• No results found

Bolagsstyrning, det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls kommun

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Bolagsstyrning, det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls kommun"

Copied!
16
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Revisionsrapport

Pär Månsson Projektledare Robert Bergman Projektmedarbetare December 2015

Bolagsstyrning, det

kommunala ändamålet och de kommunala

befogenheterna

Sundsvalls kommun

(2)

Innehåll

Sammanfattning ... 2

1. Inledning ... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Syfte och Revisionsfrågor ... 4

1.3. Revisionskriterier ... 4

1.4. Kontrollmål ... 4

1.5. Metod och avgränsning ... 5

2. Iakttagelser och bedömningar ... 6

2.1. Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget. ... 6

2.1.1. Iakttagelser ... 6

2.1.2. Bedömning ... 6

2.2. Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen. ... 6

2.2.1. Iakttagelser ... 6

2.2.2. Bedömning ... 8

2.3. De kommunala befogenheterna har beskrivits i bolagsordningen. ... 8

2.3.1. Iakttagelser ... 8

2.3.2. Bedömning ... 8

2.4. Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. ... 9

2.4.1. Iakttagelser ... 9

2.4.2. Bedömning ... 9

2.5. Anpassning har skett av de kommunala befogenheterna till respektive bolags verksamhet (dvs särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm). ... 9

2.5.1. Iakttagelser ... 10

2.5.2. Bedömning ... 11

2.6. Rapporteringsrutiner ... 11

2.6.1. Iakttagelser – Rapportering ... 12

2.6.2. Iakttagelser - Kommunstyrelsens förstärka uppsiktsplikt ... 13

2.6.3. Bedömning ... 14

2.7. Kommunfullmäktiges ställningstagande ... 14

2.7.1. Iakttagelser ... 14

2.7.2. Bedömning ... 14

3. Revisionell bedömning... 15

3.1. Rekommendationer ... 15

(3)

Sammanfattning

Revisionsfrågor

• Har kommunen genomfört anpassningar av gällande styrdokument i form av policies, ägardirektiv och bolagsordningar till de förändrade reglerna i kommunallagen?

• Har kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bola- gens verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala befogen- heterna?

Revisionell bedömning

Vi bedömer att Sundsvalls kommun i allt väsentligt genomfört anpassningar av gällande styrdokument till de förändrade reglerna i kommunallagen och att kommunstyrelsen in- fört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagen verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna.

Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 § beträffande 2014 års verksamhet för bolagen.

Kontrollmål Kontrollmål 1

Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget.

Bedömning

Vår bedömning är att det kommunala ändamålet formulerats i dialog med bolaget. For- muleringen av bolagens ändamål har föregåtts av en process där dialogen har skett genom bl.a. hearings och vd-träffar.

Kontrollmål 2

Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen.

Bedömning

Vår bedömning är att det kommunala ändamålet till övervägande del har beskrivits i bo- lagsordningarna. Bedömningen baseras på att i 8 av 10 bolagsordningar finns en beskriv- ning av respektive bolags ändamål. För det helägda Näringslivsbolaget i Sundsvall AB bör bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet. För det delägda bolaget Sundsvalls Hamn AB bör kommunstyrelsen verka för att bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet.

Kontrollmål 3

De kommunala befogenheterna har beskrivits i bolagsordningen.

Bedömning

De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges inte specifikt i re- spektive bolagsordning. En allmän beskrivning sker dock för samtliga bolag förutom Sundsvalls Näringslivsutveckling AB och Sundsvall Hamn AB. Vi har inte heller kunnat se att övriga styrdokument ger en tydlig bild vilka kommunala befogenheter som utgör ram för respektive bolag. Vi har utifrån genomförda intervjuer noterat att det sker en löpande

(4)

avstämning med bolagen beträffande detta. Vi bedömer att en mer specifik formulering av de kommunala befogenheterna i bolagsordning alternativt ägardirektiv skulle underlätta kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom området.

Kontrollmål 4

Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan.

Bedömning

Vår bedömning är att det finns en tydlig koppling mellan bolagsordningar, ägardirektiv och MRP. Vi bedömer att bolagsordningarnas beskrivning av bolagens ändamål kan spå- ras i ägardirektiv och MRP/affärsplaner. När det gäller de kommunala befogenheterna, som tidigare nämnts, finns dessa inte specificerade eller tydliggjorda i respektive bolags- ordning. Respektive bolags befogenheter finns heller inte samlat beskrivet i ägardirektiv eller MRP/affärsplaner.

Kontrollmål 5

Anpassning har skett av de kommunala befogenheterna till respektive bolags verksamhet (dvs. särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm).

Bedömning

Bolagen i Sundsvalls kommun bedriver verksamhet inom flera olika områden som på olika sätt påverkas av speciallagstiftning gällande de kommunala befogenheterna. En ge- nerell beskrivning återfinns i bolagsordningarna för alla granskade bolag utom två. Vid vår genomgång av ägardirektiven kan noteras att en mer specifik beskrivning återfinns för vissa av bolagen. Vi bedömer dock att det finns behov av en tydligare beskrivning för re- spektive bolag när det gäller de kommunala befogenheterna.

Kontrollmål 6

Rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet vad gäller uppfyllelse av det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Rapporteringsrutinerna är ändamålsenliga och väl fungerande.

Bedömning

Ändamålsenliga och fungerande rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verk- samhet. Innehållet i rapporteringen bör ses över för att säkerställa ett komplett besluts- underlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Vi vill peka på att beslutet även ska omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 § beträffande 2014 års verksamhet.

Rekommendationer

Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

 Tydliggör specifika formuleringar av de kommunala befogenheterna i bolagsord- ning alternativt ägardirektiv för respektive bolag.

 Se över rapporteringen till kommunstyrelsen för att säkerställa ett komplett be- slutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksam- het kopplat till ändamål och befogenheter. Rapportering och beslut ska även om- fatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund.

(5)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Sundsvall kommunkoncern har ett stort antal bolag. Verksamheten i bolagen ingår i den kommunala verksamheten och styrning och uppföljning av bolagens verksamhet är lika viktig som verksamheten i nämnderna. De kommunala bolagens särart kräver att styrpro- cessen är genomtänkt och följer ägardirektiv och riktlinjer på ett beslutat och strukturerat sätt som bottnar i kommunfullmäktiges mål.

Från 2013 infördes nya regler i kommunallagen (KL 3kap 17§). Reglerna innebär att de helägda kommunala bolagens bolagordningar ska omfatta förutom det kommunala än- damålet även de kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag (kommunala befogenheter = lokaliseringsprincipen, självkostnadsprincipen, likställighetsprincipen).

Vidare infördes en utökad/förstärkt uppsiktsplikt för kommunstyrelsen (KL 6 kap § 1a-b).

Den förstärkta uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen årligen ska fatta ett aktivt beslut om bolagen utfört verksamheten inom de ramar som lagts fast i bolagsordningarna.

Om så inte är fallet ska kommunstyrelsen föreslå åtgärder till kommunfullmäktige.

1.2. Syfte och Revisionsfrågor

Syftet med denna granskning är att besvara följande revisionsfrågor:

• Har kommunen genomfört anpassningar av gällande styrdokument i form av policies, ägardirektiv och bolagsordningar till de förändrade reglerna i kommunallagen?

• Har kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bola- gens verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala befogen- heterna?

1.3. Revisionskriterier

Kommunallagen kap 3:16, 3:17 samt 6:1 samt styrdokument antagna av kommunfullmäk- tige och bolagstämmor som berör granskningsområdet. De styrdokument som berör granskningsområdet utgörs av:

 Bolagsordningar

 Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag

 Generella ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv

 Fastställd MRP/affärsplan 2015-2018 för SBAB-koncernen

1.4. Kontrollmål

För att kunna besvara revisionsfrågorna har följande kontrollmål formulerats:

• Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget.

• Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen.

• Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan.

• De kommunala befogenheterna har beskrivits i bolagsordningen.

(6)

• Anpassning har skett av de kommunala befogenheterna till respektive bolags verk- samhet (dvs. särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm).

• Rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet vad gäller uppfyllelse av det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna.

• Rapporteringsrutinerna är ändamålsenliga och väl fungerande.

1.5. Metod och avgränsning

Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning av för granskningen relevanta dokument däribland ägarpolicy, bolagsordningar, ägardirektiv, rapportering samt proto- koll. Vidare har kommundirektör/VD för Stadsbacken, bolagscontroller och kommunsty- relsens ordförande intervjuats.

Granskningen har avgränsats till kommunens helägda bolag och i tid till i huvudsak ka- lenderåret 2015.

(7)

2. Iakttagelser och bedömningar

2.1. Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget.

Ägarens styrning av de kommunala bolagen kommer främst till uttryck genom bolagsord- ning, ägardirektiv och MRP. Av dessa dokument ska bl.a. bolagens ändamål framgå, ex- empelvis genom att främja bostadsförsörjningen eller tillhandahålla VA-tjänster.

Enligt KL 3 kap 17§ ska de helägda kommunala bolagens bolagsordningar omfatta det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag.

2.1.1. Iakttagelser

De helägda bolagens bolagsordningar har ändrats med utgångspunkt från de förändringar i kommunallagen som gäller från 2013. Av intervju framgår att ändringarna har föregåtts av dialog med bolagen innan ändringarna genomfördes. Enligt kommundirek-

tör/Stadsbacken AB:s vd initierade stadsjuristen frågan om att bolagsordningarna behöv- de revideras till följd av ny lagstiftning. Stadsbacken AB har sedan genomfört hearings med bolagen där uppgift och roller har stämts av och diskuterats samt diskuterat förslag på nya bolagsordningar på VD-möten.

2.1.2. Bedömning

Vår bedömning är att det kommunala ändamålet formulerats i dialog med bolaget. For- muleringen av bolagens ändamål har föregåtts av en process där dialogen har skett genom bl.a. hearings och vd-träffar.

2.2. Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen.

För vår granskning har bolagsordningar för kommunens helägda bolag inhämtats från bolagsverket och är således de bolagsordningar som aktiebolagsrättsligt gäller för respek- tive bolags verksamhet. För att registrering ska ske krävs att respektive bolagsordning beslutats av kommunfullmäktige och respektive bolagsstämma.

2.2.1. Iakttagelser

Granskningen visar att Stadsbacken AB:s bolagsordning beskriver bolagets verksamhets- ändamål. I denna beskrivning framgår att bolaget ska hålla samman den kommunala bo- lagskoncernen samt, efter ägarens direktiv, ansvara för koncernens övergripande utveckl- ing och strategisk styrning av de ekonomiska och finansiella resurserna på ett för ägarna optimalt sätt.

Granskning av bolagsordningarna i övriga helägda dotterbolag till Stadsbacken AB visar följande beskrivningar av respektive bolags kommunala ändamål.

(8)

Stadsbackens helägda bolag

Ändamål enligt bolagsordning

Mitthem AB Främja bostadsförsörjningen och utveckla bostadsmarknaden i Sundsvall genom att utgöra ett gott exempel och föredöme genom att erbjuda trygga, säkra och prisvärda bostäder.

Sundsvall Energi AB Medverka till att energiverksamhet i Sundsvall byggs ut och utvecklas för att uppnå goda energilösningar inom kommunen samt för att uppnå en miljövänlig och långsiktigt hållbar utveckling.

Sundsvall Elnät AB Sundsvalls kommuns syfte med bolaget är att genom detta främja ut- vecklingen av infrastrukturen i Sundsvall med avseende på nätanlägg- ningar.

Sundsvall Oljehamn AB Stärka infrastrukturen i Sundsvallsregionen

SKIFU AB Sundsvalls kommuns syfte med SKIFU AB är att främja utveckling och nyetablering i Sundsvall genom att bygga, förvärva, äga och förvalta fastigheter som är strategiskt viktiga för kommunen.

Sundsvall Logistikpark AB

Stärka infrastrukturen i Sundsvallsregionen genom att verka för en lokalisering av kombiterminal med kringliggande infrastruktur inom Tunadal-Korsta-Ortviken hamn och industriområde, så att Sundsvalls kommun ytterligare stärks som nationellt och internationellt logistik- center samt att Tundalshamnen bevaras som allmän hamn.

Bolaget ska drivas utan vinstsyfte enligt KL 2 Kap 7 §

Sundsvall Vatten AB Tillhandahålla anläggningar för produktion av allmänna vattentjänster Näringslivsbolaget i

Sundsvall AB

Ändamålet med bolaget framgår ej av bolagsordningen

För Stadsbacken AB:s delägda bolag har följande ändamål formulerats;

Stadsbackens delägda bolag

Ändamål enligt bolagsordning

Sundsvalls Hamn AB (85 % )

Ändamålet med bolaget framgår ej av bolagsordningen

Midlanda Fastigheter AB (84 %)

Skapa förutsättningar för en långsiktig och hållbar satsning på Sundsvall Timrå Airport och dess verksamheter. Flygplatsens verksamhet är viktigt för att regionen ska kunna fortsätta att utvecklas som en viktig export- region (…) samt att säkra transportinfrastruktur i regionen med avse- ende på såväl personbefordran som godstrafik

Ovan sammanställning visar att för två av bolagen (Sundsvalls Hamn AB och Näringslivs- bolaget i Sundsvall AB) framgår inte vilket ändamål som föreligger. Vi noterar att Nä- ringslivsbolagets bolagsordning inte har varit föremål för revidering sedan år 1999. Även Sundvalls hamns bolagsordning saknar beskrivning av vilket kommunalt ändamål som bolaget ska verka utifrån. Vidare konstateras att bolagsordningen reviderades senast år 2009.

(9)

2.2.2. Bedömning

Vår bedömning är att det kommunala ändamålet till övervägande del har beskrivits i bo- lagsordningarna. Bedömningen baseras på att i 8 av 10 bolagsordningar finns en beskriv- ning av respektive bolags ändamål.

För det helägda Näringslivsbolaget i Sundsvall AB bör bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet.

För det delägda bolaget Sundsvalls Hamn AB bör kommunstyrelsen verka för att bolags- ordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet.

2.3. De kommunala befogenheterna har beskrivits i bolagsordningen.

Från 2013 infördes nya regler i kommunallagen (KL 3 kap 17 §) som innebär att de

helägda bolagens bolagsordningar ska omfatta vilken/vilka kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag. Med kommunal befogenhet avses bl.a. lokaliseringsprincipen, självkostnadsprincipen och likställighetsprincipen. De kommunala befogenheterna gäller dock inte för samtliga bolag utan det finns speciallagstiftning för vissa av bolagens verk- samheter. Exempelvis ska Mitthems verksamhet enligt Lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag bedrivas enligt affärsmässiga principer.

2.3.1. Iakttagelser

Granskningen av bolagsordningarna för de granskade bolagen visar att bolagens befogen- heter har reglerats enligt följande allmänna formulering för alla bolag utom två:

Bolaget ska i sin verksamhet agera med iakttagande av samma begränsande villkor som skulle ha gällt för det fall bolagets verksamhet istället utförts i kom- munal regi. Detta innebär att bolaget kontinuerligt ska säkerställa att det agerar väl inom ramen för det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet (den kommunala kompetensen) samt med efterlevnad av de befogenhetsbegränsande principer som reglerar den kommunala förvaltningen

Bolaget äger endast göra avsteg från nämnda principer i den utsträckning för- fattningsreglerade undantag så medger

För Sundsvalls hamn AB och Sundsvalls Näringsutvecklingsbolag AB saknas paragraf som reglerar bolagets befogenheter, varken specifik formulering eller generell formulering i likhet med övriga bolag.

2.3.2. Bedömning

De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges inte specifikt i re- spektive bolagsordning. En allmän beskrivning sker dock för samtliga bolag förutom Sundsvalls Näringslivsutveckling AB och Sundsvall Hamn AB. Vi har inte heller kunnat se att övriga styrdokument ger en tydlig bild vilka kommunala befogenheter som utgör ram för respektive bolag. Vi har utifrån genomförda intervjuer noterat att det sker en löpande avstämning med bolagen beträffande detta. Vi bedömer att en mer specifik formulering av de kommunala befogenheterna i bolagsordning alternativt ägardirektiv skulle underlätta kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom området.

(10)

2.4. Det finns en tydlig koppling mellan bolagsord- ning, ägardirektiv och MRP/affärsplan.

En viktig del i bolagsstyrningen generellt är att det finns en tydlig koppling mellan bolags- ordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. Detta gäller såväl det kommunala ändamålet med bolaget som den ram vad gäller befogenheter som bolagets verksamhet ska bedrivas inom.

2.4.1. Iakttagelser

Sundsvalls kommuns formella styrning av bolagen utgår från följande styrdokument:

 Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag (KF 2013-03-25)

 Generella och bolagsspecifika ägardirektiv

 MRP/Affärsplan (SBAB 2014-12-12)

Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag innehåller information om övergripande led- ning och styrning av kommunens bolag samt vilket ansvar som åligger kommunfullmäk- tige, kommunstyrelsen och koncernstyrelsen Policyn reglerar även hur information och återrapporering ska ske till Stadsbacken och kommunstyrelsen.

MRP/Affärsplanen är ett samlat dokument för hela bolagskoncernen. MRP/Affärsplan avseende år 2015-2018 har fastställts av styrelsen i Stadsbacken AB 2014-12-12 och inne- håller beskrivning av bolagens ändamål och syfte samt nedbrutna mål/aktiviteter utifrån fullmäktiges övergripande målsättningar samt bolagets ägardirektiv.

Vid våra intervjuer framkom att tilläggsdirektiv till bolagen fastställs vid behov exempel- vis inom bostadsförsörjningsområdet.

2.4.2. Bedömning

Vår bedömning är att det finns en tydlig koppling mellan bolagsordningar, ägardirektiv och MRP. Vi bedömer att bolagsordningarnas beskrivning av bolagens ändamål kan spå- ras i ägardirektiv och MRP/affärsplaner. När det gäller de kommunala befogenheterna, som tidigare nämnts, finns dessa inte specificerade eller tydliggjorda i respektive bolags- ordning. Respektive bolags befogenheter finns heller inte samlat beskrivet i ägardirektiv eller MRP/affärsplaner, se även avsnitt 2.6 nedan.

2.5. Anpassning har skett av de kommunala befo- genheterna till respektive bolags verksamhet (dvs särlagstiftning inom allmännyttan, VA- lagstiftning mm).

Vissa former av verksamhet som bedrivs i kommunala bolag är undantagen vissa be- stämmelser enligt kommunalagen. Mot denna bakgrund krävs att särskilda anpassningar genomförs av dessa bolags kommunala befogenheter så att de är i enlighet med tillämp- liga lagar för respektive verksamhetsområde.

(11)

2.5.1. Iakttagelser

Som framgår av avsnitt 2.4.1 har befogenhetsbegränsningar allmänt beskrivits i bolagens bolagsordningar. Därmed blir det väsentligt att i andra dokument närmare beskriva och tydliggöra vilka anpassningar som finns i bolagens kommunala befogenheter mot gällande särlagstiftning.

Nedanstående tabell åskådliggör tillämplig särlagstiftning för respektive bolag.

Bolag Tillämplig särlagstiftning som har

påverkan på kommunala befogen- heter

Mitthem AB Lag om allmännyttiga kommunala bostads-

aktiebolag)

SKIFU AB 1 Kap 3 § Lag om vissa kommunala befogen-

heter

Sundsvalls Energi ab Ellagen

Fjärrvärmelagen

Sundsvall Elnät AB Ellagen

Sundsvalls Vatten AB Lag om allmänna vattentjänster

Sundsvalls Hamn AB -

Sundsvall Oljehamn AB -

Sundsvalls Logistikpark AB Lagen om vissa kommunala befogenheter Näringslivsbolaget i Sundsvall AB Lagen om vissa kommunala befogenheter Midlanda Fastigheter AB Lagen om vissa kommunala befogenheter

Befogenheterna för bolagen har till viss del beskrivits i ägardirektiv till bolagen. Som tidi- gare påpekats saknas dock en tydlig och samlad beskrivning för respektive bolag. Utifrån vår genomgång av ägardirektiven gör vi följande iakttagelser:

- Av Mitthem AB:s ägardirektiv framgår att verksamheten ska bedrivas på affärs- mässiga principer med utgångspunkt från lagen om allmännyttiga kommunala bo- stadsaktiebolag.

- I SKIFU:s ägardirektiv finns ingen hänvisning som kan styrka att bolagets befo- genhet har anpassats efter särlagstiftningen, vilket i bolagets fall är Lag om vissa kommunala befogenheter som är tillämplig för bolagets verksamhet.

- Av Sundsvall Elnät AB:s ägardirektiv framgår att bolagets verksamhet ska bedri- vas på affärsmässig grund.

- I Sundsvalls Vatten AB: ägardirektiv framgår, under ekonomiska direktiv, att bo- laget ska finansiera sin VA-verksamhet som huvudman med intäkter från de avgif- ter som tas ut. I enlighet med lag (2006:412) om allmänna vattentjänster får inte

(12)

avgifterna ”… överstiga det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvän- diga för att ordna och driva Va-anläggningen”. Vi vidare att ägardirektivet fastslår att verksamheten ska bedrivas på affärsmässig grund.

- I sammanhanget noteras att i Sundsvall Energis ägardirektiv finns uppdraget att arbeta för att öka mängden insamlat matavfall. Detta uppdrag genomförs av dot- terbolaget REKO som fr.o.m. 2016 kommer att bli ett dotterbolag underställt Stadsbacken AB. Detta medför att ägardirektivet för Sundsvall Energi behöver re- videras samt att ägardirektiv för REKO bör upprättas.

2.5.2. Bedömning

Bolagen i Sundsvalls kommun bedriver verksamhet inom flera olika områden som på olika sätt påverkas av speciallagstiftning gällande de kommunala befogenheterna. En ge- nerell beskrivning återfinns i bolagsordningarna för alla granskade bolag utom två. Vid vår genomgång av ägardirektiven kan noteras att en mer specifik beskrivning återfinns för vissa av bolagen. Vi bedömer dock att det finns behov av en tydligare beskrivning för re- spektive bolag när det gäller de kommunala befogenheterna.

2.6. Rapporteringsrutiner

Vår granskning visar att bolagens rapportering av verksamhet och ekonomi till ägaren har reglerats genom följande styrande dokument:

Styrning Uppföljning och rapportering

Ägarpolicy: Bolagen ska överlämna följande handlingar till kommunstyrelsen:

- Protokoll från bolagsstämma - Protokoll från styrelsemöten - Bolagets årsredovisning - Revisionsberättelse

Underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen, tertial- eller månadsvisa redovisningar av bolagets verksamhet, utveckl- ing och ekonomiska förhållanden lämnas till Stadsbacken som samman- ställer och, med egna analyser och kommentarer, lämnar en redovisning till kommunstyrelsen

Stadsbacken AB lägger fast vilken rapportering som ska ske inom Stads- backenkoncernen.

Ägardirektiv: Att bolagen ska redovisa ekonomiska nyckeltal i ekonomiska rapporter såsom budget, delårsrapporter och årsredovisning.

Stadsbacken ska till kommunstyrelsen redovisa Stadsbackenkoncernens läge utifrån de uppdrag som lämnats till bolagen genom ägardirektiv samt ekonomiska direktiv. Muntlig och skriftlig redovisning ska ske till kommunstyrelsens sammanträden i juni, oktober och februari varje år.

(13)

2.6.1. Iakttagelser – Rapportering

Syftet med kommunal verksamhet är att generera nytta åt medborgarna. Vilken nytta som respektive bolag ska leverera kommer bl.a. till uttryck i bolagens ändamål. Det är därför viktigt att ägaren kan följa upp att så sker, vilket förutsätter att det finns en rutinmässig uppföljning och rapportering kring bolagens ändamål.

Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, Stadsbacken AB:s VD samt bolagscon- troller kan vi konstatera att rapportering till ägaren sker i huvudsak genom följande do- kument:

- Tertialrapport per april och augusti – innehåller information om utfall för verk- samhet och budget

- Bolagskoncernens årsredovisning - innehåller respektive bolags bedömning om de uppfyllt ägardirektivet/ändamål/befogenheter.

Vidare framgår av intervjuerna att det finns tre olika forum där bolagens utveckling och ställning diskuteras;

- Strategiska chefsgruppen – Består av kommunens förvaltningschefer och bolagens vd:ar. Gruppen behandlar frågor som rör kommande utmaningar och hur koncer- nen ska jobba för att verkställa fullmäktiges beslut.

- VD träffar - Diskuterar frågor som är kopplade till stadsbackens verksamheter.

Träffas fyra till sex gånger per år.

- Enskilda möten mellan Stadsbackens VD och bolagens VD:ar.

Utöver dessa träffar/forum håller Stadsbacken hearings med dotterbolagen samt att ord- föranden och VD:ar vid ett antal tillfällen och konstellationer träffas under året.

Av intervju med Stadsbackens VD/kommundirektör framgår att han har ett uppdrag att få de kommunala bolagen och kommunens förvaltningar att närma sig varandra, vilket dessa träffar är ett sätt att göra detta på.

Granskningen av Stadsbacken AB:s protokoll visar att Stadsbacken AB har upprättat års- redovisning för år 2014 som bolagets styrelse har behandlat 2015-03-05. Till grund för beslutet låg följande underlag;

- PM-Beslut 2015-02-20

- Årsredovisning 2014 – Stadsbacken AB

- Granskningsredogörelse 2014 från lekmannarevisorn

- Lekmannarevision 2014 – Investeringsprocessen i Stadsbacken AB

Vi har vid vår granskning tagit del av bolagskoncernens årsredovisning 2014 som, på ett mer utförligt sätt än i kommunens årsredovisning, beskriver bolagens verksamhet år 2014. Av redovisningen konstateras att för vissa bolag har bedömningen gjorts att ända- mål och befogenheter har uppfyllts, följt av en beskrivning av händelser under året.

Av kommunstyrelsens protokoll framgår att kommunstyrelsen har behandlat delårsrap- porter per april och augusti 2015 samt årsredovisning för år 2014 i enlighet med det inter- vall som läggs fast i styrdokumenten. Vi konstaterar att delårsrapporterna och årsredovis-

(14)

ningen har tyngdpunkten på bolagens ekonomiska utveckling och ger ingen närmare in- formation om hur bolagens ägardirektiv har uppfyllts.

Kommunstyrelsen har i mars 2015 behandlat bolagens årsredovisningar. Grund för be- slut/förslag till fullmäktige har utgjorts av följande underlag;

- finans- och näringslivsutskottets protokoll - koncernstabens skrivning

- årsredovisning för respektive bolag samt

- lekmannarevisorns granskningsrapport för år 2014 för respektive bolag.

I övrigt noteras av intervju med kommunstyrelsens ordförande att rapporteringen be- döms fungera bra från bolagen när det gäller budgetplanering och tertialrapportering och löpande.

Vidare framgår att dialogen mellan kommunstyrelsen och bolagen styrelser sker mellan kommunstyrelsens ordförande och Stadsbackens ordförande. Stadsbackens styrelse har sedan ansvaret att handha dialogen gentemot dotterbolagen.

När det gäller bolag som är direkt underställda kommunstyrelsen och således ligger utan- för Stadsbacken AB sker rapportering och dialog på olika sätt. Av intervju med kommun- styrelsens ordförande framgår att rapporteringen i vissa fall sker via av kommunstyrel- sens utsedda ombud/representanter eller genom den information som lämnas i samband med Stadsbackens rapportering.

2.6.2. Iakttagelser - Kommunstyrelsens förstärka uppsiktsplikt

Som en del i den förstärka uppsiktsplikten över de kommunala bolagen som åligger kom- munstyrelsen, enligt KL 6 kap 1§, ska kommunstyrelsen fatta ett årligt beslut där styrelsen tar ställning/prövar om bolagen har bedrivit verksamheten i enlighet med fastställda kommunala ändamål och inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Kommunstyrelsen bör i det sammanhanget ta ställning i följande frågor:

• Har den verksamhet som respektive bolag bedrivit under föregående kalenderår varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna?

• Hur beskrivs det kommunala ändamålet och uppfyllandet av de kommunala befogenheterna i bolagens styrdokument?

• Hur beskrivs årets viktiga händelser i bolagens delårsrapport och årsredovis- ning?

• Har annan rapportering skett till kommunstyrelsen under året från bolagen?

• Behöver kommunstyrelsen vidta några åtgärder med anledning av detta?

• Har kommunfullmäktige tagit ställning till beslut av principiell beskaffenhet eller an- nars av större vikt som avser bolagens verksamhet under året?

(15)

Om kommunstyrelsen finner att bolag inte har bedrivit verksamheten enligt det fast- ställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna ska man lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder.

Granskningen av kommunstyrelsens protokoll kan inte visa att kommunstyrelsen har be- slutat om bolagen har uppfyllt de kommunala ändamålen och de kommunala befogenhet- erna, enligt bestämmelserna i kommunallagen 6 kap 1 §.

Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör/Stadsbackens VD framgår att inget formellt beslut har fattats av kommunstyrelsen i frågan hur bolagens ändamål har uppfyllts. Däremot bedömer de intervjuade att de underlag som lämnas till kommunstyrelsen är tillräckliga för att skapa förutsättningar att fatta beslut enligt kom- munallagens 6 kap 1 §.

2.6.3. Bedömning

Ändamålsenliga och fungerande rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verk- samhet. Innehållet i rapporteringen bör ses över för att säkerställa ett komplett besluts- underlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Vi vill peka på att beslutet även ska omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund.

Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 § beträffande 2014 års verksamhet.

2.7. Kommunfullmäktiges ställningstagande

Enligt kommunallagen 3 kap 17 § ska bolagsordningarna i de helägda bolagen innehålla en skrivning att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet, eller annars av större vikt, fattas.

2.7.1. Iakttagelser

Skrivning beträffande fullmäktiges ställningstagande återfinns i samtliga granskade helägda bolag.

Av intervju med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör/Stadsbackens VD framgår att seminarier har genomförts med bolagen där området har diskuterats. Vidare framgår att bolagen har ett bra stöd från bolagscontroller och bolagsjurist när det gäller att bedöma om ett ärende är av principiell art. Av intervjuerna är framgår också att bo- lagsstyrelserna är proaktiva och söker stöd beträffande om en fråga kan anses principiell eller av större vikt.

2.7.2. Bedömning

Vi bedömer att området hanteras på ett tillfredställande sätt.

(16)

3. Revisionell bedömning

Vi bedömer att Sundsvalls kommun i allt väsentligt genomfört anpassningar av gällande styrdokument till de förändrade reglerna i kommunallagen och att kommunstyrelsen in- fört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagen verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna.

Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 § beträffande 2014 års verksamhet för bolagen.

3.1. Rekommendationer

Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

 Tydliggör specifika formuleringar av de kommunala befogenheterna i bolagsord- ning alternativt ägardirektiv för respektive bolag.

 Se över rapporteringen till kommunstyrelsen för att säkerställa ett komplett be- slutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksam- het kopplat till ändamål och befogenheter. Rapportering och beslut ska även om- fatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund.

2015-12-14

Per-Åke Brunström Pär Månsson

Uppdragsledare Projektledare

References

Related documents

Sollentunas modell för sommarjobbssatsning där Sollentuna kommun finansierar 50 procent av lönekostnaden för sommarjobben och arbetsgivaren står för resterande del är på

Kommunstyrelsens fördjupade uppsikt 2018, exklusive de ärenden som omfattas av en egen styrprocess eller beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige eller som av annat skäl kommer

1 § kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet och även ha uppsikt över

Kommunstyrelsens fördjupade uppsikt 2017, exklusive de ärenden som omfattas av en egen styrprocess eller beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige eller som av annat skäl kommer

Om för få elever anmält sig till en kurs får musikskolan ställa in kursen och detta ska meddelas KFF handläggare före kursstart v36 alt v3.. I annat fall har musikskolan inte

• Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas inte på ett formaliserat sätt där kommunstyrelsen har lagt upp rutiner för hur styrning och uppföljning ska ske. • Kommunstyrelsen

Syftet med granskningen har varit att kontrollera om bolagsordningarna för de kom- munala bolagen följer gällande lagkrav och att granska om styrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt

Mot bakgrund av att indikatorer för mål med direkt bäring mot kommunfullmäktiges mål har lågt utfall i förhållande till målnivå är bedömningen att målet som helhet inte