Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2016-05-10
Lill Sandberg Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0075 KS-11 Diariekod: 150
Kommunstyrelsen
Revidering av inköps- och upphandlingspolicy
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
• Fullmäktige antar reviderad inköps- och upphandlingspolicy i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande daterat 2016-05-10.
Sammanfattning
Fullmäktige antog 2011 upphandlingspolicy för Sollentuna kommun.
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utveckla inköpsorganisationen med införande av tydliggjorda ansvar, se över styrande dokumentation för inköpsrutiner, kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer. Bakgrunden till detta beslut är en förstudie avseende översyn av kommunens inköpsrutiner som genomfördes i slutet av 2014 och i början av 2015 där det bland annat framkom att styrdokumentationen var
svårförståelig och otydlig. Med anledning av härav behöver aktuell upphandlingspolicy revideras. Detta innebär bland annat att policyn byter namn till Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun samt att policyn förtydligas genom fler definitioner och förklaringar. Vidare har ett avsnitt angående ansvar lagts till policyn.
Remiss
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-03-17, §§ 32, att remittera förslag till inköps- och upphandlingspolicy till nämnderna. Nämnderna tillstyrker förslaget. De synpunkter som framförts avser att Miljö- och byggnadsnämnden vill komplettera policyn med ett tillägg avseende en intention att i möjlig utsträckning samordna transporter för leverans av gjorda inköp av varor.
Remissvar
Barn- och utbildningsnämnden tillstyrker förslaget.
Kultur- och Fritidsnämnden tillstyrker förslaget.
Tjänsteutlåtande
2016-05-10
Dnr 2016/0075 KS-11 Sidan 2 av 3
Miljö- och byggnadsnämnden tillstyrker förslaget med följande tillägg:
• Miljö- och byggandsnämnden ser positivt på förslaget till inköps- och upphandlingspolicy med tillägget att det även bör omfatta intentionen att, i möjlig utsträckning, samordna transporter för leveranser av gjorda inköp av varor till kommunens enheter.
Stadsbyggandsnämnden tillstyrker förslaget.
Socialnämnden tillstyrker förslaget.
Trafik- och fastighetsnämnden tillstyrker förslaget.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden tillstyrker förslaget.
Vård- och omsorgsnämnden tillstyrker förslaget.
Kommunledningskontorets slutsatser
Fullmäktige antog 2011 upphandlingspolicy för Sollentuna kommun.
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utveckla inköpsorganisationen med införande av tydliggjorda ansvar, se över styrande dokumentation för inköpsrutiner, kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer. Bakgrunden till detta beslut är en förstudie avseende översyn av kommunens inköpsrutiner som genomfördes i slutet av 2014 och i början av 2015 där det bland annat framkom att styrdokumentationen var
svårförståelig och otydlig. Med anledning av härav behöver aktuell upphandlingspolicy revideras. Detta innebär att policyn byter namn till Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun samt att policyn förtydligas genom fler definitioner och förklaringar. Vidare har ett avsnitt angående ansvar lagts till policyn.
De inkomna synpunkterna från nämnderna motiverar inga förändringar av förslaget till ny policy.
Miljö- och byggnadsnämndens förslag att komplettera aktuell policy med tillägget att den även bör innehålla en intention att i möjlig utsträckning samordna transporter för leverans av inköpta varor till kommunens enheter, anser kommunledningskontoret behöver utredas i särskild ordning innan en sådan intention införs i inköps- och upphandlingspolicyn. Miljö- och byggandsnämnden anser också att en utredning krävs för att utreda när, var och hur samordningen av transporterna kan göras i praktiken men anser ändå att intentionen kan skrivas in redan nu. Eftersom krav på samordning kan få konsekvenser för hur upphandlingarna ska utformas och påverka bland annat möjligheterna att utforma upphandlingarna så att mindre företag kan lämna anbud anser kommunledningskontoret att kommunen bör avvakta en utredning innan föreslagen intention införs i aktuell policy.
Tjänsteutlåtande
2016-05-10
Dnr 2016/0075 KS-11 Sidan 3 av 3
Mot den bakgrunden föreslår kommunledningskontoret att fullmäktige antar reviderad inköps- och upphandlingspolicy.
Katarina Kämpe Lill Sandberg
Kommundirektör Inköpschef
Bilagor:
1. Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun 2. Kultur- och fritidsnämndens yttrande
3. Miljö- och byggnadsnämndens yttrande 4. Stadsbyggnadsnämndens yttrande 5. Socialnämndens yttrande
6. Trafik- och fastighetsnämndens yttrande
7. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens yttrande 8. Vård- och omsorgsnämndens yttrande
9. Barn- och utbildningsnämndens yttrande
