SOLLENTUNA KOMMUN I Kommunstyrelsen
2013 -12- 0 6 j
S O L L E N T U N A K O M M U N 2 0 1 3 - 1 2 - 0 3 Revisorerna
K o m m u n s t y r e l s e n
B a r n och u n g d o m s n ä m n d e n
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlig- het i system och rutiner för kundfakturering
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun har PwC g e n o m f ö r t en granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kund- fakturering.
Granskningens syfte har varit att besvara följande revisionsfråga:
År den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfak- turering?
För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål b e d ö m t s :
• Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor.
• Alla u t f ö r d a t j ä n s t e r faktureras.
• Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor.
• U p p r ä t t a d e fakturor ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag.
• Registrering av underlag sker v i d rätt tidpunkt.
• Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna.
Efter g e n o m f ö r d granskning b e d ö m e r v i att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering inte f u l l t ut är tillräcklig. Bedömningen baseras på de intervjuer som gjorts samt de verifleringar som g e n o m f ö r t s avseende barnom- sorgsavgifter och s.k. ströfakturering. De interna kontroller som beskrivits av b e r ö r d a enheter/ förvaltningar och som delvis är dokumenterade b e d ö m s ge bra f ö r u t s ä t t n i n g a r för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering u t i f r å n ovan n ä m n d a kontrollmål.
1
V i har dock noterat brister och f ö r b ä t t r i n g s o m r å d e n enligt följande:
• Det finns inom redovisningsenheten inga systematiska kontroller avseende den s.k. ströfåktureringen. Den interna kontrollen är inte tillräcklig och behöver för- stärkas.
• N ä m n d e r n a s internkontrollplaner omfattar endast i begränsad omfattning kund- fakturering.
• Det saknas reglering avseende hantering av n ä r s t å e n d e t r a n s a k t i o n e r / - ärenden.
• Efter g e n o m f ö r d verifiering på tre enheter/förvaltningar b e d ö m s den interna kontrollen ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakture- ring. Det saknas dock dokumentation kring de kontroller som utförs . För att tyd- liggöra och möjliggöra uppföljning av de kontroller som utförs på olika enhet- er/förvaltningar, rekommenderas att dessa kontroller dokumenteras.
• Granskningen visar att det inte finns några systematiska kontroller avseende fak- turering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. G e n o m f ö r d a intervjuer visar att det finns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de sy- stem som a n v ä n d s på barn- och utbildningskontoret, f r ä m s t avseende de i n - komstuppgifter som l ä m n a s av v å r d n a d s h a v a r e och som ligger t i l l grund för att rätt avgift fakturereras. Detta för att dels säkerställa att v å r d n a d s h a v a r e erhåller korrekta kundfakturor, dels för att säkra kommunens intäkter.
• En fullständig verifiering avseende barnomsorgsavgifter har inte kunnat ge- nomföras. Endast nio av 30 kundfakturor har kunnat kontrolleras som avsetts, vilket beror på att barn- och utbildningskontoret inte inkommit med nödvändiga uppgifter som ligger t i l l grund för faktureringen. Detta ger ytterligare indikation- er på svagheter i den interna kontrollen.
Rapporten översädes h ä r m e d t i l l kommunstyrelsen och barn- och u n g d o m s n ä m n d e n med begäran om svar senast den 30 januari 2014.
För kommunens revisorer
Rolf Hagstedt O r d f ö r a n d e
2
www.pwc.se
Revisionsrapport
Linda Yacoub Sandra Feiff December 2013
Granskning av intern kontroll avseende till-
förlitlighet i system och rutiner för kundfaktu-
rering
Sollentuna kommun
pwc
f
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering
Ange datum
Linda Yacoub Anders Haglund
Projektledare Uppdragsledare
December 2013 Sollentuna kommun PwC
Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering
Innehållsförteckning
1. S a m m a n f a t t a n d e b e d ö m n i n g i
2. I n l e d n i n g 2 2.1. Bakgrund 2 2.2. Syfte, revisionsfråga och k o n t r o l l m å l 2
2.3. Revisionsmetod och a v g r ä n s n i n g 2 3. K u n d f a k t u r e r i n g i S o l l e n t u n a k o m m u n 3
3.1. Redovisningsenhetens rutiner f ö r kundfakturering 3 3.2. Rutinbeskrivning f ö r kundfakturering i Sollentuna k o m m u n 4
3.3. Kravprocessen 5 3.4. Intern kontroll avseende kundfakturering 6
4 . S t r ö f a k t u r e r i n g 7 4.1. Verifiering av s t r ö f a k t u r e r i n g 8
4.1.1. Kontroll av underlag för fakturering 8 4.1.2. Kartläggning av rutiner för ströfakturering inom kommunen 8
5. F a k t u r e r i n g av b a r n o m s o r g s a v g i f t e r 11 5.1. Rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter 11 5.1.1. Ansökan och administration av barnomsorgsplatser 11
5.1.2. Avgifter och fakturering 13 5.1.3. Behörighet till system 13 5.1.4. Betalningsbevakning 14 5.1.5. Intern kontroll 15 5.1.6. Verifiering av barnomsorgs avgifter 16
6. B e d ö m n i n g o c h r e k o m m e n d a t i o n e r 18
6.1. A v s t ä m n i n g mot k o n t r o l l m å l 18 6.2. Svar på revisionsfråga 20 Bilaga 1
December 2013 Sollentuna kommun PwC
i. Sammanfattande bedömning
PwC har p å uppdrag av de f ö r t r o e n d e v a l d a revisorerna i Sollentuna k o m m u n ge- n o m f ö r t en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner f ö r kundfak- turering.
Efter g e n o m f ö r d granskning b e d ö m e r v i att den interna kontrollen avseende tillför- litlighet i system och rutiner f ö r kundfakturering inte f u l l t u t ä r tillräcklig.
I Övrigt h ä n v i s a r v i t i l l de iakttagelser och b e d ö m n i n g a r som redovisas i avsnitt 6.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
1 av 21
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Sollentuna k o m m u n t i l l h a n d a h å l l e r och u t f ö r en m ä n g d olika t j ä n s t e r för vilka man debiterar avgift t i l l i n v å n a r e , andra kommuner, f ö r e t a g m f l . Det handlar exempel- vis om VA-avgifter, renhållningsavgifter, barnomsorgsavgifter etc. A t t ha väl funge- rande rutiner och system ä r således viktigt f ö r att säkerställa en tillförlitlig hante- ring av kommunens fakturering.
Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Dessa t j ä n s t e r ge- nererar stora i n t ä k t e r t i l l kommunen (väsentlighet). Det finns dessutom risker f ö r - knippade med faktureringsadministrationen, exempelvis bristande a v s t ä m n i n g s - rutiner mellan f ö r s y s t e m och redovisningen som kan leda t i l l att fakturering av b r u - kare inte sker eller sker p å ett felaktigt sätt.
2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål
Granskningen ska besvara f ö l j a n d e revisionsfråga:
Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering ?
F ö l j a n d e k o n t r o l l m å l ska besvaras i n o m ramen f ö r denna granskning:
1. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfak- turor.
2. Alla u t f ö r d a t j ä n s t e r faktureras.
3. Underlag f ö r fakturering baseras p å ö v e r e n s k o m n a villkor.
4. U p p r ä t t a d e f a k t u r o r ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag.
5. Registrering av underlag sker v i d r ä t t tidpunkt.
6. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna.
2.3. Revisionsmetod och avgränsning
Granskningen sker genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och r u t i n - beskrivningar. Bearbetning och granskning sker även av vissa register och under- liggande r ä k e n s k a p s m a t e r i a l . Intervjuer sker med b e r ö r d a befattningshavare.
Verifiering sker av att identifierade nyckelkontroller fungerar konsekvent över t i - den. Verifiering sker genom test av samtliga identifierade nyckelkontroller f ö r att säkerställa att de u t f ö r s konsekvent över t i d . Verifieringen omfattar de kundfakture- ringsprocesser som b e d ö m s väsentliga t i l l belopp och transaktionsvolym.
Granskningen omfattar samtliga n ä m n d e r . Rapport har varit f ö r e m å l f ö r f a k t a a v s t ä m n i n g .
December 2013 Sollentuna kommun PwC
2 av 21
3. Kundfakturering i Sollentuna kommun
Kundfaktureringen i n o m olika v e r k s a m h e t s o m r å d e n i n o m Sollentuna k o m m u n u t g ö r en väsentlig del av kommunens i n t ä k t e r . Per 31 december 2012 hade 103 000 kundfakturor skickats ut t i l l ett belopp om totalt 429 mnkr. F ö r d e l n i n g e n åskådlig- g ö r s i n e d a n s t å e n d e tabell:
Konto Kundfakturering N ä m n d / f ö r v a l t n i n g (an- svar)
Belopp (kr)
15112 Hyror 15 580 404
15113 Gatubyggnadskostnader 2 198
15114 Tomträttsavgälder 6 076 396
15115 Kulturskolsavgifter 3 832 270
15116 Barnomsorgsavgifter Barn- och utbildningskon- toret
76 400 675
15117 Omsorgsverksamhet helinackorde- ring gruppbostäder
18 950 616
15119 Ströfakturering Redovisningsenheten/
kommunledningskontoret
162 031161
15121 Utbildningsersättning 74 924 805
15126 Räntefakturering
151171 Omsorgsavgifter korttidsfamilje- hem
17 574 561
151172 Äldreomsorg 53 494 486
Dröjsmålsräntor 2 780
Totalt 428 870 352
U t i f r å n o v a n s t å e n d e kommer särskild granskning riktas mot barnomsorgsavgifter samt s t r ö f a k t u r e r i n g . S t r ö f a k t u r e r i n g omfattar fakturering av avgifter p å samtliga n ä m n d e r inom kommunen.
Fakturering av avgifter f ö r avfallshantering och s o p h ä m t n i n g , vatten samt el hante- ras av kommunens bolag. Även fakturering av hyror görs av kommunens bostads- bolag, dock faktureras hyror avseende ett antal, av kommunen ägda lokaler och s t ö d h e m , av kommunen.
3.1. Redovisningsenhetens rutiner för kundfak¬
turering
Redovisningsenheten inom kommunledningskontoret ansvarar för hantering av kundfordringar och kundfakturor samt betalningsbevakning. U t i f r å n de olika n ä m n d e r n a s / f ö r v a l t n i n g a r n a s f ö r s y s t e m skickas fakturaunderlagsfiler t i l l kundres- kontran i kommunens ekonomisystem, Raindance, f ö r bearbetning d ä r sedan fak- turafiler s ä n d s t i l l f a k t u r a u t s t ä l l a r e f ö r u t s k r i f t av kundfakturor. Betalningspå- minnelser avseende barnomsorg skrivs ut på f i l och s ä n d s t i l l f a k t u r a u t s t ä l l a r e n f ö r
December 2013 Sollentuna kommun PwC
3 av 21
u t s k r i f t d å dessa u p p g å r t i l l en s t ö r r e volym.
Ett mindre antal b e t a l n i n g s p å m i n n e l s e r skrivs ut som pappersfakturor lokalt.
Ett antal f ö r s y s t e m a n v ä n d s i n o m olika verksamheter i n o m kommunen. Vård- och omsorgskontoret a n v ä n d e r f ö r s y s t e m e t Combine för ä l d r e o m s o r g , barn- och ut- bildningskontoret a n v ä n d e r f ö r s y s t e m e t Hypernet för barnomsorg och grundskola, och miljö- och byggnadskontoret f ö r s y s t e m e t Ecos.
Ekonomisystemet Raindance innehåller en s k s t å e n d e faktureringsmodul d ä r hy- ror, t o m t r ä t t s a v g ä l d e r samt vissa omsorgsavgifter hanteras. F ö r att dessa kund- fakturor ska hanteras i modulen ska de u p p g å t i l l fasta belopp, fasta konterings- rader, fasta kunder och i vissa fall, fasta textrader.
3.2. Rutinbeskrivning för kundfakturering i Sol- lentuna kommun
I detta dokument anges m å l e n f ö r redovisningsenhetens kundfakturering, vilka ä r att erbjuda kommunens kunder en god service, effektivisera kommunens fakture- rings-, inbetalnings- och kravrutiner, minimera kommunens hanteringskostnader, att fakturor betalas utan d r ö j s m å l samt att minimera kommunens k u n d f ö r l u s t e r . Enligt kommunen ä r dokumentet utformat 2003 och har reviderats v i d ett antal tillfällen, en stor omarbetning g e n o m f ö r d e s v å r e n 2013. Nedan presenteras de mest centrala delarna som b e r ö r kundfakturering:
KundfaJkturering Beskrivning
Kunduppgifter Kommunen ska sträva efter att organisation-
eller personnummer ska användas som kundnummer på grund av kravet om säker identifiering.
Underlag för fakturering Blanketter för underlag ges på kommunens intranät, Solsidan. Fakturaunderlaget ska sändas till redovisningsenheten. Vid löpande fakturering, exempelvis hyror kan under- lagen registreras i ekonomisystemets ståen- defaktureringsmodul där underlagen gene- rerar fakturor med viss automatisk. Kravet är att fakturan ser nästintill likadan ut vid varje tillfälle.
Faktureringsavgift Enligt beslut av fullmäktige (1989-10-16) ska inga fakturaavgifter tas vid fakturering av avgifter eller taxor.
Fakturakredit Kommunens fakturor har vanligtvis 30 da-
gars kredittid.
Inbetalningshantering Fakturan kan betalas manuellt, OCR- betalning via internetbank, med autogiro eller elektronisk faktura (eFaktura). Man
December 2013 Sollentuna kommun
PwC
4 av 21
kan också kombinera eFaktura med auto- giro.
B etalningsbevakning Om inte fakturan betalas på förfallodagen inleds kravprocessen med betalningspå- minnelse, inkasso och ansökan om betal- ningsföreläggande eller stämning.
Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen
och får debiteras from den dag som infaller 30 dagar efter att faktura avsänts till kun- den.
3.3. Kravprocessen
Vidare r e d o g ö r s f ö r kravprocessen i redovisningsenhetens r u t i n . Tidigast f e m t i l l tio dagar efter f ö r f a l l o d a t u m skapar h a n d l ä g g a r e p å redovisningsenheten en betal- n i n g s p å m i n n e l s e . Anledningen t i l l s p ä n n e t , varierar mellan olika fakturatyper, som exempelvis barnomsorg och ä l d r e o m s o r g .
Det skickas ut en p å m i n n e l s e innan i n k a s s o å t g ä r d e r sätts i n , med undantag f ö r ä l d r e o m s o r g s a v g i f t e r d ä r två p å m i n n e l s e r skickas ut. Det tas inte ut n å g o n avgift f ö r p å m i n n e l s e n dock f ö r e k o m m e r r ä n t e f a k t u r e r i n g .
Kommunens inkassoverksamhet ska bedrivas enligt god inkassosed. Kundfakturor som inte har betalats 15-20 dagar efter f ö r f a l l o d a t u m blir i n k a s s o ä r e n d e n . Inkasso- ä r e n d e n hanteras manuellt (ett i taget) av redovisningsenheten genom en egen i n - kassohantering, "Inkasso Direkt". V i d i n k a s s o ä r e n d e n avseende barnomsorg läses en ärendefil i n f r å n Raindance t i l l Inkasso Direkt. Kommunen har ca 1 000 inkasso- ä r e n d e n per år. Om ingen betalning sker efter inkassokravet sker en a n s ö k a n om b e t a l n i n g s f ö r e l i g g a n d e hos Kronofogdemyndigheten av kommunen. Preskriptions- tiden ä r tre år f ö r privatpersoner och tio år f ö r n ä r i n g s i d k a r e . Det ä r upp t i l l varje h a n d l ä g g a r e att följa ä r e n d e t och ange n ä r preskriptionstiden t r ä d e r i kraft. Två h a n d l ä g g a r e p å redovisningsenheten arbetar l ö p a n d e med i n k a s s o ä r e n d e n , men samtliga som arbetar med kundfakturering p å redovisningsenheten har tillgång t i l l Inkasso Direkt. En av dessa har b e g r ä n s a d b e h ö r i g h e t och verksamhetsansvarig f ö r faktureringsservice fungerar som backup t i l l de två h a n d l ä g g a r e som arbetar lö- pande med inkass ohanteringen.
V i d en osäker kundfordran ska f o r d r a n tas upp t i l l det belopp som b e r ä k n a s inflyta.
En o s ä k e r fordran f å r inte tas upp i kommunens b o k f ö r i n g som en tillgång enligt kommunens redovisningsreglemente.
Kommunen har ingen b e l o p p s g r ä n s f ö r vilka fakturor som blir aktuella f ö r betal- n i n g s p å m i n n e l s e r eller g å r vidare t i l l inkasso. Grundtanken ä r att alla medborgare ska behandlas lika.
Makulering av kundfakturor sker endast centralt, d v s av redovisningsenheten. F ö r att makulering ska ske krävs ett pappersunderlag som attesterats av b e h ö r i g med- arbetare.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
5 av 21
3*4* Intern kontroll avseende kundfakturering
Kommunen och redovisningsenheten har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Redovisningsenheten b e d ö m e r att den kontroll som u t f ö r s i samband med betalningsbevakningen är en tillräcklig kontroll avseende kund- faktureringen. Utöver denna görs enligt uppgift m å n a d s v i s a a v s t ä m n i n g a r av samt- liga balanskonton som ä r kopplade t i l l kundreskontran samt a v s t ä m n i n g av barn- omsorg-, kulturskole- och äldreomsorgsfiler f r å n Extens f ö r att säkerställa att f a k t u - raunderlagsfilernas belopp som importeras t i l l Raindance ö v e r e n s s t ä m m e r med vad som b l i r importerat t i l l Raindance.
Kommunen a n v ä n d e r w e b b t j ä n s t e n Business Check f ö r s ö k n i n g av person- och or- ganisationsnummer, inkomstkontroll, kontroll av b e t a l n i n g s a n m ä r k n i n g a r , kontroll o m personer avlidit, kontroll o m bolag ä r i konkurs samt kontroll av f o l k -
b o k f ö r i n g s a d r e s s e r . T j ä n s t e n ä r kopplad t i l l Skatteverkets databaser samt SPAR (Statens personadressregister).
De tre h a n d l ä g g a r e som centralt arbetar l ö p a n d e med kundfakturering samt hante- rar s t r ö f a k t u r e r i n g och verksamhetsansvarig f ö r faktureringsservice som fungerar som backup, har f u l l tillgång t i l l kundreskontran i Raindance, d v s befogenhet att u t f ö r a samtliga steg i p r o c e s s e n / f l ö d e t avseende kundfakturering.
Kommunens internkontrollplan f ö r 2013 omfattar inte kontroll av kundfakturering.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
6 av 21
4 . Ströfakturering
Den s t ö r s t a delen av kundfaktureringen i n o m kommunen, b å d e t i l l belopp och antal kundfakturor, hanteras genom så kallad s t r ö f a k t u r e r i n g . Per 31 augusti 2013 hade 4 183 stycken kundfakturor t i l l ett belopp om 92 mnkr, hanterats genom s t r ö f a k t u - rering. S t r ö f a k t u r e r i n g e n omfattar fakturering av m å n g a olika sorters avgifter, b l a bygglovs avgifter och planavgifter.
S t r ö f a k t u r e r i n g e n hanteras centralt, d v s av redovisningsenheten, d ä r tre h a n d l ä g - gare l ö p a n d e hanterar samtliga steg i p r o c e s s e n / f l ö d e t . En medarbetare ä r verk- samhetsansvarig för faktureringsservice i n o m redovisningsenheten. Enligt uppgift fakturerar verksamhetsansvarig inte vanligtvis, utan fungerar som backup i säll- synta f a l l (även f ö r krav och inkasso). En h a n d l ä g g a r e , med en annan h a n d l ä g g a r e som backup, registrerar dagligen de uppgifter som ligger t i l l grund f ö r k u n d - fakturorna.
Registrering av kundfakturor sker varefter underlag erhålls, d v s det sker ingen prioritering av vissa avgifter. Både manuella fakturaunderlag och underlag som i m - porteras via f i l (Ei) ligger t i l l grund f ö r de transaktioner som släckas ut t i l l k u n d via falcturor. Underlagen ska vara signerade av h a n d l ä g g a r e p å annan e n h e t / f ö r v a l t n i n g i n o m kommunen. Enligt uppgift sker registeringen utan att h a n d l ä g g a r n a i f r å g a s ä t - ter uppgifterna eller underlagen. Underlagen kan b e s t å av pappersunderlag eller inkomma via f i l (Ei) f r å n olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r .
F ö r att säkerställa att underlag/transaktioner inte faller b o r t under vägen, d v s f r å n de olika e n h e t e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a t i l l redovisningsenheten, samt att u p p r ä t t a d e falcturor ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag, gör redovisningsenheten en a v s t ä m n i n g av de filer som de importerar t i l l Raindance. I övrigt f å r kommunens interna upp- dragsgivare en faktureringsjournal d ä r de kan s t ä m m a av att de underlag de l ä m n a t t i l l redovisningsenheten s t ä m m e r vad gäller antal, belopp och kontering. De ser även om r ä t t kund fakturerats samt att faktura- och f ö r f a l l o d a t u m ä r korrekt.
Redovisningsenheten har ingen r u t i n som m e d f ö r att kontroll görs av att den av- gift/taxa som registrerats p å utskickad kundfaktura av h a n d l ä g g a r e p å redovis- ningsenheten, ö v e r e n s s t ä m m e r med det underlag som skickats f r å n de olika enhet- e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a .
Redovisningsenheten har inte heller n å g o n r u t i n som säkerställer att u p p r ä t t a d e falcturor baseras p å ö v e r e n s k o m n a villkor, d v s h a n d l ä g g a r n a p å redovisningsen- heten g ö r ingen kontroll av att avgifter p å underlagen som inkommer f r å n enhet- e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a ö v e r e n s s t ä m m e r med av k o m m u n f u l l m ä k t i g e / n ä m n d beslu- tade taxor. Enligt redovisningsenheten ligger det kontrollansvaret p å den en- h e t / f ö r v a l t n i n g som l ä m n a r underlag t i l l redovisningsenheten. Enligt uppgift f a k t u - rerar h a n d l ä g g a r n a p å redovisningsenheten u t i f r å n de underlag som inkommer f r å n e n h e t e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a om de inte u p p t ä c k e r uppenbara fel, s å s o m i n t ä k t s r e d o - visning på ett kostnads- eller balanskonto, konteringskoder som inte f i n n s upp- lagda, felaktigt momskonto, ingen moms, ingen ansvars- eller verksamhetskod p å
December 2013 Sollentuna kommun PwC
7 av 21
en resultatpost. H a n d l ä g g a r n a granskar inte om fakturering sker korrekt u t i f r å n t a x e b e s t ä m m e l s e r eller dylikt, det ansvaret ligger helt p å de interna uppdrags- givarna. D ä r e m o t görs en s å d a n granskning i undantagsfall i n o m f ö r s k o l e v e r k s a m - heten och skolbarnomsorgen, d v s barn- och utbildningskontoret skickar manuella ä n d r i n g a r av redan utskickade fakturor t i l l redovisningsenheten. De flesta korringe- ringar sker dock genom verksamhetssystemet Extens.
4*1. Verifiering av ströfakturering
Verifieringen av s t r ö f a k t u r e r i n g har g e n o m f ö r t s i två steg, vilka beskrivs nedan. I steg ett har en verifiering av ett antal kundfakturor g e n o m f ö r t s . I steg två har en k a r t l ä g g n i n g av rutiner f ö r s t r ö f a k t u r e r i n g p å ett antal f ö r v a l t n i n g a r skett.
4.1.1. Kontroll av underlag för fakturering
Som ett led i granskningen har verifiering skett av ett antal fakturor som hanterats via s t r ö f a k t u r e r i n g . En utdrag avseende s t r ö f a k t u r e r i n g e n i n o m kommunen har erhållits och ett urval av dessa har sedan valts ut f ö r kontroll med en f ö r d e l n i n g över olika f ö r v a l t n i n g a r / e n h e t e r i n o m kommunen.
Totalt har 30 kundfakturor som fakturerats i mars och j u n i 2013 kontrollerats. För dessa har kontroll skett av att kommunens mall för fakturaunderlag (blankett) an- v ä n t s d ä r uppgift avseende b l a fakturanummer, resultatenhet, avdelning, referens, ska anges. D ä r u t ö v e r har kontroll skett av att underlag med specifikation t i l l den avgift som ska faktureraras k u n d finns bifogat blanketten.
För samtliga kontrollerade fakturor har kommunens blankett a n v ä n t s och uppgifter ifyllts. Dock f i n n s för 23 av 30 fakturor inga underlag som specificerar vad som de- biterats kunden, vilket m e d f ö r t att det pris som debiterats kunden inte har kunnat s t ä m m a s av mot aktuell taxa eller andra beslutade avgifter. Detta avser b l a bygglov där en a n s ö k a n rimligen borde bifogas. Slutsatsen av verifieringen är att totalt å t e r - fanns endast sju av 30 underlag med specifikation avseende vad som debiterats kunden.
4.1.2. Kartläggning av rutiner för ströfakturering inom kommu- nen
En kartläggning av rutiner f ö r hantering av kundfakturering i n o m olika förvalt- ningar och enheter har g e n o m f ö r t s f ö r att få en helhetsbild av kundfaktureringen inom kommunen. U t i f r å n verifieringen valdes tre f ö r v a l t n i n g a r ut som f ö r e k o m m i t ett flertal gånger. Dessa f ö r v a l t n i n g a r har sedan ombetts inkomma med svar på f r å - gor samt material som b e d ö m s som väsentlig f ö r granskningen. F ö r v a l t n i n g a r n a har b l a ombetts ange om det finns interna kontroller som säkerställer att en ä n d a -
målsenlig hantering av kundfakturering säkerställs samt beskriva hur detta i så f a l l sker. Nedan anges de p å s t å e n d e n som skickats ut t i l l f ö r v a l t n i n g a r n a i samband med k a r t l ä g g n i n g e n .
> F ö r s y s t e m / v e r k s a m h e t s s y s t e m a n v ä n d s .
> Policy avseende kundfakturering finns.
> Rutinbeskrivning avseende kundfakturering finns.
> Interna kontroller som säkerställer att n e d a n s t å e n d e uppfylls finns.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
8 av 21
- Alla u t f ö r d a t j ä n s t e r faktureras.
Underlag för fakturering baseras p å ö v e r e n s k o m n a villkor.
U p p r ä t t a d e fakturor ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag.
Registrering av underlag sker v i d r ä t t tidpunkt.
Fullständig information f i n n s på fakturor.
- I n t ä k t e r b o k f ö r s t i l l r ä t t belopp p å r ä t t enhet.
> Reglering kring n ä r s t å e n d e t r a n s a k t i o n e r / ä r e n d e n finns.
> T v å h a n d s p r i n c i p e n t i l l ä m p a s .
> Antal involverade h a n d l ä g g a r e i n o m kundfaktureringsprocessen.
> N ä m n d e n s interkontrollplan f ö r 2013 omfattar kontroll av kundfakturering.
Nedan ges en sammanfattande b e d ö m n i n g av de rutiner som f ö r v a l t n i n g a r n a be- skrivit samt den dokumentation som erhållits i samband med kartläggningen. Det b ö r noteras att b e d ö m n i n g e n endast görs u t i f r å n beskrivningar samt erhållna do- kument. De interna kontroller som f ö r v a l t n i n g a r n a anger g e n o m f ö r s har inte verifi- erats i samband med granskningen. I bilaga redovisas en utförlig beskrivning av de svar som l ä m n a t s av f ö r v a l t n i n g a r n a .
Vård- och omsorgsnämnden
V å r d - och omsorgskontoret a n v ä n d e r två f ö r s y s t e m f ö r hantering av v å r d - och om- sorgsavgifter, ett verksamhetssystem, Combine och ett t i d m ä t n i n g s s y s t e m , M o - bipen. Vård- och o m s o r g s n ä m n d e n s policy b e s t å r av n ä m n d e n s f ö r f a t t n i n g s -
samling. Förvaltningen har ingen särskild rutinbeskrivning utan redovisningsen- hetens rutinbeslcrivning för kundfakturering följs. I samband med granskningen har förvaltningen inkommit med beskrivningar över de olika stegen i kundfakturerings- processen. Dessa b ö r förslagsvis dokumenteras och resultera i en f ö r v a l t n i n g s - specifik rutinbeskrivning. Processen är lång med olika moment och ett stort antal involverade personer innan brukaren erhåller korrekt faktura. Förvaltningen bely- ser själva vikten av att dokumentera en processkartläggning av kundfakturering som omfattar hela kedjan. F ö r v a l t n i n g e n s u t f ö r a r e har ett stort ansvar i processen då v å r d b i t r ä d e n matar i n v ä r d e n i Mobipen som avser dagliga u t f ö r d a t j ä n s t e r . Det ligger i deras intresse att uppgifterna är korrekta då u t f ö r a r n a f å r sin kompensation för u t f ö r d t j ä n s t i n o m h e m t j ä n s t e n via systemet Mobipen. Enhetens interna kon- troller b e d ö m s utgöra bra f ö r u t s ä t t n i n g a r för att u p p n å en ä n d a m å l s e n l i g hantering av kundfakturering. Enligt uppgift har f ö r v a l t n i n g e n en reglering kring n ä r s t å e n d e - t r a n s a k t i o n e r / - ä r e n d e n . Förslagsvis b ö r även dessa regler dokumenteras och ingå som ett steg i kundfaktureringsprocessen p å förvaltningen. T v å h a n d s p r i n c i p e n be- d ö m s tillämpas u t i f r å n den beskrivning som l ä m n a t s av enheten, dock har ingen verifiering skett. Internkontrollplanen f ö r 2013 omfattar kontroll av att avgiftsbe- slut t i l l brukare är korrekta samt kontroll av att process v i d utbetalande av fakture- rade e r s ä t t n i n g ä r korrekt. Förslag ges t i l l att r u t i n läggs upp för kontinuerlig stick- provskontroll.
Miljö- och byggnadsnämnden
Bygglovsenheten
Bygglovsenheten a n v ä n d e r ett f ö r s y s t e m (CASTOR 8) för hantering av bygglovsav- gifter. Förvaltningens policy b e s t å r enligt uppgift av taxan som fastställs av k o m - m u n f u l l m ä k t i g e . Denna har dock, trots f ö r f r å g a n inte erhållits. Enheten har en r u -
December 2013 Sollentuna kommun PwC
9 av 21
tinbeskrivning avseende administrationen av samt överföring av fakturaunderlag t i l l ekonomisystemet. Dessa b e d ö m s inte vara tillräckliga styr- och s t ö d d o k u m e n t avseende kundfakturering då de inte omfattar väsentliga kontrollmoment. Dock b e d ö m s de interna kontroller som enheten beskrivit u t g ö r a bra f ö r u t s ä t t n i n g a r för att u p p n å en ä n d a m å l s e n l i g hantering av kundfakturering. Det ska noteras att veri- fiering av de interna kontroller som enheten uppgett inte har skett i samband med granskningen. F ö r v a l t n i n g e n har ingen särskild reglering kring n ä r s t å e n d e t r a n s a k t - i o n e r / - ä r e n d e n , men följer enligt uppgift kommunens regler om jäv. En medarbe- tare f å r inte på något sätt vara jävig i h a n d l ä g g n i n g av kundfakturering eller i sam- band med beslut. T v å h a n d s p r i n c i p e n b e d ö m s t i l l ä m p a s u t i f r å n den beskrivning som l ä m n a t s av enheten, dock har ingen verifiering skett. Enligt uppgift omfattar inte m i l j ö - och b y g g n a d s n ä m n d e n s internkontrollplan f ö r 2013 kontroll av k u n d - fakturering. Kundfakturering ingick i internkontrollplanen f ö r 2011 och kommer att ingå i 2014 å r s internkontrollplan.
Socialnämnden
Jourhemspoolen och Familjepoolen
Enheten a n v ä n d e r inget f ö r s y s t e m . Enhetens policy b e s t å r enligt uppgift av samver- kansavtal f ö r Jourhemspoolen samt Familjepoolen. Enheten har rutinbeskrivningar f ö r kundfakturering, vilka b e d ö m s innehålla tydliga instruktioner med väsentliga kontrollmoment. Enhetens interna kontroller b e d ö m s u t g ö r a bra f ö r u t s ä t t n i n g a r f ö r att u p p n å en ä n d a m å l s e n l i g hantering av kundfakturering. Vad gäller n ä r s t å e n d e - t r a n s a k t i o n e r / - ä r e n d e n anger enheten att hantering av n ä r s t å e n d e s fakturor inte f ö r e k o m m e r på enheten. Det ska noteras att verifiering av de interna kontroller som enheten uppgett inte har skett i samband med granskningen. Enligt uppgift tilläm- pas t v å h a n d s p r i n c i p e n på enheten i enlighet med kommunens attestreglemente som f r o m f r o m 2013-10-14 har ett ä n d r a t a t t e s t f ö r f a r a n d e som anger att en eko- nomisk transaktion ska attesteras av två personer. Enligt uppgift omfattar inte soci- a l n ä m n d e n s internkontrollplan för 2013 kontroll av kundfakturering.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
10 av 21
5 . Fakturering av barnomsorgsav- gifter
ga. Rutiner för fakturering av barnomsorgsav- gifter
Fakturering av barnomsorgsavgifter hanteras av barn- och utbildningskontoret i n o m Sollentuna k o m m u n . Per 31 december uppgick i n t ä k t e r n a avseende barnom- sorg t i l l 76 m n k r och omfattade 70 200 fakturor. Varje m å n a d skickas cirka 5 850 fakturor avseende barnomsorgsavgifter. Kommunen har särskilda rutiner f ö r faktu- rering av barnomsorgsavgifter. Rutinerna ä r s k ä r p t a sedan januari 2002 d ä r för- ä n d r i n g a r n a f r ä m s t avser snabbare utskick av b e t a l n i n g s p å m i n n e l s e , inkassokrav och a v s t ä n g n i n g f r å n omsorgsplats.
5.1.1. Ansökan och administration av barnomsorgsplatser
Administrationen av barnomsorgavgifter avseende placering p å förskola och f r i - tidshem sköts av fyra h a n d l ä g g a r e p å barn- och utbildningskontoret. Administrat- ionen av barnomsorgavgifter sker i Hypernet och Extens. Hypernet ä r en webbase- rad valmodul och a n v ä n d s f ö r a n s ö k a n och förvaring av personuppgifter. Även i n - komsthantering och placering sker i denna modul. Extens är en master f ö r den eko- nomiska delen och det ä r i detta system faktureringsfiler genereras. Extens har an- v ä n t s av kommunen sedan 1998.
A n s ö k a n o m plats inom barnomsorgen och skolbarnomsorgen ska ske av v å r d n a d s - havare genom e-tjänst p å kommunens webbplats1. V å r d n a d s h a v a r e erhåller ett an- v ä n d a r k o n t o ( a n v ä n d a r n a m n och lösenord) och e-legitimation genom e - t j ä n s t e n . V å r d n a d s h a v a r e kan genom detta a n v ä n d a r k o n t o a n s ö k a o m plats f ö r sitt barn, ä n d r a omsorgstid f ö r sitt barns placering, säga upp placeringen samt ä n d r a sina inkomstuppgifter. U t i f r å n a n s ö k a n sker sedan registrering efter a n m ä l n i n g s d a t u m . Det är f ö r s t n ä r barnet är tre m å n a d e r som a n s ö k n i n g s d a t u m blir k ö d a t u m . Alla som ö n s k a r plats i Sollentuna kommuns barnomsorg och skolbarnomsorg har r ä t t att göra ett val.
På kommunens webbplats f i n n s det även möjlighet för v å r d n a d s h a v a r e att se lediga platser p å förskolor. N ä r en enhet a n m ä l e r t i l l barn- och utbildningskontoret att de har lediga platser läggs de upp p å webbplatsen. Uppgifterna uppdateras en gång i veckan. Om v å r d n a d s h a v a r e ä r intresserade av en plats, ska kontakt tas med angi- ven verksamhet. V å r d n a d s h a v a r e kan göra f e m olika val i n o m barnomsorg.
1 http://www.soilentuna.se/Soilentuna-kommun/Barn--utbildning/Forskola-och-familje
December 2013 Sollentuna kommun PwC
11 av 21
Sollentuna kommu Politik Nyh.stsr Evenemang ^'::X E. säkerhet Kartor Jobba hos oss Kontakt
Bygga, bo & miljö Omsorg 5. socialt stod Se & göra Näringsliv Trafik & teknik Om Sollentuna
• Barn &. utbildning
* Forskola och pedagogisk omsorg
-* Att välja barnomsorg
Lediga platser
Är du folkbokford i en annan kommun?
Oinloggad ansökan (for folkbokförda i annan kommun)?
Har du skyddad adress?
Har du inte svenskt personnummer eller ar asylsökande?
Bor du i Sollentuna men vill söka barnomsorg i annan kommun?
Syskonrabatt
Start / ... / Att välja barnomsorg
Att v ä l j a b a r n o m s o r g
I vår e-tjänst för barnomsorg kan du:
• ansöka om barnomsorgsplats för ditt barn
• andra omsorgstid för ditt barns placering
• säga upp ditt barns placering
• välja skola för ditt barn under skolvalsperioden I januari-februari varje är.
Logga in med e-legitimation Logga in/ansök om användarkonto
Glömt lösenord?
I n l ä g g n i n g
Lättast loggar du in med e-legitimation om du är folkbohförd I Sollentuna kommun. Även om du ar folkbokfflrd i annan kommun kan du logga In med e-legitimation om du tidigare har gjort en oinloggad ansökan och fitt ett användarkonto.
Om du inte redan har e-leg i ti ma tion skaffar du den via din bank eller Telia. Las mer på vnw..e-legitimation.se . Har du problem med din e-legitimation, vänd dig till din utgivare.
Du kan även logga in med ett användarkonto. d.v.s. användarnamn och losenord.
L e d i g a p l a t s e r Lediga platser i barnomsorgen
K o n t a k t Kontaktcenter Barnomsorgsval, Barn- och utbildningskontoret, Sollentuna kommun
Tfn: 08-579 210 00 Skicka e-oost Turebergs torg 1, pl 7 191 B5 Sollentuna
A n s v a r i g n ä m n d Barn- och ungdomsnämnden
V i d f r å g o r kan v å r d n a d s h a v a r e ta kontakt med kommunens kontaktcenter för barn- omsorgsval eller barn- och utbildningskontoret. Kontaktcenter vägleder b l a v å r d - nadshavare i hur a n s ö k a n g ö r s samt hur i n k o m s t a n m ä l a n sker.
N ä r v å r d n a d s h a v a r e erbjudits plats i verksamheten och tackat ja t i l l placeringen, ska en i n k o m s t a n m ä l a n fyllas i via e - t j ä n s t e n . Uppgifterna registreras i Hypernet och g o d k ä n n s samt h a n d l ä g g s av hos barn- och utbildningskontoret. Folkbokfö- ringsadress kontrolleras för samtliga personer i h u s h å l l e t att de ä r korrekta. Barn- och utbildningskontoret ska även göra en årlig k o n t r o l l av inkomstuppgift. I de fall v å r d n a d s h a v a r e inte uppger inkomstuppgift debiteras maxtaxa (avgiften ä r i n - komstrelaterad, maxtaxa i n n e b ä r h ö g s t a avgift per barn).
Det ges syskonrabatt i kommunen som ger lägre barnomsorgs avgift. Syskonrabatt ges n ä r v å r d n a d s h a v a r e har flera barn i barnomsorgen och/eller skolbarnomsorgen, med f ö r u t s ä t t n i n g att syskonen ä r f o l k b o k f ö r d a p å samma adress, d v s tillhör samma hushåll.
V i d u p p s ä g n i n g görs detta av v å r d n a d s h a v a r e n själv via e - t j ä n s t e n , kommunen t i l l - l ä m p a r generellt två m å n a d e r s u p p s ä g n i n g s t i d . Avgiften debiteras under hela upp- s ä g n i n g s t i d e n . Dock u p p h ö r avgiften omedelbart om barnet flyttar t i l l en annan k o m m u n . Information om u p p s ä g n i n g finns på kommunens hemsida.2 Dag f ö r dag debitering t i l l ä m p a s av kommunen.
http://www.sollentuna.se/Sollentuna-kommun/Barn--utbildning/Forsk avgifter/Andringaruppsagning/
December 2013 Sollentuna kommun PwC
12 av 21
5-1.2. Avgifter och fakturering
Maxtaxa tillämpas i kommunen, vilken har varit o f ö r ä n d r a d i flera år. Enligt uppgift sker ingen manuell uppdatering av taxorna v i d ä n d r i n g a r . N ä r f ö r ä n d r i n g a r av taxan blir aktuellt sker en programmering i Extens. Denna u t f ö r s enligt uppgift av kommunens systemleverantör. Barn- och utbildningskontoret har kontakt med s y s t e m l e v e r a n t ö r e n genom f r å g o r etc. och en kontroll sker sedan i n o m förvalt- ningen f ö r att säkerställa att u p p d a t e r i n g a r n a / f ö r ä n d r i n g a r n a b l i r korrekta.
Fakturering sker innevarande m å n a d ( i b ö r j a n p å m å n a d e n ) och, 12 m å n a d e r per år. Fakturorna n å r k u n d r u n t I5:e i m å n a d e n . Faktureringen k ö r s av systemförval- tare p å barn- och utbildningskontoret första veckan i varje m å n a d . Filintegration sker mellan Extens och kommunens ekonomisystem Raindaince.
U t s k r i f t av kundfakturor sker av kommunens f a k t u r a u t s t ä l l a r e genom en f i l som s ä n d s . Före s ä n d n i n g e n sker ett omfattande arbete av en ekonomiassistent på redo- visningsenheten under ett antal dagar. Ekonomiassistenten gör olika korrigeringar av de p r e l i m i n ä r a barnomsorgsfakturorna, drar av tidigare ö v e r i n b e t a l d a belopp och justerar fakturor d ä r sena ä n d r i n g a r av t ex omsorgstid, h u s h å l l s s a m m a n s ä t t - ning och inkomst gjorts.
5.1.3. Behörighet till system
I n o m barn- och utbildningskontoret ser a n s v a r s f ö r d e l n i n g e n samt b e h ö r i g h e t e n t i l l Extens ut enligt f ö l j a n d e :
- Två s y s t e m f ö r v a l t a r e med b e h ö r i g h e t att u t f ö r a samtliga steg i Hypernet och Extens.
Fyra a d m i n i s t r a t ö r e r arbetar med den l ö p a n d e faktureringen samt administ- rationen med t i t t - och r e g i s t r e r i n g s b e h ö r i g h e t i Hypernet och Extens.
- Ytterligare tre a d m i n i s t r a t ö r e r finns med lägre b e h ö r i g h e t . Dessa kan inte titta på den ekonomiska delen, skyddade uppgifter, betyg, etc.
En ekonomiassistent p å redovisningsenheten som arbetar p å uppdrag av barn- och utbildningskontoret. Enligt uppgift har ekonomiassistenten ingen b e h ö r i g h e t t i l l Hypernet och Extens då denne inte f å r fatta beslut avseende betalning av barnomsorgsavgifter.
En f ö r v a l t n i n g s e k o n o m , tre skolekonomer samt en statistikansvarig (totalt f e m personer) p å olika förskolor och fritidshem med t i t t b e h ö r i g h e t .
Cirka 50 a d m i n i s t r a t ö r e r i kommunal verksamhet har t i t t - och registre- r i n g s b e h ö r i g h e t i Extens vad gäller den egna f ö r s k o l a n / f r i t i d s h e m m e t . Cirka 150 a d m i n i s t r a t ö r e r som arbetar inom kommunal och privat, har t i t t b e h ö - righet i Hypernet.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
13 av 21
5.1.4- Betalningsbevakning
Betalningsbevakning av barnomsorgsavgifter sker inte av barn- och utbildnings- kontoret. B e t a l n i n g s p å m i n n e l s e r tas f r a m och skickas ut t i l l v å r d n a d s h a v a r e av ekonomiassistenten p å redovisningsenheten.
O m k u n d inte betalar sin faktura i t i d kan de gå miste om sin barnomsorgsplats. O m kundfakturan inte betalas f ö r e f ö r f a l l o d a t u m skickas i f ö r s t a hand en b e t a l n i n g s p å - minnelse. Endast en b e t a l n i n g s p å m i n n e l s e skickas ut. Om k u n d ä n d å inte betalar fakturan g å r ä r e n d e t vidare f ö r inkassohantering. Om kundfakturan trots detta inte betalas i n l ä m n a s a n s ö k a n o m b e t a l n i n g s f ö r e l ä g g a n d e t i l l kronofogden. Om betal- n i n g s f ö r e l ä g g a n d e t bestrids av fakturamottagaren b e g ä r kommunen vanligtvis att kronofogdemyndigheten ö v e r l ä m n a r ä r e n d e t t i l l t i n g s r ä t t e n f ö r s t ä m n i n g om f ö r u t - s ä t t n i n g a r finns att t i n g s r ä t t e n fastställer kommunens fordran.
Om kundfakturan fortfarande inte betalas skickas ett a v s t ä n g n i n g s b e s l u t t i l l föräl- der. Detta gäller endast den kommunala barnomsorgen så länge skulden kvarstår.
Om skulden betalas, inklusive inkassokostnader och d r ö j s m å l s r ä n t a , efter a v s t ä n g - ningsbeslutet, men innan a v s t ä n g n i n g e n t r ä d e r i k r a f t återkallas beslutet och o m - sorgsplatsen b e h å l l s . Om omsorgsplats f i n n s i n o m privat omsorg och barnomsorgs- avgiften inte betalas, beviljas inte ny plats i n o m den kommunala omsorgen så länge skulden k v a r s t å r .
Rutinerna omfattar en tidsaxel f ö r barnomsorgsfakturering, betalningskrav samt a v s t ä n g n i n g (2011-11-10) med olika tidpunkter enligt f ö l j a n d e :
M å n a d o (avgiftsmånad = faktureringsmånad)
Faktura skickas ut med avgift för innevarande månad runt den is:e med förfallodag den sista dagen i månaden. Om den sista dagen är lördag, söndag eller helgdag flytt- tas förfallodatum fram till första vardag.
M å n a d 1
Betalningspåminnelse skickas ut ca 5 dagar efter förfallodagen. Den 20-25:e i av- giftsmånaden (månad o) skickas skuldlista(förfallna kundfakturur) till resultaten- heter (förskolor och skolor) och inkassokrav ut.
M å n a d 2
Avstängningsbeslut till förälder förbereds. Ny skuldlista skickas ut runt den 20:e i månad 2 (till förskolor och skolor).
M å n a d 3
Avstängningsbeslut skickas ut till förälder. Ny skuldlista skickas ut runt den 20:e i månad 3 (till förskolor och skolor). Ekonomiassistent på redovisningsenheten kon- taktar enheten for att informera om förestående avstängning och för att kontrollera om det eventuellt föreligger särskilda behov.
M å n a d 4
Barnomsorgschecken stoppas f r o m den i:a i månad 4. Avstängningen träder i kraft f r o m den i:a i denna månad.
I samband med o v a n s t å e n d e tidpunkter k ö r s / h a n t e r a s filerna mellan Hypernet och Raindance, vilka f i n n s beskrivna i n e d a n s t å e n d e rutiner (2003-02-17):
December 2013 Sollentuna kommun PwC
14 av 21
Tidpunkt Åtgärd Ansvarig Första dagarna i varje må-
nad
Extensfilen hämtas och läses in från BUN
Redovisningsenheten
Slutet av första veckan i varje månad
Fakturafil skickas till IDATA för ut- skrift och distribution av CityMail
Redovisningsenheten
10-15X i varje månad Kund ska erhålla faktura med avgift för innevarande månad
Redovisningsenheten
Ca 5:e dagen efter förfallo- dagen
Betalningspåminnelse för fakturor med förfallodag den sista månaden innan tas fram
Ekonomiassistent på redovisningsenheten
Ca 20:e dagen efter förfal- lodagen
Inkassorapport i Raindance för obe- talda fakturor med förfallodag den sista månaden innan tas fram
Ekonomiassistent på redovisningsenheten generar inkassokrav Ca 20:e dagen efter förfal-
lodagen
Restlista skickas ut till barnstu- gor/ enheter
Ekonomiassistent på redovisningsenheten.
2-3:e veckan i andra må- naden efter förfallodagen
Avstängningsbeslut skickas ut - träder i kraft den i:a i månad 3 (d v s obetald december-faktura ger avstängning den sista februari).
Ekonomiassistent på redovisningsenheten skriver/hanterar upp- sägningsbreven, eko- nomichef på barn- och utbildningskontoret skriver under breven.
5.1.5- Intern kontroll
Barn- och utbildningskontoret har enligt uppgift inga särskilda systematiska kon- troller avseende barnomsorgsfaktureringen. V i d i n k o m s t a n m ä l a n av v å r d n a d s h a - vare ska h a n d l ä g g a r e varje å r ska kontrollera inkomstuppgifterna f ö r samtliga pla- ceringar som avviker f r å n maxtaxan. Detta har dock inte g e n o m f ö r t s f u l l t ut de sen- aste åren. Anledningen uppges vara att f ö r v a l t n i n g e n inte har tillräckligt med per- sonal. De kontroller som u t f ö r s i dagsläget ä r i de fall h a n d l ä g g a r e m i s s t ä n k e r n å g o n felaktighet. De inkomstkontroller som skett har enligt uppgift varit stick-
provsmässiga med h j ä l p av systemet Business Check. Senast en kontroll av inkomst- uppgifterna g e n o m f ö r d e s var enligt uppgift f ö r fyra å r sedan och d å u p p t ä c k t e s 3,5 m n k r i f ö r l o r a d e i n t ä k t e r som drevs i n . Enligt uppgift har v å r d n a d s h a v a r e r ä t t t i l l rättelse, d v s retroaktiv justering av barnomsorgsavgifter, tio år tillbaka i tiden.
Kommunen kan återkräva barnomsorgsavgifter tre år tillbaka i tiden. Detta inne- fattar justering åt b å d a hållen, d v s att antingen kommunen eller v å r d n a d s h a v a r e blir betalningsskyldiga. Enligt uppgift planerar barn- och utbildningskontoret att g e n o m f ö r a en s t ö r r e inkomstkontroll under slutet av 2013 samt b ö r j a n av 2014.
Kontroll av folkbokföringsadress b e h ö v e r enligt uppgift inte göras av h a n d l ä g g a r n a då Extens är kopplade till Skatteverkets databaser, vilket m e d f ö r att uppgifterna alltid ä r aktuella.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
15 av 21
V i d k o n t r o l l av inkomstuppgifter kontrolleras f ö r e g å e n d e å r s inkomstuppgifter.
U t i f r å n inkomstuppgifterna kontrolleras att rätt taxa debiterats v å r d n a d s h a v a r e det senaste året, i de fall en h ö g r e eller lägre taxa har debiterats sker d å en retroaktiv justering av taxan. I de fall den retroaktiva justeringen b l i r h ö g r e och v å r d n a d s h a - varen inte klarar av att ta kostnaden direkt kan det b l i aktuellt med en avbetal- ningsplan. I andra fall skickas en faktura med den retroaktiva justeringen t i l l v å r d - nadshavarna, alternativt om justeringen ä r ytterst liten läggs den t i l l p å n ä s t k o m - mande faktura. Om justeringen m e d f ö r en lägre taxa g ö r s ett avdrag p å n ä s t k o m - mande faktura o m det finns utrymme i den taxa som debiteras. I annat fall kan h a n d l ä g g a r n a göra en manuell å t e r b e t a l n i n g t i l l v å r d n a d s h a v a r n a . Samtliga retro- aktivajusteringar görs manuellt av h a n d l ä g g a r n a p å barn- och utbildningskontoret.
Justeringarna sker av en a d m i n i s t r a t ö r och attesteras inte av annan a d m i n i s t r a t ö r eller chef, d v s t v å h a n d p r i n c i p e n t i l l ä m p a s inte.
Barn- och utbildningskontoret har ingen reglering kring n ä r s t å e n d e s transaktioner.
Det ä r således möjligt f ö r a d m i n i s t r a t ö r e r n a att hantera egna eller n ä r s t å e n d e s fak- t u r o r i nuläget. Medarbetare p å barn- och utbildningskontoret ser ingen risk i detta d å de menar p å att inkomstuppgifterna registreras av v å r d n a d s h a v a r n a .
Enligt s y s t e m f ö r v a l t a r n a m e d f ö r de retroaktiva justeringarna så kallade debite- ringsavvikelser. Debiteringsavvikelser kan göras av a d m i n i s t r a t ö r e r n a p å barn- och utbildningskontoret även v i d andra tillfällen, d v s det f i n n s ingen särskild s p ä r r eller b e g r ä n s n i n g i Extens som m e d f ö r att debiteringsavvikelser i f o r m av juste- ringar av en avgift p å en faktura görs. Enligt uppgift ä r det även möjligt att lägga i n en l ö p a n d e debiteringsavvikelse, d v s att ett visst avdrag görs p å den m å n a t l i g a fak- t u r a n f ö r en v å r d n a d s h a v a r e .
Enligt uppgift loggas vissa delar/uppgifter i Hypernet, dock m å s t e d r i f t l e v e r a n t ö r e n ha uppgift o m vilken placering/barn som logguppgifter ska erhållas för. I Extens loggas endast de allra senaste uppgifterna.
5.1.6. Verifiering av barnomsorgsavgifter
Som ett led i granskningen har verifiering skett av ett antal fakturor avseende barn- omsorgsavgifter. Som underlag f ö r fakturering av barnomsorgs avgifter finns som tidigare n ä m n t systemet Hypernet, h ä r läggs uppgifter o m b l a v å r d n a d h a v a r e n s inkomst i n . Det ä r v å r d n a d s h a v a r n a s inkomst gemensamt som styr avgiften, dock t i l l ä m p a s maxtaxa. Utöver v å r d n a d s h a v a r n a s inkomst p å v e r k a r även antal barn avgiften samt en reducerad avgift f ö r barn (3-5 år) i a l l m ä n förskola. F ö r samtliga barn som under året fyllt tre år, b l i r det en reducerad avgift den 1 augusti aktuellt år.
Totalt har 30 fakturor som fakturerats i februari och augusti 2013 kontrollerats.
Kontroll har skett u t i f r å n f ö l j a n d e kontrollmål; att r ä t t avgift (kommunens barnom- sorgstaxa) har debiterats u t i f r å n av v å r d n a d s h a v a r e l ä m n a d e inkomstuppgifter samt att kundfakturor i ekonomisystemet ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag f ö r faktu- rering i Extens. Enligt kommunen sker varje år under augusti m å n a d f ö r ä n d r i n g a r i placeringar, vilket påverkar fakturornas utseende.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
16 av 21
En fullständig verifiering har skett av totalt nio kundfakturor, resterande 21 f a k t u - r o r har inte kunnat verifieras p g a att kommunen inte i n k o m m i t med väsentliga underlag som ligger t i l l grund f ö r faktureringen. Kommunen har i n k o m m i t med f ö r l d a r i n g a r t i l l b e r ä k n i n g a r samt v a r f ö r korrigeringar skett p å kundfakturor. V i har dock inte kunnat verifiera n å g r a av dessa uppgifter p g a att underlag inte erhållits och har d ä r m e d inte kunnat g e n o m f ö r a en fullständig verifiering av samtliga k u n d - fakturor.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
17 av 21
6 . Bedömning och rekommendat- ioner
6.1. Avstämning mot kontrollmål
K o n t r o l l m å l K o m m e n t a r
Det f i n n s dokumenterade r i k t l i n - jer/anvisningar kring hantering av kundfakturor.
U p p f y l l t
Kommunen har dokumenterade r i k t - linjer/anvisningar som b e d ö m s vara ett bra s t ö d i hanteringen av kundfakturor.
Kommunen har särskilda rutiner avse- ende fakturering av barnomsorgs- avgifter.
Alla u t f ö r d a t j ä n s t e r faktureras. D e l v i s u p p f y l l t
Efter g e n o m f ö r d granskning av s t r ö - fakturering b e d ö m e r v i att de interna kontroller som beskrivits av b e r ö r d a e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r kan ge goda för- u t s ä t t n i n g a r för att säkerställa att alla u t f ö r d a t j ä n s t e r faktureras.
V i d granskning av barnomsorgsavgifter f r a m k o m att v i d k o n t r o l l av inkomst- uppgifter, vilken g e n o m f ö r d e s för fyra å r sedan, u p p t ä c k t e s 3,5 mnkr i f ö r l o - rade i n t ä k t e r som d å drevs i n .
Underlag för fakturering baseras på ö v e r e n s k o m n a villkor.
D e l v i s u p p f y l l t
Efter g e n o m f ö r d granskning av s t r ö - fakturering b e d ö m e r v i att de interna kontroller som beskrivits av b e r ö r d a e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r kan ge goda för- u t s ä t t n i n g a r f ö r att säkerställa att u n - derlag f ö r fakturering baseras p å över- enskomna villkor.
En f u l l s t ä n d i g verifiering av barnom- sorgsavgifter har kunnat g e n o m f ö r a s av totalt nio av 30 kundfakturor, d v s fak- turerad avgift har kunnat s t ä m m a s av mot kommunens barnomsorgstaxa samt
December 2013 Sollentuna kommun PwC
18 av 21
relevanta underlag. För resterande 21 fakturor har endast f ö r k l a r i n g a r t i l l fak- turerade avgifter erhållits, vilket inte möjliggjort en f u l l s t ä n d i g verifiering mot barnomsorgstaxan.
U p p r ä t t a d e fakturor ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag.
D e l v i s u p p f y l l t
Efter g e n o m f ö r d granskning av s t r ö - fakturering b e d ö m e r v i att de interna kontroller som beskrivits av b e r ö r d a e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r kan ge goda för- u t s ä t t n i n g a r f ö r att säkerställa att upp- r ä t t a d e fakturor ö v e r e n s s t ä m m e r med underlag.
En f u l l s t ä n d i g verifiering av barnom- sorgsavgifter har kunnat g e n o m f ö r a s av totalt nio av 30 kundfakturor, d v s fak- turerad avgift har kunnat s t ä m m a s av mot underlag. För resterande 21 faktu- ror har endast f ö r k l a r i n g a r t i l l fakture- rade avgifter erhållits.
Registrering av underlag sker v i d r ä t t tidpunkt.
D e l v i s u p p f y l l t
Efter g e n o m f ö r d granskning av s t r ö - fakturering b e d ö m e r v i att de interna kontroller som beskrivits av b e r ö r d a e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r kan ge goda för- u t s ä t t n i n g a r för att säkerställa att regi- strering av underlag sker v i d r ä t t t i d - punkt.
V i d granskning av barnomsorgsavgifter f r a m k o m att v i d kontroll av inkomst- uppgifter, vilken g e n o m f ö r d e s f ö r fyra år sedan, u p p t ä c k t e s 3,5 m n k r i f ö r l o - rade i n t ä k t e r som d å drevs i n .
Det sker en tillräcklig betalnings- bevakning vad gäller kundfakturorna.
U p p f y l l t
Kommunens riktlinjer/anvisningar av- seende krav- och inkassohantering be- d ö m s vara tillräckliga i hanteringen av kundfakturor.
Kommunen har särskilda rutiner f ö r betalningskrav avseende fakturering av barnomsorgsavgifter.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
19 av 21
6.2. Svar på revisionsfråga
Efter g e n o m f ö r d granskning b e d ö m e r v i att den interna kontrollen avseende system och rutiner f ö r hantering av kundfakturering inte f u l l t u t ä r tillräcklig.
B e d ö m n i n g e n baseras p å de intervjuer som gjorts med redovisningsenheten samt de verifieringar som g e n o m f ö r t s avseende barnsomsorgsavgifter och s t r ö f a k t u r e r i n g i n o m kommunen. Den interna kontrollen som beskrivs av b e r ö r d a enheter/ förvalt- ningar och som delvis finns dokumenterad b e d ö m s ge bra f ö r u t s ä t t n i n g a r f ö r att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering u t i f r å n ovan n ä m n d a kontrollmål.
Kommunen och redovisningsenheten har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Redovisningsenheten b e d ö m e r att den kontroll som u t f ö r s i samband med betalningsbevakningen samt de m å n a d s v i s a a v s t ä m n i n g a r n a av ba- lanskonton och kundreskontran är bra och tillräckliga k o n t r o l l avseende k u n d - faktureringen.
I samband med granskningen har det f r a m k o m m i t att registrering avseende u n - derlag f ö r s t r ö f a k t u r e r i n g sker utan att h a n d l ä g g a r n a p å redovisningsenheten k o n - trollerar uppgifter eller underlag. Med andra o r d litar redovisningsenheten p å att e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r har l ä m n a t korrekta uppgifter och gör ingen särskild kontroll av att s å är fallet. Samtidigt litar chefer p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r p å att hand- läggare p å redovisningsenheten registrerar r ä t t avgift/taxa och uppgifter u t i f r å n l ä m n a d e underlag. Detta f ö r f a r a n d e kan m e d f ö r a att felaktiga kundfakturor skickas ut utan att detta u p p m ä r k s a m m a s . G e n o m f ö r d verifiering påvisar att det finns en- h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r som har interna kontroller f ö r att minska risken f ö r f e l i sam- band med detta.
N ä m n d e r n a s internkontrollplaner omfattar endast kontroll av kundfakturering i b e g r ä n s a d u t s t r ä c k n i n g . Detta b ö r rimligtvis kompletteras med att centrala k o n - troller av redovisningsenheten, b l a i f o r m av stickprov.
G e n o m f ö r d granskning visar p å att en central reglering kring n ä r s t å e n d e t r a n s a k - t i o n e r / - ä r e n d e n saknas i kommunen. Medarbetare p å barn- och utbildningskon- toret ser ingen risk i att förvaltningen inte har n å g o n reglering kring n ä r s t å e n d e s transaktioner. De menar p å att inkomstuppgifterna registreras av v å r d n a d s h a v a r n a . Dock visar g e n o m f ö r d granskning att k o n t r o l l av inkomstuppgifterna inte sker en- ligt r u t i n samt att manuella ä n d r i n g a r är möjliga att u t f ö r a av endast en h a n d l ä g - gare utan att detta kontrolleras av annan h a n d l ä g g a r e eller chef. Eftersom en stor del av kundfaktureringen i n o m kommunen avser o m r å d e n d ä r f ö r e k o m s t e n av n ä r - s t å e n d e s fakturor ä r sannolik, b ö r detta regleras i en k o m m u n ö v e r g r i p a n d e policy.
Detta med u t g å n g s p u n k t i att kommunen har som ambition att behandla alla med- borgare lika. Medarbetare i n o m kommunen b ö r informeras om risker kopplade t i l l hantering av n ä r s t å e n d e s fakturor och kontroller b ö r g ö r a s av förslagsvis redovis- ningsenheten och/eller chefer p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r i kommunen.
G e n o m f ö r d verifiering p å tre e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r visar p å interna kontroller som b e d ö m s ge bra f ö r u t s ä t t n i n g a r för att säkerställa en ä n d a m å l s e n l i g kundfakturering u t i f r å n ovan n ä m n d a kontrollmål. E n h e t e r n a / f ö r v a l t n i n g a r n a saknar dock doku- mentation kring de kontroller som u t f ö r s i samband med olika steg i kundfakture-
December2013 Sollentuna kommun PwC
20 av 21
ringsprocessen. F ö r att tydliggöra och möjliggöra u p p f ö l j n i n g av de kontroller som u t f ö r s p å olika e n h e t e r / f ö r v a l t n i n g a r , rekommenderas att dessa kontroller doku- menteras.
Granskningen visar att det inte f i n n s n å g r a systematiska kontroller avseende f a k t u - rering av barnomsorgsavgifter p å barn- och utbildningskontoret. G e n o m f ö r d a i n - tervjuer visar att det finns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de system som a n v ä n d s p å barn- och utbildningskontoret, f r ä m s t avseende de inkomstupp- gifter som l ä m n a s av v å r d n a d s h a v a r e och som ligger t i l l grund f ö r att r ä t t avgift fakturereras. Detta f ö r att dels säkerställa att v å r d n a d s h a v a r e erhåller korrekta kundfakturor, dels f ö r att säkra kommunens i n t ä k t e r . Enligt uppgift g e n o m f ö r d e s en kontroll av inkomstuppgifter f ö r fyra å r sedan, vilken m e d f ö r d e 3,5 m n k r i f ö r l o - rade i n t ä k t e r som senare drevs i n .
En f u l l s t ä n d i g verifiering avseende barnomsorgsavgifter p å barn- och utbildnings- kontoret har inte kunnat g e n o m f ö r a s . Endast nio av 30 kundfakturor har kunnat kontrolleras som avsetts, vilket beror p å att kontoret inte i n k o m m i t med väsentliga uppgifter som ligger t i l l grund f ö r faktureringen. Kontoret har i n k o m m i t med f ö r - ldaringar t i l l b e r ä k n i n g a r samt v a r f ö r korrigeringar skett p å kundfakturor. V i har dock inte kunnat verifiera n å g r a av dessa uppgifter/underlag och d ä r m e d inte k u n - nat g e n o m f ö r a en fullständig verifiering av samtliga kontrollerade kundfakturor.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
21 av 21
Bilaga i
Kontroll Vård- och o m s o r g s n ä m n d e n Miljö- och b y g g n a d s n ä m n d e n Bygglovsenheten
S o c i a l n ä m n d e n
Jourhemspoolen och Familjepoolen F ö r s y s t e m Mobipen (tidmätningssystem) och Combine (verk-
samhetsystem)
CASTOR 8
Policy Vård- och omsorgsnämndens författningssamling (uppdaterad/antagen av kommunfullmäktige 2013- 05-29) tillämpas. Enligt denna ska en taxa utfärdas.
Utifrån det årliga prisbasbeloppet höjs taxan. Con- trollern på förvaltningen tar fram dessa värden i kronor. Systemansvarige för Combine lägger in värdena i systemet en gång per år utifrån denna beräkning. En ny broschyr tas fram och ett brev går ut till alla berörda för kännedom om förändringen av taxan.
Förvaltningens policy består av taxan som fastställs av kommunfullmäktige.
Enheten har ett samverkansavtal som tillämpas.
Rutin- beskrivning
Redovisningsenhetens rutinbeskrivning för kund- fakturering följs. Enligt uppgift finns en överens- kommelse mellan vård- och omsorgskontoret och redovisningsenheten.
Bygglovsenheten har en dokumenterad rutin- beskrivning som beskriver administrationen avseende underlag för fakturering.
Enheten har två dokumenterade ru- tinbeskrivningar avseende fakture- ring Jourhemspoolen och Familje- poolen. Detta omfattar en arbetsgång med beskrivning av de aktivite- ter/kontroller som ska utföras i sam- band med fakturering samt ansvarig medarbetare för varje aktivi-
tet/kontroll.
Interna kon- Enligt uppgift finns följande interna kontroller: Enligt uppgift finns följande interna kontrol- Enligt uppgift finns följande interna
December 2013 Sollentuna kommun PwC
1 av 5
trollers
Alla utförda tjänster faktureras: I Mobipen finns en löpande redovisning avseende utförda hem- tjänstinsatser av förvaltningens utförare i hemmet.
Alla hemtjänstutförare lägger löpande (varje dag) in i systemet antal matlådor som levereras till kund.
Förvaltningens systemansvariga för Combine och Mobipen gör veckovis återrapportering i Combine för att utförda hemtjänstinsatser ska generera fak- turaunderlag. För övriga insatser, som t ex korttids- boende och dagverksamhet ska antal närvarodagar rapporteras direkt i Combine av förvaltningens utförare. Sedan finns särskilda boenden där brukare betalar fast hyra, mat och omvårdnad. Här ska utfö- rarna rapportera (i en Excel-fil) månatliga avvikel- ser (sjukhusvistelser, permissioner, avlidna m m).
Avgiftshandläggare lägger sedan in dessa avvikelser i Combine.
Underlag för fakturering baseras på över- enskomna villkor: Brukare inom hemtjänsten be- talar dels utifrån maxtaxa, dels utifrån erhållna tjänster. Detta registreras i Mobipen löpande (varje dag). Biståndshandläggare inom äldreomsorgen gör en löpande kontroll (tre gånger i månaden, fast- ställda tidpunkter av avdelningschef) av utförda
ler:
Alla utförda tjänster faktureras: Administ- ratörer på bygglovsenheten fakturerar och expedierar beslut. I förvaltningens rutin anges att en rapport på utskickade kundfak- turor tas fram av faktureringsavdelningen, en administratör jämför sedan rapporten med underlag som legat till grund för fakture- ringen. Om något blir kvar, utreds anled- ningen.
Underlag för fakturering basernas på över- enskomna villkor: Bygglovshandläggare an- vänder sig av en beräkningsmall med en taxa som är fastställd av kommunfullmäktige.
Upprättade fakturor överensstämmer med underlag: Bygglovenheten erhåller en rap- port frän faktureringsavdelningen som stäms av mot de fakturaunderlag som skickats till faktureringsavdelningen.
Registrering av underlag sker vid rätt tid- punkt: Fakturaunderlag skickas till fakture- ringsavdelningen samma dag som expedie-
kontroller:
Alla utförda tjänster faktureras:
Ansvarig assistent kontrollerar faktu- raunderlag och samtliga faktura- underlag stäms sedan av mot place- ringsstatistik.
Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor: Villkor anges i samverkansavtalet. Placeringsrap- porter statistikförs med placeringar och debiterade belopp månadsvis.
Ansvarig assistent stämmer månads- vis av statistiken mot fakturaunderl- ag för att säkerställa att alla tjänster är fakturerade till rätt belopp. Vid fakturering i Familjehemspoolen inhämtas underlag från Statistiska Centralbyrån och Socialstyrelsen.
Upprättade fakturor överensstäm- mer med underlag: Ansvarig assi- stent stämmer av, genom stickprov, debiteringsrapport mot fakturaun- derlag.
3 Interna kontroller som säkerställer en ändamålsenlig hantering av kundfakturering enligt följande kontrollmål:
Alla utförda tjänster faktureras. | Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. | Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. | Regi- strering av underlag sker vid rätt tidpunkt. | Fullständig information finns pä fakturor. | Intäkter bokförs till rätt belopp på rätt enhet.
December 2013 Sollentuna kommun PwC
2 av 5
