stor succé till den graden att det fortfarande idag finns företag som kör med sina ursprungliga MRP-system med en god lönsamhet. (Magnusson och Olsson, 2005, s.27)

MRP utvecklades under 1980-talet till MRPII som ersatte MRP. Medan MRP:s syfte låg i att säkerställa produkternas tillgänglighet i lager utökades möjligheterna i MRPII. De utökade möjligheterna var att det i MRPII gjordes möjligt att planera varje aspekt av tillverkningen för ett tillverkningsföretag och ökade möjligheter för finansiell planering. Personalhanteringen underlättades även och möjlighet till framställning av diverse rapporter. (Vogt, 2002, s.63)

(22)

Dagens affärssystem som på engelska bär på namnet Enterprise Resource Planing (ERP) är en utökning av gårdagens MRPII där funktioner utöver hantering av de ovannämnda funktionerna även innefattar exempelvis distribution och service. (ibid.) Grundidén inom ERP innebär existensen av moduler som är anpassade efter en specifik bransch. Idén med modulerna var att företagen utifrån behov kunde lägga till eller välja bort moduler till systemet. ERP kom följaktligen med sin karaktär att förknippas med affärssystem utifrån definitionen att den agerar som standardiserat verksamhetsövergripande systemstöd. Magnusson och Olsson (2005, s.29) förklarar att affärssystem numera tillskillnad i formen av MRP saluförs som bransch- eller industrispecifika lösningar.

EAI (Enterprise Application Integration) ses till skillnad från ERP som integrationsmotorer som sammanbinder flera olika system som förekommer i en verksamhet där målet ligger i en intern informationshantering. Till skillnad från ERP ses med lösningen EAI på vad som kan göras med de system som redan existerar i en verksamhet. (Magnusson och Olsson, 2005, s.34)

I inledningen av 2000-talet har teknikutvecklingen gått mot utvecklandet av öppna standarder.

Fördelarna med öppna standarder ligger i öppenheten och möjligheten till en effektiv utveckling och integration av systemlösningar. Den arkitekturen beskrivs som tjänstebaserad arkitektur, på engelska Service Oriented Architecture (SOA), som av olika aktörer beskrivs som en naturlig utveckling inom utformandet av systemstöd.

Grad av täckande lösning

1970 1980 1990 2000 2010 MRP

MRP II

ERP EAI

SOA

Figur 4: Affärssystemens utveckling (Magnusson och Olsson, 2005)

(23)

3.1.2 Standardiserade/anpassade affärssystem

För att koppla tillbaka till förklaringen av begreppet affärssystem med ”standardiserade verksamhets övergripande systemstöd” som Magnusson och Olsson väljer att definiera affärssystem med, förklarar författarna att till skillnad från specialanpassade system förutsätts ett standardsystem att tas emot som det är. Där av den orsaken viktigt att det eftersträvas en god passform mellan system och verksamhet, där det läggs en vikt på att vara noggrann i valet av system. Vidare förklarar Magnusson och Olsson begreppet verskamhetsövergripande med att systemet ger det stöd som ger en översikt och kontroll över hela verksamhetens data. Det menar författarna att det på ett teoretiskt sätt gör det lika lätt att få reda på lagersaldo som att exempelvis få en översikt över försäljningsstatistik för en viss tidsperiod. (Magnusson och Olsson, 2005, s.9) Affärssystem kan enligt Magnusson och Olsson se ut på många olika sätt och redan innan införandet av detta så skall det skiljas mellan standardiserade affärssystem och anpassade affärssystem. Organisationer är strukturerade på olika sätt och fungerar inte heller på samma sätt.

Standardiserade affärssystem är fördefinierade system som inte direkt anpassas efter organisationens struktur. Affärssystemen är dock uppbyggda efter en standard om hur ett företag bör struktureras och i och med detta så får organisationerna försöka anpassa sin verksamhet efter affärssystemets uppbyggnad för att affärssystemet skall kunna fungera fullt ut med organisationen. Dock sägs det inte att affärssystemen är oföränderliga och ofta blir det hela i slutändan en dragkamp eller kompensation av förändringar mellan organisationens och affärssystemets struktur för att kunna uppnå störst effektivitet i användandet av affärssystemet.

Detta säger dock inte att det är en helt onödig förändring i organisationen utan att det då skall förbättra och underlätta för organisationen och valet mellan ett standardiserat affärssystem och en specialanpassat inte är fullt så självklart som det först verkar. (Magnusson och Olsson, 2005, s.22)

Affärssystem kan enligt Magnusson och Olsson (2005) delas upp i huvudsakligen två kategorier, standardiserade affärssystem och anpassade affärssystem. Då organisationer är strukturerade och fungerar på olika sätt lämpar sig olika typer av affärssystem till olika organisationer. Med standardiserat system beskriver Magnusson och Olsson det som ett system som är specialanpassat för en specifik bransch som förväntas ha en affärslogik som är optimerad för de verksamheter affärssystemet planeras att nyttjas inom. Grundtanken med standardsystem är att verksamheten skall anpassa sig efter affärssystemet. (Magnusson och Olsson, 2005, s.22)

Med att förklara begreppet affärssystem och visa hur utvecklingen har sett ut från uppkomsten av affärssystem till hur de ser ut när undersökningen genomfördes, ska vidare förklaras vilka motiv och orsaker det förekommer för företag att implementera affärssystem.

3.1.3 Syfte och mål med affärssystem

Syftet med ett affärssystem är enligt Magnusson och Olsson att effektivisera en verksamhet genom ett effektivt användande av informationsteknologi. Styrkan hos ett affärssystem ligger i att det i sitt verksamhetsövergripande karaktär kan ge ett systemstöd till att effektivisera en verksamhet. De aktiviteter som skall ligga till grund för effektiviseringen är förbättringen av beslutskvaliteten och effektivisering av processer. (Magnusson och Olsson, 2005, s.23)

(24)

Vid införande av specialanpassat affärssystem görs en grundlig verksamhetsanalys som skall identifiera de behov som finns för ett välanpassat affärssystem som tillgodoser att affärslogiken i systemet och det faktiska sättet verksamheten gör affärer på stämmer överens. Vid framtagandet av ett specialanpassat affärssystem läggs det vikt på att systemet skall designas för att stödja den framtida verksamheten. Med detta sätt att införa system menar Magnusson och Olsson på att systemdesignen blir beroende av verksamhetsdesignen där all utveckling av systemet är likställt med en vidareutveckling av verksamheten. (Ibid.)

Målet med affärssystem är att öka den allmänna produktiviteten genom reduktion av minskad arbetsinsats och genom intensifiering av arbetet i de jobb som finns kvar. Det uppfylls genom att förse en händelsedriven uppsättning av sammankopplade affärsprocesser som till den möjligaste mån använder en liten arbetsstyrka. Uppkomsten av affärssystem ses på sista tid som en konsekvens av integrerad och transparent processnatur som är implementerad i programvaran.

Det är i samband med den infallsvinkeln arbete kan bli omdefinierade så att den anställda kan arbeta genom en eller flera sammankopplade processer. Syftet med multiskickligheten är att fylla ut luckor i arbetsdagen och bibehålla produktionen med en mindre arbetsstyrka. (Robinson och Wilson, 2001, s.25)

3.1.4 Vilka motiv ligger bakom införande av affärssystem?

Magnusson och Olsson nämner övergripande motiv som kan ligga till grund av upphandling av affärssystem: (Magnusson och Olsson, 2005, s.62)

Strävan efter standardisering

Hantera och överkomma problem med arvsystem Undvika kostnader för egenutveckling

Kostnader

Uppfattningen om ett system rakt ur lådan, testat och klart Tillgång till en djupare kunskaps- och erfarenhetsbas Införandet av förändring

Att imponera på andra

Standardiseringen är enligt Magnusson och Olsson det främsta motivet till införskaffande av affärssystem som hänger ihop med förståelsen att företagens teknikpark är föråldrad där det finns dålig insikt i vilka delar av systemen som fortfarande är aktiva vilket är en viktig budgetfråga att avskaffa sådana delar som längre inte används. Arvsystem finner sig som ett problem i de fall där systemen inte ses över och därmed ärvs system som egentligen inte behövs under tidens gång och skapar onödiga kostnader och bristande resursutnyttjande. Att få ner kostnader på driftsidan är ett självklart motiv för flerfallet av företagen vid införande av affärssystem tillsammans med kostnadsfördelen att införa ett system istället för flera egenutvecklade system. Motivet varför företag väljer ett färdigt system ligger enligt Magnusson och Olsson ihop med tanken att dra ner komplexiteten och riskerna att missa något till skillnad från om ett företag skulle kombinera ihop olika delar från olika leverantörer. Samt att företagen får möjlighet till nyttjande av experter hos leverantören och hos dem som implementerar. Slutliga motivet med att imponera på andra uppkommer som en orsak till att företagen existerar i en miljö där det finns externa intressenter med olika krav och förväntningar. Det kan leda till att företag känner sig tvingade till att uppvisa en bra fasad genom att signalera att de har en god kontroll över sin informationssystemsmiljö och att de ligger i framkant vad gäller nya system. (Magnusson och Olsson, 2005, s.62)

Figur

Updating...

Relaterade ämnen :