HGK Styrelseprotokoll 2/2015
_______________________________________________________________________
Agenda: Styrelsemöte HGK Klubbstyrelse Möte nr: 2/2014 Plats: Unipeg/Riviera, Sveavägen 54
Mötestid: 20 januari 2015 18-21
Närvarande: Stefan Thorberg (ST), Hans Gustavsson (HG), Per Liedstrand (PL), Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Åke Pilhanen (ÅP), Patrik Stålemark (PS), Jan Rosing (JR), Johan Molander (JM) adjungerad.
Frånvarande: Wolfgang Erbe (WE), Adolf Franzén (AF)
§ 1 Mötets öppnande
Med start klockan 18.00 välkomnades vi av Tony Trigell till lokalerna och fick en presentation av Unipeg och de senaste nyheterna. Det har slutits
operatörsavtal för Sundsta (4 500 medlemmar) och Kyssinge. Dessutom förvärvats Gripsholm och Björkliden. Flera nya medlemsformer planeras, Play Northeast för 3 990 kr fritt spel på Sundsta och Lövsättra och motsvarande medlemskap på södra sidan med ett lokalt medlemskap för 4 990 kr med Gripsholm och Viksberg. Nynäshamn är en pågående process med medlemsmöten i slutet av januari och omröstning den 12 februari.
Tränarfrågan ej löst då det inte finns någon ansvarig på Unipeg i dagsläget.
Angående beläggningsfrågan så finns det idag 17 banor. Det finns ingen farhåga att de stadsnära banorna kommer att få en extremt hög beläggning.
Styrmedel finns såsom Greenfee nivå och frågan är under utvärdering. Den totala beläggningsgraden är ca 50 % idag och målsättningen är att höja denna till 75 %.
ST inledde sedan med att fira våra jubilarer med sång och uppvaktning för BL 65 år och ÅP 57 år.
§ 2 Godkännande av dagordning samt föregående protokoll samt 8/2014 18.44 öppnades mötet och protokoll 8 samt protokoll 1-2015 godkändes och lades till handlingarna.
§ 3 Val av sekreterare, ordförande och justerare Enligt tidigare instruktion.
§ 4 Beslutsmatris
Matrisen för 2014 gick igenom en sista gång, avslutades och lades till handlingarna.
HGK Styrelseprotokoll 2/2015
§ 5 Årsmötet
5.1 Årsmötesprotokoll
Protokollet är justerat och godkänt och lades till handlingarna.
5.2 Stadgar och Programförklaring
Det reviderade dokumentet är godkänt och lades till handlingarna.
5.3 Övrigt
Beslut: att uppdra till hela styrelsen att lämna in sina respektive verksamhetsberättelser för 2014 senast den 10 mars.
§ 6 Firmateckning
Detta ska ske på samma sätt som tidigare med BL och ST som firmatecknare var för sig. Beställarfullmakt innehas av styrelsen och utsedda
nyckelfunktionärer. Se protokoll 1-2015.
Beslut: att uppdra till BL och PS tar fram ett nytt protokollsutkast angående detta.
§ 7 Styrelseschema 2015
ST presenterade det utskickade förslaget och det justerades enligt följande;
Kick off ska genomföras den 9 maj inte den 10,
Styrelsemöte 4 flyttas från den 22 till den 19 maj på Sundsta Höstens möten justeras vid majmötet.
7.1 Unipegmöten
Unipeg mötet april flyttas från den 8 till den 9.
Unipeg mötet juni flyttas från den 12 till den 10.
7.2 Strategikonferens
Konferensen hålls enligt ST förslag den 9-12 oktober och detaljerna meddelas senare.
§ 8 Styrelsens rollfördelning
ST föredrog frågan för styrelsen med tankar på ett mer strategiskt arbetssätt och att skilja på operativa funktioner och styrelsefunktioner. Det skulle
innebära en mer representativ styrelseroll i förhållande till medlemmarna. Det kräver bättre underlag inför viktiga frågor och en annan profil för styrelsens medlemmar. Frågan bordläggs till Sundsta mötet i maj. Till dess måste rollbeskrivningar av styrelseposter och operativa funktioner tas fram.
HGK Arena vakant i dagsläget och en rollbeskrivning saknas. Denna roll hanterar bland annat trivselpengen. Dessutom är det viktigt att företräda HGK som kund i förhållande till Unipeg. Även förhandlingsvana är viktigt. Sedan möte 7-2014 har PS och JR i uppdrag att ta fram en rollbeskrivning. Frågan tas upp på nytt till nästa möte.
HGK Styrelseprotokoll 2/2015
Styrelsen kom fram till att vi vill stärka vår bild av vad ungdomarna i klubben har för önskemål på verksamheten och hur regel- och handikappfrågorna hanteras. Därför beslöts om adjungeringar enligt nedan.
Beslut: att uppdra till LL och JM att hitta former för hur vi ska få reda på mer vad våra unga medlemmar tycker om vår verksamhet till styrelsemöte 3 i mars.
8.1 Adjungerade
Styrelsen bör i större utsträckning än idag använda adjungeringar vid frågor som kräver externa synpunkter. Rollen som ungdomsansvarig är inte tydlig idag. Vi kommer att genomföra ett temamöte ”ungdom” med synpunkter från yngre medlemmar.
Börje Carlsson som regelansvarig adjungeras till styrelsemötet i juni. Då hålls ett temamöte kring regler och handikapp frågor med en avrapportering av årets verksamhet.
Beslut: att uppdra till HG att ansvara för inbjudningar.
8.2 Lokalt och övriga resurspersoner
Kontaktperson på varje anläggning är nödvändig. AF kan vara aktuell på Lindö och det är vakanser på Lövsättra och Riksten.
Beslut: att uppdra till LL att ta fram förslag på lokala kontaktpersoner.
8.3 Subventionerade årsavgifter
ST lyfte frågan kring subventioner för resurspersoner.
Beslut: att uppdra till ST att ta fram sitt förslag till subventioner för verksamhetsåret och maila ut detta under januari.
§ 9 Budget och ekonomi
BL redovisade ett preliminärt utfall på minus 70 tkr i förra årets budget. För 2015 har vi budgeterat ett minusresultat på 33 tkr med 4155 medlemmar.
Rimligen borde medlemsantalet gå upp med tanke på Unipeg: s expansion.
Beslut: att uppdra till BL att redovisa ett förslag till bokslut till veckan innan nästa styrelsemöte.
att all lokal verksamhet med budget från HGK måste redovisas i efterskott.
§ 10 SGF Introduktionskort och SGF Distriktskort
Distriktskort enligt förra året. HG tilldelas SGF introduktionskort.
§ 11 Golf Academy
Ingen ny rapportering.
HGK Styrelseprotokoll 2/2015
§ 12 HGK Medlem
LL kommer att genomföra ett uppstartsmöte med resurspersoner på de olika anläggningarna. Det finns ett intresse för klubbkvällar på Riviera.
Lokalkostnader på Riviera är en utestående fråga. LL fungerar som resursperson för nya verksamheter. Kick-off den 9 maj under planering.
§ 13 HGK Junior
ÅP redovisar tankarna kring den gamla plan A och en diskussion kring en resursperson för sponsring i möten med Unipeg och Ove Broström ansvarig för B2B och Peter Jidström v VD. Slutsatsen är att behovet finns. I dagsläget saknas en plan och svar från Unipeg. Tankar kring ÅP som extern
resursperson för Unipeg med ett klubb- och helhetsperspektiv diskuterades.
Styrelsen förde en diskussion kring klubbens kompetenser och resurser.
Ska de vara bemanningstjänster enligt en prislista?
Ska HGK inrätta en tjänst eller starta ett driftbolag?
Var går gränsen mellan ideellt och kommersiellt?
Ska vi utöka internmarknadsföringen och se till att HGK blir förstaval som Unipegkund och på så sätt öka intäkter och finansiera oss bättre?
Hur jobbar vi vidare med medlemskap i Unipeg GC och övriga klubbar?
Beslut: att utlysa ett extramöte 11 februari 17.45 – 21.00 på Skandia Kungsgatan 28 genom PS försorg.
att fortsätta diskussionen kring dessa frågor och avsluta föredragningslistan från §13 och nedåt.
att uppdra till PL att utreda funktionen på Unipeg: s hemsida, när och hur väljer jag klubb? Hur fungerar medlemskap?
§ 14 HGK Tävling
Beslut: att bordlägga frågan till nästa extrainsatta möte.
§ 15 HGK Arena och Unipeg
Beslut: att bordlägga frågan till nästa extrainsatta möte.
15.1 Profilkläder
Beslut: att bordlägga frågan till nästa extrainsatta möte.
§ 16 Webb, kommunikation och Facebook
Beslut: att bordlägga frågan till nästa extrainsatta möte.
§ 17 Övriga frågor
Beslut: att bordlägga frågan till nästa extrainsatta möte.
HGK Styrelseprotokoll 2/2015
§ 18 Nästa möte
Ett extrainsatt möte hålls den 11 februari klockan 17.45 i Skandias lokaler på Kungsgatan 28.
Vid protokollet Justeras
Patrik Stålemark Stefan Thorberg
Klubbsekreterare Klubbordförande
